Håndbog Før-fasen til IKV for virksomheder Kompetencevurdering af ansatte i virksomheder Bilag til TUP 2012 - Projekt Før-fasen til IKV I AMU Materiale om IKV før-faseprocesser udarbejdet af VEU-Center Vestsjælland: Susanne Vang Jensen, EUC Nordvestsjælland Hanne Nielsen, SOSU Sjælland Eva Rosengren og Troels Stilling Stensballe, Selandia revideret august 2014
Indholdsfortegnelse Formålet med udviklingsprojektet... 3 Definition af før-fasen til en målrettet IKV for ansatte... 3 Baggrund... 3 Udfordringen i før-fasen... 4 Organisering og rollefordeling for aktører i før-fasen... 5 Fælles opgaver for skole, virksomhed og øvrige... 5 Virksomhedens opgave er at... 6 Uddannelsesinstitutionernes opgaver med jobprofilen i fokus... 6 Uddannelsesinstitutionen skal med baggrund i kompetenceprofiler... 7 Metoder og redskaber i før-fasen (case)... 7 PROCESBESKRIVELSE, IKV for medarbejdere i en virksomhed... 7 Nogle trin på vejen i før-fasen... 7 Rollefordeling internt på skolerne... 9 Rollefordeling på SOSU Sjælland om IKV i AMU... 9 Interessenter... 9 Rollefordeling og kompetencekrav på EUC Nordvestsjælland i før-fasen til IKV... 9 Sekretariat/omstilling... 9 Kursussekretærer... 9 Studiesekretærer... 9 Konsulenter... 10 Vejledere... 10 Faglærere... 10 Uddannelseschefer... 10 Rollefordeling på Selandia Erhvervsrettede Uddannelser ift. IKV henvendelser... 11 Receptionister... 11 Kursus- og studiesekretærer... 11 VEU konsulenter... 11 Uddannelseschefer og Uddannelsesledere... 11 Vejledere/Faglærere... 12 Flowdiagrammer om før-fasen til IKV i AMU... 13 SOSU Sjælland... 13 EUC Nordvestsjælland... 14 Selandia Erhvervsrettede Uddannelser... 15 Kontaktoplysninger VEU konsulenter i VEU-Center Vestsjælland... 16 2
Formålet med udviklingsprojektet I før-fasen til IKV sætter vi fokus på medarbejdernes job- og beskæftigelsesperspektiv samt jobprofiler og arbejdsopgaver som kommer til at danne grundlag for den efterfølgende målrettede individuelle kompetencevurdering (IKV). Målet med IKV er at iværksætte uddannelsesplaner, som matcher deltagernes og virksomhedernes aktuelle og mere langsigtede kompetenceudviklingsbehov. Afsættet for disse planer er en anerkendelse af deltagernes eksisterende kompetencer og erfaringer. Ambitionen er at få udbredt kendskabet til processerne, i forbindelse med brugen af IKV, som et redskab til en målrettet uddannelsesplanlægning i forhold til bestemte job- og kompetenceprofiler. Definition af før-fasen til en målrettet IKV for ansatte Før-fasen skal forstås som det indledende arbejde i at skabe en målrettet individuel kompetencevurdering ud fra en aktuel eller fremtidig jobprofil. Denne kan omskrives til en kompetenceprofil der indeholder viden, færdigheder og holdninger, som ligger til grund for jobbet. Baggrund Alle borgere, kan på en relevant uddannelsesinstitution få tilbudt en kompetencevurdering op imod en konkret uddannelse eller et uddannelsesmål. Virksomheder kan med fordel gøre brug af realkompetencevurderinger som redskab til målrettet kompetenceudvikling for ansatte f.eks.: Når virksomheder skal tilpasse sig udvikling i samfundet og på markedet. Når der er krise og virksomheden skal omstrukturere. Når virksomheder ønsker et generelt kompetenceløft for medarbejderne. 3
