Job- og personprofil til stillingen som leder af Borgerservice i Favrskov Kommune Job- og personprofil leder af Borgerservice i Favrskov Kommune februar 2016
1. Baggrund Stillingen som leder af Borgerservice i Favrskov Kommune er en nyoprettet stilling, som er oprettet i forbindelse med en ændring af ledelsesstrukturen i Borgerservice. Baggrunden for ændringen i ledelsesorganisering er et ønske om at styrke ledelsen af Borgerservice. Denne job- og personprofil beskriver de overordnede rammer for stillingen samt forventningerne til den nye leder. 2. Favrskov Kommune Favrskov Kommune er en vækstkommune med ca. 47.500 indbyggere og væksten forventes at fortsætte de kommende år. Favrskov Kommune er politisk og administrativt en aktiv del af den midtjyske region, der tilsammen tæller 1,2 millioner indbyggere. Favrskov Kommune ligger centralt placeret midt i Østjylland med kort afstand til både Aarhus, Randers, Viborg og Silkeborg. Den kommunale organisation er med ca. 3.800 medarbejdere den største arbejdsplads i Favrskov Kommune. Favrskov Kommunes vision er bygget op om fem ambitiøse målsætninger, som sætter rammerne for kommunens videreudvikling. Favrskov Kommune vil være: En samlende kommune, hvor mangfoldighed er en styrke En åben kommune i dialog med omverdenen En bosætningskommune med en god kommunal service En erhvervskommune kendetegnet ved attraktive arbejdspladser En grøn kommune med ambitioner for klima og miljø Se visionen for Favrskov Kommune her. For nærmere information om Favrskov Kommune henvises der til kommunens hjemmeside www.favrskov.dk. 3. Organisation 3.1. Politisk organisation Den politiske organisation omfatter ud over Byrådet og Økonomiudvalget fem stående udvalg: Social- og Sundhedsudvalget Børne- og Skoleudvalget Teknik- og Miljøudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Arbejdsmarkedsudvalget. 1
Byrådet, Økonomiudvalget og de stående udvalg holder som udgangspunkt månedlige møder. Borgerservice hører under Kultur- og Fritidsudvalgets ansvarsområde. 3.2. Administrativ organisation Favrskov Kommunes administrative organisation består af fire forvaltninger med hver sin direktør. De fire forvaltninger og de mange decentrale arbejdspladser understøttes af tværgående funktioner indenfor økonomi, løn, personale, it og HR. Sammen med kommunaldirektøren udgør de fire direktører kommunens direktion. Den administrative organisation fremgår af nedenstående diagram: Der henvises til Favrskov Kommunes hjemmeside for nærmere oplysninger om de enkelte forvaltninger. 2
4. Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice Borgerservice er en del af den tværgående stabsfunktion Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice, som er etableret ved en sammenlægning pr. 1. august 2015. Opgaverne er overordnet organiseret i tre områder: Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice omfatter i alt ca. 55 personer. Sekretariatschefen er med reference til kommunaldirektøren ansvarlig for den overordnede ledelse af Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice. 4.1. Opgaver i Borgmestersekretariatet og HR Borgmestersekretariatet og HR s opgaver omfatter tre centrale opgaveporteføljer i Favrskov Kommune: Den politiske servicering Betjeningen af den overordnede administrative ledelse Administration, drift og udvikling af det overordnede samarbejdssystem Borgmestersekretariatet og HR har bl.a. ansvaret for: Håndtering af politiske dagsordener til økonomiudvalg og byråd Servicering af den øverste politiske organisation Sekretærfunktion for borgmester, kommunaldirektør og direktion Juridisk rådgivning til den samlede organisation Kommunikationsopgaver, hjemmeside, information m.v. Koordination af kommunens erhvervs- og turismeudvikling Betjening af Hovedsamarbejdsudvalget (HMU) Arbejdsmiljø, APV, trivselsmålinger Kompetence- og lederudvikling Rekruttering og afskedigelser. Sekretariatschefen har den direkte personalemæssige og faglige ledelse af 17 medarbejdere i Borgmestersekretariatet og HR. 4.2. Opgaver i Kantineservice Kantineservice er ansvarlig for drift af kantinerne i kommunens fire administrationsbygninger, herunder frokostordning og mødeforplejning. 3
