Til medlemmerne af Rosenvængets sogns menighedsråd, personalerepræsentant og kirkeværge Referat af møde nr. 17 i Rosenvængets sogns menighedsråd onsdag d. 6. maj 2015 kl. 19.30 i Luther Kirkens Korcenter med følgende dagsorden: Tilstede: Anders Aarup, Anders Gustav Svendsen, Jan Jull Nielsen, Kate Schøtt Jensen, Kirsten Bille, Micheal Thormann, Præst Rikke Juul, Præst Lene Tvilling, Allan Olsen, Amanda B. Norsker, Claus Gammelby Hansen, Medarbejder repræsentant Martin Madsen og Sekretær Thyra Sisse Jensen. Fravær m. afbud: Lars Hedemark, Peter Haystrup, Præst Kristine Gustav, Benedikte Sveigaard, Ivan Rod Fravær u. afbud: Stine Rothe 1. Godkendelse af referat fra møde nr. 16 Referat godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt 3. Formandens kommentarer Vi har fået afslag på renovering af Lenes have uden nogen egentlig begrundelse. Mere om dette kommer på et af de senere punkter. Der er to punkter på dagsordenen hvor Martin skal forlade lokalet, da punkterne handler direkte om ham. 4. Økonomi kvartalsrapport for 1. kvartal 2015. Punkt ved Anders Aarup Vi har brugt ca. 28% af budgettet for 2015, hvilket passer fint. Merforbruget har været på anskaffelse, herunder lystræet til Luther Kirken og på kirkelig undervisning hvilket var konfirmandundervisningen. Konklusionen er at vi indtil videre holder budgettet. Kvartalsrapporten for 1. kvartal blev godkendt. 5. Budget 2016. Punkt ved Anders Aarup Budgettet for 2016 er samme beløb som anvendt i 2014, hvilket betyder en lille nedskæring på rådighedsbeløbet. Der bliver spurgt, om der er blevet skåret over hele linjen og Anders svarer at alle punkter/poster er blevet vurderet, således er der ikke skåret ned. Rosenvængets Sogns Menighedsråd, CVR- nr. 21994618, Budget 2016. Bidrag budget afleveret d. 06-05- 2015 kl. 12:55 og godkendt at Menighedsrådet d. 06-05- 2015.
6. Lene Tvillings have. Afslag fra provstiet. Punkt ved Michael Der er kommet afslag på renovering af Lenes have uden nogen egentlig årsag tilknyttet. Michael oplyser at vi skal indhente 2-3 tilbud før noget kan besluttes. Lene oplyser at hendes kontormøbler er 30 år gamle. Jan mener at, at det kan vi ikke være bekendt, så hun får bevilling til at købe en kontorstol. 7. Reklamedame.dk. Punkt ved Michael Provstiet synes ikke at det er i orden at bruge Reklamedame til sognets kommunikationsarbejde. Michael har undersøgt reglerne hos Provstiet og det er en beslutning menighedsrådet skal træffe. Desværre er det ikke blevet skrevet i beslutningsprotokollen ved valget i efteråret 2014. Michael foreslår, at det bliver drøftet igen uden hans tilstedeværelse og han forlader rummet. (Formand Michael Thormann er ikke med til resten af drøftelserne af dette punkt og afstemningen herom). Provstiet synes Reklamedame er en for dyr løsning. Der er blevet brugt mange midler på PR de seneste par år, for at synliggøre sognet. Stor enighed om at Reklamedamen leverer høj kvalitet, men der skal sætte fokus på hvad der koster hvad. F.eks. laver Reklamedame også reklame for sognets kor og deres koncerter. Der forslås at hele økonomien for Reklamedames arbejde bliver kortlagt og derefter kan vi måske finde ud af, hvor der muligvis kan skæres. Både for vores eget budget og får at tilfredsstille provstiet. Det blev enstemmigt vedtaget ved afstemning at gøre fortsat brug af Reklamedame.dk, med det forbehold at regnskaberne skal gennemgås og det skal kortlægges, hvad hver enkelt der får designet og printet. Pr- udvalget skal stå for dette. Anders bemærker at budgettet i 1. kvartalt er blevet holdt for kommunikationsposten. 8. Oplæg til videre diskussion om prioritering af aktiviteter, herunder booking af faciliteter. Punkt ved Kirkeudvalget Lene fortæller om det seneste kirkeudvalgsmøde hvor Flemming og Thyra var inviteret med for at diskutere regler om bookning for sognets lokaler. Det blev gjort klart, at vi mangler en principiel diskussion omkring, hvilket slags sogn vi er og dermed en prioritering af kalenderbookning. Der ønskes fra alle præsterne og de øvrige ansatte i sognet en prioriteringsliste og et regelsæt fra menighedsrådet herom. Lene henviser til en løsning der blev omtalt på mødet, hvilket var at have et buffer- lokale forstået således, at der altid er minimum et lokale som står frit. Indløber der f.eks. en bisættelse, kan de, der har lejet/lånt lokaler og dermed evt. udgør støjgener for bisættelsen i kirkerummet, flytte til buffer- lokalet i en pålagt pause. Ligeledes ved en udlejning og bisættelse samtidigt og såfremt de pårørende ønsker kaffe efter bisættelsen, kan de tilbydes dette buffer- lokale. Samme situation med dåb og vielser. DAM sagerne skal diskuteres på menighedsrådsmøder, da det er meget omfattende og ikke kan besluttes alene af nogen i personalegruppen. Michael kontakter Morten herom og beder om information vedr. dato, pris osv, Michael oplyser derefter dette til menighedsrådet.
Kirsten spørger, hvem der skal tage denne principielle diskussion og der var enighed om at dette ligger hos kirkeudvalget og menighedsrådet. Jan påpegede, at der må udarbejdes nogle udkast til bookningsregler og derefter fortages diskussioner og afstemninger i menighedsrådet. Der skal arbejdes videre med det. Michael påpegede at migranterne en fredag eftermiddag havde en tjeneste med temmelig meget røgelse i hele kirken og at der var bygget et kæmpe telt rundt om kirkens alter Det har taget overhånd, som Kristine tidligere har påtalt. Michael vil tale med Ivan vedr. dette og det kan muligvis være at udlejning til migrantmenigheder skal op til overvejelse igen. 9. Frokostgudstjeneste evaluering. Punkt ved Præsterne Anders Aarup fortalte at det er rigtig hyggeligt og det har været nogle gode tjenester, men der er ikke nok kirkegængere. Der er flere ansatte end der er kirkegængere og det er ikke holdbart. Rikke påpegede at præster og ansatte prøver at gøre sig meget umage og synes det har været fine tjenester. Mange kender ikke til frokostgudstjenernes eksistens og der skal evt. designes flyers, som kan deles ud i lokalområdet. Allan tilbyder at dele dem ud i boghandlen. Frokostgudstjenester bliver et punkt på næste møde. 10. Visionsdag evaluering. Punkt ved Michael Allan påpegede at visionerne ramte meget ved siden af. Der var mere tale om f.eks. bookning og det betød vi ikke kunne tale visioner. Allan sagde at vi burde tale i plenum (som vi endte med at gøre) i stedet for at gå ud i grupper. Næste gang skal vi afholde en visionsdag som iværksætter tiltag. Rikke mente det var en god dag men var enig i at det ikke var en visionsdag. Menighedsrådet var ikke klar over, at der var så store problemer med f. eks. bookningen. Ulla påpegede vigtigheden af at man ikke kan se frem uden at have baglandet i orden. Michael tog en del af skylden for at det ikke ligefrem blev en visionsdag, da han havde kontaktet Jens inden visionsdagen og oplyst at visse arbejdsfordelinger o. lign. var nødvendige at samtale om, før nye tiltag kunne iværksættes og for at diskutere disse arbejdsfordelinger o. lign. skulle alle være til stede. Dette var vigtigt! a. Kommunikationsfolder til Rosenvængets Sogn Jens forslog til visionsdagen at vi evt. skulle sende et blad ud til sognet en gang årligt, for at blive mere synlige. Han forslog også at vi kunne få respons på gudstjenesterne og begivenhederne ved at uddele nogle korte spørgeskemaer, for at få en fornemmelse af, hvad folk egentlig ønsker fra deres kirke. Det skal der arbejdes videre med. Sogneblad til alle husstande er punkt til næste møde. 11. Altan på FNP 3. Punkt ved Ulla Ulla fremviser billeder af, hvordan altanen på Rikkes lejlighed kommer til at se ud, hvis den bliver lavet. Ulla fortæller, at der allerede er blevet lavet husregler for altanerne. Ulla har læst
alt igennem og er lidt nervøs for altanfirmaet, men der er blevet stillet en garanti. Der er lagt budget for hver lejlighed, som selv betaler. Derfor skal vi stemme om dette. Uanset udfaldet af afstemningen er det stadigt usikkert om altanprojektet overhovedet realiseres. Dette fordi der minimum skal være 18 lejligheder der ønsker en altan. Altanen vil koste 78.000 kr., såfremt alle beboerne ønsker altan (24 lejligheder). Michael påpeger at det evt. bliver dyrere, hvis vi venter til et senere tidspunkt, idet det altid er billigst at montere alle altanerne samlet. Tilbuddet skal forbi en jurist. Det blev vedtaget ved afstemning at menighedsrådet ønsker en altan på præstelejligheden Fritjof Nansens Plads nr. 3. 