Hillerød Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-2015 Del 1 Formål og mål 1 Formålet med digitaliseringsstrategien... 1 1.1 Afsæt i Hillerød Kommunes mål... 2 1.2 Ændrede rammebetingelser... 3 1.3 Indhold i digitaliseringsstrategien... 3 2 Mål... 3 2.1 Tilslutning til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi... 4 2.2 Fuld udnyttelse af eksisterende digitale løsninger... 5 2.3 Digitalisering handler om at ændre arbejdsgange og opgaver... 5 2.4 Digital ledelse er en del af alle lederes ledelsesfaglighed... 6 2.5 Overholdelse af fælles standarder og tekniske krav for at sikre sammenhæng mellem løsninger 6 2.6 It-infrastrukturen skal kunne bære kommunens digitalisering... 6 3 Digitaliseringens organisering i Hillerød Kommune... 6 3.1 Roller og ansvar... 7 3.2 Organisering af digitaliseringsressourcer... 7 4 Brugen af business case i Hillerød Kommune... 7 5 Finansiering af digitaliseringen... 8 5.1 Digitaliseringspuljen... 8 5.2 Fagområdernes driftsbudgetter... 9 5.3 Det centrale it-budget... 9 5.4 Budgetudvidelser i forbindelse med Byrådets budgetlægning... 9 6 Konkrete indsatsområder for de kommende år 2012/2013... 9 6.1 Udarbejdelse af kanalstrategi for alle borgerbetjenende områder... 10 6.2 Kompetenceudviklingsaktiviteter for borgere og virksomheder... 10 6.3 Kompetenceudviklingsforløb for øvrige borgerbetjenende ledere og medarbejdere... 10 6.4 Systematisk kompetenceudviklingsindsats læring, faciliteter og videndeling... 10 6.5 Aktiviteter til at understøtte digital ledelsesudvikling... 10 6.6 Mobil platform... 10 6.7 Ny strategi for benyttelse af tværgående løsninger... 10 6.8 Oprydning i systemporteføljen... 11 6.9 Konkurrenceudsættelse af gamle it-kontrakter m.v.... 11 6.10 Oprettelse og igangsætning af et digitaliseringsforum... 11 6.11 Tværgående samspil mellem digitaliseringskonsulenter... 11 6.12 Videreudvikling af business case-skabelon... 11 6.13 Udarbejdelse af en it-strategi infrastruktur og it-drift... 11 Tillæg: Skitse til handlingsplan... 11 1 Formålet med digitaliseringsstrategien Digitaliseringsstrategien skal: Side 1 af 11
Sætte den fælles retning for hvordan Hillerød kommune kan give borgerne bedre og mere fleksibel service og samtidig effektivisere kommunens administration. Sætte Hillerød Kommune i stand til at koordinere, overskue og håndtere nye digitale muligheder og løsninger som tilpasses borgernes forskellige behov. Sætte den fælles ramme for det videre samspil i organisationen omkring finansiering og styring af digitaliseringen samt for den tværgående koordinering og prioritering. o Samspillet skal sætte Hillerød Kommune i stand til at træffe fælles beslutninger i en balance mellem den fælles helhedstænkning og den lokale innovationskraft. o Samspillet skal sikre den rette prioritering af kommunens digitale investeringer, således at kommunen investerer i den digitalisering, som giver bedst mulig service for borgere og virksomheder under hensyn til borgerens vilkår og de økonomiske rammer. Strategien er samtidig en konsolidering af flere aktuelle digitaliseringsagendaer i Hillerød Kommune: e2015, en kommende kanalstrategi, fagområdernes strategier og de nationale- og fælleskommunale digitaliseringsstrategier. Figur 1 Illustration af Det digitale landkort i Hillerød kommune" med eksempler på fag/sektorområder. 1.1 Afsæt i Hillerød Kommunes mål Digitaliseringsstrategien tager afsæt i Hillerød Kommunes mål for udvikling af kommunen. Af særlig relevans for digitalisering er: Hillerød Kommune er et oplagt sted at bosætte sig med god infrastruktur, herunder også digital infrastruktur - Bæredygtig udvikling og høj kvalitet i serviceniveau gennem udnyttelse af ny teknologi og digitalisering. Fra Kommunens mission: Borgeren er i fokus, og Hillerød kommune er til for borgeren. Side 2 af 11
