DIALOGVÆRKTØJ DRØFTELSE AF SAMMENHÆNG MELLEM RESSOURCER OG OPGAVER PÅ ARBEJDSPLADSER OG I MEDUDVALG I RANDERS KOMMUNE
Rammer for drøftelse af ressourcer og arbejdsmængde på arbejdspladsen Budget på MED dagsordenen Det fremgår af den lokale MED aftale i Randers Kommune at budget/økonomi er et fast punkt på hvert MED møde. Det varierer, om punktet er til status, orientering eller drøftelse. Det aftales forud for mødet. Ledelsens ansvar Det fremgår i Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, indgået af arbejdsmarkedets centrale parter, at ledelsen i forbindelse med kommunens budgetbehandling har pligt til at redegøre for budgettets konsekvenser for arbejds og personaleforhold herunder eventuelle konsekvenser i forhold til sammenhængen mellem ressourcer og arbejdsmænge. MED hovedudvalget i Randers Kommune har udarbejdet en central retningslinje herfor som udmøntes lokalt på arbejdspladserne. Mulighed for at komme med bemærkninger til budgetbehandling Det fremgår af hovedudvalgets procedureretningslinje for drøftelse af budgettets konsekvens for arbejds- og personaleforhold at i forbindelse med budgetbehandlingen har alle MED udvalg/personalemøder m. MED status, mulighed for at komme med bemærkninger som efterfølgende vil indgå i den politiske behandling.
Formål med drøftelse omkring ressourcer og arbejdsmængde Dialogen omkring drøftelsen af ressourcer og arbejdsmængde i MED udvalgene kvalificerer lederens beslutningsgrundlag, og det betyder, at MED-udvalgene spiller en vigtig rolle i forhold til at være med til at sikre at ressourcerne anvendes så hensigtsmæssigt som muligt. Gennem dialogen sikres medindflydelse og medbestemmelse, og det er med til at skabe grundlag for forbedring og udvikling af samarbejdet og dermed sikre et sundt arbejdsmiljø for medarbejdere og ledelse på de enkelte arbejdspladser og i Randers Kommune som helhed.
Processen i MED Forslag til steps Processen omkring drøftelse af sammenhæng mellem ressourcer og arbejdsmængde kan foregå over 2-3 MED møder og deles op i forskellige faser i det samlede årshjul. Disse lapper i sagens natur ind over hinanden og kan drøftes hver for sig eller i sammenhæng: 1. MED møde Kvalificering og drøftelse 3. MED møde Håndtering og forebyggelse Drøftelse af kerneopgaven hjemme i teamet 2. MED møde Sammenhæng mellem opgaver og ressourcer 1) Fokus på kerneopgaven Klarhed omkring hvad arbejdspladsens kerneopgave(r) er. 2) Sammenhæng mellem ressourcer og opgaver Drøftelse af sammenhæng og balance i de opgaver der løses på arbejdspladsen og de ressourcer der er til rådighed. 3) Håndtering og forebyggelse Drøftelse af hvordan der sikres et forsat sundt arbejdsmiljø og dermed en god trivsel på arbejdspladserne - selvom der er sket eventuelle omrokeringer, ændringer, besparelser mv.
1) Kerneopgaven på arbejdspladserne Forudsætningen for at tage en drøftelse af ressourcer og arbejdsopgaver er, at der først rettes et skarpt fokus på kerneopgave (r) på arbejdspladsen, og at man derfor går et skridt tilbage og reflekterer over kerneopgaven. Spørgsmål til refleksion Hvad er vores kerneopgave(r) og er der tilstrækkeligt fokus på den/dem i vores daglige arbejde og de prioriteringer som vi løbende foretager? Er der opgaver der kan løses anderledes og smartere? Hvad er SKAL opgaver og hvad er KAN opgaver (prioritering)? Er der opgaver vi kan undlade at lave fremover? Andre spørgsmål??
2) Sammenhæng mellem opgaver og ressourcer Spørgsmål til refleksion Oplever I generelt, at der på arbejdspladsen herunder det team/ den nære gruppe I til dagligt fungerer i er sammenhæng mellem de ressourcer, der er til rådighed (tid, kompetencer, økonomi mv.) og de opgaver i har? Hvis der er områder, hvor det halter, hvilke er de så, og har I forslag til, hvad vi kan gøre ved det (opgaver som kan løses anderledes proces- eller indholdsmæssigt, opgaver som kan undlades, eller andet)? Er der områder, hvor vi er lykkedes med at (gen)skabe en god balance mellem opgaver og ressourcer. Hvis ja, er der noget vi kan lære af det, som kan bruges på andre områder? Andre spørgsmål??
3) Håndtering og forebyggelse Spørgsmål til refleksion Hvad har eventuelle omprioriteringer/ændringer/ besparelser af betydning for vores arbejdsmiljø? Hvordan kommer vi godt videre herfra? Hvad skal vi være (ekstra) opmærksomme på? Andre spørgsmål??
Nåede vi i mål med en fælles forståelse af prioriteringerne fremadrettet? Der kan være situationer, hvor der ikke umiddelbart er en fælles forståelse for de løsningsforslag/prioritereringer/initiativer som er drøftet på MED-møderne Handlemuligheder: Generel løbende evaluering og justering i MED-udvalget I forlængelse af dialogen bør der følges op på de initiativer og/eller prioriteringer, der er kommet ud af processen. Det giver en yderlige mulighed for at drøfte ressourcer og arbejdsopgaver og redegøre for konsekvenserne af de valg der er truffet. MED-sporet Såfremt der på et givent niveau i MED-systemet er behov for det, kan udfordringer rejses for overliggende MED-udvalg i overensstemmelse med de almindelige regler herfor Den administrative vej Lederen kan forelægge udfordringerne for sin nærmeste chef/leder med henblik på at finde mulige løsninger. Indsende bemærkninger til det politiske niveau Jf. procedureretningslinje for drøftelse af budgettet har MED- udvalget mulighed for at indsende bemærkninger via det samlede MED-system til det politiske niveau i forhold til budgettets konsekvenser. Her kan medarbejderne vælge at indsende særskilte bemærkninger.
Der kan være flere perspektiver på en sag - og nogle af disse kan det være relevant at belyse Forvaltning (Chef, direktør) Medarbejder Politisk fagudvalg Borgere/ Brugere Leder Tema til drøftelse Pårørende/ Bestyrelse For at få de relevante vinkler frem i drøftelserne kan det efter behov være en god idé at låne de forskellige interessenters perspektiver undervejs Denne fremgangsmåde kan indgå i de omtalte 3 steps i drøftelserne.