Udfordringen i før-fasen Vurderingen af en persons realkompetencer, skal i den danske model for realkompetencevurdering, normalt holdes op imod uddannelsessystemets enkelte uddannelsesmål og ikke de jobfunktioner som medarbejderne rent faktisk skal varetage. Det kan for virksomhederne være en udfordring og derfor skal der ske et samspil mellem uddannelsesudbyderen og virksomheden for at omsætte kompetenceprofilerne til uddannelsesmål og reel målrettet uddannelsesplanlægning med jobprofilen i fokus: 4
Den virksomhedsmæssige kontekst er ofte et behov for at få et kompetenceoverblik over virksomhedens samlede medarbejderkompetencer, til brug for den fremtidige mere strategiske uddannelsesplanlægning for den enkelte medarbejder og for hele virksomheden. Derfor skal der være en aktiv før-fase inden selve kompetencevurderingen af medarbejderne. IKV i relation til virksomheden og arbejdsfunktionerne på arbejdspladsen er en kendt udfordring for skolerne, som vi i det følgende vil give nogle praktiske anvisninger på hvordan gør vi så, inden selve kompetencevurderingen iværksættes. Organisering og rollefordeling for aktører i før-fasen Det er afgørende, at der er sammensat et godt samarbejdsnetværk af aktører som kan støtte udviklingen i før-fasen. Det kan være uddannelseskonsulenter, IKV-praktikere, virksomhedsledere og medarbejderrepræsentanter samt andre relevante aktører som sammen skal iværksætte det videre forløb i faserne fra afklaring til målrettet IKV: Fælles opgaver for skole, virksomhed og øvrige: Formulere formålet og forventningerne til samarbejdet om før-fasen og det videre forløb herunder IKV og uddannelsesplan. Sikre at der er sammensat et godt samarbejdsnetværk af aktører, som kan støtte udviklingen. Aftale hvem gør hvad i det videre forløb, klar ansvarsfordeling mellem skole, virksomhed og øvrige samarbejdspartnere i opgaven. 5
Sikre at virksomheden har et overblik over udfordringer i forhold til indsatsområder. Det kan være nye kundeområder, ny teknologi, nye strukturer, som giver et billede af den forandring organisationen har brug for. Sikre at hele organisationen har en forståelse for de fremtidige udfordringer og forandringer og hvad de betyder for forskellige led i organisationen. Virksomhedens opgave er at: bidrage med en klar formuleret strategi, indeholdende klare fremtidige indsatsområder. Udgangspunktet er virksomhedens udfordringer samt at sikre at hele organisationen har en forståelse for de fremtidige kompetencekrav. sikre, at der med udgangspunkt i virksomhedens fremtidige indsatsområder, er formuleret en tydelig jobprofil. der i samarbejde med ledere og medarbejdere, er formuleret tydelige fremtidige arbejdsopgaver og gerne også kompetenceprofiler. definere ledelsens aktive rolle, dels i kompetencevurderingen og i det videre udviklingsforløb. beskrive jobprofiler, arbejdsopgaver og kompetencebehov. medvirke ved udvikling af interviewskemaer, spørgeguide til en målrettet IKV. sikre motivation og ejerskabet til processen. tilrettelægge efterfølgende uddannelse med udgangspunkt i kompetencegab. afdække læringsmuligheder i praksis. Uddannelsesinstitutionernes opgaver med jobprofilen i fokus Uddannelseskonsulenten og IKV-praktikerne skal på baggrund af virksomhedens oplysninger om arbejdsområder, jobprofiler og kompetenceprofiler kunne omsætte disse til relevante uddannelsesmål ved at udpege relevante FKB er med tilhørende AMU-mål til brug for en målrettet kompetencevurdering op imod de for virksomheden relevante uddannelsesmål. 6
