Udbudsmateriale 2012/November Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Varetagelse af regresopgaven Aarhus Kommune november 2012
Udbudsmateriale 06.11.2012 Aarhus Kommune Sociale forhold og Beskæftigelse Beskæftigelsesforvaltningen
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 3 Indhold Indhold... 3 1. Indledning... 4 1.1 Baggrund..4 1.2 Organisering af udbudsopgaven... 5 2. Situationsbeskrivelse... 6 2.1 Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelses organisation og opgaver... 6 2.2 Aarhus Kommunes nuværende løsning af opgaven... 6 2.3 Aarhus Kommunes forventning til fremtidig løsning af opgaven... 7 3. Procedurer og konkurrencevilkår... 8 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud... 8 3.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering... 9 3.3 Tilbudsbehandling... 10 3.4 Udvælgelseskriterier... 10 3.5 Tildelingskriterium... 11 3.6 Tildeling af opgaven ud fra en samlet vurdering... 12 4. Kravspecifikation... 13 4.1 Afgrænsning og beskrivelse af opgaven... 13 4.2 Sagsgange og samarbejde... 15 4.3 Lovgivning... 15 4.4 Øvrige krav til opgaveløsningen... 16 5. Betalingsmodel... 20 5.1 Incitamentsbaseret betalingsmodel... 20 6. Tilbudsdisposition... 22 6.1 Generelle formkrav... 22 6.2 Disposition for tilbuddet... 22 7. Udkast til kontrakt... 24 8. Tidsfrister og kontaktpersoner... 31 9. Bilag... 32
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 4 1. Indledning Aarhus Kommunes værdier Troværdighed Respekt Engagement danner baggrund for og afspejler arbejdet i hverdagen i betjeningen af borgere, virksomheder og øvrige eksterne og interne samarbejdsparter. Med disse værdier som baggrund og med et højt ambitionsniveau om gode sammenhænge i kommunikation, indsats og opgaveløsning, er det Aarhus Kommunes ambition, at være den kommune i Danmark der hjemtager flest regresindtægter pr. indbygger. Nærværende udbud omhandler udførelse af regreskrav af udbetalte dagpenge for Aarhus Kommune. Der er tale om en ydelse, som hører under bilag II B i Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ( Udbudsdirektivet ) og overstiger tærskelværdien på ca. 1,5 mio. kr. Ydelser omfattet af bilag II B, som ligger over tærskelværdien, er ikke underlagt alle Udbudsdirektivets formelle procedurer. Ydelserne er alene underlagt direktivets regler om tekniske specifikationer og offentliggørelse af den indgåede aftale samt tilbudslovens regler om annonceringspligt. Hertil kommer de almindelige udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed samt den danske tilbudslovgivnings regler om objektivitet, saglighed og ikke-diskrimination. Nærværende udbudsmateriale er udarbejdet under hensyntagen til disse regler. Dette udbud om varetagelse af regresopgaven af udbetalte dagpenge for Aarhus Kommune er annonceret på Aarhus Kommunes hjemmeside og på www.udbud.dk den 6. november 2012. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud med mulighed for forhandling. Opgaven varetages for nuværende af et advokatfirma. Der vil ikke blive udarbejdet eget bud på udførelsen af opgaven, men Aarhus Kommune vil vurdere tilbuddet sat i forhold til, at Aarhus Kommune selv udfører opgaven. Såfremt de indkomne tilbud overstiger Aarhus Kommunes egen beregning af, hvad det vil koste kommunen selv at udføre opgaven, kan udbuddet annulleres, og kommunen kan hjemtage regresopgaven. 1.1 Baggrund Aarhus Byråd besluttede i august 2007 at gennemføre udbud af en række af kommunes opgaver, herunder udbud af varetagelse af regresopgaven. Formålet med udbuddet var, at få optimeret indtægten for regres for sygedagpenge der er en følge af en ansvarspådragende handling. I efteråret 2008 blev regresopgaven sendt i udbud, og kontrakt om drift af regresområdet blev indgået med et advokatfirma med virkning fra 1. juli 2009. Denne kontrakt udløber 30. juni 2013. Aarhus Kommune genudbyder regresopgaven og har til hensigt at indgå kontrakt med 1 leverandør vedrørende regresopgaven. Kontrakten vil blive indgået for en periode på fire år med mulighed for forlængelse i yderligere en periode på et år. Opgavestart forventes at være pr. 1. juli 2013.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 5 1.2 Organisering af udbudsopgaven Der er nedsat en arbejdsgruppe i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse til at gennemføre udbuddet. Den ordregivende myndighed er: Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescentret Værkmestergade 15 8000 Aarhus C Email: beskaeftigelse@aarhus.dk Alle henvendelser herunder spørgsmål mv. skal i løbet af udbudsprocessen rettes til følgende adresse: Att.: Ydelseschef Anna Marie Mikkelsen Email: rich@aarhus.dk Tlf.nr.: 8940 2594
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 6 2. Situationsbeskrivelse 2.1 Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelses organisation og opgaver Aarhus Kommune er med sine ca. 315.000 indbyggere landets næststørste kommune. Kommunen er organiseret i et magistratsstyre og består af seks magistratsafdelinger. De fem af magistratsafdelingerne varetager hver især afgrænsede kommunale forretningsområder - hver under ledelse af en politisk valgt rådmand. Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse er ansvarlig for kommunens tilbud til handicappede, sindslidende, misbrugere og udstødte, udsatte børn og unge, kontanthjælpsmodtagere, revalidender, førtidspensionister, sygedagpengemodtagere og nyankomne flygtninge og indvandrere. Beskæftigelsesforvaltningen er en af to forvaltninger i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse. Beskæftigelsesforvaltningens hovedområder er vejledning, udbetaling af kontanthjælp, aktiviteter for ledige, opkvalificering, virksomhedspraktik, løntilskud, revalidering, job på særlige vilkår, førtidspension, sygedagpenge og integration. Beskæftigelsesforvaltningens organisation er opbygget som beskrevet i figur 1 nedenfor: Figur 1: Beskæftigelsesforvaltningens organisation Beskæftigelsesforvaltningens organisation består af de tre søjler Ydelsescenter Aarhus, Jobcenter Aarhus og Udførerafdelingen. Opgaven med udbetaling af sygedagpenge og varetagelse af regresopgaven er organisatorisk placeret i Ydelsescentret. 2.2 Aarhus Kommunes nuværende løsning af opgaven Alle opgaver i forbindelse med løsning af regresopgaven i Aarhus Kommune varetages i dag af et advokatfirma. En opgørelse over antal sager målt som månedlig gennemsnit ses i tabel 1.