Indstilling til drøftelse i HU, efterfølgende i ØK november 2015 Besættelse af ledige stillinger i Langeland Kommune Det har hidtil været praksis i kommunen at faste og midlertidige stillinger over 6 måneder kunne besættes ved interne opslag, hvis der var kvalificerede ansøgere - herunder medarbejdere ansat i kortere eller længerevarende midlertidige stillinger. På det kommunale område findes der ikke generelle regler om opslag af ledige stillinger på overenskomstvilkår. Der gælder imidlertid en forvaltningsretlig grundsætning om, at alle stillinger normalt skal besættes efter offentligt opslag. Det foreslås derfor, at alle ledige stillinger fremover opslås eksternt. Der kan dog være undtagelser, som bekræfter hovedreglen om offentligt opslag. Staten har i cirkulære om opslag af stillinger og lønnede hverv i staten fastsat, at offentligt opslag kan undlades, hvis der er tale om ferieafløsning, vikariater og anden kortvarig beskæftigelse, som ikke overstiger 1 år. Samme undtagelse kan bruges af kommunerne og kunne i Langeland Kommune forvaltes således: Kortere vikariater op til 6 måneder For at sikre stabilitet i den daglige drift på arbejdspladserne foreslås det, at tidsbegrænsede ansættelser af op til 6 måneder kan besættes uden offentligt opslag. Hvis det ønskes kan der anvendes eksternt opslag. Forlængelse af tidsbegrænset ansættelse Det foreslås, at en forlængelse af en midlertidig stilling kun kan ske i op til 6 måneder yderligere. På den måde kan en ansættelse uden opslag maksimalt have en varighed af 1 år dvs. 6 måneder med 6 måneders forlængelse. Forlængelse af en tidsbegrænset ansættelse kan kun ske, hvis det er begrundet i objektive forhold, f.eks. sygdom, orlov eller færdiggørelse af en nærmere defineret opgave. Der henvises i øvrigt til reglerne om tidsbegrænsede ansættelser på det kommunale område. Besættelse af stillinger uden opslag i særlige situationer (ledelsesretten) Omstrukturering/besparelser - I forbindelse med omstrukturering og behov for ressourcetilpasninger kan der opstå behov for at omplacere et antal medarbejdere. Det kan her være relevant at lave en intern ansøgningsrunde, for derved at få interessetilkendegivelser fra den enkelte medarbejder før der evt. sker omplacering. Der kan også være situationer, hvor ledelsen vurderer, at der er behov for at foretage flytning af personale, hvor det er sagligt begrundet i hensynet til udnyttelse af ressourcerne og i overensstemmelse med de regler, der gælder for det enkelte område. 09-09-2015 11/1196 Ahd
Det anbefales dog, at lederstillinger så vidt muligt ikke besættes ved omplacering, men slås op eksternt. I alle situationer forudsættes det, at ændringerne sker i dialog med de involverede medarbejdere og efter forudgående drøftelse med de tillidsvalgte. Ved opsigelse pga arbejdsmangel f.eks. ved større afskedigelsesrunder eller omstruktureringer skal medarbejdere forsøges omplaceret til andre stillinger indenfor kommunen. Medarbejdere, der f.eks. er, eller er i gang med at blive, opsagt på grund af arbejdsmangel, skal indbydes til ansættelsessamtale for at afklare, om omplacering til anden stilling kunne være relevant. Konstituering Konstituering kan ske uden opslag, hvis konstitueringen er af en kortere varighed. Det sociale kapitel Kravet om, at ledige stillinger skal slås op offentligt, gælder ikke for fleksjob og andre job i henhold til Det sociale Kapitel. Dette gælder heller ikke for ansættelse i løntilskud, men her skal reglerne om medarbejderinddragelse naturligvis følges. Alle rekrutteringsforløb administreres via kommunens elektroniske rekrutteringssystem. Samtlige stillinger bliver via e-rekrutteringssystemet opslået på jobnet.dk, hvilket opfylder de lovgivningsmæssige krav. Side 2 af 5
Stillingsopslag retningslinjer (til Intranet) Vejledning vedr. stillingsopslag Faste stillinger - uden tidsbegrænsning: Alle faste stillinger skal opslås eksternt, som minimum på kommunens hjemmeside og på jobnet.dk Der er enkelte undtagelser Omstrukturering/besparelser - I forbindelse med omstrukturering og behov for ressourcetilpasninger kan der opstå behov for at omplacere en eller flere medarbejdere. Lederen vurderer om det er relevant at lave en intern ansøgningsrunde, for at kende medarbejdernes ønsker til ændrede opgaver eller nye stillinger. Der kan dog være særlige regler, så kontakt altid Økonomi og HR Ved opsigelse pga arbejdsmangel f.eks. ved større afskedigelsesrunder eller omstruktureringer skal medarbejderne så vidt muligt omplaceres til andre stillinger indenfor kommunen Konstituering kan ske uden opslag, hvis konstitueringen er af en kortere varighed. Når der er tale om fleksjob eller løntilskud Det skal tilstræbes, at