Tilbud og kommissorium vedr. Budgettilpasning tværfagligt samarbejde, visitation og styring
Kommissorium, tilbud og aftale Materiale er udarbejdet med baggrund i drøftelser med direktør Jytte Rosenlund (JR) samt repræsentanter for forvaltningsledelsen. Materialet indeholder følgende hovedpunkter: A. BAGGRUND OG FORUDSÆTNINGER... 2 B. TIDS- OG PROCESPLANER... 3 B.1. TIDS- OG PROCESPLAN VEDR. UDARBEJDELSE AF BUDGETTILPASNINGSOPLÆG... 3 B.2. TIDS- OG PROCESPLAN VEDR. DET TVÆRFAGLIGE SAMARBEJDE, VISITATION OG STYRING... 5 C. ORGANISERING... 6 D. ØVRIGE FORHOLD... 7 E. SUCCESKRITERIER FOR SAMARBEJDET... 7 F. PRIS OG ESTIMERET TIMEFORBRUG... 7 G. AFTALE... 7 BILAG 1... 8 A. Baggrund og forudsætninger Kommissoriet har følgende 2 initiativer: 1. Udarbejdelse af budgettilpasningsoplæg Med udgangspunkt i drøftelser med skoleledere, daginstitutionsledere, PPR, familieafdelingen sundhedsplejen og andre relevante nøglepersoner foretages gennemgang af status og mulige tiltag til budgetreduktioner, og der opstilles scenarier for opnåelse af realistiske budgettilpasningstiltag på netto 2 mio. kr. i 2007. Materialet samles i ét budgettilpasningsoplæg, som forelægges til politisk behandling. Med henblik på at skabe et overblik over eksisterende og eventuelt nye tilbud suppleres budgettilpasningsoplægget med en oversigt over tilbudsviften i efter følgende model: 2. Udarbejdelse af rammer for det tværfaglige samarbejde, visitation og styring af støtteressourcer Der gennemføres en proces, som fører frem til et politisk beslutningsgrundlag for den fremtidige organisering af det tværfaglige samarbejde, visitation og økonomiske styring af støtteressourcer Det forebyggende og tværfaglige samarbejde herunder også målsætninger, organisering og spilleregler. Retningslinier og procedurer i relation til modellen (mål og rammestyring) Visitationsmodellens principper (énstrenget model, hvor indsatsen ses på tværs af sektorer/udgiftsområder) herunder også muligheder for politisk styring, kompetenceplan, organisering, visitationsmodel, procedurer og forretningsgange. Side 2 af 8
Processen skal sikre en fælles forståelse for de retningsliner og procedurer, som vil være indeholdt i det tværfaglige samarbejde og den enstrengede visitation herunder mål og rammestyring. B. Tids- og procesplaner B.1. Tids- og procesplan vedr. udarbejdelse af budgettilpasningsoplæg 2007 Budgettilpasningsoplæg Januar Februar Marts Uge 13 Uge 12 Uge 11 Uge 10 Uge 9 Uge 8 Uge 7 Uge 6 Uge 5 Uge 4 Uge 3 Uge 2 Uge 1 1 Tilpasning af aftale m.v. 2 3 4 5 Følgegruppemøde - konkret tilrettelæggelse Interviews/udarbejdelse af oplæg vedr. budgettilpasning Møde i følgegruppen m.fl. - gennemgang af beslutningsoplæg Politisk behandling af forslag til tiltag vedr. budgettilpasninger Ad 2) Følgegruppemøde Der afholdes møde i følgegruppen, hvor følgende afklares: Tidspunkt og deltagerkreds for afholdelse af møder, hvor status, konkrete initiativer og perspektiver for budgettilpasninger gennemgås sammen med de faglige forventninger vedr. antal børn, økonomi m.v. Der foreslås afholdt møder med repræsentanter for Skolelederne Daginstitutionslederne Familieområdet PPR Sundhedsplejen Andre relevante nøglepersoner Intentioner og mål for forløbet drøftes, og der udvælges repræsentanter. Det foreslås, at der på alle møderne deltager repræsentant fra staben vedr. økonomi og løn, således der løbende opstilles oversigter. Pythea samler materialet i et debat- og beslutningsoplæg. De økonomiske oversigter udarbejdes af staben vedr. økonomi og integreres i oplægget. Med henblik på at skabe et overblik over eksisterende og eventuelt nye tilbud suppleres budgettilpasningsoplægget med en oversigt over tilbudsviften i. Oplysningerne til brug for dette tilvejebringes under interviewforløb samt ved fremsendelse af relevant planmateriale til Pythea. Overblikket samles med udgangspunkt i følgende model: Side 3 af 8