Uddannelsesinstitutionen skal med baggrund i kompetenceprofiler: Udvikle interviewskemaer, spørgeguide til en målrettet IKV. Medvirke til at sikre motivation og ejerskabet til processen. Sikre at der kan tilrettelægges uddannelse med udgangspunkt i kompetencegab. Metoder og redskaber i før-fasen (case) PROCESBESKRIVELSE, IKV for medarbejdere i en virksomhed Konkret eksempel fra anlægsområdet, Park og Vej: Virksomheden har et ønske om Individuel Kompetence Vurdering af alle medarbejdere som er ansat ved Park og Vej i kommunen. Formålet er at bruge IKV som et redskab til uddannelsesplanlægning, at arbejde hen imod en fremtidssikring af arbejdspladsen samt at sikre de nødvendige medarbejderkompetencer nu og på længere sigt. Nogle trin på vejen i før-fasen: 1: Indledende møder mellem virksomhedens ledelse og medarbejderrepræsentanter og uddannelsesudbyder/e, samt andre relevante aktører, herunder konsulent fra jobcentret og faglige organisationer. 2: Uddannelseskonsulenten/ IKV-praktikeren og virksomheden får sammen et fælles overblik over virksomhedens forskellige arbejdsopgaver/ jobfunktioner/ kompetencer mv. i de enkelte afdelinger. Virksomheden fremsender så vidt muligt relevante jobbeskrivelser (eller beskrivelse af arbejdsfunktioner /opgaver) for de medarbejdergrupper, der skal kompetencevurderes. 3: På baggrund af virksomhedens forskellige jobfunktioner/arbejdsopgaver udarbejdes der sammen med virksomheden et IKV-spørgeskema (selvevalueringsskema). Jobkompetencer matches med uddannelseskompetencer (hvilke AMU-mål dækker over kompetencen). Opgaven er nu at få udarbejdet et målrettet selvevalueringsskema målt op imod IKV i AMU (konkrete AMU-mål eller hel FKB) 4: IKV selvevaluering foregår f.eks. over en arbejdsdag (eller splittet op ad flere gange). Forløbet afvikles som fællesmøde (alle medarbejdere i virksomheden eller afdelingen) hvor ledelsesrepræsentanter fra virksomheden samt skolens IKV-praktiker/e er til stede og styrer forløbet. Alle medarbejdere samtidig, for at opnå fælles billede, motivation og ejerskab. Processen forløber sig således at medarbejderne først bliver orienteret grundigt om formålet med en kompetencevurdering. Såvel for den enkelte ansatte som for afdelingen/ virksomheden som helhed. På den måde forsøges det at sikre ejerskabet og et fælles billede af arbejdsfunktioner og kompetencebehov nu og i fremtiden. 7
5: Deltagerne får en motiverende opgave inden udfyldelse af IKVselvevalueringsskema: Hvordan ser I som medarbejderne jeres arbejdsopgaver? Nu?... om 5 år? om 10 år? Udgangspunktet for diskussionen er de arbejdsopgaver, som skal klares nu og hvilke nye krav man tror, der kommer. Deltagerne får på den måde en snak om hvad de kan nu og hvilke nye kompetencer de skal forudse. Nu er deltagerne mere klar og motiveret til at udfylde selvevalueringsskemaer. 6: Medarbejderne udfylder det selvevalueringsskema (IKV-skema), der er udarbejdet og rettet mod de kompetencer der indgår som drivkraft i de ydelser, som arbejdspladsen foretager i dag og fremadrettet. Alle udfyldte IKV-skemaer efterbehandles af skolen IKV-praktikerne, og samles i et fælles kompetenceskema, således at arbejdspladsen kan få et overblik over kompetencegab eller skjulte kompetencer. De individuelle skemaer (IKV-skemaer) kan arbejdspladsen bruge i forbindelse med MUS-samtaler og opkvalificeringsplan/uddannelsesplan for de enkelte medarbejdere. 