Referat for: Aabenraa Provstiudvalg PU møde 3. november 2015. Kl. 16,30-19,00 Mødested: Provstikontoret Mødepunkt 1 Besøg af stiftsudvalgsmedlem Marius Nørgaard Beslutning Marius orienterede om arbejdet og økonomien i stiftsudvalget. Marius deltager fremover i provstiudvalgsmøderne måneden efter, at der har været møde i stiftsudvalget. 2 Godkendelse af dagsorden Godkendt Punkt 13 "De gule sedler - kirkeligt arbejde" udsættes til PU mødet i januar. 3 Referat fra sidste møde Godkendt 4 Generel drøftelse af forpagtningskontrakter Sag: Forpagtning (1176) Generel drøftelse af forpagtningskontrakter 5 Bjolderup-Uge forpagtningskontrakt. matr. 148. Godkendt 2015 Sag: Bjolderup-Uge menighedsråd (1106) - Bjolderup Sogn Formel godkendelse. Bankgarantier ok. Er underskrevet. Det skal tydeliggøres over menighedsrådene, at såfremt de ikke forlanger bankgaranti på anfordring for forpagtningskontrakter, kan de komme til at hæfte personligt. Gitte kontakter Margrethe Wind for rådgivning. Anna Kirstine, Jens Christian og Gitte laver formulering til orientering og til provstiets hjemmeside. Godkendt Bjolderup-Uge forpagtningskontrakt. matr. 148. Godkendt 2015 6 Hellevad 5 forpagtningskontrakter til godkendelse Sag: Hellevad menighedsråd. (1015) - Hellevad Sogn Der er ikke stillet bankgaranti Forpagtningskontrakterne kan ikke godkendes. Menighedsrådet orienteres om risikoen ved forpagtningskontrakter uden bankgaranti på anfordring. Hellevad 5 forpagtningskontrakter til godkendelse Referat,03-11-2015 Side: 1
Mødepunkt 7 Kliplev svar vedrørende forpagtningskontrakter matr. nr. 106, 782, 814 Kliplev. Der mangler bankgaranti Sag: Kliplev menighedsråd (1089) - Kliplev Sogn Beslutning Forpagtningskontrakterne kan ikke godkendes. Menighedsrådet orienteres om risikoen ved forpagtningskontrakter uden bankgaranti på anfordring. Kliplev svar Vedrørende forpagtningskontrakter matr. nr. 106, 782, 814 Kliplev. Der mangler bankgaranti Kliplev forpagtningskontrakter matr. nr. 106, 782, 814 Kliplev. Der mangler bankgaranti 8 GIAS takster 2016 Sag: GIAS: Kirkegårdstakster (1003) GIAS taksterne fremskrives automatisk med 0,5 % i 2016. Skal tallene afrundes? Godkendt Alle takster afrundes til nærmeste hele tal. Beløb under kr. 50 tillægges i år 1. kr. i forhøjelse. GIAS takster 2016 GIAS oversigt 2015.xlsx 9 Budget 2016. Godkendelse af kirkekassernes endelige budgetter Sag: BUDGET 2016 (1141) Der er endnu ikke indlæst endeligt budget fra Bov. Påmindelse om menighedsrådets endelige godkendelse af budget 2016 Godkendes med forventning om at manglende budgetter også indlæses i Dataarkivet på DAP. Generel drøftelse af menighedsrådenes problemer med at overholde deadlines i forbindelse med budgetter og regnskaber. De menighedsråd, der ofte har problemer kontaktes. Medtages på formandsmøde i marts: sammenhængen mellem sogn, provsti og stift. Aabenraa kommune Fastsættelse af kirkeskatteprocent. Godkendt på byrådsmøde 10 Regnskab 2014. Endelig godkendelse Sag: Regnskab 2014 (1127) Menighedsrådenes bemærkninger til revisionsprotokollat. Følgende mangler dags dato at indlæse menigehedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollat i Datarkivet på DAP:Bjolderup-Uge, Bov og Løjt Godkendt. Drøftelse af Dataarkivet i DAP og arbejdsgange. Det må være muligt, at gøre godkendelsesprocessen lettere tilgængelig. Der tales med revisor herom. Rykker: vedr. menighedsrådets godkendelse af regnskab 2014 Referat,03-11-2015 Side: 2
