Kontraktbilag 1 Redegørelse for den tilbudte leverance 1 Opgavens omfang 1.1 Indledning Dette udbud omfatter forbrug af alle fødevarer, til alle de i kontraktbilag 4 oplistede institutioner Der skal bydes på det samlede forbrug jvf. dog udbudsbetingelsernes punkt 1.18.3. Leverancen vil kun blive tildelt én leverandør. 1.2 Leveranceomfang Det samlede udbudte forbrug er anslået til ca. 15 mio. kr. årligt. Forbruget på de vigtigste produkter fremgår af Kontraktbilag 2 Tilbudsliste. Disse produkter dækker ca. 80 % af institutionernes forbrug. Det resterende forbrug vil blive købt hos den valgte leverandør, i det omfang denne har produkterne i sit sortiment. Indkøb der foretages af, eller sammen med, brugere/beboere, af pædagogisk hensyn, er ikke omfattet af denne aftale. Udbuddet omfatter ikke Frisk frugt, frisk grønt og frisk kartofler. Kantinen for Regionshuset i Vejle og Kantinen for Regionshuset i Aalborg er ikke omfattet af varegruppen Øl & vand. Udbudsmaterialet er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende struktur. Denne struktur kan på sigt ændres, f.eks. kan der ske en sammenlægning af institutioner eller institutioner kan overgå til kommuner, med derved færre leveringssteder. 1.2.1 De udbudte produkter Generelt er det vigtigt for ordregiver, at de produkter, som tilbydes, er egnede til formålet og opfylder gældende standarder og normer. Der henvises til nedenstående skema for beskrivelse af mindstekrav og konkurrenceparametre til leverancen. Samt til Tilbudsliste for beskrivelse af de udbudte produkter. 1.2.2 Størrelse og specifikationer Af Tilbudsliste fremgår størrelse på det enkelte produkt. Denne størrelse er ikke mindstekrav, men derimod vejledende. Størrelserne må altså gerne fraviges. Det tilbudte skal dog være substituerbart med den udbudte størrelse. Det er vigtigt, at ændringen ikke påvirker arbejdsgangen i køkkenet. Ligeledes må fravigelsen ikke påvirke udportioneringen til de spisende. Det er især vigtigt i forhold til kød og fisk. Eksempelvis er frikadeller udbudt i poser af 2 kg, med frikadeller på 60 g. Her er det acceptabelt at posen er 1,5-5 kg, mens større poser vil være for tunge at håndtere og mindre vil give ekstra arbejde med at åbne poser. Vægten på den enkelte frikadelle må kun afvige med et par gram, da dette vil påvirke den mængde, der udportioneres til den spisende og dermed omkostningen/næringsberegningen for måltidet. For frossen grønt og frugt ønskes der generelt pakker af 2,5-5 kg pr. pose Region Syddanmark Side 1 af 18
Af Tilbudsliste fremgår ligeledes produktets specifikationer. Disse må afvige i mindre omfang og kun i det omfang, det ikke har betydning for produktets funktion/anvendelse. Anvendelse kan også være i behandlingssammenhæng, hvorfor der kan være produkter, hvor næringsindhold og ingredienser ikke må ændres. Eksempelvis tillades det at Fløde, kaffe-,10.1%,15ml tilbydes som 10%. Tilbydes der produkter, hvor størrelse eller specifikationerne afviger fra Tilbudslisten, bærer Tilbudsgiver selv ansvaret for, at produktet kan accepteres. Det er alene Kundens brugergruppe, der afgør om en afgivelse kan accepteres. Denne vurdering vil først finde sted ved evalueringen af de indkomne tilbud. 2 Mindstekrav og Konkurrenceparametre: Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring mindstekrav og Konkurrenceparametre: Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, og ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative produkter, som ikke lever op til mindstekravene. Leverandøren garanterer ved afgivelsen af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Konkurrenceparametre skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et konkurrenceparameter kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Leverandørens redegørelse for graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af ordregivers ønsker vil indgå i tilbudsevalueringen. Mindstekrav er udtrykkeligt angivet som mindstekrav. Nedenstående skema er således til at bekræfte, at mindstekravene er opfyldt og samtidig til uddybende beskrivelse af hvordan konkurrenceparametre opfyldes: (Der er dog i skemaet også efterspurgt oplysninger, som ikke er mindstekrav, og som heller ikke vil indgå i evalueringen. Hvor dette er tilfældet, vil det være udtrykkeligt angivet) Tilbudsgivere, der ikke har anført andet, anses for at opfylde samtlige mindstekrav angivet i skemaet. LEVERANCEN TILBUDSGIVERS BE- SVARELSE 1 Sortimentsbredde 1.1 Mindstekrav Alle produkter, der fremgår af Tilbudslisten eller som senere tilføjes til aftalen, skal kunne tilbydes til alle institutioner. 1.2 Mindstekrav Tilbudsgivers engrosprisliste, gældende på tidspunktet for tilbudsafgivning, skal vedlægges tilbuddet. Engrosprislisten skal være gældende for minimum 30 % af Tilbudsgivers kundekreds målt i omsætning over en periode på et år, i perioden 1.1.2014-1.6.2015. Tilbudsgiver skal sammen med Engroprislisten vedlægge reference på andre kunder der er omfattet af denne en- Region Syddanmark Side 2 af 18
