Bilag 1 27. september 2013 Perspektiver på teknologiområdet Med dette notat afrapporteres Delprojekt 5: Udvikling på teknologiområdet. Notatet indeholder: A. Baggrund og mål med DP 5 B. Særlig bevilling C. Indsatser og resultater D. Driftsforankring og opnåede resultater i forhold til de overordnede målsætninger for DP 5 E. Erfaringer og perspektiver for den videre indsats A. Baggrund og mål med DP 5 I 2011 var Synscenter Refsnæs i en situation, hvor viden om IKT (Informations- og KommunikationsTeknologi) var forankret hos enkeltpersoner, og der var primært tale om viden om IKT-hjælpemidler, der var på vej til at blive overhalet af ny teknologi. Kapacitetstilpasninger synliggjorde yderligere denne organisatoriske sårbarhed. Samtidig oplevedes internt på Synscenter Refsnæs et stort behov for at kunne give elever og lærere viden om de nyeste teknologier som f.eks. tablets og smartphones, som rummer helt nye muligheder mh.t. livskvalitet, selvstændighed, læring mv. for synshandicappede. Blandt synskonsulenter i Danmark havde Synscenter Refsnæs helt i overensstemmelse med denne udvikling fået et ry for ikke at være i kontakt med, hvad der skete på IKT-området. Derfor var det ikke på Synscenter Refsnæs, at man søgte bistand i forhold til IKT. Kenderseminaret, netværksmøde med IKT-specialister og dialogrunder hos kommunikationscentre og kommuner viste samtidig, at Synscenter Refsnæs (som landsdækkende institution) i omverdenens øjne fortsat har en vigtig opgave i at være det sted, hvor viden om IKT på synsområdet kan opsamles, bearbejdes, vurderes, formidles og nyttiggøres for målgruppen. Ingen andre aktører har ressourcer eller kompetencer til at kunne påtage sig denne opgave. Med afsæt i Synscenter Refsnæs status som landsdækkende institution var der således et akut behov for både kompetenceudvikling af medarbejdere og anskaffelse af tidssvarende IKT-hardware og software. I takt med det stigende fokus på lokal inklusion var der fra omverdenen samtidig et stigende krav om øget digital tilgængelighed til de materialer, som Synscenter Refsnæs producerer, og øget tilgængelighed til den faglige viden, som findes på Synscenter Refsnæs. På den baggrund blev der i forbindelse med udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs formuleret følgende målsætninger for delprojekt 5: At udvikle teknologiområdet, så Synscenter Refsnæs dels har rådighed over den teknologi, der er forudsætningen for en tidssvarende rådgivning og undervisning, og dels gør det muligt at producere og distribuere synscenterets materialeproduktion digitalt, herunder at Side 1 af 8
1. Kortlægge hvilke teknologiske hjælpemidler og kompetencer, der er en forudsætning for en tidssvarende rådgivning og undervisning, ved beskrivelse i to kategorier need to have og nice to have 2. Undersøge hvad det koster at indkøbe disse hjælpemidler, herunder undersøge finansieringsmuligheder internt og eksternt 3. Kortlægge hvad det forudsætter og koster at producere og distribuere Refsnæs materialeproduktion digitalt 4. Udbyde indtægtsgivende kurser på området på baggrund af ovenstående kompetenceudvikling og investering i tidssvarende IKT-udstyr, samt etablering af tidssvarende undervisningsmiljø 5. At fremtidssikre drift og udvikling på IKT-området ved etablering af et tværfagligt internt IKT-team, og et eksternt IKT-netværk med eksterne samarbejdspartnere. B. Særlig bevilling Arbejdet med delprojekt 5 blev indledt med en kortlægning af Synscenter Refsnæs behov for kompetenceudvikling, hardware, software og digitalisering. Kortlægningen dannede grundlag for en særlig bevilling på 1.62 mio. kr., som i projektperioden skulle understøtte netop arbejdet med opgradering på teknologiområdet. Af sagsfremstilling til regionsrådet 7. juni 2012 fremgår følgende bevillingsgrundlag: Det nye Synscenter Refsnæs på teknologiområdet En væsentlig forudsætning for realisering af Det nye Synscenter Refsnæs er opgradering af synscenteret på teknologiområdet. Lokale kommunikationscentre, kommuner, elever og pårørende forventer at synscenteret kan yde råd og vejledning om brug af mobiltelefoner, ipads mv. Ligeledes forventes synscenteret at kunne bistå med produktion af materialer og hjælpemidler, der gør det muligt for blinde og svagsynede at deltage i undervisning fx på en lokal folkeskole. Synscenter Refsnæs arbejder aktuelt med implementering af et elektronisk skolebibliotek for blinde og svagsynede (biblus.dk) og ser i forlængelse heraf behov for yderligere at udvikle materialeproduktionen med en webshop, der giver overblik over hjælpemidler til blinde og svagsynede. Opgradering på teknologiområdet kræver dels investering i nyt udstyr dels kompetenceudvikling hos medarbejderne. For at understøtte udviklingsarbejdet i Det nye Synscenter Refsnæs over den kommende to årige periode er opstillet en oversigt over investeringer, der er nødvendige ud over det, som kan afholdes inden for synscenterets eget budget: Printerinvesteringer (til punktskrift og til 3D print, der anvendes til taktil indlæring) Punktapparater, mobiltelefoner, ipads mv. Superbrugeruddannelse i nyt udstyr og udvikling af IT- undervisningsmiljø Anskaffelse af digitale hjælpemidler og skolematerialer Etablering af webshop for hjælpemidler Udgiften hertil andrager i alt 1.620.000 kr. Synscenter Refsnæs har brug for at kunne råde over beløbet i indeværende år, da investeringerne på teknologiområdet er en forudsætning for en række af de initiativer, de arbejdes med i Det nye Synscenter Refsnæs. Investeringen forudsættes afholdt af socialområdets investeringsramme. Side 2 af 8
Den særlige bevilling på 1,62 mio. kr. er blevet anvendt/disponeret på følgende måde: Printerinvesteringer Punktapparater, smartphones og tablets Superbrugeruddannelse og udvikling af undervisningsmiljø Anskaffelse af digitale hjælpemidler og skolematerialer Webshop Videokonference 270.000 kr. 587.000 kr. 330.000 kr. 260.000 kr. 80.000 kr. 93.000 kr. C. Indsatser og resultater Indsatserne i DP 5 er blevet defineret via følgende resultatkrav: 1. Investering og implementering af hardware, software og styrkelse af netværk 2. Intern kompetenceudvikling i synskompenserende teknologi 3. Etablering af IKT-miljø og internt IKT-team til sikring af drift og udvikling 4. Teknologifaglig netværksdannelse og indtægtsgivende virksomhed 5. Mediatek sikring af tilgængelighed, digitalisering af materialeproduktion og distribution I det følgende opsummeres de væsentligste indsatser og resultater i forhold til de enkelte resultatkrav. I afsnit D samles op på de opnåede resultater i forhold til de overordnede målsætninger for delprojekt 5. Ad 1: Investering og implementering af hardware, software og styrkelse af netværk På grundlag af den første kortlægning af behovet for teknologiske hjælpemidler blev der udarbejdet en konkret strategi for investering i ny teknologi. Strategien blev udformet med afsæt i drøftelser med de dygtigste fagfolk på IKT-området inden for synshandicap samt øvrige centrale aktører. I dialogen har bl.a. indgået Sensus, IBOS, Kommunikationscentre, Synskonsulenter samt Koncern-IT. Der er på den baggrund gennemført en betydelig investering i punktapparater, smartphones og tablets. Der er lavet en evaluering af den store investering, som er forelagt styregruppen (Survey om ipads), og i øjeblikket gennemføres en kortlægning af nye typer punktapparater med henblik på at indsamle viden om de nye typer. Endvidere er der investeret i en række nye hardware- og softwareprodukter samt netværk. Resultater: Et stort antal medarbejdere på Synscenter Refsnæs er således i dag udstyret med ny teknologi. De er fortrolige med de nye teknologier, og de anvender dem aktivt i rådgivning og undervisning både internt i Bo-området og Skolen og på kurser på Stausgaard. Side 3 af 8
