Standardbetegnelse DDKM: - Anvendelsesmråde g målgruppe: Ledere g medarbejdere i Ældre & Sundhed Dkumenttype: Plitik Gdkendt af: Team Ledelse Gdkendelsesdat: 19. ktber 2015 Dkumentstyring: FICS sagsnr.: 297142 Gyldighedsperide: Oktber 2015 December 2017 Dkumentansvarlig: Kvalitet & Udvikling Dkumentrevisin: Nvember 2017 Versin: 2.0 IT Plitik Ældre & Sundhed Indledning Nærværende IT plitik bygger på en samlet IT strategi m, at alle medarbejdere indenfr Ældre & Sundhedssektren i Llland Kmmune skal have adgang til den nødvendige infrmatinsteknlgi. Det betyder endvidere, at alle medarbejdere med et arbejdsmæssigt behv har mulighed fr adgang til en cmputer. Herunder gives der samtidig adgang til Llland Kmmunes netværk, bl.a. adgang til Internettet g elektrnisk pst. Nedenfr er der frmuleret en skriftlig IT plitik, sm beskriver retningslinjer g frretningsgange ved brug af IT. Frmålet med en skriftligt frmuleret IT plitik er, at alle medarbejdere indenfr Ældre & Sundhedssektren er bekendt med regler, retningslinjer g frretningsgange i frbindelse med brugen af IT. IT plitikken er pdelt i tte hvedmråder: 1. Overrdnet IT-sikkerhedsplitik 2. Generel IT plitik 3. E-mail plitik 4. Internet plitik 5. Bærbar PC, Tablet, SmartPhne g hjemmearbejdsplads. 6. Brug af ESDH-system g drev 7. Back-up 8. IT Supprt Medarbejdere i Ældre & Sundhedssektren er verrdnet frpligtiget til, at pnå kendskab til indhldet i g følge Ældre & Sundhedssektrens IT Plitik samt eventuelle ændringer, der annnceres på Medarbejderprtalen. IT Plitikken findes på Intra under Ældre & Sundhed Plitikker- Strategier. IT Plitik Ældre & Sundhed
1. Overrdnet IT sikkerhedsplitik i Llland Kmmune IT-sikkerhedsplitikken fr Llland Kmmune har til frmål at sikre, at IT-anvendelsen verhlder gældende lvgivning, således at rganisatinen altid fremstår sm en respekteret g betret myndighed. IT-sikkerhedsplitikken gælder fr alle rganisatriske enheder samt fr IT-aktiviteter, der under rganisatinens ansvar udføres fr eller af andre fr eksempel samarbejdspartnere leverandører.a. Det betyder endvidere, at enhver der kmmer i berøring med rganisatinens infrmatiner g infrmatinssystemer har et medansvar fr at prethlde den generelle infrmatinssikkerhed. IT-sikkerhedsplitikken fr Llland Kmmune kan læses i dkumentet Gd IT-adfærd, der kan findes på Llland Kmmunes medarbejderprtal. Alle er ansvarlige fr at sætte sig ind i venstående sikkerhedsplitik g vertrædelser af retningslinjer, instrukser g prcedurer, sm er udarbejdet i henhld til nærværende ITsikkerhedsplitik behandles i henhld til Llland Kmmunes persnaleplitik. Nedenfr er specificeret instrukser g retningslinjer på mråder der gør sig gældende indenfr Ældre & Sundhedssektren. 2. Generel IT Plitik Sm medarbejder i Ældre & Sundhedssektren gælder følgende generelle retningslinjer i frbindelse med Ældre & Sundhedssektrens IT Plitik: Du har tavshedspligt efter 27 i Frvaltningslven*. Du må kun søge plysninger m brgere, der har betydning fr udførelsen af dine arbejdspgaver efter 32 i Frvaltningslven**. Adgang til frtrlige plysninger m brgere skal behandles med str grad af mhu. Adgang til persnfølsmme data m brgere skal lukkes efter brug således, at det kun er åbent fr den rette medarbejder på det pågældende tidspunkt. *Tavshedspligt Frtrlige plysninger (Frvaltningslven) 27 Den, der virker inden fr den ffentlige frvaltning, har tavshedspligt, jf. brgerlig straffelv 152, når en plysning ved lv eller anden gyldig bestemmelse er betegnet sm frtrlig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmelighlde den fr at varetage væsentlige hensyn til ffentlige eller private interesser. Tavshedspligten gælder både under g efter ansættelsen i det ffentlige. IT Plitik Ældre & Sundhed