grosprisliste. Referencen skal som minimum omfatte 10 kunder hver, med en årlig omsætning over 5 mio. kr. eller 50% af kunderne der er omfattet af engrosprislisten målt i årlig omsætning. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte en eller flere af de anførte referencer, for stikprøvevis at kontrollere at de har samme engrospris. Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve korrektheden af ovenstående oplysninger bekræftet af vindende tilbudsgivers revisor på tilbudsgivers regning. 1.3 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Sortiment) 1.4 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Sortiment) 1.5 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Sortiment) Ud over de aftalte varer i henhold til Tilbudslisten ønskes et bredt sortiment af standardprodukter inden for aftalens område. Det vurderes positivt, desto mere omfattende Engrosprisliste Tilbudsgiver har, af produkter der falder inden for de samme varegrupper. Ud over de aftalte varer i henhold til Tilbudslisten ønskes et bredt sortiment af økologiske produkter. Det vurderes positivt desto mere omfattende Engrosprisliste Tilbudsgiver har af økologiske produkter, der falder inden for de samme varegrupper. Det vurderes positivt desto bredere sortiment af produkter der kan købes i anbrud. Produkter der kan købes i anbrud markeres på medsendte Engrosprisliste. 2 Service 2.1 Definition Lagervarer Lagervarer defineres som varer, der kan leveres fra dag til dag til alle Institutioner. 2.2 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Service) Lagervarer Det vurderes positivt desto flere produkter fra tilbudslisten der er lagervarer. Angiv på tilbudslisten i kolonne X om positionen er en lagervare. Hvis varen er angivet som lagervare, skal varen være lagervare i hele aftaleperioden, med undtagelse af at forbruget falder markant 2.3 Mindstekrav Skaffevarer Såfremt en vare, der anvendes af en eller flere af institutioner, overgår fra at være lagerført til skaffevarer skal dette meddeles til de berørte institutioner min. 14 dage forinden. 2.4 Mindstekrav Skaffevarer Det skal fremgå af leverandørens bestillingssystem, hvor lang leveringstid der er på det enkelte produkt. 2.5 Mindstekrav Skaffevarer/midlertidig udgået vare fra sædvanligt leve- Region Syddanmark Side 3 af 18
ringssted Findes varen på et andet af leverandørens lagre, skal denne kunne leveres inden for max 2 hverdage. 2.6 Mindstekrav Sortiments tilpasning Leverandøren skal i kontraktperioden være villig til at tilpasse sortimentet i samarbejde med Kunden og institutioner, således at dette modsvarer det aktuelle behov herunder tilføje nye produkter til aftalen. 2.7 Mindstekrav Prissætning af øvrigt sortiment Leverandøren er forpligtet til at levere øvrige produkter der findes i hans sortiment inden for de udbudte varegrupper. Ved prissætning af Øvrigt sortiment fratrækkes den grossist/varegrupperabat for øvrigt sortiment som Tilbudsgiver har anført på Tilbudslisten for denne varegruppe. 2.8 Mindstekrav Kontraktopfølgning Leverandøren er forpligtet til løbende at forestå en optimering af kontrakten, for at sikre at sammensætningen af produkter/mærker på aftalen er den mest hensigtsmæssige for institutionerne ud fra kombinationen af pris og ønsket kvalitet. Leverandøren er forpligtiget til at kontakte deres underleverandører for at høre om der kan opnås en bedre pris på produktet eller en bedre kombination af pris og kvalitet ved at skifte mærke. Leverandøren er forpligtet til på eget initiativ mindst 2 gange årligt at lave en gennemgang af sortimentet på aftalen. Efter kundens ønske kan gennemgangen ske i samarbejde med en af kunden udnævnt person/personkreds. Leverandøren skal på opfordring fra kunden undersøge specifikke produkter/samlede produktgrupper. Der forventes maksimalt at skulle laves opfølgning for 3 produktgrupper årligt, for regionerne samlet. 2.9 Mindstekrav Produkter med forbrug over 20.000 kr. pr. år, der ikke er med på tilbudslisten Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at Kunden altid har en skarp pris på produkter, hvor institutionerne samlet har et forbrug på over 20.000 kr. pr. år. Leverandøren er forpligtiget til at tage kontakt til deres underleverandør for at sikre at denne giver en pris, der er i overensstemmelse med, hvad der kan forventes i forhold til Kundens forbrug. Denne tilpasning skal ske: Fremadrettet, hvor institutioner forecaster et forbrug. F.eks. ved at fremsende ingrediensliste for menuplan for kommende periode (skal fremsendes senest 3 uger inden opstart). Bagudrettet, idet leverandøren er forpligtiget til Region Syddanmark Side 4 af 18
