Referat Referat af DEFF styregruppemøde den 22. november 2010 kl. 10:30-15:00 på KB, Mødelokale Holberg Deltagere: DEFF-styregruppen, repræsentanter fra licens- og programgrupper samt fra DEFFsekretariatet: Mai Buch (MB), Jens Thorhauge (JTH), Carsten Riis (CR), Peter Rubeck (PR), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Annette Winkel Schwartz (AWS), Knud Holck Andersen (KH), Svend Larsen (SL), Bo Öhrström (BOE), Arne Sørensen (AS), Mai Aggerbeck (MAG), Merethe Bloch Stein (MBS), Ole Michaelsen (OMI), Karin Lodberg (KL), Anna Mette Morthorst (AMM), Karen Harbo (KHA), Thomas Vibjerg Hansen (TVH), Claus Vesterager (CVE) Alfred Heller (AHE), René Olesen (ROL), Kirsten Due (KDU). Afbud: Mogens Sandfær (MSA), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Lis Randa (LR). Referent: Jakob Nedergaard Mortensen (JNM). 1. Godkendelse af dagsorden MB indledte mødet med at foreslå procedurerne for behandlingen af de fremsendte handlingsplaner. Programgruppeformændene ville have mulighed for en kort fremlæggelse under mødet, mens selve Styregruppens (SGs) beslutning ville tages efter, at de eksterne deltagere havde forladt mødet igen. Den samme procedure ville gøre sig gældende for høringen vedr. organisering af program- og licensgrupper. 2. Status fra sekretariatet BOE orienterede her om sekretariatets aktiviteter siden sidste SG-møde. Alt relevant materiale var udsendt, men han ville fremhæve enkelte highlights samt beskrive nyere begivenheder (se bilag DEFF 10/078). Vedr. økonomi var sekretariatet stadig underlagt dispositionsbegrænsninger. Det forventedes dog, alt afhængig af Finansministeriets dispositioner, at årets restmidler samt midler for Finansloven 2011 kunne disponeres pr. 1. januar 2011. Dette udgjorde baggrunden for de overslag, der var gjort. MB ønskede, at poster vedr. strategiarbejdet skulle fremgå af økonomioversigten, hvilket blev taget til efterretning. Ifm. strategiarbejdet havde BOE og MB holdt møder med DEFFs Koordinationsudvalg samt et fællesmøde med DI-videnrådgiverne og COWI. Alle havde udvist positiv interesse for strategien. MB havde ligeledes haft foretræde for Folketingets Kulturudvalg, hvor strategien også blev bragt på banen. 1
Mht. strategiprocessen ville sekretariatet efter dagens møde indskrive samtlige vedtagne ændringsforslag, således at et nyt udkast kunne sendes til styregruppen og de øvrige mødedeltagere til godkendelse i januar 2011. MB udtrykte ønske om snarest at få udpeget kommende programgruppeformænd (for A, B og C), således at disse ville kunne deltage i videst muligt omfang i den næste tids organiserings- og strategiarbejde. Det var desuden ønskeligt også at få udpeget en ad hoc formand for det nye (D), som kunne deltage i diskussionerne. Dette af hensyn til kontinuitet og generel generering af tankekraft på området. BOE kunne i øvrigt afsluttende orientere om, at Videnskab.dk fremadrettet skulle drives af en erhvervsdrivende fond. Dette ansås for at være den bedste løsning især for at sikre dens uafhængighed. 3. Behandling af handlingsplaner 2010 2011 De eksterne deltagere ankom her til mødet. MB takkede indledende for de mange kommentarer. BOE gjorde det klart, at efter dagens kommentarer og eventuelle godkendelse af interim handlingsplanerne, skulle de indeholdte projektansøgninger herpå kvalificeres yderligere i programgrupperne og som vanligt indsendes til behandling i SG. Informationsforsyning CVP og AHE redegjorde først for tankerne bag Informationsforsynings indsendte handlingsplan. Der var fokuseret på særligt to områder: Fremme af Open Access samt forvaltning af forskningsdata. Områderne var udmøntet i fem konkrete projekter til videre konkretisering, tre inden for Open Access (1. Dansk OA Netværk, 2. Database over tidsskriftspolitikker vedr. grøn OA, 3. Opdatering af DEFFs bidrag til Fedora repository softwaren) og to inden for forskningsdata (4. Kortlægning af universiteternes politikker, procedurer og ønsker, 5. Lokalisering og dokumentation af datasæt i praksis). Efter få uddybende spørgsmål fra SGs side anmodede MB programgruppen om at indsende de komplette projektansøgninger, hvorefter disse formentlig kunne ekspederes hurtigt. Arkitektur & Middleware Herpå gjorde AS rede for den indsendte handlingsplan fra A&M programgruppen. Planen indeholdt også fem projekter i