Introduktion og formål med dette dokument Moderniseringsstyrelsen har pr. 10. januar 2012 frigivet obligatorisk servicepack, Navision Stat 5.3 med tilhørende systeminfo og vejledninger. Dette skriv er tænkt som en hjælp til selvejer skolerne til at navigere rundt i de mange forbedringer og ændringer, der er indeholdt i Navision Stat 5.3. Formålet er at introducere de ændringer og forbedringer, som UNI-C vurderer, har størst betydning for selvejer skolerne. Indhold Introduktion og formål med dette dokument... 1 Forbedringer i Navision Stat 5.3 af primær interesse for selvejer skolerne... 2 Manglende visning af Afsenders CVR nummer på elektroniske dokumenter (vis original dokument)... 2 Åbning for bogføring af købsfakturaer med flere købsliner på samme anlæg... 2 Oprettet fakturanummer vises nu ved accept af E-bilag... 2 Mulighed for samtidig udskrift af bilag ved bogføring af E-bilag... 2 Rettelse af filtreringsfejl på Rapporten Bank Kontokort... 3 Ny Tværgående afstemningsrapport Kontrol Af Indirekte Bogføring... 3 Manglende opdatering af bilagsnr. ved overførsel af udgiftsfordelingsjournal... 3 Re - etablering af rapporten Finans- kontokort i stående udgave... 3 Ny finanskladde kontrolrapport med både kolonne for moms og modkonto (ID 6007754)... 3 Delvis opgradering til Payment Management Version 2.10... 4 Udvidet check ved konto-til-konto betalinger... 4 Debitorkontoudtog udvides med bank reg. nr.... 4 Debitoroversigten udvides med kolonnen 'Spærret'... 4 Selvejerrapporten Salgskreditnota renses for bankoplysninger (ID 6007183)... 4 Øvrige forbedringer i Navision Stat 5.3 der også berører selvejer skolerne... 5 Logning af rapport anvendelse... 5 Mulighed for afvikling af batchmodulet via Navision Application Server... 5 Forbedret performance ved bogføring... 5 GIS-aktivering fremadrettet uden påvirkninger af ændringslog opsætninger... 5 Manglende tømning af Analysebudgettabellen ved indlæsning af budget fra Excel... 6 1
Forbedringer i Navision Stat 5.3 af primær interesse for selvejer skolerne Manglende visning af Afsenders CVR nummer på elektroniske dokumenter (vis original dokument) (IN01595 Nye OIOUBL2.0 stylesheets til visning) I NS 5.3 er implementeret nye visningsstylesheets for OIOUBL2 dokumenter. Dermed skulle vi undgå problemet med, at Afsenders CVR nummer ikke vises under visse betingelser. UNI-C ændringsønske. Åbning for bogføring af købsfakturaer med flere købsliner på samme anlæg (IN01558 Spærret for anskaffelse skal afmærkes efter bogføring) I NS 5.3 bliver det igen muligt at kontere flere kladde- eller faktura linjer ind på det samme anlæg. Med denne rettelse bliver afmærkning i feltet Spærret for anskaffelse på anlægskortet først sat, når hele bogføringen af kladden/bilaget er gennemført. UNI-C ændringsønske. Oprettet fakturanummer vises nu ved accept af E-bilag (IN01598 Mere informativ accept af E-bilag uden matchende ordre) Tidligere rettelser har elimineret gammel funktionalitet, hvor der ved accept af faktura uden ordre (på samme måde som ved accept af faktura med ordre) vises hvilket fakturanummer, der oprettes i Navision Stat. Denne funktionalitet er nu genindført, således at oprettet fakturanummer nu vises, uanset om der sker et ordre match eller ej. UNI-C ændringsønske. Mulighed for samtidig udskrift af bilag ved bogføring af E-bilag (IN01603 Etablering af udskrift af E-bilag ved bogføring) Der er etableret mulighed for - på udvalgte rapporter til selvejersektoren, at udskrive salgsfakturaer og salgskreditnotaer ved bogføring af E-bilag. UNI-C ændringsønske. Rapporter: Salgsfaktura Salgskreditnota ID 6007184 - Faktura PM m/fi-kort Selveje ID 6007183 - Salg kreditnota Selveje Fremgangsmåde For at aktivere muligheden for udskrift af salgsfaktura eller salgskreditnota ved bogføring af E-bilag gøres følgende: På et allerede bogført E-bilag vælges knappen Udskriv og i anfordringsbilledet - faneblad Indstillinger sættes flueben i boksen ud for Udskriv hvis elektronisk. Dernæst klikkes på Udskrift eller Vis udskrift i anfordringsbilledet. Fluebenet i boksen Udskriv hvis elektronisk vil dermed fremadrettet være lagret i brugerens ZUP fil. Næste gang bruger bogfører et E-bilag er det afgørende om der vælges Bogfør eller Bogfør og udskriv. Vælges Bogfør bogføres bilaget som man er vant til dvs. uden at der udskrives. 2
