Redegørelse vedrørende tilsyn på det specialiserede socialområde 2013 version 18.03.2014 Bilag 1
Tilsyn med dag- og døgntilbud 2013 - voksenhandicap- og psykiatri Indledning Lovgrundlaget for det driftsorienterede tilsyn er Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148 a. Retssikkerhedslovens 16: Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Servicelovens 148 a: Den stedlige kommunalbestyrelse fører det generelle driftsorienterede tilsyn med tilbuddets personale, bygninger og økonomi. Organisering af tilsynsopgaven Ansvaret for gennemførelse af tilsyn med dag- og døgntilbud på handicap- og psykiatriområdet er i 2013 blevet varetaget af Frederikssund Kommunes Tilsynsenhed, som blev etableret i 4. kvartal 2012. Samme enhed varetager sager vedrørende magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten. Der er i 2013 gennemført 52 tilsyn, 30 anmeldte og 22 uanmeldte. Af de 52 tilsyn har BDO Kommunernes Revision, i overensstemmelse med indgået aftale, gennemført 7 uanmeldte tilsyn. Tilsynet Målet med tilsynet er: At kontrollere, om brugerne får den hjælp, omsorg og udviklingsstøtte de har ret til efter loven og efter de beslutninger som Frederikssund Kommunes byråd har truffet. At den socialfaglige hjælp og støtte er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer. At give information til tilbuddene, bestyrelse og politikere om, hvordan tilbuddene varetager opgaverne. At afdække potentielle udviklingsområder som tilbuddene kan arbejde videre med. At give brugere og pårørende mulighed for at blive hørt. At sikre åbenhed om tilbuddene via offentliggørelse af tilsynsrapporterne på kommunens hjemmeside. Tilsynet har fokus på tre overordnede aspekter: Kontrolaspektet Tilsynet skal medvirke til sikring af, at opgaveløsningen i de enkelte tilbud lever op til beslutninger, regler, krav, forventninger og ikke mindst, at opgaveløsningen foregår på en værdig og positiv måde, og i respekt for den enkelte bruger. Kvalitetsaspektet Kvalitetsaspektet skal sikre fokus på fastholdelse og udvikling af gode standarder og af ydelser og opgaveløsninger gennem egenkontrol. Den faglige kvalitet i tilbuddet vurderes desuden gennem brugernes og de pårørendes oplevelser. Tilsynet har fokus på, hvordan kvalitet dokumenteres og udvikles. 2/20
Udviklings- og Læringsaspektet Udviklings- og læringsaspektet bidrager til, at rammer og ydelser løbende udvikles i overensstemmelse med målsætninger, herunder faglig-, personaleog organisationsudvikling. Forudsætning for et læringsorienteret tilsyn er, at der er en åben og ærlig dialog mellem det enkelte tilbud og de tilsynsførende. Resultatet af tilsynsbesøg 2013 I forbindelse med tilsynsbesøgene i 2013 er der i alt givet 269 bemærkninger, 118 anbefalinger og 13 påbud. Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold som er i udvikling eller som tilbuddet skal være opmærksom på i tiden frem til næste tilsyn. Bemærkningerne kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forberedes og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forhold sig til anbefalingen, ved at tage stilling til, hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Påbud meddeles, når tilsynet konstaterer forhold af så alvorlig karakter, at der skal ske forandringer inden for en nærmere fastsat periode. Det kan fx dreje sig om pædagogisk praksis, magtanvendelser, personalemæssige forhold, organisatoriske forhold. Oversigt over bemærkninger, anbefalinger og påbud Tilbudstype og antal Antal tilsyn Bemærkninger Anbefalinger Påbud 10 botilbud for 19 91 54 0 handicappede (kommunale) 2 botilbud for 3 18 2 0 handicappede (private) 4 dagtilbud for 6 47 14 0 handicappede (kommunale) 4 botilbud psykiatri 7 28 7 0 (kommuna- le) 1 5 dagtilbud psykiatri 7 39 7 2 (kommunale) 1 kvindekrisecenter 2 7 7 5 (privat) 6 enkeltmandsprojekter 8 39 27 6 (private) I alt 52 269 118 13 1 Tilsyn på Skibbyhøj er i denne oversigt kategoriseret og opgjort under kommunale botilbud, da tilsyn på stedet har været foretaget under ét for det samlede tilbud, dvs. for både bo-delen og beskæftigelsesdelen. 3/20
Handicapområdet - hovedtendenser i forbindelse med tilsyn på boog dagtilbud 2013 På handicapområdet er der samlet set gennemført 28 tilsynsbesøg på kommunale og private bo- og dagtilbud i 2013. Herunder gives en kort præsentation af udvalgte temaer, som har afstedkommet flest bemærkninger, anbefalinger og påbud, dvs. de vigtigste tendenser, som tilsynsbesøgene har afdækket. Personalets faglige kompetencer og den faglige udvikling På mere end 90 % af tilsynsbesøgene er der givet positive bemærkninger vedrørende medarbejdernes kompetencer og faglige refleksioner, herunder konstaterer tilsynet, at stort set alle kommunale tilbud i gang med at videreuddanne medarbejderne indenfor neuropædagogik og/eller sanseintegration. Omgangsform og kommunikation På samtlige tilsynsbesøg, hvor tilsynet har haft mulighed for at overvære personalets kommunikation og samvær med de handicappede beboere og brugere, har tilsynet bemærket, at personalet har været respektfulde og nærværende i deres kommunikation og interaktion med beboere og brugere. Alle bemærkninger vedrørende dette er derfor af positiv karakter. Brugerindflydelse Ca. 75 % af tilsynsrapporternes bemærkninger og anbefalinger, der vedrører brugerindflydelse, beskriver tilbuddenes positive fokus på at give beboere og brugere indflydelse og medbestemmelse i deres liv og hverdag. De positive bemærkninger dækker både over brugernes egne oplevelser og personalets