Referat Afdelingsmøde afdeling 35 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 35 Sted: Fælleshuset, Skovbrynet Dato: Den 27. januar 2016, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 88 beboere samt bestyrelsen i alt 73 lejemål Ivan Justesen, bestyrelsesmedlem Lone Nim, bestyrelsesmedlem Annette Grube Lorentzen, hovedbestyrelsesmedlem Egon Høyem, ejendomsfunktionær Per Raahede, ejendomsfunktionær Pernille Esmark, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2016/2017 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2014/2015 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal udvides fra 3 til 5 medlemmer B. Stillingtagen til om ny fartdæmper ved flagstangen, Bøgen/Kastanien, skal fjernes C. Tilladelse til at holde én hund Såfremt forslag 5.C. vedtages bortfalder forslag 5.D. D. Stillingtagen til om det skal være tilladt at flytte internt i afdeling 35 med den hund, der er blevet tilladelse til, da det var tilladt at holde hund E. Tilladelse til at holde én indekat 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af formand På valg er: Irene Sneistrup Olsen B. Valg af bestyrelsesmedlemmer Hvis forslag 5.A. vedtages, skal der vælges yderligere to medlemmer. Heraf skal det ene medlem vælges for 1 år På valg er: Lone Nim C. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Pernille Esmark Annette Grube Lorentzen blev valgt som dirigent. Annette Grube Lorentzen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 1
Pkt. 2: Ivan Justesen fremlagde beretningen. Beretningen er vedlagt bilag 1. Spørgsmål: Der var indsendt et forslag om etablering af belysning på den nye legeplads ved bålpladsen. Hvornår kommer det? Det etableres snarest. Spørgsmål: Hvorfor er etablering af ekstra parkeringspladser sat i bero? Det har da ikke noget med tagrenoveringen at gøre? Det er ikke som sådan sat i bero, men det er først nu, vi er ved at have styr på placering af de nye nedgravede affaldsbeholdere. Der er arbejdet med placering af nye affaldsbeholdere, mulige placering af ekstra cykelskure samt skure til barnevogne. Det hele skal indgå i den overordnede plan for området. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af inspektør Pernille Esmark. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået, men der var et enkelt spørgsmål: Betaler vi selv for det vandspild, der var, inden utætheden blev fundet og repareret? Ja, det indgik som en udgift på fællesforbrug. ØsterBO har ansøgt Vejle Spildevand om tilbagebetaling af afledningsudgift, da det kunne dokumenteres, at vandet ikke løb i kloakken. Vejle Spildevand har refunderet kr. 50.000. Pkt. 5: 5.A. Stillingtagen til om afdelingsbestyrelsen skal udvides fra 3 til 5 medlemmer Afstemningen blev foretaget ved håndsoprækning: Stemmer for: Alle Stemmer imod: 0 Forslaget blev vedtaget. 5.B. Stillingtagen til om ny fartdæmper ved flagstangen, Bøgen/Kastanien, skal fjernes Stemmer for: 15 Stemmer imod: 128 Blanke: 0 Ugyldige: 2 Forslaget blev ikke vedtaget. 2
5.C. Tilladelse til at holde én hund Stemmer for: 72 Stemmer imod: 65 Blanke: 6 Ugyldige: 2 Forslaget blev vedtaget. Mødet ønskede at fastholde forslag 5.D 5.D. Stillingtagen til om det skal være tilladt at flytte internt i afdeling 35 med den hund, der er blevet tilladelse til, da det var tilladt at holde hund Afstemning ved håndsoprækning: Stemmer imod: 5 Resten stemte for Forslaget blev vedtaget. 5.E. Tilladelse til at holde én indekat Stemmer for: 82 Stemmer imod: 61 Blanke: 2 Ugyldige: 1 Forslaget blev vedtaget. Pkt. 6: 6.A. Valg af formand Hanne Jørgensen blev valgt. 6.B. Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesmedlem Ivan Justesen trak sig fra bestyrelsen, og da forslag 5.A. blev vedtaget, skulle der vælges 4 medlemmer: Inger Jensen blev valgt Anders Thomsen blev valgt Trine H. Madsen blev valgt for 1 år Nicolaj Kjerkegaard blev valgt for 1 år 6.C. Valg af suppleanter 1. suppleant: Camilla Møller Egeberg 2. suppleant: Lisa E. Asferg 3
