Miljøledelseshåndbog Bocentret Sundbygård Røde Mellemvej 52 2300 København S
Indhold Indhold...2 Miljøpolitikker...3 Miljøpolitik...3 Bocentret Sundbygårds lokale miljøpolitik...4 Kommunikation af miljøpolitik...5 Organisationsbeskrivelse...6 Organisationsdiagram for Bocentret Sundbygård...6 Miljøledelsessystemet...7 Ansvar og kompetence...8 Lovbestemte krav og andre bestemmelser...9 Målsætninger, mål og handlingsprogrammer...10 Kommunikation...11 Uddannelse, miljøbevidsthed og færdigheder...12 Driftsstyring...13 Dokumentstyring...14 Miljøforhold, overvågning og målinger...15 Miljøgennemgang...15 Overvågning og måling...15 Afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger...16 Revision af miljøledelsessystemet...17 Ledelsens gennemgang og vurdering af overensstemmelse...18 Nødberedskab og afværgeforanstaltninger...19 Registre...20 Bilag...21 Bilag 1 Rapporteringsskema for afvigelse og forebyggende handlinger...21 Bilag 2 Skabelon for miljøhandlingsplaner...22 Bilag 3 Krav til eksterne leverandører...23 Bilag 4 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård - affald...26 Bilag 5 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård elforbrug...27 Bilag 6 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård - vand...28 Bilag 7 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård - varme...29 Bilag 8 Årskalender 2007...30 Bilag 9 Brug af afvigelsesrapporter...32 2
Miljøpolitikker Miljøpolitik Sundbygård er et socialpsykiatrisk bocenter under Københavns Kommunes Socialforvaltning. Bocentret Sundbygård er omfattet af Københavns Kommunes miljøpolitik: Københavns Kommune vil sammen med borgere og erhvervsliv sikre, at byen afleveres til kommende generationer i en bedre miljøtilstand, end da vi selv overtog den. Vi vil målrettet og vedholdende demonstrere over for os selv og vores omverden, at lokale og globale miljømæssige udfordringer kan imødegås. København vil som by, hovedstad og centrum i Øresundsregionen være inspirator og drivkraft i omstillingen til bæredygtighed. Vi vil sætte fokus på at øge bevidstheden om natur og miljø og derved påvirke holdninger og adfærd. Miljøforbedringer giver byen og københavnerne værdi. Ren luft, mindre støj og rent drikkevand er afgørende for menneskers sundhed og livskvalitet. At forene storbyens liv med bedre og mere attraktive parker og legepladser, effektive og miljøvenlige transportmuligheder samt badning og fiskeri i havnen fremmer menneskers udfoldelsesmuligheder og trivsel. Ved at gå foran fremmer vi samtidig udviklingen af miljøteknologi og attraktive arbejdspladser. Derfor insisterer Københavns Kommune på en miljømæssig bæredygtig udvikling. Som offentlig virksomhed, myndighed og samarbejdspartner vil vi forebygge miljøforringelser og reducere miljøbelastningen lokalt og globalt samt mindske ressourceforbruget. Vi vil sikre, at kommunen fortsat har et beredskab, som kan håndtere akut opståede miljøproblemer, og arbejde inden for miljølovgivningens rammer samt påvirke lovgivningen med henblik på et bedre miljø. Det vil kommunen gøre ved at: Skabe løbende miljøforbedringer i et forpligtende samarbejde med andre kommuner. Kortlægge miljøbelastningen og miljøtilstanden og opstille mål i dialog med københavnerne. Indarbejde miljøhensyn i alle sektorer, planer og beslutninger, og sikre at ord omsættes til handling. Indføre miljøcertificering i kommunens egne forvaltninger, institutioner og virksomheder. Prioritere og evaluere miljøindsatsen, så københavnerne sikres de størst mulige miljøforbedringer. Indhente viden og opbygge miljøkompetence hos medarbejderne i kommunen. Informere om miljøforhold, demonstrere handlemuligheder og skabe gunstige betingelser for borgere og erhverv til at integrere miljø i daglige handlinger, så borgere og erhverv tager medansvar for byens udvikling. Styrke børn og unges viden og handlemuligheder i forhold til bæredygtig udvikling og inspirere dem til at inddrage miljøet i deres hverdag. Samarbejde med miljøbevidste leverandører og efterspørge miljørigtige varer og tjenesteydelser. Miljøkrav skal indgå som en del af kommunens kontrakter med leverandører. Samarbejde med byer i Europa og internationalt for at støtte en bæredygtig udvikling, for at udveksle miljøkompetencer og -teknologier samt understøtte København som Europas Miljøhovedstad. Vedtaget af Borgerrepræsentationen d. 13. november 2003 3
Bocentret Sundbygårds lokale miljøpolitik Bocentret Sundbygård er et socialpsykiatrisk bocenter under Københavns Kommunes socialforvaltning. Vi forsøger at være på forkant med miljøet og undgår så vidt muligt miljøskadende materialer. Vi bestræber os alle på at vejlede beboerne til miljømæssigt bedre alternativer, dersom omstændighederne og behovet er tilstede. Vi tilstræber at indkøbe dagligvarer i nærmiljøet sammen med beboerne. Vi tilstræber, at alt affald sorteres efter bæredygtighed. Vi tilstræber - i det pædagogiske og faglige arbejde - at minimere ressourceforbruget. Vi tilstræber at skabe et sundt arbejdsmiljø på baggrund af vores værdigrundlag. Vi ønsker at fremstå som et godt eksempel på et miljøbevidst bocenter i nærmiljøet. 4