beskrivelser. På enkelte tilsynsbesøg anbefales tilbud i højere grad at inddrage brugere/beboere, fx i form af at de bliver inddraget i handleplansarbejdet eller får mulighed for at være medansvarlige for gennemførelse af husmøder, fx som ordstyrer på husmøder. Socialpædagogiske handleplaner I forbindelse med tilsynsbesøgene har tilsynet fra det enkelte tilbudssted fået udleveret eksempler på pædagogiske handleplaner. I forbindelse med ca. 40 % af tilsynsbesøgene gives positive bemærkninger, især vedrørende tilbuddenes evne til at beskrive brugernes individuelle funktionsniveau og behov for hjælp. I forbindelse med størstedelen af tilsynsbesøgene (70 %) gives der dog også bemærkninger og anbefalinger, der retter sig mod, hvordan kvaliteten af handleplanerne kan forbedres. Bemærkninger og anbefalinger her går især på, at de formulerede mål for den individuelle pædagogiske indsats i højere grad bør være konkrete og evaluerbare, ligesom der skal skelnes mellem kortog langsigtede mål. De pædagogiske handleplaner bør således i højere grad være handleanvisende og fungere som et dynamisk arbejdsredskab for personalet. Der er desuden generelt behov for, at tilbuddene har fokus på, hvordan den handicappede bruger bedst muligt inddrages i handleplansarbejdet. Journalisering og dokumentation I forbindelse med lidt over halvdelen (55 %) af tilsynsbesøgene er det blevet anbefalet, at tilbuddene indfører højere grad af skriftlighed/benytter det elektroniske journaliseringssystem med henblik på både videndeling og dokumen- 4/20
tation af det pædagogiske arbejde og den progression, der sker i den pædagogiske indsats. Alternative kommunikationsformer I forbindelse med ca. 40 % af tilsynsbesøgene gav tilbuddenes arbejde vedrørende visuelt understøttet kommunikation anledning til positive bemærkninger. I øvrige 40 % af besøgene opfordrede tilsynet til eller anbefalede en højere grad af brug af visuelt understøttet kommunikation i kommunikationen med brugere/beboere, herunder f.eks. visualiserede dags- eller ugeplaner, handleplaner, mødereferater, brug fa Tegn Til Tale, m.v. Medicinhåndtering På ca. 50 % af tilsynsbesøgene blev der givet mindre bemærkninger eller anbefalinger vedrørende sikker håndtering og opbevaring af medicin, herunder at medicin bør opbevares særskilt og aflåst samt mærkes med både navn og cpr-nummer. En mindre del af bemærkningerne vedrører manglende skriftlige procedurer for håndtering af medicin. Tilbudsportalen Det er lovpligtigt for tilbuddene at være registreret på Tilbudsportalen. I forbindelse med en tredjedel af tilsynsbesøgene på bo- og dagtilbud for handicappede blev det konstateret, at oplysningerne på Tilbudsportalen er mangelfulde. Det gælder især tilbuddenes beskrivelse af de pædagogiske metoder, hvorfor der er givet bemærkninger og anbefalinger om opdatering af disse. Socialpsykiatrien - hovedtendenser i forbindelse med tilsyn på bo- og dagtilbud 2013 På det socialpsykiatriske område er der samlet set gennemført 14 tilsynsbesøg på kommunale bo- og dagtilbud i 2013. Herunder gives en kort præsentation af de udvalgte emner, som har afstedkommet flest bemærkninger, anbefalinger og påbud, dvs. de vigtigste tendenser, som tilsynsbesøgene har afdækket. Personalets faglige kompetencer og den faglige udvikling I forbindelse med 2/3 af tilsynsbesøgene er der givet positive bemærkninger vedrørende medarbejdernes kompetencer og faglige refleksioner, herunder konstaterer tilsynet, at der pågår et fagligt kompetenceløft til medarbejderne i form af efteruddannelse inden for Recovery. Omgangsform og kommunikation På samtlige tilsynsbesøg, hvor tilsynet har haft mulighed for at overvære personalets kommunikation og samvær med beboere og brugere, har tilsynet bemærket, at personalet har været respektfulde og ligeværdige i kommunikation og interaktion med beboere og brugere. Alle bemærkninger vedrørende dette er derfor af positiv karakter. Brugerindflydelse Bemærkningerne, der vedrører brugerindflydelse er af positiv karakter: Tilbuddene har fokus på brugerinddragelse, og de brugere tilsynet har interviewet oplever generelt, at de har god mulighed for indflydelse både igennem formaliserede beboer/brugerråd og i hverdagen. Organisation Socialpsykiatrien i Frederikssund Kommune er inden for hvert af de to distrikter organiseret sådan, at personalet i bo- og dagtilbud også har opgaver som støtte-kontaktperson. Ca. 25 % af bemærkningerne, der vedrører organiseringen af arbejdet beskriver de positive følger af denne organisering. Fx kan det, at medarbejderne er gennemgående og dermed både er til stede som Støtte- 5/20
Kontakt-Person (SKP er) i hjemmet og samtidig er medarbejder i et støttecenter betyde, at det opleves mere trygt for en bruger at opsøge støttecentret. På samme måde kan SKP-kontorets placering på støttecenterets adresse være være hensigtsmæssig i forhold til muligheden for at tiltrække potentielle brugere her. Samtidig henviser 25 % af bemærkninger og anbefalinger vedrørende organisering af arbejdet til, at der også er udfordringer forbundet med denne, idet der set i lyset af medarbejdernes dobbelt -funktioner ses et behov for at få udarbejdet en klar beskrivelse af medarbejdernes arbejdsopgaver og funktioner i de forskellige tilbud. En tredjedel af tilsynets bemærkninger vedrørende organiseringen af tilbuddene beskriver, at informanterne oplever, at tilbuddenes åbningstid, fysiske placering eller størrelse ikke er optimal. Fysiske rammer På tre tilsynsbesøg bemærkes problemer med