R E F E R A T Emne: Ordinært -møde. Tid: Onsdag den 10. april 2019, kl. 13.00 15.00. Sted: Medicinsk Konferencerum, Medicinsk Lægegang, Holstebro. Til stede: Anne-Merete Andreasen, Marie Hauerslev (suppleant for TR-YL), Henny Færge, Mona Bank Olesen, Bodil Overgaard, Nikolai Hoffmann- Petersen, Annette Porup, Lisbeth Poulsen, Inge Sanggaard, Birgitte Storbank (suppleant DSR) og Ingrid Thomsen. Afbud: Maja Grønbæk Andersen, Johanne Kolind Bech, Lone Bak Kjær og Esben Næser. Referent: Rita Nøddelund. Dagsorden 1. Valg af ordstyrer. 2. Status på arbejdet med normeringsprincipper. v/else Trabjerg og Bodil Overgaard. 3. Godkendelse af dagsorden for mødet den 10.04.19. 4. Godkendelse af referat af mødet den 26.02.19. 5. Orientering fra Afdelingsledelsen (AL): Forbedringsprojektet i MSA. Forberedelse af endokrinologien til Gødstrup. Arbejdet med arbejdstilrettelæggelsen ift. at imødekomme ønsker om tre ugers sammenhængende ferie. Status på implementering af nyt vagtplansystem, Optima. 6. Status på Arbejdstilsynets påbud: stor arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne i Medicinsk Afdeling Herning. v/ Inge Sanggaard og Annette Porup. 7. Personalesituationen. Fast punkt. 8. På vej mod Gødstrup. Fast punkt. Temadrøftelse: Hvordan gør vi os parate til ny kultur og nye arbejdsgange i Gødstrup? Herunder også en status på specialer, som allerede har besøgt Gødstrup. 9. Orientering fra HMU. v/annette Porup og Anne-Merete Andreasen. 10. Eventuelt. Mødet blev indledt med en præsentationsrunde, da sekretariatsleder Inge Sanggaard er nyt -medlem. Velkommen til Inge. Ad 1 Valg af ordstyrer. Anne-Merete Andreasen blev valgt til dagens ordstyrer. - 1 -
Ad 2 Status på arbejdet med normeringsprincipper. Det blev besluttet at udskyde dette punkt til næste -møde den 24.06.19, da der nyligt har været aflysning af møde i arbejdsgruppen på HEV-niveau. Arbejdsgruppen har møde senere i dag (10.04.19). Ad 3 Godkendelse af dagsorden for mødet den 10.04.19. Dagsordenen blev godkendt med tilføjelse af følgende punkter: "Orientering fra Afdelingsledelsen": Effektiviseringsgevinst. "Personalesituationen": Arbejdsmiljøemner fra TRIO-gruppen i MSA. Ad 4 Godkendelse af referat af mødet den 26.02.19. Der var følgende kommentarer til referatet: Kantineforhold i Holstebro (referatets side 8): Bodil Overgaard forespurgte til status på drøftelsen på sidste møde vedr. kantineforholdene i Holstebro. Lisbeth Poulsen orienterede om, at den overordnede udmelding er, at man aktuelt er ved at kigge på maden til patienterne (arbejdsgruppen Mad og Måltider); herefter kigger man på maden til personalet. Der er således gjort opmærksom på kritikpunkterne i forhold til kantinemaden i relevante fora. Kvalitets- og Udviklingsaftalen 2019 geriatri (referatets side 3): Annette Porup overbragte bekymring fra personalet i MSA; der blev efterspurgt en plan for øget samarbejde på tværs af matriklerne i forhold til det geriatriske område, og hvordan man vil sikre tilstrækkelige geriatriske sygeplejerskekompetencer i Gødstrup. I forlængelse heraf blev det ligeledes udtrykt, at der hersker en del usikkerhed i MM om det fremtidige tilhørsforhold i Gødstrup, når MM ikke længere findes. Der blev frem mod Gødstrup efterlyst mere fokus på geriatrien f.eks. i fremtidige stillingsopslag, ligesom det blev foreslået, at personalet i MM i højere grad inddrages i diverse arbejdsgrupper omkring geriatri. AL anerkendte i høj grad personalets