SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN NOTAT Emne: Procedure og tidsplan for budgetlægning 2015-2018 Til: Byrådet m.fl. Dato: 7. januar 2014 Sagsbeh.: AJ Journalnr.: 13/20800 Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 4 hovedaktiviteter: Budgetlægning for 2015-2018, Budgetopfølgning for 2014 Halvårsregnskab 2014. Regnskabsaflæggelse for 2013. Budgetlægningen for 2015-2018 Den faseopdelte budgetlægning Kommunerne og Regeringen har gennem mange år indgået årlige aftaler for den kommunale økonomi, hvori bl.a. er aftalt rammer for serviceudgifter, anlægsudgifter og skatteudskrivningen. Folketinget vedtog i juni 2012 en budgetlov. Loven har til formål at sikre balance eller overskud på de samlede offentlige finanser og en hensigtsmæssig udgiftsstyring i stat, kommuner og regioner. For kommunerne betyder loven, at Folketinget med virkning fra 2014 vil fastsætte årlige udgiftslofter for de kommunale serviceudgifter. Der er sanktioner over for kommunerne, hvis de overskrider udgiftsrammerne eller rammerne for den kommunale skatteudskrivning. Gennem de seneste år har kommunerne, inden for rammerne af den faseopdelte budgetlægning, intensiveret det fælleskommunale samarbejde om at overholde de indgåede økonomiaftaler. Fokus i det fælleskommunale samarbejde på det økonomiske område er fra 2011 blevet udvidet til både at omfatte koordinering af budgetprocessen og regnskabsresultatet. Dette er sket som følge af, at sanktionslovgivningen med virkning fra 2011 er skærpet, så den både omfatter budgettet og regnskabet. Skøn over forventet regnskabsresultat for 2014 indberettes flere gange i løbet af året. Oplysninger om budgetoplæggene for 2015 i de enkelte kommuner indberettes løbende til KL fra medio august 2014. Resultatet af indberetningerne drøftes derefter på borgmestermøderne i september måned. Budgetprocedure for budgetlægning 2015-2018 Budgetlægningen for 2015-2018 vil som de tidligere år blive opdelt i to faser. En faktafase, der går fra foråret og frem til slutningen af august, samt en politikfase fra slutningen af august og frem til budgetvedtagelsen. Aktiviteterne i politikfasen er fastlagt således, at Økonomi-, teknik- og miljøudvalget godkender budgetforslaget til Byrådets 1. Behandling efter det første borgmestermøde den 1. september 2014, og at fristen for politiske ændringsforslag er fastsat efter det andet borgmestermøde den 18. september 2014. C:\Temp\c3ccf4d1-636c-4e6a-98a6-f2112766d0fc.doc
Der er følgende politiske aktiviteter i faktafasen og politikfasen: Faktafasen tilvejebringer information og viden til brug for politikfasen: Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Byrådets temamøde den 26. maj 2014. Byrådets godkendelse af halvårsregnskab 2014 og forventet regnskab 2014 på mødet den 25. august 2014. I politikfasen foregår den egentlige politiske drøftelse og vedtagelse af budgettet: Byrådets budgetkonference den 29. august 2014, hvor direktionens budgetoplæg præsenteres. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget godkender forslag til budget 2015-2018 til Byrådets 1. behandling den 8. september 2014. Høring af brugerbestyrelserne vedrørende 1. Behandlingsforslaget i perioden 10. 18. september 2014. Orienteringsmøde for alle brugerbestyrelser den 11. september 2014. Byrådets 1. Behandling af budget 2015-2018 den 15. september 2014. Aflevering af partiernes ændringsforslag den 22. september 2014. 