adgangsforhold for kørestolsbrugere og gangbesværede. På tre tilsynsbesøg bemærkes desuden udfordringer i form af pladsproblemer. Sikkerhed og arbejdsmiljø I ét tilfælde er der givet en anbefaling om, at leder sikrer, at der i tilbuddet findes det nødvendige brandslukningsudstyr. Da dette ikke blev efterlevet, er der efterfølgende givet et påbud. I forbindelse med to tilsynsbesøg har medarbejdere givet udtryk for, at der er gener i form af træk og kulde på arbejdspladsen. Det er derfor blevet anbefalet, at det undersøges nærmere, hvordan der kan iværksættes initiativer til at løse problemerne. På et enkelt tilbud er der udfordringer i det interne samarbejde og det er blevet anbefalet at fastholde en konsulent, der faciliterer en løsning af disse. I et enkelt tilbud, hvor nogle af beboerne har givet udtryk for utryghed, er der blevet givet en anbefaling om, at der foretages en sikkerhedsmæssig vurdering af beboersammensætningen, og at der snarest iværksættes tiltag med henblik på, at hverdagen i bofællesskabet bliver tryg for beboerne. Tilbudsportalen I forbindelse med en tredjedel af tilsynsbesøgene konstateres manglende opdatering af oplysningerne på Tilbudsportalen, hvorfor dette anbefales. I et enkelt tilfælde er der givet et påbud om at indberette korrekte takster til portalen. Enkeltmandsprojekter - tendenser i forbindelse med tilsyn 2013 De seks enkeltmandsprojekter er organiseret under i alt tre private driftsherrer. Frederikssund Kommune har indgået driftsaftale med de pågældende driftsherrer vedrørende de individuelle enkeltmandsprojekter. To døgntilbud, der rummer tre af de seks projekter er beliggende i Frederikssund Kommune, mens de tre sidste projekter er beliggende i Nordjylland og er organiseret i det samme anpartsselskab. Der har i alt været gennemført otte tilsynsbesøg på enkeltmandsprojekterne i løbet af 2013. Personalets faglige kompetencer og den faglige udvikling På halvdelen af tilsynsbesøgene er der givet anbefalinger om faglig opkvalificering af medarbejderne eller om fastholdelse af særligt fokus på den faglige udvikling. I størstedelen af tilsynsbesøgene er nye uddannelsestiltag blevet positivt bemærket og der er givet positive bemærkninger vedrørende medarbejdernes kompetencer og faglige refleksioner. 6/20
Kommunikation og omgangsformer På samtlige tilsynsbesøg, hvor tilsynet har haft mulighed for at overvære personalets kommunikation og samvær med beboere, har tilsynet bemærket, at personalet har været respektfulde og ligeværdige i kommunikation og interaktion med beboerne. Alle bemærkninger vedrørende dette er derfor af positiv karakter. Socialpædagogiske handleplaner I forbindelse med tilsynsbesøgene har tilsynet fra det enkelte tilbudssted fået udleveret eksempler på pædagogiske handleplaner/udviklingsplaner. I forbindelse med ca. 25 % af tilsynsbesøgene gives positive bemærkninger vedrørende tilbuddenes evne til at beskrive brugernes individuelle funktionsniveau og behov for hjælp. I forbindelse med næsten alle tilsynsbesøgene (90 %), gives der dog også bemærkninger og anbefalinger, der retter sig mod, hvordan kvaliteten af handleplanerne kan forbedres. Bemærkninger og anbefalinger her går især på, at de formulerede mål for den individuelle pædagogiske indsats i højere grad bør være konkrete og evaluerbare, ligesom der skal skelnes mellem kortog langsigtede mål. De pædagogiske handleplaner bør således i højere grad være handleanvisende og fungere som et dynamisk arbejdsredskab for personalet. Der er desuden generelt behov for, at tilbuddene har fokus på, hvordan brugeren bedst muligt inddrages i handleplansarbejdet. I to tilfælde har der ikke foreligget en pædagogisk handleplan, og det er derfor blevet anbefalet, at en sådan blev udarbejdet. Sikkerhed og arbejdsmiljø Dét at arbejde i et enkeltmandsprojekt fordrer en særlig opmærksomhed på medarbejdernes trivsel, da arbejdet oftest er solist-arbejde og den pædagogiske opgave både er kompleks og fagligt krævende. I lidt over en tredjedel (37 %) af tilsynsbesøgene er der givet positive bemærkninger vedrørende tilbuddets opmærksomhed på arbejdsmiljøet. I forbindelse med lidt over 60 % af tilsynsbesøgene gives der dog også bemærkninger og anbefalinger, der generelt retter sig mod en sikring af arbejdsmiljøet, herunder fastholdelse af opmærksomhed på det psykiske arbejdsmiljø samt udarbejdelse af APV. Påbud I de seks enkeltmandsprojekter er der i alt givet seks påbud. Påbuddene vedrører fremsendelse af revideret regnskab, besvarelse af spørgsmål til regnskab, indsendelse af budget samt indhentning af straffeattester på nyansatte. De fleste påbud er således givet i forbindelse med, at leder af enkeltmandsprojekterne ikke rettidigt har indsendt efterspurgt materiale til tilsynet. Krisecentre - tendenser i forbindelse med tilsyn 2013 Der har været gennemført to tilsynsbesøg på kvindekrisecenteret, der ligger i Frederikssund Kommune. Bemærkninger Der er givet en del bemærkninger. Bemærkningerne vedrører bl.a. anerkendelse af tilbudsstedets initiativ til at tilbyde en ugentlig fællesspisning for brugerne samt uddannelse af personalet. Der er også givet bemærkninger vedrø- 7/20
