Oprettelse og tabeller

Oprettelse og tabeller Oprettelse af kursusejendom Side Indstilling af PC... 1 Opret bruger... 2 Opret medlem... 3 Indlæs/hent/udlæs data... 5 Tabeller (ekstraopgaver) Kontoplan... 8 Udvælg konto... 9 Opret sted... 10 Redigér konto... 11 Betalingsarter... 12 Skjul konti og sletning i tabeller. 13 Sletning af medlem... 15 Oprettelse og tabeller er de samme opgaver som findes i kurserne: Kasseregistrering og fakturering Kasseregistrering og periodeopgørelse

Indstilling af PC Indledning Før du starter BEDRIFTSLØSNING skal du sikre dig at nedenstående opsætninger er valgt. Ellers kan du få problemer med indtastning og at visse knapper i skærmbilledet ikke vises. Hvis dit styresystem er WindowsXP, kan det anbefales at bruge Klassisk visning. Højreklik på skrivebordet og vælg Egenskaber. Under fanen Temaer, vælger du Windows Klassisk. Dato Datoformatet skal være dd-mm-åå eller dd-mm-åååå. Hvis du i kasseregistrering kun kan taste d. 1/1 i januar og i februar kun den 2/2, er datoformatet forkert. Datoformatet vælges via Denne computer - Kontrolpanel - International - Dato. Hvis dit styresystem er WindowsXP, er stien Denne computer - Kontrolpanel Internationale og sproglige indstillinger - Tilpas - Dato. Komma Hvis du ikke kan skrive komma i kasseregistrering, kan det skyldes valg af forkert decimaltegn. Decimaltegnet vælges via Denne computer - Kontrolpanel - International - Tal. Hvis dit styresystem er WindowsXP, er stien Denne computer - Kontrolpanel Internationale og sproglige indstillinger - Tilpas - Tal. Er der valgt punktum som decimaltegn vil indlæsning af kredskontoplan fejle. Sammen med kredskontoplanen indlæses momssatser, disse står i databasen som 25,00 og det kan programmet ikke læse, hvis ikke decimaltegnet er et komma. Skærmbillede Når du står i f.eks. udlæs data og der mangler noget af skærmbilledet, bl.a. knappen Udfør, kan det skyldes at skærmopløsningen er 640 x 480 og ikke som anbefalet 800 x 600. Det kan også være fordi der er valgt large fonts (store skrifttyper) i stedet for small fonts (små skrifttyper), bruges large fonts, skal skærmopløsningen være 1024 x 768. Bruges large fonts vil nogle udskrifter fylde mindre på siden. Skærmopløsning/fonts vælges via Denne computer - Kontrolpanel - Skærm - Indstillinger. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 1

Opret Bruger Opgave Opret dig selv som Bruger. Det første billede du møder er Administration. Her skal du oprette dig selv som bruger. Bruger Bruger vil sige at dit navn bliver udskrevet nederst på udskrifterne. Derudover bliver f.eks. de forskellige skærmopsætninger, gemt pr. bruger. Ved rettelse i tabeller registreres bruger. Tryk på Brugere. Her trykker du på Opret. Indtast dine initialer og dit navn. Der er forskellige muligheder for at sætte tegnstørrelsen op og ændre i den måde, dine lister bliver sorteret på. Lad default opsætning stå. Afslut med først at trykke på OK, og så Luk. Vælg dig selv som bruger øverst i Administrations billedet. I økonomi skal du arbejde på medlemsniveau, vælg dette. Vejlederniveau bruges i økonomi kun, når der skal bestilles data fra Ø90 til flere medlemmer. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 2

Opret Medlem Opgave Medlem Du skal nu tilrette kursusejendommens medlemsoplysninger. Tryk på Medlemmer. Nu får du en medlemsliste over de medlemmer som findes på PC en, sæt markøren på Lars Landmand, 87405000. Tryk på Redigér og indtast: Hvis medlemmet ikke findes, skal du i stedet for Redigér vælge Opret. Momsopgørelse CVRnummer Hvis der ikke er indtastet et CVR-nummer (SE-nummer), kan du ikke udskrive en momsopgørelse. Afslut oprettelsen med OK og medlemslisten med Luk. Luk Administrationsbilledet og klik på Økonomi i blomsten. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 3

