Ny release til AutoCore Portalen / Salg

Ny release til AutoCore Portalen / Salg 30. marts 2014 Overblik og vejledning til nye funktioner

Overblik over nye funktioner i Salgsportalen Kære Bruger, Søndag den 30. marts opdateres Salgsportalen med en række nye funktioner, samt rettelser og forbedringer til eksisterende funktionalitet, der tilsammen skal være med til at give en lettere og mere effektiv arbejdsdag i Salgsportalen. De nye funktioner betyder samtidigt, at en del af den eksisterende funktionalitet skal betjenes på en ny måde. Vi vil derfor anbefale, at du finder tid til at læse de følgende vejledninger igennem, så du er klar til at arbejde med Salgsportalen på søndag den 30. marts. Vi er glade for at kunne præsentere denne nye release til dig og som én, blandt mange nyheder i Salgsportalen, er integration til Bilinfo og Nordania. Her kan du hurtigt og nemt give tilbud på finansiering eller et All inklusive tilbud til kunden samtidig med tilbuddet på bilen og du skal ikke logge på andre systemer eller taste data flere gange for at lave et finansieringstilbud. Samtidig oprettes finansieringstilbuddet automatisk i Bilinfo, så kunde-, bil- og finansieringspriser er klar i Bilinfo, når du skal afslutte sagen og sende den videre til Nordania, hvis kunden accepterer tilbuddet. Læs mere om finansiering og all inklusive her En større ændring er måden at registrere CRM aktiviteter på. For at mindske antallet af klik og gøre CRMregistreringen mere smidig, kan salgsprocessen nu registreres fra fanen Sager, hvorfra også køresedler, tilbud og slutsedler oprettes. Læs mere om Sager her En anden større nyhed er muligheden for at give tilbud på forsikring af bilen, samtidig med du laver et tilbud eller en slutseddel til en kunde. Accepterer kunden forsikringstilbuddet, kan forsikringscertifikat bestilles og printes fra leveringslisten. I denne release tilbydes funktionen i samarbejde med Codan. Læs mere om Forsikringstilbud her Vi er også glade for at kunne præsentere CPR-opslag. Med CPR-opslag kan du både oprette nye kunder ud fra CPR-nummer, men også validere eksisterende kundedata i dit kundekartotek mod de samme data, som er registreret hos CPR. Læs mere om CPR-opslag her Allerede når du opretter et tilbud eller laver en slutseddel, bliver det ekstraudstyr, som vælges til bilen, valideret mod om det kan bestilles til den valgte bil. Det betyder, at det ikke først er når bilen bestilles på fabrikken, at du bliver gjort opmærksom på, at tilføjet fabriksmonteret ekstraudstyr ikke kan bestilles til den valgte modeltype. Læs mere om validering af udstyrskoder her Nogle af de nye funktioner vil kræve opsætning i Salgsportalen, men under de menupunkter, hvor det er nødvendigt, vil der være en beskrivelse af hvilken opsætning, der skal laves og hvordan det gøres. Vores Callcenter og konsulenter sidder parate til at hjælpe på tlf: 4328 8300 eller callcenter@semler.dk fra mandag den 31. marts 2014. Vi håber du bliver glad for at arbejde med de nye funktioner og forbedringer, som du præsenteres for herunder. Med venlig hilsen, Portalteam Salg Christian Kjær Christensen Michael Ebeling Ulla Kyndbøl Projektleder, Salgsportalen Skandinavisk Motor Co. A/S Semler IT A/S Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 2 af 27

Indhold Overblik over nye funktioner i Salgsportalen... 2 Login siden og velkomstbilledet... 5 Sager... 5 Søg kunde... 7 Første sag på kunden... 7 Registrering af aktiviteter på en igangværende sag... 8 Opret kunde... 9 Rediger kundedata...10 Opret ny sag, find eksisterende sag eller skift sag...10 Se tidligere kontaktstrenge på en eksisterende sag...11 Tilknyt køreseddel, tilbud, slutseddel...11 Find køreseddel, tilbud, slutseddel på en sag...12 Kopier tilbud til slutseddel...13 Print køreseddel, tilbud, slutseddel...13 Send tilbud eller slutseddel som e-mail...14 Se listebillede med køresedler, tilbud eller slutseddel...15 Opfølgning på aktiviteter...16 CPR-opslag...16 Søg kundedata via CPR-opslag...16 Valider eksisterende kundedata via CPR-opslag...17 Finansiering eller All inclusive tilbud...18 Forsikring...20 Forsikringstilbud...20 Forsikringsaftale / -certifikat...22 Infoboks om genberegning...22 Slå fra...22 Slå til igen...23 Afgiftskategori på biler...23 Validering af udstyrskoder på nye biler...23 Forventet leveringsuge ugedag for levering valgfri...24 Søgefunktion i listebillede...25 Prissimulering kan gemmes...25 Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 3 af 27

