Referat af ekstraordinært afdelingsmøde i Vibeengen 17/12 2014 klokken 18.30 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af stemmetællere 4. Forslag om privat parkeringsselskab. Formanden bød velkommen og informerede om, at efter det ekstraordinære afdelingsmøde vil vi fortsætte med informationsmødet. Der var mødt 51 husstande op. AD 1) John Rask blev valgt. AD 2) Jannie Nikolaisen blev valgt. AD 3) Johna Skjoldborg & Anette Gyldborg blev valgt. AD 4) Formanden fortalte at bestyrelsen havde modtaget en hel del henvendelser omkring manglende parkering i afdelingen. Det var svært, for ikke at sige umuligt at finde en parkeringsplads sent om aftenen. Det kunne konstateres at borgere på modsatte side af metroen, samt pendlere og folk der skal i lufthavnen i stigende grad benytter vores parkeringspladser. Bestyrelsen har derfor holdt møde med et privat parkeringsfirma for at høre om mulighederne. Europark havde bestyrelsen valgt at holde møde med efter erfaringer fra andre afdelinger, samt gode referencer. Hver husstand vil ved fremvisning af en registreringsattest modtage et parkeringskort som er gældende 24 timer alle ugens dage hele året. Har man 2 biler skal man fremvise 2 registreringsattester og så modtager man 2
p kort etc. Hver husstand vil også modtage et antal gæstekort som er gældende for 24 timer. Når man er ved at løbe tør for gæstekort retter man henvendelse til ejendomskontoret som efterfølgende vil udlevere nye. Der vil ved de 3 indgangspartier blive opsat parkeringsskilte om parkeringsforholdene/reglerne. Godkendes forslaget skal der laves en egentlig driftsaftale med europark. Der vil ingen udgifter være i forbindelse med aftalen med Europark. Europark betaler for skilte, parkeringskort, dagskort etc. En masse spørgsmål blev stillet: Kan man lave regler så man kan holde uden gæstekort i op til 2 timer? Vil der være mulighed for gratis parkering i løbet af dagen? Hvor langt tid binder afdelingen sig for i en eventuel aftale? Undersøges Er der overhovedet mangel på parkeringspladser? Hvad med låne/dele biler? Undersøges Har Europark døgnservice? Ja Er der muligheder for at man får 30 kort i stedet for 10? Ja En længere snak og debat og debat gik i gang om både for og imod. Bestyrelsen gjorde det meget klart, at en driftsaftale kan skræddersys til lige præcis vores ønsker og behov. Der er selvfølgelig noget lovgivning vi ikke kan tilsidesætte. Forslaget gik til afstemning med følgende resultat: 39 stemte for 8 stemte hverken for eller imod 4 stemte imod. Forslaget blev godkendt. Bestyrelsen vil nu frem til det ordinære afdelingsmøde tage en yderligere drøftelse med Europark, og komme med et oplæg til en driftsaftale. Nogle af de spørgsmål der blev stillet på mødet skal undersøges, og vi skal have en snak med Europark omkring lovgivningen på området. Et oplæg til en aftale med Europark vil blive fremsendt til samtlige beboere forud for afdelingsmødet, hvorefter der skal stemmes om denne.