1.2 Ændrede rammebetingelser Borgere og virksomheder anvender personlige computere, bærbare og mobile håndholdte computere, som en naturlig del af deres hverdag. Borgrene er digitalt parate og foretrækker selv at kunne finde de informationer de måtte have behov for, og vil gerne udnytte fordelene ved digital selvbetjening. I forlængelse af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi har rammebetingelserne for digitalisering ændret sig de seneste par år. Der er fokus på, at kommunerne udvikler sig digitalt og i samme omfang og takt på tværs af fagområder og organisatoriske enheder. Behovene for sammenhæng vokser samtidig med kompleksiteten i de mange digitale løsninger. Den enkelte kommune kan ikke selv løse alle de digitale udfordringer. Den enkelte kommunes tilslutning til og realisering af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi har derfor en mere forpligtende karakter end tidligere. Samtidig indgår den forpligtende digitalisering i de årlige økonomiforhandlinger mellem kommunerne og regeringen, fulgt op af lovændringer, fx om borgernes obligatoriske selvbetjening og efterfølgende ændringer i bloktilskuddet. Den foregående digitaliseringsstrategi havde fokus på at understøtte den nye, større Hillerød Kommune, herunder at optimere og digitalisere administrative processer, kombineret med standardisering af fællessystemer, it-arbejdspladser med videre. Nye teknologiske spring, ekstremt hurtigt voksende datamængder, netværk uden grænser, mange forskellige mobile muligheder for at tilgå data alle steder fra, stiller også nye krav til, hvordan Hillerød Kommune behandler og stiller data til rådighed for medarbejdere, borgerer og virksomheder. 1.3 Indhold i digitaliseringsstrategien Digitaliseringsstrategiens del 1 omfatter visioner og mål. Del 2 indeholder forslag til den fremadrettede organisering samt en beskrivelse af finansieringsmodeller, herunder brug af business cases. Del 3 indeholder konkrete indsatsområder i forlængelse af del 1 og 2 samt en handlingsplan for digitaliseringsprojekter. Del 1 skulle gerne, i kraft af sit fokus på visioner og mål, have en vis langtidsholdbarhed, mens del 2 indeholder tiltag til styringen af digitaliseringen. Del 3 er et dynamisk dokument, der løbende revideres efter behov. 2 Mål Følgende er Hillerød Kommunes afsæt for digitalisering: For kommune som helhed For borgerbetjeningen For digitalisering på velfærdsområderne børn, skole og sundhed Som arbejdsplads Side 3 af 11
Digitaliseringsstrategien skal bidrage til effektivisering af kommunens opgavevaretagelse og udvikle kommunens servicetilbud, så borgere og virksomheder har let adgang til offentlig service af høj kvalitet. Digitalisering af kommunens opgaver skal sikre, at kommunen i en fremtid med færre medarbejdere fortsat kan løse alle opgaver og udvikle service overfor borgere og virksomheder. Borgere og virksomheder kan forvente konstant udvikling af Hillerød kommunes service. Samtidig vil det være en udfordring at fastholde og tilføre nye medarbejdere til at løse de kommunale opgaver. Digitaliseringen skal hjælpe med til at give bedre løsninger, eliminere dobbeltarbejde, forebygge nedslidning, og bidrage til interessante og udfordrende arbejdsvilkår. Hillerød kommune skal være attraktiv for borgere, virksomheder og som arbejdsplads. 2.1 Tilslutning til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Hillerød Kommune tilslutter sig mål og indhold i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, herunder den tilknyttede handleplan med 32 indsatsområder og digitaliseringsreformen på velfærdsområdet. Hillerød Kommune prioriterer de enkelte indsatsområder i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi: Hvor indsatsområdet kan give en væsentlig bedre borgerservice på et område, som Hillerød Kommune prioriterer, og / eller hvor Hillerød Kommune ikke vil kunne tilvejebringe denne bedre service alene. Hvor det kan betale sig. Tilslutningen til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi betyder også i en prioriteringssituation, at: Side 4 af 11