Vælges derimod Bogfør og udskriv så sørger ZUP filen for, at Navision husker det flueben, der er sat i anfordringsbilledet og salgsfaktura/salgskreditnota vil derfor blive udskrevet i samme moment, som bilaget bogføres. Rettelse af filtreringsfejl på Rapporten Bank Kontokort (IN01578 Rettelse af filtreringsfejl på Rapporten Bank Kontokort) Rapporten Bank - Kontokort har tidligere ikke beregnet totalen i kolonnen Saldo og Saldo (RV) rigtigt, når der filtreres på dato. Dette er nu ændret. UNI-C ændringsønske. Ny Tværgående afstemningsrapport Kontrol Af Indirekte Bogføring (IN01580 Tværgående afstemningsrapport) Der er lavet en ny afstemningsrapport Kontrol Af Indirekte Bogføring, som dækker på tværs af modulerne Kreditor, Debitor, Bank, Anlæg og Lager. Rapporten viser en saldo for bevægelserne i den periode, som rapporten trækkes for. Rapporten har en kolonne der viser hvad der indirekte er bogført på bogføringsgrupperne og en kolonne, der viser, hvis der har været bogført direkte på finanskontoen. Er der difference mellem de 2 kolonner vil der blive vist en difference i rapporten. Rapporten er tænkt som en hjælp i forbindelse med Regnskabserklæringen. Sti: Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelsen. Manglende opdatering af bilagsnr. ved overførsel af udgiftsfordelingsjournal (IN1590 Fejl i bilagsnr. Opdatering ved overførsel af udgiftsfordeling) Ved overførsel af udgiftsfordelingsjournal til kladde skete der ikke en korrekt opdatering af bilagsnummer i forhold til sidst anvendte bilagsnummer. Dette er nu rettet. Navnet på kørslen er i øvrigt ændret til Overfør udgiftsfordelingsjournal til finanskladde. UNI-C ændringsønske. Re - etablering af rapporten Finans- kontokort i stående udgave (IN01599 Re-etablering af rapporten Finans kontokort) Rapporten Finans kontokort er blevet ført tilbage til sin oprindelige form dvs i den stående udgave. Samtidigt har den liggende version af rapporten - introduceret i NS 5.2.01 - skiftet navn til Finans kontokort udvidet. UNI-C ændringsønske. Sti: Økonomistyring/Finans/Rapporter/Poster. Ny finanskladde kontrolrapport med både kolonne for moms og modkonto (ID 6007754) (IN01600 Ny rapport Finanskladde kontrol m. moms og modkonto) Der er bygget en ny rapport Finanskladde kontrol m. moms og modkonto. Rapporten er en kontrolrapport, der viser en oversigt over kladdelinjerne i en kladde, samt en afstemning af afstemningskonti. Rapporten kan bruges til at vise redigerede kladdelinjer, og dermed resultatet af bogføringen, før der bogføres. Rapporten er en udvidelse af Navision Rapporten Finanskladde kontrol. 3
Udvidelsen gør at rapporten nu både specificerer momsbeløbet af beløbet på kladdelinjen (beløb vises inkl. Moms) samt den konto som momsbeløbet vil blive bogført på OG den modkonto der måtte være indsat på kladdelinjen. UNI-C ændringsønske. Delvis opgradering til Payment Management Version 2.10 (IN00919 Delvis Opgradering til PM version 2.10) Det er nu muligt at få en udvidet adviseringstekst med i PTX filen fra Danske Bank. Kan evt. bruges til et teknisk referencefelt, og vil fremgå af adviseringen. Sti: Økonomistyring/ Likviditet/ Bank. Det er nu muligt at opsætte en tolerance, der definerer et datointerval (+/-) til afstemning af bankposter. Datoen behøver således ikke at matche 100%. Det er også muligt at opsætte, at man ønsker, at anvende saldometoden til udligning af ens afstemninger. Ved indlæsning af bankkontoafstemningsposter vil systemet i dette tilfælde udligne fra den først åbne post. Sti: Økonomistyring/Opsætning/ Betalingsformidling/ Bank Fanebladet Afstemning Udvidet check ved konto-til-konto betalinger (IN01608 udvidet check ved konto-til-konto betalinger) Det er ikke længere muligt at undlade at indsætte registreringsnr., på indenlandske konto til konto betalinger. Ved manglende registreringsnr. kommer der en fejl i fejlloggen på købsfakturaen, og fakturaen kan derfor ikke bogføres, før registreringsnr., er påført. Opstramningen er afledt af Nemkontos afvisning af konto-til-konto betalinger, hvor registreringsnr. mangler. På kreditors bankkort er det ligeledes ikke længere muligt at indsætte ugyldige tegn i feltet Kontonr. Når fx en bindesteg indsættes fjerner Navision Stat den automatisk ved