Opret Medlem Ejendom Nu står du på det lodrette faneblad Ejendom. Bemærk, at i forhold til versionerne før 3.44, kan Kreds-, Plan- og Ejendomsnummer ikke længere vælges/ændres i dette billede. Oplysninger tastes/ændres i Hovedmenu Administration Medlemmer Rediger. Primodato for regnskabsår/momsprincip I Primodato for regnskabsår vælges Januar og i Momsprincip vælges Kvartårlig. Valgmulighederne findes ved at klikke på pilen til højre i boksen. Det er kun ved oprettelse af medlemmet at valg af momsprincip kan foretages her, skal momsprincippet senere ændres skal det ske under Tabeller - Steder. Bank/giro I kontotype vælger du girokonto og indtaster kontonummeret 5555-56789. Nummeret bruges i fakturering. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 4

Indlæs/hent/udlæs data Opgave Indlæs data Du skal nu indlæse kursusejendommens data fra diskette. Vælg det vandrette faneblad Indlæs data (stadig under det lodrette faneblad Ejendom). Vælg diskettedrev A og klik på Indhold. Nu undersøger programmet, hvad der ligger på disketten. De hvide felter betyder at der ligger data hertil på disketten. Her er udlæst hele økonomidatabasen, sæt en markering i feltet. Tryk på Udfør. Hent data fra Ø90 Hvis det er en nystartet ejendom og du ønsker at hente kassedata fra Ø90, skal du, inden du henter disse, oprette betalingsarterne og godkende disse Saldiene på betalingsarterne oprettes på primodatoen for den periode du ønsker at hente. Vil du f.eks. hente kassedata for 2002, oprettes saldiene 1/1 2002. Data hentes fra Ø90 via fanebladet Bestil data. Husk også inden data hentes, at ultimosaldiene i Ø90 skal have påsat betalingsart. I ovenstående eksempel, hvor kassedata hentes for 2002, skal saldiene 31/12 2001 påsættes betalingsart kode. Se evt. i Ø90-vejledningen afsnit 6.5.3. Sikkerhedskopi En udlæsning af sikkerhedskopi fra Administrationsbilledet vil udlæse data fra alle faggrene på alle de ejendomme, der findes på pc en (dvs. mange disketter). 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 5

Indlæs/hent/udlæs data Udlæs økonomidatabasen Ønsker du alene en sikkerhedskopi af økonomidatabasen på et medlem, skal du vælge pågældende medlem. Vælg Økonomi - Ejendom - Udlæs data. Sæt markering ud for Hele økonomidatabasen. Hele økonomidatabasen bør kun bruges som sikkerhedskopi, IKKE til udveksling af data mellem landmand og center. En indlæsning af Hele økonomidatabasen vil slette den økonomidatabase, der ligger på pc en og erstatte den med den økonomidatabase, der ligger på disketten. Udlæs data Udlæs til harddisk Udveksling af data mellem landmand og center bør ske ved, i Udlæs data, at markere de data, der skal udveksles, f.eks. kasseposteringer. I forbindelse med opgradering til version 3.39 er der nu mulighed for at ud-/indlæse data til/fra et vilkårligt drev på PC en eller på netværket. I første omgang skal der vælges drev og mappe. Dette foregår ved at vælge Gennemse i boksen Udlæs til. Første gang man vælger menupunktet Gennemse, tilbyder programmet at udlæse til stien Bedriftw\Arbejd\Oekonomi\. Når du har valgt drev og mappe, skal udlæsningsstien gemmes. Dette sker ved at trykke på knappen Gem. Bemærk at data ikke bliver udlæst på dette tidspunkt. Filnavn og filtype kan ikke ændres! Efter at stien til udlæsningsbiblioteket er gemt, skal du som sædvanlig udvælge det, der skal udlæses, og trykke på Udfør for at gemme filerne. Programmet husker den valgte sti pr. ejendom, indtil der indlæses en hel økonomidatabase eller der udpeges et nyt bibliotek. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 6