7: IKV og uddannelsesplanlægning - formålet er at bruge IKV som et redskab til uddannelsesplanlægning, at arbejde hen imod en fremtidssikring af arbejdspladsen samt at sikre de nødvendige medarbejderkompetencer. Eksempelvis kan et delmål være at alle ufaglærte som arbejder på det grønne område får udarbejdet en plan (f.eks. GVU-plan) for at uddanne sig til anlægsgartnerassistent via AMU eller med merit til skoleforløb på igangværende erhvervsuddannelse. Nødvendige værktøjer: Spørgeguides til forskellig medarbejdergrupper. Afklaringsredskaber. Værktøjer til definering af jobprofiler. Kompetenceprofil redskaber (fremadrettet dokumentation). 8
Rollefordeling internt på skolerne Eksempler fra SOSU Sjælland, EUC Nordvestsjælland og Selandia Erhvervsrettede Uddannelser Rollefordeling på SOSU Sjælland om IKV i AMU Kursuschefen er ansvarlig for VEU-indsatsen og IKV. Ad hoc-arbejdsgrupper, der kan udvikle før-fasen til IKV. VEU konsulenter der kan koble voksenvejledning og kompetencevurdering (IKV) generelt på tværs af skolesamarbejdet. Fagfaglige konsulenter der har afklaringskompetencer inden for sosu-pæd-psyk. Kursussekretærer implementerer brugen af kompetencebeviser og informerer om IKV samt henvisninger. Interessenter: LUU Uddannelseskoordinatorer Jobcentre A-kasser og Faglige Organisationer ledige/ansatte VEU-centre - ledere/kolleger i SOSU Sjælland informeres i det opsøgende arbejde og i eksisterende mødefora/netværk/relationer genetablering af RKV/IKV arbejdsgruppen med Uddannelsesvejledningen flere deltager i landsdækkende RKV/IKV netværk - NVR Rollefordeling og kompetencekrav på EUC Nordvestsjælland i før-fasen til IKV: - hvem ved hvad og hvem gør hvad? Sekretariat/omstilling: Skal vide hvad IKV til AMU og EUD er. Skal kunne forklare kort hvad en IKV er. Videreformidle en henvendelse om IKV i til rette person. Kursussekretærer: Viden om proces i IKV i AMU. Være tovholder på IKV I AMU. Udarbejde kompetence- og uddannelsesbeviser for AMU. Orientere om økonomien i forbindelse med deltagelse i IKV i AMU. Vide hvad IKV til GVU er. Kunne forklare hvad IKV til GVU er. Studiesekretærer: Vide hvad IKV til EUD er. Kunne forklare hvad IKV til EUD er. Kunne redegøre for faserne i en GVU. Videreformidle en henvendelse vedr. IKV til GVU til rette person på skolen.. 9
Konsulenter: I forbindelse med virksomhedsbesøg orienteres, rådgives og vejledes altid om muligheder ved individuel kompetencevurdering og hvordan det gribes an - herunder også økonomi. Videreformidle henvendelser omkring IKV i AMU eller til GVU til rette person på skolen. Indledende samtaler med virksomheder, jobcentre, anden aktør, a-kasser, faglige organisationer ol. ift. IKV. Vejledere: Vide hvad IKV i AMU og IKV til GVU er. Vejlede ift. IKV til GVU og til AMU. Kende skolens interne procedurer ift. GVU og IKV i AMU. Videreformidle en henvendelse vedr. IKV til GVU til rette person på skolen. Holde evaluerende samtaler med elev som har fået foretaget IKV til EUD på skolen. Faglærere Have forståelse for hvad IKV i AMU og til EUD er. Kunne informere og rådgive omkring IKV i AMU og til GVU. Kende skolens interne procedurer ift. GVU og IKV i AMU. Sikre gennemførelse af IKV. Uddannelseschefer: Ledelsesmæssig opbakning til IKV i AMU og EUD herunder GVU. Motivere skolens medarbejdere til at bakke op om skolens strategi og procedurer i forhold til IKV i AMU og til IKV til EUD. Sikre kontinuerlig udvikling af skolens tilbud om IKV i AMU og til GVU. Sikre at alle relevante medarbejdere ved hvad IKV i AMU og til GVU er. Sikre at der udarbejdes og opdateres vurderingsmateriale samt procedurer til området. Sikre at egne medarbejdere er klar over, hvordan der skaffes viden på området samt hvor procedurer mv. kan findes. 10
Rollefordeling på Selandia Erhvervsrettede Uddannelser ift. IKV henvendelser Det er altid målet, at personen der henvender sig får den korteste vej til den relevante kollega. Receptionister: Skal vide hvad IKV i AMU er. Kunne forklare kort hvad IKV i AMU er. Videreformidle en henvendelse om GVU og IKV i AMU til rette person på skolen. Kursus- og studiesekretærer: Skal vide hvad IKV i AMU er. Kunne forklare kort hvad IKV i AMU er. Videreformidle en henvendelse om IKV i AMU til rette person på skolen. Skal indkalde IKV deltagere. Kursussekretærerne skal kunne redegøre for faserne i en IKV i AMU. Udarbejde kompetence- og uddannelsesbeviser. Orientere om økonomien i forbindelse med deltagelse i IKV i AMU. VEU konsulenter: Skal vide hvad IKV i AMU er, herunder økonomi. I forbindelse med virksomhedsbesøg orienteres, rådgives og vejledes altid om muligheder ved individuel kompetencevurdering og hvordan det gribes an. Kunne orientere om hele før-fasen når det drejer sig om IKV for ansatte. Kunne gennemføre alle før-faseopgaverne og processerne forud for en IKV for ansatte, herunder ud fra de af virksomheden oplyste jobfunktioner, arbejdsområder og kompetencekrav, og omsætte og udpege relevante FKB er med tilhørende AMU-mål til brug for en målrettet kompetencevurdering op imod de for virksomheden relevante uddannelsesmål. Være tovholder på større IKV forløb for virksomheder og samarbejde med underviserne. Kunne videreformidle individuelle henvendelser om IKV til den rette afdeling og person. Kunne varetage indledende og opfølgende samtaler med IKV deltager. Afholde indledende samtale med virksomhedsleder, medarbejdergrupper, jobcentre mfl. Guide og vejlede i forhold til www.minkompetencemappe.dk Uddannelseschefer og Uddannelsesledere: Ledelsesmæssig opbakning til IKV i AMU. Motivere skolens medarbejdere til at bakke op om skolens strategi og procedurer i forhold til IKV i AMU. Sikre kontinuerlig udvikling af skolens tilbud om IKV i AMU. Kunne formidle en henvendelse om IKV i AMU til rette person. 11
Vejledere/Faglærere Generel information og rådgivning om IKV i AMU. Indledende samtale med IKV deltager. Forberede og tilrettelægge GVU eller IKV aktiviteten. Har kendskab til www.minkompetencemappe.dk Udarbejde vurderingsmateriale. Afprøve og vurdere med henblik på uddannelses- og kompetencebeviser. Udarbejde uddannelsesplaner. Give afsluttende vejledning til IKV deltageren. 12
