Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 2. juni 2015 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 25. marts 2015 3 Økonomi, herunder a. gennemgang af udkast til kvartalsregnskaber b. information fra 1. budgetsamrådsmøde den 5. maj 2015 i Kirkecenter Højvangen c. beslutning om fastsættelse af fordelingstal mellem Fruering og Vitved kirkekasser samt orientering om udarbejdelse af budgetter for 2016 4 Orientering om renoveringsprojektet i Fruering kirke 5 Studietur 23. august 2015 6 Opfølgning på synsrapporter 7 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 8 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 10 Orientering ved kontaktpersonen 11 Orientering ved kirkeværger 12 Orientering ved formanden for Præstegårdsudvalget 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant 14 Orientering ved folkevalgte kasserere 15 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang. Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Anders Nielsen (havde meldt afbud) og Anne Marie Thormann deltog ikke. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 321: Du danske sommer, jeg elsker dig Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 25. marts 2015 Ad. 11.g skal ændres til at Biskop Kjeld Holm afholder afskedsreception fredag den 19. juni og afskedsgudstjeneste den 21. juni 2015 kl. 14.00 i domkirken. Sidste punkt under ad. 13 skal rettes til: Af udsendte 8 breve om hjemfaldne gravsteder er de 3 sendt som anbefalede breve. Ad. Punkt 12 skal ændres fra sognepræsten til kontaktperson Med ovennævnte bemærkninger blev referatet godkendt.
2 Pkt. 3 Økonomi a. Gennemgang af udkast til kvartalsregnskaber v/anne Marie Madsen Anne Marie gennemgik medsendte bemærkninger til 1. kvartal 2015 og henviste blandt andet til note 6 Administration, der udviser procent et forholdsvis stort træk, men det skyldes at årskontingenter til menighedsrådsforeningen og abonnement til Kristeligt dagblad skal betales i 1. kvartal. Kvartalsrapporter for perioden 1. januar 31. marts 2015 for både Fruering og Vitved kirkekasser blev forelagt og godkendt. Kvartalsrapporter underskrives af formænd og folkevalgte kasserere i to eksemplarer, hvoraf det ene sendes til provstiet og det anden eksemplar arkiveres hos Anne Marie. b. Information fra 1. budgetsamrådsmøde den 5. maj 2015 Niels Peter gav en orientering fra første afholdte budgetsamrådsmøde den 5. maj 2015 i Kirkecenter Højvangen. Selvom der er en tilbagegang af antallet af folkekirkemedlemmer kan faldet opvejes af en relativ stor vækst i Skanderborg Kommune, men 0,5 % tilbagegang af folkekirkemedlemmer medfører et fald i indtægter på kirkeskatten på 0,5 mio. kr. På budgetsamrådsmødet blev det foreslået at nedsætte den kommunale kirkeskat! provsten vil tage punktet op igen på afsluttende budgetsamråd, men det forventes kirkeskatteprocenten fastholdes uændret. Generelt er der en robust økonomi i provstiet, og der er afsat udviklingsmidler til specielt omlægning kirkegårde, og budgetreserven, der er på 2,5 mio. kr., skal vi være opmærksomme på som finansieringsmulighed. Der bliver fokus på vores kirkegårdstakster igen fra nytår (2016). Ved sammenligning med andre sogne i provstiet ligger Fruering og Vitved meget lig med gennemsnittet for de øvrige sogne (lidt over) vedrørende omkostningsberegnede takster for en kistebegravelse og en urnenedsættelse. Det er tydeligt at udgiften er større for de mindre sogne end for de større, hvilket ikke er overraskende, da basis omkostninger er uafhængig af antallet. Der er en kraftig opfordring til fra provstiets side om at omlægge og tilpasse kirkegårdene således at driftsomkostningerne minimeres. Afslutningsvis bliver der også arbejdet på at optimere brugen af indkøbte kirkegårdsmodul, og der er fokus på omkostninger til Brandsoft på dette. c. Beslutning om fastsættelse af fordelingstal mellem Fruering og Vitved kirkekasser Niels Peter orienterede om baggrund og indhold i medsendt bilag til dagsorden visende den procentvise fordeling imellem Fruering og Vitved sogne på forskellige kirkelige aktiviteter der finder sted i kirkerne og i præstegården. Vi har i gennem en årrække anvendt en procentvis fordelingsnøgle på 40/60 på fælles udgifter imellem sognene med 40 % til Vitved og 60 % til Fruering. Tidligere havde præstegårdskassen sit eget regnskab og kirkeligning, men det er senere ændret til at præstegårdskassen (udgifter og indtægter) er lagt sammen med hovedsognets kirkekasse og det vil sige til Fruering kirkekasse. Vi skal være opmærksomme på at vi har fået en øget udgift til konfirmandlokale efter at driftsbygningen er inddraget, hvilket betyder øget omkostninger og mindre lejeindtægter. Den tidligere kirkeligning, der knyttede sig til præstegårdskassen, der nu tilgår Fruering kirkekasse, burde øges som følge af udviklingen.
