Vejledning til en komplet opdatering af Manualen, ydelsesgruppedokumenterne og kvalitetsområdedokumenterne, Office skabeloner samt kundeaftaleskabeloner. Dette hjælpedokument beskriver trin for trin hvordan kvalitetsmanualen opdateres. Der tages hensyn til de manualdokumenter revisor selv har tilrettet og omjournaliseret til at ligge under kategorien "Standard for egen virksomhed". Det forudsættes, at de manualdokumenter virksomheden selv har tilrettet, er blevet omjournaliseret fra at være en "Revimentor Standard" til at være en "Standard for egen virksomhed". Se evt. afsnit 10.040 og 10.050 I Brugermanualen. Fremgangsmåde: Følgendes elementer skal opdateres I kvalitetsstyringsmanualen: 1. Kvalitetsområder 2. Ydelsesgrupper 3. Kundeaftale skabeloner 4. Office skabeloner. 5. Manual dokumenter
1 Overfør kvalitetsområdedokumenterne fra Revimentor Mastermanual 1. Åbn egen Revimentor, og vælg modulet "Manualen". 2. Vælg "Manualen"-modulet > Administration > Manualer og klik på Overfør fra Mastermanualen > Systemdokumenter > kvalitetsområder, som ses her nedenfor. 3. Der dukker et billede op som nedenstående. Svar "Ja" og der indhentes nye kvalitetsområder. 4. Kvalitetsområdedokumenterne er nu kopieret og lagt ind i Revimentor. 5. Åbn egen Revimentor, og vælg modulet "Administration". 6. Vælg oversigten "Manualstyring/Kvalitetsområder" og check, at kvalitetsområder er læst ind.
2 Overfør ydelsesgruppedokumenterne fra Revimentor Mastermanual Kopieringen foregår på følgende måde: 1. Åbn Revimentor, og klik på modulet "Manualen" i modulnavigatoren. 2. Klik på oversigten "Administration" > "Manualer". Tryk på handlingsknappen [Overfør fra Mastermanaulen] og vælg [Systemdokumenter] og [Ydelsesgrupper] som vist. Ydelsesgruppedokumenterne vil nu blive kopieret over fra Mastermanualen til Revimentor. For at tjekke de nye indlæste ydelsesgrupper, gøres følgende: 3. Åbn egen Revimentor, og vælg modulet "Administration". 4. Vælg oversigten "Manualstyring/Ydelsesgrupper" og check, at ydelsesgrupper er læst ind.
3 Overfør kundeaftaleskabelonerne fra Revimentor Mastermanual 1. Åbn Revimentor og vælg modulet "Manualen". 2. Under oversigten Manualen - Administration - Manualer, klik på [Overfør fra Mastermanual] > [Skabeloner] - [Kundeaftale skabeloner] som vist nedenunder. 6. Alle kundeaftaleskabelon-dokumenter bliver nu kopieret ind som vist nedenunder. 6. Tjek under Kunder > Kundeaftaler > Skabeloner, at de nye kundeaftaleskabeloner er i oversigten som vist nedenunder.
7. Kundeaftaleskabelonerne er nu kopieret over i Revimentor og klar til brug.
4 Overfør MS Office-skabelonerne fra Revimentor Mastermanual Fremgangsmåde: 1. Åbn egen Revimentor, og vælg modulet "Dokumenter". 2. Vælg oversigten Skabeloner - skabeloner, som vist her nedenfor. 1. VIGTIG! Såfremt der ikke er lavet tilrettelser I skabelonerne eller tilføjet egne skabeloner, slettes samtlige skabeloner før indlæsning. Dette foretages ved at gøre følgende: Tryk samtidig på [Ctrl] + [A] og herefter tryk [Delete], så skabelondokumenter slettes fra denne oversigt. Tryk herefter F9. Hvis der er lavet tilrettelser til skabelonerne, så benyttes kun knappen Overfør fra Mastermanual Skabeloner Office skabeloner. Bemærk I dette tilfælde vil alle skabeloner blive kopieret ind. Herefter er det Revisor selv, der må slette de dokumenter der ligger dobbelt. Samt overføre evt. egne ændringer til de nye skabeloner. Version er angivet tilsidst i beskrivelsen af dokumentet. 4. Vælg Overfør fra Mastermanual > Skabeloner > Office skabeloner, som nedenfor.
5. Alle Office skabelondokumenter bliver nu kopieret ind.
5 Opdatering af Kvalitetsmanualen i Revimentor ved hjælp af guiden: Manualopdatering Fremgangsmåde: 1. Tryk på modulet "Manualen" og vælg oversigten Administration > Manualer som vist. 2. Klik på Manualopdatering. 3. Nu starter manualopdaterings-guiden. Klik Næste.
Guiden vil nu finde nye og opdaterede manualdokumenter i Mastermanualen samt de manualdokumenter i kvalitetsmanualen, som ikke længere er aktuelle og dermed kan slettes. 4. Tryk på Næste. Hermed kommer der en oversigt over nye manualdokumenter, som vil blive overført. Vil man ikke opdatére nogen dokumenter, kan man vælge disse fra på listen. NB! Er der flere end 100 dokumenter, så vises der kun antallet og dermed ikke listen over de fundne manualdokumenter. På næste billedet ses de opdaterede manualdokumenter fremkomme. De eksisterende viste manualdokumenter vil få status "Udløbet" og de nyoprettede som Godkendt. Altså hvis der her vælges at de opdaterede dokumenter oprettes med status Godkendt. 5. Tryk på Næste.
Status Her kan man vælge hvilken status de opdaterede dokumenter skal have: Oprettet eller Godkendt. Som standard vil det stå til Godkendt. 6. Tryk på Opdatér. Husk, at det er kun ikke-aktuelle manualdokumenter i Revimentor Standard, som dukker op her og vil blive sat til status "udløbet", efter at være sammenholdt med Revimentor Mastermanualen. Alle manualdokumenter, som man tidligere har journaliseret under Standard for egen virksomhed eller Standard for Netværk, vil ikke blive berørt. Det anbefales, at man journalisere sine egne manualdokumenter som Standard for virksomhed med Forbyd opdatering. 7. Klik på Næste. Systemet har nu udført opdateringen i Kvalitetsmanualen i henhold til den viste opdateringslog.
Evt. kan man ved at sætte markering ud for "Send opdateringslog til min postkasse", få tilsendt en oversigt over de opdaterede manualdokumenter i Revimentormanualen til sin postkasses indbakke.