bekymringer. Nikolai Hoffmann-Petersen kunne orientere om, at specialeansvarlig overlæge Anne Birgitte Langsted Pedersen planlægger med øget tilstedeværelse i Herning frem mod Gødstrup. Bodil orienterede om, at hun har indkaldt afdelingssygeplejerskerne Bente Vig og Helle Hindkjær Østergaard til en møderække for at igangsætte processen med overdragelse af ledelsesområdet for geriatrien til Bente Vig. Desuden har der været afholdt indledende møde med Ortopædkirurgisk Afdeling for at få fastlagt strukturen for ortogeriatrien, som forventes implementeret pr. 01.09.19; ortogeriatrien skal være organiseret under Ortopædkirurgisk Afdeling med bistand fra geriatriske speciallæger. Herudover er der på HEV-plan netop indkaldt til en møderække vedr. planlægning af geriatrien i Gødstrup. Som nævnt udtrykte AL stor forståelse for personalets bekymringer og vil tage til efterretning, at der efterspørges mere ledelsesinformation i forhold til det geriatriske område frem mod Gødstrup. - 2 -
Personalesituationen plejepersonalet i MSA (referatets side 5): Punktets første afsnit bør omformuleres til: I MSA har der været en del opsigelser grundet fraflytninger, ønske om nye udfordringer m.m., hvilket har udfordret afsnittets personale. P.t. er der ansættelsessamtaler i gang. Efterskrift: den nye formulering er skrevet ind i referatet, som er tilgængeligt på afdelingens intranet. Referatet blev herefter godkendt. Ad 5 Orientering fra Afdelingsledelsen: Forbedringsprojekt i MSA. Der er igangsat forbedringsprojekt i MSA, hvor der vil være fokus på tidlig udskrivelse, øget flow og afvikling af stuegang. Der er nedsat en tværfaglig projektgruppe med kvalitetskoordinator Pernille Nielsen som tovholder, og projektdeltagerne vil modtage undervisning i forbedringsmodellens metoder. Aktuelt arbejder projektgruppen med at definere konkrete mål for projektet. Forberedelse af endokrinologien til Gødstrup. AL er sammen med afsnitsledelsen i det endokrinologiske område (specialeansvarlig overlæge Jens Juel Christiansen og afdelingssygeplejerske Else Trabjerg) påbegyndt en proces mhp. at forberede udflytning til Gødstrup. Pr. 01.09.19 ændres organiseringen af endokrinologien, således at hovedfunktionen bliver i Herning, og samtidig vil Else Trabjerg varetage den sygeplejefaglige ledelse på begge matrikler. Der arbejdes mod, at aktiviteten i Holstebro bliver svarende til den planlagte funktion i Sundhedshuset i Holstebro, så modellen er klar til Gødstrup. Aktiviteten i Holstebro vil derfor på sigt være to dage med fyldte diabetesprogrammer. Afsnitsledelsen vil i samarbejde med medarbejderne tilrettelægge og planlægge aktiviteten på begge matrikler. Stillingen som sygeplejerske med specialfunktion bliver slået op som et internt stillingsopslag, og ansættelsesprocessen vil foregå over de kommende par måneder. AL har orienteret relevante medarbejdere om ovenstående den 08.04.19. Fra sekretærside blev det tilkendegivet, at udmeldingen var lidt overraskende, selv om en ændret organisering var ventet på et tidspunkt. Der blev forespurgt til funktionen i Ringkøbing, og AL udtrykte, at vi også fremadrettet skal forvente at have ambulant funktion i Ringkøbing Sundhedshus. Arbejdet med arbejdstilrettelæggelsen ift. at imødekomme ønsker om tre ugers sammenhængende ferie. AL forbereder igangsættelse af et projekt i det nyremedicinske område med formålet at skabe rammer for et arbejdsmiljø, der fremmer balancen mellem privatog arbejdsliv, herunder skal det bl.a. kortlægges, om det er muligt i højere grad at kunne imødekomme medarbejdernes ønske om tre ugers sammenhængende ferie. - 3 -