Slutseddel ændringer...26 - Default ja til indreg/afmeld/omreg...26 - Må kontaktes m.h.t markedsføring...26 Importøroprette forhandlermonteret udstyr...27 Leveringslisten L64 ændret til L94...27 Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 4 af 27

Log in siden og velkomstbilledet Vi har valgt at modernisere Log-in siden og velkomstbilledet, men processen, bruger-id og password er stadig det samme. På velkomstsiden er ikoner til Salg erstattet af tekst og emneord for funktioner i AutoCore Portalen Salg Du kan markere i hele området for at komme til Salg Sager Som nævnt er ønsket færre klik i Salgsportalen og som en del af denne vision, har vi ændret processen for at registrere de første indledende kontakter på en kunde. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 5 af 27

Tidligere skulle registrering af aktiviteter på en kunde ske fra CRM, men fremover er det muligt at markere første aktiviteter i en salgsproces + oprette køreseddel, tilbud og slutsedler under den nye fane Sager. En sag på en kunde, er her hvor al aktivitet og dokumenter knyttes sammen med kunden. Fanen Sager afløser fanen Dokumenter Under Sager findes en række informationer og funktioner du kan: Informationer: - Se kundedata - Se hvilke biler kunden har tilknyttet i KUK / CRM - Se nuværende sager - Se kontaktstrenge (fra CRM) på en kunde Funktioner: - Søge kunder - Søge kunder via CPR-opslag - Oprette sager på en kunde - Registrere aktiviteter på en kunde - Oprette og se køresedler, tilbud og slutsedler - Navigere til liste over eksisterende køresedler, tilbud og slutsedler - Redigere kundedata via link til fællesdata Det er vigtigt at bemærke, at alt, hvad der registreres på en kunde under en sag, bliver samtidig registreret i CRM og kan ses og bearbejdes derfra. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 6 af 27

Søg kunde Når du vælger fanen Sager, får du et skærmbillede til at søge kunder. Du skal indtaste søgekriterier og tryk Søg; Findes der flere kunder, som opfylder dine søgekriterier, får du vist en liste, hvorfra du kan vælge kunden. Når kunden er søgt frem eller valgt fra listen, vises kundedata: Herfra kan du registrere hvilke aktiviteter du har haft med kunden enten på en igangværende sag eller på en ny sag. Første sag på kunden På nye kunder eller på en eksisterende kunde, hvor der ikke har været en salgsproces i gang før oprettes en ny sag. Marker i Salgsproces hvilke aktiviteter, der er sket, vælg hvilken bil det drejer sig om i dropdown menuen til feltet angående, tilføj evt. kommentar til aktiviteten og tryk Opret. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 7 af 27

Registrering af aktiviteter på en igangværende sag Har kunden været i butikken før og der skal arbejdes videre på salgsprocessen, søges kunden frem og den eksisterende sag vises. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 8 af 27

På en eksisterende sag, der skal arbejdes videre med, vil der som standard være udfyldt indledende kontakt (af hensyn til statistik) og hvilken bil, der er markeret på sagen første gang, der blev arbejdet på den. Der kan nu tilføjes nye aktiviteter i Salgsprocessen, som knyttes til sagen og tryk Gem. Opret kunde Søger du efter en kunde, som ikke allerede findes i KUK / CRM, kan du oprette kunden fra Sager. Du vil få en infoboks, som fortæller at kunden ikke findes og du kan vælge at oprette kundedata ud fra dine søgekriterier: Du kan også vælge at gå tilbage til Sager med knappen Tilbage, eller indtaste nye søgekriterier og søge igen med knappen Søg. Når nye kunder oprettes via Sager, oprettes kunden samtidig i CRM og KUK. Der kan være lidt respons-tid på synkroniseringen og derfor kan det være nødvendigt at opdatere nyoprettede kunder, hvis du skal arbejde videre med den nyoprettede kunde med det samme tryk Opdater på knappen til højre i skærmbilledet. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 9 af 27