Indlæs/hent/udlæs data Udlæses specifikke data (f.eks. kasseposter, budget eller kontroldata) til en mappe, hvor der i forvejen ligger den samme type data, giver programmet en advarsel. I så fald kan du vælge at afbryde udlæsningen eller at overskrive de eksisterende data. OBS: Dette gælder dog ikke når der udlæses hele økonomidatabasen. Økonomidatabasen overskrives uden advarsel! Indlæs data fra harddisk For at indlæse data fra en vilkårlig mappe skal du vælge Gennemse i kombinationsboksen i fanen Ejendom/Indlæs. Programmet tilbyder af sig selv at indlæse data fra sidst valgte sti. Her gælder det igen, at det kun er indlæsningsstien, som vælges i dette vindue. Dette gøres ved at trykke på knappen Åbn. Valget af en bestemt filtype til indlæsning i vinduet har ingen effekt på den efterfølgende indlæsning. Er den ønskede mappe udpeget, skal du som sædvanlig trykke på knappen Indhold i indlæsningsfanen, for at udpege det der skal indlæses. Data slettes ikke i biblioteket efter indlæsning. Derfor skal du selv sørge for at rydde op. Oprydning er nemmest, hvis du altid bruger samme bibliotek til ud- og indlæsning. Fra version 3.58 er det muligt at indlæse bankdata i kasseregistrering. Faciliteten findes dels i kasseregistrering og dels under indlæs data i ejendoms-fanen. OBS: Ligger der en hel økonomidatabase sammen med specifikke data (f.eks. kasse- eller budgetdata) i mappen, giver programmet kun mulighed for at indlæse hele økonomidatabasen. De specifikke data vises i dette tilfælde ikke, når der trykkes på knappen Indhold. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 7

Kontoplan Opgave Tabeller I denne opgave skal du tilrette kursusejendommens kontoplan. Vælg det lodrette faneblad Tabeller. Det første vandrette faneblad er Konti = kontoplan Kontoplanens afsnit F9 På skærmen vises hovedoverskrifterne til kontoplanens afsnit. + markerer at du kan åbne linien, prøv det. - markerer at linien er åben. Prøv at åbne og lukke de forskellige linier med pil til højre og venstre. Med F9 kan du skifte mellem viser alle og viser udvalgte. Viser alle/ Viser udvalgte Viser udvalgte Viser alle er ejendomskontoplanen, dvs. de konti som kursusejendommen bruger i den daglige kontering og i budgettet er lands/kredskontoplan sammen med ejendomskontoplanen. Desuden vises skjulte konti. Udfold alle linier Stå i Viser udvalgte (F9). Hold shift-knappen nede og tryk på F9. Nu har du hele ejendomskontoplanen på skærmen. Vælg F10, Vis og Sammenfold alle linier. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 8

Udvælg konto Opgave F9 Nu skal du udvælge en konto fra landskontoplanen, som skal bruges til tilskud til EDB-udstyr. Tryk på F9 - viser alle. Tilføj Tryk Ctrl + E. Find konto 3864 20, Tilskud adm. IT-platform. Nu har du udvalgt kontoen til ejendomskontoplanen. Dette er markeret med under Tilvalgt. Du kan også tilvælge en konto ved at højreklikke med musen og vælge Tilføj konto. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 9