Model for overblik over tilbudsvifte, som integreres i budgettilpasningsoplæg Børn og unge i trivsel Sårbare børn (midlertidige) Risikobørn (konstante/permanente) Truede børn Børn med svære problemer 0-2 årige Barn tæller for 2 i dagplejen Pris: xx Specialinstitution Pris: xx 7-16 årige 3-6 årige Nyt tilbud Pris: xx 16-18 årige Ad 3) Interviews og udarbejdelse Der afholdes interviews med relevante ledere, medarbejdere og nøglepersoner på baggrund heraf udarbejdet et udkast til et beslutningsoplæg evt. med scenarier. Ad 4-5) Behandling af udkast til budgettilpasninger Udkastet til budgettilpasninger behandles på følgegruppemøde, hvorefter materialet tilrettes, og det endelige oplæg fremsendes til politisk behandling. Side 4 af 8
B.2. Tids- og procesplan vedr. det tværfaglige samarbejde, visitation og styring Tværfagligt samarbejde, styring og visitation 2007 Januar Februar Marts April Uge 18 Uge 17 Uge 16 Uge 15 Uge 14 Uge 13 Uge 12 Uge 11 Uge 10 Uge 9 Uge 8 Uge 7 Uge 6 Uge 5 Uge 4 Uge 3 Uge 2 Uge 1 6 Tilpasning af aftale m.v. Følgegruppemøde - tilrettelæggelse af forløb vedr. tværfagligt 7 samarbnejde, visitation og styring 8 Forberedelse og udarbejdelse af oplæg til model, procedurer m.v. Afholdelse af temadag med 9 nøglepersoner Tilretninger af oplæg til model, 10 procedurer m.v. 11 12 13 Følgegruppemøde, hvor tilrettet oplæg behandles Politisk behandling af udkast tværfagligt samarbejde, visitation og styring Følgegruppemøde - konkret tilrettelæggelse af procesforløb aftales 14 Implementering Ad 7) Følgegruppemøde På følgegruppemøde drøftes skitse til model og struktur for det forebyggende og tværfaglige samarbejde samt enstrenget visitation herunder mål- og rammestyring. Der opstilles hovedpunkter for et procesforløb. Ad 8) Udkast til oplæg vedr. det tværfaglige samarbejde, styring og visitation Udarbejdelse af udkast til oplæg vedr. styring og visitation af støtteressourcer med følgende hovedindhold: Det forebyggende og tværfaglige samarbejde herunder o Organisering i sammenhæng med visitation og styring o Hvad forstår vi ved tværfaglighed? o Målsætninger for det tværfaglige samarbejde o Spilleregler Retningslinier og procedurer i relation til modellen (mål og rammestyring) Visitationsmodellens principper (énstrenget model, hvor indsatsen ses på tværs af sektorer/udgiftsområder) herunder også o Muligheder for politisk styring o Kompetenceplan o Administrativ organisering o Visitationsmodel o Procedurer og forretningsgange o Økonomiske styringsværktøjer Side 5 af 8
Ad 9) Afholdelse af temadag Der afholdes en temadag nøglepersoner i organisationen med henblik på drøftelse af udkastet til organisering af det tværfagliges samarbejde samt visitation og styring for området vedr. børn, unge og familier med behov for særlig støtte. Ad 10) Opsamling fra temadagene Der foretages opsamling fra temamødet, og materialet vedr. tværfagligt samarbejde, visitation og styring opdateres i henhold til det input, der er kommet på temadagene. De tilrettede udkast fremsendes til følgegruppen og nøglepersonerne i organisationen med henblik på en eventuel mellemliggende drøftelse på personalemøder, ledermøder, faggruppemøder m.v. Ad 11) Følgegruppemøde Der afholdes følgegruppemøde, hvor det tilrettede oplæg gennemgås vedr. budgettilpasninger, sammenhængende børnepolitik og model for styring og visitation. Der foretages herefter tilretninger i overensstemmelse med følgegruppens ønsker, hvorefter materialet udsendes til politisk behandling. Ad 12) Politisk behandling Et samlet oplæg vedr. organisering af det tværfaglige samarbejde samt visitation og styring af støtteressourcer fremlægges til politisk behandling. Ad 13) Tilpasninger Oplæg tilpasses iht. den politiske beslutning. Ad 14) Implementering Arbejdet implementeres (tidspunkter aftales): Der arbejdes efter mål- og rammestyringen Modellen for styring af støtteressourcer anvendes Indsatser i den sammenhængende børnepolitik konkretiseres og planlægges Tiltag til opnåelse af budgettilpasning foretages. Tiltag til foretagelse af