Afdelingsbestyrelsen v/baunebjerghuse Møde i afdelingsbestyrelsen tirsdag den 14. maj 2013, kl. 19.30 Mødet holdt i Multihuset, Baunebjergvej 283. Indkaldt: Ole Poulsen, Henrik Andersen, Jan Larsen, Daniel Sommer, Henrik Andersen Suppleanter: Claus Kann. Ejendomsmester Ralf Antonsen afbud Referat 1. Godkendelse af referat fra den 9.4.2013 Godkendt.. 2. Meddelelser mellem driftscenter og afdelingsbestyrelse. Meddelelser fra Ralf: a. Forbrug april: Multihus Vand El Varme Ralf undersøger om der kan sættes bi måler på varmen til næste møde. Fælles: Vand: El : Fra afdelingsbestyrelsen: a. Lukket punkt b. Stålbord til kaffemaskine Ralf har bestilt det hos Brønnum. Stål bord er leveret c. Gulvvaskemaskine kl.10 fredag bliver en model fra Nilfisk demonstreret. Demo bliver på et andet tidspunkt som aftales med Ralf. e. Plads til grønt affald. Det grønne affald har fået en midlertidig plads på Teglgårdsvej hvor der er 1
lavet et bur til affaldet, det er ikke kønt, der bør laves en permanent indhegning. Der hvor affaldet er i øjeblikket kommer der måske carporte, så kan ikke være et blivende sted. Er der andre forslag, det må godt være lidt skjult fra alfarvej, da det kunne friste nogle udefra til at benytte det. Iflg. besked fra Ole Sørensen skal vi ikke have byggetilladelse til plads til grønt affald. Vi drøfter hvor der kan være. Det bliver ved indkørsel til TGVej f. Kompost i lighed med sidste år. Sidste år fik vi et læs kompostjord som beboerne kunne bruge til haverne og hækkene. Samtidig kan det også spredes til afdelingens bede. Ralf sørger for at der bestilles et læs, når komposten er tilgængelig, i øjeblikket er der for megen frost. Vi får besked i god tid så vi kan advisere beboerne. Aftalt at KT sender skrivelsen fra sidste år til Ralf. Der er bestilt et nyt læs kompost til fælles brug. g. Oprydning på asfaltbanen, eventuelt indkøb af en ny Basketnet med stander. To basketnet med små mål under kunne være fint. Ralf undersøger hvad de koster. Pladsen skal snarest ryddes for jorddepot som Morten Thomsens firma skal fjerne. Ralf tager fat i ham. Pladsen skal også holdes ren og fejes med jævne mellemrum, ligesom ukrudt skal fjernes. KT skriver til Ralf om fjernelse af jord samt fejning. Ralf har undersøgt pris fra Leika på basketnet med mål under. Koster 43.000. Afventer da det er lidt kostbart. h. De grønne områder: Ralf fremlægger plan for den kommende måned. Dette punkt forsætter til næste møde. Nyt Punkt: i. KT kontakter Driftscenter for at høre om vi kan få afhentet fliser m.m.som storskrald. 3. Afdelingsmødet den 18. september 2012. Dette punkt kører videre med tillæg om byggetilladelse til kommunen. 2
a. Carporte på Teglgårdsvej Tegning, samt byggetilladelse søges hos Fredensborg Kommune. Morten Thomsen har målt op til 2 x 7 carporte. Placeringen af carportene er tænkt at begynde fra den side af p-pladsen der ligger længst væk fra opkørslen således at mindst beboerne ikke generes af udsyn på carportene. Vi afventer kommunal behandling af godkendelse og bygge tilladelse. Tegninger modtaget fr Morten Thomsen, givet videre til kundechef Ronny Hjorth-Nielsen, som skal fremsende til Fredensborg Kommune. KT rykker den 13.5. Vi afventer svar fra kommunen 4. Multihuset a.tilbud fra Sommers Gulve, 16.875 incl. moms. Er der garanti på behandlingen? Kun garanti hvis firmaet en gang om året kan yde service. Vi fravalgte den ekstra service, mener ikke det burde være nødvendigt at give gulvet så stor en behandling hvert år. Er afdelingskontoret beregnet med? Afdelingskontoret er med b. Lejekontrakt til Multihuset Ole og Karin laver forslag til ny lejekontrakt Oprydning udenfor skal lejer foretage. Dette skal fremgå af kontrakten Leje af projektoradgang skal også fremgå. Der skal også gøres opmærksom på at ovn, gryder, serveringsvogne, køleskabe skal være rengjort. Der arbejdes med en ny lejekontrakt. Er færdig, vedhæftes. Lejekontrakt redigeres færdig, der skal også stå Hverdage kr. 500. Samt nummering. Vi drøftede også om pengene ikke skal være betalt inden lejeren får nøgle til huset. Ønskeligt at der står betalingsdato. c Samtidig har jeg spurgt om de ville tage vores vogn til transport af bordene retur da den er ustabil at bruge. Det vil de ikke, men anbefaler at vi henvender os til en der hedder Peter som køber brugte møbler. Ralf ringer til Peter. Afsluttet sag. 3