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 7 Tabel 1 Antal nye undersøgte sager pr. måned Heraf antal sager til fortsat behandling Antal verserende sager fra tidligere perioder Antal afsluttet sager i måneden Totalt antal verserende sager ved periodens slutning Verserende Retssager 1. juli 2011 til 30. juni 2012 Mdl. gennemsnit i perioden 180 16 350 10 357 11 359 1. juli 2010 til 30. juni 2011 Mdl. gennemsnit i perioden 166 15 349 20 343 14 357 I alt Det nuværende niveau for regres og renteindtægter er ca. 20 mio. kr. pr. år. I tabel 2 ses et samlet overblik over kommunens regres- og regresrenteindtægter i 2010 og 2011. Tabel 2 Regresindtægter kr. Renteindtægter kr. Samlet resultat kr. 2010 19.798.000 1.119.000 20.917.000 2011 19.646.000 927.000 20.568.000 2.3 Aarhus Kommunes forventning til fremtidig løsning af opgaven Med udbud af regresopgaven lægger Aarhus Kommune op til, at den fremtidige løsning af regresopgaven fortsat baseres på køb af ekstern opgaveløsning. En leverandør af den fremtidige løsning skal således varetage både den daglige drift med regresopgaven samt de opgaver, der knyttes til regresretssager. I den fremtidige løsning er Aarhus Kommunes mål med regres, at optimere provenuet ved regres for sygedagpenge der er en følge af en ansvarspådragende handling. Aarhus Kommune forventer derfor, at en leverandør har erfaring og kompetence omkring erstatningssager og inddrivelse af regresmidler, samt har indsigt i dagpengelovgivningen og retspraksis på regresområdet.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 8 3. Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud 3.1.1 Udbudsform Udbuddet angår ydelser omfattet af bilag II B i EU s Klassiske Udbudsdirektiv 2004/18/EF. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud med ret til forhandling. 3.1.2 Generelt Følgende vilkår er gældende i forbindelse med afgivelse af tilbud på opgaven: Der kan kun afgives tilbud på den samlede opgave. Der er ikke mulighed for at afgive bud på dele af denne. Der kan ikke afgives alternative tilbud (varianter). 3.1.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 4 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. 3.1.4 Forbehold Hvis et tilbud indeholder væsentlige forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet erklæres for ikkekonditionsmæssigt og ikke indgår i bedømmelsen. Hvad der betragtes som væsentlige forbehold vil bero på en konkret vurdering. Dog skal det bemærkes, at tilbud, der alene omfatter dele af den udbudte opgave, vil blive opfattet som indeholdende væsentlige forbehold. Tilbudsgiver har således alene mulighed for at byde på den samlede opgave. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold undgås. 3.1.5 Ejendomsret til udbudsmaterialet Udbudsmaterialet, og de informationer der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom. 3.1.6 Vederlag Der ydes ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivning og forhandlinger forud for eventuel kontraktindgåelse.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 9 3.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering 3.2.1 Formkrav Tilbuddet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil opfylde kravene til opgavens udførelse, jf. kapitel 4 og 5. Løsningsbeskrivelsen skal opstilles og specificeres som beskrevet i afsnit 6.2: Disposition for tilbuddet. 3.2.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for modtagelse af uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet er den 30. november 2012 kl. 12.00. Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil blive udsendt til alle tilbudsgivere i anonymiseret form senest den 7. december 2012. Spørgsmål, der fremsendes efter fristens udløb, vil kun blive besvaret i det omfang, det er muligt at besvare dem senest den 7. december 2012. Spørgsmålene skal fremsendes til Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescentret, Værkmestergade 15, 8000 Aarhus C, att.: Ydelseschef Anna Marie Mikkelsen eller pr. e-mail til rich@aarhus.dk. 3.2.3 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, i hænde senest fredag den 21. december 2012 kl. 12.00. Tilbuddet bedes fremsendt, eller afleveret personligt, i en underskreven original med 5 kopier til: Aarhus Kommune, Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse, Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescenteret, Att.: Ydelseschef Anna Marie Mikkelsen Værkmestergade 15, lokale 3561 8000 Aarhus C. Tilbuddet bedes mærket Udbud af regres må ikke åbnes af posthåndteringen. Tilbuddet bedes tillige fremsendt elektronisk til rich@aarhus.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 10 3.3 Tilbudsbehandling 3.3.1 Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet fredag den 21. december, kl. 14.00. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. 3.3.2. Tilbudspræsentation og retten til forhandling De tilbudsgivere, som på baggrund af nærværende udbudsmateriale har afgivet et egnet og konditionsmæssigt tilbud, vil blive indbudt til separate møder med Aarhus Kommune, hvor tilbudsgiverne vil få adgang til at præsentere deres tilbud, og hvor der kan blive ført forhandlinger med de enkelte tilbudsgivere. Formålet med de individuelle møder er at give tilbudsgiverne mulighed for mundtligt at præsentere deres tilbud samt svare på eventuelle uddybende spørgsmål fra ordregiver. Det er ikke hensigten at indlede en forhandlingsrunde, hvorfor tilbudsgiver opfordres til fra starten at indlevere det bedst mulige tilbud til Aarhus Kommune. Møderne forventes afholdt i uge 3 og 4 under deltagelse af repræsentanter fra Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse. 3.3.3 Underretning om valg af tilbud Når afgørelse om valg af leverandør foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om valg af leverandør. Indgåelse af kontrakt med den valgte leverandør vil dog tidligst ske 10 dage efter afsendelse af underretningen, jf. bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006. Der vil endvidere ske offentliggørelse i "Den Europæiske Unions Tidende" i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede aftaler. 