Holbæk den. 4. september 2012. 1 Der indkaldes herved til Menighedsrådsmøde Tirsdag den 4. september 2012 kl. 19.00 På kirkegårdskontoret Anders Larsensvej 6, 4300 Holbæk. Referat. Fraværende med afbud; Hanne Korsby p.g.a. deltagelse i årsmøde Henning Hansen p.g.a deltagelse i årsmøde. Vibeke Beierholm Uden afbud: Hans Michael Larsen, Michael Busch Sekretær: Jette Graves Dagsorden Pkt. 1. Kim Ankerstjerne kommer fra Holbæk kommune og orienterer om planerne i forbindelsen med DR`s Julekalender for 2012 som optages på Brorfelde Ad Pkt. 1. Kim Ankerstjerne orienterede om projektet. Jytte Lundbak kontaktes om koncerter og Øvrige ting f.eks. kirkepladsen Aftales med Hanne Korsby. Organist Jytte Lundbak indkaldes under dette punkt. Pkt. 2 Ad pkt. 2. Siden sidst Skrivelse fra Holbæk Provsti til orientering om kommende aktiviteter, herunder et foredrag i Sortebrødreklostret onsdag den 31. oktober kl. 19.00 om En ny kirkeforfatning hvor meget, hvordan og hvorfor, foredragsholder professor Lisbeth Christoffersen. Der er inviteret til reception i anledning af provst Finn Dyrhagens 60 års fødselsdag fredag den 21. september kl. 14-16 i Vipperød sognegård. Der er bevilget kursus til: Formanden orienterer om aktuelle artikler fra Kristeligt Dagblad. Taget til efterretning. Menighedsrådet giver en gave. Det sørger Hanne Korsby for. Karen Skydsgård har afskedsreception d. 26. september 2012. Præsterne sørger for en gave.
Holbæk den. 4. september 2012. 2 Pkt. 3. Ad pkt. 3. Sager behandlet i forretningsudvalget Den 28. august 2012. 1. Budget 2013 orientering. 2. Plan for ansættelse af sognemedhjælper 3. Anmodning fra Jytte Hansen om at blive ansat som fuldmægtig. 4. Gennemgang af dagsordnen til mødet den 4/9. 5. Annoncering af kommende koncerter, 6. Gave fra anonym giver, flygel til kirken. 7. Eventuelt Pkt. 4. Referater fra stående udvalg. Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Referat fra aktivitetsudvalgets møde den 22. august 2012 Referatet udleveres på mødet. Der har været afholdt fælles forretningsudvalgsmøde med Tveje-Merløse. Pkt.1. Ove Madsen deltager. Pkt. 2 Planen blev godkendt. Pkt. 3. Anmodningen kan ikke imødekommes, under henvisning til menighedsrådets stramme budget 2013. Pkt.5. Godkendt op til kr. 3.000,- Ad pkt. 4. Taget til efterretning. Der er en rettelse. Der er udsendt til 46 elever fra Østre skole. Der er 8 der har meldt sig. Taget til efterretning, Der vedlægges erfaringer med fælles forretningsudvalgsmøder fra de to formænd. Nyt fra kassereren Nyt fra Kirkeværgen
Holbæk den. 4. september 2012. 3 Nyt fra kontaktpersonen Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Der er udarbejdet en energirapport som er udleveret til kirkens medarbejdere. Pkt. 5. Orientering fra præsterne. Ad pkt.5. Præsterne orienterede om de udfordringer der ligger i de mange konfirmander. Pkt. 6. Menighedsrådsvalg tirsdag den 13. november 2012. Ad pkt. 6. Der er orienteringsmøde den 12. sept. 2012 kl. 19.00 i Sortebrødreklosteret. Pkt. 7. Budget 2013. Der er indkaldt til formandsmøde den 30. august kl. 19.00 i Gislinge. Ove Madsen deltager som stedfortræder for formanden. Holbæk Provsti har fremsendt det endelige budget for 2013. Oversigten vedlægges. Ad. Pkt.7..Driftsrammen er 11.279.068,00. Afsat i anlægsrammen er 1,1 mill. til Nyt kirkehus. Knud Munksgaard tagerkontakt til kirke- Værgen om renovering/kalkning af klosteret.