rende pladsforholdene samt mulighed for flere aktiviteter for børnene på stedet. Anbefalinger Der er givet en del anbefalinger. Anbefalingerne retter sig mod bl.a. opdatering af oplysningerne på Tilbudsportalen samt stedets hjemmeside, anbefaling af afholdelse af faste personalemøder, opsætning af sikkerhedsskærm samt dokumentation af udviklingssamtaler, stedet tilbyder. Påbud Der er givet påbud vedrørende fremsendelse af budget, børneattester, handleplaner samt om at påbegynde dokumentation af samtaler og udarbejdelse af funktionsbeskrivelse for en ekstern konsulent. På baggrund af uanmeldt tilsyn og underretninger, er der iværksat et skærpet tilsyn på Frederikssund Krisecenter. Det skærpede tilsyn har været iværksat for perioden fra 6. december 2013 til 6. marts 2014. I forbindelse med, at Socialtilsyn Hovedstaden, i henhold til lov om socialtilsyn, pr. 1. januar 2014 har overtaget tilsynsforpligtelsen på stedet, er det socialtilsynet, der følger op på den handleplan Frederikssund Kommunes tilsynsenhed har udarbejdet for stedets opfyldelse af en række krav. Det er desuden socialtilsynet, der vurderer, hvorvidt det skærpede tilsyn kan ophæves efter udløbet af perioden, d. 6. marts 2014. 8/20
Udvalgte temaer tilsyn 2013 Tilsynet har i denne redegørelse valgt, at tilsynstemaerne socialpædagogiske handleplaner og medicinhåndtering indgår i den årlige redegørelse. De socialpædagogiske handleplaner De socialpædagogiske handleplaner er de handleplaner, som udfolder indholdet i servicelovens 141 handleplan i praksis. Den pædagogiske handleplan beskriver den sociale/pædagogiske indsats, der er bevilliget af kommunen, og som skal realiseres i tilbuddet. Planen skal indeholde de samme elementer som 141-handleplanen. For de kommunale tilbud på hhv. handicap- og psykiatriområdet er der udarbejdet fælles skabeloner for handleplanerne. I forbindelse med tilsynsbesøgene i 2013 har tilsynet fået udleveret et antal (anonymiserede) eksempler på pædagogiske handleplaner. Generelt tegner der sig et billede af, at alle brugere har eller tilbydes en pædagogisk handleplan. I to enkeltmandsprojekter er det dog konstateret, at der ikke er udarbejdet pædagogiske handleplaner. Det vurderes på den anden side, at tilbuddenes faglige kvalitet er i orden, og at det pædagogiske arbejde udføres i overensstemmelse med beboernes behov og interesser. Tilsynet vil dog gerne fastholde vigtigheden af, at der formuleres konkrete mål for den pædagogiske indsats. Brugerinddragelse I henhold til serviceloven skal den pædagogiske handleplan, hvor det er muligt, udarbejdes sammen med brugeren. Set på tværs af samtlige udleverede eksempler på handleplaner, er det indtrykket, at brugerne i nogen grad inddrages i udarbejdelsen af egen handleplan. Dette gør sig især gældende i kommunens socialpsykiatriske botilbud, hvor de pædagogiske handleplaner direkte afspejler brugerens inddragelse, jf. den recovery-orienterede faglige tilgang på feltet. På handicapområdet er graden af inddragelse forskellig. Dette kan bl.a. begrundes i brugernes funktionsniveau. Ofte beskrives det, at det pædagogiske personale, der har et indgående kendskab til brugeren, udarbejder et udkast til handleplanen. Herefter gennemgår personalet planen med brugeren, hvorefter brugeren har mulighed for at tilkendegive sine bemærkninger og evt. ønsker til planen. Brugerens bemærkninger skrives herefter ind i handleplanen. Enkelte tilbud på handicapområdet har udarbejdet visualiserede handleplaner, hvilket vurderes at bidrage til i højere grad at inddrage fx brugere med udviklingshæmning i handleplansarbejdet. En anden måde, hvorpå nogle af tilbuddene på området oplever at have succes med at inddrage brugerne, er at brugeren i forbindelse med det årlige handleplansmøde deltager i de praktiske forberedelser af mødet. Kvaliteten af de pædagogiske handleplaner Set på tværs af de udleverede pædagogiske handleplaner, tegner sig en forskellig praksis i forhold til den løbende revidering/justering af planen. Intervallet synes at spænde fra 4 mdr. til 1 år. Denne forskel kan dels begrundes i, at tilbuddene skal opfylde forskellige formål i relation til en given målgruppe, dels en forskellig faglig praksis i brugen af den pædagogiske handleplan som et 9/20
styringsredskab, der giver retning i forhold til de overordnende mål med den sociale og pædagogiske indsats. Som nævnt tidligere i redegørelsen, er der i forbindelse med en del af tilsynsbesøgene givet positive bemærkninger vedrørende tilbuddenes evne til at beskrive brugernes individuelle funktionsniveau og behov for hjælp i de pædagogiske handleplaner. I forbindelse med størstedelen af tilsynene, hvor tilsynet har fået udleveret eksempler på planer, har tilsynet dog også givet bemærkninger og anbefalinger med hensyn til den fremtidige udvikling af handleplansarbejdet. I forbindelse med gennemgangen af de pædagogiske handleplaner på både handicapområdet og inden for socialpsykiatrien anbefaler tilsynet således generelt, at: der i højere grad formuleres konkrete, evaluerbare mål at målene er handleanvisende at det beskrives, hvordan der skal arbejdes med de givne mål (metode) at der skelnes mellem kort- og langsigtede mål at der er fokus på, hvordan brugeren bedst muligt inddrages i handleplansarbejdet at det sikres, at planerne løbende justeres, også uden for de årlige handleplansmøder Det vurderes desuden som væsentligt for opkvalificeringen af planerne, at tilbuddene i højere grad betragter og benytter de pædagogiske handleplaner som et styringsværktøj i den pædagogiske indsats. På handicapområdet anbefaler tilsynet, at der i handleplansskabelon tilføjes nogle hjælpespørgsmål, som vil kunne støtte personalet i forbindelse med udarbejdelsen af handleplanen. På det socialpsykiatriske område har tilsynet fået udleveret eksempler på pædagogiske handleplaner på de fire botilbud, der