Etablering af fleksjob i små virksomheder

Inspiration til jobcentre Etablering af fleksjob i små virksomheder Slå to fluer med et smæk: Etablér et fleksjob og bidrag til udviklingen i virksomheden April 2007

FORORD 7 ud af 10 fleksjob etableres i dag på virksomheder med under 50 ansatte, og erfaringen viser, at flere små virksomheder har stor rummelighed, når det gælder om at ansætte borgere med funktionsnedsættelser. 1 Alligevel er der en uudnyttet mulighed i de mindre virksomheder. En tredjedel af alle private virksomheder generelt angiver, at de er blevet kontaktet af kommuner gennem det seneste år. Mens det kun gælder for en sjettedel af de mindre private virksomheder med under 50 ansatte. 2 Et vilkår for en stor del af de mindre virksomheder er, at indehaver og nøglemedarbejdere har så mange opgaver og funktioner, at de mister fokus på det, de er gode til. Derved mister virksomheden mulighed for udvikling og vækst. Tesen er, at små virksomheder ved ansættelse af en deltidsmedarbejder kan frigøre ressourcer til at udvikle virksomheden. Men da der ikke længere er så mange borgere, der ønsker ordinær deltidsansættelse, er fleksjob et godt bud på en alternativ mulighed. Denne tese er blevet afprøvet i forsøgsprojektet Flere fleksjob i små virksomheder, som er finansieret af Arbejdsmarkedsstyrelsen. Inspirationshæftet henvender sig først og fremmest til jobcentrene, men også til andre aktører, der arbejder med fleksjobformidling. Forsøgsprojektet er gennemført i perioden januar 2006 til juni 2007 af Jobcenter Marselisborg i samarbejde med DISCUS A/S, ITI Danmark samt Århus og Silkeborg kommuner. DISCUS har udarbejdet dette hæfte. Projekt Flere fleksjob i små virksomheder omfatter: 1) En analyse af små virksomheders behov for arbejdskraft. 2) Afdækning af 12 små virksomheders udviklingsbehov, herunder behov for aflastning af leder og nøglemedarbejdere med henblik på etablering af jobåbninger til fleksjobledige. 3) Gennemførelse af et forløb for 30 fleksjobledige med henblik at få dem i beskæftigelse. Du kan læse mere om projektet i evalueringen, som kan downloades på www.jcmb.dk eller www.discus.dk 1 Kilde: Ansatte i fleksjob, landsdækkende undersøgelse udarbejdet af DISCUS A/S, oktober 2006. 2 Kilde: Virksomheders sociale engagement. Årbog 2004, udgivet af Socialforskningsinstituttet.

Fleksjobåbninger i små virksomheder Der kan etableres forskellige typer af fleksjob i de små virksomheder. Opgaverne kan groft inddeles i tre hovedgrupper: 1. Aflastning af leder eller nøglemedarbejdere. 2. Produktions- eller driftsopgaver. 3. Servicefunktioner. Aflastning af leder eller nøglemedarbejdere Leder eller nøglemedarbejdere i små virksomheder deltager ofte i flere funktioner for at få huset til at fungere. Der kan være tale om opgaver, som ikke nødvendigvis kræver lederens eller nøglemedarbejderens særlige kvalifikationer, og disse opgaver kan måske med fordel løses af andre. Ofte er der ikke nok opgaver til en fuld stilling. Derfor kan det være interessant for virksomhederne f.eks. at ansætte en medarbejder i fleksjob til at varetage funktionerne. I bedste fald frigøres ressourcer til udvikling og vækst i virksomhederne. Produktions- eller driftsopgaver En fleksjobansat kan også indgå i virksomhedens almindelige produktion eller drift, hvis blot der tages de rette skånehensyn. Virksomheden kan stå i en situation, hvor der evt. ikke er arbejde nok til en fuld stilling, og her kan en fleksjobansat måske løse opgaven. En fuld stilling kan også deles mellem to fleksjobansatte, hvilket kan være en god og fleksibel ordning for virksomheden. Ofte har