Budget 2014 Bind 1 Generelle bemærkninger Specielle bemærkninger Investeringsoversigt Anlægsbudget Takstoversigt Personaleoversigt November 2013
INDHOLDSFORTEGNELSE BIND 1 GENERELLE BEMÆRKNINGER til budget 2014 1. Beregningsforudsætninger 2. Politiske forudsætninger 2.1. Hovedoversigt 2.2. Indkomstskat 2.3. Grundskyld 2.4. Dækningsafgift 2.5. Sanktionsregler pga. skattestigninger for 2011 og frem 2.6. Betinget statstilskud 2014 2.7. Budgettering af udskrivningsgrundlag og udligning mv. i 2014 2.8. Efterregulering for indkomståret 2011 til afregning i 2014 2.9. Lån mv. 2.10. Tilskud til særligt vanskeligt stillede kommuner 2.11. Budgetaftaler mv. Budgetaftale for Hjørring Kommune for 2013, bilag 1 Fordeling af tilskud til omstilling af folkeskolen, bilag 2 Fordeling af efteruddannelsesmidler i 2014 til kommunerne, bilag 3 Udmøntning af energibesparende foranstaltninger 2009-2012, bilag 4 Budgettering af drifts- og anlægsudgifter inkl. Investeringsoversigt 2014-2017, bilag 5 3. Principper for Økonomistyring 4. Aftale om kommunernes økonomi for 2014 SPECIELLE BEMÆRKNINGER Økonomiudvalget Sektor: Administrativ organisation Sektor: Politisk organisation Sektor: Diverse udgifter og indtægter Sektor: Erhverv, Turisme og Profilering Sektor: Redningsberedskabet Arbejdsmarkedsudvalget Sektor: Forsørgelsesydelser (lovbestemt) Sektor: Beskæftigelsesindsats Sundheds-, Ældre-, og Handicapudvalget Sektor: Sikringsområdet Sektor: Sundheds- og Ældreområdet Sektor: Handicapområdet Sektor: Socialtilsyn Nord
Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Sektor: Fritids- og kulturområdet Teknik- og Miljøudvalget Sektor: Park og vej Sektor: Forsyningsområdet Sektor: Byggeri og Ejendomme Sektor: Plan Sektor: Miljø og Natur Sektor: Landdistrikter Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalget Sektor: Undervisning Sektor: Dagtilbud Sektor: Det specialiserede Område Sektor: Faglig udvikling og konsultativ praksis Hovedkonto 7og 8: Renter, tilskud, udligning, skatter og balanceforskydninger INVESTERINGSOVERSIGTER 2014-2017 ANLÆGSBUDGET 2014-2017 TAKSTOVERSIGT PERSONALEOVERSIGT Bind 2 indeholder: Hovedoversigt Budgetsammendrag Bevillingsniveau Udvalgsopdelt detailbudget 2014 - Oversigt på sektor og serviceniveau - Detailbudget Anlægsbudget 2014 Finansiering
Generelle bemærkninger til budget 2014 1. Beregningsforudsætninger mv. Byrådet vedtog på møde den 27. februar 2013 proces for budgetlægningen for budget 2014 og de efterfølgende tre overslagsår. På Byrådsmødet den 27. februar 2013 blev det bl.a. besluttet, at udgangspunktet for budget 2014-2017 var det af Byrådet vedtagne for budgetoverslagsårene 2014-2016 i budget 2013. Det skyldes, at Byrådet i tidligere budgetaftaler mv. har indgået aftaler om målsætninger for udvalgenes arbejde med løbende tilpasninger af aktiviteter og udgifter i årene fremover, ud fra det forventede indtægtsfald som følge af den demografiske udvikling med flere ældre og færre børn mv. Det kan f.eks. nævnes, at i budget 2013 var samling af administrationen på en lokalitet i stedet for tre forudsat til at medføre en synergieffekt på 8,144 mio. kr. i budgetoverslagsåret 2014 stigende til 10,689 mio. kr. årligt i budgetoverslagsårene 2015 og 2016. Byrådet vedtog endvidere på møde den 27. februar 2013, at den tværgående politiske proces først skulle igangsættes i august 2013, når indtægtssiden var blevet kendt efter udmeldingen i juli 2013 af det statsgaranterede udskrivningsgrundlag mv. for 2014. I den af Byrådet godkendte budgetprocedure for 2014 var det anført, at såfremt indtægtssiden kom til at afvige markant fra det i budgetoverslagsåret 2014 forudsatte, kunne det i efteråret 2013 blive tvingende nødvendigt at foretage omprioriteringer, så der blev sikret økonomiske balance i det for Hjørring kommune budgetterede. Økonomiudvalget vedtog på møde den 7. august 2013, at fagudvalgene skulle realisere driftsbesparelser fra 2014 på i alt 11,9 mio. kr. årligt. Det skyldes, at Hjørring kommune fra 2014 netto årligt mister indtægter på 11,9 mio. kr. bl.a. pga. yderligere befolkningstilbagegang og lavere udligning end forudsat i budgetoverslagsåret 2014 i budget 2013. Økonomiudvalget har på møde den 17. april 2013 godkendt den af Direktionen indstillede pris- og lønfremskrivning, som skulle anvendes for de til fagudvalgene udmeldte budgetrammer for 2014 i Hjørring kommune. Budgetrammerne for 2014 skal være opgjort i årets PL dvs. i 2014 pris- og lønniveau, og derfor er der behov for pris- og lønfremskrivning til 2014 PL af de i budgetoverslag 2014 i budget 2013 opgjorte driftsudgifter. Konkret sker PL reguleringen for 2014 med de i KL s Budgetvejledning 2014 skønnede PL stigninger jf. udmelding fra KL af marts 2013. KL skønnede i udmeldingen af marts 2013 pris- og lønfremskrivningen for 2013 til 2014 til: 1,20 pct. for lønningerne. 1,68 pct. for priserne. Endvidere sker der regulering i PL skønnene for 2014 vedrørende de i budget 2013 forudsatte PL stigninger sammenholdt med de PL stigninger for 2013, der er forudsat i KL s prisregister af marts 2013. Det bemærkes, at PL fremskrivningen i Hjørring kommune herunder reguleringer i PL fremskrivningen for 2014 pga. revideret PL fremskrivning for 2013 sker på artsniveau.