Pkt. 7 Der var følgende bemærkninger under eventuelt: Pernille Esmark orienterede om, at der for alle afdelinger i ØsterBO nu endelig er fundet en lampe, der vil blive anvendt i opgange. Der er tale om en LED-lampe med sensor indbygget. Lamper i Skovbrynets opgange vil blive udskiftet løbende. Der arbejdes også på at finde en fælles parklampe. Pernille Esmark orienterede om den nye affaldsordning, der træder i kraft efter 1. april i år. Der er et krav om, at vi skal blive bedre til at udnytte det genanvendelige affald. Det vil sige, at vi skal blive endnu bedre til at sortere det genanvendelige fra. De sorte og de grønne poser må fremadrettet ikke komme i den samme beholder, så vi er nødt til at lukke skaktene. Når man alligevel skal ud at gå med de sorte og de grønne poser, må det være mest optimalt, hvis man samtidig kan komme af med papir og plast/metal. Hvis det bliver lettere at komme af med affaldet, kan det forhåbentlig også motivere til at blive bedre til at sortere. Der arbejdes med fuldt nedgravede affaldsbeholdere, som placeres i sæt 6 steder i området. Et sæt indeholder 1 beholder til restaffald (sorte poser), 1 beholder til papir og 1 beholder, der deles i to rum et rum til organisk affald (grønne poser) og et rum til plast/metal. Den forventede placering i området er angivet på oversigtsplanen - Bilag 2. Et sæt affaldsbeholdere er markeret med sort. I forbindelse med planlægning af placering i området, har vi også kigget på mulige placeringer for ekstra cykelparkering og barnevognsskure. Se oversigtsplanen. Hvad med de dårligt gående? Ja, det bliver en udfordring, men der er desværre ikke noget alternativ. Hvis man får hjælp med at få bragt varer hjem, må man også bede om hjælp til at komme af med affaldet. Hvor meget skal vi stige i husleje for etablering af de nedgravede beholdere? Vi har igennem flere år vidst, at der på et tidspunkt ville komme nogle store ændringer i affaldshåndteringen, så der er taget højde for det i afdelingens vedligeholdelsesplan. Der kommer derfor ingen huslejestigning. Der er taget initiativ til afholdelse af en fastelavnsfest den 7/2 kl. 15-17, og der blev opfordret til at så mange som muligt deltager. Tilmelding til Anette, Rønnen 57, eller Jannie, Rønnen 47. Der var en livlig debat om TV-pakker og dårligt signal. Der var også tilfredse beboere. Efter mødet, er det besluttet, at der med referatet omdeles et spørgeskema, som I bedes udfylde. Når vi har et overblik over, hvilke problemer og hvor omfattende, vil vi beslutte, hvilke tiltag, der skal gøres. 4
Er der nogen planer med marken/området langs skoven, som nu er vores? Nej, der er pt ingen planer med arealet. Der blev nedsat et aktivitetsudvalg: Anette Frederiksen, Rønnen 57 (Anette indkalder til første møde) Jannie Iversen, Rønnen 47 Annette Stejner Jensen, Pilen 15 Kristiane Amdi, Rønnen 20, 2.th. Helle Bøgild, Bøgen 10 Dennie Jørgensen, Hylden 23 Martin Jørgensen, Pilen 7 Kan bogbussen ikke holde et andet sted, så længe tagrenoveringen er i gang? En beboer tilbød at tage en snak med buschaufføren. Bussen kan i stedet holde på det nedlagte busstoppested. Hvornår stiger huslejen som følge af tagrenoveringen? Tagrenovering forventes at blive afsluttet i juni. Herefter skal byggeregnskabet afsluttes. Huslejestigning kommer formentlig først i 2017. I bliver varslet 3 måneder før stigningen kommer. Der mangler lys, når vi skal til vaskehuset på Pilen? Det er korrekt, at der ikke er lys i haverne imellem blokkene, men det er muligt at gå udenom. Termostater på radiatorer blev drøftet. Der er ikke afsat penge til en generel udskiftning af alle termostater på én gang. Hvis en termostat ikke fungerer, så anmeld det. Defekte termostater udskiftes løbende. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Hanne Jørgensen bestyrelsesmedlem Inger Jensen, Bøgen 29, st. bestyrelsesmedlem Anders Thomsen, Hylden 23 bestyrelsesmedlem Trine H. Madsen, Pilen 12, st.tv. (1 år) bestyrelsesmedlem Nicolaj Kjerkegaard, Pilen 6, 1.th. (1 år) 1. suppleant Camilla Møller Egeberg, Pilen 6, 2.th. 2. suppleant Lisa E. Asferg, Pilen 10, 1.th. I ønskes alle et rigtig godt nytår, og vi glæder os til et godt samarbejde i 2016. Ref.: Pernille Esmark/29.01.2016 5