2. behandling af forslag til budget 2015-2018 den 29. september 2014 i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget og den 6. oktober 2014 i Byrådet. De enkelte aktiviteter beskrives i det følgende. Tids- og aktivitetsplanen fremgår sidst i notatet. Udgangspunkt for budgetlægningen 2015-2018 Det er fortsat en væsentlig udfordring for Solrød kommune, at befolkningssammensætningen ændres, så der kommer flere ældre, at de erhvervsaktive borgere vil udgøre en stadig mindre del af den samlede befolkning, og at der samtidig er nulvækst i de kommunale budgetter. Byrådets budgetaftale for budget 2014 identificerer flere generelle udfordringer for Solrød Kommuner, herunder: Indretning af servicetilbuddene efter den ændrede efterspørgsel og ændringen i befolkningssammensætningen. Fortsat orden i økonomien og stabilt serviceniveau gennem effektivisering og digitalisering. Implementering af folkeskolereformen. Et løft af kommunens forebyggende og sundhedsfremmende indsats. Implementering af reformerne af førtidspension, fleksjobordning og kontanthjælp. Styrket erhvervsindsats. Økonomiske nøgletal fra budget 2014-2017 Den økonomiske udfordring kan illustreres af følgende nøgletal fra budget 2014-2017: Mio. kr. 2014 2015 2016 2017 Resultat af ordinær driftsvirksomhed -57,6-37,8-36,8-26,5 (overskud) Finansielt råderum (overskud) -45,7-25,3-23,6-12,6 Nettotræk på kassebeholdningen 10,9 6,9 8,4 Nettoforøgelse af kassebeholdningen -6,4 Samlet kassebeholdning ultimo ved 95,7 88,8 95,2 86,8 budgetvedtagelsen Måltal kassebeholdning ultimo 41,3 42,4 42,9 45,1 Der er et finansielt råderum i alle årene, men den politiske målsætning om finansiering af et anlægsniveau på det skattefinansierede område på 25 mio. kr. om året er alene opfyldt i 2014. Den 2
politiske målsætning om en gennemsnitlig kassebeholdning på mindst 3% af bruttodrifts- og anlægsudgifterne er opfyldt i alle årene. Resultat af ordinær driftsvirksomhed beregnes ved at trække nettoudgift til drift, renter og tilskud/udligning fra skatteindtægterne. Ved et positivt tal er der underskud og ved et negativt tal er der overskud. Det finansielle råderum beregnes ved at trække afdrag på lån fra resultat af ordinær driftsvirksomhed. Ved et positivt tal er der underskud og ved et negativt tal er der overskud. Nettotræk på kassebeholdningen/forøgelse af kassebeholdningen beregnes ved at trække anlægsudgifter og finansudgifter fra det finansielle råderum. Ved et positivt tal er der forbrug af kassebeholdningen, mens der ved et negativt tal er forøgelse af kassebeholdningen. I forhold til samlet kassebeholdning betyder et positivt tal, at der er penge i kassen, mens et negativt tal er udtryk for, at der mangler penge i kassen. En kommune skal have en positiv kassebeholdning i gennemsnit set over de sidste 365 dage, og kan derfor kortvarigt godt have en negativ kassebeholdning, men det vil ikke være holdbart permanent at have en negativ kassebeholdning. Udarbejdelse af administrativt budgetoplæg for drift og anlæg Det administrative arbejde med budgetforslag 2015-2018 integreres med den første budgetopfølgning pr. 31. marts 2014, således at den viden, der opsamles, når der udarbejdes skøn over forventet regnskab 2014 bliver kanaliseret videre til budgetforslaget for 2015-2018. Korrektionerne til budgetforslaget 2015-2018 vil indgå i Direktionens udarbejdelse af budgetforslag til budgetkonferencen. Udarbejdelse af politiske mål for 2015 Lederne udarbejder i samarbejde med Ledelsessekretariatet forslag til politiske mål for 2015, der behandles i de respektive fagudvalg i juni måned 2014. Den lokale MED-struktur Den lokale MED-struktur (lokale MED-udvalg/personalemøder) har mulighed for at komme med høringssvar og forslag til ændrede aktiviteter med angivelse af, hvorledes disse kan blive finansieret inden for det område, de repræsenterer. Høringssvarene skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet. Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Dialogmøderne har til formål at skabe en regelmæssig årlig dialog mellem det pågældende fagudvalg (de folkevalgte) og brugerbestyrelserne/råd (de brugervalgte) og ledere. Dialogmøder er primært placeret i foråret, således at drøftelserne kan benyttes som inspiration i budgetlægningen for det kommende år. Det overordnede formål med dialogmøderne er, at drøfte: Områdets vilkår og udvikling. Brugernes behov og ønsker. Brugernes syn på kvaliteten. Nye tiltag og drøftelse af hvorledes disse kan blive finansieret. Med henblik på at sikre en sammenhæng mellem årsplanerne og dialogmøderne kan dialogen tage afsæt i: Fællestræk ved og evt. uddybning af områdets opfyldelse af de politiske mål fra året før. De politiske mål for indeværende år og institutionernes egne mål til at føre de politiske mål ud i livet. 3
