CapLegal Inkasso Sagsbehandling Realkreditinkasso / Fast ejendom inkasso
Indholdsfortegnelse Indledning... 5 Realkredit-/Fast Ejendom Inkasso... 6 Gennemgang af relevante oplysninger... 6 Sagsposter (inkassosagen)... 7 Sagsstatistik (sagen)... 7 Inkassofelter... 7 Oprettelse af sag... 8 Trin 1 - sag... 8 Trin 2 - klient... 9 Søg klient via sagsguide... 9 Oprettelse af ny klient... 11 Klient default værdier... 11 Fakturering... 12 Trin 3 - part... 12 Oprettelse af ny part/debitor... 13 Trin 4 medarbejdere... 15 Trin 5 inkasso... 15 Opret fordringer... 16 Fordringer... 16 Gebyr/salær pr. fordring... 16 Gebyr/salær pr. sag... 16 Flere debitorer... 17 Tilknyt ejendom til fordring... 18 Oprettelse af ny ejendom... 18 Generelt... 19 Ejendommen... 19 Værdier... 20 Kontakt... 20 Hæftelser... 20 Tilknyt prioritetsgæld til fordring... 20 Oprettelse af nyt lån... 21 Gennemgang af selve inkassosagskortet... 23 Generelt... 23 2
Fordringer... 23 Fremnotering... 24 Kontakter... 24 Faktabokse... 24 Valgfrie felter... 24 Noter... 24 Workflowaktiviteter... 25 Ændringer af stamoplysninger, fordringer m.v.... 26 Ændring af fordring... 26 Sletning af fordring... 26 Ændring af parter/kontakter på sag... 26 Ændring af retskreds... 27 Inkassoopgørelse... 29 Valgte sager/parter... 29 Generelt... 29 Inkassokontoudtog... 30 Udskriv inkassoopgørelse... 30 Inkassokladden... 32 Slet linjer og/eller tilret linjer i inkassokladden... 32 Bogføring af inkassokladden... 32 Ændringer... 33 Ændring af beskrivelse på inkassosagsposter... 33 Ændring af beløb eller poster der medtages i inkassoopgørelse... 33 Tilkendt mødesalær... 34 Oversigt ejendom... 34 Tilknytninger ejendom... 34 Masseopfølgning/-udførelse... 36 Udførelse... 37 Genudførelse... 38 Salgsopstilling... 39 Ny salgsopstilling... 39 Generelt... 39 Salærer... 40 Restancer... 40 3
Prioritetsgæld... 40 Hæftelser... 40 Ændringer salgsopstilling... 40 Udskriv/opret salgsopstilling Excel... 41 4
Indledning Denne vejledning vedrører selve sagsbehandlingen, herunder oprettelse m.v. af inkassosager. Vejledning omkring opsætning, vedligeholdelse og tilretning af tabeller m.v. i modulet fremgår af vejledningen Inkasso - Opsætning. Modulerne Inkasso og Realkreditinkasso (fast ejendom) har sine egne menupunkter i navigationsruden. I denne vejledning beskrives Realkredit-/fast ejendom inkasso, idet der er en særskilt vejledning til håndtering af almindelige inkassosager. 5
Realkredit-/Fast Ejendom Inkasso Gennemgang af relevante oplysninger Nedenfor gennemgås de inkassorelevante punkter som vises, når man er på en inkassosag, dels i sagsoversigten og dels fra selve sagskortet. Afhængig af, hvordan din navigationsrude er opsat, vil du have følgende muligheder under menupunktet Inkasso. Punkterne her vil altid som stadnard vises. Realkreditinkasso sagsoversigt Ejendomsoversigt Prioritetsgældsoversigt De øvrige menupunkter som i eksemplet nedenfor, kan tiføjes. Under Realkreditinkasso sagsoversigt vises alle inkassosager, som er knyttet til modulet Realkreditinkasso. Når man fra sagsoversigten står på en inkassosag, vil man i faktaboksen Sagsposter til højre kunne se de inkassorelevante sagsoplysninger. 6
Sagsposter (inkassosagen) Disse poster relaterer sig udelukkende til inkassosagen og mellemværende mellem (inkasso-)debitor og (klient-)kreditor. I en af de øvrige faktabokse vises selve sagsstatistikken, som er mellemværende mellem klient på sagen og kontoret. Sagsstatistik (sagen) Inkassofelter På båndet ligger gruppen Inkasso som indeholder de relevante funktioner, som anvendes på en inkassosag. Derudover er der gruppen Realkreditinkasso som indeholder øvrige relevante funktioner, som fx mulighed for at angive ejendomsoplysninger og salgsopstilling. 7