3.3.4 Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 3.4 Udvælgelseskriterier Ved vurdering af de indkomne tilbud foretages først en udvælgelse blandt tilbudsgiverne med udgangspunkt i den enkelte virksomheds forhold. Formålet er, at vurdere den enkelte virksomheds evne til på betryggende vis at kunne levere den udbudte ydelse. Vurderingen foretages i forhold til følgende minimumskrav af teknisk og økonomisk karakter, betegnet udvælgelseskriterier: 1. Tilbudsgivers forhold 2. Økonomisk og finansiel formåen 3. Faglig formåen Hvilke beskrivelser, der kræves af tilbudsgiver, er nærmere beskrevet i kapitel 6: Tilbudsdisposition.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 11 3.5 Tildelingskriterium 3.5.1 Tildelingskriterium og delkriterier Aarhus Kommune har til hensigt at indgå kontrakt med en leverandør vedrørende regresopgaven. Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier i prioriteret rækkefølge lægges til grund for tilbudsvurderingen. Delkriterier: Vægt 1. Pris 60 % 2. Kvalitet 30 % 3. Fleksibilitet 10 % Delkriterium 1: Pris Ved delkriterium 1 forstås en samlet vurdering af tilbud, jf. incitamentsbaseret betalingsmodel bestående af: Den tilbudte basispris for udførelsen af opgaven Provision, der til falder leverandøren ved et niveau for regresindtægter, jf. kapitel 5 De angivne tilbudte vilkår vurderes som en samlet helhed, og den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke udtryk for en prioritering. Nærmere beskrivelse af den incitamentsbaserede betalingsmodel fremgår af kapitel 5. Delkriterium 2: Kvalitet Ved delkriterium 2 forstås en samlet vurdering af: Tilbudsgiver har en respektfuld og troværdig kontakt til borgeren De benyttede medarbejderes faglige niveau, erfaring og uddannelse Tilbudsgivers organisatoriske struktur og tilrettelæggelse af opgaverne Tilbudsgivers beskrivelse af interne arbejdsgange, herunder kvalitetssikring Forventning til effekt af leverandørens indsats Som eksempel på hvad der tillægges positiv værdi, kan nævnes, at tilbudsgiver kan demonstrere et højt fagligt niveau i forhold til opgaveløsningen samtidig med stor menneskelighed i kommunikationen med skadesramte borgere, der kan være sårbare som følge af skaden. Et andet eksempel kan være, at tilbudsgiver kan demonstrere, at opgaven kan tilrettelægges så løbende kommunikation med Aarhus Kommunes kontaktperson og andre medarbejdere opleves enkel og smidig. Endelig er leverandørens evne til løbende at hjemtage regresindtægter af væsentlig betydning. De angivne tilbudte vilkår vurderes som en samlet helhed, idet rækkefølgen ikke er udtryk for en prioritering.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 12 Delkriterium 3: Fleksibilitet Ved delkriterium 3 forstås en samlet vurdering af: Fleksibilitet omkring særlig indsats Fleksibilitet omkring udsøgning af sager og instruktion/information af kommunens sagsbehandlere Et eksempel på fleksibilitet, der tillægges positiv værdi, er det løbende samarbejde, hvor en leverandør f.eks. kan demonstrere smidighed i den løbende tilrettelæggelse af møder og kommunikation med kommunen. Vurderingen af fleksibilitet vil ske ud fra en helhedsbetragtning. 3.6 Tildeling af opgaven ud fra en samlet vurdering Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud efter den skitserede bedømmelsesmodel har opnået flest point, og dermed vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved bedømmelsen tildeles point fra 1-10 Såfremt Aarhus Kommunes kontrolberegning, der udarbejdes i henhold til Aarhus Kommunes retningslinjer herfor, viser, at det er mere økonomisk fordelagtig for Aarhus Kommune at hjemtage opgaven, annulleres udbuddet jævnfør kommunens retningslinjer.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 13 4. Kravspecifikation Beskæftigelsesforvaltningen udbetaler sygedagpenge, jf. lov nr. 563 af 9. juni 2006 om sygedagpenge. Modtagere af sygedagpenge kan være arbejdsgivere, der udbetaler løn til en ansat, der er fraværende på grund af sygdom, og som søger refusion. Modtagere af sygedagpenge kan også være ledige med ret til arbejdsløshedsdagpenge og selvstændige m.fl., som på grund af sygdom søger om/tildeles ydelser. I tilfælde hvor der udbetales sygedagpenge, som følge af en lidelse forvoldt af en ansvarlig skadevolder, kan kommunen gøre et regreskrav gældende mod skadevolder, i det omfang de erstatningsretlige betingelser herfor er opfyldt, jf. kapitel 29 i Lov om sygedagpenge. Her fremgår følgende: Kapitel 29 Regreskrav over for ansvarlig skadevolder 78. Hvis en person modtager sygedagpenge fra kommunen, jf. 2, stk. 1, nr. 4, og 32, 41 og 54, som følge af en lidelse forvoldt af en ansvarlig skadevolder, kan kommunen gøre regreskrav gældende for de udbetalte sygedagpenge, i det omfang de erstatningsretlige betingelser herfor er opfyldt. Kommunen kan dog ikke gøre regres gældende over for arbejdsgiveren i sager, hvor en person ansat hos den pågældende arbejdsgiver har pådraget sig en arbejdsskade, der er omfattet af lov om arbejdsskadesikring. Stk. 2. Forsikringsselskaber har pligt til inden 4 uger at orientere skadelidtes opholdskommune, når der udbetales erstatning til den pågældende som følge af en personskade. Manglende overholdelse af 4-ugers-fristen medfører, at forældelsen af regreskravet suspenderes i tidsrummet frem til, at orienteringen af kommunen sker. Opgaven, der udbydes, omfatter alle elementer omkring varetagelse af regresopgaven - udsøgning af sager, fremsættelse af regreskrav, inddrivelse af regresbeløb samt at føre retssager. 4.1 Afgrænsning og beskrivelse af opgaven Opgaven er, at leverandøren på kommunens vegne skal gøre regres gældende i de tilfælde, hvor der udbetales sygedagpenge som følge af en lidelse forvoldt af en ansvarlig skadevolder, i det omfang de erstatningsretlige betingelser herfor er opfyldt. Regreskravet er som udgangspunkt et afledt krav af skadelidtes krav på tabt arbejdsfortjeneste og er navnlig betinget af, at der er en ansvarlig skadevolder, at der er en årsagsforbindelse, samt at skadelidte har lidt et tab som følge af mistet arbejdsfortjeneste, som kommunen kan indtræde i. Regresbestemmelsen gælder for udbetalinger både til lønmodtagere, selvstændige og arbejdsgivere. Denne erstatning fastsættes for perioden fra skadens indtræden, indtil skadelidte kan begynde at arbejde igen, eller indtil skadelidtes fremtidige erhvervsevne kan vurderes midlertidigt eller endeligt. Der vil typisk kunne gøres regres gældende ved færdselsskader, overfald, hundeansvarsskader og faldskader (på fortov, i forretning mv.).
