Referat af bestyrelsesmøde i Charlottenlund Søbad 17. november 2013 Til stede: Afbud: Birgitte Possing (BP), Morten Hald Mortensen (MHM), Ole Bjarrum (OB), Marie Louise Steve (LS), Helle Melbye (HM), Karsten Ravn (KR) samt som observatør serviceansvarlig Niels Melbye Anders Jensen (AJ) Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden og velkomst til Niels Melbye 2) Strategi, herunder medlemsovervejelser, organisatoriske overvejelser, fornyelse og vedligeholdelse, overvejelser om bæredygtigt energiforbrug samt overvejelser om økonomi 3) Opfølgning på brand, bademesterhus, el og karrusel 4) Vedligeholdelsesinitiativer 2014 5) Igangsættelse af karrusel 6) Status økonomi 7) Håndtering af ris og ros fra medlemmer nu og på generalforsamling 8) Bestyrelsesevaluering 9) Charlottenlund Søbad på sociale medier 10) Nye kandidater og arbejdsdeling i bestyrelsen efter marts 2014 11) Indledende drøftelse af jubilæum 2015 12) Farvel til Helle Melbye 13) Eventuelt 14) Næste møde 1. Godkendelse af dagsorden mv. Dagsorden blev godkendt og BP bød Niels Melbye velkommen som ny serviceansvarlig på Søbadet. Det blev meddelt, at HM af habilitetsgrunde udtræder af bestyrelsen. KR indtræder i stedet som fuldgyldigt medlem af bestyrelsen. 2. Strategi Enighed om at fastholde det overordnede mål for Søbadets værdier og mission og at fastholde den klassiske balance mellem forening og service, også med det store medlemstal. Strategien refereres på den kommende generalforsamling og udmøntes som følger: 1
Medlemsovervejelser Følgende blev besluttet: a) at kapaciteten på Søbadet kan klare, at grænsen for medlemstallet hæves fra de nuværende 3.000 medlemmer til 3.250 medlemmer. Som konsekvens optages ca. 350 nye medlemmer fra den eksterne venteliste pr. 1. maj 2014. b) at den eksterne venteliste igen pr. 1. maj 2014 og fremover indtil videre ikke får noget loft, således at omfanget af den underliggende interesse for at benytte Søbadet bliver tydelig for alle inkl. Gentofte Kommune. c) at 100 medlemmer fra den interne venteliste til heltids vintermedlem optages som heltids medlemmer pr. 1. januar 2014. d) at afskaffe gebyret for at blive optaget på den interne venteliste til heltids vintermedlem Endvidere besluttede bestyrelsen, at det nye medlemssystems muligheder fremadrettet skal udnyttes til en tættere opfølgning på medlemstilgang, -afgang og bestand. Med baggrund i en stigende uopmærksomhed fra nogle medlemmers side på retningslinjerne for acceptabel adfærd på Søbadet besluttede bestyrelsen at udforme et brev om emnet, som alle medlemmer vil modtage sammen med indkaldelsen til den kommende generalforsamling, og som nye medlemmer vil modtage ved optagelsen. Desuden besluttede bestyrelsen at undersøge, om det var muligt at udvikle et opslag (sommer- og vinterversion), som i piktogramform erindrede om adfærdsreglerne. Med henblik på en mere effektiv kommunikation via e-mail godkendte bestyrelsen, at leverandøren af medlemssystemet sættes i gang med at udvikle et segmenteringsværktøj i det omfang, det ikke er muligt p.t. at skelne mellem medlemskategorier, når e-mails skal sendes. På kommunikationsområdet blev det besluttet aktualiseret af problemerne med nøglebrikker og forløbet af udbedringerne efter branden i august at udvikle en regelmæssig, men dog behovsbestemt, information til medlemmerne om aktuelle forhold på Søbadet. Distribueres på hjemmeside og opslag på Søbadet. Nævnte faste opslag og andre opslag fra bestyrelsen sættes konsekvent kun i boksen ved indgangen, så medlemmerne ved, at de kun behøver at se et sted, hvis de vil holde sig orienteret. Der sættes en streamer på boksen (Information fra bestyrelse og personale), så det bliver tydeligt for alle. Tavler i omklædningsrum får en streamer med teksten Fra medlem til medlem påsat. Organisatoriske overvejelser Opgavefordelingen i bestyrelsen fastholdes frem mod den kommende generalforsamling. HM s informationsopgaver overgår i første omgang til den nye serviceansvarlige. Bestyrelsen ønsker flere kandidater til bestyrelsen frem i lyset, da AJ og LS har meddelt, at de udtræder ved den kommende generalforsamling. Søgningen igangsættes nu, og der gøres en foreløbig status på bestyrelsens møde i januar 2014. Honorering af bestyrelsesmedlemmer blev drøftet. Det blev fastholdt, at bestyrelsen arbejder ulønnet, men kan få udbetalt dækning af udlæg og omkostninger i forbindelse med større projekter, som fx saunabyggeriet og den igangværende genopbygning efter branden i august. 2
