Annoncering af frokostordning Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning 1. Beskrivelse af opgaven Forvaltningen ønsker daglig levering af sund frokostbuffet til personalet. Udbuddet gennemføres som en annoncering efter tilbudslovens kapitel 6, hvor alle interesserede kan afgive tilbud. 2. Kontaktpersoner Primær kontaktperson i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Ann Marie Vestergaard Chef for Miljø- og Bygningsafdelingen Administrationscentret Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Københavns Kommune Sjællandsgade 40 2200 København N Tlf.: 35 30 34 64 E-mail: N432@suf.kk.dk 3. Frist for modtagelse af bud Mandag den 6. juni 2011 kl. 12.00 4. Indgivelse af tilbud Tilbud skal indsendes pr. brev i udskrevet form stillet til kontaktpersonen. 5. Tildelingskriterier Forvaltningen ønsker at tildele ordren ud fra kriteriet - den laveste pris. 6. Indstilling af udbudsrunde Forvaltningen forbeholder sig ret til at forkaste samtlige indkomne tilbud, og indstille udbudsrunden, såfremt ingen af de indkomne tilbud vurderes egnede. 7. Kommunikation ved tilbudsgivning For at sikre krav om gennemsigtighed og ligebehandling af tilbudsgivere, skal al henvendelse fra interesserede foretages skriftligt til den primære kontaktperson. Spørgsmål fra tilbudsgivere besvares udelukkende skriftligt i anonymiseret form, og samtlige skriftlige spørgsmål der stilles, og skriftlige svar der afgives, offentliggøres i anonymiseret form på kommunens hjemmeside, således at alle som har udvist interesse for at afgive tilbud på den pågældende annonce gøres bekendt her med. 8. Tilbuddets indhold 1
Præsentation fra tilbudsgiver pris og løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver bedes fremlægge tydelig beskrivelse af pris og prisstruktur samt løsningsforslag til sortiment. 1. Præsentation af pris. Tilbudsgiver skal fremlægge præsentation af prisstruktur, dvs. et skema for hvornår et givet antal bestillinger udløser forskellige grader af mængderabat. Tilbudsgiver skal angive mindste antal bestilte kuverter, der kan leveres til prisen. Alle priser i prisstrukturen skal angives per kuvert. Prisen skal være angivet inklusiv alle leverandørens udgifter indtil levering på forvaltningens adresse. Dog ønskes en særskilt pris for levering, som ikke indregnes i kuverternes stykpris. 2. Præsentation af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Som dokumentation for at tilbudsgiver efterlever de specifikke minimumskrav, skal denne præsentere en tilfældig og gennemsnitlig ugeplan (minimum 5 dage), med grundig beskrivelse af sit sortiment af retter, råvarevalg, fiber- og fedtindhold, tilberedning osv. Der skal indgå billeder i præsentationen. Blandt samtlige tilbudsgivere som dokumenterer efterlevelse af de i opgaven stillede krav til maden, vil prisen alene være afgørende for valget af leverandør. 9. Kriterier for egnethed hos tilbudsgiver Forvaltningen kræver, at tilbudsgivere leverer nedenstående som dokumentation for tilbudsgivers generelle egnethed. Er denne dokumentation ikke vedlagt indkomne tilbud afvises disse. 1. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (se pkt. 8), vil indgå i vurderingen af egnethed. Tilbudsgiver skal for at vurderes som egnet, dokumentere at kunne opfylde samtlige minimumskrav, der stilles til den mad som ønskes leveret. 2. Tilbudsgiver skal afgive dokumentation for autorisation til drift af fødevareproducerende virksomhed samt kopi af seneste kontrolbesøg fra fødevarekontrollen. 3. Offentlige myndigheder er ifølge loven forpligtet til at sikre sig, at samarbejdspartnere overholder gældende arbejdsmiljølovgivning og gennemfører de lovpligtige arbejdspladsvurderinger (APV), hvorfor det forventes, at tilbudsgiver afgiver en erklæring herom. 