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 14 Den samlede opgave er nærmere konkretiseret ved, at leverandøren skal basere sin opgaveløsning på, at opgaven indeholder følgende elementer: Udsøgning af sager generelt Opkrævning af regreskrav for udbetalte sygedagpenge fra ansvarlig skadevolder Instruktion om udsøgning af sager for medarbejdere i Aarhus Kommune, der varetager opgaver med udbetaling af dagpenge samt opfølgning på dagpengesager Kontakt til de skadesramte borgere Journalisering af sager i kommunens system Kontakt til de ansvarlige skadevoldere Beregning af regreskrav og opkrævning heraf Inddrivelse af de beregnede beløb Beregning og opkrævning af renter Vurdering af om konfliktsager skal løses ved forlig eller indbringes for retten Gennemførelse af retssager i tilknytning til regres Overtagelse af igangværende retssager om regres hos nuværende leverandør I den udbudte opgave skal leverandøren således også vurdere, om der i forhold til konfliktsager skal indgås forlig, eller om der skal iværksættes retslige skridt med henblik på en indenretlig afgørelse af konfliktsager ved dom. Leverandøren skal føre retssagen. I tillæg til ovenstående opremsning vil der være en række opgaver, der som udgangspunkt og hovedregel ligger i tilknytning til opgaven: Personlig (telefonisk) samtale med borgeren snarest muligt efter, at sagen er udsøgt. Indhentelse af oplysninger i form af dagpengeanmodning, helbredsoplysninger, ressourceprofil, journal mv. via Aarhus Kommunes elektroniske dagpengeudbetalingssystem og journalsystem, jf. Aarhus Kommunes retningslinjer for private leverandørers adgang til systemer. Orientering til borgeren om, at Aarhus Kommunes regreskrav ikke vil få nogen indflydelse på en eventuel erstatning til borgeren fra et forsikringsselskab. Samtlige verserende sager overgår ved kontraktens starttidspunkt til den valgte leverandør, herunder også verserende retssager hos den nuværende leverandør. Aarhus Kommune sikrer den fornødne systemmæssige adgang til relevante IT systemer i Aarhus Kommune for en eventuelt valgt leverandør. Adgang til kommunens elektroniske journalsystem vil blive etableret via internettet via en citrix forbindelse uden særskilt betaling. Hvad angår den lokale IT-løsning hos en valgt leverandør, er Aarhus Kommune uvedkommende. Leverandøren står således selv for udgifter forbundet med internetopkobling og hardware. For dokumentation/tilbagemelding fra samarbejdspartnere er det gældende, at enhver skriftlig mailkorrespondance om borgeren skal ske via sikker mail.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 15 4.2 Sagsgange og samarbejde 4.2.1 Sagsgange I sager med mulighed for udøvelse af regres kan leverandøren via adgang til kommunens elektroniske system få adgang til relevante oplysninger herunder f.eks. blanket DP 209. Hvis leverandøren skønner mulighed for regres, eller hvor der er tvivl herom, vil leverandøren kunne få elektronisk adgang til journalen og dermed øvrige relevante dokumenter, der findes elektronisk på sagen, som f.eks. ressourceprofil, lægeerklæringer mv. Hvis oplysningerne ikke kan fremskaffes elektronisk af leverandøren selv via adgang til kommunens elektroniske system, kan sagsbehandleren i Beskæftigelsesforvaltningen være behjælpelig med at fremsende det ønskede materiale til leverandøren, hvis det fremgår af journalen/sagen, at materialet allerede findes på sagen. Behandling af regressagen sker hos leverandøren. Efter endt sagsbehandling hos leverandøren returneres sagen til Ydelsescenter Aarhus, der vil sikre den rette arkivering af sagen. Forudsætningen for at rejse et regreskrav er, at leverandøren på Aarhus Kommunes vegne har vurderet, at de almindelige betingelser for at gøre et erstatningskrav gældende er til stede. Leverandøren skal således indledningsvis vurdere, om der er udvist erstatningspådragende adfærd, og om der er sammenhæng mellem denne adfærd og personskaden jf. Lov om erstatningsansvar. Leverandøren skal anmelde kravet på blanket DP210A til relevant forsikringsselskab, og blanket DP209 kan vedlægges. Aarhus Kommunes erstatningskrav er maksimalt identisk med det udbetalte dagpengebeløb før skat. For erstatningskravet er der en indbetalingsfrist på 30 dage rentefrit. Ved overskridelse af tidsfristen skal der betales sædvanlig forhalingsrente svarende til Nationalbankens gældende udlånsrente. Når leverandøren vurderer, der er mulighed for regres i en dagpengesag, skal leverandøren registrere det i Aarhus Kommunes sags-/journalsystem. 4.2.2 Kontaktperson Der vil være tilknyttet en fast kontaktperson fra Ydelsescenter Aarhus til leverandøren. Denne kontaktperson vil sørge for, at alle relevante beslutninger træffes. 4.3 Lovgivning Det forventes, at leverandøren har et indgående kendskab til den lovgivning, der er relevant for at kunne varetage opgaven. Her tænkes især på erstatningsansvarsloven og sygedagpengeloven. Det indskærpes, at udbyder ikke har en vejledningsforpligtelse over for leverandøren på disse områder.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 16 4.4 Øvrige krav til opgaveløsningen Aarhus Kommune ønsker endvidere at fremhæve følgende krav til opgaveløsningen, som leverandøren skal være opmærksom på: Krav vedrørende behandling af anker/klager Krav vedrørende aktindsigt Krav vedrørende rapportering og indbetaling Krav vedrørende sociale klausuler 4.4.1 Krav vedrørende behandling af klager Borgere, der modtager eller har modtaget sygedagpenge, og som har været udsat for en ulykke/skade, hvor der er en ansvarlig skadesvolder, kan have ringe lyst til at genopleve forløbet. Derfor er det af stor betydning for borgeren, at der er en omsorgsfuld og professionel behandling af sagen hos leverandøren. Borgeren kan klage over kommunens beslutninger. Sådanne klager skal altid besvares af Aarhus Kommune. Såfremt en borger stiler en sådan klage til leverandøren, er denne forpligtet til at bringe den videre til Aarhus Kommune. Såfremt leverandøren i forbindelse med opgaveløsningen i øvrigt modtager klager fra borgeren, skal disse klager straks videregives til kontaktpersonen, og borgeren skal gøres bekendt med dette. Kontaktpersonen kan anmode om en udtalelse fra leverandøren. Udtalelsen skal altid være skriftlig. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til løbende at vurdere oplevelsen af borgertilfredshed i leverandørens løsning af opgaven. 4.4.2 Krav vedrørende aktindsigt Nedenfor er gengivet Aarhus Kommune krav til leverandørens fremgangsmåde ved forsikringsselskabers anmodning om aktindsigt. Når forsikringsselskaber anmoder om aktindsigt i en borgers sag, fordi leverandøren på kommunens vegne har anmodet om regres mod selskabet, skal leverandøren være opmærksom på, at der er et særligt hensyn at tage til borgeren. Forsikringsselskaber og andre må ikke via aktindsigten, som alene er udløst pga. en regressag mellem selskabet og leverandøren (for kommunen), få en indirekte og udvidet adgang til personfølsomme oplysninger til skade for borgeren. Lov om offentlighed i forvaltningen nr. 572 af 19. december 1985 (offentlighedsloven) regulerer et forsikringsselskabs anmodning om aktindsigt i en borgers sag, når leverandøren på kommunens vegne har besluttet at rejse en regressag. Hvis forsikringsselskabet ikke har fuldmagt fra borgeren til aktindsigt, medfører det, at forsikringsselskabet ikke kan få udleveret oplysninger om borgerens private forhold.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 17 Hvis forsikringsselskabet har en fuldmagt fra borgeren, skal det sikres, at fuldmagten ikke er for generel eller af uspecificeret karakter. I så fald kan leverandøren på vegne af kommunen nægte aktindsigt i borgerens personfølsomme oplysninger. Det skal derfor sikres, at det klart fremgår af en fuldmagt: Hvem akterne må udleveres til, Hvilken type af akter, der må udleveres, og til Hvilket formål akterne (ofte helbredsoplysninger) skal anvendes Et forsikringsselskab er kun berettiget til at rekvirere de oplysninger, der er nødvendige til det angivne formål. Formålet vil være, at kunne vurdere den regresudløsende begivenhed. Hvis en fuldmagt giver anledning til tvivl, kontaktes forsikringsselskabet og borgeren. Eksempelvis hvis der opstår behov for at få borgerens præcisering af, hvilke oplysninger en fuldmagt omfatter. I tvivlstilfælde vil det også være muligt at lade aktindsigten til et forsikringsselskab foregå via borgeren (eller dennes advokat) således, at det overlades til borgeren selv at tage stilling til hvilke akter, der skal videregives til forsikringsselskabet. Det er god forvaltningsskik, at borgeren kontaktes forinden udlevering af akter til et selskab. Omfanget af aktindsigt er som udgangspunkt de akter, der begæres aktindsigt i. Dog med den modifikation at aktindsigten kun omhandler de akter/oplysninger, der er nødvendige set i forhold til formålet med aktindsigten. Dvs. de akter, der er nødvendige og sagligt velbegrundet for, at selskabet kan bedømme den konkrete regressag. Leverandøren skal forinden, aktindsigt tillades, indhente tilladelse hertil via kontaktpersonen i Ydelsescenter Aarhus. Meddelelse af aktindsigt er en afgørelse. Hvis en anmodning om aktindsigt ikke imødekommes fuldt ud, skal afgørelsen begrundes og følges af en klagevejledning. Klageinstansen er Beskæftigelsesankenævnet. Hvis en anmodning om aktindsigt ikke imødekommes/afslås inden 10 dage efter, at den er modtaget hos leverandøren, er leverandøren forpligtet til at underrette selskabet herom. Forsikringsselskabet skal samtidig have besked om, hvornår afgørelsen kan forventes. 4.4.3 Krav vedrørende rapportering og indbetaling Aarhus Kommune ønsker en løbende afrapportering af status på opgaveløsningen. Det er udgangspunktet, at denne informationsstrøm mellem Aarhus Kommune og leverandøren skal forløbe så administrativt enkelt som muligt. Formålet med afrapporteringen er, at Aarhus Kommune har mulighed for at følge op på, om den ydelse, der leveres, er i overensstemmelse med det aftalte. Afrapporteringsdelen indeholder en administrativ rapportering og en økonomisk rapportering. Den administrative rapportering skal indeholde en oversigt over antal nye undersøgte sager, antal verserende sager i alt, antal sager til fortsat behandling, antal sager der afventer rets-
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 18 afgørelse, antal nye anlagte retssager samt domsafgørelser. Rapporteringen skal endvidere indeholde et skøn over potentiale i indtjening fra sager under behandling og fra anlagte retssager. Den økonomiske rapportering er betalingsstrømme mellem Aarhus Kommune og leverandøren. Betalingsstrømme er dels Aarhus Kommunes betaling for løsning af opgaven og dels leverandørens indbetaling af regresindtægter og renteindtægter. Indbetalte regresindtægter og renteindtægter til leverandøren for en måned skal indbetales til Aarhus Kommune senest den 10. i den efterfølgende måned. Aarhus Kommune vil da til den 20. i måneden fremsende betaling for opgaven til leverandøren. Aarhus Kommunes afregning over for leverandøren vil være sammensat efter en incitamentsbaseret betalingsmodel. Betalingsmodellen er nærmere beskrevet i kapitel 5. Betalingsstrømme mellem Aarhus Kommune og leverandøren skal kunne ske på en betryggende og forvaltningsmæssig korrekt måde. Der skal foreligge en årlig revisionsgodkendelse af betalingsstrømmene. Med revisionsgodkendelse af betalingsstrømmene forstås, at leverandøren hvert år i august fremsender en revisionserklæring på indgåede og videresendte regres- og regresrenteindtægter på Aarhus Kommunes sager i forudgående kontraktår. Revisionsgodkendelsen af betalingsstrømmene vil danne baggrund for eventuel udbetaling af provision jf. betalingsmodellen. Leverandørens udgifter til egen revisor i forbindelse hermed er Aarhus Kommune uvedkommende. 4.4.4. Krav vedrørende datasikkerhed For at leverandøren kan løse regresopgaven, overlader kommunen en behandling af personfølsomme oplysninger i kommunens systemer til leverandøren. Leverandøren forpligter sig derfor til at underskrive en aftale om dataansvar. 