Obligatorisk digital selvbetjening, digitalisering som opfylder lovgivning samt opfyldelse af politiske mål prioriteres som udgangspunkt forud for øvrige projekter. De fælleskommunale projekter prioriteres forud for egne initierede projekter 1. Ønsker om investeringer i eksisterende løsninger på markedet, fremfor at afvente planlagte fælleskommunale løsninger, skal begrundes i en positiv business case. 2.2 Fuld udnyttelse af eksisterende digitale løsninger Hillerød Kommune vil prioritere højt at udnytte sine eksisterende digitale løsninger fuldt ud. Der skal opnås besparelser via fuld og effektiv anvendelse af eksisterende it-systemer. Vi kan spare ressourcer ved en bedre udnyttelse af de hidtil foretagne investeringer, hvis vi forholder os til spørgsmål som: er behovet rigtigt forstået? er den eksisterende it-løsning fortsat den rigtige? er løsningen ordentligt implementeret (forankring)? er alle godt inde i løsningen, eller er der brug for mere kompetenceudvikling? bruges løsningen af nok brugere? er der sammenhæng mellem antal brugere, og de licenser vi betaler for? Det betyder også: Øget fokus på brug af vi deler fælles løsninger fremfor, at hver afdeling køber sit eget fagsystem. Forud for investeringer i nye løsninger skal det begrundes, at eksisterende løsninger ikke eller stort set ikke kan imødekomme behovene for it-understøttelse. 2.3 Digitalisering handler om at ændre arbejdsgange og opgaver Hillerød Kommune ønsker, at investeringer i digitalisering giver så stort udbytte som muligt. Udover den tekniske implementering og uddannelse i it-løsningens funktionalitet, skal der ske en organisatorisk implementering, som reelt omlægger og effektiviserer opgaveløsning, arbejdspraksis og ydelser. Dette skal ske gennem kompetenceudvikling, arbejdsgangs- og procesoptimering og udøvelse af digital ledelse. Et digitaliseringsprojekt skal have et klart fokus på at realisere gevinster. Der skal udarbejdes business cases med anerkendte metoder, før, under og efter projektgennemførelse. Vi kan ikke nå det hele. Der er brug for en skarp og tydelig prioritering mellem projekter. Man bør altid først spørge: Giver den opgave, vi løser, overhovedet mening at løse? Hvis svaret er ja, så spørg: Kan vi ved at (re)digitalisere opgaven løse den mere effektivt? Digitaliseringsprojekter er forretningsudvikling og medfører nødvendigvis forandringer i måden, vi arbejder på, ellers skaber det ikke værdi. Der skal derfor altid foretages de nødvendige organisatoriske tilpasninger, og kommunikationen om det nye skal være tilstrækkelig. 1 Med fælleskommunale digitaliseringsprojekter forstås de projekter, som er beskrevet af KL i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi/handleplan. Derudover kan Hillerød Kommune indgå i fælles digitaliseringsprojekter med andre kommuner, men hvor disse hører ind under kategorien egen-initierede. Side 5 af 11
Digitaliseringsprojekter skal altid have en ledelsesmæssig projektejer, og efterfølgende i driftsfasen en ledelsesmæssig gevinstejer, som kan tage det ledelsesmæssige ansvar for at realisere gevinsterne. Digitaliseringsprojekter skal altid evaluereres. 