Udbud af Helbredstjek _ Spørgsmål og Svar _ 8. juni 2010 1. Spørgsmål 1. Betales helbredstjekket af udelukkende af Rudersdal Kommune? 2. Betaler medarbejderen det hele selv? a. Hvis ja er der leverandøren der skal opkræve egenbetalingsdelen? 3. Er der en deling af betalingen i mellem Rudersdals Kommune og medarbejderen a. I giver fald hvordan er fordelingen mellem egenbetaling og den del der betales af Rudersdal Kommune? 1. Svar 1. Ja. Rudersdal Kommune afholder alle udgifter i forbindelse med Helbredstjek. 2. Spørgsmål 1. Stiller kommunen krav til eller har kommunen fastlagte forventninger til målemetode/test i forhold til BodyAge? Har man f.eks. haft testen, der blev anvendt i udsendelsen "By på skrump", i tankerne? Er det den måling, der skal foretages? Hvis ikke, hvilken måling ønskes da? 2. Når ca. 1500 personer skal undersøges over forholdsvis kort tid, har Rudersdal Kommune så et tilstrækkeligt antal lokaler, som kan stilles til rådighed på hvert arbejdssted i den aktuelle periode? F.eks. 7 rum på hvert arbejdssted? 3. Kunne undersøgelsesperioden strække sig over 2-3 kvartaler, da den korte periode i efteråret kan vanskeliggøre en jævn ressourcefordeling hos leverandøren? 4. Kan lokalerne aflåses (der medbringes "kostbart" udstyr)? 5. Medarbejderne udfylder et spørgeskema om eget helbred inden undersøgelsen. Skal dette skema indeholde spørgsmål om arbejdsmiljø? 6. Skal der i givet fald udarbejdes en fælles rapport om arbejdsmiljø til Rudersdal Kommune? - rapport om sundhedstilstand? - rapport om sundhedstiltag? 2. Svar 1. Der tænkes ikke på en bestemt metode, men der ønskes en saglig velfunderet målemetode. Således at hver enkel medarbejder gives et realistisk billede af kroppens body age, hvilken kan holdes op mod kroppens biologiske alder. 2. Ja, Rudersdal Kommune sørger for at koordinere lokaler samt medarbejder tider. 3. Nej. Vi ønsker helbredstjek i perioden 15. september til 10. december i 2010, 2011,2012. 4. Vi kan ikke garantere aflåste lokaler. 5. Nej der ønskes Helbredstjek ikke APV. 6. Ja. Der ønskes en overordnet rapport om medarbejdernes Sundhedstilstand. 1
3. Spørgsmål 1. Et konkret spørgsmål angående bodyage: Biologiske alder. Hvad skal der være indeholdt i denne? Er en body age med en metabolic age tilstrækkelig? 2. Skal der være en personlig rådgivning som opfølgning på sundhedstjekket og i givet fald hvor meget tid forventer kommunen afsat i alt pr pers til et sundhedstjek? 3. SKI er i gang med at oprette en leverandørliste, som vi forventer svar fra i kommende uge. Er det noget I vil tage med i betragtningen/vurderingen? 4. Husk også at stille krav til at udbyderen har en lægelig autorisation til at udføre fingerprik. 3. Svar 1. Med henblik på udregningen af Body-age, tænkes her på en udregning baseret på de faktorer, der normalt indgår i denne udregning, så som f.eks. blottryk, BMI, fedtprocent, kondital og muskelstyrke. Således at medarbejderen gives et billede af kroppens reelle alder holdt op mod den biologiske alder. 2. Personlig rådgivning er ikke et krav. Der skal være en test rapport samt en læsevejledning. Der er ikke nogen tids forventning. Kvaliteten er en prioritet. 3. Nej. 4. Skal leve op til lovpligtige bestemmelser herom. 4. Spørgsmål I afsnit 2.3 Tilbud står skrevet, at "Rudersdal Kommune ønsker tilbud på 4.500 helbredstjek med mulighed for tilkøb af flere". Hvordan ønskes prisen angivet? 1. Ønskes en samlet pris på alle helbredstjek, eksempelvis x.xxx.xxx dkr. for 4.500 tjek, eller ønskes en pris pr. helbredstjek, eksempelvis xxx dkr.? 2. Hvis der ønskes en samlet pris jf. ovenstående spørgsmål, kan leverandøren da fakturere Rudersdal Kommune alle 4.500 tjek, uanset faktisk antal gennemførte tjek. 3. Ønskes yderligere en pris på tilkøb af flere helbredstjek som pris pr. helbredstjek, eksempelvis xxx dkr.? 4. Er der nogen mindstekrav til varigheden af helbredstjekket? 4. Svar 1. Der ønskes et tilbud på 4.500 helbredstjek. 2. Ja. Rudersdal Kommune køber 4500 helbredstjek og disponerer over disse. Faktura vil kunne fremsendes i 3 lige store dele den 10. december 2010, 2011,2012. 3. Ja. Der ønskes yderligere pris. 4. Nej ingen krav til varighed. Men alle krav til Helbredstjekkets indhold skal opfyldes. 2