mindst hver tredje måned sammen med prisregulering at trække en liste med forbrug over 20.000 kr. samlet for alle institutionerne og tjekke om der er kommet nogle produkter på listen som ikke er omfattet af tilbudslisten. Listen trækkes første gang 6 måneder efter kontraktstart hvor forbrug opregnes til helårsforbrug. Ovenstående liste skal samtidigt fremsendes til Kunden (Indkøbsafdelingen) med note om hvilke priser der laves skarp pris på. Antallet af nye produkter vil forventes ikke at overstige 25 pr. år. 2.10 Mindstekrav Alle produkter skal tilbydes til samme pris til alle Institutioner. 2.11 Mindstekrav Skift til økologiske produkter Hvis en eller flere institutioner generelt ønsker at skifte et produkt fra konventionelt til økologisk (med samlet forventet forbrug på over 20.000 kr. årligt), er Leverandøren forpligtiget til at tilbyde en økologisk variant, såfremt det findes på det danske engrosmarked. Prisen beregnes med samme grossistrabat som det nuværende konventionelle produkt, derudover er Leverandøren forpligtet til at tage kontakt til deres underleverandør for at sikre at denne giver en rabat, der er i overensstemmelse med hvad der kan forventes i forhold til Kundens forbrug. 2.12 Mindstekrav Kontaktperson/konsulent For hver institution skal leverandøren udnævne en kontaktperson/konsulent, der kan varetage den daglige kontakt til institutionerne. Kontaktpersonen skal have mandat til at træffe afgørelse om problemstillinger vedr. almindelige drift. Denne person skal kunne kontaktes direkte vedr. opståede problemer/spørgsmål. Ved ferie skal afløser oplyses til Kunden. Evt. som oplysning på telefonsvarer. 3 Generelle krav til produkterne 3.1 Mindstekrav Tilbagetrækning af produkter Meddelelse om tilbagetrækning af fødevarer skal ske skriftligt pr. mail og telefonisk, direkte til den/de berørte institutioner. Meddelelsen skal ske straks den er kommet til leverandørens kendskab. Meddelelsen skal indeholde oplysninger, der gør det nemt at identificere produktet, som eks. produktionsdato. Der udover skal meddelelse indeholde oplysning om årsag til tilbagetrækning, risiko samt hvordan kreditering vil foregå. Meddelelsen skal i øvrigt indeholde de i henhold til gældende lovgivning/regler krævede oplysninger. 3.2 Mindstekrav Produkterne skal i alle led (produktion, forarbejdning og leverance) være behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende danske lovgivning på området. Region Syddanmark Side 5 af 18
3.3 Mindstekrav Produkterne må ikke indeholde afgrøder, der er behandlet med stråforkortningsmidler. Dokumentation skal leveres ved forlangende. 3.4 Mindstekrav Produkterne må ikke indeholde elementer, der er gensplejsede. Dokumentation skal leveres ved forlangende. 3.5 Mindstekrav Produkterne må ikke indeholde sprøjterester. Dokumentation skal leveres ved forlangende. 3.6 Mindstekrav FOKUS-koder For de produkter, hvor der er angivet en FOKUS-kode i kolonne D i kontraktbilag 2, skal de tilbudte produkterne opfylde disse. Dog med korrektion for til evt. tilføjelser vedr. FOKUS-kode angivet i kolonne D. Hvis der er uoverensstemmelse mellem varebetegnelse og krav i henhold til Fokuskoden er det kravene i henhold til Fokuskode der er gældende. 3.7 Mindstekrav Den oplyste vægt på emballagen skal stemme overens med varens faktiske vægt og vægt ifølge datablad. 3.8 Mindstekrav Fuldkorns- og Nøglehulsmærket (f/n) I tilbudslisten er der ud for nogle produkter anført F/N. Hvor mærket er angivet skal det pågældende produkt leve op til de krav, der stilles, for at produkter af denne art kan opnå de pågældende mærker uden det dog kræves, at produktet rent faktisk bærer mærket. Nærmere oplysning om kravene til nøglehulsmærket findes på Fødevarestyrelsens side: www.noeglehullet.dk og kravene til Fuldkornsmærket findes i logomanualen på siden www.fuldkorn.dk/vaer_med/bliv_partner 3.9 Mindstekrav Nøglehulsmærket (N) I tilbudslisten er der ud for nogle produkter anført N. Hvor mærket er angivet skal det pågældende produkt leve op til de krav, der stilles, for at produkter af denne art kan opnå det pågældende mærke uden det dog kræves, at produktet rent faktisk bærer mærket. Nærmere oplysning om kravene til nøglehulsmærket findes på Fødevarestyrelsens side: www.noeglehullet.dk 4 Særlige krav for mælk 4.1 Mindstekrav 10 liters mælk må ikke være BIB, med mindre det fremgår af vareteksten, at det skal være BIB. 5 Særlige krav til æg 5.1 Mindstekrav Færdigkogte æg skal kunne skæres i skiver og være uden skaldele. Region Syddanmark Side 6 af 18