Formanden takkede for en god debat, og informerede om at vi efter en kort pause vil fortsætte med informationsmødet. Referent: Jannie Nikolaisen
Informationsmøde: Bestyrelsen kom med en status på udbedringssagen af ventilationsanlægget. Baggrund Efter udførelsen af de projekterede ændringer i de to prøveopgange viste det sig at være vanskeligt at indregulere det fælles udsugningsanlæg, så det regulerede efter hensigten, når der blev åbnet for en eller flere emhætter. Der blev derfor udført en række ændringer til det oprindelige udbedringsprojekt, Og det blev besluttet at udskifte samtlige emhætter til en ny og bedre type. Det blev ligeledes besluttet at foretage en rensning af alle kanalerne. Konklusion De udførte ændringer betød, at det nu lykkedes at indregulere anlægget til de Ønskede luftmængder. Samtidig blev støjniveauet for indblæsningsarmaturerne i værelserne nedsat væsentligt. Videre forløb Når anlægget i prøveopgangene har kørt igennem både en varm og en kold periode, skal der uddeles et spørgeskema til beboerne i disse to opgange, så løsningerne Kan evalueres. Falder evalueringerne positivt ud, gennemføres de samme ændringer i alle øvrige opgange: 1. Emhætter udskiftes 2. Indblæsningsarmaturer udskiftes 3. Termostatventil på radiator i stuen forsynes med løs føler 4. Ude luftventil bag radiator ændres 5. Indblæsningsaggregat på loft udskiftes 6. Kanaler mv. på loft ændres 7. Trykstyringen af udsugningsventilatoren ændres 8. Yderligere lyddæmper indbygges på kanalen til værelserne 9. Kanalerne renses 10. Anlæggene indreguleres
For at udføre punkterne 1 4 samt 9 og 10 skal entreprenøren have adgang til lejlighederne. Arbejderne under punkt 5 8 sker udelukkende på loftet. Entreprenøren har forespurgt, om punkterne 1 4 samt 9 kunne iværksættes allerede nu. Dette strider dog mod den tidligere udmeldte plan, om at beboerne i prøveopgangene skal have mulighed for at vurdere virkningen af de udførte tiltag, inden de gennemføres i resten af byggeriet, og derfor har bestyrelsen sagt nej til dette ønske. Der blev foretaget følgende ændringer til det oprindelige udbedringsprojekt: Kanalføring på loftet ændret, så der blev symmetri i udsugningen. Konstantstrøms ventil monteret på kanalen fra affaldsskaktene Eksisterende konstantstrøms ventil på kanalen fra badeværelserne udskiftet Trykstyringen af udsugningsventilatoren ændret Yderligere lyddæmper indbygget på kanalen til værelserne Emhætter udskiftet til ny og bedre type Disse ændringer blev foretaget i begyndelsen af marts måned 2014, hvorefter der blev foretaget fornyet indregulering af luftmængderne. Indreguleringen var nu succesfuld, og udsugningsventilatoren regulerede nu op efter hensigten, når der blev åbnet for en eller flere emhætter. Bestyrelsen informerede om afdelingens økonomiske situation, som er meget positiv. Vibeengen har en sund økonomi med god likviditet. Afdelingens økonomiske politik er velfunderede og vores 1o års plan gennembearbejdet. Det gør at vi i det nye budget ligger op til en 0% huslejestigning. Afdelingen er så yderlige kommet i den lykkelige situation at vi har modtaget ca. 2 millioner i nedsættelse af ejendomsvurderingen. Det er en sag som firmaet Rafn & Søn har kørt for adskillige af Vibo s afdelinger, og som nu kommer vores afdeling til gode. Rafn & Søn skal have 25% af beløbet, så der tilbage står ca. 1,5 million. Det samtidig med at vi i regnskabet har fået renteindtægter gør at vi samlet sår med ekstraordinære indtægter i størrelsesorden af ca. 1,7 millioner kroner. Den almene lov gør at vi ikke sådan må oppebærer et stort overskud, og derfor har vi af Vibos økonomiafdeling fået af vide at pengene skal bruges. Det er afdelingen der selv bestemmer hvad pengene skal bruges til.
Bestyrelsen kom med vores forslag, og lagde selvfølgelig op til at beboerne også kom med gode ideer. Belysningen i samtlige elevatorer udskiftes til energi rigtig LED belysning. Ca. 80.000, Indkøb at telte etc. til vores sociale arrangementer. Beboerne har tidligere ytret ønske om døre i de 2 cykelskure ved vaskerierne. Opgradering af switch så vi får en hurtigere net forbindelse. Et beløb afsættes til legepladser. Eventuel udskiftning af udendørsbelysningen. Fra forsamlingen kom der ønske om at få gjort noget ved beboerhuset. Bestyrelsen havde faktisk talt om netop dette ønske og syntes det var en god ide. Der var ønske om Lyd isolering så akustikken bliver forbedret. Aircondition, nye borde og stole og ellers bare en generel forbedring af lokalerne. Der blev også talt om at afsætte en lille del ekstra til sociale aktiviteter, hvilket bestyrelsen syntes var en god ide. Lys ved dørene til opgangene. Håndtag på cykelskurene. Det blev aftalt, at bestyrelsen på det ordinære afdelingsmøde fremlægger de ønsker og behov der måtte være. Skulle nogle beboere have gode ideer, er det vigtig at bestyrelsen modtager disse senest 1. februar så vi kan indhente priser forud for afdelingsmødet. Send en mail på bestyrelsen@vibeengen.dk Bestyrelsen ønskede alle en glædelig jul og et godt nytår. Tillykke til Otto med mandelgaven Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen