KAPITEL 9: VALUTASTYRING

Kapitel 09: Valutastyring KAPITEL 9: VALUTASTYRING Målsætning Indledning Målsætningen med dette kapitel er at: Forklare opsætning af valutaer og valutakurser til brug for valutastyring. Forklare opsætning af valutastyring for debitorer, kreditorer og bankkonti. Gennemgå trin og funktionalitet til håndtering af købs- og salgsdokumenter i fremmed valuta. Gennemgå trin og funktionalitet til indtastning og bogføring af transaktioner i fremmed valuta i indbetalingskladden. Gennemgå håndtering af udbetaling i fremmed valuta i udbetalingskladden. Gennemgå proceduren for at indtaste finanskladdelinjer i fremmed valuta og bruge en funktion for at indsætte en linje med afrundingsdifferencer i RV. Gennemgå afviklingen af kørslen Kursreguler valutabeholdninger for debitorer, kreditorer og bankkonti. Forklare opsætning, brug og daglige og periodiske aktiviteter i forbindelse med brug af den ekstra rapporteringsvaluta. Forklare fremgangsmåden til konsolidering af regnskaber i forskellig valuta. I dagens globaliserede økonomi har virksomheder behov for at kunne aflægge regnskab og håndtere transaktioner i fremmed valuta. Microsoft Dynamics NAV 5.0 giver virksomheder mulighed for at bogføre og omveksle transaktioner i fremmed valuta til regnskabsvalutaen, vise regnskabsmæssigt resultat i flere valutaer og konsolidere regnskaber fra koncernvirksomheder, der benytter forskellig regnskabsvaluta. Dette afsnit indeholder information om den nødvendige opsætning af valutastyring. Afsnittet inkluderer beskrivelse af opsætning, demonstrationer af håndtering af forskellige transaktioner i valuta, ibrugtagning af en ekstra rapporteringsvaluta og forklaring af konsolidering af regnskaber med forskellig regnskabsvaluta. 9-1

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Valutakort og valutakurser Den indledende opsætning vedrørende valutastyring sker i Microsoft Dynamics NAV 5.0 i vinduerne Valutakort og Valutakurser. Vinduet Valutakort indeholder de basale oplysninger om de forskellige valutaer, virksomheden benytter. Vinduet Valutakurser benyttes til indtastning af valutakurserne for en given valuta for en given periode. Valutakort Vinduet Valutakort kan åbnes fra to steder: Vælg Økonomistyring > Opsætning > Generelt > Valutaer > Valuta > Kort. Vælg Økonomistyring > Kontoplan > Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer > Valuta > Kort. FIGUR 9.1 VINDUET VALUTAKORT Oplysninger i vinduet Valutakort er placeret på en række faneblade. Opsætningen indebærer: Indtastning af basale oplysninger om valutaen, herunder finanskonti, der skal benyttes til bogføring af valutakurstab og -gevinst. Valg af regler for afrunding af beløb, fakturaer og priser i valutatransaktioner. Valg af finanskonti til bogføring af realiserede valutakurstab og - gevinst ved ibrugtagning af en ekstra rapporteringsvaluta. 9-2

Kapitel 09: Valutastyring Fanebladet Generelt Fanebladet Generelt indeholder følgende felter: Felt Kode Beskrivelse Urealiseret gevinstkonto Realiseret gevinstkonto Urealiseret tabskonto Realiseret tabskonto ØMU-valuta Rettet den Reguleret den Betalingstolerancepct. Maks. betalingstolerancebeløb Beskrivelse Unikt ID for valutaen. Kort beskrivelse af valutaen. Udpeger den finanskonto, hvor de urealiserede kursgevinster skal bogføres, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger udføres. Udpeger den finanskonto, som de realiserede kursgevinster skal bogføres på. Hvis der tidligere har været bogført urealiserede tab eller gevinst, bliver denne post tilbageført, når det realiserede tab eller gevinst bogføres. Udpeger den finanskonto, hvor de urealiserede kurstab skal bogføres, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger udføres. Udpeger den finanskonto, som de realiserede kurstab skal bogføres på. Hvis der tidligere har været bogført urealiserede tab eller gevinst, bliver denne post tilbageført, når det realiserede tab eller gevinst bogføres. Marker feltet, hvis valutaen er en ØMUvaluta. Opdateres automatisk hvis ét af de øvrige felter på kortet ændres. Opdateres automatisk når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles. Dette felt indeholder den procentdel, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der står på fakturaen eller kreditnotaen. Feltet opdateres ved at vælge Funktion > Skift betalingstolerance. Dette felt indeholder det maksimalt tilladte beløb, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der angivet på fakturaen eller kreditnotaen. Feltet opdateres ved at vælge Funktion > Skift betalingstolerance. 9-3