5.2 Mindstekrav Der skal leveres følgende kvalitet: Friske æg af 1.kl. kvalitet, betegnet som kvalitetsklasse A Kogte æg af 1.kl. kvalitet Pasteuriseret æg af 1.kl. kvalitet Frosne æg og andre æggeprodukter. Friske æg skal være omfattet af reglerne om handlingsplan for kontrol med salmonella i konsumægsproduktion og skal dermed være fra salmonellafri besætninger. 6 Særlige krav til ost 6.1 Mindstekrav Skivet ost skal være let adskillelig og ensartet i skiverne. 6.2 Mindstekrav Ved levering må delt ost afvige med +/- 10% i vægt i forhold til den angivne størrelse i tilbuddet. 7 Særlige krav til marmelade 7.1 Mindstekrav Hvor andet ikke er angivet i varebetegnelsen i Kontraktbilag 2, skal marmeladen minimum have et indhold af frugt på 45 % Dog skal solbærmarmelade minimum have et indhold af frugt på 35 % 8 Særlige krav til fisk 8.1 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Kvalitet) MSC mærke Det vurderes positivt hvis fisk opfylder kravene til MSC (vildtfangede fisk) eller ASC mærket (opdrættede fisk), eller tilsvarende. Angives på tilbudslisten om opfyldt. 8.2 Mindstekrav Fiskefrikadeller må ikke indeholde svinespæk 8.3 Mindstekrav Panering må ikke overstige 45 % af produktet målt i vægt. 9 Særlige krav til dybfrost 9.1 Mindstekrav Ved panerede varer skal paneringen være af en sådan kvalitet, at den forbliver intakt. 9.2 Mindstekrav Grøntsager og frugt uden fokuskode: Størrelse på grøntsager og frugt skal passe til den udbudte størrelse (f.eks. blomkålsbuketter) og må ikke være smuld. Der må ikke indgå stokke, stængler, grene, blade eller fremmedlegemer, der ikke har noget med produktet at Region Syddanmark Side 7 af 18
gøre. 9.3 Mindstekrav Glasering Produkter med glasering skal være angivet med bruttovægt og netto-vægt. Pris pr. kg. skal være angivet som netto-vægt uden glasering. 9.4 Mindstekrav Varerne skal være enkelt/løsfrosne. 9.5 Mindstekrav Frugtpuré må ikke være tilsat sukker, sirup eller andet sødestof. 9.6 Mindstekrav Frugtpuré skal være varmebehandlet 10 Særlige krav til snitgrønt 10.1 Mindstekrav Grøntsager uden fokuskode Grøntsager skal være friske, sprøde, uden synlige misfarvninger og skærefladen må ikke være flosset. Kvalitet skal svare til billede på produktdatablad. 10.2 Mindstekrav Der må ikke være overskydende frit vand i emballagen. 11 Særlige krav til fersk kød 11.1 Mindstekrav Produkter der leveres som ferske/køl må ikke have været frosset. 11.2 Mindstekrav Svinekød må ikke være fra orner eller galte. 11.3 Mindstekrav Kalvekød skal være fra dyr på op til 10 mdr. Ungdyr skal være fra dyr på 10-24 mdr. Oksekød skal være fra dyr på 2-5 år 11.4 Mindstekrav Alle udskæringer leveret til Kunden, også udskæringer som ikke fremgår af tilbudslisten, skal være skåret efter FOKUSspecifikationerne. 11.5 Mindstekrav Hvor varer bestilles i stk. skal det modtagne antal stemme med det bestilte. Leverandøren kan angive evt. stykantal, som mængden skal være delelig med. 11.6 Mindstekrav Hvor der bestilles flere af samme varer, skal udskæringerne være ens og af samme størrelse. Region Syddanmark Side 8 af 18
11.7 Mindstekrav Selv om leverandørens veterinærkontrol godkender, at inficeret kød anvendes, har kunden ret til at kassere kødet, grundet risiko for krydskontaminering. 12 Holdbarhed på leveringstidspunkt 12.1 Mindstekrav Mælk, mælkeprodukter og smør. Mælkeprodukter og smør skal min. have en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode. Minimum 7 dages holdbarhed på 1 l. mælk. Enkelte produkter kræves kun 5 dages holdbarhed, dette er angivet i tilbudslisten. 12.2 Mindstekrav Frisk brød Skiveskåret rugbrød skal leveres senest 1 døgn efter produktion. Sandwichbrød skal leveres senest 2 døgn efter produktion. For resterende produkter kræves min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode. 12.3 Mindstekrav Æg køl Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode. 12.4 Mindstekrav Ost Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode. 12.5 Mindstekrav Snitgrønt Snitgrønt skal leveres senest 24 timer efter produktion. 12.6 Mindstekrav Kartofler Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode. 12.7 Mindstekrav Fersk kød (ikke hakket) Minimum 5 dages holdbarhed. 12.8 Mindstekrav Hakket fersk kød Vacumpakket: minimum 3 dages holdbarhed. (ved opbevaring ved 2 grader Gaspakket: minimum 4 dages holdbarhed. Ej vacum eller gaspakket: minimum 24 timers holdbarhed. 12.9 Mindstekrav Øvrige kølevarer Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode. 12.10 Mindstekrav Frost Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedspe- Region Syddanmark Side 9 af 18