2.4 Digital ledelse er en del af alle lederes ledelsesfaglighed Digital ledelse udøves af lederen i samspil med faglig ledelse, personaleledelse, strategisk ledelse og økonomisk ledelse. Der er brug for, at alle ledelseslag aktivt forholder sig til, hvordan digital ledelse skal udøves inden for deres område. Digital ledelse handler i høj grad om forandringsledelse at kunne se potentialet, at kunne organisere forandringen og indhøste resultaterne i et tæt samspil med medarbejderne. En væsentlig forudsætning for at opnå digitaliseringens fulde potentialer er udøvelse af digital ledelse som en integreret del af en enhver leders ledelsesfaglighed og -praksis. Særlig stor betydning har fokus på kommunikation af mål og mening med digitaliseringen. Lederen skal have fokus på og træffe beslutninger om at ændre og effektivisere opgaverne og tilpasse organisationen, så gevinsterne ved den digitale investering realiseres. Det er afgørende, at lederen selv kan se potentialet i digitaliseringen og den innovationskraft, der ligger heri. Lederen skal kunne håndtere større, komplekse organisatoriske, økonomiske, kontraktuelle og tekniske risici. Det skal lederen kunne kommunikere aktivt og meningsfuldt. Endelig er det vigtigt, at lederen er i stand til at sætte digitaliseringens muligheder for at udvikle velfærdsydelser på den politiske dagsorden. 2.5 Overholdelse af fælles standarder og tekniske krav for at sikre sammenhæng mellem løsninger For alle investeringer i ny digitalisering skal følgende gælde: Fremadrettede investeringer i nye løsninger skal leve op til de fælleskommunale arkitekturkrav 2 for at sikre sammenhæng og integration mellem kommunens løsninger. Brug af fælles datastandarder, så data i højere grad kan flyde mellem systemer. Skal godkendes af et digitaliseringsforum med henblik på vejledning i og sikring af de tekniske krav og sammenhænge til andre løsninger. 2.6 It-infrastrukturen skal kunne bære kommunens digitalisering Udviklingen af it-infrastrukturen og kapaciteten i denne (netværk, servere, pc er, telefoni) skal udvikles i takt med den øgede digitalisering i kommunen. Del 2 Organisering, styring og finansiering 3 Digitaliseringens organisering i Hillerød Kommune 2 It-arkitekturkrav er fælles regler/standarder til leverandørerne for, hvordan it-løsninger skal bygges, og derved sikre sammenhæng og integrationer mellem kommunernes løsninger. Side 6 af 11
For at understøtte digitaliseringsstrategiens mål om fælles koordinering, sammenhæng og prioritering, af projekter og træk på fælles ressourcer etableres et digitaliseringsforum og en digitaliseringsarbejdsgruppe. 3.1 Roller og ansvar Digitalisering betyder ændring af arbejdsgange og opgaveløsning. Derfor er ansvaret for succes med digitalisering også tæt forbundet med såvel det faglige, det økonomiske ansvar og ansvaret for arbejdets tilrettelæggelse. Opdelingen i sektorer følger af den fælleskommunale opdeling. Figur 2 Illustration af tværgående og sektorområder med de eksterne interessenter De fagligt ansvarlige chefer er således også ansvarlige for at Hillerød Kommunes anvendelse af faglige digitaliseringsløsninger. De tværgående borgerrettede digitaliseringsinitiativer og ansvaret for sammenhængende IT ligger ligeledes ved de faglige chefer for Borgerservice hhv. Digitalisering. I den rolle er de faglige chefer bestillere i forhold til stabsfunktionernes støtte. 3.2 Organisering af digitaliseringsressourcer For at understøtte både den tværgående digitalisering og fagområdernes digitalisering samt sammenhængen mellem disse, vil det være væsentligt, at denne kan understøttes af digitaliseringskonsulenter, både centralt og decentralt placeret, bl.a. med hjælp til udarbejdelse af business cases. Det vil være relevant at medtænke fx HR-konsulenter, leankonsulenter og andre udviklingskonsulenter, som kombineret med en digital kompetenceudvikling har brugbare proces- og projektkompetencer. 4 Brugen af business case i Hillerød Kommune En revideret udgave af Hillerød Kommunes business case skal anvendes ved investeringer i digitalisering. Business casen er en metode til at etablere et beslutningsgrundlag for bl.a. digitale investeringer. I business casen opstilles hvilke formål 3 og gevinster, der ambitiøst og realistisk kan sættes op for den efterfølgende anvendelse af it-løsningen. Derudover udregnes og aftales, hvilke omkostninger systemmæssige og organisatoriske en digital investering vil have for at nå de formulerede mål og gevinster. Nettogevinsten udregnes derefter og fordeles over år ofte stigende fra første år til det år, hvor den fulde effekt forventes. Udover mål om effektviseringer kan der indgå mere kvalitative mål om lovmedholdighed, bedre service, kvalitet i opgaveløsningen og forbedring af arbejdsforhold. 3 Mål: Der arbejdes med tre typer formål i BC: Opfylde et nyt/ændret politisk mål (ændret serviceniveau), opfylde et lovkrav eller opnå en effektiviseringsgevinst. Side 7 af 11