evaluering af effekten af de igangsatte tiltag. C. Organisering Pythea har i analyseforløbet reference til direktør Jytte Rosenlund. Al korrespondance foregår så vidt muligt via mail, hvor al relevant mailkorrespondance fremsendes cc. til referencepersonen. fastsætter repræsentanter til følgegruppen, hvor det anbefales, at der udover fagrepræsentanter også deltager repræsentanter fra stabsfunktionerne vedr. økonomi og løn og vedr. udvikling med et særligt fokus på Opstilling og viderebehandling af budgettilpasninger Opsætning af den økonomiske ramme Evalueringer Videreudvikling vedr. mål- og rammestyring Udvikling af information og dokumentation til det ledelsesmæssige og politiske niveau. Følgegruppen giver undervejs sparring og inspiration til forløbet, samt sikrer samspil med de øvrige aktiviteter i organisationen herunder forløbet med dannelse af en sammenhængende børnepoli- Side 6 af 8
tik. Følgegruppen er ligeledes det forum, hvor der sker en koordinering i forhold til de aktiviteter der skal sikre en sammenhængende børnepolitik. Pythea s rolle er at gennemføre projektledelse i et nært samspil med Jytte Rosenlund og følgegruppen, hvor Pythea så vidt muligt udfører alt skriftligt arbejde og koordination dog ikke i forbindelse med den sammenhængende børnepolitik. D. Øvrige forhold Kommunen fremskaffer det nødvendige planmateriale og deltager i temamøder m.v. Det forudsættes i tilbuddet, at organiseringen af det forebyggende og tværfaglige samarbejde samt visitation og styring beskrives i èn samlet organisering. I tilbuddet er der indeholdt fremlæggelse vedr. budgettilpasningsoplægget og forslaget til model for det tværfaglige samarbejde samt styring og visitation for det politiske niveau (ét møde). Øvrige fremlæggelser/temamøder kan aftales særskilt. Materialet fremsendes elektronisk, således kommunen har mulighed for ajourføring og fremtidig opdatering. E. Succeskriterier for samarbejdet Pythea s succeskriterier i forbindelse med opgavernes udførelse: Det skrevne materiale fremstår lettilgængeligt. Slutmaterialet udgør et overskueligt og brugbart værktøj i kommunens fremtidige arbejde. Der er undervejs i forløbet styr på projektet herunder at referencepersonerne er velinformeret om konsulenternes handlinger i organisationen og målet med dette. De aftalte tids- og handleplaner overholdes. Samarbejdsformen kræver minimal anvendelse af ressourcer fra kommunes side uden at ejerskabet mistes. Samarbejdsformen er fleksibel og forløbet kan justeres undervejs afhængigt af kommunens behov. Samarbejdet er godt og tillidsfuldt på alle niveauer. F. Pris og estimeret timeforbrug Der henvises til bilag 1 for en oversigt over pris og estimeret tidsforbrug. G. Aftale Aftale om udførelse af ovenstående opgave er indgået mellem følgende parter Dato og underskrift Pythea Side 7 af 8
Bilag 1 2. Budgettilpasningsoplæg Prisen for udarbejdelse af budgettilpasningsoplæg udgør 60.760 excl. moms og transportudgifter. Konsulenttimeforbruget udgør samlet 62 timer til en fastsat konsulenttimetakst på kr. 980 pr. time excl. moms. Timeforbruget fordeler sig således på hoveddele: Følgegruppemøder forberedelse og deltagelse 7 Mødeafholdelse vedr. budgettilpasninger 20 Udarbejdelse af budgettilpasningsoplæg 30 Fremlæggelse/aflevering 5 I alt 62 timer 2. Det tværfaglige samarbejde, styring og visitation Prisen for gennemførelse af forløb vedr. det tværfaglige samarbejde, styring og visitation udgør 98.000 excl. moms og transportudgifter. Konsulenttimeforbruget udgør samlet 100 timer til en fastsat konsulenttimetakst på kr. 980 pr. time excl. moms. Timeforbruget fordeler sig således på hoveddele: Følgegruppemøde - forberedelse og deltagelse (skitse til model for det tværfaglige samarbejde, styring og visitation m.v.) 9 Udarbejdelse af oplæg til model, procedurer m.v. incl. tilretninger 40 Afholdelse af temamøde 13 Politisk behandling 3 Implementering I alt 35 timer 100 timer Der faktureres efter hver afsluttet del. Side 8 af 8