Kommunikation af miljøpolitik Københavns Kommunes og Bocentret Sundbygårds miljøpolitik er gældende for alle, som er ansat på Bocentret Sundbygård eller som udfører arbejde for Bocentret Sundbygård skal sikre, at alle medarbejdere i Bocentret Sundbygård samt andre, som udfører arbejde for Bocentret Sundbygård, er bekendte med Københavns Kommunes og Bocentret Sundbygårds miljøpolitik. Se bilag. Har kompetence til at vedtage Bocentret Sundbygårds miljøpolitik. 5
Organisationsbeskrivelse Bocentret Sundbygård har til huse på Røde Mellemvej 52, 2300 København S. (Den selvstændige underafdeling Bostedet Holme er altså ikke med i denne miljøcertificering) Organisationsdiagram for Bocentret Sundbygård Bocentret Sundbygård varetager følgende overordnede aktiviteter i Københavns Kommune: Bocentret Sundbygård er et socialpsykiatrisk bocenter under Københavns Kommunes Socialforvaltning. 6
Systembeskrivelser Bocentret Sundbygårds miljøledelsessystem er opbygget efter kravene i miljøledelsesstandarden ISO 14.001:2004. ISO 14.001 er en international standard for miljøledelsessystemer, der fastsætter en kravramme for organisationers miljøarbejde, baseret på skabelonen; Planlægning, Iværksættelse og drift, Kontrol og korrigerende handlinger samt Ledelsens gennemgang. For at kunne blive certificeret efter ISO 14.001 er det et krav, at organisationens miljøledelsessystem forpligter sig til løbende miljømæssige forbedringer og forebyggelse af forurening samt overholdelse af relevant miljømæssig lovgivning. I nedenstående figur er opbygningen af ISO 14.001:2004 skitseret. Miljøledelsessystemet Miljøledelsessystemet er opbygget med en miljøhåndbog, indeholdende beskrivelser for de enkelte kravelementer i ISO 14.001:2004 Miljøledelsessystemet er placeret på Sundbygårds Intranet. 7
Ansvar og kompetence Ansvar og kompetence i forhold til miljøledelsessystemet følger de almindelige ledelsesmæssige strukturer på Bocentret Sundbygård. Souschef for centerchef Souschef for centerchef Souschef Souschef for centerchef / AMK Alle medarbejdere Alle medarbejdere Alle medarbejdere udgør den øverste ledelse i forhold til miljøledelsessystemet. udgør funktionen som ledelsens repræsentant, og er ansvarlig for at rapportere til ledelsens gennemgang i forbindelse med gennemgangen af miljøledelsessystemets effektivitet og funktionalitet samt muligheder for forbedring af dette. har kompetence til at godkende miljøledelsesdokumentationen samt oprette registre er ansvarlig for fastsættelse af revisionsprogram og har kompetence til at fastsætte krav til og godkendelse af revisorer. er ansvarlig for den daglige drift og vedligeholdelse af miljøledelsessystemet, således at systemet lever op til kravene i ISO 14.001, herunder at miljølovgivningen samt andre bestemmelser er taget med i betragtning ved opstillingen, indførelsen og vedligeholdelsen af systemet. har kompetence til at fastsætte målsætninger, mål og handlingsprogrammer. gennemfører ledelsens gennemgang. er ansvarlige for at holde sig orienterede om miljøledelsessystemets indhold og efterleve miljøpolitikken samt fremgangsmåder og krav i miljøledelsessystemet. er ansvarlige for at rapportere om afvigelser fra miljøpolitikkerne, målsætninger, mål og handlingsprogrammer samt fremgangsmåder og krav i miljøledelsessystemet. har kompetence til at foretage en umiddelbar afhjælpende handling på konstaterede afvigelser, såfremt en sådan ikke kan afvente den beskrevne rapportering og vurdering. har kompetence til at iværksætte og vurdere effektiviteten af korrigerende og forebyggende handlinger af miljømæssig karakter. 8
Lovbestemte krav og andre bestemmelser Bocentret Sundbygård er et socialpsykiatrisk bocenter under Københavns Kommunes Socialforvaltning. Bocentret Sundbygård har adgang til lovinformationssystemet NIS via KK-net og Retsinformation via Internettet. er ansvarlig for løbende at overvåge miljølovgivningen og andre bestemmelser af miljømæssig karakter samt informere de relevante medarbejdere om ændringer i lovgivningen og bestemmelser. 9
Målsætninger, mål og handlingsprogrammer Bocentret Sundbygårds løbende forbedring af miljøindsatsen og miljøresultaterne sker gennem opstilling af målsætninger og mål for miljøarbejdet og disse gennemføres via miljøhandlingsprogrammer. Skabelon for miljøhandlingsprogram findes som bilag. Målsætninger og mål kan opstilles dels på baggrund af overordnede beslutninger i Københavns Kommune og dels som resultat af miljøkortlægningsarbejdet eller den løbende vidensopsamling på Bocentret Sundbygård. Målsætninger og mål er overordnede beskrivelser af de miljømæssige tiltag og aktiviteter, som Bocentret Sundbygård ønsker at iværksætte over en defineret tidshorisont. Ved opstillingen af målsætninger og mål skal inddrages relevante miljømæssige lovkrav og andre bestemmelser, væsentlige miljøforhold for Bocentret Sundbygård, teknologiske, driftsmæssige, økonomiske og forretningsmæssige valgmuligheder og forudsætninger samt interesseparters synspunkter. Målsætninger og mål skal være målbare, hvor det er praktisk muligt. Handlingsprogrammer er konkrete aktivitetsbeskrivelser til gennemførelse af de opstillede målsætninger og mål. Handlingsprogrammerne skal indeholde en beskrivelse af, hvem der er ansvarlig for handlingsprogrammets gennemførelse, den tids- og ressourcemæssige