Der skal udarbejdes business case for investeringer over 50.000 kr. Den udregnede investeringspris skal omfatte omkostninger til anskaffelse af løsningen, som udgangspunkt drift over 4 år og organisatoriske ressourcer til implementering/drift omsat til kroner. Der benyttes følgende skalering i forhold til business cases: Niv. 0/basis: Godkendelse af Digitalisering og IKT med henblik på sameksistens med it-platform, afledte omkostninger, standarder og træk på Digitalisering og IKTs interne ressourcer. Niv. 1: Lille investering (under 50.000 kr. inkl. afledte omkostninger og træk på organisationen). Det ansvarlige område skal udarbejde en mini-business case, som ikke skal lægges op i digitaliseringsforum. Udgangspunktet er, at de mindre investeringer sker ved områdernes egenfinansiering. Niv 2: Større investering (over 50.000 kr.): Der skal udarbejdes business case, som herefter indgår i digitaliseringsforummets tværgående prioritering. Dette gælder, uanset om finansieringen sker for fælles midler eller ved områdets egenfinansiering. Der benyttes følgende definitioner og forståelser: Økonomisk fordelagtig business case: Muliggør minimum en tilbagebetaling af investeringen over max. 4 år på 50-60 % Investeringspris: Den udregnede investeringspris skal omfatte omkostninger til anskaffelse af løsningen, drift over 4 år og organisatoriske ressourcer til implementering/drift omsat til kroner. Det er business casen, der som en del af beslutningsgrundlaget, skaber afsættet for en beslutning om, hvordan gevinsten skal tilfalde området eller kommunen som helhed. Dette gælder, både hvor centrale puljer finansierer investeringen, og hvor områdets egne midler finansierer projektet. 5 Finansiering af digitaliseringen Finansieringen til digitaliseringen i Hillerød Kommune kan ske på følgende måder;: 1. En digitaliseringspulje. 2. Digitaliseringsprojekter kan søges finansieret af kommunens pulje til effektiviseringer (revideres efter valg nedenfor). 3. Fagområdernes samlede driftsbudgetter, heraf med aktuelle digitaliseringsindkøb for 20-30 mio. kr. 4. Det centrale it-budget på 40 mio. kr. 5. Budgetudvidelser via Byrådets budgetlægning aktivitetsudvidelsesforslag (både drift og anlæg) suppleret med finansieringsforslag inden for budgetrammen. 5.1 Digitaliseringspuljen Der etableres en central digitaliseringspulje med det formål at understøtte de konkrete projekter, der indgår digitaliseringsstrategiens handleplan. Side 8 af 11
Digitaliseringspuljen målrettes effektiviseringer som følge af digitalisering. Fagområderne skal søge Digitaliseringsforummet om finansiering gennem en gennemarbejdet og økonomisk fordelagtig business case (se definition ovenfor). Digitaliseringsforummet foretager 4 gange årligt en tværgående prioritering blandt de projekter, som er optaget i handleplanen. 5.2 Fagområdernes driftsbudgetter Fagområdernes driftsbudgetter omfatter finansiering af eksisterende digitalisering, hvor ophør eller billiggørelse af eksisterende digitalisering kan skabe finansieringsrum til nye behov. Endvidere kan der være ubrugte midler på det samlede driftsbudget inden for året, som kan anvendes til finansiering af nye digitaliseringsbehov. Fagområderne prioriterer ny digitalisering inden for allerede bevilligede driftskonti. Fagområdernes behov for ny digitalisering over 50.000 kr. skal godkendes af Digitaliseringsforummet på baggrund af en økonomisk fordelagtig business case. Dette gælder også, når området selv har finansieringen og/eller når investeringen alene ligger i behov for træk på fælles ressourcer. 