alt, heraf to projekter af netværkskarakter (1. Konference om databrønde, 2. Konference om brugerskabte data og brugerspor) og tre projekter vedr. konsolidering eller fornyelse af eksisterende services (3. Videopublicering, 4. Dokumentlevering, 5. Mobilitet). Der udspandt sig en diskussion om projektet vedr. videopublicering, herunder dets rationale. En del af diskussionen gik på, om man her havde i sinde at anvende teknikken som erstatning for en manglende forretningsmodel fra forlagene. Var dette en redningsplanke for Edumedia? Kunne LARM-projektet evt. løse problematikken? Dybest set var argumentet, at der simpelthen manglede afklaring om behovet på området? Diskussionen afspejlede, at der var brug dette analyseprojekt til afklaring. MB lukkede herefter punktet. 2
Nye Institutioner Mai Aggerbeck og Ole Michaelsen fremlagde handlingsplanen. De fandt, at DEFFs strategioplæg satte fokus på udviklingen af bibliotekets funktioner og kompetencer i forhold til de uddannelser og uddannelsesinstitutioner, som netop skulle virke på vidensamfundets præmisser. Således rummede handlingsplanen tre projektskitser, der adresserede dette (1. PLE Next Generation, fase 2, 2. Udvikling af nye biblioteksfagligheder, 3. Ressourceknudepunkter). SG stillede en række spørgsmål til projektskitserne. Det blev påpeget, at førstnævnte projekt dækkede et meget stort område, og at et PLE var et meget dyrt og omfattende arbejde. Derfor ansås det for vanskeligt at realisere men dog væsentligt at afdække markedet for potentielle partnerskaber, herunder med Uni-C. Det blev desuden tilrådet ikke at bygge og udvikle noget selv men i stedet koncentrere sig om eksisterende systemer. Det blev anerkendt, at et sådant fælles system kunne være en god idé, og at der kunne være et reelt behov. Det fremgik dog endnu ikke klart hvilken form for system, der her skulle skabes, og om der var et egentligt behov for det. Det var vanskeligt på samme tid både at spørge, hvad som skulle etableres, og om der overhovedet var et behov. Det var desuden kritisk, at man jo ikke kunne få en bindende erklæring, før man kunne se, hvilket system der var tale om. Vigtige beslutningstagere skulle her tages i ed. Det blev således foreslået at lave dette som en slags værktøjskasse, hvorfra der kunne plukkes efter lokale behov. Desuden ville det fremme en projektansøgnings muligheder, hvis der blev opstillet økonomiske oversigter, herunder konkrete priser, som aftagere kunne forholde sig til. Om det andet projekt, Udvikling af nye biblioteksfagligheder, skulle det præciseres, hvilke biblioteker der her var tale om. Forskningsbibliotekerne skulle som minimum undtages. Der var et stykke vej til at fokusere på bibliotekarens kompetencer. Desuden ønskede man uddybet, hvad der mentes med et forskningsprojekt. Hvad var målet og ambitionen? Man skulle gøre sig klart, hvilke fagligheder der var i spil her, og hvad det nye skulle være. Vedr. projektet om Ressourceknudepunkter blev der sat spørgsmålstegn ved en grundlæggende præmis ved projektet: Var forskere overhovedet interesserede i at stille sig til rådighed og indgå i dialog. Dette fandtes tvivlsomt. Desuden var der skepsis over for at skulle skabe nyt software, mens det skulle præciseres, hvad projektets formål overhovedet var. Der blev opfordret til at udelade ordet portal og i stedet kalde det en platform. Det blev slutteligt bemærket, at hvis nøgleordet var synlighed, kunne PURE måske være løsningen. Mødet med Brugeren Karen Harbo og Thomas Vibjerg Hansen fremlagde programgruppens handlingsplan. De fandt det positivt, at der i det nye strategiudkast var fokuseret på kommunikation og det brugercentrede aspekt i bibliotekers relation til de omgivende miljøer, da dette også havde været programgruppens fokus. Man havde med interim handlingsplanen bygget videre på dette og primært fokuseret på forankring og bæredygtighed i forhold til igangsatte aktiviteter. Det udviklede skulle nu udbredes og bruges bredt og konkret i sektoren. I handlingsplanen fremgik det, at man ønskede at søsætte to projekter (1. Brugerskabte Data, 2. Videreudvikling af UB-testen) samt at afholde tre workshops i forlængelse af denne periode (3. Projekt Brugerkaravanen, 4. Projekt InfoArt, 5. Projekt 3
Dinevennerveddet.dk omdøbt til hvemved.dk ). Der skulle i forbindelse med hver workshop med midler gives mulighed for at arbejde videre med ovenstående eksperimenter i interesserede konkrete biblioteksmiljøer, således at den pågældende udvikling kunne omsættes i praksis. Vedr. Brugerkaravanen efterspurgte AWS et statistisk overblik over brugerne, herunder særligt erhvervslivet som projektet ikke havde afdækket. Ligeledes kunne tal for folkebibliotekerne samt for ikke-brugerne være relevante. SG fandt det en god idé at runde de ting ordentligt af, som man havde arbejdet med. Dette var en god måde til at inddrage bibliotekslandskabet på samt til at udstikke pejlemærker for fremtidens indsatser. Programgrupperne blev bedt om at revidere deres handlingsplaner i lyset af drøftelserne og fremsende de reviderede interimhandlingsplaner til styregruppen til godkendelse. 4. Behandling af nyeste version af DEFF-strategien MB takkede for de mange modtagne konstruktive forslag. Det handlede nu om at fokusere på de nye større indsatsområder. Desuden skulle det understreges i forordet, at nye indsatser ville forudsætte nye midler. Nye midler eller ej, skulle det ligeledes fremgå, at DEFF allerede bidrog til det innovative samfund. DEFFs nuværende opgaver, samt nye tiltag om at bevare adgang til alumner, skulle også fremgå af forordet. Kapitel 3 om aktiviteter i hovedindsatsområderne kunne nu i stort omfang erstattes af A- D i handlingsplanerne. Altså ville det nuværende indhold erstattes af input fra programgruppernes handlingsplaner. Diverse input til aktiviteterne i hovedindsatsområderne samt de nye initiativer ville blive indskrevet af DEFF-sekretariatet, som ville udarbejde et nyt udkast. BOE understregede, at det nu gjaldt om at få dette bragt videre hurtigst muligt. Den nye version af strategien ville blive rundsendt til SG og programgrupperne medio januar 2011 til godkendelse, hvorefter afklaring af muligheder for fremtidig finansiering skulle afdækkes. MB fandt, at man kunne finde en fælles struktur for formuleringen af samtlige fire indsatsområder. Der skulle findes et fælles fokus på brugernes informationskompetencer, services og indhold til brugerne samt på infrastruktur. Dette ville desuden virke godt ved fremlæggelse i politiske miljøer, ligesom det nu var væsentligt at sætte økonomi på. Det nye under indsatsområde D kunne også passes ind her. Open Access var allerede en del af den nuværende opgaveportefølje men kunne også indgå. CVP fandt ikke, at dette nødvendigvis skulle være et indsatsområde, idet universitetsbibliotekerne allerede her var forpligtiget. Politikerne kunne tilkendegive, at dette var en god idé som en biblioteksopgave men uden at ville betale. Det problem påtog MB sig i givet fald at løse i forbindelse med styregruppens videresendelse af strategien til koordinationsudvalget. BCD fandt det væsentligt at prioritere og fokusere DEFF-indsatsen. Med sine relativt få midler rådede DEFF kun over inkubationspenge og kunne ikke det hele. Det måtte handle om arbejdsdeling og at samarbejde på en anden og ny måde nogle skulle gøre noget, andre noget andet. MB fandt kommentaren relevant og var enig i, at denne prioritering måtte finde sted, når der var kommet kroner og overskrifter på strategiudkastet. Økonomien forudsatte prioriteringen. 4
BOE indvendte, at øvelsen var vanskelig pga. realiteterne med mange forskellige projekter, indsatser og sektorer ift. DEFFs mange interessenter. Han tilsluttede sig dette arbejdsdelingssystem men understregede, at det var institutionernes opgave at overbevise om, at det skulle fungere på denne måde. AS anerkendte det vanskelige i denne øvelse men understregede, at dette blot handlede om tillid. Særligt på nye områder som forskningsdata PURE blev nævnt som det gode eksempel - burde dette samarbejde finde sted, og her kunne DEFF gå forrest. Der var generel tilslutning til dette argument. MB erkendte, at faktoren omkring et differentieret DEFF-segment kunne være forvirrende. Samtidig var det dog også den faktor, der gjorde DEFF så relevant i en samfundsmæssig kontekst. Der var også generel tilslutning til i højere grad at fokusere på nationale løsninger og skærpe det internationale udsyn. Ved eksempelvist at understøtte Open Source havde DEFF mulighed for med færre midler at koble sig på internationale initiativer fx matching funding til open source udvikling. Flere var af den overbevisning, at samarbejdet om det nye ville være lettere for samarbejdspartnerne. JTH betonede i samme drøftelse det positive ved de tværgående programgrupper, hvis succes netop var betinget af det tværgående. Kunne man finde sammen i et samarbejde om de rundt regnet 10 mio. kr. om året, kunne heri ligge en arbejdsdeling og en berigelse pga. den ekstra arbejdskraft, bibliotekerne ville lægge i det. MB og BOE slog fast, at man må gøre tingene lidt forskelligt på forskellige områder. MB konkluderede, at der ville foreligge et nyt og anderledes strategipapir til januar. 