Projektet betyder, at sygeplejersker fra Nyremedicinsk Dagafsnit bliver en integreret del af arbejdstilrettelæggelsen i Sengeafsnit M3 i weekender, helligdage og ferier. I første omgang omfatter projektet plejepersonalet i det nyremedicinske område, men på sigt når der er indhøstet erfaringer herfra er det planen, at det er en arbejdstilrettelæggelse, som skal gælde i hele afdelingen. Der vil blive nedsat en styregruppe og en arbejdsgruppe i projektet med repræsentation af relevant personale fra både dagafsnit og sengeafsnit. Bodil har deltaget i personalemøder i hhv. Nyremedicinsk Dagafsnit og M3, hvor hun har orienteret mere detaljeret om projektet. På dagens møde var der overvejende positive tilkendelser i forhold til projektet; der blev dog fremsat en vis bekymring omkring opretholdelse af kompetencer til specialiserede opgaver, at rotation kræver mange ressourcer til oplæring samt fortsat at kunne honorere kontaktsygeplejerskekonceptet. Status på implementering af nyt vagtplansystem, Optima. Bilag: Information om status fra Maria Bredvig Emtkjær af 27.03.19. I regionen arbejdes der i diverse arbejdsgrupper på højtryk for at blive klar til implementering af det nye vagtplansystem Optima. Der er planlagt pilottest i ugerne 35-39, og i HEV er testafsnittene Medicinsk Afsnit M2 og Kirurgisk Afsnit A2. Den egentlige implementering for de resterende afsnit i HEV sker fra uge 47 og frem. Undervisning af afsnittenes vagtplanlæggere forløber over 14 dage, hvor disse medarbejdere skal tages helt ud af vagtplanen. I implementeringsperioden vil der desuden blive etableret undervisning for alle medarbejdere i brug af den nye app, hvor der kan ses arbejdstider m.m. Der vil løbende blive informeret om status på processen via HMU, møder i afdelingslederkredsen og i HL's nyhedsbrev. Udmøntning af effektiviseringsgevinst. AL har modtaget information om en foreløbig fordelingsnøgle ift. effektiviseringsgevinsten frem mod Gødstrup. Som det ser ud lige nu, skal Medicinsk Afdeling finde besparelser på i alt 6 mio. kr., heraf 1,4 mio. kr. på lægesekretærområdet. Herudover er der udmeldt en besparelse på 2,2 mio. kr. som led i en regional besparelse på det ambulante område. Således udgør den samlede besparelse i Medicinsk Afdeling ca. 8 mio. kr., som formentlig vil blive en del af afdelingens budget for 2020. AL vil i den kommende tid sammen med afsnitsledelserne drøfte besparelsesmuligheder. - 4 -
Ad 6 Status på Arbejdstilsynets påbud: stor arbejdsmængde og tidspres for lægesekretærerne i Medicinsk Afdeling Herning. Sekretariatsleder Inge Sanggaard orienterede om status. De tilknyttede eksterne konsulenter er fortsat i gang med at kortlægge opgaver i de enkelte områder, og der bliver fortsat arbejdet med de igangsatte tiltag, jf. referatet af sidste møde. En kortlægning af produktionen af nye notater pr. uge har vist, at der skal bruges 40-50 timer pr. uge til skrivning af ugeproduktion, og der arbejdes med planlægning af fast skrivetid pr. sekretær pr. uge. Der er ansøgt om udsættelse af fristen for at imødekomme påbuddet til november 2019. Ad 7 Personalesituationen. Fast punkt. Fra TRIO-gruppen i MSA På vegne af TRIO-gruppen og personalet i MSA fremførte Annette Porup følgende arbejdsmiljømæssige udfordringer, som fylder hos personalet, og som