5.3 Det centrale it-budget Det centrale it-budget finansierer eksisterende it-infrastruktur og it-drift/servicekontrakter, samt hovedparten af alle kommunens kontrakter vedr. it-fagsystemer og fællessystemer og vedligeholdelse af disse. Ophør eller billiggørelse af eksisterende finasiering kan skabe finansieringsrum til nye behov. Endvidere kan der være ubrugte midler på det samlede driftsbudget inden for året, som kan anvendes til finansiering af nye digitaliseringsbehov. Kommunens samlede årlige udgifter til it og digitalisering er godt 50 mio. kr., hvoraf ca. 60 % af udgifterne afholdes på det centrale it-budget. 5.4 Budgetudvidelser i forbindelse med Byrådets budgetlægning Digitale investeringer kan være nødvendige at søge finansieret via aktivitetsudvidelsesforslag suppleret med finansieringsforslag inden for budgetrammen. Fagområdernes aktivitetsudvidelsesforslag til direktionens budgetforslag behandles først af Digitaliseringsforummet og indgår i forummets tværgående prioritering, før det går videre til direktion og derefter til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Del 3 Konkrete indsatsområder og handlingsplan for digitale investeringer 6 Konkrete indsatsområder for de kommende år 2012/2013 Dette afsnit rummer sammen med handlingsplanen til digitaliseringsstrategien de konkrete indsatser for de kommende år 2012/2013. Indsatsområderne er karakteriseret ved at være tværgående aktiviteter og projekter for Hillerød Kommunens digitale udvikling. Handlingsplanen rummer overblik over kommunens mulige og prioriterede digitale investeringer i it-løsninger/projekter, herunder de fælleskommunale digitaliseringsprojekter. Side 9 af 11
Rækkefølgen af indsatsområderne skal prioriteres, og der skal udarbejdes tids- og aktivitetsplaner. 6.1 Udarbejdelse af kanalstrategi for alle borgerbetjenende områder Hillerød Kommune skal udarbejde en kanalstrategi ud fra den vision og de mål om borgerbetjeningen, der er beskrevet ovenfor. Den skal sikre, at borgere og virksomheder benytter de billigste og mest hensigtsmæssige kanaler, så kommunens og dermed borgernes ressourcer prioriteres bedst muligt. Figuren nedenfor illustrerer mulighederne: No touch Obligatorisk Frivilligt tilvalg Medbetjening Visitering til fravalg Fravalg Det offentlige har alle data og behøver ikke spørge borgeren Obligatorisk selvbetjening fx SU og de kommende kommunale løsninger, hvor borgeren skal anvende selvbetjening Borgerens tilvalg af frivillig selvbetjening Borgeren anvender en digital selvbetjening, men sagsbehandler hjælper Borgerens visitering til fravalg af obligatorisk digital betjening Borgerens fravalg af frivillig digital selvbetjening 6.2 Kompetenceudviklingsaktiviteter for borgere og virksomheder Der igangsættes kompetenceudviklingsaktiviteter for borgere og virksomheder til digital selvbetjening i form af kurser på bibliotek og i foreninger, og ved at understøtte, at borgere hjælper andre borgere. Endvidere skal tænkes i alternativt, brugervenligt vejledningsmateriale (billede, lyd, video). 6.3 Kompetenceudviklingsforløb for øvrige borgerbetjenende ledere og medarbejdere Der igangsættes et kompetenceudviklingsforløb for øvrige borgerbetjenende ledere og medarbejdere mv. udover Borger- og Socialservice i brugen af kommunens digitale selvbetjeningsløsninger, så alle borgerbetjenende medarbejdere kan guide borgerne i brugen af selvbetjeningsløsninger. Der iværksættes en kompetenceudvikling af alle kommunens ledere i digital ledelse. 