findes i kommunen 2. Tre af de fire botilbud har i forbindelse med implementeringen af den recovery-orienterede faglige tilgang, i løbet af 2013 taget et nyt handleplanskoncept i brug. Der arbejdes løbende med udvikling og tilpasning af dette. Det fremgår af nogle af de udleverede eksempler samt af interviews med medarbejdere og brugere, at det af og til er brugeren alene, der formulerer målene. Tilsynet anerkender tilbuddenes fokus på brugerinddragelse. Samtidig kan den professionelle medarbejders aftryk ikke altid ses i handleplanen. Dette bør give anledning til refleksion over formålet med handleplanen: Skal handleplanen fungere som arbejdsredskab for det pædagogiske personale eller som brugerens egen, personlige plan? Medicinhåndtering Dag- og døgntilbuddenes medicinhåndtering har været et fokusområde under tilsynsbesøgene i 2013. Karakteristisk for personer med særlige sociale problemer eller betydelig nedsat psykisk eller fysisk funktionsevne er, at de i gennemsnit har et større forbrug af lægemidler end resten af befolkningen. 2 Der er ikke nogen visitering til de fem (frivillige) dagtilbud inden for socialpsykiatrien, der indgik i tilsynet i 2013. Der udarbejdes derfor ikke handleplaner for borgerne i tilbuddets regi, hvorfor handleplaner ikke har været i fokus for tilsynet her. 10/20
Serviceloven sætter fokus på, at hjælp skal ydes på baggrund af en individuel behovsvurdering og med respekt for den enkeltes selvbestemmelse. Således skal medarbejderne med respekt for brugerens udvikling af eget ansvar, hjælpe og overvåge medicinindtagelsen samt vurdere, om brugeren kan være selvadministrerende. At brugeren er selvadministrerende betyder, at brugeren selv har ansvaret for at opbevare og indtage medicinen. Hvis brugeren selv administrerer sin medicin har personalet ikke ansvar for, at brugeren tager sin medicin. Opdager personalet, at brugeren ikke tager medicinen som ordineret af læge, skal lægen orienteres. Der tegner sig et billede af, at brugere, der har et forbrug af lægemidler og som bor i et af kommunens mindre bofællesskaber, typisk er selvadministrerende. Personalet kan dog fx støtte beboeren i medicinoptællingen. Hvis beboeren derudover har behov for hjælp, trækkes der på hjemmesygeplejerskens kompetencer. I de mindre kommunale botilbud, hvor brugerne er selvadministrerende vurderer tilsynet, at det er vigtigt, at tilbuddet har fokus på grænsen mellem på den ene side hensynet til brugerens selvstændighed og eget ansvar og på den anden side hensynet til sikker medicinhåndtering, herunder sikker opbevaring af medicin. En brugers situation kan ændres, hvorfor personalet løbende skal overvåge medicinindtagelsen og vurdere om brugeren kan være selvadministrerende. For de brugere, der ikke selv vurderes at være i stand til at administrere medicinen, er medicinhåndteringen en opgave for det tilknyttede personale. På den baggrund finder der medicinhåndtering sted i både dag- og døgntilbud i kommunen. Dvs. at det er personalet i dag- eller døgntilbuddet, der administrerer brugerens medicin, herunder opbevarer og udleverer medicin, hjælper med at indtage medicinen og observerer brugeren. Skriftlig medicininstruks I stort set alle dag- og døgntilbud, hvor der finder medicinhåndtering sted, foreligger der en skriftlig instruks vedrørende håndtering af medicin til brugeren 3. Indrapporteringen vedrørende utilsigtede hændelser (som alene omfatter hændelser vedrørende medicin) kunne pege på vigtigheden af, at instruksen vedrørende medicinhåndtering med jævne mellemrum gennemgås med personalet i dag- og døgntilbuddene. Med baggrund i indrapporteringen af utilsigtede hændelser kan tilsynet ligeledes anbefale, at tilbuddene har fokus på omstændighederne omkring medicinudleveringen, idet omkring halvdelen af hændelserne handler om, at medicinen ikke er blevet givet, samt have fokus på personalets kommunikation vedrørende brugerens medicin. Registrering af medicinudlevering og -indtag Registrering af, at personale har givet brugeren sin medicin, og at medicinen er indtaget finder overvejende sted i de største dag-og døgntilbud, hvor personalet er ansvarlig for medicinhåndteringen. Der er tale om en elektronisk registrering i tilbuddenes journaliseringssystem. Der finder ligeledes en registrering sted af medicinudleveringen i 4 ud af 6 3 undtaget to kommunale tilbud og et enkeltmandsprojekt 11/20
enkeltmandsprojekter. Det er tilsynets vurdering, at risikoen for en utilsigtet hændelse vil kunne mindskes, hvis alle tilbud, der har ansvar for medicinhåndtering sikrer, at medicineringsprocessen er dokumenteret. Medicinansvarlig medarbejder I de dag- og døgntilbud, hvor personalet har ansvaret for medicinhåndteringen er der typisk udpeget en medicinansvarlig medarbejder, ligesom der er medarbejdere der i det daglige har ansvaret for den konkrete udlevering af medicin. De medicinansvarlige i tilbuddene er fx leder, sygeplejerske, social- og sundhedsassistent eller socialpædagog med udvidet medicinkursus. Der tegner sig et billede af, at de fleste af de medarbejdere, der i det daglige udleverer medicin, har den nødvendige faglige baggrund. Enten qua deres uddannelse eller qua særlige medicinkurser. Opbevaring af medicin I forhold til opbevaring af brugernes medicin har tilsynet konstateret at sikkerheden med medicinhåndtering bør styrkes flere steder. Der er tilbud der har udfordringer i forhold til: At den enkelte brugers medicinæske skal mærkes med både navn og cpr.nr. At medicinen skal opbevares i en