de små virksomheder imidlertid ikke kendskab til mulighederne i fleksjobordningen. Eller de har ikke selv tænkt på, at produktions- og driftsopgaver kan udføres af en fleksjobansat. Eller de har ikke tid og kræfter til selv at konstruere en løsning og kontakte et jobcenter. Servicefunktioner I de mindre virksomheder, som har flere ansatte, kan der være mulighed for at oprette nogle ekstra funktioner, hvor en fleksjobansat kan servicere virksomhedens øvrige medarbejdere. Der kan f.eks. være tale om forplejning (f.eks. madlavning, anretning, kaffe, te, køkken, kantine) eller lettere kontorarbejde (f.eks. telefonpasning, kopiering, post, indtastning mv.), eller der kan være tale om lettere pedel- eller rengøringsopgaver. 3

Konsulentens skiftende roller Analytisk kan der arbejdes med tre forskellige konsulentroller. Der er ikke nødvendigvis tale om tre forskellige personer, men tre roller, jobcentrets konsulenter kan påtage sig i det opsøgende arbejde over for virksomhederne: 1. Jobkonsulenten, der udreder borgeren og skræddersyer et job til borgeren 2. Virksomhedskonsulenten, der finder jobåbninger til jobkonsulenten 3. Erhvervskonsulenten, der afdækker barrierer for udvikling i virksomheden og derudaf eventuelt finder en jobåbning. På den ene side står den aktuelle borger med en række kompetencer og nogle helbredsmæssige ressourcer, herunder skånebehov. Ofte er der brug for individuel tilpasning af arbejdsopgaven i større eller mindre grad. Derudover er det vigtigt at have fokus på, om borgeren er motiveret for et bestemt job. Der kan evt. være brug for opkvalificering eller optræning til en bestemt funktion. På den anden side står en mindre virksomhed, som har nogle erkendte eller uerkendte arbejdskraftbehov og måske et socialt engagement. Der er flere forskellige indgangsvinkler til virksomheden i den opsøgende virksomhedskontakt: 1. Jobkonsulenten kontakter virksomheden med konkrete emner og forsøge at skræddersy en stilling 2. Virksomhedskonsulenten kontakter virksomheden med henblik på at etablere en eller flere jobåbninger, som kan gives videre til jobkonsulenterne (virksomhedens erkendte arbejdskraftbehov) 3. Erhvervskonsulenten kontakter virksomheden med henblik på at afdække, hvilke funktioner nøglemedarbejdere og ledere kan aflastes med (virksomhedens mere uerkendte arbejdskraftbehov). Hvor virksomhedskonsulenten har fokus på at etablere jobåbninger til ledige har erhvervskonsulenten fokus på at frigøre ressourcer, så virksomhedens nøglemedarbejdere kan fokusere på det, de er gode til. Jobkonsulenten har derimod fokus på at finde og skræddersy et job til borgeren. De tre hovedtyper kan i praksis skabe opmærksomhed på, hvilken tilgang den enkelte konsulent har til borgere og virksomheder, og de kan bruges i udviklingen af strategier for den opsøgende kontakt til virksomhederne. 4

Sammenkobling af borger-, virksomheds- og erhvervsservice Alle kommuner har ansat jobkonsulenter, som med udgangspunkt i den enkelte borger eller en bestemt gruppe borgere kontakter virksomheder med henblik på at identificere eller skræddersy job til en bestemt borger. Enkelte kommuner har ansat virksomhedskonsulenter, som udelukkende har fokus på at etablere jobåbninger, som efterfølgende kan matches til ledige borgere i kommunen. Flere kommuner har dårlige erfaringer med denne tilgang, fordi de ofte må skuffe virksomhederne, når de ikke kan finde en ledig, der matcher virksomhedens efterspørgsel. Måske fordi de ikke har tilstrækkeligt med ledige i beholdningen. Nogle større kommuner har til gengæld gode erfaringer, sandsynligvis fordi der er mange ledige