ramme for handlingsprogrammet samt succeskriterier til at vurdere gennemførelsen af handlingsprogrammet. Der udpeges en ansvarlig for handlingsprogrammet, som løbende skal følge op på arbejdet med programmet og som har ansvaret for, at programmet gennemføres. Endvidere udpeges en leder af handlingsprogrammet, som har den daglige ledelse af arbejdet. Det ansvarlige for og lederen af handlingsprogrammet kan være samme person. Alle medarbejdere Souschef for centerchef Lederen af handlingsprogrammet Den ansvarlige for handlingsprogrammet kan komme med oplæg til målsætninger og mål for miljøarbejdet. er ansvarlig for, at der opstilles forslag til miljørelaterede mål-sætninger og mål i forbindelse med årsplanlægningen. har kompetence til at godkende nye målsætninger og mål samt om nødvendigt at ændre eller lukke eksisterende målsætninger og mål. udarbejder på baggrund af de godkendte målsætninger og mål handlingsprogrammer for at sikre gennemførelsen. sammenholder de opnåede resultater af et handlingsprogram med de opstillede succeskriterier, når handlingsprogrammet skønnes afsluttet for at vurdere graden af resultatopnåelse og på baggrund af denne vurdering enten afsluttes handlingsprogrammet eller der iværksættes en passende korrigerende handling. Resultatet forelægges på den efterfølgende ledelsens gennemgang. 10
Kommunikation I forbindelse med miljøledelsessystemet skelnes der mellem internt orienteret og eksternt orienteret kommunikation. Den internt orienterede kommunikation har blandt andet til formål at sikre medarbejderne orientering om miljøpolitikken og miljøledelsessystemet, herunder forebyggelses- og forbedringsarbejdet via målsætninger, mål og miljøhandlingsprogrammer samt at give medarbejderne mulighed for at komme med forebyggelses- og forbedringsforslag, herunder til miljøledelsessystemet. Den interne kommunikation sker blandt andet via personale møder, -møder, centerråd, beboer råd, referater fra stort ledermøder, orientering ikke mindst via Bocentret Sundbygårds Intranet. Den eksternt orienterede kommunikation har blandt andet til formål at holde leverandører og samarbejdsparter orienterede om Københavns Kommunes og Bocentret Sundbygårds miljøpolitik, indkøbspolitik og miljømæssige holdninger i øvrigt. Eksterne henvendelser vedrørende væsentlige miljøforhold kan modtages af. Modtageren af henvendelsen er ansvarlig for, at relevante eksterne henvendelser, der vil kunne danne udgangspunkt for miljøpolitikken, samt opstilling af miljømålsætninger, mål og handlingsprogrammer, registreres og besvares. Alle interesserede har adgang til Bocentret Sundbygårds miljøledelsessystem via Bocentret Sundbygårds hjemmeside www.sundbygaard.dk. 11
Uddannelse, miljøbevidsthed og færdigheder Ved at stille krav til uddannelse og andre kompetencer sikres det, at de mulige miljøpåvirkninger fra Bocentret Sundbygårds aktiviteter og tjenesteydelser minimeres eller forebygges. I forbindelse med afholdelsen af medarbejder- og kompetenceudviklingssamtaler finder der en opfølgning sted på behovet for supplerende miljømæssig uddannelse mv. Det skal endvidere sikres, at personer, der udfører arbejde for Bocentret Sundbygård, har en hensigtsmæssige og tilstrækkelig miljømæssig uddannelse mv. Afdelingsleder Afdelingsleder Afdelingsleder Afdelingsleder Afdelingsleder Afdelingsleder Afdelingsleder sikrer ved nyansættelser og jobrokeringer, at medarbejderen har en relevant uddannelse via introduktionsprogram. Se håndbog på intranettet. sikrer, at miljøpolitikken samt miljøledelsessystemet gennemgås i introduktionsperioden og ved tilbagevending fra længerevarende fravær. Medarbejderen skal endvidere gøres bekendt med ansvaret for og nødvendigheden af, at opgaverne udføres i overensstemmelse med de fastlagte fremgangsmåder, samt de mulige konsekvenser af at fravige fra disse. sikrer, at de væsentlige miljøpåvirkninger, som følger eller kan følge af medarbejderes arbejdsopgaver, samt fordelene ved en forbedret personlig indsats i miljøarbejdet, gennemgås med medarbejderen. sikrer, at beredskabsplanen for Bocentret Sundbygård gennemgås i introduktionsperioden og ved tilbagevending fra længerevarende fravær via introduktionsprogram. Se håndbog på intranettet. følger ved de årlige kompetenceudviklingssamtaler op på medarbejdernes kendskab til og forståelsen af miljøpolitikken, Miljøledelsessystemet, den opstillede driftsstyring, samt det mulige behov for miljømæssig uddannelse mv. sikrer, at der sker arkivering i personalearkivet af registreringer over uddannelse og andre kompetencer. sikrer, at personer, der udfører arbejde for Bocentret Sundbygård, har en hensigtsmæssige og tilstrækkelig miljømæssig uddannelse mv. 12
Driftsstyring For at sikre, at Bocentret Sundbygårds opgaver bliver udført i overensstemmelse med miljøpolitikken, målsætninger, mål og handlingsprogrammer samt beskrivelserne i Miljøledelsessystemet, er der indført driftsstyring på en række aktiviteter og opgaver. Driftsstyringen kan bestå af fremgangsmåder i form af en fælles forståelse af, hvorledes opgaver skal udføres, eksempelvis oplæring og uddannelse, men kan også bestå af skriftlige fremgangsmåder. Afdelingsledere er ansvarlig for at iværksætte opstillingen af den nødvendige driftsstyring. har endvidere ansvaret for, at berørte medarbejdere, samt andre, der udfører arbejde for Bocentret Sundbygård, har kendskab til disse fremgangsmåder. har ansvaret for, at der løbende, og minimum en gang årligt i forbindelse med årsplanlægningen, foretages en vurdering af behovet for nye fremgangsmåder, dokumenter mv. eller ændringer i eksisterende fremgangsmåder m.v. 13