3 Kirkeligning i gennemsnit i provstiet i kr. pr. medlem er på 980 kr. og i Fruering er tallet 969 kr. Der var sammen med dagsorden vedlagt referat fra budgetmøde den 21. maj 2015 og foreløbigt budgetbidrag skal sendes ind til provstiet senest den 15. juni 2015 og endelig budget skal foreligge til godkendelse på MR-mødet den 7. oktober 2015. Konklusion Det blev besluttet, med henvisning til udleveret bilag betegnet: Oplæg vedrørende dokumentation af fordelingstal mellem Fruering og Vitved kirkekasser og dateret den 24. maj 2015, at fortsætte anvendte fordelingsnøgle 40/60 %. Pkt. 4 Orientering om renoveringsprojektet i Fruering kirke a. Arbejdet blev sendt i udbud i marts med frist 14. april. Gennemgang af tilbud 27. april, licitationsresultat holder sig indenfor kalkulerede ramme. Samlet tilbudssum 3.360.000 kr. inkl. moms. Valgt alle laveste bydende: Murer: John Vind, Tømrer: Erik Simonsen, Maler: Simon Vejbæk Kinch, El: Kemp & Lauridsen, VVS: Juhl Nielsen, Møbelpolster: Poul Poulsen, Skive, Gørtler: G. Erstad, og konservator efter overslag. b. Tidsplan: Opstartsmøde med håndværkere den 19. maj. Byggemøder løbende og mangelgennemgang ultimo oktober samt aflevering i uge 47 (16-20. nov.). Genindvielse 1. søndag i advent (29. nov.). Kirken er ryddet, altersølv mv. er forsvarligt opbevaret i pengeskab! c. Der er lejet en hal til opbevaring og maling af kirkebænke. Ved fastlæggelse af farver vil sandsynligvis kræve et ekstra møde. Farvevalget har været diskuteret indledningsvis med konservator og maler på opstartsmødet og Marcelle (arkitekten og tilsynsførende) har møde med Erik Simonsen d. Beslutning om nye lysholdere aftales i Fruering menighedsråd og Inge-Gerd har fremskaffet forslag med billeder og økonomi. Billederne til Marcelle. e. Fruering menighedsråd planlægger genindvielse af Fruering kirke med afholdelse af en reception og der udsendes skriftlige indbydelser. f. Begrundelse for afslag til ansøgningen til kirkeistandsættelsesordningen var tilsendt sammen med dagsorden. Pkt. 5 Studietur 23. august 2015 Udvalget består af Inge-Gerd, Lene og Jørgen. Der blev ikke givet informationer om studieturen. Pkt. 6 Opfølgning på synsrapporter Fruering a. Pigstensbelægning: Hvad gør vi? Søgt 200.000 kr. i anlægsmidler 2016. Provstiet skal have detaljeret projekt for at gå videre. Forskellig holdning til det fornuftige i dræn (store projekt). Anbefalet på provstesyn. Spørge Kgl. bygningsinspektør inden vi går videre, og høre hans vurdering? Hvis ja, udarbejde projekt, hvis nej nøjes med pigsten og få tilbud fra Skyum? Konklusion: Niels Peter kontakter Kgl. Bygningsinspektør Niels Vium for et svar. b. Vagn oplyste at birumsbygningen er blevet gået igennem og Holger oplyste at firmaet, der kalker kirken, vil ved samme lejlighed fastgøre de løse tagsten på tårnet. c. Jørgen oplyste at der er hjemtaget tilbud på reparation/udskiftning af gulv i spisestuen i præsteboligen, men måske skal der tages et nyt tilbud fra John Laursen da Erik Simonsen er booket op i indeværende år med kirken. Desuden skal der indhentes tilbud på ny gulvbelægning i konfirmandstuen. Der indhentes tilbud på kalkning af præsteboligen fra Jens Ove Thomasen da John Vind er optaget af arbejdet på kirken.