Opret Sted Opgave Steder Låst/redigér Sted nr. 0 Ret momsprincip eller CVR-nummer Sted nr. 1 På kursusejendommen er det meningen, at økonomien på mejetærskeren skal følges særskilt, da den skal bruges til udlejning. Derfor oprettes sted 1 til alt, hvad der vedrører mejetærskeren. Du skal nu oprette sted nr. 1 Mejetærsker. Vælg det vandrette faneblad Steder. Billedet står umiddelbart i Låst tilstand. For at oprette et nyt sted eller rette i eksisterende tryk Ctrl + R. Sted nr. 0 er altid oprettet og tilknyttet det SE-nummer, du indtastede i medlemsdetaljer, da du oprettede medlemmet. Hvis du senere har behov for at ændre SE-nummer eller momsprincip, skal du gøre det her under Steder. Dog kan SE-nummer på sted 0 kun rettes i billedet Medlemsdetaljer, som findes under Administration - Medlemmer - Redigér. Indtast nu nr. 1 Mejetærsker. Vælg kvartalsmoms og SE-nummer 98765432. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 10

Redigér konto Opgave Sted nr. kan forvælges på konti. Det skal du gøre på konto 8176 99 og rette teksten til mejetærsker. Konti Redigér konto Gå tilbage til den vandrette fane Konti. Find konto 8176 99 og placér markøren på den. Brug højre musetast og vælg Redigér konto. Du kan også bruge Ctrl + R. Forvalg Anvend Supplerende tekst Sæt markøren på Sted og vælg sted nr. 1, desuden skal navnet være Mejetærsker og ikke Inventar markbrug, ret dette. Afslut med OK. Hvis du vil oprette flere konti eller rette forvalgene til, kan du trykke på Anvend, så gemmes det, du lige har lavet, samtidig med at du bliver stående i billedet. For at komme videre til næste konto der ønskes ændret/tilvalgt, tast dette kontonummer i kontofeltet og tryk Enter. Feltet supplerende tekst bruges, hvis du har brug for yderligere tekst på kontoen f.eks. fabrikat, købsår etc. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 11

Betalingsarter Opgave Du skal ind og se betalingsarter, prøve at oprette og slette. Opret Primo saldo Primo dato Ret primodato Indtast Slet Ligesom med steder skal du begynde med at få billedet i Redigér tilstand med Ctrl + R. Her kan du, så længe der ikke findes godkendte posteringer i kasseregistrering, rette primosaldi. Primodatoen er ens for alle betalingsarter. Det er kun første gang du taster i billedet, at du kan indtaste en dato her. Hvis datoen er forkert, kan du indtil du godkender, flytte datoen bagud i tiden. Det gør du i kasseregistrering ved at vælge en periode, der begynder med den rigtige primodato. Så flyttes primoposteringen på betalingsarterne til den valgte periodes primodato. Opret en ny betalingsart ved at indtaste: nummer: 5, konto 2600 10. Slet betalingsarten igen, brug Ctrl + D. Du kan altid slette en betalingsart, som ikke har været anvendt i kasseregistrering. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 12

Skjul konti og sletning i tabeller Regel Konti Du kan ikke slette en betalingsart, konto, produktionsgren eller sted, hvis der findes posteringer som anvender denne. Hvis du vil spærre for brug af en konto, kan du skjule kontoen. Som nævnt ovenfor kan kontoen ikke slettes, hvis der findes posteringer på den. Konsekvens ved brug af skjul konto i: Kasseposteringer og faktura kan slettes, når de er mindst 2 år gamle regnet fra primodato indeværende regnskabsår, forudsat kasseliste/faktura har været udskrevet. Skærmbillederne F4-oversigter Udskrifter Posteringer på en skjult konto vil altid blive vist. Indtastes et kontonummer, der er skjult, vil programmet tilbyde at genoprette kontoen. Skjulte konti fjernes fra alle F4 oversigtsdialoger. Udskrifter er uændret, selvom konti er skjult. Det betyder, at posteringer og beløb i budget og periodeopgørelse er upåvirket af, om visse konti er skjult. Eneste undtagelse er udskrift af Ejendomskontoplanen, hvor skjulte konti ikke udskrives. Kontokoblinger Status og efterposteringer Fakturering Skjules hovedkontoen i en kontokobling, vil programmet tilbyde at genoprette kontoen, hvis denne bruges i kasseregistrering og kontokoblingen vil virke som før. Skjules en tilkoblet konto i en kontokobling, vil dette kontonummer fremtræde i kasseregistrering uden at kontoen oprettes igen på kontoplanen. En skjult konto vises, hvis der er posteringer til denne. Skjules et kontonummer, som har en kunde tilknyttet, vil kunden ikke længere være synlig i kundekartoteket. Genbrug af kontonummeret til nye kunder kan ikke anbefales, da det ikke vil være muligt at udskrive kontoudtog til kunden. Programmet advarer ikke, hvis der allerede er tilknyttet en kunde til dette kontonummer. Skjulning af et kontonummer, der er tilknyttet et eller flere produkter, bevirker at disse produkter forsvinder fra produktkartoteket. Produktnumre på skjulte konti kan ikke genbruges. Oprettes et nyt produkt på et skjult kontonummer, vil programmet tilbyde at genoprette den skjulte konto. Dette har den konsekvens, at alle produkter, der har været tilknyttet dette kontonummer, vil være synlige i produktkartoteket igen. Derfor kan det ikke anbefales at genbruge skjulte konti i produktkartoteket. Ud- og indlæsning af kontoplan Skjulte konti ud - og indlæses ikke. Men hvis en konto (der ikke er skjult) udlæses, og dernæst indlæses på en pc, hvor kontoen er skjult, vil skjulningen her blive ophævet. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 13

Skjul konti og sletning i tabeller Skjulte konti udlæses ikke til Ø90. Derved bliver det muligt at rydde op i Ø90 ejendomskontoplanen, uden at rettelserne overskrives med en kontoplan fra Bedriftsløsning. Sådan skjules konti Skjul konti gør det muligt at komme af med gamle konti, uden at slette posteringerne. Skjulte konti er ikke længere synlige, selvom de fysisk fortsat ligger i databasen. Dog vises skjulte konti under Tabeller Konti, når man bruger F9, Vis alle. Funktionen er delt i to dele. Skjul og Skjul konti. Begge findes i menuen Rediger og i højre musetast. Funktionen Skjul er beregnet til at skjule en enkelt konto ad gangen. Ønsker du at ophæve skjulningen, skal du blot tilføje kontoen (Ctrl+E) igen. Husk at stå i Vis alle, da skjulte konti ellers ikke vil være synlige. Kontoen vil blive genoprettet med de ændringer du har foretaget på ejendomsniveau. Skjul konti er til masseskjulning af ikke anvendte konti. Dialogen er udstyret med en søgefunktion. I arbejdsblokken vises alle konti som slet ikke har været anvendt plus dem, som sidst har været i brug før den dato, der er indtastet i datofeltet. Man kan enten skjule alle ved at sætte flueben i afkrydsningsfeltet Skjul alle eller enkeltvis ved at sætte markeringen til venstre for kontiene. 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 14

Sletning af medlem Sletning fra medlem Sletning af medlemmet sker via Administration - Medlemmer. Markér det medlem der ønskes slettet og klik på Slet. Husk, du må ikke "stå på" det medlem, der skal slettes. Valgt medlemsnummer ses øverst i højre hjørne af skærmbilledet. Pas på! Stifinder Når du sletter et medlem sletter du samtidig alle databaser på dette medlem. Dvs. økonomidatabasen, samt databaser for andre faggrene (Mark, Kvæg, Svin, Bedriftsplan, Grønt regnskab, Maskiner). Ved hjælp af Windows stifinder kan du se hvilke faggrene, der findes databaser til. I ovenstående eksempel findes der data til medlem 12345678 indenfor Bedriftsplan (Bidragsb), Grønt Regnskab (GroentR), Mark (Mark) og Økonomi (oekonomi). På stand alone pc'ere, hvor BEDRIFTSLØSNING er installeret på c- drevet, er adressen som vist ovenfor. I centernet ligger data på et netdrev og bedriftw hedder i stedet cnetdata. Hvis f.eks. data ligger på s-drevet, så er adressen: S:\cnetdata\arbejd\ejendom\12345678 10.04 BEDRIFTSLØSNING - Økonomi Oprettelse og Tabeller Side 15