Match v2.0 Roller og Regler 1
MATCH 2.0 INDHOLD Opsætning af roller, matchregler og Flow Brugergrænseflade for opsætning af matchregler Mulighed for selv at opsætte match-kriterier, afvigelsestolerancer, mm. Manuelt Match Overblik og fremsøgning af ordrer og fakturaer til manuelt match Indsætte ordrereference manuelt match regler køres igennem igen Visning af matchede ordre- og fakturalinjer Overførsel af Matchede linjer til afsluttende godkendelse i Fakturamodulet Sporing Direkte visning af hvilke match-steps en faktura er gået igennem og hvorfor den evt. ikke er matchet 2
Opsætning af roller For at tilgå Match-modulet kan der tildeles to roller 1. Match-Administrator opsætning af regler. Dette bør være en bruger som svarer til administrator og ikke har en rolle, som Matchbruger 2. Match-Bruger kan udføre manuelt match på egne ordrer/fakturaer udvidede rettigheder kan udføre på alle dokumenter (pt. tildelt brugere med fakturafordeler rettigheden) 3
Opsætning af standardregler på top og nedarving Modst har opsat en matchregel på topniveau, som Konteringsforslag Match (Modst), som Institutionen kan nedarve under administrationen. Lokal systemadministrator kan vælge at anvende regler fra top eller selv oprette dem (man kan kun se, og ikke redigere en nedarvet regel). Pt. kan man ikke kan åbne en nedarvet regel og se nedarvet regel (bliver rettet). 4
ADMINISTRERING AF MATCHREGLER (NEDARVEDE OG EGNE) Overblik over nedarvede og lokale matchregler Statistik over brugen af hver regel Visning af..: Prioritering af regler Hvilke er Aktive Hvilke er Autogodkendendelses og Automatch-regler Der skelnes mellem Automatch : Faktura sendes fra Matchmodulet til fakturamodulet for efterbehandling og godkendelse. Der er Match til ordren, hvor informationer og kontering fra ordren er påført fakturaen og kan ændres, sammenlægges mv. inden fakturaen sendes til Navision. Autogodkendelse : Hvis regler er opfyldt i Matchmodulet sendes faktura, direkte gennem fakturamodulet til Klar til overførsel /Navision med informationer og kontering fra ordren. 5
ANBEFALET REGEL - AUTOMATCH KONTERING PÅ AFVIGELSE (PRIO 90) Det anbefales, at institutioner nedarver reglen eller selv opsætter denne regel, hvis de ønsker Automatch og kontering fra ordre En Automatch-regel, der kræver varemodtagelse, men som tillader en afvigelse på op til 1000% på såvel fakturalinje som fakturatotal. Denne regel sikrer, at så længe der er en gyldig ordrereference, vil kontering fra ordren blive overført til Fakturamodulet, (stort set) uanset afvigelse. Den vil herefter kunne manuelt behandles. Den har prioritet 90, så det er muligt at lave (endnu) løsere regler, hvis dette er nødvendigt under denne. Det kan vælges om der routes til rekvirent, indkøber, disponent eller fakturafordeler. Som standard har Modst valgt fakturafordeler. Reglerne er opsat i hver deres ende af prioritetsrækken, så der er mulighed for at oprette egne regler, der skal fange fakturaer, som ønskes behandlet anderledes end standardreglerne inden overførsel til Fakturamodulet, med konteringsforslag. 6
Regel - Automatch Kontering på afvigelse (prio 90) For at sikre, at der findes en match regel har vi oprettet et "Konteringsforslag" med prioritet 90. Sammenlægning af ens konteringslinjer kan være en rigtig god idé på nogle leverandører og en dårlig idé på andre. Det kan derfor være nødvendigt at lave forskellige regler med en liste af leverandører nedenfor. Reglerne bliver kontrolleret i rækkefølge, så du kan oprette dine egne regler med et lavere nummer, så du f.eks. kan oprette en regel til Autogodkendelse. Denne regel er for at sikre konteringen, hvis der er et minimumsmatch mellem ordre og faktura, så den anvendes på alle leverandører. Hvis leverandøren sender det rigtige ordrenr på fakturaen og de rigtige varenumre matches faktura med ordren. Nedenfor kan det ses at der er sat en høj grænse 1.000 % for afvigelse af beløb på henholdvis linje- og totalniveau. 7