**Tavshedspligt Anskaffelse af frtrlige plysninger (Frvaltningslven) 32 Den, der virker inden fr den ffentlige frvaltning, må ikke i den frbindelse skaffe sig frtrlige plysninger, sm ikke er af betydning fr udførelsen af den pågældendes pgaver. 2.1. Printerrum g udskrivning af frtrlige g persnfølsmme plysninger I frbindelse med udskrivning af frtrlige plysninger er følgende retningslinjer gældende: Udskrivning af print med frtrlige (brger)plysninger afhentes med det samme. Udskrivning af print med frtrlige (brger)plysninger kan med frdel udskrives ved hjælp af Sikker Print -funktinen, hvr det er muligt. Udskrivning af print med frtrlige (brger)plysninger må ikke efterlades i printerrummet. Du er selv ansvarlig fr at afhente de frtrlige (brger)plysninger i printerrummet. Udskrivning af print med frtrlige (brger)plysninger må i videst muligt mfang, det kan lade sig gøre, ikke afhentes af andre end dig selv. Ovenstående retningslinjer gør sig ligeledes gældende i frbindelse med ansøgninger, breve med adresser/cpr-numre g lignende frtrlige g persnfølsmme dkumenter. Generelt er det vigtigt, at alle sørger fr at rydde p i egne print. Kun du kan vurdere, m dine print er brugbare eller frældede. 2.2. Brugernavn g passwrd Alle medarbejdere har et brugernavn g et passwrd, sm giver adgang til deres egen brugerknt (Netværk g fagsystemer). I den frbindelse gælder følgende retningslinjer: Det valgte passwrd må IKKE verdrages til kllegaer, familie eller andre g skal behandles sm din persnlige ejendm. Videregivelse til andre vil kunne give uvedkmmende adgang til brgerplysninger, e-mails samt andre frtrlige plysninger. Frlades din PC/Tablet/SmartPhne e.l. skal du låse enheden eller lgge af. Ligeledes skal PC/Tablet/SmartPhne e.l. slukkes efter arbejdstidsphør. Såfremt du har mistanke m, at dit passwrd ikke længere er hemmeligt, skal du straks ændre dette. Såfremt du er i tvivl m hvrdan dette gøres, kan du kntakte din IT- g dkumentatins superbruger, superplanlægger, teamleder eller digital udviklingsknsulent. 3. E-mail plitik Ældre & Sundhedssektrens elektrniske pstsystem er et arbejdsredskab, sm har det primære frmål at sikre en hurtig, effektiv g målrettet udveksling af faglige infrmatiner med samarbejdspartnere, kllegaer g brgere mv. Alle e-mails g vedhæftede filer der sendes, mdtages g pbevares på Llland Kmmunes pstserver betragtes sm Llland Kmmunes ejendm. Medarbejderen skal verrdnet set være pmærksm på, at e-mails er Llland Kmmunes g herunder Ældre & Sundhedssektrens ansigt udadtil. IT Plitik Ældre & Sundhed
Desuden er følgende e-mail plitik gældende fr den enkelte medarbejder: Elektrnisk pst skal primært anvendes til faglige frmål. Det er dg almindeligt accepteret, at systemet bruges til krte private beskeder. Det er ikke tilladt at videresende e-mails til eksterne e-mailadresser, idet frtrligt indhld sendt fra en kllega internt risikerer at blive videresendt uden kllegaens vidende. E-mails skal nrmalt læses ved arbejdstidens påbegyndelse g pririteres på lige fd med andre pgaver. Besvar dine e-mails hurtigst muligt gerne med det samme. Udfyld altid rubrikken Emne, så mdtageren hurtigt kan se hvad mailen drejer sig m. Ryd p i din pstkasse minimum en gang m måneden. Ved fravær skal ansatte i Ældre & Sundhedssektren anvende Autsvar. Retningslinje angående autsvar ved fravær findes i Kmmunikatinsplitik Ældre & Sundhed. 