Bilag 1 Årsberetning 2016 Afd. 35, Skovbrynet Ved det ordinære afdelingsmøde 27/1-2015 valgtes til bestyrelsen: 1. Formand: Irene Sneistrup Olsen, Bøgen 5 st. 2. Best.medlem: Ivan Justesen, Rønnen 20 st. th. 3. Best.medlem: Nicki Pedersen, Kastanien 16, 2. tv. Suppleanter: 1. Suppleant: Lone Nim, Rønnen 11, st. 2. Suppleant: Inger Jensen, Bøgen 29, st. I løbet af foråret udtræder Nicki Pedersen af bestyrelsen da han fraflytter afdelingen. Lone Nim indtræder som bestyrelsesmedlem. Vi beder samtidig Inger Jensen deltage i bestyrelsesmøderne. Ved markvandringen 28/04-15 besluttedes udført visse tiltag. Sandkasse bag Rønnen er udført. Der er fordelt nogle flere bord/bænkesæt i området. Vejbump ved indgangen til Skovbrynet etableret. Vinkel på legeplads ved Hylden. Nyt musikanlæg til fælleshuset. Er endnu ikke indkøbt. Billard rum og gæsteværelser renoveres nu. Priserne justeres efter renoveringerne til: Lille fællesrum (tidl. Billardrum): 350 kr. fra kl. 7-24 og udlejes KUN til Skovbrynets beboere. Gæsteværelserne vil komme til at koste 200 kr. for Skovbrynets beboere og 300 kr. for eksterne. Der er sat nyt køkken ind i fælleshuset. Lejen er 1100 kr. for Skovbrynets beboere og 1500 kr. for eksterne. Nye placeringer til opbevaring af cykler/knallerter og barnevogne. Ikke påbegyndt endnu. Flere P-pladser (planlægges når tagrenoveringen er færdig) Rododendronbed tilplantet ved indgangen til Skovbrynet. Flere haveinspektioner. Der opstilles havepejs/grill nede ved bålpladsen. (Indkøbt af fraflyttet beboer). 6
Arrangementer Fællesspisning afholdt 1/6-15. God tilslutning. Sct. Hans aften blev afholdt af Skovbrynet. Loppemarked blev afholdt 15/8-15. Der var en nogenlunde pæn tilslutning. Grillaften afholdt i dårligt vejr. Lone Nim og jeg havde en hyggelig aften ;-) Bestyrelsen så sig desværre nødsaget til at aflyse juletræsfesten 3/1-16 da der ikke tilmeldte sig nok til at hjælpe med arrangementet. (opslaget med hensyn til hjælp kom desværre for sent op). Vi beklager. Generelt Regnskabet blev gennemgået 7/12-15. Tilstede var hele bestyrelsen samt Pernille Esmark og Egon Høyem. Vandafgiften er faldet betragteligt. Flere tilmeldinger til køkkener, derfor ikke nogen start af badeværelses renovering endnu. Forventet start, tidligt forår. Afslag på hjertestarter (ingen begrundelse) Arbejder udført i regnskabsåret 2014/2015 Udskiftning af fuger i murværk (i forbindelse med tagrenoveringen) Udskiftning af elastiske fuger ved vinduer og døre (i forbindelse med tagrenoveringen) Udskiftning af vekslere for varmt brugsvand Udskiftning af hækplanter. Diverse servicearbejder. Iflg. 22 Stk. 9 skal bestyrelsen orienteres om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærerne i afdelingen. Dette sker ikke, hvilket ikke er tilfredsstillende. Pernille Esmark orienterer senere om: Lys i opgangene, samt ny gadebelysning Affaldshåndtering! Overordnet plan. Mange tak til vores fantastiske ejendomsfunktionærer for et supergodt samarbejde i løbet af året. Ligegyldigt hvor travlt I har, stiller I op når beboerne har brug for jer. En speciel tak til Per Raahede for hans fine og gennemarbejdede haveideer. Også mange tak for godt samarbejde til vores inspektør Pernille Esmark, som altid har været lydhør for bestyrelsens forslag og ideer. 7
Bilag 2 Placering af fuldt nedgravede affaldsbeholdere: Placering 6 steder i området markeret med sort. Hvert sted vil det være muligt at komme af med følgende fraktioner: Restaffald (sorte poser) Organisk affald (grønne poser) Papir (inkl. aviser og reklamer) Plast og metal Containergården nedlægges ikke. Det vil stadig være her, at pap og møbler mm skal afleveres. 8