Områdets nuværende og kommende udfordringer og i forlængelse heraf aktuelle temaer. Konkret dagsorden, proces og metoder til dialog aftales i forhold til de enkelte områder, ligesom mødetidspunkter fastsættes af det enkelte fagudvalg. Brugerbestyrelserne/råd har udover dialogmøderne mulighed for at indsende høringssvar og forslag til politiske handlemuligheder inden for brugerbestyrelsens område. Høringssvarene m.m. sendes via den enkelte leder senest onsdag den 14. maj 2014 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høringssvarene fra brugerbestyrelserne/råd skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet. Byrådets temamøde den 26. maj 2014, kl. 12.00-18.00. Der er følgende emner: Fremlæggelse af oplæg på særlige politiske fokusområder jf. budgetaftalen: o Status på den lokale implementering af folkeskolereformen o Status på løft af den forebyggende og sundhedsmæssige indsats o Mål og rammer for beskæftigelsesindsatsen o Kortlægning af fordele, ulemper og effekter af den nuværende anvendelse af sociale klausuler/partnerskabsaftaler i udbudskontrakter i kommunerne Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2014 Høringssvar fra brugerbestyrelser/råd og den lokale MED-struktur bliver uddelt på mødet. Direktionens budgetforslag Med baggrund i korrektioner til budgetgrundlaget som følge af regnskabsresultat for 2013, budgetopfølgningen pr. 31. marts 2014, halvårsregnskabet pr. 30. juni 2014, høringssvar fra brugerbestyrelser og MED-struktur, samt Økonomi- og Indenrigsministeriets udmelding af tilskud, udligning og statsgaranteret udskrivningsgrundlag udarbejdes et tilrettet administrativt forslag til budget for 2015 og overslagsårene 2016-2018. Direktionens forslag til budget for 2015 og overslagsårene 2016-2018 bliver uddelt til Byrådet på byrådsmødet den 25. august 2014. Byrådets budgetkonference den 29. august 2014, kl. 8.30-17.00 Direktionen præsenterer forslag til budget for 2015 og overslagsårene 2016-2018. 1. behandling Direktionens forslag til budget for 2015 og overslagsårene 2016-2018 til budgetkonferencen er ligeledes oplæg til økonomi-, teknik- og miljøudvalgets budgetforslag til Byrådets 1. behandling. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter på mødet mandag den 8. september 2014 budgetforslag til Byrådets 1. Behandling den 15. september 2014. Høring af brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur vedrørende 1. behandlingsforslaget Byrådet holder budgetorienteringsmøde for alle brugerbestyrelser torsdag den 11. september 2014 kl. 19. Høringsperioden for brugerbestyrelser løber fra den 10. 18. september, således at brugerbestyrelserne i forhold til det aktuelle budgetforslag, har mulighed for at supplere de synspunkter, de fremkom med i maj. 4