kræver AL's opmærksomhed: MSA oplever, at der mangler normering til at dække ved sygdom/ferie/vakante stillinger. Der kan ofte ikke skaffes vikarer til at dække vagterne. Der opleves et kæmpe arbejdspres både pga. mange patienter og mange nye kollegaer, som skal læres op. Weekendarbejde. Efter at 12-timers vagter er afskaffet, har alle fået to ekstra weekender i løbet af et år. Disse to er blevet til tre. Yderligere skal man afvikle sine ferieweekender uden for ferieperioderne. Kunne en mulighed være rotation mellem ambulatorium og sengeafsnit? Geriatri der efterlyses større samarbejde med Holstebro-matriklen. Se drøftelsen under dette referats punkt 4 vedr. KUA-2019. Undervisning. Noget undervisning planlægges som halvdagsundervisning, hvilket medfører en belastning for det tilbageværende personale. Der er et ønske om heldagsundervisning fremadrettet. AL udtrykte stor forståelse for de anførte udfordringer og tilkendegav, at de vil blive drøftet med afdelingssygeplejersken og de specialeansvarlige overlæger i MSA. AL henviste til forbedringsprojektet i MSA samt det beskrevne projekt i det nyremedicinske område ift. ændret arbejdstilrettelæggelse mellem ambulatorium og sengeafsnit som elementer, der kan være med til at forbedre personalets arbejdsmiljø og trivsel. Der blev fremsat forslag om, at man i kommende stillingsopslag i højere grad synliggør, hvad nyansat personale går ind til, f.eks. antal vagter; dette kan måske være med til i højere grad at ruste nyt personale til de faktiske arbejdsforhold i afsnittet. Endnu engang mindede Bodil os alle om at huske retorikken; hvordan vi omtaler vores arbejdsplads både internt i afdelingen og udadtil. - 5 -
Læger Rullah Ajan er pr. 01.09.19 ansat som afdelingslæge inden for gastroenterologi. Anders Lødrup er pr. 01.01.20 ansat som afdelingslæge inden for gastroenterologi. Pia Høger Thygesen er pr. 01.09.19 ansat som afdelingslæge inden for reumatologi. Lars Kristensen er pr. 01.08.19 ansat som afdelingslæge inden for lungemedicin. Lægesekretærer Pga. opsigelser i Holstebro er der aktuelt stillinger i opslag. Der er en forventning om, at bemandingssituationen løses ved nyansættelser, medarbejdere, som ønsker at gå op i tid samt evt. intern omrokering. Ad 8 På vej mod Gødstrup. Fast punkt. Temadrøftelsen "Hvordan gør vi os parate til ny kultur og nye arbejdsgange i Gødstrup?" udsættes til næste -møde den 24.06.19. Ad 9 Orientering fra HMU. v/annette Porup Der henvises til referat af seneste HMU-møde den 12.03.19 med fokus på punkterne: Implementering af løn- og vagtplansystem. Datasikkerhed i Hospitalsenheden Vest. ILM og varenumre. -referater skal være tilgængelige på intranettet. Tiltag for at modvirke tyveri. Der henvises til HMU-referaterne: http://vest.intra.rm.dk/mit-hospital/kultur-ogsamarbejde/oversigtmodefora/hmu/dagsordener-til-hmu/ Ad ILM og varenumre: Fra Indkøb sendes mange informationer ud til afdelingernes funktionspostkasse. I Medicinsk Afdeling videresendes disse informationer til afdelingssygeplejerskerne mhp. videreformidling til det personale ude i afsnittene, som har med vareindkøb at gøre. Ad -referater: Disse har altid været tilgængelige på Medicinsk Afdelings hjemmeside; de er nu også tilgængelige på afdelingens intranet. Ad 10 Eventuelt. Tolkegebyr Der efterlyses en arbejdsgang for afregning af tolkegebyr. Inge Sanggaard og Nikolai afklarer dette. Næste -møde Mandag den 24.06.19, kl. 13.00 15.30 i Herning. - 6 -