3.1. Brugen af e-mails Tjek din pstkasse minimum 2 gange dagligt ved arbejdets start, g inden du går hjem. Anvend cc: funktinen ved Orientering g kun hvis det tjener et frmål. Undgå så vidt muligt at bruge bcc: funktinen det er altid bedst at være åben med hensyn til hvem du sender til. Pas på irni selv m det er sm en Smiley er det skriftlige rd hårdere, g det kan misfrstås. Skriv i et pænt sprg g tænk ver hvad g hvrdan du skriver Du repræsenterer gså Ældre & Sundhedssektren i Llland Kmmune gennem e-mails. E-mails må under ingen mstændigheder indehlde vldeligt, racistisk, prngrafisk eller andet anstødeligt indhld. E-mails må ikke anvendes med det frmål at mbbe eller chikanere kllegaer g andre. En tmmelfingerregel er, at alt hvad du skriver i en e-mail, skal du gså kunne skrive på et åbent pstkrt! 4. Internet Plitik Alle medarbejdere i Ældre & Sundhedssektren har adgang til Internettet. Ældre & Sundhedssektren anser Internettet fr en vigtig infrmatinskilde i det daglige arbejde. Nedenstående retningslinjer er gældende: Et begrænset privat brug af Internettet er tilladt. Du må ikke selv installere prgrammer på din PC, da de kan indehlde vira. Hvis du i frbindelse med dit arbejde har behv fr at få installeret andre prgrammer skal du kntakte en digital udviklingsknsulent i Kvalitet & Udvikling. Sciale medier, fx Facebk eller Twitter kan anvendes sm internettet i øvrigt, krtvarigt g i begrænset mfang, når det ikke går ud ver arbejdet. Llland Kmmune har tillid til medarbejdernes dømmekraft ved brugen af sciale medier. Det frventes, at medarbejdere i Llland Kmmune altid reflekterer ver brugen af sciale medier g særligt i situatiner, hvr brugen tilsigtet eller utilsigtet kan få et arbejdsmæssigt aspekt. Privatliv g arbejdsliv kan smelte sammen, g det arbejdsmæssige g private kan være en udfrdring at adskille. De sciale mediers meget afslappede frm lægger p til ufrmel kmmunikatin, g derfr er det vigtigt fx at være pmærksm på, at man IT Plitik Ældre & Sundhed
gså i privatsfæren af mverdenen vil blive pfattet sm medarbejder i Llland Kmmune. Der kan derfr være behv fr pmærksmhed mkring at prethlde en prfessinel relatin til brgere, klleger, leder g evt. medarbejdere. Sm ffentlig ansat har man ytringsfrihed indenfr visse grænser, bl.a. tavshedspligten. Dette er beskrevet i retningslinjerne Gd adfærd i det ffentlige, sm er en del af Llland Kmmunes persnale- g arbejdsmiljøplitik. Omtale af brgerne skal være uden navn eller uden sådanne detaljer, at andre med kendskab til dit arbejde vil kunne gætte sig frem. Tænk ligeledes ver, at brgeren måske vil kunne genkende sig selv i din skildring. Du bør ikke skrive nget på de sciale medier, sm alle kan se, men sm har et indhld, sm du ikke ville sige til din chef, din kllega eller til medierne. Vær pmærksm, hvis du har kntakt til bekendte, sm du gså har en arbejdsmæssig relatin til. Det gælder både relatinen klleger-kllega, leder-medarbejder g medarbejder-brger. Og vær særlig pmærksm ved kntakt med brgere, sm du ikke i øvrigt har en privat relatin til. Tænk på, at relatiner til brgere på fx de sciale medier kan få betydning fr din prfessinelle dømmekraft, hvis du senere møder brgeren i dit arbejde, ligesm det kan være tilfældet i øvrigt. Og vær særlig pmærksm på, m du egentlig bliver inhabil i din videre sagsbehandling i relatin til brgeren. De sciale medier kan i ngle tilfælde være et nyttigt arbejdsredskab. Brugen af de sciale medier bør dg frinden anvendelsen drøftes i det decentrale MED-udvalg. Du bør sm medarbejder i disse tilfælde arbejde i lukkede grupper eller med en prfil, der er frbehldt dit arbejde. Brgere/brugere kan ikke på nget tidspunkt stille krav m at være venner med en medarbejder i medarbejderens private prfil. Overvej de signaler du sender til mverdenen ved at være ven