Dokumentstyring Dokumentstyringen skal sikre, at alle dokumenter under miljøledelsessystemet er godkendt og årligt gennemgået som værende tilstrækkelige, er daterede, kan identificeres, at kun gældende dokumenter er tilgængelige og at forældede dokumenter er fjernet eller mærket med ugyldig. Dokumenter kan være både internt opstillede eller være eksterne dokumenter, der anvendes som en del af miljøledelsessystemets dokumentation. Alle internt opstillede dokumenter under miljøledelsessystemet kan identificeres med følgende udfyldte dokumentfod: Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret Sundbygård på dokumentet Initialer af Der er til et hvert dokument, internt som eksternt, knyttet en dokumentlog, hvori ændringer angives samt resultatet af den årlige vurdering af, om dokumentet er tilstrækkeligt. Dokumentloggen består af følgende skema: Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret Sundbygård på dokumentet Initialer af Vurderet af Dato Status Initialer Tilstrækkelig/ ikke-tilstrækkelig Gyldige dokumenter er tilgængelige på Sundbygårds Intranet. Ikke-gyldige dokumenter skal alle være mærket med ugyldig og være placeret i registeret for forældede dokumenter. Adm. leder Souschef for centerchef og AMK Souschef for centerchef og AMK Afd. leder Souschef for centerchef og AMK Souschef for centerchef og AMK opretter nye dokumenter og udfylder dokumentloggen godkender nye dokumenter ved at sætte sin signatur på papiroriginalen. sætter en kopi af det godkendte dokument ind i mappen med Miljøledelsessystemet og sætter papiroriginalen ind i registeret for godkendte dokumenter. informerer relevant berørte medarbejdere på Bocentret Sundbygård om nye eller ændrede dokumenter. Dette noteres i dokumentloggen. fjerner forældede dokumenter fra mappen med Miljøledelsessystemet og flytter papiroriginalen til registeret for forældede dokumenter og mærker dokumentet ugyldigt. Dokumentloggen opdateres. gennemgår i februar måned alle gyldige dokumenter for at vurdere om de er tilstrækkelige, resultatet indføres i dokumentloggen. Såfremt dokumentet vurderes som værende ikke-tilstrækkeligt ændres dokumentet og fremgangsmåden for nye dokumenter følges. 14
Miljøforhold, overvågning og målinger Miljøgennemgang Kortlægningen af miljøforholdene er foretaget ved gennemgang af indkøb, forbrug og aktiviteter. Kortlægningen opdateres årligt, og fornyes hvert tredje år. Følgende kriterier har været anvendt ved fastlæggelsen af væsentlige miljøforhold: Eventuel udbygget beskrivelse af gennemførelsen Kriterium Vægtning Institutionen har en væsentlig indflydelse på forholdet og kan Ja: 1 agere selvstændigt Nej: 0 Forholdet er centralt for institutionens virke, herunder de Ja: 1 pædagogiske holdninger Nej: 0 Forholdet indeholder en væsentlig miljøprofilering Ja: 1 Nej: 0 Forholdet omfatter stoffer og materialer, som pt. betragtes som Ja: 1 uønskede Nej: 0 Miljøforhold, der scorer 3 eller derover ud fra ovenstående vurdering, bedømmes som værende væsentlige miljøforhold. For alle miljøforhold, der ikke bedømmes som værende væsentlige etableres der styring eller overvågning, som afstemmes med forholdets karakter og størrelsesorden. Overvågning og måling Det direkte forbrug af: Elektricitets-, vand-, og varmeforbruget overvåges løbende. Der foretages målinger af forbruget hver måned, enten ved aflæsning af målere eller regninger fra ejendomsudlejeren. Såfremt der er afvigelser, skal dette nærmere vurderes med henblik på eventuelle tiltag. Bocentret Sundbygårds indkøb måles en gang om året, enten ved aflæsning af regninger. AMK har ansvaret for overvågning og måling af det direkte forbrug for de aktiviteter som er placeret på Røde Mellemvej 52, 2300 København S. Øvrige væsentlige miljøpåvirkninger Overvågningsudstyr Den ansvarlige chef for den pågældende overvågning og måling skal en gang om året foretage en vurdering af, om der skal anvendes overvågningsudstyr og om det skal kalibreres. Såfremt måleudstyret skal være kalibreret, skal der foreligge dokumentation for dette. 15
Afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger For at sikre, at miljøledelsessystemet til enhver tid er funktionelt og at miljøarbejdet leder frem til løbende forbedringer er der opstillet en systematik til at håndtere de afvigelser, der måtte afdækkes, korrigere dem og vurdere deres tilstrækkelighed. Endvidere omfatter denne systematik handlinger til at foreslå, håndtere og vurdere forebyggende handlinger, således at afvigelser vil kunne undgås. Afvigelser og korrigerende handlinger Alle medarbejdere på Bocentret Sundbygård Souschef for centerchef og AMK Souschef for centerchef og AMK Forebyggende handlinger Alle medarbejdere på Bocentret Sundbygård kan rapportere afvigelser fra de planlagte aktiviteter eller specificerede krav. Afrapporteringen sker til den nærmeste chef, miljøudvalget, systemadministrator, den daglige -leder. udfylder i fællesskab rapporteringsskemaet for afvigelser og forebyggende handlinger, der er et bilag til miljøledelsessystemet. vurderer efterfølgende mulige korrigerende handlinger på den konstaterede afvigelse. Den korrigerende handling skal være afstemt til den konstaterede afvigelses karakter og stå i et rimeligt forhold til den konstaterede eller mulige miljøpåvirkning fra afvigelsen. iværksætter en korrigerende handling samt udfylder rapporteringsskemaet for afvigelser og forebyggende handlinger. sikrer, at de ændringer i fremgangsmåder, som følger af korrigerende eller forebyggende handlinger, indføjes i de eventuelle skriftlige beskrivelser af disse, og at fremgangsmåden for dokumentstyring følges i forbindelse hermed. udfylder og om muligt arkiverer rapporteringsskemaet i registeret for afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger. vurderer i forbindelse med revisionen egnetheden, tilstrækkeligheden og hensigtsmæssigheden af den korrigerende handling på baggrund af rapporteringsskemaerne, der udleveres til revisorerne af systemadministrator. kan rapportere forslag til forebyggende handlinger, således at en mulig afvigelse fra planlagte aktiviteter eller specificerede krav kan undgås. Afrapporteringen sker til den nærmeste chef, systemadministrator eller den daglige -leder via mailsystem, afrapporteringsark er tilgængelige på intranettet. udfylder i fællesskab rapporteringsskemaet for afvigelser og forebyggende handlinger, der er et bilag til miljøledelsessystemet. følger samme fremgangsmåde i forbindelse med vurdering og eventuel iværksættelse af forebyggende handling som for korrigerende handlinger på baggrund af konstaterede afvigelser. 16
Revision af miljøledelsessystemet Der gennemføres interne revisioner af miljøledelsessystemet for at klarlægge, hvorvidt Miljøledelsessystemet samt miljøarbejdet er i overensstemmelse med de planlagte tiltag samt ISO 14.00. Informationerne herom indgår i ledelsens gennemgang. Souschef for centerchef Souschef for centerchef Souschef for centerchef Souschef for centerchef Souschef for centerchef og AMK udarbejder revisionsplan for det efterfølgende kalenderår på baggrund af den miljømæssige betydning af de enkelte områder, forekomsten af afvigelser samt resultaterne af de foregående revisioner. Ved fastlæggelse af revisionshold skal det sikres, at revisorerne er uafhængige i forhold til det reviderede område. fremlægger revisionsplanen til orientering på ledelsens gennemgang. fastsætter de nødvendige kvalifikationer for at gennemføre og afrapportere revisionen og udpeger revisorerne. forbereder revisionen ved at gennemgå miljøledelsesdokumentationen og udarbejde checklister. gennemfører revisionen efter checklisterne og udfylder om nødvendigt afvigelsesrapporter til opfølgning på afvigelser. udarbejder en samlet konkluderende rapport på revisionen til systemadministrator. indarbejder resultatet af revisionen i materialet til ledelsens gennemgang. 17
Ledelsens gennemgang og vurdering af overensstemmelse Ledelsens gennemgang gennemføres en gang årligt i marts måned og omfatter en gennemgang af Miljøledelsessystemet samt miljøarbejdet, herunder en vurdering af miljøledelsessystemets forsatte egnethed, tilstrækkelighed og hensigtsmæssighed. Endvidere vurderes i hvilket omfang lovbestemte krav og andre bestemmelser overholdes. På baggrund af gennemgangen vurderes behovet for ændringer i miljøpolitikken, målsætninger, mål og handlingsplaner samt dokumentationen for at sikre fortsatte løbende forbedringer af miljøpræstationen og miljøindsatsen. Sekr.for Sekr.for Sekr.for Sekr. For fastsætter i januar måned mødetidspunkt for et miljømøde i til gennemførelse af ledelsens gennemgang. udarbejder senest en uge før mødetidspunktet dagsorden og materiale til ledelsens gennemgang med minimum disse punkter: Status over væsentlige miljøforhold, herunder ændringer og nye, samt overvågning, opgørelser med videre. Ændringer i miljølovgivningen og andre bestemmelser med betydning for organisationens miljøforhold. Status for overholdelse af relevante miljølovgivning og andre bestemmelser. Status over arbejdet med målsætninger, mål og handlingsprogrammer, herunder målopnåelse, samt miljøarbejdet i øvrigt. Status over eksterne henvendelser vedrørende miljøforhold, miljøledelsessystemet samt klager i øvrigt af miljømæssig karakter. Status over afvigelser, korrigerende og forebyggende handlinger. Status for intern revision samt opfølgning på eventuelle konstaterede afvigelser. Status på gennemgang af dokumentationen. Status på opfølgning af beslutninger fra tidligere ledelsens gennemgang. Forslag til forbedringer miljøledelsessystemet og arbejdet hermed. sikrer, at der udarbejdes et skriftligt referat af ledelsens gennemgang, blandt andet indeholdende beslutninger om behovet for ændringer i miljøpolitikken, målsætninger, mål og handlingsplaner samt i miljøledelsessystemet. arkiverer det godkendte referat i registeret for ledelsens gennemgang. sikrer, at de beslutninger, der tages i forbindelse med ledelsens gennemgang, gennemføres. 18