Flowdiagrammer om før-fasen til IKV i AMU SOSU Sjælland Flowdiagram før-fasen til IKV i AMU - når IKV gøres til et redskab for målrettet uddannelsesplanlægning på SOSU Sjælland kundehenvendelse/ønske om kompetencevurdering af medarbejdere De udvalgte kurser drøftes med virksomheden Forespørgslen videregives til VEU konsulent, der kan koble voksenvejledning og komptencevurdering (IKV) generelt på tværs af skolesamarbejdet Gennemførelse af IKV og udarbejdelse af individuelle målrettede uddannelsesplaner for medarbejderne VEU konsulenten præsenterer uddannelsesplanerne for virksomheden. Fagfaglige konsulenter med afklaringskompetencer inden for sosu-pædpsyk kobles på Det afklares hvilke kurser/uddannelse der skal måles op imod VEU konsulenten udarbejder uddannelsesforløb i samarbejde med virksomheden Kursussekretærer implementerer brugen af kompetencebeviser og informerer om IKV samt henvisninger 13
EUC Nordvestsjælland Flowdiagram før-fasen til IKV i AMU - når IKV gøres til et redskab for målrettet uddannelsesplanlægning på EUC Nordvestsjælland Kundehenvendelse/ønske fra virksomheder om kompetencevurdering af medarbejdere VEU konsulenten indrager/samarbejder med relevante skoler/fagpersoner m.m. Forespørgsel videregives til relevant VEU - konsulent (se oversigt på veu-center.dk) og veucentervestsj.dk Medarbejderne kan selvevaluere via skema eller evt. via http.//minkompetencemappe.dk VEU konsulenten orienterer, rådgiver og vejleder om mulighederne for individuel kompetencevurdering og hvorledes det gribes an. Faglærer vurderer medarbejderne og udarbejder uddannelsesplan. Faglærer informerer VEU konsulent og kursussekretær(er) VEU konsulenten afdækker ud fra oplysningerne fra virksomheden relevante AMU mål til brug for en målrettet kompetencevurdering op imod virksomhedens behov VEU konsulenten præsenterer uddannelsesplanerne for virksomheden Kursussekretær udsteder kompetencebeviser og uddannelsesbeviser VEU konsulenten igangsætter øvrige aktiviteter i samarbejde med virksomheden 14
Selandia Erhvervsrettede Uddannelser Flowdiagram før-fasen til IKV i AMU - når IKV gøres til et redskab for målrettet uddannelsesplanlægning på Selandia Kundehenvendelse/ønske fra virksomheder om kompetencevurdering af medarbejdere De udvalgte kurser drøftes med virksomheden Forespørgslen videregives til relvant VEUkonsulent (se veu-center.dk) og veucentervestsj.dk Det endelige valg af de relevante uddannelsesmål til brug for IKV. VEU konsulenten drøfter med pågældende arbejdsgiver og tager initiativ til det videre forløb herunder anbefaler hvilke aktører der skal inddrages Udarbejdelse af målrettet IKV selvevalueringsskema Et relevant netværk af aktører inddrages (arbejdsgiver-medarbejderrepræsentant, skole(er), evt. faglige organisationer, jobcentermedarbejder m.fl) Gennemførelse af IKV og udarbejdelse af individuelle målrettede uddannelsesplaner for medarbejderne. VEU konsulenten afdækker hvilke AMU brancheområder der er tale om og inddrager/samarbejder med relevante skoler/fagpersoner/ikv-praktikere Præsentation af uddannelsesplaner for iværksættelse af aktiviteterne. Det afklares hvilke kurser eller uddannelser IKV skal måles op imod 15
Kontaktoplysninger VEU konsulenter i VEU-Center Vestsjælland I forbindelse med virksomhedshenvendelser om før-fasen til IKV i AMU kan følgende VEU konsulenter kontaktes: EUC Nordvestsjælland www.eucnvs.dk Susanne Vang Jensen Tlf.: 59 45 64 47 mail: svj@eucnvs.dk SOSU Sjælland www.sosusj.dk Hanne Nielsen Mobil: 51 16 59 50 mail: hann@sosusj.dk Selandia Erhvervsrettede Uddannelser www.sceu.dk Troels Stilling Stensballe Mobil: 28 88 51 89 mail: tsst@sceu.dk Se endvidere VEU-Center Vestsjællands øvrige kontaktoplysninger på: www.veucentervestsj.dk Tlf. 70 10 10 75 16