4. Tilbudsgiver skal afgive tro og love erklæring vedr. oplysninger om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. 5. Yderligere forventes det, at tilbudsgiver afgiver erklæring fra virksomhedens ledelse / direktion om virksomhedens soliditet og fortsatte drift. Ovennævnte erklæringer (nr. 3, 4 og 5) skal afgives på skemaer, der fremgår i elektronisk form i forbindelse med udbudsannoncen. 10. I alt - materiale der skal fremsendes til forvaltningen ved tilbudsgivning: 2
Løsningsbeskrivelse - eksempel på ugeplan (fem dage). Beskrivelser og billeder. Beskrivelse af pris / prisstruktur samt pris for levering. Erklæring vedr. overholdelse af Arbejdsmiljølovens krav. (Elektronisk skema i forbindelse med annonce). Tro og love erklæring vedr. oplysninger om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. (Elektronisk skema i forbindelse med annonce). Erklæring vedr. virksomhedens soliditet og fortsatte drift. (Elektronisk skema i forbindelse med annonce). Dokumentation for autorisation til drift af fødevareproducerende virksomhed. Kopi af rapport fra seneste kontrolbesøg fra fødevarekontrollen (Smiley). 11. Kriterier for tildeling af kontrakt Tilbudsgiver skal indsende alle relevante dokumenter (punkt 10). Tilbudsgiver skal dokumentere efterlevelse af samtlige stillede krav til maden. Tilbudsgiver skal være billigst blandt alle indkomne tilbud. 12. Kravspecifikation 12a. Minimumskrav til maden Tilbudsgiver kan frit sammensætte dagsmenuen bestående af nedenstående komponenter. Der skal minimum være fire forskellige komponenter pr. dag. Én lun eller kold ret samt hertil tilbehør af varierende art. Hovedingrediensen i den lune/kolde ret skal variere hen over ugen. Indholdet i denne ret skal veksle mellem kød fra firbenede dyr, fjerkræ, fisk samt grøntsager. En dag om ugen må gerne være kødfri. På denne dag skal den lune/kolde ret bl.a. bestå af tilberedte grøntsager og gerne bælgfrugter. Når den lune/kolde ret består af fisk, skal der varieres mellem magre og fede fisketyper. Tilbehør til den lune/kolde ret kan være koldt eller varmt. Tilbehøret skal variere mellem forskellige ingredienser som grønsager, ris, pasta, kartofler mm. Den anvendte ris og pasta skal fortrinsvis være et fuldkornsprodukt. 3
En til to kolde salater, fx grøn salat med varierende indhold og en mere fiberholdig salat af fx tilberedte grøntsager o.a. Dage hvor der kun leveres én salat, skal denne indeholde fiberrige grove grøntsager. Dertil varierende typer af dressing, min. to slags, gerne en olie-eddikedressing og en dressing lavet på et mælkeprodukt. Når der anvendes mejeriprodukter i maden generelt, skal det tilstræbes, at der er tale om fedtfattige produkter. Forvaltningen ønsker, at der anvendes mindst mulig fedtstof. Flydende planteolier foretrækkes frem for fast fedtstof såsom hårde margariner og smør. Der skal dagligt medfølge én til to slags pålæg. Pålægget skal variere i løbet af ugen, og veksle mellem kød, fisk og grøntsager. Pålæg af kødprodukter skal være magre. Ved 2 slags pålæg om dagen, skal det ene være et fiskeprodukt. Pålægget skal mindst en gang om ugen indeholde fisk. Fiskeprodukter skal variere mellem magre og fede. Der skal dagligt leveres friskbagt brød rugbrød og grovbrød samt smør. Brødet skal have et højt fiberindhold, dvs. for grovbrød minimum 5 % og for rugbrød minimum 8 % kostfibre. Forvaltningen ønsker, at det leverede brød varierer i type hen over ugen, således at der veksles mellem kornsorter samt mellem brød med flere eller færre kerner. Der skal en dag om ugen leveres et mindre stykke kage til hver kuvert. Den leverede mad skal overordnet fremstå, indbydende og delikat. Maden skal hente inspiration i forskellige køkkentyper, og give mulighed for varierede smagsoplevelser. Den leverede mad skal efterleve de officielle anbefalinger vedrørende sund kost. Dvs. at maden skal tilberedes ud fra Y-tallerkenmodellen, hvilket betyder 20% kød, æg, fisk eller fjerkræ, 40% fuldkornsris, -pasta, -brød eller kartofler, og 40% grøntsager. 