Nødberedskab og afværgeforanstaltninger Formålet med fremgangsmåden er at opstille en beredskabsplan for håndtering af beredskabssituationer samt at sikre en gennemgang og evt. opdatering af beredskabsplanen efter beredskabssituationer eller den årlige afprøvning af beredskabsplanen. Ved Beredskabssituationer forstås her: brand, ulykker, uheld samt udslip af skadelige stoffer og materialer m.v. AMK AMK AMK er ansvarlig for, at der til en hver tid er opstillet en beredskabsplan for brand og uheld, dækkende Bocentret Sundbygårds områder, samt at der på passende steder i Bocentret Sundbygårds er opslået forholdsregler i forbindelse med brand, ulykker, uheld samt udslip af skadelige materialer mv. Se beredskabsplan punkt 9a. er ansvarlig for, at der i forbindelse med beredskabshændelser foretages en gennemgang og eventuel opdatering af beredskabsplanen. er ansvarlig for, at der en gang årligt efter en nærmere vurdering gennemføres en afprøvning af beredskabsplanen eller andre beredskabsaktiviteter, samt at der om nødvendigt foretages en opdatering af beredskabsplanen. 19
Registre Til at håndtere og beskytte miljørelaterede oplysninger til at styre eller forbedre miljøpræstationen eller eftervise miljøledelsessystemets egnethed, tilstrækkelighed og hensigtsmæssighed er der oprettet en række registre. Registrene skal sikre, at oplysningerne kan identificeres, relateres til aktuel aktivitet og funktion, sikres mod beskadigelse eller bortkomst samt at opbevaringstid og ansvar er defineret. Der er oprettet følgende registre: Register Ansvarlig Placering Opbevaringstid for enkeltregistreringer Aktuelle dokumenter Adm. leder Adm. leder ---- Forældede dokumenter og Adm. leder Adm. leder 5 år bruttolister Dokumentlogger Adm. leder Adm. leder 5 år Lovgivning 1 år Regulativer og andre Gyldighedsperiode bestemmelser Miljøforhold, overvågning og 3år min. måling (baggrundspapirer) Afsluttede målsætninger, mål og 3 år min. miljøhandlingsplaner Afvigelser, korrigerende og 3 år min. forebyggende handlinger Eksterne henvendelser 1 år min. Uddannelse Afd. leder Afd. leder I ansættelsesperioden Revisioner, rapporter og notater Sekr. Sekr. 3 år min. Ledelsens gennemgang Ledelsen Ledelsen 3 år min. Rapporter over beredskabsaktiviteter AMK AMK 3 år min. 20
Bilag Bilag 1 Rapporteringsskema for afvigelse og forebyggende handlinger 21
Bilag 2 Skabelon for miljøhandlingsplaner Bocentret Sundbygård på miljøhandlingsprogrammet Ansvarlig for miljøhandlingsprogrammet Leder af Miljøhandlingsprogrammet Involverede medarbejdere Miljømålsætning Miljømål Formål med gennemførelsen af miljøhandlingsplan Succeskriterier Arbejds- og ansvarsfordeling Handlingsprogram log Succeskriterium opnået Handlingsprogram afsluttet Dato Dato Underskrives af ansvarlig Underskrives af ansvarlig 22
Bilag 3 Krav til eksterne leverandører 22-11-2006 Krav til eksterne håndværkere og leverandører Undertegnede er bekendt med og bekræfter hermed at kunne leve op til Københavns Kommunes og Sundbygårds miljøpolitik. Underskrift Dato Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret GØ/SR 221106 1 Side 23 af 3 Sundbygård 23
Københavns Kommunes miljøpolitik Københavns Kommune vil sammen med borgere og erhvervsliv sikre, at byen afleveres til kommende generationer i en bedre miljøtilstand, end da vi selv overtog den. Vi vil målrettet og vedholdende demonstrere over for os selv og vores omverden, at lokale og globale miljømæssige udfordringer kan imødegås. København vil som by, hovedstad og centrum i Øresundsregionen være inspirator og drivkraft i omstillingen til bæredygtighed. Vi vil sætte fokus på at øge bevidstheden om natur og miljø og derved påvirke holdninger og adfærd. Miljøforbedringer giver byen og københavnerne værdi. Ren luft, mindre støj og rent drikkevand er afgørende for menneskers sundhed og livskvalitet. At forene storbyens liv med bedre og mere attraktive parker og legepladser, effektive og miljøvenlige transportmuligheder samt badning og fiskeri i havnen fremmer menneskers udfoldelsesmuligheder og trivsel. Ved at gå foran fremmer vi samtidig udviklingen af miljøteknologi og attraktive arbejdspladser. Derfor insisterer Københavns Kommune på en miljømæssig bæredygtig udvikling. Som offentlig virksomhed, myndighed og samarbejdspartner vil vi forebygge miljøforringelser og reducere miljøbelastningen lokalt og globalt samt mindske ressourceforbruget. Vi vil sikre, at kommunen fortsat har et beredskab, som kan håndtere akut opståede miljøproblemer, og arbejde inden for miljølovgivningens rammer samt påvirke lovgivningen med henblik på et bedre miljø. Det vil kommunen gøre ved at: Skabe løbende miljøforbedringer i et forpligtende samarbejde med andre kommuner. Kortlægge miljøbelastningen og miljøtilstanden og opstille mål i dialog med københavnerne. Indarbejde miljøhensyn i alle sektorer, planer og beslutninger, og sikre at ord omsættes til handling. Indføre miljøcertificering i kommunens egne forvaltninger, institutioner og virksomheder. Prioritere og evaluere miljøindsatsen, så københavnerne sikres de størst mulige miljøforbedringer Indhente viden og opbygge miljøkompetence hos medarbejderne i kommunen Informere om miljøforhold, demonstrere handlemuligheder og skabe gunstige betingelser for borgere og erhverv til at integrere miljø i daglige handlinger, så borgere og erhverv tager medansvar for byens udvikling. Styrke børn og unges viden og handlemuligheder i forhold til bæredygtig udvikling og inspirere dem til at inddrage miljøet i deres hverdag. Samarbejde med miljøbevidste leverandører og efterspørge miljørigtige varer og tjenesteydelser. Miljøkrav skal indgå som en del af kommunens kontrakter med leverandører. Samarbejde med byer i Europa og internationalt for at støtte en bæredygtig udvikling, for at udveksle miljøkompetencer og -teknologier samt understøtte København som Europas Miljøhovedstad. Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret GØ/SR 221106 1 Side 2 af 3 Sundbygård 24