5. Ny organisering af DEFFs program- og licensgrupper MB åbnede punktet. Det var væsentligt, at man tidligt i 2011 fik udpeget de nye programgruppeformænd også til den nye og fjerde gruppe. Dette kunne skabe momentum i den kommende programgruppeperiode. Hun foreslog herefter at indkalde alle programgrupper én gang årligt til SG-møder, hvor der kunne fokuseres og gås i dybden med temaer af fælles interesse. Dette kunne eksempelvis være brugerne. Først gik debatten på at etablere en matrix-organisation. Dette kunne være en god idé men fordrede høj mødeaktivitet. En gruppe D skulle sætte samarbejde med erhvervsfremmesystemet højt. Den endelige opgavefordeling kunne først ske, når nye programgruppeformænd var udpeget, da disse skulle bidrage hertil. BOE gjorde det her klart, at de fire nævnte pilotprojekter i det nuværende strategiudkast ville blive skrevet ud. Til gengæld ville piloten med DEA-Damvad blive skrevet ind. AS fremlagde herpå en figur med et forslag til organisering, som indebar tilknytning af en fagkonsulent/kommunikator til hver målgruppe. Denne person kunne evt. dækkes af de til hver programgruppe bevilgede midler. De nye formænd burde ligeledes både snakke sammen internt og fremlægge en plan for, hvordan de ville involvere deres målgrupper. Ligeledes ville denne ekspert kunne aflaste en formand, som vanskeligt kunne spænde over det hele. Ulemper og fordele ved modellen blev drøftet. Der var såvel politiske som økonomiske aspekter, som umiddelbart hindrede en model som denne, herunder en bekymring for det tværgående samarbejde samt skabelsen af en parallelorganisation. Der var endvidere stor forskel på målgrupperne. PRU og JTH understregede, at gymnasierollen var speciel, hvorfor denne løsning kunne være ønskelig i den sektor i en startfase. 5
Ligeledes blev der udtrykt bekymring over sårbarheden i at bygge dette op på en enkeltperson, i og med denne skulle have en fod i såvel biblioteksverdenen, i den politiske som i uddannelsesverdenen. KHA nævnte, at de kommende programgruppeformænd med fordel ikke alene kunne besidde en teknisk, men også have en indsigt i samt netværk til de forskellige faglige miljøer, som DEFF fremadrettet ønsker at målrette sin indsats. TVH adresserede problematikken vedr. en repræsentation af alle og udfordringen omkring sikringen af fornuftige relationer på tværs af programgrupperne. Kunne grupperne fx dække forskellige dele af et projekt? I den forbindelse udtrykte flere mødedeltagere ønske om en bedre fremtidig koordinering mellem programgruppeformændene. Dette kunne sikres ved hyppigere møder disse imellem samt ved eksempelvis en halvårlig workshop, hvor programgruppemedlemmer kunne mødes på tværs og udfordre hinanden. Afrundende var der enighed om, at det ikke var muligt at finde en totalløsning, der kunne tilfredsstille alle optimalt. Derfor enedes man om at forsøge sig med den foreslåede struktur og senere evaluere på den. Inden for den begrænsede DEFF-bevilling måtte man begrænse kompleksiteten i organisationen og derfor bevare hovedsigtet på videndeling. MB takkede afsluttende for de mange gode input. Sekretariatet ville følge op på diskussionen og herpå melde en køreplan ud for etableringen af den nye organisering. 