fælles aflåst boks, hvor den enkelte brugers medicin opbevares separat i en mindre kasse mærket med navn og cpr.nr. At også håndkøbsmedicin bør opbevares særskilt for den enkelte bruger og mærkes med navn og cpr.nr. At instruks for medicinhåndtering opbevares i medicinskab At der hos de brugere der opbevarer medicin i egen bolig etableres aflåst opbevaringsmulighed I indberetning om magtanvendelser er der to magtanvendelser der vedrører medicin. I et tilfælde forhindres (fastholdes) en bruger i at gå ud og købe piller til selvmordsforsøg og i et andet tilfældet har en bruger indtaget et større antal panodiler og fastholdes idet vedkommende ikke vil på hospitalet (forsøger at stikke af). Hændelserne viser både vigtigheden af, at medicin i tilbuddene opbevares sikkert, og at personalet kontinuerligt skal have fokus på brugerens aktuelle situation, samt at håndkøbsmedicin som fx paracetamol kan købes i stort set alle kiosker og supermarkeder og derfor er let tilgængelige. 12/20
Magtanvendelser 2013 Tilsynsenheden, har på vegne af kommunalbestyrelsen, til opgave at administrere bestemmelserne i Servicelovens kapitel 24 om magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten overfor voksne brugere med varig psykisk/fysisk funktionsnedsættelse og sindslidende. Formålet med loven er: At begrænse magtanvendelsen og andre indgreb i selvbestemmelsesretten til det absolut nødvendige At øge retssikkerheden for borgeren/brugeren At øge retssikkerheden for personalet, idet grundlag og omfang af magtanvendelse bliver tydeligere for medarbejderen. Grundlaget for det pædagogiske arbejde er (i henhold til Serviceloven), at indsatsen skal ske med respekt for borgerens/brugerens integritet og selvbestemmelse. I erkendelse af, at der kan være situationer, hvor det er nødvendigt at gribe ind i borgerens/brugerens integritet, er der i Serviceloven nærmere fastsat regler om, i hvilke situationer og hvordan sådanne tvangsmæssige foranstaltninger er tilladt. Udgangspunktet er, at magtanvendelser på det sociale område skal begrænses mest muligt og aldrig må erstatte omsorg, pleje og socialpædagogisk støtte. Reglerne om magtanvendelser omfatter: Alarm- og pejlesystemer samt særlige døråbnere ( 125) Fastholdelse af og føren til andet opholdsrum ( 126) Fastholdelse i hygiejnesituationer ( 126a) Tilbageholdelse i tilbuddet ( 127) Anvendelse af beskyttelsesmidler, fx stofseler ( 128) Særlige indgrebsmuligheder overfor domfældte udviklingshæmmede 4 ( 137) Al magtanvendelse skal registreres og indberettes af det enkelte tilbud til både brugers handlekommune og driftskommunen 5. Det skal understreges, at antallet af indberettede magtanvendelser ikke nødvendigvis siger noget om det faktiske arbejde med magtanvendelse på tilbuddene. At der foretages mange magtanvendelser overfor en enkelt bruger på et tilbud, kan således vidne om en stor indsats over for en meget udadreagerende bruger. Der kan f.eks. være tilbud, der har en del indberetninger, men som samtidig har et stort antal daglige situationer, hvor personalet igennem en kvalificeret pædagogisk indsats lykkes med fx at motivere brugeren og undgår at anvende magt. På samme måde kan få eller ingen indberetninger dække over, at der måske ikke gribes ind, hvor det er nødvendigt, eller at der ikke er tilstrækkeligt kendskab til reglerne for magtanvendelse, hvorfor magtanvendelserne, der ligger i gråzone-området, måske ikke altid bliver indberettet. 4 Indgreb jf. kaptiel 24 a samt 137 kan udelukkende anvendes overfor personer med nedsat psykisk funktionsevne, som er anbragt i en 108 boform i henhold til en strafferetlig afgørelse. 5 Pr. 1. januar 2014 skal magtanvendelser desuden indberettes til socialtilsynet for de tilbud, der er omfattede heraf. 13/20
Indberetning af magtanvendelser 2013 På det sociale voksenområde er der i 2013 modtaget 32 indberetninger om brug af magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten, som er omfattet af servicelovens kap. 24 og 24 a. De 32 indberetninger omfatter hhv. magtanvendelser og indgreb foretaget i sociale tilbud beliggende i Frederikssund Kommune samt magtanvendelser foretaget overfor brugere i sociale tilbud i andre kommuner, men som har Frederikssund Kommune som handlekommune. Oversigten herunder viser antal og typer af magtanvendelser og indgreb. Type 2012 2013 Personlige alarm- og pejlesystemer ( 125, stk.1) Særlige døråbnere ( 125, stk. 3) Akut fastholden eller føren ( 126) Fastholdelse i forbindelse med hygiejnesituationer ( 126 a) Tilbageholdelse i tilbuddet ( 127) Brug af beskyttelsesmidler, herunder stofseler ( 128) Undersøgelse af opholdsrum og inddragelse af effekter ( 137) Magtanvendelser der ikke er omfattet af reglerne I alt 0 0 0 0 17 14 0 9 0 0 3 5-1 1 3 21 32 Ca. en tredjedel af de indberettede magtanvendelser vedrører en enkelt bruger i et af Frederikssund Kommunes botilbud. En anden tredjedel af indberetningerne er modtaget fra samlet set fem forskellige tilbud beliggende i kommunen og vedrører i alt otte forskellige brugere. Den sidste tredjedel af de indberettede magtanvendelser er modtaget fra tilbud, der er beliggende i andre kommuner, men hvor Frederikssund Kommune er handlekommune for de, 14/20