Sundbygårds miljøpolitik Sundbygård er et socialpsykiatrisk bocenter under Københavns Kommunes socialforvaltning. Vi forsøger at være på forkant med miljøet og undgår så vidt muligt miljøskadende materialer. Vi bestræber os alle på at vejlede beboerne til miljømæssigt bedre alternativer, dersom omstændighederne og behovet er tilstede. Vi tilstræber at indkøbe dagligvarer i nærmiljøet sammen med beboerne Vi tilstræber at affald sorteres efter bæredygtighed Vi tilstræber i det pædagogiske og faglige arbejde at minimere ressourceforbruget Vi tilstræber at skabe et sundt arbejdsmiljø, på baggrund af vores værdigrundlag. Vi ønsker at fremstå som et godt eksempel på et miljøbevidst bocenter, i nærmiljøet. Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret GØ/SR 221106 1 Side 3 af 3 Sundbygård 25
Bilag 4 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård - affald Overskrift: affaldshåndtering på ejendommen Ansvarlig for handlingsplanen: Involverede medarbejdere: Arbejdsmiljøudvalget Alle medarbejdere på Sundbygård Miljømålsætning: Miljømål: Vi tilstræber at affald sorteres efter bæredygtighed.. Vi tilstræber i det pædagogiske og faglige arbejde at minimere ressourceforbruget. Vi ønsker at fremstå som et godt eksempel på et miljøbevidst bocenter, i nærmiljøet. Vi tilstræber at sortere vores papir affald på Sundbygård. Således at dette kan genbruges. Der indkøbes specielle affaldsspande til papir. Disse påklistres et grønt P. Der opslås 2 beboerjobs til indsamling af brugt papir. Hvorefter det er deres job at skille sig korrekt af med papiraffald. Beboerne undervises i miljøledelse og får dermed en indsigt i Sundbygårds miljøansvar og miljøpolitik.. Formål med handlingsplanen: Vi ønsker at skille os korrekt af med vores papiraffald til genbrug, som dermed er til gavn for miljøet. Succeskriterier: Er at vi får en større regning fra renovationsselskabet. Arbejds- og ansvarsfordeling: Arbejdsmiljøkoordinator aflæser regninger kvartalsvis. Serviceafdelingen indkøber, påklistrer P, samt opstiller papirspande på leder og personalekontorer... Handlingsplan logbog: Papirspande indkøbes okt. 2006 Papirspande opstilles i de enkelte enheder nov. 2006. Jobbeskrivelse af beboerjobs beskrives og afsendes til udvikingsafdelingen nov. 2006. Beboerjob forventes besat medio dec. 2006. Succeskriterie opfyldt: Dato: Ansvarlig: Handlingsplan afsluttet: Dato: Ansvarlig: 26
Bilag 5 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård elforbrug Overskrift: elforbrug på ejendommen Ansvarlig for handlingsplanen: Involverede medarbejdere: Arbejdsmiljøudvalget Alle medarbejdere på Sundbygård Miljømålsætning: Miljømål: Vi tilstræber i det pædagogiske og faglige arbejde at minimere ressourceforbruget. Vi ønsker at fremstå som et godt eksempel på et miljøbevidst bocenter, i nærmiljøet. Vi tilstræber at reducere el forbruget på Sundbygård med 5%. Over det 1. år. Der udskiftes 15 el motorer i ventilationsanlægget, således at vi går fra 3 kw/t til 0,9 kw/t. Løbende udskiftning af el pærer på fællesarealer og kontorer Opsætning af el spareskinner på lederkontorer, administrationsgangen og serviceafdelingen. Afhændelse af et stk. cola-automat opstillet i forhal. Formål med handlingsplanen: Vi ønsker at reducere vores samlede elforbrug til gavn for miljøet. Succeskriterier: Det forventes at der kan aflæses en el reduktion på strømforbruget, sammenlignet med samme periode sidste år, 2005. Arbejds- og ansvarsfordeling: Arbejdsmiljøkoordinator aflæser el regninger kvartalsvis. Serviceafdelingen bestiller firma til udskiftning af elmotorer. Service opsætter elspare skinner, samt elsparepærer. Handlingsplan logbog: Firma bestilt d. 14-02-06 Firma har klarmeldt de 15 elmotorer i blok: a-b-c-d. d. 02-08-2006 Service indkøber og opsætterelspareskinner i løbet af november og december 2006 Der udskiftes løbende elspare pærer. Cola-automat afhændes 3. kvartal 2006. Succeskriterie opfyldt: Dato: Ansvarlig: Handlingsplan afsluttet: Dato: Ansvarlig: Underskrives af den ansvarlige for handlingsplanen 27