d. Aftalte opgaver på driftsbygningen og hos Kim er igangsat. Vitved Vitved menighedsråd afholdte et formøde i driftsbygningen kl. 18.00 for at få satte navne på de opgaver der blev besluttet på synet kopi af synsrapporter med navne vedhæftes referatet. Gurli lover at vil tage kontakt til orgelbygger firmaet Th. Frobenius & Sønner angående påbygning af en salmehylde på orgler som påpeget på synet. Ved samme lejlighed vil Gurli påtale borebilleangreb på orglet overfor firmaet TH. Frobenius & Sønner. Pkt. 7 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd På formødet i Vitved menighedsråd blev synsrapporten fra 2015 gennemgået og der blev sat navne på hvem der er ansvarlig for arbejdets gennemførelse, og en række af opgaverne er allerede sat i gang. Kirkestafetten i Vitved kirke onsdag den 1. juli 2015 kl. 19.00 blev drøftet på formødet. Der er nedsat et udvalg bestående Ulla, Lene og Magda og med hjælp fra Inge-Gerd. Der er godt styr på rammerne for arrangementet og der bliver løbende annonceret om dette inklusive på vores hjemmeside. Vores ansøgning om igangsætning af udskiftning af taget på Vitved kirke vil ifølge provsten kræve en projektbeskrivelse og tegninger over tagkonstruktionen. Der er enighed om i menighedsrådet at vi vil anmode provstiet om at få tilladelse til anvende dele af overskydende bevilling, som vi fik til etablering af et nyt gulv på loftet over skibet og renovering af elinstallationer, da denne udgift blev noget mindre end budgetteret. Den ønskede /krævede projektbeskrivelse kan samtidigt anvendes som udbudsgrundlag til et senere udbudsmateriale omfattende tagudskiftningen. Pkt. 8 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Niels Peter roste arrangementet på Virring skole lørdag den 18. april og menighedsrådenes deltagelse og ikke mindst Inge-Gerds flotte plakater. Arrangementet var godt besøgt og der var en god stemning. Stiftet har meddelt at der skal foretages en vurdering og gennemgang af præsteboligen den 16. juni. Dette er en gennemgang af boligens stand der foretages med fastlagte intervaller sidste gang var ved Inge-Gerds tiltrædelse. Afskedsreception og afskedsgudstjeneste for Kjeld Holm berøres under punkt 9. Der skal senere på året vælges en ny formand til Landsforeningen. Niels Peter henviste til at Kirkefondet har udsendt tilbud på temadage og lignende og foreslår at når der tiltræder et nyt menighedsråd til næste år kunne det være en ide at afholde et 2-dages tema lignende som vi gjorde i foråret 2009? Pkt. 9 Orientering ved Sognepræsten Konfirmationerne er vel overstået og der er alle gået godt. Der har været afholdt 1. møde med skolerne og præsterne vedrørende koordinering og fastlæggelse af kommende konfirmandundervisning og 2. mødet holdes efter sommerferien. Inge-Gerd oplyste at hun netop har været til provstikonvent og netop der blev der drøftet koordinering af konfirmandundervisningen med skoleundervisningen. Inge-Gerd rundsendte et notat betegnet Skolereform Skanderborg provsti der oplyser hvilke krav præsterne kan stille til skolen og modsat hvilke krav skolen kan stille til præsterne. 4
5 På provstikonventet blev det oplyst at der er afsat 400.000 kr. til forkyndelsespuljen og ansøgningsfristen er den 16. juni 2015. Der afholdes fernisering i weekenden den 6. og 7. juni 2015 i driftsbygningen i præstegården, hvor kirkebladets tegnere udstillere tegninger igennem 10 års virke. Inge-Gerd skal den 3. juni til planlægningsmøde i Stilling sammen med de øvrige præster for at planlægges resten af året. Der afholdes afskedsreception for Kjeld Holm fredag den 19. juni 2015 og der er indbudt maks. 2 personer fra hvert menighedsråd. Tilmelding til Ulla og til Legarth. Der afholdes afskedsgudstjeneste i domkirken søndag den 21. juni 2015 kl. 14.00. Inge-Gerd ønsker en sommerferieplan for formænd, kirkeværgerne og regnskabsfører Ferieplanen rundsendes. Pkt. 10 Orientering ved