samlet set, seks brugere indberetningerne vedrører. Fastholdelse eller føren - 126 Indberetningerne vedrører forskellige situationer, hvor personalet har vurderet det nødvendigt at foretage en magtanvendelse efter 126 (akut fastholden eller føren til andet opholdsrum) for at undgå, at brugeren selv, andre brugere eller personalet kom alvorlig til skade. Langt de fleste indberetninger vedrører situationer, hvor en bruger har haft en aggressiv, uadadreagerende adfærd, der har gjort, at personalet har vurderet, at det har været nødvendigt at gribe ind med en fysisk magtanvendelse for at undgå, at brugeren skulle forvolde skade på andre. En mindre del af fastholdelserne er foretaget i forbindelse med, at personalet har afværget forsøg på selvmord. Fastholdelse i forbindelse med hygiejnesituationer - 126a Samtlige indberetninger vedrører en enkelt bruger og drejer sig om behandling af infektion samt skift af bandage. Brug af beskyttelsesmidler, herunder stofbælte m.m. - 128 Indberetningerne vedrører tilfælde, hvor der er ansøgt om og godkendt periodevis brug af stofsele/stofbælte eller sengehest til brugere efter 128 6. Der er tale om brugere, som er svært udviklingshæmmede, og som for at undgå at falde ud af kørestolen har behov for at være spændt fast med f.eks. en (blød) hoftesele. Der har også været et tilfælde, hvor en bruger i en afgrænset periode har haft en ringe balanceevne og derfor har været i fare for at falde og komme alvorligt til skade. Foranstaltningerne har alle haft et beskyttende hensyn. I et enkelt tilfælde har et tilbud, hvor en bruger pludselig ikke kunne sidde oprejst i sin kørestol, (akut) benyttet et tørklæde til fastspænding for at sikre, at brugeren ikke skulle falde ud af sin kørestol. Undersøgelse af opholdsrum m.m. - 137 Indberetningen vedrører indgreb i henhold til 137, - undersøgelse af brugerens opholdsrum og inddragelse af effekter. Magtanvendelser, der ikke er omfattet af reglerne Som det fremgår af tabellen er det i tre tilfælde vurderet, at indberettede magtanvendelser ikke er omfattet af de tilfælde, der giver lovhjemmel til et indgreb. Det betyder, at tilsynet har vurderet, at indgrebenes karakter og omfang ikke har stået mål med situationen, og at princippet om mindsteindgreb derfor ikke er blevet fulgt. Disse magtanvendelser har fundet sted på tilbud beliggende i andre kommuner, der benyttes af Frederikssund-borgere. 7 Forhåndsgodkendte magtanvendelser Som det fremgår af nedenstående oversigt, er der i fire tilfælde på forhånd ansøgt om og godkendt tidsbegrænset brug af stofsele/stofbælte eller sengehest til brugere efter 128. Der er tale om brugere, som er svært udviklingshæmmede, og som f.eks. for at undgå at falde ud af kørestolen har behov for 6 Antallet af magtanvendelser, er her opgjort som antallet af forhåndsgodkendelser (4). Det reelle antal af fastspændinger med f.eks. hoftesele hos en kørestolsbruger, er reelt langt højere, da det dækker over den daglige brug af den pågældende foranstaltning set over et år. 7 Frederikssund Kommune afventer desuden vurdering og afgørelse vedrørende to magtanvendelser foretaget i 2013 overfor borgere med ophold i to af Frederikssunds kommunale tilbud, men som har anden handlekommune. 15/20
at være spændt fast med en (blød) hoftesele. I ét tilfælde er der blevet ansøgt om og forhåndsgodkendt fastholdelse i en tidsbegrænset periode i forbindelse med behandling af en infektion. Der har været tale om en behandling, der har været vurderet nødvendig af hensyn til omsorgspligten. Der har også været et tilfælde, hvor en bruger i en periode har haft en ringe balanceevne og derfor har været i fare for at falde og komme alvorligt til skade, hvorfor brugerens botilbud har ansøgt om i en afgrænset periode at benytte hhv. stofbælte og sengehest. Foranstaltningerne har i alle fire tilfælde således haft et beskyttende hensyn. Type Antal Forhåndsgodkendelse af fastholdelse i forbindelse med hygiejnesituationer ( 126 a) 1 Forhåndsgodkendelse af brug af beskyttelsesmidler, herunder stofseler ( 128) 4 I alt 5 I forbindelse med godkendelsen af de fem ansøgninger, er det blevet vurderet, at der har været proportionalitet imellem indgrebene og det, der er søgt opnået. Oversigt over udviklingen i antallet af indberetninger af magtanvendelser og andre indgreb i selvbestemmelsesretten Årstal Antal indberetninger 2013 32 2012 21 2011 30 Det vurderes, at stigningen i antallet af indberetninger fra 21 i 2012 til 32 i 2013 skyldes to tilbuds særlige udfordringer i forhold til to brugere. Tiltag i forhold til magtanvendelse mv. Dag- og døgnafdelingen har gennemført kompetenceudvikling af personalet i alle de sociale tilbud med henblik på at styrke den pædagogiske praksis. Ifølge tilbudsledere og -personale bidrager de nye kompetencer inden for bl.a. neuropædagogik, til at forebygge magtanvendelser, idet personalet i højere grad bliver opmærksomme på, hvilke krav brugerne reelt kan honorere og derfor i højere grad kan undgå konfliktfyldte situationer. Ved tilsynsbesøgene tages eventuelle magtanvendelser op, og der er fokus på tilbuddenes generelle viden om og interne retningslinjer for håndtering af magtanvendelser. Der henvises desuden til yderligere information på kommunens hjemmeside (www.frederikssund.dk/tilsynsenheden). 16/20
Tilsynets vurdering Det er tilsynets vurdering, at der, i forhold til målgruppen og antallet af brugere, er tale om et beskedent antal magtanvendelser, set hen over et år. Det er desuden vurderingen, at der på de tilbudssteder i kommunen, hvor der er foretaget magtanvendelser, arbejdes pædagogisk med at forebygge disse. Der udarbejdes f.eks. et idékatalog, en drejebog eller en handleplan, der støtter personalet i at tænke i alternative handlemuligheder frem for magtanvendelse. Desuden tages magtanvendelser op på personalemøder med henblik på at drøfte de enkelte magtanvendelser og for generelt at diskutere grænsetilfælde og forebyggelse af magtanvendelser. 17/20