d. Revision af indretning Multihus, Ole Poulsen har udarbejdet en plan der giver mulighed for at få mere skabsplads. Indkøb af 8 stk. hylder til depotskabe (IKEA) Lille skab med lås til opbevaring af PC er, placering afdbest. kontor. Vogn til borde afskaffes, Stole og borde opbevares i garderobe, hvilket giver plads i det lille lokale i forbindelse med salen. Det blev drøftet om grupperne kunne opbevare ting de brugte til deres aktiviteter. For nuværende er der kun en aktivitetsgruppe, Madgruppen, der har brug for at kunne opbevare krydderier m.v. Vi vedtog at indretningen, og må fremover stille plads i rimeligt omfang til rådighed for kommende grupper, men der skal tages hensyn til at huset også skal bruges til selskaber. Dette punkt forsætter 5. Terrasseoverdækninger/udestuer. KT har kontaktet først brandmyndighederne i vor kommune, senere Steinar Bagge i byggesagsafdelingen i Fredensborg Kommune, men desværre forgæves, han ringer ikke tilbage. Jeg har kontaktet byggemyndigheden for at høre om hvordan Fredensborg Kommunes bestemmelser vedr.terrasseoverdækninger i træ, efter tip fra en medarbejder i brandvæsenet. Tilbud fra tømrermester Kim Lundbak på opførelse af brandvæg beløber sig til kr. 21.337, heraf er materialer 8.320 og arbejdsløn 8.750. Vi mener det er et ganske horribelt beløb. Se videre under pkt. 6 6. Glasoverdækninger/lukkede. Priser fra Pavillon Danmark pr. 27. feb. 2013: Arcadia vægdrivhus 305 x 384 cm. kr. 43.600 opsætning kr. 11.900 305 x 457 cm 42.010 11.900 230 x 457 cm 36.670 9.900 230 x 384 cm 34.190 8.900 Overdækning 305x 384 cm 25.662 opsætning kr. 11.900 305 x 457 cm 29.843 11.900 KT refererede til telefonsamtale med Steinar Bagge i Fredensborg Kommune, han så ikke noget til hinder for at de oprindelige terrasseoverdækninger i træ stadig kan laves. KT bad om en skriftlig tilkendegivelse på dette. Der var enighed om at skrive ud til alle beboere om de to former for overdækning. Der skal ibrugtagningstilladelse med syn af ejendomsmester og en repræsentant fra afdelingsbestyrelsen, der skal påse at træoverdækningerne er lavet korrekt. 4
Tilbuddene vedr. glasoverdækninger/lukkede vægdrivhuse sendes ud til beboerne samtidig med vi udsender skrivelse vedr. træoverdækningerne. Glasoverdækningerne/drivhusene kan beboerne få lavet som individuel råderet, hvor beboeren kan låne i afdelingen og betale lånet tilbage som huslejeforhøjelse, overdækninger tilhører herefter afdelingen, og skal vedligeholdes af afdelingen. Havevandring aftales på næste møde 7. Grønt område Teglgårdsvej. Bedene fra p-pladsen/ stierne ud til Tgv. ønskede beboerne renoveret, samtidig er de godt trætte af Alliker og Råger der har taget ophold i de høje træer. Skal vi indkalde til møde med beboerne og høre hvad de kunne ønske at få lavet ud til TGV.? KT laver brev til beboerne på TGVej med indkaldelse til møde d.28-05-13 Kl.19.00 for og høre deres mening om evt.ønsker og forslag. 8. Helhedsplan. Møde afholdt med Per Zwinge og Sidsel Hodge fra Witrax arkitekter den 31. oktober. På mødet blev der forevist de billeder der var fotograferet fra vores tur den 6. oktober. Per Zwinge forelagde forskellige bud på de tanker arkitekterne havde, bl.a. kviste, sammenlægning af boliger for at få tilgængelighed indarbejdet i projektet. Der blev aftalt møde med alle beboerne den 15. januar 2013. Deltagerne opdeles i grupper, der behandler de forskellige forslag. Aftenen starter med varm mad kl. 18, kl. 18.30 kommer der et oplæg fra arkitekterne, herefter kommer deltagerne med forslag og ideer. KT har kontaktet Witrax arkitekter, umiddelbart intet nyt fra dem, mail hvori Sidsel Hodge spørger om hvornår vi har møder. KT kontakter Witrax og forslår møde 11-06-13 Punkt Helhedsplan kører videre. 9. Lukket punkt. 11. Ole Poulsen giver referat fra konstituerende møde i Humlebæk Boligselskab. Vi drøfter det kommende ordinære repræsentantskabsmøde den 10. juni, indkaldelsen skal være os i hænde mandag den 13.5. 4 uger før mødet. 5
12. Modtagne breve/meddelelser. Ronny har desværre opsagt sin stilling til fratrædelse den 31.5.2013. Kommende aktiviteter: 14.5.2013 Møde i afdelingsbestyrelsen 07og 08.06 Landskonference Domea i Kolding. 10.6.2013 Repræsentantskabsmøde i Humlebæk Boligselskab 11.06.2013 Møde i afdelingsbestyrelsen ( behandling af nyt vedligeholdelseskatalog m.v.) Afventende aktiviteter der er gamle: Hækudskiftning Fældning/beskæring af træer Opstribning på p-plads v. Multihus (12.9.2012 afdelingsmøde) og p-plads ved materielgård. Trappe på volden østsiden laves til foråret 13. Hegn ud til Strandgårdsstien hos Alice Teilmann 357 Asfalt i carport nr. 18 skal udbedres. Vand fra østsiden af carportbygningen, det skal ledes til afløb. Martsmødet 2013 Stensætning 24.05.2013 JL 6