Holbæk den. 4. september 2012. 4 Pkt. 8. Istandsættelse af det gamle kapel GIOTTO. Formanden for Kunstforeningen har fremsendt ændringsforslag til samarbejds- og lejeaftale. Tilrettet Roskilde Stifts bemærkninger som vedlægges. Ad pkt. 8. Dagsorden vedr. pkt.8 ændredes. Se nyt punkt. 8.. 1. Lejeaftale, herunder stillingtagen til udendørs servering i cafeen og ansøgning til provstiet om fritagelse for leje i 3 år. 2. Foreløbig godkendelse af byggeregnskabet. 3. Mulighed for fælles finansiering af inventar. 4. Forslag om fast rubrik i kirkebladet og på hjemmesiden af Giottos aktiviteter. 5. Opstilling af gravminder foran Giotto på græsarealet i 2013. 6. Forlængelsen af udstillingsperioden i efterårsferien 2012, målrettet skoletjenesten. Nyt pkt. 8 1. Reaktion på skrivelse af 2. september 2012 vedr. forvaltningsmæssig revision med tilhørende redegørelse fra Beierholm Revision. 2. Er Giotto Udstilling for religiøs kunst at betragte som en kirkelig aktivitet. Debat og stillingtagen. Mulige scenarier: a) Udstillingsaktiviteten er ikke at opfatte som en kirkelig aktivitet. b) Udstillingsaktiviteten anses for at være en kirkelig aktivitet, men løses i menighedsrådets regi. Ad pkt. 8 Drøftedes. Drøftedes.
Holbæk den. 4. september 2012. 5 c) Udstillingsaktiviteten anses for at være en kirkelig aktivitet, der på vegne af menighedsrådet løses af Kunstforeningen Giotto. 3. Møde med provstiet. Form og deltagere. 4. Stillingtagen til habilitet for medlemmer af Giottos bestyrelse. Møde med provstiet med hele menighedsrådet. Provsten inviteres til næste møde ELLER der holdes et ekstraordinært menighedsrådsmøde. Michael Rosendal og Lis Grove- Rasmussen anså Knud Munksgård og Ove Madsen for inhabile. Resten af rådet fandt at det var OK de var Tilstede. 5. Lejeaftale, se medfølgende reviderede forslag, hvor Giottos ønsker om ændringer er indarbejdet. Blev godkendt med konsekvens rettelser. Anni stemte imod da der ikke skal stå Religiøs kunst, men kristen kunst. 6. Byggeregnskabet. Det foreslås, at Henning Hansen, Ove Madsen, og Hanne Korsby gennemgår konteringen og kommer med indstilling til menighedsrådet om, hvad der Skal indgå i byggeregnskabet og hvad ikke. På næste møde i menighedsrådet tages stilling Til det endelige byggeregnskab. 7. Forslag om fast rubrik i kirkebladet, på hjemmesiden og annoncering af Giottos aktiviteter. 8. Udstilling af gravminder på plænen nord for Giotto. Forslaget blev vedtaget. Forslaget faldt p.g.a. stemmelighed. Godkendt for 2013. 9. Forlængelse af brugen af Giotto i år til lørdag den 20. oktober. Pkt. 9. Plan for ansættelse af sognemedhjælper. Ansættelsesudvalg har udarbejdet forslag til stillingsopslag/stillingsbeskrivelse og annoncering. Godkendt. Ad pkt. 9. Annoncen godkendt. Tidsplan for ansættelse godkendt. Forretningsudvalget har godkendt planen. Planen vedlægges
Holbæk den. 4. september 2012. 6 Pkt. 10. Opsætning af flygel i kirken under prædikestolen. Jytte Lundbak har fået henvendelse fra en anonym person som vil give et flygel til kirken. Pkt. 10. Jytte Lundbak orienterede om gaven. Menighedsrådet siger tak til gaven og Jytte Lundbak kan arbejde videre med sagen. Giveren vil være anonym. Gaven er kr. 30.000,- som er midler til anskaffelsen af et flygel. Menighedsrådet skal selv betale omkostningerne til transporten fra København ca. 5.000,- Godkendt. Pkt. 11. Tilføjelse til flagregulativet. Ad pkt. 11. Godkendt. Henning Petersen retter flagregulativet. Michael Rosendal foreslår, at der flages ved alle højmesser. Pkt. 12. Eventuelt Ad pkt. 12. Der blev orienteret om planer for afskedsreception for Hanne Korsby. Med venlig hilsen Hanne Korsby Nanna Schiøtt Hansen Henning E.Petersen Annie Nielsen Ole Frank Jørgensen K. Prier Olsen Ove Madsen Lis Grove-Rasmussen Michael Rosendal Hans Walther Knud Munksgaard
Holbæk den. 4. september 2012. 7