For at oprette en ny kunde, skal du have adgang til kundeoprettelse i Salgsportalens fællesdata. Det er den kundeansvarlige i jeres forretning, som giver tilladelse og herefter skal adgang tildeles i portalen kontakt jeres IT konsulent. Rediger kundedata Kundedata kan redigeres fra Sager. I venstre side under kundenavn, er link til fællesdata, hvor kundedata kan redigeres og opdateres: Opret ny sag, find eksisterende sag eller skift sag Har en kunde flere igangværende sager, vises alle sager i et pop-up vindue, når kunden søges og herfra kan vælges en eksisterende sag eller oprettes ny sag: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 10 af 27

I Sagsfeltet er det også muligt at skifte mellem eksisterende sager via linket [Skift] Det vil vise ovenstående pop up boks, hvorfra ny sag eller skift til anden sag, kan vælges: Se tidligere kontaktstrenge på en eksisterende sag Kontaktstrenge på en sag kan nu ses, både i sager og - på samme måde som før - i CRM. I venstre side finder du boksen med kontaktstrenge, som hører til den sag, der er valgt. Klik på linket under Kontakter en pop up viser de kontaktstrenge, som er registreret på sagen. Tilknyt køreseddel, tilbud, slutseddel Når du skal oprette en køreseddel, et tilbud eller en slutseddel på en kunde finder du kunden og den sag du ønsker at tilknytte et dokument til. På knapperne øverst i sager får du mulighed for at oprette et dokument Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 11 af 27

når du klikker på knappen. Find køreseddel, tilbud, slutseddel på en sag På en eksisterende sag, hvor der er oprettet køresedler, til bud eller slutseddel, kan dokumentet findes, når du har søgt kunden og fundet sagen - klik på knapperne foroven og vælg dokumentet du vi l se. Klik på linjen med det dokument, du vil arbejde videre med, for at åbne det. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 12 af 27

Kopier tilbud til slutseddel Et tilbud kan kopieres til en slutseddel fra listebilledet over tilbud. Når du har trykket på linket til kopier, åbnes nyt slutseddelsdokument,som kan redigeres, inden det oprettes. Når slutseddel er gemt, tilknyttes den sagen og kan herefter ses under knappen Slutseddel. Print køreseddel, tilbud, slutseddel Der er 2 muligheder for at printe dokumenter, som er tilknyttet en sag. 1) I forbindelse med et dokument oprettes eller gemmes vælg knappen Opret og print/gem og print 2) Fra listebilledet over dokumenter, vælges ikonet print - Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 13 af 27

Fra fanen Sager klikkes på den dokumenttype, som skal printes. Listebilledet som fremkommer, og ikon til print, vil være det samme som kendes fra før denne release. Send tilbud eller slutseddel som e-mail Du kan sende et tilbud eller en slutseddel som e-mail til kunden. Fra sager, klik på knap med dokumenttype, og vælg Vis: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 14 af 27

Listebilledet som fremkommer, og ikon til Send e-mail, vil være det samme som kendes fra før denne release. Se listebillede med køresedler, tilbud eller slutseddel Oversigt (listebillede) over oprettede dokumenter, findes under knappen til de enkelte dokument-typer Listebilleder kan søges, både når kundeinformationer er udfyldt i sager, og når de ikke er udfyldt. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 15 af 27

Opfølgning på aktiviteter Du skal stadig bruge din kalender i CRM for at få overblik over de sager, du skal følge op på. Det er også i CRM, du skal registrere den opfølgning, der er lavet på en kunde. CRM er ikke ændret i forhold til før denne release af Salgsportalen, så det er stadig muligt at lave hele salgsprocessen i CRM på samme måde som før. CPR-opslag Salgsportalen har nu opslag på cpr-nummer direkte hos CPR-registeret. Det er udelukkende et validt 10- cifret personnummer, der kan bruges som opslagsparameter. Har du kundens personnummer, kan du enten få navn, adresse, postnummer og by til oprettelse af kundedata, eller du kan bruge personnummeret til at validere dine eksisterende kundedata. Søg kundedata via CPR-opslag For at lave et opslag hos CPR-registeret, skal du indtaste det 10-cifrede cpr-nummer i feltet cpr-nummer og tryk Søg i CPR-registeret: Herefter får du vist data fra CPR registeret og kan vælge at oprette kunden enten som emne eller som kunde - på baggrund af disse data Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 16 af 27