ANBEFALET REGEL - STANDARDKØB AUTOGODKENDELSE (PRIO 20) Det anbefales, at institutioner selv opsætter denne regel, hvis de ønsker Autogodkendelse En Autogodkendelses-regel, der kræver varemodtagelse på ordren og som tillader en afvigelse på op til 10 kr. på en fakturalinje, og max. 10 kr. på fakturatotalen. Reglen gælder alle leverandører. Denne regel sender matchede fakturaer og ordrer direkte til Klar til overførsel i fakturamodulet derfor den relativt stramme afvigelsestolerance - sendes til Navision med varelinjer fra ordren inkl. kontering. Den har prioritet 20, så det fortsat er muligt at opsætte (endnu) strammere regler, der tjekkes på før denne. Er opsat til ikke at være stopregel, så hvis regler overskrides, vil næste regel tjekkes her regel 90. 8
Anbefalet regel standardkøb Autogodkendelse (prioritet 20) 9
Gennemgang af almindelige flows i løsningen 10
EKSEMPEL 1 - OPRETTELSE AF KATALOGORDRE TIL MATCH Vælg de ønskede varelinjer Angiv kontering og evt. posteringstekst Send ordren til leverandøren Afvent varerne 11
EKSEMPEL 2 - OPDELING AF ORDRELINJE(R) En ordrelinje kan opdeles i flere konteringslinjer enten ved at trykke på ikonet eller ved at markere linjen (eller flere linjer) og vælge linket Opdel valgte over ordrelinjerne. Der åbnes for mulighed for at opdele den eller de valgte linjer i flere linjer. Som standard deles i 2, med mulighed for selv at angive fordelingen. Man skal huske at angive den ønskede posteringstekst for de opdelte linjer. 12
EKSEMPEL 3 - ORDRELINJER OG KONTERINGSLINJER TIL MATCH Linjerne på en ordre kan ses enten som linjerne på ordren eller som de forskellige konteringer der er angivet. Under konteringslinjer vises en linje for de forskellige konteringer der er angivet. Man skal huske at angive den ønskede posteringstekst. Man kan se hvilke varer det drejer sig om ved at klikke på linket Vis varer. 13
EKSEMPEL 4 (1 AF 3) VAREMODTAGELSE PÅ ORDRE TIL MATCH Når varerne modtages skal du huske at fortælle systemet, at varerne er modtaget, da det er en betingelse for at ordren kan blive matchet med en faktura Angiv hvilke varer der er modtaget Hvis alle varer er modtaget kan du trykke på linket Forudfyld alle Hvis den modtagne faktura stemmer overens med varemodtagelsen kan fakturaen godt blive Autogodkendt. 14
EKSEMPEL 4 (2 AF 3) - MANGLENDE VAREMODTAGELSE PÅ ORDREN - MAILNOTIFIKATION Der udsendes mail til indkøber, med information om manglende varemodtagelse Flow vil her være: 1. Modtager e-mail med information om manglende varemodtagelse 2. Der navigeres herfra til faktura og ordre i match 3. Varemodtager ordrer 4. Match regler genkøres herefter automatisk Ved succes overføres matchinfo til fakturamodul Klikkes på Gå til faktura - faktura er opdateret i fakturamodul 15
EKSEMPEL 4 (3 AF 3) - MANGLENDE VAREMODTAGELSE PÅ ORDRE - INFO FRA FAKTURA MODUL Fejler match, pga. manglende varemodtagelse på ordren, vises popup, der gør opmærksom på denne mulighed for match, når fakturaen behandles i Fakturamodulet. Flow vil her være: 1. Klikkes Åbn, tages man til match-modulet, med den aktuelle faktura og ordre åbnet 2. Varemodtager ordre 3. Match regler genkøres herefter automatisk Ved succes overføres matchinfo til fakturamodul Klikkes på Gå til faktura - faktura er opdateret i fakturamodul 16