Punkterne bliver nærmere beskrevet i denne vejledning. Oprettelse af sag Fra funktionen Guide: Opret sag oprettes nye sager. Vælges funktionen direkte fra Inkassomenuen vil klient altid være forudfyldt i forhold til klienten på den sag, der er markeret i sagsoversigten, ligesom feltet Vælg modul vil være udfyldt. Vælges funktionen Guide: Opret sag fra Rollecenter Startside vil felterne under trin 1 og trin 2 ikke være udfyldt. Trin 1 - sag Vælg modul: Sørg for feltet er udfyldt med Realkreditinkasso Sagstype: Angiv korrekt sagstype. I oversigten [F4] vises kun de sagstyper, som knytter sig til modulet Inkasso Sag vedr.: Udfyldes med relevant tekst for sagens vedrørende Team: Er der knyttet teams på sagstypen (en gruppe af medarbejdere, fx Stud.jur.) vil dette felt være udfyldt automatisk. Benytter kontoret ikke teams, udfyldes feltet ikke Juridisk afdeling: Udfyldes med relevant juridisk afdeling, hvis denne funktion anvendes på kontoret. Vis flere felter: Udfyldes trin 1 til at vise flere felter vises følgende felter, som enten udfyldes automatisk (datoer) eller manuelt i henhold til den opsætning, der anvendes på kontoret. 8
Trin 2 - klient Klient: Feltet er udfyldt, hvis sagen oprettes fra Inkassosagsoversigten. Vedrører sagen en anden klient, slettes linjen [Ctrl+Del] blot og funktionen Tilføj klient bruges til at søge og tilknytte en anden klient. Søg klient via sagsguide Ofte kan det være praktisk at søge på klienten på forhånd, hvis du ved det er en ny klient. Har du blot fået knyttet en forkert klient på sagen, kan du dog ændre klient ved at slette linjen og bruge funktionen Tilføj klient. Funktionen Guide: Opret sag findes også under Klient og Klientoversigt og du kan direkte fra klientkortet også oprette en ny sag via sagsguiden. 9
Angiv Søgeord i feltet og tast [Enter] eller klik på [Søg], hvorefter en søgning startes. Findes klienten, vises en oversigt over klienter, der matcher dine søgekriterier. BEMÆRK, at du kan se, hvorvidt der er tale om en Klient og at du yderst til højre kan se information om det pågældende match (Information: Navn, adresse m.v.). Vælg korrekt klient. Hvis klienten ikke findes dukker følgende meddelelse op: 10
Hvorefter klienten kan oprettes. Findes klienten i forvejen vælges den korrekte klient. Oprettelse af ny klient Nedenfor gennemgås de relevante felter, der knytter sig til inkasso ved oprettelse af en ny klient. Klient default værdier Sagstypekode: Kan udfyldes med den relevante sagstypekode for klientens inkassosager Salærkode: Kan udfyldes med en særlig salærkode, hvis denne fraviger standardopsætningen på sagstypen Rentekode: Kan udfyldes med rentekode for klienten. Dermed er rentekode forudfyldt på fordringslinjer. Udfyldes typisk ikke i forbindelse med realkredit-/fast ejendom. Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden 11
Juridisk afdeling: Udfyldes, hvis kontoret anvender denne opdeling af afdelinger Benyt kompensationsgebyr/-beløb: Udfyldes, hvis klienten altid ønsker opkrævning af kompensationsbeløb, hvis debitor er erhvervsdrivende. Udfyldes typisk ikke i forbindelse med realkredit-/fast ejendom. Medarbejdere på sagen: Udfyldes med relevante medarbejdere, hvis det er aktuelt Fakturering Momsvirksomhedsbogf.gruppe: Her skal du alene tage stilling til feltet Momsvirksomhedsbogf.gruppe. Det vil altid være udfyldt med standard (klient = momsregistreret) og du skal derfor ændre det, hvis klienten ikke er momsregistreret, som det ofte er tilfældet med fast ejendom-/realkreditinkasso. Trin 3 - part Part: Her bruges funktionen Tilføj part og der åbnes til et søgebillede, svarende til søgebilledet under Klient. Angiv Søgeord i feltet og tast [Enter] eller klik på [Søg], hvorefter en søgning startes. 12