Lønfremskrivningen for 2014 på 1,20 pct. vil vedrørende 2013 blive korrigeret med -0,67 pct. Det skyldes, at det reviderede lønskøn for 2013 af marts 2013 er betydeligt lavere end det lønskøn, som blev anvendt, da lønstigningen i budget 2013 skulle budgetteres i efteråret 2012. Økonomiområdet har i bilag til Økonomiudvalgets dagsorden den 17. april 2013 udarbejdet opgørelse, som viser, hvordan PL fremskrivningen for budget 2014 er forudsat at være på artsniveau. I budgetoverslagsårene 2015-2017 anvendes 2 prisreguleringsmetoder. For drift, refusion og anlæg anvendes faste 2014 priser uden realvækst, hvorved ændringer i beløb fra 2015-2017 afspejler aktivitetsændringer. Renter, finansiering og finansforskydninger er angivet i løbende priser. I Hovedoversigten er der i hvert af overslagsårene anført en særlig post pris- og lønstigninger, som svarer til forskellen mellem drift, refusion og anlæg i løbende priser og drift, refusion og anlæg i faste priser uden realvækst. 2. Politiske forudsætninger De politiske forudsætninger er dels medtaget under de specielle bemærkninger, såfremt bemærkningerne vedrører budgettets enkelte poster. Dels under de generelle bemærkninger, såfremt bemærkningerne vedrører de generelle forudsætninger, der er anvendt ved opstillingen af budgettet. 2.1. Hovedoversigt Hovedoversigten er et summarisk totalbudget, der indeholder nøgletal for en flerårig periode. Hovedoversigten anvendes ved budgetlægningen til fastsættelse af udskrivningsprocent mv. Hovedoversigten (se næste side) indeholder nettotal og de planlægningsmæssige forudsætninger vedr. pris- og lønudviklingen. Hovedoversigten viser desuden de budgetterede ændringer af kassebeholdningen for årene 2013-2017. 2.2. Indkomstskat Det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for 2014 er beregnet ud fra hver enkelt kommunes udskrivningsgrundlag for 2011 som opgjort maj 2013. Indkomstskatteprovenuet for 2011 er af Økonomi- og Indenrigsministeriet for Hjørring kommune korrigeret med: 10,563 mio. kr. pga. nedsættelse af loft for fradragsberettigede indbetalinger til ratepension. Loftet nedsættes pr. person fra 100.000 kr. til 50.000 kr. fra 2012. I Skattereform af juni 2012 var der tre større ændringer, som der af staten er blevet korrigeret for: a) -46.013 mio. kr. pga. ekstraordinær hævning af beskæftigelsesfradraget pr. person fra maksimalt 14.100 kr. i 2012 til maksimalt 23.600 kr. i 2014. b) -1,399 mio. kr. pga. ekstra beskæftigelsesfradrag for enlige forsørgere fra 2014 på maksimalt 8.600 kr. pr. person. I 2013 var der ikke et tilsvarende fradrag.
Hovedoversigt for årene 2014-2017 9. oktober 2013 Bilag 1 Beløb i nettotal Budget Budgetoverslag Drift og anlæg: Faste priser 2013 2014 2015 2016 2017 Resten: Løbende priser i 1.000 kr. i 1.000 kr. i 1.000 kr. i 1.000 kr. Driftsvirksomhed: Økonomiudvalget i alt 452.172,1 456.386,4 456.018,7 451.433,1 453.089,1 Arbejdsmarkedsudvalget i alt 869.268,8 873.957,1 885.882,0 888.871,6 895.505,6 Sundheds- Ældre- og Handicapudvalget i alt 1.224.499,5 1.228.414,2 1.238.828,3 1.251.535,2 1.251.601,2 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget i alt 102.478,6 97.660,2 96.644,0 95.593,4 95.593,4 Teknik- og Miljøudvalget i alt 157.518,6 159.285,9 156.780,1 154.391,1 153.167,9 Børne-, Skole- og Uddannelsesudvalget i alt 1.088.959,0 1.073.769,9 1.073.157,9 1.056.344,7 1.050.658,7 Reduktioner 0,0 0,0 0,0 0,0 Øvrige ændringer 0,0 0,0 0,0 0,0 Driftsvirksomhed i alt 3.894.896,6 3.889.473,7 3.907.310,9 3.898.169,0 3.899.615,8 Anlægsvirksomhed netto 87.650,0 96.888,0 114.020,0 89.250,0 53.000,0 Pris- og lønstigninger 0,0 0,0 70.762,3 142.786,9 216.107,8 Finansieringsbehov 3.982.546,6 3.986.361,7 4.092.093,2 4.130.205,9 4.168.723,6 Renter: 21.586,6 27.688,9 29.363,1 28.817,3 29.950,8 Finansforskydninger:* 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Afdrag på lån: 50.019,0 51.928,4 55.397,8 57.593,3 60.749,2 Finansieringsposter: 22 Forbrug af likvide aktiver 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 62 Tilskud og udligning -1.361.056,0-1.284.417,0-1.203.216,8-1.201.266,0-1.192.478,4 65 Refusion af købsmoms 182,6 182,6 182,6 182,6 182,6 68 Skatter -2.620.196,0-2.681.703,0-2.754.272,0-2.810.647,0-2.861.868,0 55 Langfristet gæld - låneoptagelse -17.000,0-27.100,0-27.100,0-27.100,0-27.100,0 Låneramme via havnen -15.000,0-20.000,0-15.000,0-15.000,0-10.000,0 Energilån -15.000,0-21.000,0-53.400,0-21.000,0-6.000,0 Finansiering i alt -3.956.463,8-3.954.420,1-3.968.045,3-3.988.419,8-4.006.563,8 Årets resultat Forøgelse/forbrug af likvide aktiver -26.082,8-31.941,6-124.047,9-141.786,2-162.159,9 Forudsætninger: Udskrivningsprocent 25,60 25,60 25,60 25,60 25,60 Grundskyldspromille 33,36 33,36 33,36 33,36 33,36 Kirkeskat 1,19 1,19 1,19 1,19 1,19 Lønstigning i pct. 0,53 1,80 1,80 1,80 Prisstigning i pct. (tjenesteydelser) 1,29 1,61 1,61 1,61
c) 44.899 mio. kr. pga. afskaffelse af fradragsretten for indbetalinger på kapitalpensioner. Ophævelsen af fradragsretten har virkning fra og med indkomståret 2013. 10.944 mio. kr. pga. ingen regulering af personfradraget frem til 2013 samt ekstraordinær nedsættelse af personfradrag med 900 kr. pr. voksen og 700 kr. pr. ung under 18 år i 2013. Fra 2014 vil personfradraget igen løbende blive opreguleret. Korrektionen pga. ændrede skatteregler er udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet på kommuneniveau. Der er således taget hensyn til, at borgerne mv. har forskellige indkomst- og fradragsforhold fra den ene kommune til den anden. Korrektionsniveauerne pga. skatteændringerne vil derfor variere for de enkelte kommuner. Det beregnede korrigerede udskrivningsgrundlag for 2011 på 8.396,177 mio. kr. for Hjørring kommune er fremskrevet til 2014 niveau med den af staten fastsatte fremskrivningsprocent på 11,4. Der anvendes samme fremskrivningsprocent for alle kommuner. Det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for Hjørring kommune er i 2014 fastsat til 9.353,340 mio. kr. Byrådet vedtog på møde den 9. oktober 2013, at udskrivningsprocenten for 2014 i Hjørring kommune skulle fastsættes til 25,6 pct. I 2013 var udskrivningsprocenten i Hjørring kommune også fastsat til 25,6 pct. Der er i 2014 budgetteret med et forskudsbeløb af indkomstskat på 2.394.455 mio. kr. 2.3. Grundskyld Kommunerne har i 2014 mulighed for at udskrive grundskyld for jord inden for et interval på 16-34 promille. For kommuner, hvor grundskyldspromillen er fastsat til mere end 