12. Lyddøre. Punkt ved Ulla Mellem kirkerummet og trappen. Mellem orglet og trapperepos. Mellem kirkerummet og samtalerummet. Mellem Wittenberg salen og våbenhuset. Mellem Wittenberg salen og bagtrappen. (Se bilag) Det er meget dyrt fordi det skal være præcis de samme døre som de gamle i form og i udseende. For alle fem døre koster det 216.575 kr. inkl. levering og montering. Allan: Er det muligt at gøre billigere? Michael: Provstiet siger at vi skal indhente flere tilbud. Jan: Der har været en lang snak om dette og det er nødt til at være sådan, at når menighedsrådet sætter noget i gang skal det også følges helt til dørs. Dette bifaldes. Det blev vedtaget ved afstemning at der skal indhentes flere tilbud på de fem planlagte lyddøre, at det derefter skal forbi provstiet, godkendes og derefter indkøbes. 13. Belysning til Wittenberg salen. Punkt ved Ulla Jan viser en prøve på en lampe han har sat op i salen og fortæller at det vil blive med manuelt dæmpningsfunktion. Der bliver indstillet til at indhente tilbud på lys og på at radiatorne bliver fjernet og nogle nye bliver sat op under vinduerne. Det blev vedtaget ved afstemning at der må indhentes tilbud på lys og varme til Wittenberg salen (Korcenteret) Ift. loftpladerne, er de kor som benytter salen i gang med at tage plader ned for at checke akustikken herefter. Hvis behovet bliver, skal der evt. hentes tilbud på akustikloftplader. Der skal males, især ved trappen og farvevalget er vigtig. Ift. møbler har Ars Nova tilbudt at være med til at betale en andel. Der ønskes evt. caféborde til foredrag, koncerter osv. Lys og varme har første prioritet. 14. Ny strukturering af anlægsbudget. Punkt ved Ulla Ulla indstiller til afstemning om omlægning i anlægsbudgettet. Dette er begrundet med at der f.eks. er mange gamle poster, der ikke er meldt af (se bilag).
Ulla har derudover fundet 2 millioner i budgettet og forslår at den ene million anvendes til istandsættelse af Lenes bolig og den anden million til det der mangler at blive istandsat i forhold til synrapporten fra provstiet. Ulla vil gerne arbejde tallene igennem igen og derefter skal det godkendes af provstiet. Det blev vedtaget at vi omstrukturer vores anlægsbudget. 15. Engangsbevilling til Martin for Julekalenderarbejdet. Punkt ved Benedikte Det blev vedtaget at der gives en engangsbevilling til kirketjener Martin Anker Madsen for hans store indsats med Julekalenderen. 16. Lønforhøjelse til Martin. Punkt ved Benedikte Benedikte var ikke tilstede på mødet, så det blev besluttet, at hun skal henvende sig til kirketjenerforeningen for at få den korrekte lønstigning og kendskab til reglerne herom. Herefter kan hun fremlægge det for menighedsrådet hvis der er noget ekstraordinær information. Ellers må lønforhandlingerne foregå mellem kontaktpersonen og de ansatte efter overenskomsterne. 17. Orientering fra kasserer, kontaktperson, kirkeværge og præster Intet der ikke allerede er blevet sagt. 18. Orientering fra udvalg og ordførere Udvalg: Børnehaveudvalg Til orientering er vi i gang med at få lavet ny gård. Ordførere: Bestyrelsespost i omsorgscenteret Fælledgården Der har været tilsyn fra embedslægen og alt tegner godt nu. Fælledgården er rykket lidt op i vurdering. Mere fokus på personalegruppens velvære. Kontaktperson til sognets menighedspleje Mødet var aflyst i dag. Lene er også med i Menighedsplejen. 19. Eventuelt / Runde blandt deltagerne Kirsten Bille fortæller at der ikke er datoer og tidspunkter på nyhedsbrevet når man læser det på mobilen. Martin oplyser at der er er førstehjælpskursus d. 12/5. 1. hold fra 16-18 og 2. hold fra 18-20. Man kan skrive en mail hvis man er interesseret i at komme med. Jan siger at der er indkommet et tilbud på hynder til Luther Kirken og der ligger stofprøver i Korcenteret. Ulla omtaler akustikken i Frihavnskirken, som fortsætter med gode forslag om tæpper og andet. Næste møde d. 3/6-2015.
20. Næste ordinære mødedato onsdag d. 20. august 2015. 21. Oplæsning, godkendelse, rundsendelse og underskrift af protokol Med venlig hilsen på vegne af Michael Thormann Thyra Sisse Jensen