4.4.5. Krav vedrørende sociale klausuler Aarhus Kommune ønsker at skabe flere praktikpladser/træningsstillinger for ledige. Leverandøren bidrager til dette gennem et medansvar for at beskæftige en eller flere personer på særlige vilkår i sammenlagt minimum et halvt år af kontraktperioden. Ved medarbejdere på særlige vilkår forstås personer, der kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår har begrænsninger i arbejdsevnen eller har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller har været ude for forandringer i sine forhold, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse Beskæftigelse på særlige vilkår kan for eksempel være gennem virksomhedspraktik og/eller job med løntilskud.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 19 Virksomhedspraktik kan gives til alle målgrupper af ledige i forhold til gældende regler og varer typisk mellem 4 til 13 uger (for dagpengemodtagere maksimalt fire uger, for kontanthjælpsmodtagere op til 13 uger). Under praktikken modtager den ledige en ydelse, svarende til de dagpenge, kontanthjælp eller anden ydelse, som den ledige ellers ville være berettiget til. Inden praktikperioden afsluttes, skal virksomheden give praktikanten en tilbagemelding på mulighederne for fastansættelse eller ansættelse med løntilskud i virksomheden. Job med løntilskud handler om opkvalificering til ordinært arbejde. Tilbuddet henvender sig til personer, der indenfor en kort periode vil kunne varetage et job på ordinære vilkår. Formålet er, at give den ledige mulighed for at genopfriske faglige kvalifikationer, anvende nyerhvervede kompetencer eller vænne sig til arbejdsmarkedet. Ansættelse med løntilskud aftales individuelt. Virksomheden udbetaler som minimum overenskomstmæssig løn indenfor det pågældende ansættelsesområde og modtager en delvis refusion af lønudgiften fra jobcentret. En virksomhedspraktik eller en løntilskudsansættelse må ikke være konkurrenceforvridende. Det betyder, at der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af ordinært ansatte og antallet af personer i virksomhedspraktik/løntilskud på arbejdsstedet. Kravet om beskæftigelse på særlige vilkår kan ikke opfyldes ved at overføre personer til den udbudte opgave, hvis personerne på tidspunktet for kontraktens indgåelse allerede har en aftale om virksomhedspraktik/løntilskudsjob med leverandøren. Såfremt leverandøren ikke selv har kontakt til personer, der er berettiget til ansættelse på særlige vilkår og / eller på egen hånd kan ansætte praktikanter, skal leverandøren rette henvendelse til kontaktpersonen hos Ydelsescenter Aarhus. Herfra tages kontakt til Jobcenter Aarhus med henblik på at få formidlet personer til beskæftigelse i virksomhedspraktik og/eller løntilskud. Hvis det via Jobcenter Aarhus ikke er muligt af få formidlet personer til beskæftigelse på særlige vilkår hos leverandøren, bortfalder kravet om at beskæftige en eller flere personer på særlige vilkår i sammenlagt minimum et halvt år af kontraktperioden.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 20 5. Betalingsmodel 5.1 Incitamentsbaseret betalingsmodel Det overordnede langsigtede mål for regresområdet er, at optimere provenuet ved regres for sygedagpenge, der er en følge af en ansvarspådragende handling. Aarhus Kommune ønsker at fremme dette mål gennem en incitamentsbaseret betalingsmodel, som belønner den leverandør, som gennem sin opgavevaretagelse formår at fastholde eller hæve det nuværende niveau for regresindtægter. Betalingsmodellen kan bestå af et eller flere elementer alt efter leverandørens tilbud af hvilken model, der bedst forbedrer Aarhus Kommunes nuværende niveau for nettoindtjening på regresområdet. 5.1.1 Betalingsmodellens elementer Betalingsmodellen kan bestå af to delelementer: Fast årlig driftsbetaling Provision af regresindtægter over 16 mio. kr. årligt Tilbudsgiver skal afgive tilbud på: Ønsket fast driftsbetaling for hele kontraktperioden på fire år i kroner eksklusiv moms, samt Ønsket provision af regresindtægter over 16 mio. kr. årligt Betalingsmodellen skal, jf. tilbudsskema (bilag 2), angives med beløb for hele den faste driftsbetaling opgjort som et samlet beløb for kontraktperioden på fire år samt eventuelt en ønsket provision. Den faste årlige driftsbetaling vil svare til det tilbudte samlede beløb for fast driftsbetaling delt med 4. Beløbet prisreguleres ikke. 5.1.2 Eksempel på betalingsmodel I det følgende gives to eksempler på en betaling til en leverandør. Der er alene tale om fiktive eksempler, hvor formålet er at vise eksempler på forskellig sammensætning af afregningsmodel. Eksempel 1: En samlet fast driftsbetaling på 4,0 mio. kr. giver en fast årlig driftsbetaling på 1,0 mio. kr. Provision af regresindtægt over 16 mio. kr./år
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 21 Leverandøren opnår regresindtægter til kommunen på 20 mio. kr. i et kontraktår. Hermed får leverandøren i dette kontraktår følgende betaling: Driftsbetaling: 1.000.000 kr. Provision af 20-16 mio. kr. 400.000 kr. Samlet betaling: 1.400.000 kr. Eksempel 2: En samlet fast driftsbetaling på 6,0 mio. kr. giver en fast årlig driftsbetaling på 1,5 mio. kr. Provision af regresindtægt over 16 mio. kr./år Leverandøren opnår regresindtægter til kommunen på 20 mio. kr. i et kontraktår. Hermed får leverandøren følgende betaling i dette kontraktår: Driftsbetaling: 1.500.000 kr. Provision af 20-16 mio. kr. 200.000 kr. Samlet betaling: 1.700.000 kr. Indbetalte regresindtægter og renteindtægter til leverandøren for en måned skal indbetales til Aarhus Kommune senest den 10. i den efterfølgende måned. Aarhus Kommune vil da til den 20. i måneden fremsende betaling for opgaven til leverandøren. Såfremt indtægtsniveauet ikke lever op til det tidligere niveau i Aarhus Kommune, kan Aarhus Kommune vælge at ophæve aftalen med leverandøren, jf. udkast til kontrakt.