Vælg Ja og partkortet oprettes med dine søgeoplysninger og du kan herefter færdigoprette parten. Oprettelse af ny part/debitor Nedenfor gennemgås de relevante felter, der udfyldes ved oprettelse af en ny part. Navn: Afhængig af hvordan du har søgt ændres navnet (små/store bogstaver, hele navnet m.v.) Adresse: Udfylde de relevante felter. Har du brug for felterne Navn 2, c/o Navn og Adresse 2 vælges Vil flere felter. 13
Kontakter: Selve parten bliver automatisk oprettes som kontakt under oversigtspanelet Kontakter. Skal der tilføjes en attention-/kontaktperson til den pågældende part, kan du oprette yderligere kontakter via funktionen Ny personkontakt. Når parten er færdigoprettet afsluttes med OK [Ctrl+Enter]. Parttypen på debitor udfyldes herefter automatisk med parttype for debitorer, her DEBITOR. Afhængig af kontorets opsætning, knyttes der typisk ikke yderligere parter på sagen afhængig af debitor, men derimod afhængig af ejendommens beliggenhed. Ved oprettelse og tilknytning af ejendom til sagen, bliver fx retskreds automatisk oprettet og tilknyttet sagen. Sag vedr. part: Der kan evt. tilføjes tekst for fx debitor. 14
Trin 4 medarbejdere Medarbejder: Er automatisk udfyldt med initialer på Sagsansvarlig, svarende til ansvarlig jurist på klientkortet. Medarbejderfunktion: Udfyldes automatisk med medarbejderfunktion i forhold til kontorets opsætning, men kan ændres, fx ved opslag i feltet med [F4] Trin 5 inkasso Afhængig af opsætning generelt og opsætning på klientkortet i forhold til Default klientværdier, fil felterne Momsvirksomhedsbogf.gruppe og Salær være udfyldt. Er de ikke udfyldt, skal de udfyldes, idet du skal tage stilling til: Momsvirksomhedsbogf.gruppe på klientkort: Er klienten momsregistreret vælges kode, hvor der ikke tillægges moms ved beregning af inkassosalær overfor debitor. Er klienten ikke momsregistreret vælges kode, hvor der tillægges moms ved beregning af inkassosalær overfor debitor. Afhængig af kontorets opsætning kan kode og beskrivelse være angivet anderledes end nedenfor i det viste eksempel. Salær: Udfyldes ligeledes også automatisk, men kan ændres i forbindelse med oprettelse af sagen. Når alle trin er udfyldt afsluttes sagsguiden med OK [Ctrl+Enter] og følgende meddelelse vises: Opret sagen: OK vil automatisk oprette sagen 15
Opret sagen og fortsæt med at oprette sager: Vælges hvis du ønsker at oprette flere sager, idet sagen automatisk oprettes med et nyt sagsnummer og du kan herefter færdigoprette sagen med fordringsoplysninger. Forlad sagsguiden: Vælges, hvis sagen alligevel ikke skal oprettes. Opret fordringer Når sagen oprettes via sagsguiden og du afslutter med Opret sagen OK, åbnes vinduet for indtastning af fordringer direkte. Fordringsbilledet er opdelt i tre vinduer: Fordringer Her angives fordringer Gebyr/salær pr. fordring Her angives de gebyrer som er fordringsbestemte, fx rykkergebyr og kompensationsbeløb Gebyr/salær pr. sag Her angives de gebyrer og salær som er sagsbestemte, fx inkassogebyr og inkassosalær Fordringer: Fordringsnummer: Udfyldes automatisk, når du har udfyldt beskrivelsen. Flere fordringer, flere fordringslinjer og flere fordringsnummer Beskrivelse: Udfyldes med relevant beskrivelse for fordringen Debitorer: Udfyldes automatisk i forholdt til part på sag, med parttype DEBITOR. Er der flere debitorer på sagen kan du vælge om alle debitorer hæfter for alle fordringer. BEMÆRK, udfyldes feltet ikke automatisk, er der ingen part på sagen med korrekt parttype eller der er flere parter på sagen og du skal derfor vælge parter. 16
