NORRBOM & VINDING Videnregnskab 2003 Vi har hermed fornøjelsen af at præsentere vores første videnregnskab for Norrbom & Vinding. Det dækker året 2003. Idéen om at udarbejde et videnregnskab og dermed foretage systematisk dataindsamling i relation til vores viden-ressourcer opstod i efteråret 2002, på hvilket tidspunkt Norrbom & Vinding ansatte en videnmedarbejder. I løbet af 2003 blev forløbet planlagt, og selve videnregnskabet er udarbejdet i første halvår af 2004. Videnregnskabet for 2003 har to formål: Dels at fungere som et internt ledelsesværktøj dels at vise omverdenen, hvorledes vi har forvaltet og udviklet vores viden-ressourcer i det forløbne år. Opbygning Norrbom & Vindings videnregnskab er udarbejdet efter de retningslinjer for videnregnskaber, der er udgivet af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Konkret har vi valgt at centrere videnregnskabet omkring fem hovedmålsætninger for 2003, se nedenfor under målsætninger. 1. Indledende bemærkninger Overordnet har formålet med Norrbom & Vindings videnregnskab for 2003 været at afdække resultaterne af vores videnledelse. Hermed menes forholdet mellem indtægter og udgifter på videnområdet for 2003. Videnregnskabet er bygget op på følgende måde:
2 Målsætninger der har ligget til grund for videnregnskabet (2) Datamaterialet (3) Videnregnskabets konklusioner samt bemærkninger til årets resultater (4) Bemærkninger vedrørende regnskabspraksis samt noter (5) 2. Målsætninger Norrbom & Vindings vision Vores vision er at være et unikt og internationalt specialistfirma, som er kendt for kvalitet, optimal faglig kompetence og et højt serviceniveau. Vi ønsker, at Norrbom & Vinding er det naturlige første valg som samarbejdspartner for virksomheders HR-funktion, også når virksomheden skal rådgives på internationalt plan. Vores målsætning er at være markedsleder inden for arbejds- og ansættelsesret i Danmark. Hovedmålsætninger for 2003 At nå de overordnede strategiske mål, der er repræsenteret ved vores vision, er i 2003 konkretiseret i en række delmål. Ikke alle udfordringer kan gives lige høj prioritet, hvorfor vi i 2003 især har fokuseret på følgende fem hovedmålsætninger: 1. Produktudvikling 2. Procesudvikling 3. Kompetenceudvikling 4. Uddybning og udvikling af relationer med klienter og samarbejdspartnere 5. Internationalisering Med produktudvikling menes, at vi med især to initiativer har ønsket at udvide vores forretningsområde: Lanceringen af Norrbom & Vinding training-lab og udviklingen af et internetbaseret system, HR Helper, til håndtering af personalejuridiske dokumenter. Procesudvikling dækker over en række primært internt rettede målsætninger om at forbedre delingen af viden og information. At udarbejde et decideret videnregnskab er således et led i denne proces. Kompetenceudvikling er naturligvis en central ledelsesudfordring for en advokatvirksomhed. I 2003 har det således været en udfordring både at udvikle vores kompetencer i bredden, ved at følge med omverde-
3 nens øgede fokus på en række juridiske discipliner, og i dybden ved at udvikle vores interne uddannelse. Samtidig er det en målsætning, at Norrbom & Vinding til stadighed formår at tiltrække og fastholde de rette medarbejdere. I et stadigt mere konkurrencepræget marked er tætte relationer til klienter og samarbejdspartnere af stor betydning. Det har derfor været en væsentlig målsætning for Norrbom & Vinding i 2003 at bevare og uddybe sådanne relationer. Endelig er internationalisering en klar målsætning, naturligvis ikke mindst i regi ius laboris. Det er derfor en ledelsesudfordring at have de nødvendige kompetencer til at gennemføre dette samt at opnå så høj en grad af eksponering internationalt som muligt. 3. Data Nedenfor følger videnregnskabets data. Indledningsvis opregnes vore videnressourcer. Derefter følger videnregnskabet for hver af de fem ovenfor nævnte målsætninger. Regnskabet er udformet således, at der i venstre kolonne er angivet de indsatser, målsætningerne har konkretiseret sig i. Kolonnen til højre angiver resultaterne af disse indsatser. Som afslutning på afsnit 3 er angivet årets resultat.