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 22 6. Tilbudsdisposition 6.1 Generelle formkrav Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for besvarelse af kravene i kapitel 4 og 5, som tilbudsgiverne skal besvare i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelse, samt at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. 6.2 Disposition for tilbuddet Ved udarbejdelse af tilbuddet skal nedenstående disposition følges. Dispositionen modsvarer de i afsnit 3.4 og 3.5 anførte delkriterier. KAPI- TEL/ AFSNIT INDHOLD 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr. og kontaktperson (herunder e-mail-adresse og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås i 4 måneder fra Aarhus Kommunes modtagelse heraf. Såfremt tilbudsgiver ikke bekræfter dette i sit tilbud, vil tilbuddet være at betragte som ikke-konditionsmæssigt. 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Angivelse af, hvorvidt tilbudsgiver er i stand til at fremsende fakturaer elektronisk eller i givet fald, hvornår tilbudsgiver forventer at blive i stand hertil. 4 Minimumskrav af økonomisk og teknisk art, som skal opfyldes, jf. afsnit 3.4: De indkomne tilbud skal som minimum indeholde nedenstående materiale for at blive betragtet som konditionsmæssigt. 4.1 Tilbudsgivers forhold: Erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Fortrykt formular findes som bilag 1 4.2 Økonomisk og finansiel formåen: Aarhus Kommune vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at ansøgers virksomhed består under hele kontraktperioden. Som dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen skal tilbudsgiver vedlægge følgende materiale:
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 23 KAPI- TEL/ AFSNIT INDHOLD Soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde, der er omfattet af udbuddet, de seneste 2 afsluttede regnskabsår. 4.3 Faglig formåen: Aarhus Kommune ønsker at indgå aftale med en erfaren og velegnet tilbudsgiver. Som dokumentation for tilbudsgivers faglige formåen skal tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: Referenceliste over de væsentligste regresopgaver og sammenlignelige ydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af beløbsmæssigt omfang og tidspunktet herfor samt navn på modtager. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. 5 Delkriterium 1 Pris 5.1 Tilbudsgiver bedes anføre følgende oplysninger: Ønsket fast samlet driftsbetaling for kontraktperioden på 4 år i kroner eksklusiv moms Provision af regresindtægter over 16 mio. kr./år, jf. kapitel 5 6 Delkriterium 2 Kvalitet 6.1 Der ønskes på følgende områder beskrivelser af kvaliteten, der falder ud over minimumskravene, som beskrevet i kapitel 4. Tilbudsgiver har en respektfuld og troværdig kontakt til borgeren De benyttede medarbejderes faglige niveau, erfaring og uddannelse Tilbudsgivers organisatoriske struktur og tilrettelæggelse af opgaven Tilbudsgivers interne arbejdsgange, herunder kvalitetssikring Forventning til effekt af leverandørens indsats 7 Delkriterium 3 Fleksibilitet 7.1 Der ønskes fremført eksempler på fleksibilitet: Fleksibilitet omkring særlig indsats Fleksibilitet omkring udsøgning af sager og instruktion/information af kommunens sagsbehandlere
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 24 7. Udkast til kontrakt AFTALE OM VARETAGELSE AF REGRESOPGAVEN mellem Virksomhedsnavn Vej + nr. Postnr. + By CVR nr. (herefter kaldet leverandøren) og Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescentret Værkmestergade 15 8000 Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune)
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 25 1. Indledning Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescenter Aarhus, har i 2012 gennemført et offentligt udbud vedrørende varetagelse af regresopgaven. På baggrund af de indkomne tilbud har Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescenter Aarhus, valgt leverandørens tilbud, da dette vurderes at være det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Denne kontrakt mellem leverandøren og Aarhus Kommune B. Udbudsmaterialet fra Aarhus Kommune af november 2012 C. Tilbud fra leverandøren af (dato) Leverandøren forpligter sig ved nærværende aftale til at levere de i aftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Medmindre andet fremgår klart og utvetydigt af leverandørens tilbud, forudsættes alle krav i udbudsmaterialet overholdt. 2. Leverandørens ydelse Varetagelse af regresopgaven, jf. udbudsmaterialet. 3. Kvalitetsstyring Leverandøren er forpligtet til at drage omsorg for, at det gennem den løbende kvalitetsstyring sikres, at de konkrete opgaver til stadighed løses i overensstemmelse med den kvalitet og de arbejdsgange, der er beskrevet i leverandørens tilbud. 4. Dokumentation og oplysningspligt Leverandøren skal overholde persondataloven om behandling af personoplysninger, da leverandøren kommer til at behandle personhenførbare oplysninger og bliver dataansvarlig i relation hertil. De oplysninger, som leverandøren får i forbindelse med varetagelse af opgaven for Aarhus Kommune, må kun anvendes ved løsning af regresopgaven for Aarhus Kommune. Kommunen stiller ikke krav om, at leverandøren skal anvende et bestemt administrativt system, dog skal leverandøren foretage nødvendig indberetninger i henhold til udbudsmaterialet. Oplysninger skal som hovedregel indberettes elektronisk i en for kommunen brugbar version. Leverandøren anskaffer selv nødvendigt hardware hertil. Leverandøren er forpligtet til løbende at orientere kommunen om alle forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for opgavevaretagelsen.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 26 Forhold af uopsættelig karakter skal dog straks oplyses til kommunen, ligesom leverandøren kan orientere den relevante medarbejder i kommunen direkte. 5. Dataansvar Leverandøren er ansvarlig for, at kommunens data-sikkerhedsregler overholdes ved anvendelse af kommunens it-systemer. Leverandørens dataansvar er reguleret i separat aftale om dataansvar indgået mellem kommunen og leverandøren. 