validering af indtastningen. Debitorkontoudtog udvides med bank reg. nr. (IN01589 Debitorkontoudtog udvides med bank reg. Nr.) Bank registreringsnummeret vises nu i debitorrapporten Kontoudtog. UNI-C ændringsønske. Sti: Økonomistyring/Tilgodehavender/Dokumenter Kontoudtog Debitoroversigten udvides med kolonnen 'Spærret' (IN01591 Debitoroversigten udvides med kolonnen Spærret ) Det er nu muligt at se, om en debitor er spærret via debitoroversigten. Kolonnen Spærret kan indvælges på oversigten vha. Vis/Vis kolonne. UNI-C ændringsønske. Sti: Salg & Marketing/Salg/Debitorer - Tryk F5. Selvejerrapporten Salgskreditnota renses for bankoplysninger (ID 6007183) (IN01602 Selvejerrapporten Salgskreditnota renses for bankoplysninger) Felterne: Gironr., Bank og Kontonr. er fjernet fra rapporten Salg kreditnota Selveje, da disse oplysninger er irrelevante for kreditering. Rettelsen er således med til at understøtte en mere logisk rapportering. UNI-C ændringsønske. 4
Øvrige forbedringer i Navision Stat 5.3 der også berører selvejer skolerne Logning af rapport anvendelse (IN01563 Rapport overvågning) For en mere målrettet indsats af rapportudvikling i Navision Stat, frigives der med NS 5.3 funktionalitet, der automatisk logger, hver gang en rapport vises og udskrives. Denne logning og optælling af rapportudskrifter, vil fremadrettet blive brugt til at optimere de mest anvendte rapporter, og give inspiration til hvilke typer af rapporter, der finder størst anvendelse. Forventningen er således, at Moderniseringsstyrelsen på denne måde bedre kan imødekomme de relevante rapportbehov i Navision Stat. Sti: Administration/It-administration/Brugere/Rapportforbrug Mulighed for afvikling af batchmodulet via Navision Application Server (IN01579 Scheduleret åbning af indbakkerne) Det har hidtil kun været muligt at afvikle Batchmodulet på en Navision klient, som skulle stå åben konstant. Det er nu også muligt at afvikle batchmodulet via en Navision Application Server med startparameter = GIS. Denne funktionalitet betyder fx, at åbningen af indbakkerne til modtagelse af E-bilag og Nemkontoretursvar nu kan scheduleres for automatisk åbning (fx om natten). Åbningen scheduleres i batchmodulet, der via Navision Applikation Server igangsætter åbningen på det ønskede tidspunkt. Forbedret performance ved bogføring (IN01568 Forbedret performance i bogføring) Performance i Navision Stat er generelt lidt dårligere end i en standard udgave af Navision. Dette er naturligt, da den statslige udgave skal foretage en del ekstra kontroller for at kunne levere konsistente data til statsregnskabet. I NS5.2.01 er performance af bogføringen til finansposttabellen samtidigt, afhængigt af antallet af posteringer. Jo flere posteringer, der foretages samtidigt, jo langsommere. I NS5.3 er der foretaget justeringer af bogføringsrutinen, så den bliver markant forbedret, specielt ved store bogføringer med mange samtidige linjer til finansposttabellen. GIS-aktivering fremadrettet uden påvirkninger af ændringslog opsætninger (IN01635 Ændring i ændringslog opsætning ved GIS-aktivering) Det er i dag muligt at spore alle ændringer i data, som en bruger har foretaget i databasen, vha. ændringslog-funktionaliteten. Brugeren vælger selv hvilke tabeller og felter, der ønskes logget. Sti: Administration/Programopsætning/Generelt/ Opsætning af ændringslog En GIS-aktivering havde tidligere indflydelse på ændringslog opsætningen. Det er nu sikret, at en fremadrettet GIS-aktivering i et regnskab ikke får nogen indvirkning på ændringslog opsætningen i det pågældende regnskab. Sti: Administration/Programopsætning/Generel Integration/NS Lokal/Integration/Basis/ Integrationsopsætning. 5
Manglende tømning af Analysebudgettabellen ved indlæsning af budget fra Excel (IN01542 Ryd og erstat budget tømmer ikke Analysebudgettabellen) I NS 5.2 blev der introduceret en ny indstilling til indlæsning af budget fra Excel: Ryd og erstat alle poster Sti: Økonomistyring/ Finans/ Budgetter/Funktion/ Indlæs fra Excel Indlæsningen tømte fejlagtigt ikke Analysebudgetposttabellen med den konsekvens, at rapporter, der dannes på baggrund af en analyse, viste dobbelte eller 3-dobbelte budgetposter, alt efter hvor mange gange man havde indlæst budgettet via denne kørsel. Dette er nu rettet. 6