riode, dog kræves ikke over 4 mdr. restholdbarhed. 12.11 Mindstekrav Kolonial Min. en restholdbarhed på 1/2 af den totale holdbarhedsperiode, dog kræves ikke over 4 mdr. restholdbarhed. 13 Egenkontrol/Emballering 13.1 Mindstekrav Kølevarer Følgende temperaturkrav er gældende ved opbevaring, transport og levering: Snitgrønt skal være mellem 2 og 5 grader. Fersk hakket kød må være max 2 grader. Øvrigt fersk kød skal være 3-4 grader Fersk frisk fisk skal være nediset til mellem 0-2 grader. Fisken skal være dækket helt af is. Forarbejdet frisk fisk skal være mellem 2-5 grader Resterende kølevare skal være 5 grader eller lavere 13.2 Mindstekrav Frost Temperaturen skal være minus 18 grader eller derunder ved opbevaring, transport og levering. 13.3 Mindstekrav Datalogger Udskrift af datalogger skal udleveres på forlangende. Ved eventuel natlevering skal der ilægges én temperaturlogger i køleleverancen og én i frostleverancen. 13.4 Mindstekrav Kolonial Må max opbevares med den af producenten anbefalede temperatur/opbevaringsmetode. 13.5 Mindstekrav Emballering Leverandøren skal emballere produkterne, således at de leveres til Institutionen i ubeskadiget og forsvarlig stand. Kasser/dåser må ikke være stødte eller bulede. 13.6 Mindstekrav Emballage: Al emballage skal være ren og hygiejnemæssigt i forsvarlig stand. Emballagen skal være godkendt til levnedsmidler (dokumentation skal kunne forelægges på forlangende). Emballage der benyttes til indpakning af de enkelte varer SKAL være PVC-fri, og må i øvrigt ikke indeholde midler, som er optaget på EU s og/eller Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning. Dokumentation på alle krav skal kunne tilvejebringes på Kundens forlangende. Emballage benyttet til indpakning af fødevarer, herunder Region Syddanmark Side 10 af 18
14 Mærkning plastfolie med overfladetryk, metaldåser med lakeret inderside, plastlaminat med metallag m.fl., skal overholde kravene beskrevet i Bekendtgørelse nr. 298 af 28/4 2008.eller seneste udstedte bekendtgørelse. 14.1 Mindstekrav Etikettering og mærkning De tilbudte produkter skal overholde gældende standarder, mærkninger, certificeringer m.v., der gør produktet lovligt at anvende i Danmark. 14.2 Mindstekrav Halal- slagtning Er et produkt Halal-slagtet, skal det fremgå af mærkningen på produktet. 14.3 Mindstekrav Økologiske fødevarer I henhold til bekendtgørelsen om økologiske fødevarer m.v. samt Økologiforordningen skal leverandøren på forlangende ved modtagelsen af varen, dokumentere leverancens økologiske oprindelse. 14.4 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Service) 14.5 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Service) Halalslagtede produkter Det vurderes positivt, hvis halalslagtede produkter, på webshoppen, er markeret med et symbol el. lign. ud for produktet. Angiv om dette er opfyldt Nøglehuls- eller fuldkornsmærkede produkter Det vurderes positivt, hvis nøglehuls- eller fuldkornsmærkede produkter, på web-shoppen, er markeret med et symbol el. lign. ud for produktet. Angiv om dette er opfyldt 15 Produktdatablade og data til produktionsstyringssystem 15.1 Mindstekrav Der skal ved kontraktstart være elektronisk datablad i form af dybt link via leverandørens hjemmeside på Internettet, til alle produkter, der anvendes, Der skal ligeledes være elektronisk datablad i form af dybt link via leverandørens hjemmeside på Internettet for produkter, der tilføjes i kontraktperioden, erstatningsprodukter samt ved ændringer i produktet. Leverandøren er forpligtet til at vedligeholde disse data og til igennem hele kontraktperioden at sikre Kunden og Kundens brugere adgang til disse. Datablade skal indeholde de oplysninger, der kræves i henhold til dansk lovgivning. Undtaget dog produkter hvor producenten ikke stiller elektronisk datablad til rådighed. I så fald skal papirudgave kunne udleveres på forlangende. 15.2 Konkurren- Det vurderes positivt, hvis elektronisk datablad indeholder Region Syddanmark Side 11 af 18