Utilsigtede hændelser 2013 Tilsynsenheden har til opgave at følge antallet af utilsigtede hændelser (UTH) på det specialiserede socialområde og har fokus på dokumentation heraf, samt tilbuddets løbende refleksion og læring vedrørende hændelserne. Hvad er en utilsigtet hændelse? En utilsigtet hændelse er en begivenhed der opstår i forbindelse med udførelsen og/eller tilrettelæggelsen af en indsats, og som medfører eller kunne have medført en skadevoldende, uhensigtsmæssig eller anden uheldig virkning for en eller flere brugere. Utilsigtede hændelser kan f.eks. være: At borgeren / brugeren ikke får den medicin lægen har ordineret til den rette tid, i rette dosis, eller måske at brugeren får noget andet (forkert) medicin Fald eller andre ulykker hvor borgeren / brugeren kommer til skade som følge af det sundheds- eller socialfaglige personales hjælp eller manglende hjælp Fejl ved brug af hjælpemidler, f.eks. gangstativer eller kørestole Brist i kommunikation i form af glemte, for sene eller forkerte beskeder mellem f.eks. dagtilbud og bosted Socialfagligt personale der handler på andres ansvar, f.eks. administrerer medicin for brugere eller yder hjælp til genoptræning eller sundhedsrådgivning, er omfattet af lovgivningen på sundhedsområdet vedrørende UTH og er dermed forpligtede til at registrere og indrapportere UTH til Dansk Patient Sikkerheds Database (DPSD). I løbet af 2013 er tilbuddene blevet informeret om denne forpligtelse. Dvs. at der er påbegyndt en proces i forhold til, at alle tilbud kommer i gang med hhv. at registrere og indrapportere utilsigtede hændelser til DPSD. Registrerede UTH i 2013 Der er registreret 256 utilsigtede hændelser (UTH) i tilbud på det sociale område i Frederikssund i 2013. Hændelserne er enten registreret i hhv. Dansk Patient Sikkerheds Database eller i lokale journaliseringssystemer. Alle registrerede UTH har at gøre med medicinhåndtering. Der er ikke registreret nogen alvorlige skader som følge af UTH i 2013. Herunder ses en opgørelse, der beskriver antal og fordeling af utilsigtede hændelser, der er blevet registreret i 2013. 18/20
Kategori Andel i % Uddeling og indtagelse af medicin 65,2 % Ordination og dokumentation af medicin 27,7 % Opmåling af medicin 4,3 % Opbevaring af medicin 1,6 % Rekvirering og modtagelse af medicin 1,2 % Uddeling og indtagelse af medicin Som det fremgår af oversigten falder størstedelen af UTH erne (65,2 %) i kategorien Uddeling og indtagelse af medicin. Dette falder i tråd med tendensen på landsplan, jf. Patientombuddets rapport fra 2013 om medicinering i botilbud. Den overvejende del af UTH i denne kategori vedrører, at brugeren ikke er blevet givet den medicin, som vedkommende skulle have haft. En mindre del af fejlene i kategorien dækker over tilfælde, hvor medicin enten bliver givet på det forkerte tidspunkt, at brugeren ikke kan eller vil tage medicinen, eller at der bliver givet en forkert dosis. Ordination og dokumentation af medicin Lidt over en 1/4 (27 %) af de registrerede UTH falder i kategorien Ordination og dokumentation af medicin. Langt størstedelen af disse har med dokumentation at gøre og kan tilskrives tilfælde, hvor personalet ikke får registreret i journaliseringssystemet, at brugeren har indtaget den ordinerede medicin. Disse UTH stammer alle fra det samme botilbud. De indrapporterede utilsigtede hændelser repræsenterer fire tilbud på det specialiserede socialområde. Det vurderes, at der er flere årsager til dette: At der i enkelte døgntilbud ikke er brugere, der får medicin. At brugerne i cirka halvdelen af botilbuddene, som nævnt tidligere, selv administrerer deres medicin. Her kontaktes hjemmeplejen, hvis brugerne har behov for hjælp til medicinhåndtering og personalet er derfor ikke involverede i medicingivningen. At der er usikker viden om, hvordan der skal rapporteres At der er usikkerhed om, hvilke former for UTH som skal rapporteres Tilsynet vurderer at der fortsat er behov for information om utilsigtede hændelser. Endelig vurderes det, at det tager tid at skabe en kultur præget af åbenhed omkring det at begå fejl, hvilket er nødvendigt for at kunne lære af fejlene. Som nævnt vedrører alle indrapporterede UTH for 2013 medicinhåndtering. Tilsynet vurderer, at dette dels hænger sammen med, at denne type UTH er lovpligtige at indrapportere, mens andre former for UTH ikke er det. Det er desuden vurderingen, at der kan være usikkerhed omkring forståelsen af, hvad en UTH er. 19/20
Det centralt udviklede indrapporteringssystem bærer desuden præg af at være udviklet til brug i hospitalsverdenen, hvilket betyder, at de sundhedsfaglige termer og kategorier kan blive en barriere for, at det socialfagligt uddannede personale indrapporterer i systemet. De sproglige termer og kategorier er således ikke særligt målrettet det socialfaglige arbejdsområde og inviterer ikke til, at UTH, der ikke nødvendigvis passer ind i de sundhedsfaglige termer og kategorier, indrapporteres af de sociale tilbud. Erfaringerne fra sundhedsområdet viser, at indrapporteringerne ikke nødvendigvis giver et retvisende billede af det faktiske antal UTH, der finder sted. Det er derfor vurderingen, at antallet af indrapporterede UTH i kommunen vil stige i de kommende år i takt med, at der i højere grad udvikles en systematik og kultur omkring at få indrapporteret UTH til Dansk Patient Sikkerheds Database. 20/20