De omfattende investeringer i hardware, software og netværk indebærer, at Synscenter Refsnæs har et tidssvarende undervisningsmiljø. Vi har adgang til flere platforme, både IOS og Windows, hvilket giver os mulighed for at arbejde med mange forskellige typer af IKT-opgaver. Ad 2: Intern kompetenceudvikling i synskompenserende teknologi Der er lavet en model for IKT-viden som baserer sig på 4 niveauer: Niveau 1 er et brugerniveau Niveau 2 er et superbrugerniveau Niveau 3 er et undervisningsniveau Niveau 4 er et forskningsniveau Der er i projektperioden gennemført 2 kurser i niveau 2 á 6 dages varighed. 28 medarbejdere har deltaget i disse kurser, der giver et generelt højt niveau inden for områderne: Svagsyns-IKT, Multihandicap-IKT og Blinde-IKT. Der er udarbejdet en plan for uddannelse af medarbejdere i niveau 3, som forventes gennemført i slutningen af 2013 og begyndelsen af 2014 med henblik på at øge antallet af medarbejdere, som kan undervise i IKT på et højt niveau. Endvidere er der gennemført en række interne forløb med henblik på at introducere brugerne til ipads. I alt 80 medarbejdere har deltaget i et sådant introduktionskursus. Resultater: De IKT-kompetente medarbejdere bruger i dag deres viden i det daglige arbejde i Skolen, på Boområdet, på kurserne osv. Det betyder, at IKT som et vigtigt hjælpemiddel til synshandicappede nu også bruges aktivt på Synscenter Refsnæs. Dette er med til at tegne en profil af Synscenter Refsnæs og vores tilbud som en moderne virksomhed, der forstår at bruge de nyeste hjælpemidler. Flere medarbejdere er på et niveau 3. Det indebærer, at Synscenter Refsnæs nu kan udbyde undervisning som indtægtsdækket virksomhed i de teknologier, vi har størst fokus på. Aktuelt er det særligt ipads, Pronto, smartphones mv. med særlig fokus på, hvordan synshandicappede kan anvende disse hjælpemidler. Som det fremgår af positivlisten, er der efterspørgsel efter disse produkter. Ad 3: Etablering af IKT-miljø og internt IKT-team til sikring af drift og udvikling Der er investeret betydeligt i nyt hurtigt og stabilt netværk, ligesom der er investeret betydeligt i, at Synscenter Refsnæs er opdateret på den nyeste hardware og software. Særligt har indsatsen gået på at få opdateret undervisningslokalerne på Synscenter Refsnæs. Vi har indgået en fast aftale med koncern-it om support på det driftstekniske område, og i forhold til udvikling af IKT-området sikres det i driftsorganisationen ved de IKT-kompetente medarbejdere og i høj grad også med delprojekt 5 som omdrejningspunkt. Side 4 af 8
Resultater: Synscenter Refsnæs har i dag undervisningslokaler med det nyeste udstyr. Ud over at det giver nye muligheder i undervisning, kursusvirksomhed mv, er det også med til at sikre en stabil drift. Det giver bedre kvalitet Synscenter Refsnæs tilbud, og det giver mulighed for udvikling af nyt indhold i både kursustilbud og de interne områder. Som det fremgår senere i dette notat, er der behov for en indsats, der skal sikre fremtidig forankring af IKT-udvikling, så det nuværende niveau fastholdes og udbygges. Ad 4: Teknologifaglig netværksdannelse og indtægtsgivende virksomhed Synscenter Refsnæs deltager i relevante konferencer både med oplæg og med stande, hvor deltagere kan søge oplysninger om vores erfaringer, kompetencer, fremtidsplaner mv. Endvidere har vi kontakt til IKT-eksperter uden for Synscenter Refsnæs, og vi