at vælge imellem. Århus Kommune har eksempelvis gjort sig tanker om, at deres virksomhedskonsulenter også i deres kontakt med virksomhederne skal søge specielt efter de jobtyper, der kan matche de typiske fleksjobledige. Dette er et eksempel på, at de forskellige konsulentroller tænkes sammen, så kommunen optimerer fleksjobformidlingen. Tankegangen i projekt Flere fleksjob i små virksomheder går endnu videre, idet ideen er, at afdækning af små virksomheders udviklingsbarrierer kan være med til at skabe nye jobs for deltidsansatte, og dermed også fleksjobledige. Erfaringen siger, at der på den ene side skal være flere ledige i beholdningen for at denne tilgang kan betale sig. På den anden side viser erfaringen, at der er små virksomheder, der har uerkendte behov for aflastning, hvorfor det burde kunne betale sig at anlægge denne tilgang, hvis kommunen har tilstrækkeligt med ledige at tage af. Med andre ord taler det for, at erhvervsservice kunne blive en væsentlig del af virksomhedsservicen og arbejdet med at finde job til borgerne. Borgerservice Udredning af borgere og matchning til job Motivation Kompetencer Helbred Evt. skånehensyn Individuel tilpasning Optræning/ opkvalificering Jobkonsulent udreder borger og matcher til jobåbning eller skræddersyr job Virksomhedsservice Jobformidling Arbejdskraftbehov Muligheder for skånehensyn Evt. skræddersyning af jobs Motivation / socialt engagement Virksomhedskonsulent finder jobåbning eller jobkonsulent skræddersyr job i virksomheden Erhvervsservice Væktsfremme Afdækning af vækstbarrierer (de mere uerkendte behov) Aflastning af leder og nøglemedarbejdere mhp. på frigørelse af ressourcer til vækst Erhvervskonsulent afdækker vækstbarrierer og behov for aflastning. Heraf etableres en jobåbning 5

Forskellige indgange til virksomhederne I det følgende beskrives forskellige spørgsmål, som kan stilles i den opsøgende virksomhedskontakt, alt efter hvilken rolle konsulenten påtager sig: Erhvervskonsulenten: Afdækning af virksomhedens aflastningsbehov Konsulenten afdækker i denne rolle virksomhedens mere eller mindre uerkendte arbejdskraftbehov. Man kan med fordel stille følgende spørgsmål: Hvilke medarbejdergrupper har virksomheden? Ud fra medarbejdersammensætningen kan man danne sig et billede af, om der udover lederen er nøglemedarbejdere, der evt. kan aflastes Hvem udfører hvilke opgaver? Erfaringen viser, at mange mindre virksomheders ledelse eller nøglemedarbejdere har brug for aflastning med bl.a. planlægning af arbejdet, salgs- og marketingarbejde, kontrol-/kvalitetsarbejde, lettere kontorarbejde, rengøring, lagerarbejde, viceværtsarbejde, forplejning eller pakke- og montagearbejde. Spørg derfor ind til disse områder Er der uløste opgaver i virksomheden? Man kan også spørge, om der er uløste opgaver i virksomheden, og i så fald hvilke. Virksomhedskonsulenten: Fleksjobmuligheder i virksomhedens produktion/drift Konsulenten tager her udgangspunkt i virksomhedens allerede erkendte behov for arbejdskraft i produktion eller drift med fokus på, om behovet evt. kan dækkes af en fleksjobansat. Udgangspunktet kan måske være, at man har set virksomheden annoncere efter arbejdskraft. Stil f.eks. følgende spørgsmål: Kan I skaffe den arbejdskraft I har brug for? Spørg ind til, om virksomheden mangler arbejdskraft i den egentlige produktion eller drift. Hvis der viser sig en åbning, kan der fortsættes med dette spørgsmål: Har I overvejet at ansætte en medarbejder i fleksjob? Fortæl om ordningen og om muligheden for, at en fleksjobvisiteret borger kan udføre arbejdsfunktionen under hensyn til skånebehovene. Foreslå