5. Spørgsmål 1. Er der noget ønske omkring varigheden af helbredstjekket? Her tænkes eksempelvis på 30 og 45 minutters tjek hvor særligt rådgivningen og de personlige handlingsplaner til den enkelte medarbejder vil variere alt efter hvilken model som foretrækkes. 2. Må der afgives bud på begge typer af helbredstjek for at synliggøre forskellen på indhold og økonomi? 5. Svar. Der er krav til kvalitet. 2. Ja, idet der henvises til punkt 1.10. 6. Spørgsmål Med udgangspunkt i ordlyden omkring MIN RUDE på rudersdal.dk antog vi, at vi registrerede og opbevarede testrapporterne hos os, således at den enkelte medarbejder med brug af digital signatur, til enhver tid kunne tilgå deres testrapporter. Hvis dette er korrekt, drejer det sig for vores vedkommende om opbevaring af følsomme persondata. Derfor skal vi registrere projektet ved Datatilsynet og vi skal forholde os IT-teknisk til datasikkerheden, herunder kryptering af data. Hvis disse personfølsomme data opbevares af Ruderdals Kommune er forholdet helt anderledes og der er væsentlige forhold, som vi som på udbuddet ikke skal forholde os til. Det er derfor ikke uvæsentligt for os at vide, i hvilken grad, at vi skal forholde os til dette spørgsmål. Hvis Rudersdal Kommune opbevarer data/testrapporter kan disse selvfølgelig fremsendes elektronisk, men vi skal da vide: Hvorledes ønskes data fremsendt, her tænkes specielt på filformat? 6. Svar Vi mener, at firmaerne skal levere optioner på begge løsningsmuligheder: Data hos os og data hos dem. Vi foretrækker dog, at firmaet har data, og vi tilgår disse data via min rude, digital signatur og webservice, som de stiller tilrådighed. Helbredstjek data hægtet på cprnummer kræver datatilsynets godkendelse, og vi kan måske forvente at en leverandør har dette i forvejen til andre kunder. Hvis data opbevares hos kommunen, kunne data leveres som PDF dokumenter, som skal være tilgængelige metadata eller navngivning af pdf, så vi kan identificere medarbejderen. 3
7. Spørgsmål Vedr. kapitel 2.2 Testrapporten skal være elektronisk og distribueres via MIN RUDE På rudersdals.dk står der: Informationerne bliver hentet i it-systemerne fra gang til gang i det øjeblik, du logger dig ind med din digitale signatur og når du logger af, ligger oplysningerne ikke længere i min Rude, men kun i de oprindelige it-system, hvor de så at sige bor Jeg læser det således, at data ligger hos os og hentes derfra fra gang til gang? 1. Hvilke krav stilles der til de data, som vi skal levere/medarbejderen kan hente? 2. Findes der en generel beskrivelse/vejledning til hvorledes data ønskes tilgået? 7. Svar 1. Data skal kunne tilgås via en webservice, som vores leverandør af Min Rude skal have adgang til. Der skal være 24/7 adgang til data, og data hentes med opslag via Cpr.nr. 2. Nej 8. Spørgsmål 1. Stiller Rudersdal Kommune nogle specifikke krav til metoden, hvormed konditionstest udføres? 2. Det gøres opmærksom på at de gældende regler fra SKAT beskriver hvorledes at sundhedstjek, som indeholder lungefunktionsmåling ikke er skattefrie for medarbejderne, se nedenfor: I SKM2004.371.LR har Ligningsrådet godkendt, at ansatte, der deltager i en sundhedsundersøgelse på arbejdsgivers foranledning og i arbejdsgivers regi, der alene omfatter måling af kolesterol, blodtryk, blodsukker, højde og vægt samt besvare enkelte spørgsmål for at få klarlagt eventuelle helbredsrisici. Hvis der viste sig et behov for yderligere undersøgelse eller behandling, blev den ansatte henvist til egen læge. Ligningsrådet lagde vægt på, at der alene er tale om en overordnet generel sundhedsundersøgelse bl.a. med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet og derigennem at nedbringe sygefraværet. I SKM2005.203.LR fandt Ligningsrådet derimod, at medarbejderne skal beskattes, hvis der de deltager i en årlig helbredsundersøgelse omfattende måling af blodtryk, kolesterol, lungefunktion, elektrokardiografi og røntgen af lunger og hjerte. Derudover skal medarbejderne besvare en række spørgsmål for at få klarlagt eventuelle helbredsrisici. Bliver der herefter opdaget tegn på sygdom, som kræver nærmere undersøgelse eller behandling, vil dette foregå via medarbejdernes egen læge. Ligningsrådet gjorde gældende, at den påtænkte ordning havde karakter af en egentlig helbredsundersøgelse som rækker ud over forhold som relaterer sig til 4