22, skal grundskyldskylden fra og med 2011 dog opkræves med 7,2 promille af afgiftspligtige grundværdier af ejendomme, der anvendes til landbrug mv. jf. lovbekendtgørelse nr. 1104 af 22. august 2013 om kommunal ejendomsskat. I statsgarantien for 2014 for Hjørring kommune er de afgiftspligtige grundværdier opdelt i to grupper. Det er henholdsvis produktionsjord til landbrug mv., som af staten er skønnet til at have afgiftspligtige grundværdier med 2.077,494 mio. kr. og dels øvrige ejendomme, som tilsvarende af staten er skønnet til at have afgiftspligtige grundværdier med 7.010,805 mio. kr. Byrådet vedtog på møde den 9. oktober 2013, at Hjørring kommunes grundskyldspromille for 2014 skulle fastsættes til 33,36. I 2013 var grundskyldspromillen i Hjørring kommune også fastsat til 33,36. For 2014 er der budgetteret med et provenu af grundskyld med i alt 248,838 mio. kr. Det er valgt at vise, hvordan afgiftspligtige grundværdier og grundskyldsprovenuer for hhv. landbrug mv. og øvrige ejendomme er fordelt i budget 2014 for Hjørring kommune:
Afgiftspligtige grundværdier (i 1.000 kr.) Grundskyldspromille Grundskyldsprovenu (i 1.000 kr.) Landbrug mv. 2.077.494 7,2 14.958 Øvrige ejendomme 7.010.805 33,36 233.880 I alt 9.088.299 248.838 2.4. Dækningsafgift Kommunerne har fra og med 2007 overtaget den amtslige dækningsafgift på offentlige ejendommes grundværdier for ejendomme, som er fritaget for kommunal grundskyld. Dækningsafgiften på offentlige ejendommes grundværdier kan i henhold til bekendtgørelse af lov om kommunal ejendomsskat opkræves med en promille på halvdelen af kommunens grundskyldspromille, dog højest med 15 promille. I 2014 opkræver Hjørring kommune dækningsafgift med 15 promille på offentlige ejendommes grundværdier for ejendomme, som er fritaget for kommunal grundskyld. Dækningsafgiftspligtige grundværdier for statsejendomme og øvrige offentlige ejendomme udgør omkring 80 mio. kr. For Hjørring Kommune kan provenuet af dækningsafgift for 2014 for offentlige ejendomme beregnes til 1,270 mio. kr. Endvidere kan kommunerne opkræve dækningsafgift på offentlige ejendommes forskelsværdier for ejendomme, som er fritaget for kommunal grundskyld. Dækningsafgiften af offentlige ejendommes forskelsværdier svares med en af kommunalbestyrelsen fastsat promille, der højest kan udgøre 8,75 promille. De dækningsafgiftspligtige forskelsværdier for offentlige ejendomme er godt 600 mio. kr. Byrådet har for 2014 fastsat dækningsafgiften for offentlige ejendommes forskelsværdier til en promille på 8,75. Provenuet af dækningsafgiften for offentlige ejendommes forskelsværdier for 2014 kan beregnes til 5,259 mio. kr. I alt kan provenuet af dækningsafgift for Hjørring kommune i 2014 beregnes til 6,529 mio. kr. 2.5 Sanktionsregler pga. skattestigninger for 2011 og frem I lov nr. 709 af 25. juni 2010 er nuværende gældende regler om sanktioner pga. kommunalt fastsatte skattestigninger fastsat. Der vil i givet fald ske nedsættelse af det kommunale bloktilskud svarende til merprovenuet pga. skatteforhøjelsen i en kombination af individuelle og en kollektive nedsættelser af bloktilskuddet. Såfremt kommunerne for indkomståret 2011 eller senere hæver skattesatserne, uden at der foreligger accept fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, vil den individuelle skattesanktion blive fastsat således:
75 pct. modregning i år 1. 50 pct. modregning i år 2 og 3. 25 pct. modregning i år 4. For 2014 er der ifølge Økonomiaftalen for 2014 mulighed for, at kommunerne efter ansøgning til Økonomi- og Indenrigsministeriet kan forhøje skatten i 2014 inden for en samlet ramme på 250 mio. kr. uden efterfølgende statslig sanktion. Kommunerne vil endvidere i 2014 kunne få et statsligt tilskud på 75 pct. af provenutabet ved skattenedsættelsen, hvis skattesatserne i 2014 sænkes med et provenu op til 250 mio. kr. Det statslige tilskud er finansieret via reduktion af bloktilskudspuljen for 2014 til kommunerne. Økonomi og Indenrigsministeriet har i pressemeddelelse af 15. oktober 2013 oplyst, at kommunerne for 2014 har budgetteret med: At kommunerne samlet har sat skatten op med et provenu på 198 mio. kr. At kommunerne samlet har sat skatten ned med et provenu på 348 mio. kr. Det statslige tilskud til de kommuner som sætter skatten ned er på forhånd fastsat til maksimalt 75 pct. af 250 mio. kr. svarende til 187 mio. kr. Når kommunerne i alt for 2014 nedsætter skatten svarende til et provenu på 348 mio. kr., vil den statslige tilskudsprocent nødvendigvis blive nedsat. Skattestigningerne for 2014 med et merprovenu på i alt 198 mio. kr. er lavere end den i Økonomiaftalen for 2014 fastsatte ramme til skattestigninger på 250 mio. kr. uden efterfølgende sanktion. Der vil derfor ikke være nogen statslig sanktion for de af kommunerne vedtagne skattestigninger for 2014. 2.6. Betinget statstilskud 2014 For 2014 er 3 mia. kr. af statstilskuddet til kommunerne gjort betinget. Det betingede statstilskud er for hele landet fordelt med 3 mia. kr. vedrørende drift og 0 mia. kr. vedrørende anlæg. Det betingede statstilskud for 2014 kan blive udbetalt/skal ikke tilbagebetales såfremt: Kommunerne under et har budgetteret inden for den aftalte udgiftsramme for de kommunale serviceudgifter i Økonomiaftalen for 2014. Kommunale budgetter under et vedrørende serviceudgifter bliver overholdt, dvs. at regnskaberne ikke overstiger det i KL-aftalen aftalte niveau for serviceudgifter. For 2014 er der ikke fastsat et betingede statstilskud vedrørende anlæg. Det medfører, at der ikke er nogen umiddelbar statslig sanktion, såfremt kommunerne ikke overholder det i Økonomiaftalen for 2014 aftalte anlægsniveau på 18,1 mia. kr. For 2013 måtte kommunernes budgetterede bruttoanlægsudgifter ikke være højere end det i Økonomiaftalen for 2013 aftalte anlægsniveau på 15,5 mia. kr., såfremt et betinget statstilskud vedrørende anlæg på 1,0 mia. kr. kunne komme til udbetaling. Hjørring kommunes betingede statstilskud vedrørende drift for 2014 udgør 34,896 mio. kr. Det betingede statstilskud på i alt 3,0 mia. kr. for 2014 bliver fordelt kommunerne imellem på baggrund af den enkelte kommunes andel af den skønnede befolkning pr. 1. januar 2014 i hele landet. Formanden for KL har den 15. oktober 2013 i en pressemeddelelse tilkendegivet, at de foreløbige budgettal tyder på, at både service- og anlægsudgifterne ser ud til at ende meget tæt på det niveau, der indgik i Økonomiaftalen for 2014 mellem KL og Regeringen.