Hvis kunden er kendt i KUK / CRM i forvejen med samme navn, adresse og postnummer, vil du få en advarsel om at kundedata kendes, med henvisning til hvilket kundeløbenummer, som har samme data: Ved brug af linket i infoboksen, kommer du til den eksisterende kunde og kan arbejde videre derfra. Vælger du at bruge linket, bliver kunden ikke oprettet flere gange. Du kan søge kundedata, Vis CPR-opslag fra sager, køreseddel, tilbud og slutseddel. Validér eksisterende kundedata via CPR-opslag På eksisterende kunder, hvor cpr-nummer kendes, kan kundedata valideres mod navn og adresseoplysninger i CPR-registret. Hvis kundedata er de samme, som CPR-registeret har registreret, får du en pop-up boks, som bekræfter ens data. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 17 af 27

Er der forskel i kundedata og CPR-registerets data, vises en pop-up boks, som synliggør, hvilken forskel, der er i data: De eksisterende kundedata kan opdateres med nye data fra CPR-registeret ved tryk på Opdater kundedata med CPR data eller du kan bevare de eksisterende kundedata ved tryk på Luk uden at opdatere. CPR-Registeret fortæller, hvis det cpr-nummer, der spørges på, tilhører en person, som er markeret død i en pop-up boks vises info-teksten Data fra CPR registeret viser, at personen er markeret død. Vær opmærksom på du skal have adgang til fællesdata, kunder for at kunne lave opslag via CPR registeret. Kontakt din it-konsulent hos Semler IT for opsætning. Finansiering eller All inclusive tilbud På tilbud og slutseddel kan du hurtig og nemt give kunden til finansieringstilbud eller et all inklusive tilbud med, sammen med tilbud på bilen. Udfyld de få informationer i pop-up boksen, få tilbud tilbage og når du printer tilbud eller slutseddel, vil printet indeholde finansierings- eller all-inclusive tilbuddet. For at få medfinansieret fabriksmonteret og importøroprettet forhandlermonteret udstyr, skal dette vælges på side 3, inden finansieringstilbud beregnes. Indtaster du leveringsdato og udbetaling på bilen, inden beregning af finansiering- eller all-inclusive tilbud beregnes, slipper du for at indtaste det endnu engang. Hvis cpr-nummer er kendt i KUK på kunden, skal der ikke indtastes alder ved beregning af all-inclusive tilbud. På tilbud og slutseddel er tilføjet mulighed for at vælge finansiering eller all-inclusive i boksen med tillægsaftaler: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 18 af 27

Når du trykker Beregn tilbud, får du pris retur, som vælges og herefter er oprettet på tilbuddet. Før musen hen over linjen med finansiering- eller all-inclusive tilbud, så vises relevante oplysninger om finansieringen i en tekstboks: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 19 af 27

Når tilbuddet eller slutseddel printes, vil der i printet være vedlagt finansierings- eller all inklusive tilbud til kunden. Finansierings- og all inklusive tilbud bliver automatisk oprettet i Bilinfo til videre behandling og godkendelse hos Nordania det sparer indtastning af samme data flere gange. Forsikring På tilbud og slutseddel kan du hurtig og nemt give kunden til forsikringstilbud. samtidig med tilbud på bilen. Salgsportalen har i samarbejde med Codan integreret forsikringstilbud i tilbud og slutseddel. Forsikring kan både tilbydes som et tilbud, sammen til tilbud på bilen, og som en forsikringsaftale, sammen med en underskrevet slutseddel. Forsikringstilbud Forsikring vælges under tillægsaftaler. Udfyld få informationer i pop-up boksen, få tilbud tilbage og når du printer tilbud eller slutseddel, vil printet indeholde forsikringstilbud og tilhørende dokumenter. Hvis cprnummer er kendt i KUK på kunden, skal der ikke indtastes alder ved beregning af forsikringspris. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 20 af 27

Udfyld pop-up billedet med de informationer, der mangler og tryk Beregn tilbud. Lige nu skal der udfyldes Vælg bil fra en meget lang liste af biler vi arbejder videre på at forsøge at minimere listen i fremtidig release. Codan sender én eller flere mulige tilbud tilbage: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 21 af 27