med en kllega, medarbejder, chef eller brger, herunder signalerne ved fx at en leder eller kllega er ven med ngle g ikke med andre. Overvej det nøje, inden du lægger fts af andre end dig selv på fx facebk. Visning af fts af genkendelige persner, fx klleger eller brgere kræver samtykke. Dwnlad af filer fra Internettet bør sm udgangspunkt undgås Såfremt det er abslut nødvendigt, er det vigtigt at du har tillid til den kilde, der har stillet filen til rådighed. Det er desuden i strid med Ældre & Sundhedssektrens IT plitik, at benytte Internettet til at besøge sider med et: Prngrafisk indhld Vldeligt indhld Racistisk indhld Eller andet anstødeligt indhld 5. Bærbar PC, Tablet, SmartPhne g brug af IT-udstyr i hjemmet. Den bærbare PC, Tabletten g SmartPhne er dit persnlige redskab, sm kun bruges til arbejdspgaver. Hvis du har fået udleveret en SmartPhne skal du have underskrevet en Trg Lve Erklæring m, at du kun i enkeltstående tilfælde anvender den krtvarigt til private frmål. Såfremt du tager PC/Tablet/SmartPhne med hjem skal du være pmærksm på, at: Der udleveres KUN 1 plader fr hver PC/Tablet/SmartPhne. Oplader skal kunne være til rådighed hjemme såvel sm på arbejdspladsen. Såfremt plader ikke medbringes på arbejdspladsen, kan en ny plader ikke frventes at være til rådighed. IT Plitik Ældre & Sundhed
At PC/Tablet/SmartPhne ikke må tages med på ferie, men skal sættes i plader i denne peride. 5.1. Udlevering, aflevering & vedligehldelse Den bærbare PC, tabletten g SmartPhne udleveres efter nedenstående gældende kriterier: Den PC/Tablet/SmartPhne du har fået udleveret er registreret i dit navn. PC/Tablet/SmartPhne er tyverimærket. Det er dit ansvar at behandle PC/Tablet/SmartPhne på en frsvarlig måde. Du er ansvarlig fr at fejlmelde din PC/Tablet/SmartPhne, hvis den ikke fungerer ptimalt. Du er ligeledes ansvarlig fr mgående at meddele din nærmeste leder, såfremt PC/Tablet/SmartPhne er brtkmmet/stjålet. PC/Tablet/SmartPhne afleveres ved længere tids fravær (mere end 2 mdr.), eksempelvis ved uddannelse, rlv, sygdm.l. PC/Tablet/SmartPhne skal ved stillingsphør afleveres til din nærmeste leder. Den ansatte får kvittering på at have afleveret PC/Tablet. 5.2. Tablet/SmartPhne - Brugen af kamera g/eller telefn Kamera må kun anvendes til fagligt brug (Fx sårbehandling). Diktafn må kun anvendes efter aftale med de implicerede parter. Telefn er kun til fagligt brug. Tager du din Tablet/SmartPhne med hjem må persnplysninger ikke være ffentligt tilgængelige. Tablet/SmartPhne må på lige fd med hjemmearbejdspladser ikke benyttes af andre end medarbejderen, g der må ikke udleveres brugernavn, passwrd eller kde til andre. Desuden må den øvrige del af husstanden ikke få adgang til persnplysninger gennem KMD Care eller SmartCare, g der må heller aldrig blive udleveret brugernavn g passwrd til andre. Persnplysninger må kun lagres lkalt på Tablet/SmartPhne ved hjælp af gdkendte apps sm fx SmartCare. 5.3. Brug af IT-udstyr i hjemmet Brug af IT-udstyr i hjemmet er mfattet af de samme sikkerhedsmæssige bestemmelser, sm hvis det befandt sig på arbejdspladsen i Ældre & Sundhedssektren. Desuden gælder følgende: Persnplysninger må ikke lagres lkalt på PC. Udskrivning af persnplysninger på lkal printer skal begrænses mest muligt. Udskrifter skal pbevares utilgængeligt fr uvedkmmende g efterfølgende tilintetgøres. Den øvrige del af husstanden må ikke have adgang til kmmunens IT-udstyr i hjemmet, g der må aldrig udleveres brugernavn g passwrd til familien. Uetisk brug af PC/Tablet/SmartPhne såvel sm Internet, e-mail, kamera g telefn kan medføre advarsel g kan ved gentagende eller særlige grve tilfælde medføre psigelse g brtvisning. IT Plitik Ældre & Sundhed