Danmarks Statistik forventes 17. januar 2014 at offentliggøre statistik om kommunernes indberettede budgetter for 2014, og først herefter bliver der af Regeringen taget stilling til, om det betingede statstilskud for 2014 kan udbetales fuldt ud. I løbet af maj 2015 vil det på baggrund af Danmarks Statistiks opgørelse af de kommunale regnskaber for 2014 være muligt at konstatere, om kommunerne har overskredet de aftalte driftsrammer for 2014. Der vil blive korrigeret for ændrede regler og opgaver, som er gennemført efter kommunernes budgetlægning. Endvidere kan der bl.a. blive korrigeret for ændrede forudsætninger om pris- og lønudviklingen. 2.7. Budgettering af udskrivningsgrundlag og udligning mv. i 2014 Kommunerne har ved budgetlægningen valgfrihed mellem: Enten at basere budgettet på kommunens egne skøn over udskrivningsgrundlaget, folketallet og grundværdierne og foreløbige tilskuds- og udligningsbeløb beregnet på disse forudsætninger (selvbudgettering), eller At basere budgettet på et statsgaranteret udskrivningsgrundlag mv. og hertil knyttede statsgaranterede tilskuds- og udligningsbeløb (statsgarantien). Ved valg af statsgarantien er følgende tre faktorer låst fast, når indkomstskat samt tilskuds- og udligningsopgørelsen skal foretages garanteret af staten i år 2014: Udskrivningsgrundlaget. Grundværdier. Folketal. Ved valg af statsgarantien sker der ikke efterregulering af indkomstskat samt tilskuds- og udligningsbeløb, selv om de i statsgarantien forudsatte antagelser for udskrivningsgrundlag mv. ikke bliver realiseret i den enkelte kommune og/eller i hele landet. Såfremt statsgarantien vælges har det statslige skøn for afgiftspligtige grundværdier i de enkelte kommuner alene betydning for tilskuds- og udligningsopgørelsen, og har således ingen betydning for kommunens faktiske grundskyld uanset om kommunen vælger statsgarantien eller selvbudgetterer. Det er frit for den enkelte kommune, om selvbudgettering eller statsgaranti vælges for det enkelte år. Beslutning om valg af statsgaranti eller selvbudgettering skal ske i forbindelse med budgetvedtagelsen og har dermed bindende virkning for budgetåret. For 2014 har Byrådet valgt statsgarantien og dermed at basere Hjørring kommunes budget for 2014 på et statsgaranteret udskrivningsgrundlag og hertil knyttede statsgaranterede tilskuds- og udligningsbeløb. Byrådets valg af statsgarantien for 2014 for Hjørring kommune skyldes, at den nuværende meget usikre konjunktursituation og Hjørring kommunes generelt faldende befolkningstal tilsagde, at valg af selvbudgettering for 2014 for Hjørring kommune i givet fald ville medføre en ikke ubetydelig skønnet risiko for et stort økonomisk tab i forhold til, hvis statsgarantien for 2014 blev valgt. Samlet er vurderingen, at såfremt Byrådet havde valgt at selvbudgettere for Hjørring kommune i 2014, ville et tab herved af en størrelsesorden på 40-70 mio. kr. ikke forekomme urealistisk.
For 2014 har Vallensbæk- og Aarhus kommuner valgt at selvbudgettere, mens de øvrige 96 kommuner har valgt statsgarantien. For 2013 valgte alle 98 kommuner statsgarantien. 2.8. Efterregulering for indkomståret 2011 til afregning i 2014 Byrådet valgte i efteråret 2010, at Hjørring kommune for indkomståret 2011 skulle vælge statsgarantien, og der vil derfor ikke for Hjørring kommune komme nogen efterregulering vedrørende indkomståret 2011 til afregning i 2014, selv om det realiserede udskrivningsgrundlag i 2011 blev væsentligt lavere end forudsat i statsgarantien. KL har beregnet, at såfremt Hjørring kommune for 2011 havde valgt at selvbudgettere med det i statsgarantien forudsatte for udskrivningsgrundlag mv., skulle Hjørring kommune vedrørende 2011 netto have efterbetalt 37,1 mio. kr. i 2014. 8 kommuner valgte for 2011 at selvbudgettere deres udskrivningsgrundlag mv. Det realiserede udskrivningsgrundlag i kommunerne for 2011 blev pga. konjunktursituationen lavere end budgetteret for 2011, og de 8 selvbudgetterende kommuner skal derfor netto afregne i alt netto 159 mio. kr. i 2014. For Hjørring kommune vil bloktilskuddet i 2014 isoleret set blive øget med omkring 1,8 mio. kr. i relation til en situation, hvor der ingen efterregulering var for 2011 til afregning i 2014. 2.9. Lån mv. Ordinære lånepulje: I 2014 er der for hele landet afsat en lånedispensationspulje på 200 mio. kr. til finansiering af anlægsinvesteringer på det ordinære anlægsområde. Hjørring kommune ansøgte om lånedispensation på 25 mio. kr. fra den ordinære lånedispensationspulje til delvis finansiering af anlægsområder, som ikke kan henføres under kvalitetsfondsområderne. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i skrivelse af 30. august 2013 meddelt afslag om lånedispensation for 2014 til Hjørring kommune fra den ordinære lånepulje. Ministeriet har oplyst, at der til den ordinære lånepulje for 2014 på 200 mio. kr. indkom låneansøgninger fra kommunerne på i alt 2.650 mio. kr. Tilskuds- og lånepulje på kvalitetsfondsområdet: Med henblik på at løfte de fysiske rammer på dagtilbuds-, folkeskole- og ældreområdet samt vedrørende idrætsfaciliteter målrettet børn og unge er der etableret en statslig kvalitetsfond på i alt 22 mia. kr. til brug for statslig medfinansiering af kommunale investeringer i perioden 2009-2018. I 2014 vil der fra kvalitetsfonden blive udmøntet 2 mia. kr. i tilskud til kommunerne. Tilskuddet på 2 mia. kr. fra kvalitetsfonden indgår fra 2014 i bloktilskuddet, og bliver således ikke længere udmøntet som et selvstændigt tilskud. Konsekvensen heraf er, at der gældende fra 1. januar 2014 ikke længere er krav om, at anlægsniveauet på kvalitetsfondsområderne mindst skal være det dobbelte af kvalitetsfondstilskuddet, før kvalitetsfondstilskuddet kan disponeres. Fra 1. januar 2014 ophæves deponeringsreglerne vedrørende ikke disponerede kvalitetsfondstilskud, som tidligere er blevet deponeret på spærret konto. Hjørring kommune får frigivet 6,659 mio. kr., som af Hjørring kommune er blevet deponeret på spærret konto pga.
