EU- UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE SKOLEKØRSEL

EU- UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE SKOLEKØRSEL JANUAR 2009 Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: 72 53 11 82/ Mobil: 72 53 11 92 E-mail: bp@faaborgmidtfyn.dk

1. Indledning:...3 2. Disposition af tilbud:...3 3. Udbudsform:...3 4. Kontraktgrundlag:...3 5. Leverancens art og omfang:...3 6. Kontraktlængde:...4 7. Priser og rabatter:...5 8. Minimumsbetingelser:...5 Økonomisk kapacitet:...5 Teknisk kapacitet:...5 9. Underentreprenører:...6 10. Tildelingskriterier:...6 11. Kommunikation:...6 13. Tilbudsfrist:...6 14. Adresse:...6 15. Prisregulering:...7 16. Øvrige oplysninger:...7 17. Spørgsmål og spørgemøde:...7 18. Forbehold:...8 19. Fakturering:...8 20. Betaling:...8 21. Tavshedspligt:...8 22: Misligholdelse:...9 23. Tvist:...9 24. Force majeure:...9 Kravspecifikation:...9 25. Samarbejde før nyt skoleårsstart:...10 26. Samarbejde i skoleåret:...11 Bilag 1 Tro- og love erklæring...12 Bilag 2 tilbudsskema, Tingagerskolen Bilag 3 tilbudsskema, Faaborg Sundskole Bilag 4 tilbudsskema, Sydskolerne Bilag 5 tilbudsskema, Aastrup Skole Bilag 6A, 6B og 6C tilbudsskema, Søagerskolen, Nordskovens Friskole og Heden-Vantinge Skole Bilag 7 tilbudsskema, Søllinge Skole Bilag 8 tilbudsskema, Broskolen Bilag 9A og 9B, Gl. Højgaard og Værkstedets Skole. Bilag 10 kørselsmateriale Side 2 af 13

UDBUDSMATERIALE 1. Indledning: Faaborg-Midtfyn Kommune, Sekretariatet for Undervisning, udbyder herved skolekørsel til undervisningstilbud af elever, der har bevilling til transport på kommunens regning i henhold til gældende lovgivning i offentligt EU-udbud i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag 1 til 10. 2. Disposition af tilbud: Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan evt. rekvireres som fil på mail: bp@faaborgmidtfyn.dk besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 3. Udbudsform: Fællesindkøb Fyn som sekretariat og Faaborg-Midtfyn Kommune som ordregivende myndighed, udbyder skolekørsel i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af tjenesteydelser i EU. 4. Kontraktgrundlag: Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale med bilag samt tilbud fra den/de vindende vognmænd. 5. Leverancens art og omfang: Kørsel af visiterede skoleelever fra hjem til skole/undervisningstilbud og retur samt ekstrakørsel i henhold til nedenstående. Skolekørslen kan også omfatte SFO i sammenhæng med undervisningen, der kan dog maksimalt være ét dagligt bringe- og afhentningstidpunkt til/fra SFO på den enkelte skole. Kørslen i rute skal opdeles og planlægges i henhold til vedlagte bilag 2 til 9A og 9B. Side 3 af 13

Der kan gives tilbud på én, flere eller alle ruter samt på ekstrakørsel. Bilag 6A, 6B og 6C er én rute og 9A og 9B er én rute. Øvrige bilag 2,3,4,5,7 og 8 er hver for sig én rute. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på flere eller alle ruter, men ikke har kapacitet til flere eller alle ruter, skal tilbuddet (ruten) tydeligt prioriteres, således det klart fremgår hvilken rækkefølge af ruter, tilbudsgiver ønsker, såfremt tilbudsgiver afgiver den laveste pris på ruten. Ligeledes skal det tydeligt fremgå hvilken kapacitet og størrelse af vogne/busser tilbudsgiver har til rådighed og kan indsætte på den enkelte rute. Vognmanden planlægger selv ruten i henhold til oplysninger på vedlagte bilag. Der skal planlægges således, at den samlede køretid bliver så kort og rationel som mulig. Til planlægning af rute(r) benyttes www.maps.google.dk Ruteplanlægningen udprintes og vedlægges tilbuddet. Den samlede køretid fra første elev sætter sig i vognen, til denne elev bliver sat af ved skolen/hjemmet, må ikke overstiger en transporttid på over 1. time ved normale vejrog trafikforhold. Ture kan aflyses pga. vejret, hvis Vejdirektoratet har udsendt varsel for lokalområdet om al udkørsel frarådes. Kørslen skal planlægges med én eller flere biler/busser der har kapacitet til at klare det samlede behov for kørsel på den enkelte rute til normeret tid. Ekstrakørsel: Ud over daglig rutekørsel til/fra undervisningstilbud til den enkelte skole, vil der være ekstrakørsel, som skolen bestiller, i form af f.eks. kørsel til/fra præst, til/fra tandlæge, til ekskursioner og udflugter m.v. Den vognmand der vinder kørslen på ruten til/fra den enkelte skole, vinder også ekstrakørslen til/fra samme skole. Således den enkelte skole kun skal have kontakt og samarbejde med én vognmand. Ekstrakørsel skal foregå i 4- eller 8 personers vogn alt efter transportbehov. Kørslen køres på taxameter og tilbudsgiver kan i prisbilaget oplyse evt. rabat på taxameterprisen. Ved kørsel ud over 8 personer indhenter skolerne tilbud på buskørsel, når dette er relevant. 6. Kontraktlængde: Kontraktlængden er fra, den 1. august 2009, til 31. juli 2013 (fire år). Med mulighed for forlængelse i op til yderligere 12 måneder på uændrede betingelser. Side 4 af 13