EKSEMPEL 5 (1 AF 3) - MATCH PÅ EN ALMINDELIG VAREORDRE PÅ OPSAT REGEL Med gyldig ordrereference, forsøges fakturaen først matchet via de opsatte regler Autogodkendelses-regler vil sende fakturaen direkte til Klar til Overførsel til Navision Stat Hvis der matches sendes konteringsinformationer automatisk til Fakturamodulet Hvis fakturaen/ordren der refereres ikke kan automatches, kan den behandles i såvel manuelt match som Fakturamodulet 17
EKSEMPEL 5 (2 AF 3) - AUTOMATCH ENGANGSLEVERANDØR UDEN CVR PÅ ORDREN For at få match på ordrer til engangsleverandører, er flowet: 1. Regel opsættes med indstilling om at org.id tjek udelades (opsat på regel 90) 2. Faktura modtages og hvis ordrereferencen er gyldig og der matches inden for tilladte kriterier på reglen overføres oplysninger fra ordren til fakturaen 3. Fakturaen overføres til den på reglen angivne rolle til yderlige workflow i fakturamodulet eller direkte i Klar til overførsel 4. Hvis ordrereferencen er ugyldig er der fortsat mulighed for manuelt Smartmatch 18
EKSEMPEL 5 (3 AF 3) MATCH FAKTURAMODULET Fakturaer der er matchet i match-modulet vil som udgangspunkt blive routet til den person/rolle matchreglen er opsat til. Autogodkendt faktura i fakturaarkivet Følgende informationer vil være medsendt fra indkøbsordren: Kontering vil være overført på linjeniveau Fakturalinjer vil være opdelt, svarende til den afsendte ordre der er matchet med Reference til ordre (Ved fuld match 2.0 implementering) Varemodtagelsesinformationer Fakturaerne vil lande i status... Klar til overførsel / Overført (hvis autogodkendt og din organisation er sat op til automatiske overførsler til Navision Stat) Autogodkendt faktura, med kontering videreført fra ordre Til behandling (hvis automatchet den vil være routet til den bruger der er opsat som modtager i matchreglen) Matchede fakturaer til behandling, markeres med match-ikon 19
Manuelt Match Samt indsættelse af Ordrereference 20
NULSTIL MATCH-INFORMATIONER PÅ FAKTURA TIL BEHANDLING Hvis en faktura er blevet behandlet manuelt i Fakturamodulet og det ønskes at gå tilbage til de match-informationer der oprindeligt er videregivet fra match, kan man nulstille informationerne: 1. Ordre/faktura fremsøges i match-modulet (evt. via (1) Åbn i match direkte fra faktura, hvorved ordre/faktura vises fremsøgt i matchmodulet) 2. En match-information fx linjematch kan fjernes manuelt og påsættes igen 3. Faktura opdateres nu med matchinformationerne på ny 21
EKSEMPEL 6 (1 AF 2) MANUELT OG SMART MATCH Få overblik over Ordre og faktura i samme visning Søg og filtrer mellem ordrer/fakturaer på samme måde som i Ordremodulet Match linjerne enkeltvis eller ved hjælp af SMARTmatch Korriger ordrereferencen og fakturaen forsøges matchet automatisk igen ved brug af de opsatte regler. Ved Manuelt Match (parring af linjer, er det ikke muligt at køre regler) Faktura bliver betragtet som automatch og vil sendes til fakturadelen for behandling har kontering fra ordren påført, som forslag 22
EKSEMPEL 6 (2 AF 2) RET ORDREREFERENCE OG GENKØR MATCH-REGLER Modtages faktura med ugyldig ordrereference, kan denne rettes med klik på (1) Herefter vises dialog med mulighed for at vælge mellem ordrer der er adgang til: Når ordrereferencen tilrettes, genkøres matchregler automatisk Hvis der fortsat ikke er succesfuldt match, kan der manuelt matches eller behandles i Fakturamodulet 23
Sporing og Opfølgning 24
SPORING Få et overblik over hvilke fakturaer der er autogodkendt eller automatchet Søg på specifikke fakturanumre Se hvilke match-regler en faktura er forsøgt matchet med Se hvilke trin fakturaen har været igennem og hvorfor den evt. ikke er matchet, når dette var forventet 25