anlægsniveauet på kvalitetsfondsområdet for 2012 og tidligere år ikke har været højt nok til, at Hjørring kommune har kunnet disponere udmeldte kvalitetsfondstilskud fuldt ud. Der er i 2014 afsat en statslig lånedispensationspulje på 650 mio. kr. til kvalitetsfondsprojekter primært målrettet kommuner i en økonomisk og likviditetsmæssig vanskelig situation. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i skrivelse af 30. august 2013 meddelt lånedispensation på 10,40 mio. kr. for 2014 fra den særlige lånepulje vedrørende kvalitetsfonden til Hjørring kommune. Lånedispensationen er meddelt på baggrund af et af ministeriet for Hjørring kommune forudsat bruttoanlægsniveau i 2014 på 38,628 mio. kr. til daginstitutioner, skoleområdet, dele af ældreområdet samt idrætsfaciliteter for børn og unge. Økonomi- og Indenrigsministeriet gør opmærksom på, at såfremt der sker reduktion af de anlægsudgifter, der er meddelt dispensation til, sker der en forholdsmæssig reduktion af kommunens låneadgang. Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst: At der i alt for hele landet er ansøgt om lånedispensationer for 2014 fra kvalitetsfonden med 3.500 mio. kr. At der pr. 30. august 2013 er udmeldt lånedispensationer fra kvalitetsfonden for 2014 med i alt 650 mio. kr. Lånepulje til kommuner med lav likviditet: I 2014 var der en lånedispensationspulje på i alt 500 mio. kr. til brug for kommuner med lav likviditet. Hjørring kommune fik af ministeriet meddelt lånedispensation med 8,0 mio. kr. for 2014 fra lånepuljen til kommuner med lav likviditet. Der er ikke opstillet vilkår, som skal opfyldes, før der kan gøres brug af lånedispensationen. Ministeriet har oplyst: At der i alt er ansøgt om lånedispensationer for 2014 fra puljen til kommuner med lav likviditet med 1.170 mio. kr. At der pr. 30. august 2013 er udmeldt lånedispensationer til kommunerne fra lånepuljen for 2014 til kommuner med lav likviditet med i alt 500 mio. kr. Lånedispensationen for lånet på 8,0 mio. kr. er meddelt på særlige vilkår, idet løbetiden for lånet maksimalt må være 10 år mod normalt 25 år. Endvidere skal lånet være hjemtaget inden udgangen af kalenderåret 2014. Normalt skal lån vedrørende opgjort låneadgang for 2014 ifølge lånebekendtgørelsen først være hjemtaget inden udgangen af april 2015. Lånepulje til investeringer med dokumenteret effektiviseringspotentiale: I 2014 er der afsat en ny lånedispensationspulje på i alt 200 mio. kr. til finansiering af investeringer med dokumenteret effektiviseringspotentiale.
Hjørring kommune har fået meddelt lånedispensation med 8,7 mio. kr. for 2014 ud fra et forudsat anlægsniveau på 19,572 mio. kr. for tre konkrete anlægsprojekter. Det vedrører bl.a. investeringer i centralkøkkenet. Økonomi- og Indenrigsministeriet gør opmærksom på, at såfremt der sker reduktion af de anlægsudgifter, der er meddelt dispensation til, sker der en forholdsmæssig reduktion af kommunens låneadgang. Økonomi- og Indenrigsministeriet har oplyst: At der i alt for hele landet er ansøgt om lånedispensationer for 2014 fra lånepuljen vedrørende effektiviseringer med 608 mio. kr. At der pr. 30. august 2014 er udmeldt lånedispensationer fra kvalitetsfonden for 2014 med i alt 200 mio. kr. Lånedispensationspulje på OPP-området: For 2014 er der afsat en lånepulje på 150 mio. kr. til offentlige-private projekter med effektiviseringsaspekter. Puljen kan også disponeres til kommuner, som ansøger om at undgå eller få reduceret deponeringsforpligtelsen pga. indgået aftaler med privat aktør, som udløser deponeringsforpligtelse jf. de i lånebekendtgørelsen fastsatte regler. For 2013 var lånedispensationspuljen tilsvarende fastsat til 100 mio. kr. Hjørring kommune ansøgte om lånedispensation for 2014 med 19,768 mio. kr. til teater- og oplevelseshuset fra lånedispensationspulje mv. på OPP-området. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i skrivelse af 2. oktober 2013 meddelt afslag på Hjørring kommunes ansøgning om lånedispensation fra OPP-lånedispensationspuljen. Ministeriet har begrundet afslaget med, at det alene er i anlægsfasen, at de private parter er involveret i projektet, og at ministeriet derfor vurderer, at det offentlige-private samarbejde i projektet ikke har et sådant omfang, at det ligger inden for puljens formål. Det er i øvrigt oplyst: at der blev meddelt lånedispensationer eller deponeringsfritagelser for 2014 med i alt 146 mio. kr. fra OPP-puljen til 8 kommunale projekter. At den kommunale interesse for OPP-projekter er blevet klart større i forhold til tidligere år, hvor der også var afsat OPP-puljer til fremme af offentlige private samarbejder i kommunerne. Energilån: I henhold til de i lånebekendtgørelsen fastsatte regler har kommunerne mulighed for at lånefinansiere energiinvesteringer fuldt ud. Det er forudsat i budget 2014, at Hjørring kommune i 2014 afholder energiinvesteringer for 21,0 mio. kr., som finansieres via låntagning. For årene 2015 til 2017 varierer budgetteret energilån fra 53,4 mio. kr. i 2015 til 6,0 mio. kr. i 2017. Det budgetterede niveau for energilån for årene 2015-2017 er bl.a. påvirket af forudsat energiinvesteringer i Vendiahallen i 2015, og at der er forventning om at fremrykke økonomisk hensigtsmæssige energiinvesteringer.
Det er i budget 2014 for årene 2014-2017 forudsat, at ydelserne på energilånene finansieres fuldt ud via reducerede energiudgifter pga. energiinvesteringerne. Lån via Hirtshals Havn: I henhold til de i lånebekendtgørelsen fastsatte regler har Hjørring kommune mulighed for at optage lån svarende til forskellen mellem afholdte anlægsudgifter af Hirtshals Havn fratrukket Hirtshals Havns låneoptag til at finansiere anlægsudgifterne helt eller delvist. På baggrund af oplysninger fra Hirtshals Havn er der i Hjørring kommunes budget for 2014 budgetteret med en låneadgang via Hirtshals Havn med 20,0 mio. kr. i 2014, 15,0 mio. kr. årligt for 2015 og 2016 samt 10,0 mio. kr. i 2017. Budgetteret anlægsniveau og låntagning mv. 2014-2017: Det for Hjørring kommune budgetterede investeringsniveau i 2014 på brutto 124,9 mio. kr. bliver bl.a. finansieret ved låntagning i 2014 med i alt 68,1 mio. kr.: 10,4 mio. kr., lånedispensationspulje på kvalitetsfondsområderne. 8,0 mio. kr., lånedispensationspulje til kommuner med lav likviditet. 8,7 mio. kr., lånedispensationspulje til investeringer med dokumenteret effektiviseringspotentiale. 20,0 mio. kr., låneadgang via Hirtshals Havn. 21,0 mio. kr., energilån. Endvidere modtager Hjørring kommune 23,3 mio. kr. i 2014 i anlægstilskud fra kvalitetsfonden, selv om dette tilskud ikke længere bliver budgetteret særskilt, idet kvalitetsfondstilskuddet fra 2014 indgår i statstilskuddet. Der er i 2014 budgetteret med anlægsindtægter fra salg af jord og bygninger med i alt 23,0 mio. kr. Der er også i 2014 budgetteret med en anlægsindtægt på 5,0 mio. kr. vedrørende teateroplevelseshuset. I 2014 kan skattefinansiering af anlægsudgifterne herefter opgøres til 5,5 mio. kr. Endvidere er der i 2014 overført udgifter fra anlæg til drift med 20,26 mio. kr., som også vil blive skattefinansieret. For årene 2015-2017 er der tilsvarende overført udgifter fra anlæg til drift med årligt godt 16 mio. kr. For overslagsårene 2015-2017 er der budgetteret med følgende bruttoanlægsniveau, låntagning og anlægsindtægter: Beløb i mio. kr. Bruttoanlægs- Låntagning Anlægsindtægter, Anlægsindtægniveau jord og bygninger ter, teater 2015: 217,5 95,5 21,0 82,6 2016: 125,6 63,1 16,0 20,4 2017: 64,0 43,1 11,0 0,0 2.10. Tilskud til særligt vanskeligt stillede kommuner Tilskudspuljen vedrørende særligt vanskeligt stillede kommuner var både for 2013 og 2014 fastsat til 400 mio. kr. årligt. Til sammenligning var tilskudspuljen i alt for 2012 fastsat til 550,0 mio. kr.