ceparameter (indgår i tildelingskriteriet Service) oplysning om fokuskode. Dette skal være gældende fra kontraktstart. Det vurderes positivt desto flere positioner, det er opfyldt for. Angiv i Kontraktbilag 2 Tilbudsliste, hvilke positioner dette er opfyldt for. 15.3 Mindstekrav Indhold Produktdatablade skal som minimum indeholde følgende oplysninger om næringsindhold: - Ingrediensliste i faldende mængder - Næringsindhold pr. 100 gram Oplysninger der kræves i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning skal fremgå. 15.4 Mindstekrav Levering af link til datablad til Kundens indkøbssystemer De institutioner der er omfattet af denne kontrakt, køber pt. ikke ind igennem eget indkøbssystem. Ændres dette forhold er nedenstående gældende: Leverandøren skal levere data til Kundens egne indkøbssystemer, så der kan lægges link til leverandørens hjemmesides produktdatablade. Disse data skal leverandøren vedligeholde. 15.5 Mindstekrav Der skal kunne leveres en CD rom eller anden elektronisk medie til indlæsning i de produktionsstyringssystemer som Institutionerne til enhver tid anvender. Der kan forventes skift af produktionsstyringssystem i kontraktperioden. 16 Forpakning Der skal leveres følgende oplysninger: - Priser - Samtlige næringsstoffer, mængde og energiprocentfordeling - Allergener. Konkret beskrivelse oplyses til leverandøren ved kontraktindgåelse. Der anvendes i dag 4-5 forskellige systemer. Hvis et skift af produktionsstyringssystem giver leverandøren et ekstra tidsforbrug på mere end 50 timer, til tilpasning til det nye system, er regionen der foretager skift, pligtig til at lægge timebetaling for de anvendte timer der overstiger 50. Leverandøren skal dokumentere tidsforbruget. 16.1 Mindstekrav Forpakning Produkter skal, hvor andet ikke er aftalt, leveres i burer. Det tillades at frostvarer, kolonial og kølevarer blandes i samme bur, i det omfang det kan gøres inden for lovgivningens rammer. Det skal være muligt visuelt (uden at skulle røre ved produkterne) at se hvad der er frost, køl eller kolonial. 16.2 Mindstekrav Varerne skal være pakket således, at udpakning kan foregå Region Syddanmark Side 12 af 18
i henhold til AT s vejledning nr. D.3.1. Paller og bure må ikke være pakket over 1,5 meter i højden. Målt fra gulv til toppen af øverste vare. 16.3 Mindstekrav Mælk 1 L. mælk skal kunne leveres stykvis samt i kasser. 16.4 Mindstekrav Transportemballagen skal være ren og være beregnet til transport af fødevarer. Produkter emballeret på anden vis vil blive afvist. 17 Bestilling 17.1 Mindstekrav Frist Bestillinger skal kunne ske frem til kl. 15.00 på en hverdag til levering følgende hverdag. For snitgrønt skal bestillinger kunne ske frem til kl. 11.00 til levering følgende hverdag. For rugbrød skal bestillinger kunne ske frem til kl. 14.00 til levering følgende hverdag. 17.2 Mindstekrav Bestillingsform Al normal bestilling vil som udgangspunkt ske via Leverandørens hjemmeside. Akutleverancer og rettelser vil kunne ske via telefon. Det forventes at institutionerne i løbet af kontraktperioden vil overgå til køb via Kundens indkøbssystem. Skift til eget indkøbssystem forventes ikke at finde sted før 1.1.2017. Skulle skiftet finde sted inden 1.1.2017 er leverandøren berettiget til at få dækket dokumenterede ekstra udgifter grundet det tidligere skift. Leverandøren skal herefter levere de nødvendige data til indlæsning i eget indkøbssystem, samt til vedligeholdelse herunder udskiftning af varer og ændringer af priser. 17.3 Oplysning (indgår ikke i evaluering) Til brug for akutbestilling og rettelser, angiv normal åbningstid: 17.4 Mindstekrav Restordre Restordre skal meddeles straks det kommer til leverandørens kendskab. Det aftales med den enkelte institution hvornår og hvordan besked om restordre videregives. Samt i hvilke tilfælde at institutionen ønsker en alternativ vare. Eks. kan kunden ønske at få alternativ vare ved kød, men ikke ved chokolade. 17.5 Mindstekrav Mindsteordre Ved mindsteordre forstås bestilling til et leveringssted (et stop) til samme dag. Afgives der flere ordrer, skal disse ved beregning af ordrebeløb sammenlægges. Ved ordrer under 1.500 kr. er leverandøren berettiget til at Region Syddanmark Side 13 af 18
pålægge ordren et gebyr på 200 kr. 17.6 Mindstekrav Anbrud Alle produkter som leverandøren har i anbrud, skal kunne købes i anbrud. Ved køb i anbrud må der tillægges et gebyr på op til 5 %. Dog må der på mejerivarer (med holdbarhed under 1 måned), ikke tillægges gebyr ved køb i anbrud. Kunden (regionen) kan, ved behov, kræve at leverandøren sælger andre produkter i anbrud. Dette antal kan ikke overstige 20 nye produkter årligt. Ved anbrud forstås den mindste enhed som kan udleveres samtidigt med at lovgivning om emballering og mærkning overholdes. 18 Elektronisk handel 18.1 Mindstekrav Fakturering Fakturering skal foregå elektronisk. Proceduren for elektronisk bestilling og udveksling af handelsdokumenter er specificeret i kontraktbilag 7, E-handel. 18.2 Mindstekrav Ved levering og fakturering af restordre skal det oprindelige ordrenummer fremgå. 19 Levering 19.1 Mindstekrav Leveringsbetingelser Frit leveret på ordregivers adresser, som anført i de respektive ordrer. 19.2 Mindstekrav Leveringsterminer I kontraktbilag 5 er oplistet nuværende leveringstidsrum for de vigtigste institutioner. Levering skal ske indenfor det samme tidsrum, med undtagelse af at andet aftales mellem leverandøren og den enkelte kunde (leveringssted). For øvrige institutioner skal levering finde sted op til to gange ugentligt mellem kl. 7-12. Fast eksakt leveringstidspunkt (inden for ovenfor anførte vilkår) aftales direkte mellem leverandøren og den enkelte kunde (leveringssted). Der aftales et maksimalt interval på 2 timer. Afvigelse fra dette interval må kun ske i særlige tilfælde, eksempelvis grundet særlige trafikale forhold. Afviges det aftalte interval for mere end 3 af de afgivne ordre, for et leveringssted indenfor 90 dage, som ikke skyldes force majeure, er dette at betragte som misligholdelse. Ved afvigelse skal den enkelte kunde adviseres straks det kommer til leverandørens kendskab. Institutionerne er indstillet på, i kontraktperioden, at samarbejde om tilpasning af leveringstidspunkter af hensyn til Tilbudsgivers udkørsel. Det kan dog ikke påregnes at institutionerne kan slække på Region Syddanmark Side 14 af 18
kravene om leveringstidspunkter. 19.3 Mindstekrav Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor leverandøren har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med købers behov ved konkret aftale, herunder lørdags levering i forbindelse med påske og jul. Leverandøren skal senest 2 måneder før de respektive højtider og helligdage udsende information vedr. deadlines for ordreafgivelse, leveringsplaner etc. 19.4 Mindstekrav Placering Paller eller bure placeres på de anviste pladser f.eks. fremkørsel til relevante lagerrum i henhold til institutionens egenkontrol. 19.5 Mindstekrav Chaufføren skal kunne tale, forstå, læse og skrive dansk, svarende til prøve i Dansk 2. (minimumskravet for permanent opholdstilladelse) 19.6 Mindstekrav Følgeseddel Enhver levering skal ledsages af en følgeseddel, der som minimum skal indeholde: Ordrenummer Varens navn og nummer Leveret mængde pr. varelinje Ordreafgivers navn og kundenummer Følgeseddel skal stemme overens med det modtagne. Er der forskel på det bestilte og det leverede, er det det, der faktisk er leveret, der skal danne grundlag for følgesedlen. 19.7 Mindstekrav Varemodtagelse Temperaturkontrol af varens temperatur skal kunne foretages sammen med chaufføren straks ved leveringen. 19.8 Mindstekrav Returgods Plastkasser og paller fra forrige leverance skal tages med retur. 19.9 Mindstekrav Skaffevarer Skaffevarer skal leveres sammen med almindelig levering, hvor andet ikke er specifikt aftalt. 19.10 Mindstekrav Leveringssikkerhed Kunden forventer en leveringssikkerhed tæt på 100 %, forstået således, at min. 95 % af varelinjerne leveres 100 % fejlfrit. Op til 3 % af varelinjerne leveres med minimal forstyrrelse for Kunden; Det kan f.eks. være at en anden vogn kommer med produktet eller produktet efter aftale med Kunden leveres i et andet mærke. Maksimalt 2 % af varelinjerne leveres med en vis forstyrrelse for Kunden Det kan f.eks. være, hvor et produkt er udgået eller holdbarheden er kortere eller leveringstiden ikke overholdes. Ved produkter der er udgået eller produkter der har kortere holdbarhed kontaktes Kunden med mulighed for enten at vælge at få produktet med kortere holdbarhed, at få et andet produkt, få leveret på et senere tidspunkt eller ophæve Region Syddanmark Side 15 af 18
ordren. Det er ikke acceptabelt, at produktet blot udelades af leverancen. Leverandøren kan med fordel aftale med den enkelte institution, hvordan disse nødsituationer generelt løses. 19.11 Mindstekrav Leverandøren skal fremstå som én enhed. Det betyder konkret at: Alle institutionernes ordrer skal sendes til ét sted. Også ved bestilling via E-handel. Der skal tilknyttes en konsulent til hver institution der er overordnet ansvarlig for driften. Der skal tilknyttes en primær person/team til den daglige ordrehåndtering herunder afklaring af daglige spørgsmål/sparring med mere. Evt. bestillinger på akutleverancer skal for hver institution kun ske til et sted. Varer, der bestilles som én ordre, skal modsvares af én faktura, også selv om der leveres fra flere lokationer. 20 Vedligeholdelse af data til regionernes indkøbssystemer samt regulering af priser 20.1 Mindstekrav Implementering og vedligeholdelse af Kundens indkøbssystemer De institutioner der er omfattet af denne kontrakt, køber pt. ikke ind igennem eget indkøbssystem. Ændres dette forhold er nedenstående gældende: Tilbudsgiver forpligtiger sig til at udfylde Kundens skabeloner i forbindelse med implementering af aftalen samt ved ændringer (varenr. forpakning, faktureringsenhed mm). Der skal gives oplysninger om faktureringsenhed, forpakning, link til evt. datablad m.m. Oplysningerne skal leveres angivet i samme enhed som de er udbudt i (stk., pakke osv. som det fremgår af Kontraktbilag 2 Tilbudsliste) eller hvis Kunden ønsker det i leverandørens faktureringsenhed. Ved ændringer eller udgået varer skal dette meddeles senest 3 hverdage inden ikrafttrædelse alternativt senest 1 hverdag efter det er kommet til Leverandørens kendskab. Hver region har eget indkøbssystem, hvorfor der skal udfyldes 1 skabelon pr. region, med de relevante oplysninger. 20.2 Mindstekrav Prisregulering Priser, der fremgår af Tilbudsliste og produktoplysningsskema, reguleres som udgangspunkt efter Leverandørens engrosprisliste, så den procentvise forskel på nettopris og engrospris i henhold til Kontraktbilag 2 er uændret. Priser på øvrigt sortiment reguleres efter Leverandørens engrosprisliste så den i Kontraktbilag 2 angivne samlet Region Syddanmark Side 16 af 18
rabat i procent i forhold til Tilbudsgivers engrosprisliste (øvrigt sortiment) er uændret. Kunden kan kræve dokumentation for at en prisstigning sker i henhold til generelle prisstigninger på det danske engrosmarked for den pågældende produkttype (eksempelvis rugbrød eller letmælk). Denne dokumentation skal indeholde underskrevet oplysning fra underleverandør/producent om hvor meget deres vare er steget i procent. Priser for produkter på Tilbudslisten samt øvrigt sortiment kan reguleres hver 3. måned; 1. marts, 1. juni, 1. september og 1. december. Prisreguleringer skal meddeles med minimum 14 dages varsel. Dog kan priser på kød reguleres 1 gang månedligt til den 1. i måneden. Prisreguleringer skal meddeles med minimum 14 dages varsel. Priser må reguleres pr. kontraktstart med udviklingen fra 1. maj 2015 til 1. september 2015. Engrosprisliste pr. 1. maj 2015 vedlægges tilbuddet. De tilbudte priser er angivet i prisniveau pr. 1. maj 2015. Ændringer skal fremsendes som Excelfil, indeholdende varenummer, varebeskrivelse og pris. 20.3 Mindstekrav Erstatningsvarer Er leverandøren rent undtagelsesvis nødt til at levere en erstatningsvare, faktureres denne til samme pris som aftalevaren. Dette dog under forudsætning af, at produktet minimum har samme kvalitet og størrelse som aftalevaren. Er kvaliteten dårligere eller varen mindre, reguleres prisen for dette med udgangspunkt i prisen på aftalevaren. 21 Udgåede varer 21.1 Mindstekrav Et produkt, der er tilbudt på Kontraktbilag 2 Tilbudslisten kan kun udgå, såfremt det ophører med at blive produceret til det danske engrosmarked. Udgår et produkt, skal der tilbydes et andet produkt af minimum samme kvalitet til samme nettopris. Prisen må dog justeres i forhold til mængden. 22 Tilbudsliste Det er Kundens brugere, der afgør om det nye produkt er af samme kvalitet. Oplysninger vedr. ny vare fremsendes til indkøbsafdelingen. Et evt. skift af produkt kan kun ske efter godkendelse fra kunden (Indkøbsafdelingen). 22.1 Mindstekrav Varens vægt i Kontraktbilag 2 angives som drænet vægt. Ligeledes angives pris pr. kg/liter som pris pr. kg/liter dræ- Region Syddanmark Side 17 af 18
net vægt. For produkter, hvor mængden er angivet i liter/ml/cl, opgives pris pr liter. 23 Evaluering af vareprøver 23.1 Konkurrenceparameter (indgår i tildelingskriteriet Kvalitet) Der vil blive foretaget en stikprøvevis vurdering af vareprøver. Der er på forhånd udvalgt 80 positioner hvor der vil blive foretaget evaluering af vareprøve. Disse positioner offentliggøres ikke inden tilbudsfrist. Ordregiver vil efter afsluttet udbudsforretning kunne dokumentere at positionerne er udvalgt på forhånd. Positionerne vil blive udvalgt ud fra væsentlighed, risiko for dårlig kvalitet, samt fordelt over alle de udbudte produktgrupper Tilbudsgivers tilbudte produkter (Tilbudslisten) vil blive gennemgået og hvor der vurderes at være usikkerhed omkring kvaliteten eller om hvor vidt det tilbudte produkt svarer til det udbudte, vil der blive indkaldt en vareprøve. 24 Vareprøver 24.1 Oplysning (indgår ikke i evaluering) Datablad leveres sammen med vareprøve enten i papirform eller via link til leverandørens hjemmeside Oplys evt. link og kode til leverandørens hjemmeside 25 Underskrift 25.1 Mindstekrav Ved afgivelse af underskrift nedenfor, indestår Tilbudsgiver for tilbuddet i sin helhed, herunder de i Kontraktbilag 2 afgivne oplysninger. Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel Region Syddanmark Side 18 af 18