deltager i relevante mødefora, som handler om ny teknologi. I nordisk regi gennemfører Synscenter Refsnæs primo 2014 et nordisk IKT-seminar, der afholdes i Kalundborg på Synscenter Refsnæs. Vi har gennemført et antal IKT-kurser, og vi er fortsat i gang med at udarbejde produktark på IKT-kurser, som blandt andet udvikles med baggrund i vores erfaringer fra de interne kursusforløb for superbrugere. Synscenter Refsnæs udbyder kurser i anvendelse af ipads og Pronto til kunder, og vi har i flere tilfælde gennemført lokal kursusvirksomhed i anvendelse af ipads som indtægtsdækket virksomhed (positivlisten). Endvidere er vi i gang med udarbejdelse af flere kursustyper inden for blindeteknologi, inklusionsteknologi og kommunikationssystemer i forhold til flerhandicappede. Endelig bør det i denne sammenhæng også nævnes, at vi har indgået aftale med NOTA om udarbejdelse af punktmateriale til undervisningsbrug. Resultater: I omverdenen bliver Synscenter Refsnæs i dag betragtet som en aktiv, kompetent og attraktiv samarbejdspartner i forhold til IKT. Der er troværdighed om vores initiativer og udmeldinger, og der er interesse for at deltage i udviklingsprojekter sammen med os. Det er samtidig lykkedes at gøre netop denne ekspertise til et aktivt indtægtsgrundlag, der må vurderes at have potentiale til yderligere vækst i de kommende år. Den seneste aftale med NOTA understreger i sig selv dette potentiale. Ad 5: Mediatek: sikring af tilgængelighed, digitalisering af materialeproduktion og distribution Der er investeret i ny punktprinter og i et 3D-printer projekt som indebærer køb af 3D-printer, uddannelse af medarbejdere i at bruge den samt implementering i organisationen. Synscenter Refsnæs har udviklet det digitale bibliotek Biblus (www.biblus.dk). Biblus rummer i dag 5600 bogmaterialer i forskellige formater, som er produceret på Synscenter Refsnæs. Databasen udbygges dagligt med nye digitale materialer, både bøger, forstørrelser og lydfiler. Side 5 af 8
Robobraille.org anvendes i sammenhæng med Biblus.dk. Fra oktober 13 til januar 14 gennemføres en promovering/undervisnings-turne til 6 steder i Danmark for at introducere brugerne til www.biblus.dk og www.robobraille.org. Vi er i gang med at udvikle et internt og eksternt tilgængeligt Mediatek, der stiller store dele af den dokumenterede faglige viden, der findes på Synscenter Refsnæs, til rådighed. I Mediateket indgår endvidere en beskrivelse af de øvrige materialer (fysiske materialer) samt deres pædagogiske og didaktiske anvendelse. Mediateket forventes implementeret 1. november 2013. Det digitale Mediatek suppleres med en fysisk materialeudstilling, der både rummer de historiske materialer (museum), der har været anvendt igennem tiderne, og en nutidig udstilling, der viser de materialer, som vi anvender i dag. I tilknytning til mediateket etableres en webshop, så materialer, figurer mv. kan bestilles direkte fra mediateket og også betales direkte, hvis der er betaling på varen. Endelig bør det i denne sammenhæng også nævnes, at der er etableret videokonference i foreløbig et enkelt mødelokale, og der vil snart blive etableret videokonference i yderligere et mødelokale på Refsnæs. Videokonferencen er afprøvet og anvendt i flere tilfælde og har vist sig at fungere godt. Resultater: Indkøbet af de nye printere giver mulighed for at producere materialer i en bedre kvalitet, at øge effektiviteten i opgaveløsningen samt ikke mindst at producere helt nye materialer (taktile figurer), som det slet ikke har været muligt at producere tidligere. De nye printere skaber således et helt nyt niveau for vores materialeproduktion. Med det digitale bibliotek Biblus er der skabt en helt ny og øget tilgængelighed til de materialer (lærebøger) der produceres til synshandicappede. Der er pr. 23.9.2013 rekvireret 5600 digitale filer via biblus.dk, og der er registreret 450 brugere. På nuværende tidspunkt er dette et tilfredsstillende resultat. Med den helhed, som Biblus og Robobraille udgør, er der ydet et væsentligt teknologisk bidrag til den lokale inklusion for synshandicappede, idet brugerne her får nem adgang til materialer i det format, de ønsker. Med Mediateket etableres et væsentligt grundlag for synliggørelse og nyttiggørelse af Syncenter Refsnæs øvrige materialer og vores viden om disse. Derved vil en meget stor andel af Synscenter Refsnæs materialeproduktion være digitaliseret og gjort nemt tilgængelig for brugerne. Dette vil både give brugerne en hurtig og nem adgang til at hente materialer og viden, og det vil på sigt kunne medvirke til, at ressourcer i materialeproduktionen kan anvendes anderledes. En samling af materialer i en fælles udstilling på Synscenter Refsnæs giver kursister, forældre, elever og andre et væsentligt bedre indtryk af vores materialer og den viden, vi får. Synscenter Refsnæs får et moderne udstillingsvindue. Webshoppen vil gøre det nemmere for brugere at bestille og betale varer fra Synscenter Refsnæs. Endvidere vil det automatisere nogle af de i dag ressourcetunge manuelle arbejdsrutiner, og det vil kunne lette arbejdsrutiner omkring lagerstyring. Med etablering af videokonferencer er det muligt at imødekomme et ønske fra brugerne om at kunne spare rejsetid til Kalundborg og i stedet gennemføre digitale møder. Side 6 af 8
D. Driftsforankring og opnåede resultater i forhold til de overordnede målsætninger for DP 5 De overordnede målsætninger for delprojekt 5 var at udvikle teknologiområdet, så Synscenter Refsnæs dels har rådighed over den teknologi, der er forudsætningen for en tidssvarende rådgivning og undervisning, og dels gør det muligt at producere og distribuere synscenterets materialeproduktion digitalt. Som det fremgår af ovenstående indsatser og resultater, er status i efteråret 2013, at denne overordnede målsætning må anses for godt på vej til at være opfyldt. Med implementeringen og den driftsmæssige nyttiggørelse af de nye printere samt det nye mediatek i løbet af foråret 2014 vil målsætningen principielt være fuldt opfyldt. Alligevel er det vurderingen, at vi ikke er helt i mål og endnu ikke helt har skabt det varige fundament for at komme i mål. Det skyldes først og fremmest, at den udviklingsrettede driftsforankring endnu ikke kan anses for at være helt stabil og konsistent. På nuværende tidspunkt er IKT-udviklingen på Synscenter Refsnæs reelt stadig forankret i delprojekt 5. På driftssiden er f.eks. indkøb af smartphones og ipads solidt forankret i administrationen, og tekniske problemstillinger løses via regions-it. Det er også tydeligt, at der sker en løbende driftsforankring af de teknologier, som medarbejderne i Bo-området, Skolen, Rådgivningen og Materialeområdet er uddannet i og anvender i det daglige. Teknologierne bliver i stigende grad en integreret del af tilbuddene på både det interne og det eksterne område. På tilsvarende vis vil nyttiggørelsen af 3D-printer og driften af Mediateket blive driftsforankret i hhv. Rådgivningen og Materialeområdet, når implementeringen er planmæssigt gennemført. Tilbage står en fremtidssikret forankring af den fortsatte og tværgående udvikling på IKTområdet, der er konsistent, også i forhold til den forventelige justering af organisationsstrukturen i løbet af det kommende år. Hvis forslaget om at forankre det ledelsesmæssige ansvar for den fortsatte udvikling inden for digitalisering og teknologisering (herunder IKT) som en tværgående ledelsesopgave hos et medlem af Centerledelsen, vil