For 2010 og 2011 blev tilskudspuljen midlertidig forhøjet med omkring 320 mio. kr., således at tilskudspuljen i hvert af årene udgjorde 500,0 mio. kr. Tidligere er der midlertidigt sket forhøjelse af omhandlede tilskudspulje med årligt 150 mio. kr. i årene 2006-2009. Hjørring kommune har efter ansøgning i skrivelse af 30. august 2013 fra Økonomi- og Indenrigsministeriet fået tilsagn om et tilskud på 15,0 mio. kr. for 2014 som særligt vanskeligt stillet kommune. Hjørring kommune har også tidligere ansøgt om at få tilskud som særligt vanskeligt stillet kommune. Der er af Indenrigsministeriet tidligere meddelt følgende tilskud til Hjørring kommune fra tilskudspuljen til særligt vanskeligt stillede kommuner: 15,0 mio. kr. for 2013. 21,0 mio. kr. for 2012. 19,0 mio. kr. for 2011. 15,0 mio. kr. for 2010. 12,0 mio. kr. for 2009. 12,0 mio. kr. for 2008. For 2007, afslag på ansøgning om tilskud. 2.11. Budgetaftaler mv. Til Byrådets 2. behandling af budgettet for 2014-2017 den 9. oktober 2013 var der indkommet et samlet ændringsforslag jf. indgået budgetforlig af 23. september 2013. Endvidere var der fra administrationen udarbejdet nogle tekniske ændringsforslag mv. vedrørende udmøntning af statslige puljer på skoleområdet samt kontering vedrørende drift henholdsvis anlæg mv. Ved Byrådets 2. behandling af budgettet for 2014-2017 den 9. oktober 2013 blev følgende forslag vedtaget enstemmigt af Byrådets 31 medlemmer: 1. Budgetaftale af 23. september 2013 for 2014-2017 for Hjørring Kommune med tilhørende bilag. 2. Udmøntning af statslig pulje til omstilling af folkeskolen jf. bl.a. notat fra Økonomi- og Indenrigsministeriet af 28. august 2013 vedrørende fordeling af tilskud til omstilling af folkeskolen for 2014. 3. Fire tekniske ændringsforslag fra administrationen: 3a. Udmøntning af statslige efteruddannelsesmidler til finansiering af efteruddannelse af lærere og pædagoger jf. notat af 19. september 2013 fra Økonomi- og Indenrigsministeriet vedrørende fordeling af efteruddannelsesmidler i 2014 til kommunerne. 3b. Udmøntning af energibesparende foranstaltninger for årene 2009-2012 jf. notat fra Økonomiområdet af 24. september 2013. 3c. Budgettering af drifts- og anlægsudgifter inkl. investeringsoversigt for 2014-2017 jf. materiale fra Økonomiområdet af 25. september 2013. 3d. Oplysning fra administration om at deponeringstidspunkt for lejemål til døgninstitution indgået i 2014 i givet fald først vil være i 2015 jf. praksis.
HJØRRING KOMMUNE Principper for økonomistyring
1 INDLEDNING... 3 1.1 Forord... 3 1.2 Lovgrundlag... 3 1.3 Formål... 3 1.4 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper... 3 1.5 Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau... 4 1.6 Ajourføring af Principper for økonomistyring... 4 2 ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER... 5 2.1 Valg af økonomiske styringsprincipper... 5 2.2 Økonomiske støttefunktioner... 5 2.3 Budgetprocessen... 5 2.4 Årsbudget og bevillingsniveau... 6 2.5 Budgetansvar og ledelsestilsyn... 6 2.6 Økonomiopfølgning... 6 2.7 Tillægsbevillinger, budgetomplaceringer og tværgående puljer... 7 2.8 Overførsel mellem årene (drift)... 7 2.9 Regnskabsaflæggelsen... 8 2.10 Særligt Anlægsstyring... 8 2.11 Sager med væsentligt økonomisk indhold lån, leje og leasing mv.... 10 3 BETALINGSFORMIDLING... 10 3.1 Finansiel strategi... 10 3.2 Hvem må forpligte kommunen (fuldmagtsforhold)... 10 3.3 Betalingsformidling... 11 4 VIGTIGE REGNSKABSPROCESSER... 12 4.1 Bogføringsprocessen... 12 4.2 Indkøb af varer og tjenesteydelser... 13 4.3 Afstemning af balancekonti og mellemregninger... 13 5 AKTIVER OG PASSIVER... 14 5.1 Fysiske aktiver... 14 5.2 Aktiver i øvrigt... 14 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 2 af 16
1 Indledning 1.1 Forord Hjørring Byråd har i Principper for Økonomistyring fastlagt de grundlæggende regler og rammer for økonomistyringen i Hjørring Kommune. Byrådet har ud over de beskrevne formål i afsnit 1.3 meget fokus på, at budgetlægningen skal være robust og realistisk at budgettet overholdes i årets løb Disse elementer er en afgørende forudsætning for, at Hjørring Kommune også i fremtiden kan fastholde en sund og bæredygtig økonomi. 1.2 Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Hjørring Kommunes kasse- og regnskabsregulativ jf. Styrelseslovens 42, stk. 7: Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. 1.3 Formål Formålet med principperne er: at fastlægge rammerne for den økonomiske styring i kommunen at sikre den nødvendige balance mellem effektiv og korrekt administration af kommunens økonomi at give den nødvendige handlefrihed til de budgetansvarlige 1.4 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Principper for Økonomistyring fastlægger kun de overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper. Teksten er kortfattet, men der findes i relevant omfang en henvisning eller et link til mere detaljerede regler i form af forretningsgange, vejledning mv. 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 3 af 16
I praksis fungerer principperne derfor som en indgang og portal til mere uddybende beskrivelser i bilag, beslutninger i Byråd mv. Principper for økonomistyring er gældende for hele kommunens virksomhed, herunder selvejende institutioner og fonde mv., hvor kommunen varetager bogføringen. 1.5 Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Jf. styrelsesloven er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henført til det politiske niveau: Økonomiudvalget 18: Økonomiudvalget skal have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Byrådet til beslutning. Udvalgene 21: Udvalgene bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Byråds vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af Byråd. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne foretager udvalget gennem økonomiudvalget indstilling til Byrådet om tillægsbevilling. Borgmesteren 31: Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Mere udtømmende regler for Byrådets, udvalgenes og borgmesterens funktioner er beskrevet i Styrelsesvedtægt for Hjørring Kommune og forretningsorden for Byråd og udvalg. Forvaltningen I praksis er det kommunens administrative ledelse, som har det daglige ansvar for udmøntningen af kommunens økonomistyring inden for rammerne af principperne i dette dokument og det almindelige ledelsesansvar. Den enkelte forvaltningsdirektør varetager således budgetansvaret indenfor egen forvaltning. 1.6 Ajourføring af Principper for økonomistyring Principperne skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 4 af 16