Bilag 6 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård - vand Overskrift: Ansvarlig for handlingsplanen: Involverede medarbejdere: vandforbrug på ejendommens fællesarealer Arbejdsmiljøudvalget Alle medarbejdere på Sundbygård Miljømålsætning: Miljømål: Vi forsøger at være på forkant med miljøet Vi ønsker at fremstå som et godt eksempel på et miljøbevidst bocenter Vi tilstræber at reducere vand forbruget på Sundbygård med 5%. Over det 1. år. Der opsættes pelatorer, der giver lige dele ilt og H 2 o på alle blandingsbatterier. I baderum opsættes vandbesparende bruserhoveder. Ved udskiftning af toiletter af ældre dato opsættes i stedet toiletter med lavt skyl. Formål med handlingsplanen: Vi ønsker at reducere vores samlede vandforbrug til gavn for miljøet. Succeskriterier: Det forventes at der kan aflæses en reduktion på vandforbruget, sammenlignet med samme periode sidste år, 2005. Arbejds- og ansvarsfordeling: Serviceafdelingen indkøber og opsætter pelatorer, bruserhoveder og lavtskyls toiletter. Handlingsplan logbog: Kontinuerlig udskiftning af emner i forbindelse med vedligeholdelse og reparation. Succeskriterie opfyldt: Dato: Ansvarlig: Handlingsplan afsluttet: Dato: Ansvarlig: 28
Bilag 7 Skema for handlingsplan for Bocentret Sundbygård - varme Overskrift: Varmeforbrug på ejendommen Ansvarlig for handlingsplanen: Involverede medarbejdere: Arbejdsmiljøudvalget Alle medarbejdere på Sundbygård Miljømålsætning: Miljømål: Vi tilstræber i det pædagogiske og faglige arbejde at minimere ressourceforbruget. Vi ønsker at fremstå som et godt eksempel på et miljøbevidst bocenter, i nærmiljøet. Vi tilstræber at reducere varmeforbruget på Sundbygård med 5%. Over det 1. år. Der indkøbes og installeres et CTS anlæg, på boligblokkene, svarende til blok a-b-c-d. Derved kan temperaturen styres centralt. Samtidig opsættes termostat ventiler på samtlige radiatorer. Formål med handlingsplanen: Vi ønsker at reducere vores samlede varmeforbrug til gavn for miljøet. Succeskriterier: Det forventes at der kan aflæses en reduktion på varmeforbruget, sammenlignet med samme periode sidste år, 2005. Arbejds- og ansvarsfordeling: Arbejdsmiljøkoordinator aflæser varme regninger kvartalsvis. Serviceafdelingen indkøber og opsætter termostatventiler. Endvidere bestiller serviceafdelingen firma til at opsætte CTS måling på varmeanlægget. Handlingsplan logbog: Firma bestilt telefonisk. Firma har næsten færdiginstalleret CTS udstyret. Succeskriterie opfyldt: Dato: Ansvarlig: Handlingsplan afsluttet: Dato: Ansvarlig: 29
Bilag 8 Årskalender 2007 30
31
Bilag 9 Brug af afvigelsesrapporter Guide til brug af afvigelsesrapporter Når en afvigelse skal rapporteres hentes skemaet på intranettet, udfyldes og sendes via e-mail til Søren Rasmussen (DM41@sof.kk.dk). Følg nedenstående guide hvis du er i tvivl: 1. Start Sundbygårds intranet op Har du ikke allerede adressen til Sundbygåds intranet liggende under foretrukne, så er adressen: http://sbgnetk00100/intranet/. Kopier denne adresse og sæt den ind i browserens adresselinje. Teksten kan kopieres på flere måder. Marker teksten og højreklik på den, og vælg derefter Kopier. I stedet for at højreklikke kan du benytte genvejstasten Ctrl+C (Ctrl-tasten holdes nede mens der trykkes på C-tasten). Nu er teksten (linket) kopieret ind i Windows såkaldte udklipsholder, og den skal nu sættes ind i browserens adresselinje. Højreklik i adresselinjen (der hvor man indtaster wwwadresser) og vælg menupunktet Sæt ind. Alternativt kan benyttes genvejstasten Ctrl+V. Tryk herefter på Enter og Sundbygårds intranet åbnes. 2. Find skemaet for afvigelsesrapporter Skemaet kan findes på to måder: Naviger dig frem via Infobasens mappestruktur - Klik på Infobasen yderst til venstre på skærmen for at vise dens indhold - Scroll ned til du finder mappen Miljøcertificering - Klik på mappen eller på det lille + til højre for mappen for at se dens undermapper - Klik på mappen Afvigelsesrapporter for at se dens indhold - Klik på linket Afrapporteringsskema for afvigelser - Klik på linket Afrapporteringsskemaforafvigelser.doc for at åbne dokumentet i Microsoft Word Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret Sundbygård SR/GØ 15.09.2006 1 1 af 2 32
Brug søgefunktionen - Klik på Søgning øverst til højre på skærmen - Indtast Afvigelsesrapporter i søgefeltet og klik på Søg (eller tryk Enter) - Klik på linket Afrapporteringsskema for afvigelser - Klik på linket Afrapporteringsskemaforafvigelser.doc for at åbne dokumentet i Microsoft Word 3. Udfyld skemaet - Udfyld dokumentet; læg mærke til at rammerne udvider sig jo mere tekst du skriver - Første rubrik med Afvigelsesrapportnr. og sidste rubrik med Dato og Underskrift udfyldes af den ansvarlige 4. Gem rapporten Når du har udfyldt skemaet skal du gemme din rapport der hvor du plejer at gemme dokumenter. Du kan ikke bare sige gem, da du så vil forsøge at overskrive skabelonen. Der er er det vigtigt at du gør som følger: - Klik på menuen Filer øverst til højre i menubjælken - Vælg menupunket Gem som - Naviger dig frem til den rette placering og husk at give filen et passende navn 5. Send rapporten via e-mail Rapporten skal nu vedhæftes en e-mail og sendes til Søren Rasmussen. Hvis du ikke er fortrolig med at vedhæftede filer så følg denne beskrivelse: - Start Outlook og vælg Ny postmeddelelse (som almindeligvis når du skal sende en e-mail) - Klik på Til og find Søren Rasmussen - Klik på det ikon der forestiller en papirklips for at vedhæfte en fil - Naviger dig frem til placeringen af rapport og dobbeltklik på filen. - Rapporten er nu vedhæftet og klar til at blive sendt til Søren. Dokument Godkendt af Gyldighedsdato Versionsnummer Side Bocentret Sundbygård SR/GØ 15.09.2006 1 2 af 2 33