6. Brug af ESDH-system g drev Følgende retningslinjer er gældende i frbindelse med ESDH-system g drev: 6.1. Frmål Sikre højt niveau fr sags- g arkivdannelse. Sikre en fleksibel sagsbehandling. Anvende færre ressurcer til genfinding af dkumenter g sager. Optimere muligheden fr styring af tidsfrister g vidensdeling. Sikre smidig aflevering til arkiv. 6.2. Målgruppe g anvendelsesmråde Medarbejdere i Ældre & Sundhedssektren, sm anvender Officepakken g/eller ESDHsystem. 6.3. Fremgangsmåde Udgangspunktet er, at administrative medarbejdere anvender det fælles ESDH-system. Imidlertid har ikke alle medarbejdere, med hel eller delvis administrativ pgaveløsning, adgang til ESDH-system. Dkumenter kan derfr gemmes på følgende drev: P: = Persnligt drev. Her gemmes alle dkumenter mm., sm ikke skal være tilgængelige fr andre end én selv. N: = Sektrdrev. Her gemmes dkumenter mm., sm skal være tilgængelige fr alle indenfr samme sektr. O: = Afdelingsdrev. Her gemmes dkumenter mm., sm skal være tilgængelige fr alle i samme decentrale enhed/stab. U: = Udvekslingsdrev. Her lægges dkumenter midlertidigt, sm skal udveksles med andre brugere i Llland Kmmune. 6.4. Ansvar g rganisering Teamleder g digitale udviklingsknsulenter i Kvalitet & Udvikling. 6.5. Referencer herunder relevant lvgivning Sektr fr HR, IT g Digitalisering - Medarbejderprtalen. 7. Back-up Llland Kmmunes Sektr fr HR, IT g Digitalisering tager hver weekend en fuld back-up af data på Llland Kmmunes netværk. Hver nat tages der en delvis back-up, hvr alle filer, der er ændret i løbet af dagen sikkerhedskpieres. Det er derfr muligt at genskabe vigtige filer, der ved en fejl er blevet slettet. Det er kun muligt at genskabe filer sm de så ud på back-up tidspunktet. Sektr fr HR, IT g Digitalisering genskaber kun filer fra back-up i ganske særlige tilfælde, hvr det er meget vigtige filer, der er gået tabt. Kntakt en digital IT Plitik Ældre & Sundhed
udviklingsknsulent i Kvalitet & Udvikling, hvis uheldet skulle være ude, g du har mistet vigtige filer. Der tages IKKE back-up af filer der gemmes lkalt på pc en (C-drev). Derfr må der aldrig gemmes filer på C-drevet, da disse ikke vil kunne genskabes, hvis de skulle gå tabt. 8. IT Supprt I Ældre & Sundhedssektren er der i hvert team en IT- g dkumentatins superbruger, der varetager løsning af basale IT-pgaver. Hvis IT- g dkumentatins superbrugeren ikke kan løse prblemet kntaktes en digital udviklingsknsulent i Kvalitet & Udvikling. Den digitale udviklingsknsulent vil referere relevante tekniske g driftsmæssige prblemstillinger til Sektr fr HR, IT g digitalisering. Der er ansat digitale udviklingsknsulenter i Kvalitet & Udvikling, sm varetager IT-supprt g andre IT-relaterede pgaver indenfr Ældre & Sundhedssektren. Kntaktplysninger findes nedenfr: 8.1. Indberetning af fejl/sager Alle IT-relaterede fejl/sager indberettes til Ældre & Sundhedssektrens Helpdesk på e-mail: Ældre g Sundhed IT-gruppen POB (helpdeskeast@llland.dk) 8.2. Tyveri & Brtkmst I tilfælde af tyveri eller brtkmst af PC/Tablet/SmartPhne/mbiltelefn/elektrniske nøgler, er følgende prcedurer gældende: Kntakt mgående nærmeste leder (team- eller decentral leder). Digital udviklingsknsulent kntaktes hurtigst muligt af leder med henblik på spærring af enheden. Desuden skal du altid skrive en mail til Ældre g Sundhed IT-gruppen POB, hvr du skal rientere m: 1) hvad der er sket, 2) hvad der er gjrt g 3) tilmed sende denne mail sm kpi til din team- eller decentral leder (leders mailadresse skrives i feltet cc: Til rientering). IT Plitik Ældre & Sundhed