alle ændringerne sker i dialog med de involverede medarbejdere og efter forudgående drøftelse med de tillidsvalgte. Tidsbegrænsede stillinger op til 6 måneder (Vikariater/projektansættelser mv.) Ansættelse i op til 6 måneder kan ske uden opslag. Det er herefter muligt at forlænge ansættelsen, dog maksimalt til sammenlagt et år. Ansættelse og forlængelse uden opslag skal så vidt muligt ske efter drøftelse med medarbejder-/tillidsrepræsentant. Der kan altid ske eksternt opslag for tidsbegrænsede stillinger. Genbrug fra stillingsopslag ( at rode i bunken ): Hvis en afdeling ønsker at "genbruge" ansøgere fra et tidligere eksternt stillingsopslag, kan det ske i 3 måneder efter, at stillingen har været slået op. Hvis der er gået længere end 3 måneder, skal stillingen slås op på ny. Timetal og stillingsindhold m.v. i den nye stilling må ikke afvige væsentligt fra den opslåede stilling. Side 3 af 5
Ansøgningsfrist: Både faste og midlertidige stillinger opslås med en ansøgningsfrist på minimum 14 dage. Oversigt Ansættelsesform Krav til Ansøgningsfrist Ansættelsesudvalg Undtagelser opslag Fast uden tidsbegrænsning Eksternt 14 dage Ja Op til 6 måneder Nej Ikke nødvendig Nej Drøftes med TR Kan vælge Forlængelse op til 6 måneder Nej Ikke nødvendig Nej Drøftes med TR Kan vælge Omflytninger Nej Nej Nej Besparelser/omstrukturering Nej Ikke nødvendig Nej Kan vælge internt Konstituering Nej Nej Nej Kan vælge Fleksjob Nej Nej Nej Kan vælge Løntilskud Nej Nej Nej Kan vælge Hvem sendes stillingsopslaget til og hvordan? Stillingsopslag sendes på mail til HR-konsulent Helle Bjerg Andersen (hban@langelandkommune.dk) i Økonomi og HR. Der skal regnes med en ekspeditionstid på op til 3 arbejdsdage. Hvor slås stillingerne op: Som standard slås stillingerne op på kommunens intranet, kommunens hjemmeside, Ofir og Jobnet. Udgifter til denne annoncering afholdes af en central pulje. Personer, der har oprettet en jobagent på kommunens hjemmeside, modtager en mail med besked om, at der er opslået en stilling. Ønskes yderligere annoncering eks. i fagblade mv. betales dette af den enkelte afdeling. Ansøgninger: Ansøgere skal sende ansøgning elektronisk via kommunens rekrutteringssystem Emply. Ansøgninger afleveret i papir tages ikke i betragtning. Ansættelsesudvalg: Der skal så tidligt som muligt i processen nedsættes et ansættelsesudvalg, hvor der deltager ledere og medarbejdere fra arbejdspladsen. Side 4 af 5
Navne og e-mailadresser på de medarbejdere, der er i ansættelsesudvalg sendes til Helle Bjerg Andersen (hban@langelandkommune.dk) i Økonomi og Personale. Medlemmer af ansættelsesudvalget modtager herefter link og adgangskode, som giver mulighed for at læse ansøgninger fra kandidaterne i rekrutteringssystemet Emply. Bekræftelse på modtagelse af ansøgninger: Alle ansøgere modtager mail fra rekrutteringssystemet med bekræftelse på, at deres ansøgning er modtaget. Indkaldelse til samtale: Økonomi og HR indkalder ansøgere til samtale via Emply. Der skal sende følgende oplysninger til Helle Bjerg Andersen (hban@langelandkommune.dk): Navn og nummer på ansøgere, der skal indkaldes til samtale Dato, tidspunkt og sted for samtale (mødelokale, adresse) Navn på deltagere til ansættelsessamtalen, hvis det ikke er de samme som i ansættelsesudvalget Interne ansøgere skal så vidt muligt indkaldes til samtale, hvis de opfylder de formelle krav til stillingen, eks. uddannelseskrav og erfaring. Fortrinsret for handicappede Vær opmærksom på ansøgere, der søger med fortrinsret for handicappede det vil fremgå af oversigten over kandidatlisten, hvis ansøger har svaret ja til dette. I givet fald SKAL ansøgeren tilbydes en samtale, hvis de vurderes at opfylde de formelle krav til stillingen (eks. uddannelse). Det skal tydeligt fremgå af ansøgningen eller der skal være vedlagt en bekræftelse fra Jobcenteret, ellers kan der være tale om en fejl fra ansøgerens side. Kontakt gerne Økonomi og HR, hvis du er i tvivl om dette. Når der er valgt en ny medarbejder Send mail til Helle Bjerg Andersen (hban@langelandkommune.dk) i Økonomi og HR med navn på den ansøger, der skal ansættes. Der skal desuden sendes oplysningsblanket til lønkonsulenterne i Økonomi og HR. Afslag til ansøgere: Ansøgere, der har været til samtale uden at få stillingen, skal have telefonisk besked af leder/formand for ansættelsesudvalget. Økonomi og HR sender herefter afslag pr. mail til alle ansøgere, undtaget den ansøger der tilbydes ansættelse. Der skelnes mellem afslag til ansøgere, der har været til samtale og afslag til ansøgere, der ikke har været til samtale. Vil du vide mere... Du er altid velkommen til at kontakte Helle Bjerg Andersen i Økonomi og HR, hvis du har spørgsmål. Side 5 af 5