6.4 Systematisk kompetenceudviklingsindsats læring, faciliteter og videndeling Der er behov for en systematisk kompetenceudviklingsindsats for at få fuldt udbytte af digitaliseringen. Det omfatter bl.a. en afklaring af, om de eksisterende fysiske rammer i kommunen er tilstrækkelige til det fremadrettede kompetencebehov. Derudover skal der videndeles og eksperimenteres med undervisningsformer (fx e-læring mv.) 6.5 Aktiviteter til at understøtte digital ledelsesudvikling Der skal igangsættes aktiviteter til at understøtte ledernes digitale ledelsesudvikling, som skal tænkes ind i kommunens øvrige ledelsesudvikling. Det kan understøttes af sektorspecifik ledelsesudvikling. 6.6 Mobil platform Det skal undersøges, hvordan borgere og virksomheder samt ledere og ansatte skal kunne tilgå data og betjene sig selv i størst mulig grad, uafhængigt at fysisk placering og specifikt udstyr. 6.7 Ny strategi for benyttelse af tværgående løsninger Der udarbejdes en ny strategi for benyttelse af de tværgående løsninger (fx ESDH/projektportal/drev) med henblik på at levere de løsninger, der giver bedst mening for brugerne. Hertil kommer også fælles kalender- og telefonpolitik. Side 10 af 11
6.8 Oprydning i systemporteføljen Der skal ske en gennemgang/oprydning af alle it-løsninger i forhold til anvendelse, behov og mulighed for alternativer ved brug af andre systemer, så evt. dobbeltsystemer og overflødige systemer/moduler afvikles. Den sparede omkostning kan indgå i finansieringen af nye behov. 6.9 Konkurrenceudsættelse af gamle it-kontrakter m.v. Planen for konkurrenceudsættelse af Hillerød kommunes mere end 200 it-løsninger skal revideres til regelmæssigt konkurrenceudsættelse. Det skal understøtte, at krav til systemerne løbende revideres og at nye behov understøttes i forbindelse med nye indkøb, udbud m.v. Det skal medvirke til at effektivisere og modernisere it-systemporteføljen på? et marked i konkurrence. 6.10 Oprettelse og igangsætning af et digitaliseringsforum Hvis der med digitaliseringsstrategien træffes beslutning om et digitaliseringsforum, skal kommissorium med bl.a. formål, kompetence, deltagerkreds og sekretariatsfunktion beskrives, og forummets arbejde igangsættes. Forummet bør evalueres efter ¾ år. 6.11 Tværgående samspil mellem digitaliseringskonsulenter For at understøtte digitaliseringen i hele kommunen afklares det, hvilke kompetencer der er nødvendige, og dermed hvem der kan indgå som digitaliseringskonsulenter. I forlængelse heraf afklares det, hvordan samspillet mellem de decentrale og centrale konsulenter kan udvikles, så de mange tiltag, der vokser frem og forankres rundt om i organisationen, videndeles og koordineres i forhold til de tværgående sammenhænge. 6.12 Videreudvikling af business case-skabelon Hillerød Kommunes business case-skabelon skal videreudvikles, så den endnu bedre imødekommer de definerede mål med brug af business case og bidrager til gevinstrealisering. 6.13 Udarbejdelse af en it-strategi infrastruktur og it-drift I forlængelse af digitaliseringsstrategien igangsættes udarbejdelse af en strategi for udvikling af it infrastruktur og platforme, herunder også netværk med videre, som er en forudsætning for at kunne udnytte nye teknologier og serviceydelser. Strategien skal beskrive, hvordan der skal investeres i it, for at understøtte mulighederne for at udnytte digitaliseringen og vedfærdsteknologien. Kommunens nuværende netværkskapacitet skal udbygges for at sikre, at der er tilstrækkelig båndbredde til at understøtte udviklingen af digitaliseringen og ikke mindst velfærdsteknologi. Investeringer i højhastighedsforbindelser er derfor en forudsætning for yderligere digitalisering og øget service gennem velfærdsteknologi. Tillæg: Skitse til handlingsplan Digitaliseringsstrategiens handleplan omfatter overblik over mulige og prioriterede digitale projekter og deres investeringer. Handeplanen er et levende dokument, som løbende opdateres og behandles i digitaliseringsforum. Side 11 af 11