Torsdag den 18. september 2014 kl. 12 er fristen for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høring af Hoved-MED-udvalget Der er møde i Hoved-MED-udvalget onsdag den 24. september 2014, kl. 13-15, således at Hoved- MED-udvalget har mulighed for at udtale sig på baggrund af de fremsendte høringssvar fra lokale MEDudvalg og personalemøder. Ændringsforslag fra partierne til budgetforslaget Ændringsforslag fra partierne skal sendes senest mandag den 22. september 2014, kl. 10.00. til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Byrådets 2. behandling af budget 2015-2018 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslagene til 2. behandlingen på mødet den 29. september 2014. Byrådet 2. behandler budgettet den 6. oktober 2014 og fastsætter samtidigt skatteprocent, grundskyldspromille og takster. Budgetopfølgning 2014 Den politiske budgetopfølgning for 2014 vil ske via budgetopfølgningen pr. 31. marts 2014 og budgetopfølgningen pr. 30. september 2014. Ved budgetopfølgningerne foretages et skøn over forventet regnskabsresultat for 2014 og overførsel af driftsmidler (ØD-midler) til 2015 samt en vurdering af om rammen til serviceudgifter i budget 2014 kan overholdes. Resultatet af budgetrevisionen vil blive politisk behandlet på møderne i maj og november. Halvårsregnskab 2014 Det er obligatorisk for kommunerne at udarbejde et halvårsregnskab for perioden 1. januar til 30. juni. Halvårsregnskab skal være ledsaget af bemærkninger om kommunens forventede årsregnskab for 2014. Som grundlag for udarbejdelse af halvårsregnskabet revurderer lederne pr. 31. maj 2014 skøn over forventet regnskab for 2014 og forventet overførsel af driftsmidler (ØD-midler) til 2015, og fremsender dette til Økonomiafdelingen inden sommerferien. På baggrund af ledernes tilbagemeldinger udarbejder Økonomiafdelingen efter sommerferien halvårsregnskabet for 2014, der bliver behandlet i Familie- og Uddannelsesudvalget og Social-, sundheds- og fritidsudvalget den 11. august 2014, i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget den 18. august 2014 og i Byrådet den 25. august 2014. Regnskab 2013 og opfølgning på politiske mål for 2013 Procedure og tidsplan for regnskabsaflæggelsen er udmeldt af Økonomiafdelingen på Sol-nettet i november 2013. Opfølgningen på de politiske mål indgår i Årsberetning 2013. Byrådet vil blive orienteret om regnskabsresultatet på Byrådets time den 31. marts 2014. Den politiske behandling af regnskabet vil ske på møderne i maj måned, hvor Byrådet oversender regnskabet til revisionen og samtidig godkender Årsberetning 2013 og Bilag til Årsberetning 2013 som grundlaget for revisionens arbejde. Den formelle godkendelse af regnskabet vil ske samtidig med behandling af den afsluttende revisionsberetning i september. 5
6
Tids- og aktivitetsplan for budgetlægningen 2015-2018 Tidspunkt Aktivitet Procedure og tidsplan fastlægges 20. januar 2014 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget behandler procedure og tidsplan for budgetlægning 2015-2018. 27. januar 2014 Byrådet behandler procedure og tidsplan for budgetlægning 2015-2018. 29. januar 2014 Procedure og tidsplan udsendes til ledere og Hoved-MED-udvalg Politiske mål for 2015-2018 udarbejdes 2. januar 1. februar 2014 Inden udgangen af april 2014 Lederne redegør for status for målopfyldelse på de politiske mål i budget 2013 i institutionens/afdelingens årsplan for 2013, således at status kan indgå i Årsberetning 2013. Lederne udarbejder i samarbejde med Ledelsessekretariatet forslag til politiske mål for 2015-2018. 2. juni 2014 Forslag til politiske mål for 2015-2018 behandles i Familie- og Uddannelsesudvalget og Social-, sundheds- og fritidsudvalget. 10. juni 2014 Forslag til politiske mål for 2015-2018 behandles i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget. Høringsperiode for MED-udvalg og brugerbestyrelser 11. april 2014 Økonomiafdelingen udsender høringsbrev til brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur, der beskriver grundlaget for høringen. 14. april 13. maj 2014 Høringsperiode for brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur. 14. maj 2014 Aflevering til Økonomiafdelingen via e-post: Høringssvar fra brugerbestyrelserne. Høringssvar fra den lokale MED-struktur. Høringssvarene fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur skal kunne stå alene dvs. uden henvisning til andre dokumenter, da de gives videre direkte til Byrådet. Faktafase Det enkelte fagudvalg afholder dialogmøde med brugerbestyrelser, råd og ledere indenfor udvalgets område. 7