Flere debitorer Foretag opslag i feltet Debitorer ved at klikke på prikkerne eller brug [F4]. Sagsnr.: Er automatisk udfyldt Fordringsnr.: Er automatisk udfyldt med fordringsnummer på fordringslinjen Partsnr.: Foretag opslag i feltet med [F4] og vælg den part, der hæfter for den aktuelle fordring/fordringslinje. Hæfter begge debitorer for den samme fordring, skal du oprette 2 linjer i billedet Fordringsparter. In solidum: Udfyldes automatisk, men du kan ændre i forhold til fordringslinjerne og fx i stedet udfylde Hæftelsesandel. Nedenfor vises skærmprint af sag med flere debitorer (fordringsparter) knyttet til samme fordring. Når alle debitorer er knyttet til fordringslinjen/fordringslinjerne lukkes billedet med OK, og feltet Debitorer på fordringslinjen er herefter udfyldt. Dato: Udfyldes med dato for fordringen, fx forfalden terminsdato. Opr. hovedstolsbeløb: Udfyldes hvis du skal anvende det i forbindelse med flet. Ved pantebrevsinkasso vil det være pantebrevets oprindelige hovedstol. Ved ejendomsinkasso (som fx forfalden ejendomsskat) behøver feltet ikke at blive udfyldt. Hovedstolsbeløb: Udfyldes med hovedstol/fordring. BEMÆRK, det er først ved udfyldelse af beløb, der automatisk tilføjes gebyr og salær pr. fordring og/eller sag. Hovedstolsbeløb (registreret): Udfyldes automatisk, når fordringsbilledet lukkes 17
Rentekode: Udfyldes med relevant rentekode Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden Beregn rente fra: Udfyldes med rente fra dato For at give mulighed for at oprette og beregne salærer og gebyrer pr. fordring samt at oprette og beregne en salgsopstilling, er der to yderligere felter på fordringslinjen, nemlig felterne Ejendomsnr. og Prioritetsgældsnr. Øverst på båndet fra fordringsbilledet opretter og tilknytter du henholdsvis ejendom og prioritetsgæld/lån. Tilknyt ejendom til fordring Klik på funktionen Ejendomme øverst på båndet under gruppen Realkreditinkasso. Du får herefter en oversigt og kan søge på, hvorvidt ejendommen allerede er oprettet. Afhængig af, hvordan kontoret har valgt at oprette ejendommen kan du søge i relevant kolonne, fx ejendommens adresse eller ejendommens matr.nr. Findes ejendommen ikke i forvejen oprettes den. Oprettelse af ny ejendom Vælg funktionen Ny [Ctrl+N] 18
Generelt Nummer: Udfyldes automatisk. Navn: Kan udfyldes med en beskrivelse, fx ejendomsnummer eller reference hos klienten Adresse: Udfyldes med ejendommens adresse Postnr. og by: Udfyldes ligeledes Øvrige felter: Kan også udfyldes Ejendommen Matrikelnummer: Udfyldes med matr.nr. eller i kombination med Ejerlav, således at der er to felter til angivelse af matr.nr. inkl. ejerlav Ejerlav: Udfyldes med ejerlav eller som et ekstra felt til angivelse af matr.nr. Ejendommens art: Udfyldes med fx Beboelse, idet feltet bruges i forbindelse med skabeloner og salgsopstilling. Datofelter: Ikke alle datofelter er relevante at udfylde og ikke i forbindelse med oprettelse af ejendommen ved ny sag. 19
Værdier Disse oplysninger kan enten udfyldes i forbindelse med oprettelse af sagen eller afvente til det evt. bliver aktuelt at udarbejde en salgsopstilling. Kontakt Afhængig af kontorets opsætning udfyldes oplysninger om kommune, retskreds og advokatforbindelse i forhold til ejendommens postnummer. Hæftelser Her kan anføres hæftelser i henhold til tingbogen, men afhængig af kontorets anvendelse af salgsopstilling vil dette punkt enten ikke blive udfyldt eller først udfyldt i forbindelse med udarbejdelse af salgsopstilling. Vælg herefter den netop oprettede ejendom i oversigten (nederst i oversigten, brug [Ctrl+End] og OK [Ctrl+Enter]. Tilknyt prioritetsgæld til fordring Da prioritetsgæld afhængig af kontorets opsætning bruges til at beregne korrekt salær og fogedafgift, skal der altid knyttes et lån/en prioritetsgæld på en fordringslinje. Også selvom der er tale om fx fordring vedrørende forfalden ejendomsskat. Har du tidligere knyttet lån til ejendommen, vil du få en oversigt over tilhørende lån og kan vælge. Ellers oprettes nyt lån automatisk, når du klikke på knappen Prioritetsgæld. 20