evt., at to fleksjobansatte kan dele en ordinær stilling, hvilket kan være en fleksibel løsning for virksomheden. Jobkonsulenten: Særlig tilpasning til en fleksjobvisiteret borger Her er udgangspunktet én eller flere nærmere bestemte borgere, som man ønsker at skræddersy et fleksjob til. Der er også ofte brug for en vis grad af skræddersyning til fleksjobs, efter man har fået afklaret ovennævnte spørgsmål. Derfor kan man lægge op til samarbejdet med dette spørgsmål: Kan vi aftale et møde, hvor vi sammen gennemgår mulighederne? Det handler her om at få arrangeret et møde, hvor virksomheden og borgeren kan møde hinanden, så borgerens kompetencer og skånebehov kan matches med virksomhedens situation og arbejdskraftbehov. Ofte øges interessen, når virksomheden møder den konkrete borger og ikke blot hører om borgeren som en person med funktionsnedsættelse. 6

Eksempler på fleksjob i små virksomheder Her beskrives nogle konstruerede eksempler på fleksjob i små virksomheder. Eksemplerne er dog baseret på konkrete erfaringer i forsøgsprojektet. Aflastningsfunktion med lettere kontoropgaver En mindre virksomhed med speciale i ombygning af biler havde problemer med at klare ordretilgangen på det administrative område, især mht. fakturering og besvarelse af e-mails fra kunder og interesserede. Ved henvendelse fra en erhvervskonsulent blev dette problem afdækket og erkendt af virksomheden, og der blev efterfølgende i samarbejde med en jobkonsulent aftalt ansættelse af en fleksjobvisiteret borger til aflastning af leder og nøglemedarbejdere. Borgeren havde ikke noget IT-kendskab og havde derfor brug for undervisning i brugen af e-mail og faktureringssystem. Der blev bevilget 2 måneders kursus i arbejdstiden, og efter en praktikperiode på 3 måneder blev borgeren fastansat i fleksjob. Fleksjob som produktionsmedarbejder Et trykkerifirma havde behov for en ekstra person ved en maskine til produktion af store print. Dette arbejdskraftbehov var allerede erkendt i virksomheden og blev nævnt, da en virksomhedskonsulent henvendte sig til virksomheden. Der var ikke behov for en fuldtidsmedarbejder, og i samarbejde med en jobkonsulent blev der fundet en fleksjobvisiteret borger til at varetage jobbet. Arbejdsbeskrivelsen blev tilpasset, så den fleksjobansatte kunne skifte arbejdsstillinger efter behov, hvilket matcher borgerens skånehensyn. Borgeren havde aldrig tidligere arbejdet med computerstyrede trykkerimaskiner og havde derfor brug for oplæring til arbejdet. Der blev bevilget et kursusforløb, ligesom der blev bevilget midler til udarbejdelse af en manual til maskinen. Fleksjobbet blev etableret efter en praktikperiode på tre måneder. Servicefunktion som blæksprutte i mindre elektronikfirma Her blev etableret et alsidigt fleksjob for en borger, som pga. dårlig ryg har måttet afbryde sit tidligere arbejde i plejesektoren. Fleksjobbet omfatter bl.a. forplejning (herunder indkøb hertil), lettere rengøring, lettere kontorarbejde samt pakkeriopgaver. Jobbet kom i stand ved, at virksomheden opslog en almindelig stilling. En jobkonsulent så opslaget og henvendte sig til virksomheden for at forhøre sig om mulighederne for, at jobbet kunne varetages af en nærmere bestemt fleksjobvisiteret borger. På denne baggrund blev der arrangeret et møde mellem borgeren, virksomheden og jobkonsulenten, og efter en praktikperiode på fire uger blev borgeren fastansat i fleksjob med 25 timer pr. uge. Jobåbninger uden match Erfaringer viser, at det i nogle tilfælde lykkes for en erhvervs- eller virksomhedskonsulent at skabe jobåbninger, som det ikke kan lade sig gøre at matche