Tidspunkt 13. januar 2014 3. februar 2014 17. marts 2014 24. marts 2014 7. april 2014 12. maj 2014 2. juni 2014 22. september 2014 22. september 2014 1. december 2014 Aktivitet Familie- og uddannelsesudvalget: Skole og dagtilbudsafdelingen, kl. 17-18 Skolebestyrelsen Havdrup skole, kl. 19-21 Skolebestyrelsen Munkekærskolen, kl. 19-21 Skolebestyrelsen Uglegårdsskolen, kl. 19-21 Forældrebestyrelser Dagtilbud, kl. 19-21 Børn og Ungerådgivningen, kl. 17-18.30 Ungdomsskolens bestyrelse, kl. 19-20.30 Ungeforum, kl. 16-17 Skolebestyrelserne, kl. 19-21 Skolelederne og fagkonsulenter, kl. 17-19 13. januar 2014 3. februar 2014 17. marts 2014 17. marts 2014 7. april 2014 12. maj 2014 1. september 2014 1. september 2014 22. september 2014 10. november 2014 Social-, sundheds- og kulturudvalget: Fritid og kultur, kl. 17-18.30 Ældreområdets afdelinger, kl. 17-18.30 Ældrerådet, kl. 17-18.00 Solrød Lokalhistoriske forening, kl. 18-19 Job- og Social Centeret, kl. 17-18.30 Solrød Idræts Union, kl. 18-19 Handicaprådet, kl. 16-17 Musikskolens bestyrelse, kl. 18-19 Ældrerådet, kl. 17-18 Bruger/Pårørende råd - Christians Have, kl. 17-18 5. maj 2014, kl. 8.30 Møde i Beredskabskommission 19. maj 2014 Møde Økonomi-, teknik- og miljøudvalg og Hoved-MED-udvalg 26. maj 2014 kl. 12.00-18.00 (før Byrådsmøde) Byrådets budgettemamøde på Solrød Bibliotek i lokale 25A og 25B. Forberedelse af budgetlægning 2015-2018: Fremlæggelse af oplæg på særlige politiske fokusområder Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2014 Høringssvar fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur (uddeles på mødet). Politikfase 25. august 2014 Direktionen udsender budgetmateriale til byrådskonferencen den 1. september 2014 (uddeles på byrådsmødet). 26. august 21. september 2014 Fredag 29. august 2014, kl. 08.30-17 Borgmesteren har politiske forhandlinger med henblik på indgåelse af budgetaftale for budget 2015-2018. Byrådets budgetkonference på Tune Kursuscenter. Direktionen præsenterer forslag til budget for 2015 og overslagsårene 2016-2018. 1. behandling 8. september 2014 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter budgetforslag til 1. behandlingen i Byrådet 10. september 2014 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling offentliggøres og sendes ud til høring. 8
Tidspunkt Aktivitet 10. september 2014 Orienteringsmøde for lederne, tillidsrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i Hoved-MED-udvalg (punkt på DIA-dag). DIAdag er fra kl. 9-12. 11. september 2014 kl. 19-21 15. september 2014, kl. 8.30 Byrådet holder orienteringsmøde for alle brugerbestyrelserne på Solrød Bibliotek, lokale 25A og 25B. Høringsmøde Beredskabskommission af 1. behandlingsforslag 15. september 2014 Byrådets 1. behandling af budgetforslaget for 2015-2018. 2. behandling 18. september 2014, kl. 12.00 18. september 2014, kl. 16.00 22. september 2014, kl. 10.00 24. september 2014, kl. 13-15 Frist for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen på Oekonomi@solrod.dk De modtagne udtalelser fra brugerbestyrelser, lokale medarbejderudvalg og personalemøder udsendes elektronisk til byrådsmedlemmerne. Frist for indsendelse af ændringsforslag fra partier/partilister til Økonomiafdelingen på Oekonomi@solrod.dk Møde i Hoved-MED-udvalget vedr. høringssvar fra brugerbestyrelserne og ændringsforslag fra partier/partilister. 29. september 2014 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslag til byrådets 2. behandling af budgetforslaget 2015-2018 6. oktober 2014 Byrådets 2. behandling af budget 2015-2018, herunder fastsættelse af skatteprocent, grundskyldspromille og takster, samt særlige politiske fokusområder i 2015. 9