12b. Krav til anretning Maden skal være beregnet som et givet antal ensartede portionsanretninger, men skal leveres som buffet, hvor de spisende selv anretter maden på den enkelte tallerken. Forvaltningen kræver, at der ved kontraktens start foreligger en form for anvisning af mængden for en portionsstørrelse, fx i form af et eller flere billeder af en tallerken, med dét der svarer til en gennemsnitlig mængde mad pr. kuvert. Baggrunden for dette krav er at sikre, at de spisende gøres bekendt med, hvor meget kød, fisk, salat o.a., der er beregnet til en enkelt portion, således at maden rækker til samtlige antal portioner som et bestilt. Desuden kræver forvaltningen, at der udarbejdes en tilgængelig ugeplan over, hvilke retter der vil blive leveret, således at de spisende senest ved ugens start kan orientere sig her om. 12c. Krav til levering og emballage 4
Maden skal leveres alle hverdage i tidsrummet 10.00-11.00. Madens skal leveres på fade / i skåle eller andet, som er egnet til at stille direkte på en buffet, således at maden ikke skal omarrangeres eller på nogen måde udskæres eller tilberedes før servering. Minimum 70% af emballagen skal være genanvendelig, således at der sikres mindst mulig generering af affald. Tilbudsgiver skal regelmæssigt afhente tom emballage fra den foregående leveringsdag. Maden skal leveres i emballage, der både sikrer madens kvalitet og holder på kulde / varme i de retter, der er beregnet til at være hhv. kolde eller varme. Forvaltningen kræver desuden, at maden leveres i emballage, som er garanteret 100% fri for PVC, ftalater og andre sundheds- og miljøskadelige stoffer. Yderligere er det et krav fra forvaltningen, at såfremt maden leveres i biler over 3,5 ton skal disse være forsynet med partikelfiltre. Forvaltningen kræver, at der hver dag sammen med den leverede mad vedlægges en følgeseddel for, antallet af kasser, bakker, fade mm., som skal leveres, svarende til antallet af bestilte kuverter den pågældende dag. Dette kræves som dokumentation for korrekt levering. Tilbudsgiver skal kunne sikre levering året rundt på alle hverdage, (dvs. bortset fra helligdage, som falder på en hverdag). Hvis tilbudsgiver ikke selv kan sikre dette, skal denne sørge for, at der de pågældende tidspunkter leveres fra et eller flere alternative firmaer. 12d. Opgavens omfang samt krav vedr. bestilling / afbestilling Antallet af kuverter der bestilles vil variere fra uge til uge og vil uforbindende ligge mellem ca. 30 og 100 stk. Det forventede antal er uforbindende et gennemsnit omkring 60 kuverter afhængig af ordningens popularitet, men vil variere i forhold til feriesæsoner o.a. Tilbudsgiver vil få besked fra uge til uge, om antallet af kuverter der bestilles og forventes leveret. Forvaltningen vil have mulighed for at foretage ændringer i de afgivne bestillinger, på en sådan måde, at større ændringer (over 10 kuverter), kan varsels fra uge til uge, mens mindre ændringer (10 kuverter eller derunder), kan varsles fra dag til dag. Tilbudsgivers fleksibilitet i forhold til bestilling og afbestilling, må gerne være mere fleksibel end det ovenfor beskrevne. 5