kontaktperson Der indkaldes til planlægningsmøde mellem graverne. Gitta gør rent i driftsbygningen, hvor Fruering kirke er lukket ned resten af sommeren. Pkt. 11 Orientering ved kirkeværger Ulla oplyste for Vitved: Kirkestafetten i Vitved kirke den 1. juli og henviste til et lignende arrangement i Adslev kirke, der havde været meget interessant. Der arbejdes i Kirkestafet udvalget. Henvisning til formødet i hvor synsrapporten blev gennemgået. Ulla foreslår at Schølers gravsted og gravsten, der ligger på samme side som flagstangen bevares men ikke fredes, da en fjernelse vil give en kedelig tom plads langs stien. Der var enighed om at bevare gravstedet i sin nuværende udformning, og et nyt menighedsråd kan til hver en tid ændre denne beslutning. Vagn oplyste for Fruering: Besøg hos Stenhuggeren i Horsens den 12. juni 2015 kl. 14.00. Bemærkninger til synsrapporten er blevet behandlet. Pkt. 12 Orientering ved formanden for Præstegårdsudvalget Jørgen oplyste at: Der arbejdes på at opfyldt de krav der er stillet i byggetilladelse fra Kommunen til anvendelse af driftsbygningen til konfirmandundervisning. Kravene omfatter brandkrav, isolering og ventilation, som arkitekt Jan hjælper os med at opfyldt. Der hjemtages tilbud på de krævede myndighedskrav og præstegårdsudvalget anbefaler menighedsrådene at arbejdet bliver at i gang og finansieres af de frie midler. Kravene skal være opfyldte til konfirmandundersvisningen begynder ultimo august. Niels Peter vil vurdere og undersøge muligheder for at ansøge 5 % midler! Der kommer et tæppefirma med et oplæg til en gulvbelægning i konfirmandrummet da akustikken er dårlig. Vi håber at en tæppe/flise gulvbelægning vil medføre lyddæmpende effekt. Der har et besøg med Moesgård Museum på gravhøjen i præsteskoven. Moesgård Museum og Skanderborg Kommune har et plejelav og de er indstillet på at rydde gravhøjen for uønsket bevoksning det bliver meget spændende at føle. Stien langs den sydlige del af skoven langs landbrugsjorden trænger til at blive beskåret, da grene rækker langt ind på marken arbejdet gennemføres i 2016. Pkt. 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger oplyste følgende: Arbejdet deles mellem Holger og Vibeke i sommer mens Fruering kirke er lukket.
6 Holger har fået en ny mand på kirkegården, der hedder Alexander og er 23 år, der er udsendt af Skanderborg Kommune. Arbejdstiden er tirsdag, onsdag og torsdag fra kl. 8.00 13.00. Aftalen er 1 måned adgangen og der er ikke sat en tidsbegrænsning på. Jan Skaar, hvis have grænser op til kirkegården mod nord har tilbudt at holde skråningen imellem de to skel, hvilket Fruering menighedsråd kan være tilfreds med. Det er aftalt med John Vind at han låser kirken af ved arbejdstidens ophør. Der er bortkørt kompostjord. Kirkebænkene står hos Erik Simonsen og bænkene er forsikret hos Erik Simonsen. Der er et uafklaret punkt vedrørende gulvbehandling i kirken. Der er en svamp i gulvet ved orglet der skal fjernes? Indkøbte trailer, der er købt til deling af begge sogne, fungere godt. Tilbyder at Vitved kan låne Frueringsdatalogger i perioden hvor kirken i Fruering er lukket. Gurli oplyste følgende: Ved organistmøde foreslog Michael Blume at organisterne bytter med hinanden i presserende situationer? Gurli ønsker oplyst hvilket svar hun kan give tilbage? det blev besluttet at Gurli kan svare tilbage at bytning kun kan finde sted undtagelsesvis. Ser en risiko ved at få tid (få huller) til kor, minikonfirmander m.m. tirsdag, onsdag og torsdag. Inge-Gerd oplyste at måske kan minikonfirmander komme på andre tidspunkter. De større børnekor kan først komme efter kl. 15.00. Det er ikke mangel på lokaler der er problemer men tidspunkterne hvor børnene er til rådighed. Pkt. 14 Orientering ved folkevalgte kasserere Ingen bemærkninger. Pkt. 15 Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet sluttede kl. 21.30. Referat udsendt søndag den 29. juni 2015