Mødepunkt Beslutning Menighedsråd bemærkninger til revisionsprotokollat Bov. Menighedsrådets bemærkninger til revisionsprokollat Løjt menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokol Genner menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollat Øster Løgum menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollat 11 PUK 3. kvartalsrapport 2015 Sag: PUK 2015 (1164) Alle indkommet Godkendt PUK 3. kvartalsrapport 2015 12 Indkomne kvartalsrapporter Sag: Kvartalsrapporter 2015 (1153) Alle indkommet Bylderup, Egvad, Genner, Hellevad, Hjordkær, Ravsted og Varnæs. 3. kvartalsrapport 2015 Bjolderup-Uge 3. Kvartalsrapport 2015 Burkal, Ensted og Felsted 3. Kvartalsrapport 2015 Holbøl. 3. kvartalsrapport 2015 Kliplev 3. kvartalsrapport 2015. Løjt 3. kvartalsrapport 2015 Rise 3. kvartalsrapport 2015 Bov 3. kvartalsrapport 2015 Øster Løgum 3. kvartalsrapport 2015 Referat,03-11-2015 Side: 3
Mødepunkt Beslutning Aabenraa. 3. kvartalsrapport 2015 Tinglev Kvartalsrapport 3. kvartal 2015 13 "De gule sedler" Kirkeligt arbejde Det kirkelige arbejde : - Udvikle det kirkelige arbejde til gavn for menigheden - Arbejde for at få flere døbt. Spaghettigudstjeneste for dåbsproblemet? - Dåbsprojekt - Kirke på landet. Nyt indsatsområde (samarbejde mellem flere sogne) - Kirkevækst koster, så vil skal støtte præsternes aktiviteter -Hvordan holder vi medlemmer i kirken (dåb, konfirmation)? - Overflødige kirker? Lejlighedskirker? - Ungdomspræst / ungdomskirke (fysisk) - Samarbejde sognene imellem - At vi kan nå flere af sognebørnene end vi gør nu - Skabe opmærksomhed om menighedsrådenes arbejde og motiverer nye medlemmer - Provstiet trænger til en debatdag - Vi skal fortælle succeshistorier Udsættes til PU mødet i januar. Anne Marie, Jens, Kirsten og Gitte mødes forinden og forbereder punktet. 14 Aabenraa: Ansøgning om tilladelse til dræning på Aabenraa Kirkegård Sag: Aabenraa kirkegård (1059) - Aabenraa Sogn Udsættes til PU møde i december Aabenraa: Ansøgning om tilladelse til dræning på Aabenraa Kirkegård Referat,03-11-2015 Side: 4
Orientering 15 Bjolderup præstegård aftale el, vand, varme. Godkendt Sag: Bjolderup præstegård aftale el, vand, varme (1175) - Bjolderup Sogn Bjolderup præstegård aftale el, vand, varme Bjolderup Vand,-varme,- el aftale 2015. PU godkendt 16 Burkal Kirke - projekt til udskiftning af jernankre m.m. beskrivelse samt ingeniørudtalelse. Sag: Burkal kirke - jerankre i nordsiden + stenbelægning. (919) - Burkal Sogn Burkal Kirke - projekt til udskiftning af jernankre m.m. beskrivelse samt ingeniørudtalelse. Burkal kirke - jernankre - renovering. HS kvittering 17 Bylderup Kirke. Referat af byggemøde 07.10.15 Sag: Bylderup Kirke. Diverse arbejder. (917) - Bylderup Sogn Bylderup Kirke. Referat af byggemøde 07.10.15 Bylderup Kirke. Referat af byggemøde 30.09.15 Bylderup Kirke. Referat af byggemøde 14.10.15 Bylderup Kirke. Referat af byggemøde 21.10.15 18 Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 07.10.15 Sag: Hellevad kirke: tårn og borebiller (883) - Hellevad Sogn Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 07.10.15 Referat,03-11-2015 Side: 5