Oprettelse af nyt lån Hvis lånet ikke findes i forvejen på ejendommen oprettes der automatisk et nyt lån. Nr.: Oprettes automatisk Øvrige felter: Kan oprettes på nuværende tidspunkt eller ved oprettelse af salgsopstillingen. Lånet refererer sig til rekvirentens lån/tilgodehavende. Lån/pantebrev ved forfalden ejendomsskat Låneoplysninger udfyldes ikke og billedet lukkes blot med OK, hvorefter prioritetsgældsnummer knyttes til fordringslinjen. BEMÆRK du skal altid have både et ejendomsnummer og et prioritetsgældsnummer på alle fordringslinjer. Gebyr/salær pr. fordring: Afhængig af kontorets opsætning håndterer systemet beregnet salær pr. fordring, også hvis der er tale om flere forfaldne terminsydelser pr. forskellige lån. For at der sker korrekt beregning af både salær og fogedafgift, er det derfor vigtigt at anføre oplysninger om ejendom og prioritetsgæld for alle fordringer, herunder om forfaldne ydelser vedrører samme lån/pantebrev eller forskellige lån/pantebrev. Opsætning kan variere fra kontor til kontor. 21
Salær-/gebyrkode: Udfyldes automatisk i forhold til opsætningen. Du kan naturligvis ændre i beløb Bogføringsdato: Angives automatisk med dags dato, men kan ændres Grundlag (beløb): Udfyldes automatisk afhængig af opsætning og kan ændres Grundlagsbeløb (registreret): Udfyldes automatisk, når fordringsbilledet lukkes Beløb: Beløb inkl. moms, hvis der er knyttet moms til gebyr/salær og klient ikke er momsregistreret Momspct.: Udfyldes med 25, hvis betingelsen ovenfor under Beløb er opfyldt Rentekode: Hvis gebyr/salær skal renteberegnes anføres rentekode Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden Beregn rente fra: Udfyldes med rente fra dato Rentebærende i betalingsplan: Hvis beløb skal renteberegnes også i tilfælde af indgåelse af en afdragsordning/betalingsplan udfyldes feltet med ÅOP: Afhængig af opsætning er der flueben her, men ellers kan du på fordringsniveau fjerne eller tilføje her Gebyr/salær pr. sag: Salær-/gebyrkode: Udfyldes automatisk i forhold til opsætningen. Du kan naturligvis ændre i beløb Bogføringsdato: Angives automatisk med dags dato, men kan ændres Grundlag (beløb): Udfyldes automatisk afhængig af opsætning og kan ændres Grundlagsbeløb (registreret): Udfyldes automatisk, når fordringsbilledet lukkes Beløb: Beløb inkl. moms, hvis der er knyttet moms til gebyr/salær og klient ikke er momsregistreret 22
Momspct.: Udfyldes med 25, hvis betingelsen ovenfor under Beløb er opfyldt Rentekode: Hvis gebyr/salær skal renteberegnes anføres rentekode Rentesats: Udfyldes med rentesats, hvis der ikke er tilknyttet renteopsætning (rentetabel) på rentekoden Beregn rente fra: Udfyldes med rente fra dato Rentebærende i betalingsplan: Hvis beløb skal renteberegnes også i tilfælde af indgåelse af en afdragsordning/betalingsplan udfyldes feltet med ÅOP: Afhængig af opsætning er der flueben her, men ellers kan du på fordringsniveau fjerne eller tilføje her Når oprettelse af fordringer er færdiggjort afsluttes oprettelsen med OK [Ctrl+Enter] og følgende meddelelse vises Afslut med Ja og sagen er færdigoprettet. Gennemgang af selve inkassosagskortet Som det almindelige sagskort er inkassosagskortet opdelt i oversigtspaneler. Nedenfor gennemgås de relevante oversigtspaneler og feltet/oplysninger: Generelt Her vises de generelle oplysninger og du har mulighed for at indtaste datoer, bl.a. til brug for flet. Fordringer På forsiden af sagskortet vises fordringer, men her kan ikke foretages tilretninger. Alle tilretninger i fordringer m.v. sker via knappen Tilføje/Juster Fordringer, Gebyr & Salær. 23