7. Priser og rabatter: Tilbud skal afgives som fast pris ekskl. moms i DKK pr. rute på vedlagte bilag, dog med den regulering, der fremgår af pkt. 15. 8. Minimumsbetingelser: Oplysninger om økonomisk og teknisk kapacitet skal som minimum vedlægges tilbudet. Økonomisk kapacitet: Sidste års regnskab, med nøgletal, underskrevet af revisor skal vedlægges. Tilbudsgivers miljøpolitik og oplysninger om særlige tiltag på miljøområdet. Oplysninger om i hvilket omfang firmaet beskæftiger medarbejder på særlige vilkår. Erklæring på Tro- og love om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ( Bilag nr. 1) Oplysninger om selskabsform samt cvr. nummer. Kopi af gyldig Erhvervsansvarsforsikring vedlægges Oplysninger om leverandørens eventuelle tilhørsforhold til en brancheorganisation/arbejdsgiverforening. Oplysninger om, hvorvidt der er indgået overenskomst med forhandlingsberettiget organisation om løn og arbejdsforhold. Teknisk kapacitet: Oplysninger om antal ansatte omregnet til fuldtidsbeskæftiget. Oplysninger om antal vogne/busser samt alder og kørte km. (bilag 10) Dokumentation for tilladelse til taxibevilling, jf. lov om taxikørsel eller, erhvervsmæssig personbefordring, jf. lov om buskørsel. Den udbudte kørsel vil være enten speciel rutekørsel eller taxi kørsel og vil derfor kunne udføres af både busser og taxi. (hvad der er bedst egnet på den enkelte rute). Ved kørsel med busser skal vognmanden ansøge Færdselsstyrelsen www.fstyr.dk om tilladelse til speciel rutekørsel. Tilladelse skal foreligge inden kontraktstart hvis muligt. Side 5 af 13

Kørsel med taxi kan ske på grundlag af taxibevilling, mens kørsel med øvrige køretøjer kræver tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Busloven. Dokumentation for ovenstående skal vedlægges for tilbudsgiver. 9. Underentreprenører: Underentreprenører accepteres ikke. 10. Tildelingskriterier: Der vil kun blive valgt én leverandør pr. rute. Leverandør udvælgelsen er baseret på tildelingskriteriet - laveste pris. Ved pris forstås pris pr. rute/skole pr. køredag - vægtet 95 % - og rabat på taxameterpris - vægtet 5 % 11. Kommunikation: Al kommunikation i forbindelse med tilbudet skal være skriftlig og på dansk. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 60 dage fra tilbudsfristen. 13. Tilbudsfrist: Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag, den 8. april, 2009 kl. 12:00. 14. Adresse: Tilbudet skal afleveres i ét underskrevet papireksemplar. Tilbuddet skal afleveres i lukket kuvert og være tydeligt mærket: Fortroligt - udbud skolekørsel - må ikke poståbnes Tilbud afleveres til: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Side 6 af 13

Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb vil ikke blive taget i betragtning og derfor returneret uåbnet. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller erholde oplysninger om indholdet i de afgivne tilbud, men kan efter tilbudsfristen pr. telefon eller mail få oplysninger om, hvem der har afgivet tilbud og på hvilke rute. Tilbudsvurderingen m.v. forventes afsluttet således at der medio, maj 2009 kan gives skriftlig besked til samtlige tilbudsgivere om udfaldet af dette udbud. 15. Prisregulering: Såfremt rutens længde i km. ændres med mere eller mindre end 15 % pga. flere eller færre elever, der er tilmeldt ruten, reguleres prisen med den tilbudte kilometerpris gange nye kilometer - op eller ned. Dette gælder også ved ny rute ved ny skoleårsstart. De tilbudte priser kan yderligere reguleres én gang pr. år pga. prisfremskrivninger, første gang, 1. januar 2010. Til regulering af priser bruges anerkendt prisindeks for bus eller taxa. Ved ekstrakørsel på taxameter reguleres efter gældende regler. Ved ekstrakørsel forstås kørsel, der ligger ud over den aftalte rutekørsel, og som skolen bestiller og betaler, herunder kørsel til ekskursioner, udflugter, Alle prisreguleringer skal godkendes af Sekretariatet for Undervisning i Faaborg- Midtfyn Kommune. 16. Øvrige oplysninger: Der ydes ikke tilbudsgiveren vederlag for de fremsendte tilbud. Tilbudsgiver er pligtig til at overholde alle love, regler og bestemmelser såvel nationale som internationale. 17. Spørgsmål og spørgemøde: Der vil blive afholdt spørgemøde torsdag, den 26. marts 2009, kl. 16.30 på Graabjegvej 3A, 5856 Ryslinge. Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål er mandag, den 30 marts, 2009. kl. 12:00. Spørgsmål og svar vil blive fremsendt til alle rekvirenter af udbudsmaterialet. Side 7 af 13

18. Forbehold: Faaborg-Midtfyn Kommune tager forbehold for strukturelle ændringer eller beslutninger i Kommunalbestyrelsen, der kan betyde, at ruter kan blive nedlagt. Såfremt ruter nedlægges vil kontrakten kunne opsiges med 3. mdr. varsel til den 1. i måneden. Ligeledes kan der være perioder i kontraktperioden, hvor der ikke er elever til én eller flere ruter. I disse perioder, hvor der ikke har været kørt på ruten, kan ruten ikke faktureres. 19. Fakturering: Ved daglig rutekørsel skal der fremsendes elektronisk faktura til Sekretariat for Undervisning i Broby opgjort pr. måned. EAN-nr. oplyses ved kontraktunderskrivelse. Faktura opgøres pr. måned og tilsendes senest den 10 i den næste måned. Faktura skal indeholde antal køredage, pris pr. køredag, rute nr. og skolens navn. For ekstrakørsel bevilliget af Sekretariatet for Undervisning (taxameterkørsel) fremsendes selvstændig faktura elektronisk direkte til Sekretariatet for Undervisning med oplysninger om kørsel til og fra, pris og evt. rabatsats, samt dato for kørsel. Kvittering fra taxameter afleveres/tilsendes Sekretariatet for Undervisning. Kontaktperson og Ean-nr.- oplyses ved kontraktunderskrivelse. Ved bestilling af ekstrakørsel (uden bevilling fra forvaltningen) af skolen, sendes faktura direkte til skolen, med oplysninger om dato, pris og evt. rabatsats samt kørslens formål. Kvittering fra taxameter afleveres/tilsendes den rekvirerende skole. EAN. nr. oplyses ved bestilling. 20. Betaling: Betaling finder sted senest 14. dage efter modtagelse af elektronisk faktura. 21. Tavshedspligt: Vognmanden og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger vedrørende udbyder eller tredjemands forhold, som de får kendskab til i forbindelse med indgåelse og opfyldelse af kontrakten. Vognmanden er ansvarlig for at sikre, at personalet til enhver tid er forpligtet til at overholde tavshedspligten. Side 8 af 13

22: Misligholdelse: Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med 1 måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a. Vognmanden bliver insolvent, erklæres konkurs eller træder i likvidation. Vognmanden mister sin bevilling til taxa- eller buskørsel. Forfalden, ikke betalt gæld på mere end kr. 100.000 til offentlige myndigheder opstår. Her skal Faaborg-Midtfyn Kommune straks underrettes skriftligt og kontrakten kan opsiges med en måneds varsel til den første i måneden. Hvis der i aftaleperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene i vognmandens virksomhed (virksomhedsopkøb, fusion, ejerskifte o.l.). Børnene bliver gentagne gange afhentet/afleveret for sent Vognmanden eller dennes chauffører overholder ikke kravspecifikationerne. Manglende overholdelse af lovmæssige krav. 23. Tvist: Uoverensstemmelser i forbindelse med nærværende kontrakt søges afgjort ved forhandling. Retsforholdet ifølge kontrakten og dens fortolkning afgøres efter dansk ret. Alle tvistigheder herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkningen af kontrakten - skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, med mindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsagelig kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved Retten. 24. Force majeure: Hertil regnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos vognmanden/leverandøren. Kravspecifikation: 1. Røgfrie biler 2. Alle elever skal fastspændes i sikkerhedsseler. Side 9 af 13