Når tilbud er valgt, noteres det på tilbud/slutseddel og ved mouse-over på forsikringslinjen, kan priser ses. I print af tilbud / slutseddel vedlægges Codan s tilbud og forsikringsbestemmelser. Forsikringsaftale / -certifikat Når en slutseddel, som indeholder forsikringstilbud, markeres underskrevet, vil det fra leveringslisten være muligt at bestille forsikringen og efterfølgende udskrive forsikringscertifikat: Infoboks om genberegning Alle steder i Salgsportalen hvor der sker beregninger, vises en pop-up boks med information om at der genberegnes, inden der oprettes eller gemmes et dokument For mange brugere har det været et irritationselement at skulle sige Ok til det, hver gang et dokument oprettes eller gemmes. Nu er der muligt at slå denne pop-up boks fra. Vær opmærksom på at der stadig sker en genberegning af alle tal i dokumentet, inden det oprettes eller gemmes, selvom pop-up boksen ikke vises. Slå fra Ønsker du at slå pop-up boksen fra, så den ikke vises igen, skal du næste gang den vises, markere i feltet Vis ikke denne bekræftelse igen Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 22 af 27

Vær opmærksom på at den skal slås fra individuelt på alle dokumenttyper, hvor den ikke skal vises igen. Slå til igen Pop-up boksen kan slås til igen via din personlige opsætning under blyant på de enkelte dokumenter Afgiftskategori på biler I priskalkulation på biler på tilbud, slutseddel og prissimulering kan afgiftskategori ændres på bil: Ved Genberegn vil bilen blive beregnet med den afgiftskategori, som er valgt. Validering af udstyrskoder på nye biler I priskalkulationen på nye biler valideres der nu, om de valgte udstyrskoder kan bestilles til den valgte vogntype. Det betyder, at det ikke først er når bilen bestilles på fabrikken, at du bliver gjort opmærksom på, at tilføjet fabriksmonteret ekstraudstyr ikke kan bestilles til den valgte modeltype Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 23 af 27

Validering sker i tilbud, slutseddel og prissimulering. Forventet leveringsuge ugedag for levering valgfri På tilbud og slutseddel kan levering markeres som Aftales nærmere med kunden forventet uge xx Datoen har hidtil været valgt som mandag i den valgte uge. Fremover kan det på forhandlerniveau vælges, hvilken ugedag, der skal sætte datoen for leverinering og overføres til leveringslisten. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 24 af 27

Opsætning sker under forhandleropsætning blyant med cirkel: Og udfyldes med den ønskede ugedag tryk opdatér: Søgefunktion i listebillede I søgefunktionen på listebilleder er tilføjet mulighed for at bladre en måned frem og en måned tilbage gælder for køreseddel, tilbud, erhvervstilbud, slutseddel og leveringslisten. Prissimulering kan gemmes Nu er det muligt at gemme en prissimulering, så den kan redigeres. Alle prissimuleringer ligger under arkiv og kan hentes derfra og redigeres: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 25 af 27

I arkiv vises listebillede over gemte prissimuleringer og link under biltypen åbner prissimuleringen - efter redigering - tryk Gem. Slutseddel ændringer På slutsedler er der 2 nye ændringer, du skal være opmærksom på: - Default Ja til indreg/afmeld/omreg Der står default JA til at kundens bil må ind-/om-/afregistreres. Før var værdien default sat til nej. - Må kontaktes m.h.t markedsføring Der står default JA til at vi må kontakte kunden med hensyn til markedsføring. Når slutseddel markeres underskrevet, vil kundedata i KUK opdateres med Ja til reklame. Ændringer vises også på den printede slutseddel: Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 26 af 27

Importøroprette forhandlermonteret udstyr På tilbud og slutsedler, hvor ekstraudstyr tilføjes og priser kalkuleres, side 3, er listen over importør oprettet forhandler monteret udstyr, ændret fra at være foldet ud, til nu at vises som foldet sammen det giver overblik, når en udstyrsgruppe skal findes. Når ét eller flere stykker udstyr er valgt, vil udstyrsgruppen være vist foldet ud, så det er nemt at se, hvilket udstyr, der er valgt. Leveringslisten L64 ændret til L94 Regeringen har ændret loven om forholdsmæssig registreringsafgift fra at hedde L64 til nu at hedde L94. Alle felter i leveringslisten, som vedrører loven om forholdsmæssig registreringsafgift, er ændret til nu at hedde L94. Udskrevet d. 26. marts 2014 Side 27 af 27