Derudover er Kantineservice ansvarlig for den daglige postomdeling mellem administrationsbygningerne. Sekretariatschefen er personaleleder for de ca. 8 medarbejdere i Kantineservice. Medarbejderne i Kantineservice refererer fagligt til en teamleder, som er ansvarlig for drift af kantineservice i administrationsbygningerne. 4.3. Opgaver i Borgservice Borgerservices opgaver er de traditionelle opgaver, som kommunernes borgerservicecentre varetager: Udstedelse af pas og kørekort Folkeregisteropgaver Vielser Skadedyrsbekæmpelse Køreprøvebooking Trafikbøger, toldattest og førerkort til taxa ID-kort til unge Sygesikringsrefusioner Samarbejde med Udbetaling Danmark om pension, boligstøtte og familieydelser Pension, helbredstillæg og personlige tillæg Økonomisk friplads i daginstitution Begravelseshjælp og sociale begravelser Administrationssager Helhedsorienteret sagsbehandling (HOS) Borgerservice har også opgaver i forhold til kommunernes arbejde med øget brug af digitale løsning, f.eks. digital post, Nem-ID, selvbetjening.nu, favrskov.dk, borger.dk m.fl. Det betyder, at medarbejdere har mange ekspeditioner med digital medbetjening, vejledning og straksafklaringer. Endvidere deltager Borgerservice i det fælleskommunale samarbejde Den Digitale Hotline. I den daglige borgerservice til borgerne i Favrskov Kommune er der et internt samarbejde mellem Borgerservice og de fire biblioteker i kommunen om at sikre, at borgere også kan betjenes i forhold til borgerserviceopgaver fra bibliotekerne. Derudover har Borgerservice ansvaret for Favrskov Kommunes telefonomstilling og receptionsopgaver i Hinnerup administrationsbygning. Endelig har Borgerservice en række opgaver i forbindelse med afvikling af valg og folkeafstemninger. Borgerservice omfatter ca. 16 kontoruddannede medarbejdere. 5. Ledelsesopgaven i Borgerservice Lederen af Borgerservice vil referere til sekretariatschefen for Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice. Lederen er ansvarlig for den faglige og personalemæssige ledelse af Borgerservice. 4
Lederen skal have særligt fokus på personaleledelse af medarbejderne, så der udstikkes en retning for udviklingen af Borgerservice i Favrskov Kommune. Lederen skal til stadighed fordele, prioritere og følge op på løsning af de opgaver, som Borgerservice er ansvarlig for. Lederen har ansvaret for den faglige drift af Borgerservice, og skal løbende sætte retning, korrigere og understøtte den strategi, der er lagt for Borgerservice. Lederen skal følge op i forhold til den enkelte medarbejders opgaveløsning. Lederen skal sørge for at skabe sammenhænge til andre afdelinger i Favrskov Kommune, hvor Borgerservice kan bidrage til en helhedsorienteret opgaveløsning til gavn for borgere og virksomheder. Hermed skal Borgerservice bidrage til en serviceorienteret kultur på tværs af fagområder. Lederen skal repræsentere Favrskov Kommune i forskellige samarbejdsfora, hvor fremtidens borgerservice udvikles og defineres. Afdelingslederens repræsentation vil blive suppleret af medarbejdere, der vil indgå i eventuelle nedsatte arbejdsgrupper og erfanetværk. Som leder vil du således få ansvar for den daglige drift af Borgerservice via en sikker og effektiv ressourcestyring, prioritering og planlægning samt kvalitetssikring af og udvikling af borgerservicefunktionen. Du vil også få ansvaret for implementering af ny lovgivning og nye digitale løsninger samt lokale politiske og administrative beslutninger 6. Lederens profil I forhold til de formelle, ledelsesmæssige og personlige kompetencer skal du kunne dokumentere og/eller kunne identificere dig med flest muligt af nedenstående kvalifikationer: 6.1 Formelle kompetencer Du har enten en akademisk uddannelse, gerne suppleret med relevant videre- og efteruddannelse i ledelse, eller en