3. Chaufførerne må være forberedte på, at nogle elever kræver særlig opmærksomhed. 4. Nogle elever kan blive køresyge og kan kun sidde på forsædet. 5. Nogle elever kan være udad reagerende. 6. Chaufførerne skal tale dansk 7. Chaufførerne/vognmanden skal samarbejde med elever, forældre, skole og forvaltning. 8. Chaufførerne skal bære uniform, hvor der som minimum fremgår firmanavn. 9. Befordring kan rekvireres fra dag til dag. 10. Befordring kan afmeldes fra dag til dag. 11. Elevernes kørselsbehov kan ændres fra dag til dag 12. Eleverne må tidligst blive sat af ved skolen 10 minutter før skolestart. 13. Det accepteres ikke, at elever kommer for sent i skole. 14. Ved afhentning f.eks. kl. 13.00 eller kl. 15.00 betyder dette, at timen slutter på dette tidspunkt og at eleverne er klar til at blive kørt hjem fra ca. 5 til 10 minutter efter timens afslutning. 15. Generelt accepteres det ikke, at eleverne skal vente på taxa/bus ved hjemkørsel. 16. Chaufførerne skal være psykisk robuste og være leder i egen vogn samt have indsigt og forståelse for elevernes situation. 17. Ruterne skal som hovedregel køres af samme chauffør hver dag. 18. Hvis der er enkelte elever, der ikke kan tåle transporttid på op til 1 time, skal ruten efter aftale med Sekretariatet for Undervisning omlægges, således ruten for den enkelte elev om muligt bliver kortere. 19. Hvis chaufføren undtagelsesvis skal bruge fysisk magtanvendelse over for en elev, skal dette samme dag indberettes til forvaltningen. 20. Skolen skal straks kontaktes hvis der er uregelmæssigheder i forbindelse med afhentning/ aflevering af eleverne. 21. Faaborg-Midtfyn Kommune ønsker vognmænd/chauffører med ren straffeattest. Det påhviler derfor vognmanden at kontrollere, at chauffører har ren straffeattest / børneattest. 22. Alle færdselsregler samt øvrig lovgivning der har betydning for aftalen skal overholdes. 23. Hvis elever undtagelsesvis ikke er klar til tiden, skal chaufføren tåle at vente i op til 3 minutter. 24. Vognmanden skal gøre sine chauffører bekendt med kravspecifikationerne. 25. Samarbejde før nyt skoleårsstart: Senest 14 dage før nyt skoleårs start, meddeler skolen vognmanden ferieplan for det kommende skoleår. Skolen meddeler ligeledes vognmanden, hvem der har bevilling til skolekørsel - på særlig blanket. (befordring af elever til og fra undervisningstilbud) hvor der fremgår navn og adresse, mødetid og afhentningstid mv. for de enkelte elever. Vognmanden planlægger herefter ruten så rationelt og kort som muligt og i henhold til kravspecifikationer og øvrige betingelser. Indsætter rigtig vognstørrelse og afhentningstid/ hjemmetid ud for den enkelte elev, således skolen kan nå at meddele elever/forældre ny køreplan inden skolestart. Ligeledes beregnes prisen ud fra det oprindelige tilbud (km. pris, eller km. interval). Til planlægning af ny rute benyttes www.maps.google.dk Ny ruteplanlægning vedlægges sammen med særlig blanket og sendes til skoleforvaltningen. Side 10 af 13

26. Samarbejde i skoleåret: Forvaltningen udsteder bevilling til den enkelte elev og meddeler dette til skolen. Skolen meddeler vognmanden navn, adresse samt møde og afhentningstid mv. således vognmanden kan indarbejde den nye elev på ruten. Hvis en elev i skoleåret ikke længere har behov for transport, meddeler skolen vognmanden, at eleven ikke længere skal afhentes. Ved sygdom eller såfremt en elev af anden grund ikke skal i skole, skal forældre eller skolen have mulighed for at melde afbud til vognmanden. Der skal være mulighed for at melde afbud i tidsrummet 6.00 til 20.00 Ekstrakørsel tilstræbes bestilt i så god tid som muligt. B.S.P. jan. 2009 Side 11 af 13

Bilag 1 Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-g Undertegnede virksomhed erklærer hermed, at virksomhedens udbetalte, forfald gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 2 stk. 2, på tilbudstidspunktet udgør: Kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder og Skat. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-g, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt denne artikel ikke overholdes. Tilbudsgiver erklærer hermed at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) ikke i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) ikke svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Dato: Stempel: Firmanavn: Underskrift: Side 12 af 13

Bilag 10 Kørselsmateriel. Herunder skal beskrives, hvilket kørselsmateriel der skal benyttes til at køre de tilbudte ruter, samt den reservekapacitet, der evt. rådes over. Bus/bil fabrikat. Årgang. Antal kørte km. Plads til antal personer. Påtænkt rute. Nr. Dato:.. Underskrift Side 13 af 13