Direktøren for Økonomiforvaltningen har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre principperne i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af direktøren. Såfremt der er tale om grundlæggende ændringer, som kræver en politisk beslutning, er Direktøren for Økonomiforvaltningen ansvarlig for, at ændringerne gennem direktionen forelægges Økonomiudvalg og Byråd til godkendelse. Ændringer i bilag og underliggende forretningsgange skal alene godkendes af Direktøren for Økonomiforvaltningen. Ændringer i bilag mv., som har væsentlig betydning for flere forvaltninger, skal dog godkendes i Direktionen. Kommunens eksterne revisor skal underrettes om alle ændringer af principperne, før ændringerne sættes i kraft. 2 Økonomiske styringsprincipper 2.1 Valg af økonomiske styringsprincipper Kommunens overordnede styringsprincip er mål- og rammestyring, men i praksis anvendes en bred vifte af styreformer. Målet med styringsprincipperne er at skabe rammerne for, at de politiske mål og det vedtagne serviceniveau realiseres og at skabe rammerne for en forpligtende dialog mellem de involverede aktører. 2.2 Økonomiske støttefunktioner Til støtte for kommunens ledelse er der etableret centrale og decentrale økonomifunktioner, som skal bistå med råd og vejledning, udvikling af værktøjer, uddannelse m.m. Disse økonomifunktioner udfører på nogle områder også egentlige kontroller med, at forretningsgange på det økonomiske område overholdes. Direktøren for Økonomiforvaltningen er ansvarlig for årligt at lave en plan for de kontroller og tilsyn, som Økonomiforvaltningen udfører på tværs af hele organisationen (link). Dette tilsyn har til formål at afdække svagheder i systemanvendelsen, måle på overholdelsen af gældende regler og løbende opsamle viden om behov for udvikling af værktøjer og viden i organisationen. 2.3 Budgetprocessen De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet (link). For at skabe den ønskede sammenhæng mellem økonomi og mål skal processen for den politiske målstyring og den administrative aftalestyring sammentænkes med budgetprocessen. 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 5 af 16
Budgetarbejdet foregår derfor efter en tidsplan (link), som udarbejdes af Direktøren for Økonomiforvaltningen og som efter behandling i Direktion og Økonomiudvalg godkendes af Byrådet. Direktøren for Økonomiforvaltningen er ansvarlig for, at budgetarbejdet planlægges og udføres i overensstemmelse med planen. 2.4 Årsbudget og bevillingsniveau Bevillingsniveauet fastlægges i forbindelse med vedtagelsen af det enkelte års budget og vil normalt være på sektorniveau. Byrådet afgiver som hovedprincip nettobevillinger, men alle bevillinger skal i det detaljerede budget opdeles mellem udgifter og indtægter. Fagudvalget kan foretage omprioriteringer mellem serviceområderne indenfor den enkelte sektor. Udvalget kan søge byrådet om omplacering mellem udvalgets sektorer. Særlige forhold vil være særskilt beskrevet i budgettet. 2.5 Budgetansvar og ledelsestilsyn Selv om det formelle budgetansvar er hos fagudvalget, er den praktiske udmøntning af ansvaret delegeret til forvaltningsdirektøren og videre til ledende personer indenfor egen forvaltning. På baggrund af oplysninger fra de enkelte forvaltninger er Økonomiforvaltningen ansvarlig for, at alle budgetbeløb entydigt kan henføres til en konkret person/funktion. Fordelingen fremgår af den administrative struktur i Økonomisystemet. De budgetansvarlige har som ledere ansvaret for overholdelsen af den tildelte budgetramme og de aktivitetsmæssige forudsætninger, herunder ansvaret for at opbygge hensigtsmæssige arbejdsgange og interne kontroller inden for eget område. Budgetopfølgningen for den enkelte leder udføres i sammenhæng med ledelsestilsynet minimum en gang om måneden, så det er muligt at reagere hurtigt på udsving i forbrugsmønster og aktiviteter. I forbindelse med ledelsestilsynet føres der tilsyn med, om væsentlige arbejdsgange og interne kontroller fungerer i praksis. Tilsynet skal foretages ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. De enkelte forvaltningsdirektører har ansvaret for, at ledelsestilsynet fungerer inden for egen forvaltning. For at sikre den nødvendige effektivitet og ensartethed i arbejdet udføres og dokumenteres ledelsestilsyn i Økonomisystemet på grundlag af fælles retningslinjer og vejledninger (link). Økonomiforvaltningen er ansvarlig for fortsat udvikling af platformen for ledelsestilsyn og uddannelsen af de budgetansvarlige og øvrige brugere i anvendelsen af værktøjerne. 2.6 Økonomiopfølgning De enkelte forvaltningsdirektører er ansvarlige for, at der tilrettelægges den nødvendige og relevante økonomirapportering for det enkelte udvalg. 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 6 af 16
Den kvartalsvise økonomiopfølgning pr. 31.3, 30.6 og 30.9 fremsendes til behandling i Økonomiudvalg og Byråd, jf. økonomiforvaltningens vejledning og skabeloner. Direktøren for Økonomiforvaltningen er ansvarlig for at udarbejde en tidsplan (link) for arbejdet med økonomiopfølgningen, herunder fortsat udvikling af fælles rapporteringsværktøjer med afsæt i Økonomisystemet. Dette omfatter også likviditetsstyring. 2.7 Tillægsbevillinger Fagudvalgene og de enkelte budgetansvarlige har en initiativforpligtigelse til at sikre budgetoverholdelse indenfor udvalgets samlede budgetområde og det enkelte budgetområde. Det er hovedreglen, at der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger ud over overførsel af uforbrugte bevillinger ved årets udgang. For at sikre den nødvendige finansiering og prioritering af eventuelle tillægsbevillinger, skal alle muligheder være afsøgt, før der i helt særlige tilfælde søges om en kassefinansieret tillægsbevilling. Dette indebærer, at fagudvalget undersøger mulighederne for at reducere udgifterne ved en ændret opgavevaretagelse en omprioritering mellem serviceområderne inden for sektoren for flytning af midler mellem sektorer inden for udvalgsområdet (kræver godkendelse af Byrådet) en ændring af aktiviteten (kræver godkendelse af Byrådet) Er alle muligheder afsøgt skal fagudvalget søge om tillægsbevillingen ved førstkommende økonomiopfølgning. Økonomiudvalget er med henvisning til Styrelseslovens 40 bemyndiget til at udmønte tværgående budgetpuljer på tværs af sektorområder til konkrete formål f.eks. til barselsudligning. En ændring af det fastlagte formål i budgetforudsætningerne kræver byrådets godkendelse. 2.8 Overførsel mellem årene (drift) Kommunen ønsker, at de budgetansvarlige har et incitament til at tænke og planlægge langsigtet med mulighed for opsparing af midler til større anskaffelser og en lempelig afvikling af underskud, der er opstået ved uforudsete hændelser. Overførselsadgangen gælder for driftsenheder med selvstændigt budgetansvar. Overførselsadgangen gælder ikke lovbundne sociale ydelser og tilhørende refusioner samt mellemkommunale afregninger. Ved budgetlægningen for det enkelte år tages der stilling til de konkrete budgetområder, som er omfattet af den automatiske overførselsadgang, herunder en præcisering af eventuelle områder, hvor overførselsadgangen ses samlet på tværs af institutioner eller budgetområder (link). 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 7 af 16