4 Videnressourcer Medarbejderantal Som årsværk - heraf juristårsværk 42 37 18 Kønsfordeling Kvinder - andel af samlede antal medarbejdere 31 74% Mænd - andel af samlede antal medarbejdere 11 26% Gennemsnitsalder Medarbejdererfaring Gennemsnitlig erfaring for advokater (år siden cand. jur.-eksamen) 35 år 11,2 år Spænd 4-25 år Viden Årsværk alene anvendt på videnindsamling og ledelse 3
5 Målsætning 1: Produktudvikling Uddanne juridiske medarbejdere i kommunikation med klienter Antal seancer afholdt Gennemsnitligt antal deltagere Antal timer benyttet per deltager 2 15 18 Opdatering/udvikling af paradigmer Antal paradigmer færdiggjort og påbegyndt - heraf vedrørende individuelle ansættelsesforhold - heraf vedrørende virksomhedsoverdragelse og kollektive afskedigelser - heraf vedrørende offentlige ansættelsesforhold - heraf vedrørende personalepolitik - heraf vedrørende kollektive forhold i øvrigt - heraf vejledninger og noter - heraf oprettet men ej færdiggjort 59 15 8 3 6 6 6 15 Lancering af Norrbom & Vinding training-lab Gennemført? Ja
6 Udvikling HR Helper inden udgangen af 2003 Gennemført? Ja
7 Målsætning 2: Procesudvikling Mulighed for hjemmearbejdsplads Antal medarbejdere med hjemmearbejdsplads - andel af årsværk - andel af advokater - andel af ikke-jurister 24 65% 100% 58% Antal hjemmearbejdspladser etableret i 2003 - svarende til en forøgelse af det totale antal hjemmearbejdspladser på 9 60% Etablere intranet inden udgangen af 2003 Gennemført? Ja Etablere elektronisk videnbank inden udgangen af 2003 Gennemført? Ja Antal emner tilgængelige - andel af alle emner 107 88% Etablere rutine for opdatering af videnbank og Nyhedsservice Gennemført? Ja Opdatering/udvikling af paradigmer Se ovenfor.
8 Udarbejde videnregnskab Antal timer benyttet herpå, anslået 195
9 Målsætning 3: Kompetenceudvikling og rekruttering Afholde medarbejderudviklingssamtaler for alle medarbejdere Antal gennemførte medarbejderudviklingssamtaler - andel af planlagte 17 42% Afholde interne møder for deling af viden Antal afholdte møder - andel af planlagte Heraf antal gennemførte Norr- Vind-møder - andel af planlagte Heraf antal gennemførte juristmøder - andel af planlagte Heraf antal gennemførte advokatmøder - andel af planlagte Heraf antal gennemførte fuldmægtigmøder - andel af planlagte Heraf antal gennemførte administrationsmøder - andel af planlagte 30 63% 16 76% 2 25% 4 67% 4 57% 4 67% Synliggøre Norrbom & Vinding over for potentielle medarbejdere
10 Antal uopfordrede ansøgninger modtaget Antal hits på hjemmesidens jobog uddannelsesrelaterede sider 1) 145 1.922 Etablere IT-gruppe inden udgangen af 2003 Gennemført? Ja Deltage i eksterne netværk Antal medarbejdere, der deltager i eksterne netværk (eksklusiv Joint Pratice Groups/ius laboris) - andel af alle medarbejdere 6 14% Deltage i Joint Practice Groupsamarbejdet inden for ius laboris Antal advokater, der deltager i en Joint Practice Group - andel af alle advokater 8 64% Antal juristtimer benyttet på deltagelse i Joint Pratice Groups - antal timer i gennemsnit per deltager 550 68,8 Stille aviser, tidsskrifter og faglitteratur til rådighed for medarbejderne Gennemsnitlige udgifter per medarbejder i kr. 6.247 - heraf gennemsnitlige udgifter til tidsskrifter per medarbejder i kr. 2.319