også den udviklingsmæssige driftsforankring på IKT-området være sikret. Dermed må målsætningerne for delprojekt 5 i det hele anses for opfyldt. E. Erfaringer og perspektiver for den videre indsats Den første og væsentlige erfaring og konstatering må være, at IKT viste sig at være et helt rigtigt indsatsområde for Synscenter Refsnæs. I dag er IKT en vigtig del af vores profil på efterskoletilbuddet, kurserne på Stausgaard, skolens undervisning osv., og der ville på alle områder være tale om et ringere tilbud, hvis vi ikke var på det nuværende høje IKT-niveau. Omverdenens reaktioner viser, at der på netop IKT-området er et klart behov for, at Synscenter Refsnæs løfter et ansvar som landsdækkende institution. Det aftvinger respekt, det medvirker til at give Synscenter Refsnæs en rolle og en placering i Syn-Danmark og det har selvstændigt væsentlig betydning som en potentiel indtægtskilde. Vores nye profil som nogen, der kan noget på IKT-området kaster nye opgaver af sig, som det fremgår af positivlisten. Side 7 af 8
En af de væsentlige erfaringer fra delprojekt 5 må samtidig være, at det er en krævende og konstant udgiftskrævende opgave at fastholde en position, hvor Synscenter Refsnæs har spidskompetencer på IKT-området og dermed er i stand til at løfte det ansvar, der i omverdenens forventninger følger med som landsdækkende institution at være stedet, hvor viden om IKT på synsområdet kan opsamles, bearbejdes, vurderes, formidles og nyttiggøres for målgruppen. Med indsatserne i delprojekt 5 og ikke mindst den særlige bevilling er Synscenter Refsnæs billedligt talt løftet til 2013-niveau. Men allerede i projektperioden er det blevet tydeligt, at udviklingen inden for netop det teknologiske område er nærmest eksplosiv. Og i løbet af kort tid vil 2013-niveau være at betragte som et næsten forældet niveau. Derfor er der behov for, at den investering, der nu er foretaget, følges op af en præcis prioritering af indsatser og ressourcer (herunder økonomi), som sikrer, at vores up-to-date niveau fastholdes i fremtiden. Heri ligger bl.a. en prioritering af løbende tilførsel af ressourcer og kompetenceudvikling indenfor IKT, løbende test af nyt hardware og software, løbende investering i og afprøvning af nyt udstyr osv. Med til dette billede hører, at IT-udstyr i mange tilfælde ikke har en levetid på mere end 3 år, før det er forældet. Allerede nu kan vi f.eks. se, at de ipad2, som vi købte for 1½ år siden, på nogle områder er forældet. I kravene til den fremtidige indsats ligger uden tvivl også, at teknologisk kompetence skal være et integreret element i den faglige profil hos medarbejderne på Synscenter Refsnæs. Styrken i netop denne kompetence vil uden tvivl variere fra opgavefelt til opgavefelt, men det må forventes, at det for alle medarbejdere vil være en del af grundkompetencen. På det operationelle plan udestår følgende umiddelbare opgaver, som vil blive løftet ind i det generelle ledelsesarbejde, det videre arbejde med digitalisering og teknologisering samt det videre arbejde med strategi for de unikke specialkompetencer på Synscenter Refsnæs: Øget omsætning (økonomi) ved at omsætte vores IKT-viden i nye ydelser (kursustilbud mv.) til specifikke målgrupper. De nye ydelser skal markedsføres målrettet via præcise produktark. Yderligere kompetenceudvikling af et antal medarbejdere på kompetenceniveau 3, så vi kan øge antallet af undervisere, der kan løfte eksterne undervisningsopgaver. Vi er i øjeblikket mest sårbare på svagsyns-teknologi. Generel opkvalificering af medarbejdernes kompetencer inden for IKT. Disse indsatser vil blive reflekteret direkte i det videre arbejde med udviklingsprojektet Det Nye Refsnæs i perioden frem til april 2014. Side 8 af 8