Fremnotering Her ses alle ikke udførte fremnoteringer. Er der knyttet aktivitetsworkflow på sagen, oprettes sagen automatisk med fremnoteringer i forhold til aktivitetsworkflow. Kontakter Her vises alle kontakter (parter, klienter m.v.) på sagen. For så vidt angår automatisk tilknytning af fx retskreds i forbindelse med sagsoprettelse, tilføjes Fogedretten som standard kontakt under retskredsen. Faktabokse Valgfrie felter Giver mulighed for at oprette yderligere oplysningsfelter med indhold, som også kan anvendes til flet. For at kunne angive Indhold i feltet, bruges funktionen Rediger valgfri felter. Noter Kan anvendes til små beskeder og/eller oplysninger om sagen. 24
Workflowaktiviteter Viser en oversigt over både udførte og ej udførte fremnoteringer, som er knyttet til sagen. Du kan direkte herfra overføre en enkelt fremnotering/aktivitet eller hele forløbet. Typisk vil startaktiviteter være tilknyttet i forbindelse med sagsoprettelsen. 25
Ændringer af stamoplysninger, fordringer m.v. Ændring af fordring Har du afsluttet sagsoprettelsen og af en eller anden grund ønsker at ændre i fordringer, fx beløb/hovedstol eller rentekode, vælges funktionen Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær som du finder øverst på båndet under gruppen Inkasso. Du kan altid rette hovedstolsbeløbet i feltet Hovedstolsbeløb, mens beløbet i feltet Hovedstolsbeløb (registreret) først ændres/rettes, når du afsluttet med OK og svarer Ja til at registrere ændringerne. Sletning af fordring Ønsker du helt at slette en fordring og altså ikke blot at ændre noget, bruges funktionen øverst på båndet Slet fordring. Denne funktion finder du også under knappen Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær Ændring af parter/kontakter på sag Alle ændringer på parter på sagen, sker via funktionen Parter øverst på båndet Her kan du ændre Sag vedrørende og Parttype. Du kan også slette parter, som alligevel ikke skal fremgå af sagen. 26
Ændring af retskreds Relevant retskreds tilknyttet automatisk til sagen ved oprettelse, idet oplysningen hentes fra ejendommens oplysninger (ejendomskortet). Ønsker du at skifte retskreds kan du derfor blot slette retskredsoplysningerne m.v. under ejendommens Kontakter og tilføje anden retskreds. Ønsker du at bibeholde retskredsen, tilføjes en ny via Parter på sag Klik på Ny og foretage opslag i feltet Partnr. på en nye tomme linje under Parter. Foretage opslag i feltet med [Ctrl+F4]. Herefter vises en oversigt over alle parter. Afgræns dine søgekriterier med Parttypekode = RETSKREDS og du får herefter en oversigt over alle retskredse i systemet. Søg herefter på relevant retskreds med [Ctrl+B] i feltet Navn. 27
Tilknyt retskreds på sag og angiv parttypen på sag = RETSKREDS. Afslut herefter med OK for at lukke parter. For at tilknytte fx Fogedretten vælges oversigtspanelet Kontakter på sagskortet. Stå på linjen for den pågældende part og vælg Tilføj kontakt Vælg herefter kontakt for fogedretten ved Retten i Roskilde Herefter er fogedretten tilknyttet part/kontakt på sagen. 28
Inkassoopgørelse Udover opgørelse i selve faktaboksen Sagsposter kan du altid opgøre sagen pr. en dato fra selve sagskortet. Det sker via funktionen Inkassoopgørelse. Valgte sager/parter Da inkassomodulet i CapLegal giver mulighed for at håndtere flere debitorer pr. fordring eller at opdele fordringer pr. debitor, kan du angive under Valgte sager/parter at få en opgørelse pr. den ene debitor. Generelt Her vises en opgørelse af sagen pr. dags dato. Du kan sagtens tage en opgørelse pr. en anden dato, både tilbage i tiden og frem i tiden. Alle blå beløb viser en specifikation, hvordan beløbet fremgår, hvis der klikkes på beløbet. Nedenfor ses specifikation over feltet Renter i alt. 29