6. Behandling af Indstillinger Det blev indledende afvist, at programgruppeformænd skulle deltage på SG-møderne. Dette kunne ske lejlighedsvist ved relevante punkter. De indsendte ansøgninger blev behandlet. Der blev efter denne sidste projektbehandling vendt tilbage til behandlingen af dagsordenspunkt 5, herunder opfølgning på den nye organisering, udpegning af formænd og repræsentation af målgrupper ( moder-institutioner ). KH og PRU talte varmt for fagkonsulent-ideen på gymnasieområdet grundet dets helt anden kultur, historik (uden for DEFF) og dets høje differentieringsgrad. Samtidig var dette et område under voldsom forandring, så det var væsentligt med en fagkonsulent med indsigt i relevante netværk. Mht. organiseringen lagde man sig fast på de fire programgrupper: A. Adgang og Infrastruktur, B. Undervisning og Informationskompetence, C. Indhold og Services, D. Innovation og Erhvervsfremme det nye. AS model blev forkastet i detaljerne, men ideen om en fagkonsulent for gymnasieområdet blev bevaret, og tankerne taget til efterretning. Dog var også pointen om forankring helt essentiel og nødvendig. Ligeledes burde grupperne, som BCD tidligere havde anført, mødes tiere for sammen at projektudvikle. BOE understregede dog den markante forskel på de enkelte medlemmer i grupperne. Der var også forskelle imellem grupperne. Eksempelvis var NI blevet en helt anden størrelse end planlagt, men den havde blot leveret andre gode resultater. AWS påpegede, at skulle man organisere brugerpaneler/-grupper, skulle de være ekstremt vedkommende. Det var væsentligt for kommende formænd at fokusere på behovene hos og betjeningen af deres målgrupper. I forlængelse heraf betonede PRU vigtigheden i, at der fremadrettet blev sikret en bedre sammenhæng mellem programgruppernes arbejde. Denne opgave var ikke for SG alene. JTH understregede igen at set i lyset af de få DEFF-midler, måtte 6
hovedindsatsen hedde tværgående samarbejde, videndeling og sikring af det allerede leverede. Samarbejdet skulle betragtes som en fortsat involverende proces, og han erklærede sig positiv over for den enkle model med de fire grupper, der var foreslået. Der var bred tilslutning til dette. Der fulgte herpå en drøftelse af et øget brugerfokus i DEFF. MB nævnte, inspireret af sit arbejde med Den Digitale Taskforce, at man i projektansøgninger kunne kræve brugervinklen indtænkt. Et modargument lød, at det mest ubureaukratiske ville være at lade dette ligge hos formændene. Dette krav om brugerfokus skulle formidles meget klart for formændene. BCD gentog her sit ønske om en halvårlig workshop, hvor projekter kunne koordineres, formuleres på tværs samt udfordres. For mange projekter fik ejerskab på formændenes institutioner. Vedr. udpegningen af nye formænd konstaterede BOE, at dette burde finde sted snarest muligt. Medlemmerne af SG anmodedes om at bidrage med forslag til mulige personer til at varetage disse roller. Sekretariatet ville udsende en køreplan for forløbet, hvorefter SG skulle tage endelige beslutninger på sit næste møde. Derudover ville Sekretariatet udarbejde en matrixoversigt med kompetencer til de enkelte grupper og ville desuden bidrage med potentielle formandskandidater. Det vil være vigtigt at kunne beskrive arbejdet for de kommende formænd præcist. 7. Status på projekt Potentialet for styrket erhvervsorientering i fag- og forskningsbibliotekerne BOE orienterede om status på pilotprojektet (se bilag DEFF 10/093). Der var etableret et samarbejde mellem en række biblioteksfolk fra såvel DEFF- som folkebibliotekssektoren og med Lyngby-Taarbæk Kommune samt andre i Region Nordjylland. Der skulle udføres desk research samt interviews. AWS informerede supplerende om, at pilotprojekterne primært handlede om at undersøge, om (alle) bibliotekerne kunne supplere erhvervsfremmesystemet. Resultatet skulle gerne pege på metoder og mekanismer, der kunne anvendes til at få erhvervsfremmesystemet til at tale bedre sammen og blive mere effektivt. Tanken i dette var biblioteket som underleverandør og at få afklaret, om bibliotekerne havde en mulig rolle at spille i denne niche. SL bifaldt dette. JTH fandt, at initiativet understøttede de strategiske overvejelser meget fint. Ved projekternes forventede afslutning i april 2011 skulle der afholdes en konference, hvor der skulle samles op og konkluderes på forløbet. 8. Eventuelt BOE orienterede om, at JISC årsmødet ville finde sted den 14.-15. marts 2011 i Liverpool. Flere udtrykte interesse, men der var enighed om ikke at slå arrangementet sammen med et SG-møde. Til gengæld efterspurgtes et fagligt møde, evt. med JISC repræsentanter. Erfaringen har dog vist, at det er svært at skaffe møder med JISC repræsentanter, der på dette tidspunkt har travlt med JISC årsmødet. Vedr. møder i 2011 ville ROL udsende en doodle. Herefter blev mødet hævet. 7