Orientering Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 30.09.15 Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 21.10.15 19 Kliplev vedr. 5%-midler til vinduesrenovering Sag: Reservefonden 5% midler (960) Kliplev vedr. 5%-midler til vinduesrenovering 20 Rise Sognegård - byggemødereferat nr. 19 Sag: Rise: Sognegård ombygning (905) - Rise Sogn Rise Sognegård - byggemødereferat nr. 19 Rise Sognegård - byggemødereferat nr. 19 Rise Sognegård - byggemødereferat nr. 26 Rise Sognegård - byggemødereferat nr. 28 21 Tinglev. Forespørgsel og svar vedr. menighedsrådsmedlems orlov Sag: Tinglev menighedsråd (1121) - Tinglev Sogn Tinglev. Forespørgsel og svar vedr. menighedsrådsmedlems orlov 22 Jacob Lysemose - tak for opmærksomheden ved 25 års jubilæum Sag: Provstiudvalget diverse (1031) Jacob Lysemose - tak for opmærksomheden ved 25 års jubilæum 23 Lokalplaner Sag: Lokalplaner 2015 (1131) Lokalplan: Erhverv ved Lyren, Bov Referat,03-11-2015 Side: 6
Orientering Lokalplan: Erhverv ved Lyren, Bov Lokalplan: Område til uddannelsesinstitutioner ved Vestvejen Lokalplan: Tillæg nr. 50 Erhverv ved Lyren, Bov Lokalplan 087 - område til uddannelsesinstitutioner ved Vestvejen. Til mr til udtalelse Lokalplan. forslag til lokalplan 087 - område til uddannelsesinstitutioner ved Vestvejen, Aabenraa 24 Spørgeskema - Brugervenligheden på den Digitale Arbejds Plads Sag: Kirkeministeriet, orienteringer (836) Spørgeskema - Brugervenligheden på den Digitale Arbejds Plads 25 Trykning af organisationsaftalerne. Forespørgsel fra HS Sag: Haderslev stift.orienteringer (851) Vi har bestil et eksemplar til hvert menighedsråd. Trykning af organisationsaftalerne. Forespørgsel fra HS 26 Eventuelt - Anna Kristine deltager i næste uge i Haderslev stifts møde vedr. takster til til menighedsrådsformænd, kasserere, kontaktpersoner m.m. - Kirsten: Odense Universitetshospital opfører kirke. Hjallelse provsti betaler for projektet i første omgang. Der vil komme en anmodning til alle provstier om bidrg til projektet. - Kirsten: Menighedspleje. De lokale kirkekasser må gerne yde julehjælp etc., såfremt der kan argumenteres for at det er kirkeligt arbejde. Provstiudvalget bør overveje at udarbejde retningslinier og præmisser for den type hjælp. - Kirsten: Øster Løgum: Besigtigelse vedrørende planer om konfirmandlokale. Referat,03-11-2015 Side: 7
Orientering De medlemmer af provstiudvalget, der har interesse for sagen mødes tirsdag d. 1. december 2015 kl. 15,45 i Øster Løgum. Anne Marie orienterede om tur til Halle. 27 Kommende PU møder Provstiudvalgsmøder afholdes kl. 16,30 på provstikontoret (med mindre andet er nævnt) - Tirsdag d. 17. november 201k kl. 17,30 21,00 Temaaften om diakoni. Kløver ES Hellevad - Tirsdag d. 1. december 2015 (efterfølgende julefrokost) - Torsdag d. 21. januar 2016 kl. 17,00 19,00 Folkehjem: Stormøde om det gode menighedsrådsarbejde Referat,03-11-2015 Side: 8
Underskrifter vedr. møde d. 03-11-2015 Kirsten Kruchov Sønderby Anna Kristine H Schumacher Anne-Marie Bomholt Laier Even Helge Christensen Jens Christian Hvergel Jens Kvist Jes Jessen Iversen Kirsten Kruchov Sønderby Kjeld Sørensen Ove Steiner Rasmussen Referat,03-11-2015 Side: 9