6. Honorar Leverandøren er i aftalens løbetid forpligtet til at levere de under punkt 2 anførte ydelser til følgende priser: Her indsættes leverandørens tilbudsliste/priser. 7. Fakturering og betalingsbetingelser Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk til Beskæftigelsesforvaltningen, Værkmestergade 15, 8000 Aarhus C, att.: Anna Marie Mikkelsen, Ydelseschef. Leverandøren er forpligtet til ved afregning i hver enkelt opgave at opstille et specificeret regnskab. Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturadato plus 30 kalenderdage. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling. Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk i det fællesoffentlige format OIOXML via VANS (Value Added Network Service). Tilbudsgivere, der ikke fra aftaleperiodens start, er i stand til at fremsende en elektronisk faktura i det ønskede format, kan i stedet indgå aftale med et af de centralt certificerede Læs Ind-bureauer. Bureauerne tilbyder indscanning af fakturaer og efterfølgende fremsendelse af den elektroniske faktura til Aarhus Kommune. Af fakturaen skal følgende oplysninger fremgå: Ordre- eller rekvisitionsnummer EAN-lokationsnummer på den enhed i Aarhus Kommune, som skal modtage fakturaen Personreference navn på ordregiveren Institutionens kontostreg (såfremt enheden har oplyst en sådan) Leverandørens CVR-nummer Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 8. Klager Klager m.v. fra borgere eller andre vedrørende opgavevaretagelsen, leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til kommunen. Skriftlige henvendelser skal sendes i kopi til kommunen.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 27 Besvarelser af disse henvendelser sker efter forudgående drøftelse mellem leverandøren og kommunen. 9. Ejendomsret Ved ophør af samarbejdet er leverandøren på forlangende forpligtet til at udlevere alle data vedrørende Aarhus Kommune, som leverandøren måtte være kommet i besiddelse af i forbindelse med løsningen af en konkret opgave. Alle ønskede data, herunder: regressager, der skal på arkiv, relevant sagsmateriale i regressagerne og retssager er leverandøren forpligtet til at aflevere senest 14 dage efter kontraktens ophør eller senest 14 dage efter, at kommunens anmodning om at få dataene, fremsættes. 10. Organisation, kommunikation og evaluering Nærværende kontrakt er organisatorisk forankret i Beskæftigelsesforvaltningen, Ydelsescenter Aarhus. Den overordnede kontakt mellem leverandøren og Aarhus Kommune sker via Ydelseschefen. Leverandørens kontraktansvarlige er: (navn) Det er en væsentlig forudsætning for Aarhus Kommune, at der så vidt muligt ikke sker udskiftning af den kontraktansvarlige i kontraktens løbetid. Aarhus Kommunes kontaktperson(er) er: (navn) 11. Evaluering På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og Aarhus Kommune. Som faste emner for en evaluering er: - Her indsættes relevante emner - Øvrige temaer, som leverandøren eller Aarhus Kommune finder relevante Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 1 år fra aftalens ikrafttræden og med de nævnte temaer. 12. Sociale klausuler Leverandøren skal sikre, at der sammenlagt i minimum et halvt år af kontraktperioden ansættes en eller flere medarbejdere på særlige vilkår. Dette kan være i virksomhedspraktik eller i job med løntilskud.
Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Regresopgaven november 2012 Side 28 Ved medarbejdere til ansættelse på særlige vilkår forstås personer, der kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår har begrænsninger i arbejdsevnen eller har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads eller har været ud for forandringer i sine forhold, f.eks. i form af sygdom, arbejdsløshed eller samlivsophør, som bevirker, at vedkommende ikke har mulighed for at skaffe det nødvendige til egen eller familiens forsørgelse Såfremt leverandøren ikke selv har kontakt til personer, der er berettiget til ansættelse på særlige vilkår og/eller på egen hånd kan ansætte praktikanter, skal leverandøren rette henvendelse til kontaktpersonen hos Ydelsescenter Aarhus. Herfra vil blive etableret kontakt til Jobcenter Aarhus for, at leverandøren kan få formidlet en person/personer til beskæftigelse i virksomhedspraktik og/eller løntilskud. Såfremt leverandøren via Jobcenter Aarhus ikke kan få formidlet personer til beskæftigelse på særlige vilkår, bortfalder kravet om at beskæftige en eller flere personer på særlige vilkår. Leverandøren skal på Aarhus Kommunes anmodning dokumentere, at kravet om ansættelser på særlige vilkår opfyldes. Såfremt der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende ansættelse af en person/personer på særlige vilkår er berettiget, kan Aarhus Kommune forlange en uddybende redegørelse fra leverandøren. Såfremt Aarhus Kommune fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan Aarhus Kommune meddele dette til leverandøren med tilkendegivelse af, at manglende opfyldelse af ansættelser på særlige vilkår vil blive betragtet som misligholdelse af aftalen. Sker der efter påbud fortsat misligholdelse fra leverandørens side, kan Aarhus Kommune hæve aftalen. 13. Aftalens varighed og opsigelse Aftalen træder i kraft den 1. juli 2013 og har en varighed på fire år med mulighed for forlængelse yderligere et år. 14. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne professionel erhvervsansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele aftaleperioden. Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 15. Misligholdelse Enhver af parterne kan hæve kontrakten uden varsel, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget gentagne gange overtrædes, uden der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse. Såfremt leverandøren ikke er i stand til at præstere regresindtægter pr. år på minimum 16 mio. kr., vil det blive betragtet som en misligholdelse af aftalen.