Bygningsmæssige overvejelser Den eksisterende langsigtede plan fastholdes, dog vil der ikke i 2014 blive igangsat noget, som kan tænkes at påvirke eller genere medlemmernes brug af Søbadet. Bestyrelsen besluttede at iværksætte en analyse af de bærende elementers tilstand. På kort sigt skal der nye døre i omklædningsrummene. For at reducere slitagen som følge af vejrlig vil de nye døre åbne indad og blive forsynet med pumpe, så de lukker automatisk. Samtidig sikres det, at varmen slår fra automatisk, når dørene er åbne. Funktionen, der automatisk låser dørene ved strømafbrydelse fjernes ligeledes. Økonomiske overvejelser En gennemgang og analyse af Søbadets egenkapital, investeringspolitik samt regnskabstallene fra de sidste ti år til 2012 viste, at Søbadet ikke har nogen alvorlige økonomiske udfordringer på økonomisiden. Det var en god og opløftende konklusion, og det blev besluttet, at den analyse skal fremlægges på den kommende generalforsamling. Den samlede strategi blev vedtaget. 3. Opfølgning fra brand Holder alle aftaler med håndværkerne resten af tiden, er elektricitetsforsyningen genetableret og det renoverede bademesterhus klar til brug inden jul. Noget senere end oprindelig forventet. Der er flere årsager til forsinkelsen. De væsentligste er, at bestyrelsen indledningsvis forhandlede med forsikringsselskabet om blot at få udbetalt en sum for bademesterhuset, så vores ønske om et mere rummeligt hus kunne realiseres, når nu skaden var sket. Det lykkedes ikke, og forsikringsselskabet insisterede på at bruge egne håndværkere. Derfor har vi ikke kunnet styre forløbet. Dernæst blev vi og resten af Danmark jo ramt af en voldsom orkan, som betød, at forsikringsselskabet omprioriterede håndværkerressourcerne, så vi så i længere tid ingen håndværkere på broen. 4. Vedligeholdelsesinitiativer Behandlet tidligere. Se ovenfor under bygningsmæssige overvejelser. 5. Igangsættelse af karrusel Karrusellen igangsættes for en begrænset kreds af medlemmer i januar/februar 2014, så eventuelle indkøringsproblemer vil kun berøre et fåtal. Den ventes fuldt operationsklar for alle medlemmer fra 1. marts 2014. Adgang for medlemmer, som er kørestolsbrugere eller medbringer barnevogn sker gennem den nuværende gitterlågeindgang. Der etableres en særlig indgangskategori til dette formål, så adgang kan ske uhindret. Medlemmer med behov for at blive registreret i denne nye kategori kan kontakte den serviceansvarlige fra februar måned, dokumentere behovet og få en speciel kode hertil. Dette vil også blive tilfældet for medlemmers børn i maj + september. 3
Endelig betyder karrusellens igangsætning, at de nye gæsteregler kan implementeres. Hvert medlem kan have op til 5 gæster på Søbadet pr. år mod betaling af 50 kroner pr. gæst. Adgangene købes på hjemmesiden ved hjælp af Dankort og vil også udløse en kode, så gæsten kan komme ind og ud. Når strømsystemet er genetableret, igangsættes en forsøgsperiode, hvor karusselen køres ind, før den frigives til almindeligt brug for medlemmerne. 6. Status økonomi Behandlet tidligere. Se ovenfor under Økonomiske overvejelser. 7. Håndtering af ris og ros fra medlemmer nu og på generalforsamling Der er tegn på en vis utålmodighed blandt medlemmerne på grund af besværet foranlediget af brand og opsætning af nyt indgangsparti. På bestyrelsesmailen svarer BP imødekommende og forklarende på kritiske medlemmers vrede henvendelser. Punktet behandles i øvrigt på næste bestyrelsesmøde i januar 2014. 8. Bestyrelsesevaluering Punktet behandles på næste bestyrelsesmøde i januar 2014. 9. Charlottenlund Søbad på sociale medier Punktet behandles på næste bestyrelsesmøde i januar 2014. 10. Nye kandidater + arbejdsdeling i bestyrelsen efter marts 2014 Punktet delvis behandlet ovenfor. Et medlem har vist sig villig til at stille op som kandidat til bestyrelsen, hvilket blev hilst velkommen; Der indhentes flere forslag i løbet af de kommende måneder. Desuden meddelte BP, at OB havde indvilliget i at overtage kasserer-opgaven fra AJ, når denne fratræder. 11. Indledende drøftelser af jubilæum 2015 Uforpligtende drøftelse af mulige former og indhold. Drøftelserne vil fortsætte på kommende møder. 12. Farvel til Helle Melbye Se ovenfor under Godkendelse af dagsorden. 4
13. Eventuelt Bestyrelsen bekræftede en tidligere beslutning om, at kiosken også skal kunne modtage andre korttyper end Dankort. Ansøgning skal sendes til Nets. OB leverer digitalt foto til formålet til den serviceansvarlige. 14. Næste møde Næste møde for Søbadets bestyrelse afholdes 14. januar 2014 hos AJ. 5