11 - heraf gennemsnitlige udgifter til faglitteratur per medarbejder i kr. 2.533 Uddanne medarbejdere (eksklusiv deltagelse i Joint Practice Groups samt intern oplæring/sparring) Samlede udgifter i kr. - gennemsnitligt per medarbejder i kr. 958.470 22.821 Udgifter til fuldmægtigkurser i kr. 151.800 Udgifter til øvrig uddannelse (herunder specifik Norrbom & Vindinguddannelse ved eksterne konsulenter, kurser generelt, konferencer, sprog samt fagspecifikke juridiske kurser i kr. 748.475 Udgifter til transport med videre i forbindelse med uddannelse i kr. 58.195 Udgifter til uddannelse af specifikt jurister i kr. - gennemsnitligt per jurist i kr. 551.332 30.630 Udgifter til uddannelse af specifikt ikke-jurister i kr. - gennemsnitligt per ikke-jurist i kr. 197.143 8.214
12 Målsætning 4: Uddybning og udvikling af relationer med klienter og samarbejdspartnere Publicere faglige nyheder på hjemmeside Antal faglige nyheder på dansk Antal faglige nyheder på engelsk Antal juristtimer benyttet herpå - heraf partnertimer - heraf advokattimer - heraf fuldmægtigtimer 175 40 600 47 217 336 Publicere faglige nyheder om skat, pension og diskrimination, hvilke er særlige fokusområder Antal nyheder om skat - andel af alle nyheder Antal nyheder om pension - andel af alle nyheder Antal nyheder om diskrimination - andel af alle nyheder 7 4% 9 5% 16 9% Udsende nyhedsmails til klienter og samarbejdspartnere Antal udsendte nyhedsmails på dansk - heraf ekstraordinære Antal udsendte nyhedsmails på engelsk - heraf ekstraordinære 25 16% 7 0%
13 Antal abonnenter, danske, ultimo Antal abonnenter, engelske, ultimo 723 63 Synliggøre Norrbom & Vinding via hjemmeside Gennemsnitligt antal unikke besøgende per dag 20 Lancering af Norrbom & Vinding training-lab Se oven for under Målsætning 1 Undervise eksternt (eksklusiv Norrbom & Vinding training-lab) Antal advokattimer benyttet Andel af advokater, der har undervist Antal undervisningstimer per advokat i gennemsnit, inklusiv forberedelse 882 83% 88,2 Deltage i faglige netværk Antal netværk med deltagelse af medarbejder fra Norrbom & Vinding 2) 12
14 Målsætning 5: Internationalisering Internationalisere sagsportefølje Andel af sager for internationale klienter 14,3% Publicere faglige nyheder på engelsk Antal nyheder publiceret på engelsk Antal engelske nyhedsmails udsendt 40 7 Synliggøre N&V internationalt via hjemmeside Andel udenlandske besøgende på hjemmesiden 14% Opnå bedst mulig ranking for arbejds- og ansættelsesret i Danmark i internationale opslagsværker Ranking, European Legal 500 (2003) Ranking, Global Counsel 3000 (2003) 1 1 Have medarbejderstab med international erfaring Andel af medarbejdere med udlandsophold - heraf andel af advokater 35% 75% Andel af medarbejdere med udenlandsk akademisk grad - heraf andel af advokater 14% 33%
15 Årets samlede resultat Udgifter til uddannelse i alt i kr. 958.470 Udgifter til systeminvesteringer, herunder intranet og videnbank, i alt i kr. 1.038.081 Udgifter til aviser, tidsskrifter og faglitteratur i alt i kr 231.193 Antal juristtimer benyttet på deltagelse i Joint Practice 893.750 Groups/ius laboris, omregnet som udgift i kr. 3) 976.056 Antal juristtimer benyttet på publicering af faglige nyheder, omregnet som udgift i kr. 4) Samlede udgifter relateret til videnledelse i 2003 i kr. 4.097.550 Årsværk benyttet på videnindsamling og ledelse: 3 Som andel af det samlede antal årsværk 8,1%