arbejdspladsen. Medarbejderne var derfor skattepligtige i medfør af statsskattelovens 4. 3. Hvordan forholder Rudersdal Kommune til skatteforhold vedr. sundhedstjekkene i de udstedte udbud? 4. Har Rudersdal Kommune nogen specifikke krav til tilbudsgivers udregning af Bodyage? 5. Tilbudsgiver ønsker en uddybelse af kravene til distribuering af medarbejdernes personlige testrapporter: a. Hvem forestår distribuering (oplægning) af resultaterne på MIN RUDE? b. Såfremt det er tilbudsgiver, hvordan får disse adgang til administrationsmodulet til MIN RUDE? c. Såfremt det er Rudersdal Kommune, hvilket teknisk format ønsker kommunen de personlige testrapporter fremsendt i? 8. Svar 2. Ordningen skal holdes inden for rammerne af skattefrie medarbejdertilbud. 3. Ordningen skal holdes inden for rammerne af skattefrie medarbejdertilbud. 4. Der tænkes ikke på en bestemt metode, men der ønskes en saglig velfunderet målemetode. Således at hver enkel medarbejder gives et realistisk billede af kroppens body age, hvilken kan holdes op mod kroppens biologiske alder. 5. a. Resultatet lægges ikke i Min Rude, men hentes via en webservice, når medarbejder logger sig på Min Rude med deres digitale signatur. b. Tilbudsgiveren får ikke adgang til noget administrationsmodul i Min Rude c. Leverandøren af Min Rude skal kunne tilgå testrapporterne via en webservice, resultaterne skal således ikke sendes til kommunen, men blot kunne tilgåes 24/7. 9. Spørgsmål Hvad mener I præcist med denne formulering: tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet.? 9. Svar Her menes at tilbudsgiver skal give tilbud i samme kronologiske rækkefølge som udbud er udformet. 5
10. Spørgsmål Vi vil gerne have belyst hvilken form for prisangivelse tilbuddet skal have jf. nedenstående spørgsmål 1. Pris pr. gennemført helbredstjek? eller 2. Samlet pris for gennemførelse af en potentiel målgruppe på ca. 4.500 medarbejdere? 10. Svar 2. Ja. 4.500 11. Spørgsmål 1) Kan der siges noget omkring hvilke overordnede strategiske overvejelser der ligger til grund for Rudersdal (RK) kommune ønsker at tilbyde helbredscheck til sine medarbejdere? 2) Hvad er baggrunden for at RK ønsker at samle udførelsen af helbredscheck til kun ét kvartal (efterårskvartalet). Dette vil alt andet lige, give leverandørerne mindre fleksibilitet til at kunne planlægge leveringen af ydelsen bredt over året og derved øge risikoen for en højere omkostning og pris. 3) Kan der siges noget om den økonomiske ramme for udbuddet? 4) Hvorledes forventes de indhentede resultaterne at skulle fortolkes for medarbejderne? 5) Hvorledes forventes eventuelle uventede fund at skulle medføre handling (henvisning til egen læge)? 6) Hvorledes forventes de administrative procedure for identificering af ikke egnede kandidater for et generelt testbatteri. Eksempelvis de medarbejdere der ikke er i fysisk stand til at gennemføre testen? (eksempelvis pga. hjerte/kar sygdomme, andre medicinske tilstande der kræver forhåndsvurdering). 7) Kan der forventes en fastpris garanti for 1500 test pr år? 8) I henhold til spg. 7, hvorledes forventes eventuelle afbud og udeblivelser at skulle håndteres? 9) Hvad menes der helt bestemt med forklaringen under Administration og tilmelding, forventer kommunen at testen skal udføres på arbejdsstedet? - hvis ja kan det da forventes at RK stiller egnede lokaler og sikkerhedsudstyr på alle arbejdssteder (hjertestarter) til rådighed? 6
11. Svar 1. Som et led i Rudersdal Kommunes ønske om at være en attraktiv arbejdsplads foreslås det, at igangsætte et 3-årigt sundhedsprojekt. Formålet med projektet er: At skabe grundlag for forbedring og udvikling af de ansattes trivsel på arbejdspladsen. At skabe grundlag for, at nedbringe sygefraværet. At styrke grundlaget for kommunens forebyggelses- og fastholdelsesindsat. 2. På grund af kampagne effekten i et årligt tilbud. 3. Nej 4. Skriftlig afrapportering med værdier samt læsevejledning. 5. Testleder eller læsevejledning skal angive, hvis egen læge skal kontaktes. 6. Udbyder skal i oplysnings materiale til medarbejdere oplyse omkring hvilke test personer med særlige lidelser ikke kan deltage i. 7. Ja. Rudersdal Kommune køber 4500 test og betaler i 3 lige store rater den 10. december 2010, 2011,2012. 8. Der afregnes det antal der aftales de pågældende dage. Udførslen af helbredstjek bliver en styret proces, hvor tilbudsgiver vil blive anvist bestemte arbejdspladser på bestemte dage. 9. Ja, Rudersdal Kommune ønsker helbredstest udført ude på arbejdspladsen og stiller lokaler på de forskellige arbejdspladser til rådighed. Man kan ikke forvente at der er sikkerhedsudstyr i lokalerne. 7