med en konkret borger. Her skal man som konsulent passe på ikke at skuffe virksomhederne ved at love mere, end man kan holde. Ofte handler det om, at der stilles meget specifikke krav til borgerens kvalifikationer (fx tysk i skrift og tale). Det kan også bero på, at de afdækkede aflastnings- eller servicebehov på en arbejdsplads består af flere småopgaver på et så bredt kompetenceområde, at de ikke kan løses af én og samme borger i et fleksjob (fx pedelopgaver og hjælp til regnskab). En tredje grund kan være, at puljen af fleksjobvisiterede ikke er stor nok til, at der kan findes en borger, der matcher jobbeskrivelsen (fx en sejlsportsbutik, der ønsker, at medarbejderen i fleksjob skal have kendskab til og interesse for sejlsport). 7

Særlige forhold i de små virksomheder Små virksomheder har i sagens natur meget forskellige forretningsområder, ligesom der er store individuelle forskelle på virksomhedernes opbygning og kultur. Dette er blandt andet afhængigt af, om der er tale om nyetablerede og iværksætterorienterede virksomheder; om der er tale om en virksomhed i vækstfase, eller om der er tale om ældre og mere etablerede virksomheder. Det lader sig derfor ikke gøre én gang for alle at give en opskrift på, hvordan der skabes en fleksjobåbning i en mindre virksomhed. Alligevel er der nogle forhold, som ofte gør sig gældende i mindre virksomheder: Lederens eller ejerens personlige engagement er ofte bærende for virksomheden Der er kort vej fra chef til medarbejdere, og chefen deltager evt. selv i driften/produktionen Lederen (ofte ejeren af virksomheden) er direkte involveret i alle ansættelser Der er i mange tilfælde ikke indgået overenskomst for de ansatte Virksomhederne har ikke HR-afdelinger el. lign., som kan udvikle organisationen, så arbejdet kan tilrettelægges bedre Vær særlig opmærksom på behovet for hjælpemidler og mentorstøtte. Dette medfører nogle særlige forhold, der gør sig gældende, når man skal i kontakt med virksomheden om fleksjob: Det er vigtigt, at de gensidige forventninger gøres klart, og at der ikke bliver lovet noget, som ikke kan holdes. Virksomheden kan f.eks. have et meget specifikt arbejdskraftbehov, som det ikke umiddelbart lader sig gøre at finde en fleksjobvisiteret borger, der kan udfylde. Her er det vigtigt, at man ikke lover virksomheden, at man kan udfylde behovet men at man selvfølgelig forsøger Det er vigtigt, at såvel leder som andre medarbejdere på virksomheden er velinformerede og har forståelse for, at den fleksjobansatte er ansat med særlige skånehensyn. Det er ligeledes vigtigt, at skånehensynene er klart beskrevne i fleksjobaftalen for at forebygge senere uoverensstemmelser På grund af det lave medarbejderantal og den ofte manglende overenskomst er der ikke altid en tillidsrepræsentant på virksomheden, som kan inddrages i forbindelse med fleksjobansættelsen. Nogle fagforeninger kan have vanskeligt ved at acceptere fleksjobansættelser i en virksomhed uden overenskomst. Derfor kan der være brug for at inddrage fagforeningen tidligt i forløbet, eller skifte til en mere velvilligt indstillet fagforening Det er afgørende for et succesfuldt fleksjobforløb, at forløbet følges tæt af jobkonsulenten. Virksomheden har brug for støtte til håndtering af fx myndighedskontakt o.a. Som i andre virksomheder kan det være en god idé at indlede fleksjobforløbet med en arbejdsprøvning eller en praktikperiode. Under praktikperioden følges forløbet tæt, så eventuelle problemer kan afhjælpes. Vær opmærksom på, at en lang praktikperiode ikke nødvendigvis giver bedre jobmuligheder for borgeren end en kort praktikperiode. 8