Der kan automatisk overføres overskud (mindreforbrug) på maksimalt 5 % af det vedtagne budget for det enkelte budgetområde og underskud (merforbrug) på maksimalt 3 % af det vedtagne budget. Der kan ikke overføres overskud, der er genereret ved lavere aktivitet eller underskud ved højere aktivitet. Fagudvalget indstiller til Byrådet, når ændret aktivitet påvirker overførselsadgangen. Afvigelser fra ovenstående regler, herunder forslag til omprioritering af over- og underskud mellem aktiviteter kræver særskilt indstilling fra fagudvalget til Byrådet. Byrådet behandler overførselssagen inden udgangen af marts måned i det efterfølgende budgetår og tager endeligt stilling til omfanget af overførsler og meddeler de fornødne tillægsbevillinger. 2.9 Regnskabsaflæggelsen De grundlæggende principper for kommunens regnskabsaflæggelse er fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet (Link). Økonomiforvaltningen har ansvaret for løbende at implementere ændringer i regelgrundlaget til den anvendte regnskabspraksis i kommunen, herunder udvikle modellen for regnskabsaflæggelsen (link). Regnskabsaflæggelsen omfatter både et halvårsregnskab (30. juni) og et årsregnskab (31. december). Direktøren for Økonomiforvaltningen er ansvarlig for, at der inden 1. juni udarbejdes en detaljeret tidsplan for aflæggelsen af halvårsregnskabet (link) og inden den 1. november en detaljeret tidsplan for aflæggelsen af årsregnskabet (link). Aflæggelsen af halvårsregnskabet er integreret i økonomiopfølgningen. Årsregnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb for at sikre et aktuelt og brugbart regnskabsresultat, som kan udnyttes fremadrettet ved budgetopfølgning og budgetlægning. Se de seneste aflagte regnskaber her (link). 2.10 Særligt Anlægsstyring 2.10.1 Anlægsbevilling og rådighedsbeløb Anlægsbevillinger gives af Byrådet. Et anlægsarbejde må ikke igangsættes, før der foreligger en anlægsbevilling og før det tilhørende rådighedsbeløb er frigivet. Anlægsbevillingen vedrører selve det fysiske anlægsarbejde, mens rådighedsbeløbet alene har en finansieringsmæssig funktion. Tidsplanen for de enkelte projekter og forbruget af anlægsbevillingen i de enkelte budgetår fremgår af investeringsoversigten eller bevillingssagen. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig, som har ansvaret for at udmønte bevillingen, for at føre tilsyn med anvendelsen af den og for at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet. De budgetansvarlige for de enkelte projekter fremgår af Økonomisystemet. 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 8 af 16
For projekter med en samlet anlægsbevilling over 10 mio. kr. eller hvor Byrådet har stillet særlige krav herom ved bevillingsafgivelsen, er de budgetansvarlige forpligtiget til at informere Fagudvalg og Byråd, hvis der i løbet af året sker væsentlige ændringer i investeringsplanen. Dette indebærer også, at der ved førstkommende budgetopfølgning skal ske en bevillingsmæssig tilpasning af anlægsbevilling og de afsatte rådighedsbeløb i de enkelte budgetår. For øvrige projekter under ovenstående beløbsgrænse håndteres bevillingsmæssige afvigelser i forbindelse med behandling af overførselssagen ved årets udgang. Dette gælder dog ikke, hvis der konstateres væsentlige merforbrug i årets løb, som altid skal håndteres bevillingsmæssigt ved førstkommende budgetopfølgning. Omprioritering af uforbrugte anlægsmidler mellem projekter og udvalg kræver Byrådets godkendelse i form af tillægsbevillinger, da bevillingsniveauet for anlæg er det enkelte projekt. Økonomiforvaltningen er ansvarlig for en fortsat udvikling af værktøjer til anlægsstyring. 2.10.2 Overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb til næste budgetår Byrådet ønsker, at de prioriterede anlægsmidler realiseres og gennemføres i overensstemmelse med de budget- og tidsmæssige forudsætninger for bl.a. at minimere omfanget af overførsler mellem årene, som forstyrrer økonomistyringen. I det omfang der alligevel sker ændring i tidsplanen er der adgang til at søge Byrådet om overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb ved årets udgang eller tidligere. Det er hovedreglen, at der ikke kan overføres på urealiserede indtægter fra salg af grunde og bygninger. Byggemodningsområdet er styrings- og bevillingsmæssigt atypisk i forhold til øvrige anlægsaktiviteter. Økonomiforvaltningen er ansvarlig for i samarbejde med Grundsalg at fastlægge en forretningsgang for håndtering af anlægsbevillinger på området (link). Salg af grunde og bygninger, hvor prisen afviger fra den vedtagne salgspris i Byrådet, skal godkendes på ny i Byrådet. Mindre handler under skødegrænsen (pt. 45.000 kr.) håndteres samlet ved økonomiopfølgning. 2.10.3 Aflæggelse af anlægsregnskaber Den ansvarlige for anlægsbevillingen skal aflægge et regnskab for anlægsarbejdet til behandling i fagudvalget senest 3 måneder efter projektets afslutning. Ved regnskabsaflæggelsen skal anlægsbevillingens enkelte poster sammenstilles med de tilsvarende poster i anlægsregnskabet og der skrives bemærkninger til væsentlige budgetafvigelser. Økonomiforvaltningen er ansvarlig for udarbejdelse af skabelon til anlægsregnskaber (link). Følgende anlægsprojekter skal efterfølgende revisionspåtegnes og behandles i Byrådet: Projekter med anlægsbevilling eller forbrug over 2 mio. kr. Alle projekter, hvor Byrådet har stillet krav om revisionspåtegning og efterfølgende behandling i Byrådet Alle udstykningsregnskaber på afsluttede byggemodninger. 06-11-2013, Økonomiforvaltningen Side 9 af 16