16 4. Bemærkninger og konklusioner Det er vanskeligt at foretage en intern benchmarking af årets data, idet vi i sagens natur ikke er i besiddelse af tal for tidligere år. I den henseende må det være en væsentlig hensigt med årets videnregnskab at danne udgangspunkt for kommende år. Af samme årsag er det vanskeligt at betegne indsatser som dyre, billige, uhensigtsmæssige, med videre. Dette lader sig ligeledes bedre gøre, når der eksisterer tal for 2004. I relation til videnregnskabet for 2003 er der dog følgende bemærkninger at gøre: Videnressourcer Tallene dækker over en nettotilførsel af juristerfaring. I øvrigt bemærkes, at 8% af Norrbom & Vindings stab (3 årsværk) udelukkende arbejder med videnindsamling og deling. Produktudvikling De konkrete indsatser i relation til målsætningen om at produktudvikle var i 2003 præget af store investeringer og et omfattende forberedende arbejde. Det er forventningen, at investeringerne i 2004 vil være af mindre omfang, og at vi i løbet af 2004 vil se udbyttet af investeringerne i 2003. Procesudvikling Som for produktudviklingen gælder, at der er brugt omfattende ressourcer herpå i 2003, men at resultaterne heraf først vil kunne ses i 2004. Dette gælder særligt indsatsområderne intranet og videnbank. Kompetenceudvikling og rekruttering De facto-gennemførelsen af interne møder har været mindre tilfredsstillende, mens afholdelsen af Medarbejderudviklingssamtaler har været utilfredsstillende. Omverdenens interesse for Norrbom & Vinding som potentiel arbejdsplads har til gengæld været god.
17 Der er brugt omfattende økonomiske ressourcer på uddannelse og dermed udvikling af medarbejdernes kompetence. Relationsudvikling Vi har i 2003 haft væsentlig succes med videndeling med såvel klienter som samarbejdspartnere. Internationalisering Årets resultat er på dette punkt tilfredsstillende. Dette gælder både international eksponering og det konkrete udbytte i form af samarbejde med internationale klienter. Information Det har ikke været muligt at skaffe alle ønskelige data til brug for videnregnskabet for 2003. Følgende data kunne have været ønskelige at inkludere i videnregnskabet for 2003: Sygefravær Kundetilfredshed Medarbejdertilfredshed Barsels- og orlovsfravær Benchmarking i forhold til branche, om muligt Antal publikationer pr. medarbejder Generelle IT-udgifter pr. medarbejder Endelig skal bemærkes, at en del information bevidst er udeladt, herunder tid brugt på intern oplæring og sparring (for eksempel uddannelse af fuldmægtige).
18 5. Benyttet regnskabspraksis samt noter Regnskabspraksis Der er i regnskabet benyttet tal og informationer fra følgende kilder: Sagsstyringssystem (tidsregistrering samt regnskabsmæssige oplysninger) Hjemmesidens statistikmodul Interne fildrev Estimater Der regnes overalt i videnregnskabet med en samlet medarbejderstab på 42 (ultimo 2003), svarende til 37 fuldtidsårsværk, 18 juristårsværk og 19 ikke-juristårsværk. Det bemærkes, at både det samlede medarbejdertal og årsværk-tallet er benyttet i regnskabet, alt efter relevans. Noter 1) Tallet dækker alene perioden 10. september 31. december 2003, hvor korrekt hjemmesidestatistik er tilgængelig. 2) International Bar Association, Dansk Forening for Arbejdsret, Advokatrådets erhvervsudvalg, netværket knowledgemanager.dk, XBHR Global Forum for Cross-Border Human Resource Experts, diverse erfagrupper (jura, IT, bogholderi), International Society for Labor and Social Security Law, European Employment Lawyers Association samt Progress. 3) Beløbet er et estimat, fremkommet ved at omregne i alt 550 juristtimer til kr. ved at gange med Norrbom & Vindings gennemsnitlige juristtimepris på kr. 1.625,-. 4) Beløbet er et estimat, fremkommet ved at omregne i alt 600,65 juristtimer til kr. ved at gange med Norrbom & Vindings gennemsnitlige juristtimepris på kr. 1.625,-.