Øverst på båndet under Proces findes funktionerne for en summering (kontoudtog) af inkassoopgørelsen samt for print af opgørelsen, fx til brug for debitor. Inkassokontoudtog Udskriv inkassoopgørelse 30
31
Inkassokladden Når der bogføres poster (udlæg/indbetalinger) via kontorets bogholderi på inkassosager, bliver alle poster automatisk overført til en inkassokladde. Dermed sikres, at den (de) ansvarlige medarbejder(e) på inkassosagerne kan gå posterne igennem og tilrette inden en egentlig bogføring af inkassosagsposterne. Fra Inkassooversigten under fanen Handlinger finder du Inkassokladden. Afhængig af kontorets opsætning oprettes der inkassokladder svarende til ansvarlig medarbejder på sagerne. Typisk Sekretær eller Sagsbehandler. Som medarbejder skal du fx tage stilling til, hvorvidt felterne Posttype, Takstkode og Bogf.skabelonkode er udfyldt korrekt og om du ønsker at ændre i en evt. beskrivelse. Desuden skal du tage stilling til, om kladdelinjen vedrører mellemværendet mellem klient/kreditor og inkassodebitor, idet det kun er poster som vedrører dette mellemværende, der skal bogføres via inkassokladden. BEMÆRK for så vidt angår feltet Takstkode skal dette felt kun udfyldes ved udlæg/afgifter og ikke ved indbetalinger. Afhængig af takstkoden her, vises udlæg/beløb i tilsvarende felt i faktaboks for inkassoposter og inkassoopgørelsen. Slet linjer og/eller tilret linjer i inkassokladden Du kan slette linjer [Ctrl+Del], som ikke vedrører mellemværende med inkassodebitor, ligesom du kan ændre fx beskrivelse og takstkode eller bogf.skabelonkode. Bogføring af inkassokladden Kladden bogføres via funktionen Bogfør [F9]. Sagsposter på sager uden ansvarlig medarbejder i henhold til kontorets opsætning ligger i en standard- /fælles kladde. Du kan altid bogføre inkassosagsposter i andre inkassokladder end din egen, herunder standardkladden (sager uden ansvarlig inkassomedarbejder). 32
Ændringer Alle ændringer der sker på fordringsposter sker kun i selve Inkassobogføringen. Ingen tilretninger, tilføjelser eller sletninger har nogen indflydelse på selve (sags)mellemværendet med kontoret og klienten. Uanset om den post der ændres er en hovedstol eller et bogført udlæg. Ændringer sker kun i mellemværendet mellem klient/kreditor og debitor. Den nederste del af fordringsbilledet viser både ej bogførte udlæg/gebyrer/salærer og bogførte udlæg som fx fogedafgift. Ændring af beskrivelse på inkassosagsposter Hvis du ønsker at ændre beskrivelsen på inkassosagsposterne gøres det via faktaboksen Sagsposter og feltet Gæld i alt. Foretage opslag ved at klikke på beløb og du får nu vist en liste over alle posteringer, inkl. fordringer. Vælg Rediger liste øverst på båndet Og du kan nu ændre beskrivelse på fordringsposter. Ændring af beløb eller poster der medtages i inkassoopgørelse Du kan altid rette, slette eller tilføje beløb under funktionen Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær. I den nederste del af fordringsbilledet kan du ændre beløb, slette linjer eller tilføje linjer. 33
Tilføjelser og ændringer ses dog først, når du forlader fordringsbilledet og svarer Ja til at registrere ændringer, ligesom kolonnen Grundlagsbeløb (Registreret) også først udfyldes. Der må ikke være linjer linjer/beløb uden salær-/gebyrkode. Tilkendt mødesalær Det er også her under Tilføj/Juster Fordringer, Gebyr & Salær du kan tilføje et tilkendt mødesalær. Oversigt ejendom Fra menupunktet ses også en ejendomsoversigt. Alle ejendommen har desuden tilknyttet faktabokse i højre side, hvor der vises sager og prioritetsgæld pr. ejendom. Tilknytninger ejendom Oversigt tilknyttede lån/pantebreve: 34
Oversigt tilknyttede sager: 35
Masseopfølgning/-udførelse Der er ofte tilknyttet aktivitets-/workflow forløb på inkassosager, således at der kan masseudføres fx breve på tværs af sager. Det kan fx være afdragstjek og afdragsrykkere og inkassobreve. Fra funktionen Sagsopfølgning Oversigt vises de aktivitetsworkflow, der er aktive. Du kan åbne oversigten på to måder, Dobbeltklik og få vist alle workflow, uanset medarbejder. Udføres workflow herfra, udføres for alle sager under Forfaldne aktiviteter. Højreklik og vælg Åbn i nyt vindue og vælg kun den sagsopfølgning, du er ansvarlig for. Udføres workflow herfra, udføres kun de sager under Forfaldne aktiviteter, hvor du fremgår som den udførende medarbejder. Skal udføres: Viser en oversigt ved opslag med [F4] af de sager, hvor denne aktivitet skal udføres, selvom den ikke er forfalden endnu. 36
Forfaldne aktiviteter: Viser en oversigt ved opslag med [F4] af de sager, hvor denne aktivitet er forfalden. Udførelse Du udfører hver enkelt aktivitetsnummer via knappen Udfør øverst på båndet. Det oversigtsbillede der dukker op, giver dig muligheder for at tilføje en ændring i Næste aktivitet, men det anvendes sjældent. Som udgangspunkt afsluttes denne funktion blot med OK eller [Ctrl+Enter]. 37
Herefter løbes alle sager igennem og hvis der er knyttet en skabelon på aktiviteten, åbnes Word og der flettes. Genudførelse Har du brug for at genudføre en allerede udført masseudførsel, sker dette under Kørsel sagsopfølgning oversigt. Herfra kan du på samme måde (gen)udføre en allerede udført masseopfølgning. 38
Salgsopstilling Under gruppen Realkreditinkasso ligger også mulighed for at oprette en salgsopstilling eller se en eksisterende/allerede oprettet salgsopstilling. Ny salgsopstilling Via knappen Ny salgsopstilling åbnes et indtastningsvindue. Generelt Tvangsauktionsnr.: Her udfyldes fogedrettens AS-nummer Rekvirentnr.: Udfyldes med rekvirentnummer for hæftelsesnr. i forhold til tingbogen Version: Udfyldes automatisk, idet du kan oprette flere versioner/udgaver af en salgsopstilling på en sag Øvrige felter: Udfyldes manuelt eller er automatisk hentet fra ejendommens oplysninger (ejendomskortet). Ejendomsværdi: Ved udfyldelse af beløb her, beregnes automatisk rekvirentsalæret 39
Salærer Oplysningerne her beregnes, indtastes eller hentes fra inkassoopsætningen. Beløb her overføres automatisk til salgsopstillingen, men kan også anføres direkte i salgsopstillingen. Restancer Udfyldes manuelt og bruges også til overførsel af oplysninger til salgsopstillingen. Prioritetsgæld Her hentes/vises automatisk oplysninger tilknyttet sagen om fordring og ejendom m.v. Hæftelser Oplysninger indtastet her (pantehæftelser i henhold til tingbogen) benyttes også til beregninger i salgsopstillingen, herunder beregning af nøgletal. Ændringer salgsopstilling Skal der ske ændringer i beløb m.v., åbnes salgsopstillingen fra sagskortet og du får følgende meddelelse: 40
Du kan selvfølgelig også vælge at redigere i selve salgsopstillingen (der udlæses til Excel), men ved at ajourføre den oprindelige, se den gamle eller oprette en ny, vil du altid have ajourførte data og oversigt over evt. flere salgsopstillinger på sagen. Vælger du blot at Se salgsopstilling Får du altid vist den nyeste/sidste version. Udskriv/opret salgsopstilling Excel Kontorets salgsopstilling tager udgangspunkt i CapLegal standard og oprettes som en Excel skabelon, der tilknyttes inkassoopsætningen. Funktionen Udskriv salgsopstilling opretter altid en ny salgsopstilling med data i forhold til den salgsopstilling (version), som du aktiverer funktionen fra. Ønsker du ikke at oprette en ny Excelsalgsopstilling, åbnes salgsopstillingen i stedet fra sagens Sagsjournal, hvor du tidligere har gemt den. Salgsopstillingen i Excel tager udgangspunkt i den formular der anvendes og med beregnings- og indtastningsmuligheder. 41
42