kontoruddannelse og konkret erfaring med de opgaver, som er beskrevet i job- og personprofilen. Du har erfaring med personaleledelse. Du har erfaring eller indsigt i borgerserviceområdet, hvor du kan dokumentere gode resultater. Du skal have erfaring med at yde service til borgere eller kunder 6.2. Personlige og ledelsesmæssige kompetencer Du har en naturlig autoritet og optræder professionelt Du er robust og formår at være Borgerservices rygrad såvel udadtil som indadtil på et område under forandring Du har et udpræget servicegen Du er troværdig og evner at skabe tillid omkring dig Du evner at balancere mellem lederskab og følgeskab Du har evner for personaleledelse og har en anerkendende ledelsesstil Du er god til at delegere opgaver og er tydelig i dine forventninger til andre 5
Du følger op, arbejder struktureret og overholder deadlines Du skaber og fastholder motivation og går forrest med begejstring Du giver og modtager feedback på en konstruktiv og fremadrettet måde Du har humor, empati, selvindsigt og tør reflektere over egne værdier og ledelsesstil. 7. Favrskov Kommune tilbyder Vi tilbyder en spændende lederstilling med stor selvstændig kompetence og tæt samspil med sekretariatschefen i Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice. Som leder får du ansvaret for et område, som er under stor forandring, blandt andet som følge af de stigende krav til, at borgere benytter digitale løsninger i deres kommunikation med det offentlige. Stillingen rummer potentiale for udvikling både personligt, fagligt og ledelsesmæssigt. Favrskov Kommune har et fælles ledelsesgrundlag, som gælder for hele organisationen. Ledelsesgrundlaget har følgende fire fokusområder: Vi finder nye veje Vi går i direkte dialog Vi arbejder på tværs Vi bruger feedback. Favrskov Kommune har i en årrække markeret sig som en af de billigst drevne kommuner i Danmark målt i nettodriftsudgifter pr. indbygger. Det stiller særlige krav om en målrettet og resultatorienteret ledelse, som tager initiativ til og understøtter en effektiv og udviklende tilrettelæggelse af opgaveløsningen. Favrskov Kommune arbejder løbende med at udvikle kommunen som en attraktiv og effektiv arbejdsplads. Arbejdsstedet er administrationsbygningen i Hinnerup. Ansættelsen sker på overenskomstvilkår, og som en del af lønpakken tilbydes der mulighed for hjemmeopkobling og mobiltelefon. 8. Yderligere oplysninger Hvis du ønsker yderligere oplysninger om jobbet eller har spørgsmål til job- og personprofilen, kan du kontakte sekretariatschef Jakob Ljungberg, Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice, på telefon 29 62 03 70 eller jalj@favrskov.dk. Alle henvendelser vil naturligvis blive behandlet fortroligt. 9. Ansættelsesprocedure Ansættelsesudvalget består af: Sekretariatschef Jakob Ljungberg 6
Teamleder Steen Andersen Medarbejderrepræsentant, tillidsrepræsentant Dorthe Ravn Hansen Medarbejderrepræsentant Kristina Grønne Olsen Ansøgningsfristen er mandag 7. marts 2016, hvor ansøgninger skal være modtaget via Favrskov Kommunens hjemmeside. Tirsdag 8. marts 2016 udvælger ansættelsesudvalget kandidater til første samtale, der finder sted fredag 11. marts 2016. Indkaldelse sker pr. mail tirsdag 8. marts om eftermiddagen/aftenen. Efter første samtalerunde udvælges kandidater til anden samtale, som foregår fredag 18. marts 2016. De kandidater, der går videre til anden samtale, skal gennemføre en personlighedstest, som gennemføres af Favrskov Kommunes rekrutteringskonsulent Rebecca Abl Jørgensen onsdag 16. marts 2016. Herudover vil kandidaterne blive tilbudt en personlig samtale med sekretariatschefen for Borgmestersekretariatet, HR og Borgerservice. I forbindelse med anden samtale vil der blive indhentet referencer på den kandidat, som Favrskov Kommune forventer at tilbyde ansættelse til. Der er en betingelse for ansættelsen, at kandidaten ikke er straffet for forhold, der gør vedkommende uegnet til at bestride stillingen. Tiltrædelse forventes pr. 1. maj 2016. 7