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Fanebladet Afrunding Fanebladet Afrunding indeholder følgende felter: Felt Fakturaafrundingspræcision Fakturaafrundingsretning Afrundingspræcision Beløbsdecimalpladser Pris - afrundingspræcision Pris-decimalpladser Udlign. afrundingspræcision Konv. RV afr. debetkonto Beskrivelse Angiver afrundingspræcisionen på fakturaer for beløb i denne valuta. Fakturabeløb kan for eksempel ønskes afrundet til nærmeste hele beløb. Angiver den benyttede afrundingsmetode for afrunding af fakturabeløb i denne valuta. Mulighederne er Nærmeste, Op eller Ned. Afrundingsmetoden tager højde for indholdet af feltet Fakturaafrundingspræcision. Angiver afrundingspræcisionen, der skal bruges til afrunding af beløb i denne valuta. Denne form for afrunding er relevant i forbindelse med valutaer, hvor der ikke benyttes decimaler til enheden, f.eks. JPY Angivet det antal decimaler, der bliver vist, f.eks. på fakturaer og i rapporter, for beløb i denne valuta. Minimum- og maksimumantallet af decimalpladser adskilles med kolon, f.eks. 2:5. Angiver afrundingspræcisionen, der skal bruges til afrunding af priser (dvs. varepris pr. enhed) på salgs- og købsfakturaer i denne valuta. Angiver det antal decimaler, der bliver vist på f.eks. på fakturaer og i rapporter, for salgs- og købspriser på varer og for salgspriser på ressourcer i denne valuta. Minimum- og maksimumantallet af decimalpladser adskilles med kolon, f.eks. 2:5. Angiver afrundingspræcisionen, der skal gælde som afrundingsdifference, når du udligner poster i forskellige valutaer. Angiver debet-kontoen til afrundingsdifferencer, når funktionen Indsæt konv. RV-afrund.linjer benyttes i finanskladden. 9-4

Kapitel 09: Valutastyring Felt Konv. RV afr. kreditkonto Maks. momsdifference tilladt Momsafrundingstype Beskrivelse Angiver kredit-kontoen til afrundingsdifferencer, når funktionen Indsæt konv. RV-afrund.linjer benyttes i finanskladden. Angiver det maksimale momskorrektionsbeløb, der er tilladt for valutaen. Angiver hvordan moms skal afrundes, når den beregnes i denne valuta. Mulighederne er Nærmeste, Op eller Ned. Fanebladet Bogføring Fanebladet Bogføring indeholder følgende felter: Felt Realiseret finansgevinstkonto Realiseret finanstabskonto Afrundingskonto (gevinst) Afrundingskonto (tab) Beskrivelse Angiver den finanskonto, hvor kursgevinster skal bogføres for kursreguleringer mellem regnskabsvalutaen og den ekstra rapporteringsvaluta. Kursgevinsterne beregnes, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles. Angiver den finanskonto, hvor kurstab skal bogføres for kursreguleringer mellem regnskabsvalutaen og den ekstra rapporteringsvaluta. Kurstabene beregnes, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles. Angiver hvilken finanskonto restbeløb (gevinst) som følge af afrunding skal bogføres på, hvis du bogfører i finansmodulet i både RV og en ekstra rapporteringsvaluta. Angiver hvilken finanskonto restbeløb (tab) som følge af afrunding skal bogføres på, hvis du bogfører i finansmodulet i både RV og en ekstra rapporteringsvaluta. 9-5

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Betalingstolerance Både fra vinduet Valutaer og Valutakort er der adgang til en funktion, der kan ændre betalingstolerancer for den givne valuta. Klik på Funktion > Skift betalingstolerance fra vinduet Valutaer eller Valutakort for at åbne vinduet Skift betalingstolerance. FIGUR 9.2 VINDUET SKIFT BETALINGSTOLERANCE Vinduet Skift betalingstolerance indeholder følgende felter: Felt Alle valutaer Valutakode Betalingstolerancepct. Maks. betalingstolerancebeløb Beskrivelse Hvis markeret ændret betalingstolerancen for alle valutaer. Angiver den valuta, for hvilken betalingstolerancen skal ændres. Angiver den procentdel, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der står på fakturaen eller kreditnotaen. Angiver det maksimalt tilladte beløb, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der angivet på fakturaen eller kreditnotaen. Feltet benyttes til yderligere at begrænse beløb beregnet ved hjælp af feltet Betalingstolerancepct. For eksempel, 2% med et maksimum på 400 DKK. Betalingstolerancer for valutaer kan også ændres med kørslen Skift betalingstolerance fra vinduet Regnskabsopsætning. Når betalingstolerancer ændres fra vinduet Regnskabsopsætning, bliver feltet Valutakode ikke automatisk udfyldt i kørslens anfordringsvindue. Klik på Assistknappen i feltet Valutakode og vælg den ønskede valuta. De øvrige felter i anfordringsvinduet udfyldes som allerede beskrevet i dette afsnit. 9-6

Kapitel 09: Valutastyring Demonstration: Angiv betalingstolerance Scenario: Regnskabschefen i CRONUS Danmark A/S har besluttet at skifte betalingstolerancen for Islandske Kroner (ISK). Hun vil angive en tolerance på 3%, dog maksimalt 1.250 Islandske Kroner. Alle åbne poster skal opdateres med ændringen. Trin Følg denne fremgangsmåde for at skifte betalingstolerancen: 1. Vælg Økonomistyring > Opsætning > Generelt > Valutaer. 2. Vælg linjen med ISK, Islandske kroner. 3. Klik Funktion > Skift betalingstolerance. 4. Indtast 3 i feltet Betalingstolerancepct. 5. Indtast 1.250 i feltet Maks. betalingstolerancebeløb. 6. Klik OK. 7. Klik Ja til at ændre alle åbne debitor- og kreditorposter. 8. Luk vinduet Valutaer. Valutakurser Valutakurser ændrer sig uophørligt. Vinduet Valutakurser benyttes til at: Indtaste gældende valutakurser. Se tidligere gældende valutakurser. Klik Kurser fra vinduerne Valutaer eller Valutakort for at åbne vinduet Valutakurser. FIGUR 9.3 VINDUET VALUTAKURSER 9-7

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Ved bogføring af transaktioner i fremmed valuta hentes den gældende valutakurs fra vinduet Valutakurser. Herudover benyttes oplysningerne i tabellen til at beregne urealiserede tab og gevinst som følge af valutakursændringer når: Kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles for at værdiansætte tidligere bogførte transaktioner. Koncernforbundne regnskaber i forskellig regnskabsvaluta konsolideres. Tabellen skal opdateres ofte, f.eks. dagligt, for at afspejle de løbende valutakursændringer. Bemærk: Det er muligt at benytte forskellige valutakurser i felterne Associeret valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb. Dette giver fleksibilitet i opsætningen af valutastyringen. For eksempel kan feltet Associeret valutakursbeløb opdateres dagligt, mens feltet Ass. regul. valutakursbeløb måske opdateres ved udgangen af hver måned. Det første felt benyttes til den løbende omregning af transaktioner til regnskabsvalutaen, mens det sidste felt benyttes af kørslen Kursreguler valutabeholdninger, der afvikles periodisk efter behov, f.eks. i forbindelse med månedsafslutning og/eller (halv-) årsafslutninger. En anden mulighed er at benytte valutakurser fra én kilde til reguleringer og fra en anden kilde til de løbende transaktioner. For eksempel kan de stillede vekselkurser fra virksomhedens bankforbindelse til opdatering af feltet Associeret valutakursbeløb mens officielle kurser fra Nationalbanken eller ToldSkat benyttes til opdatering af feltet Ass. regul. valutakursbeløb. Vinduet Valutakurser indeholder følgende felter: Felt Startdato Valutakode Associeret Valutakode Valutakursbeløb Beskrivelse Angiver hvilken dato valutakursen på denne linje skal træde i kraft. Valutakursen på denne linje er gyldig fra denne dato indtil datoen i feltet Startdato på den næste linje. Unikt ID for den givne valuta. Lad feltet være tomt, hvis valutakursen for den valuta, der angives i feltet Valutakode, angives i forhold til regnskabsvalutaen. Tryk F1 for online-hjælp for mere information om andre anvendelser af feltet. Angiver valutakursen for linjens valutakode. Felterne Valutakursbeløb og Associeret valutakursbeløb benyttes sammen ved registrering af transaktioner i valuta. Værdierne i de to felter fortæller systemet, hvordan beløb for den givne valuta skal omregnes. 9-8

Kapitel 09: Valutastyring Felt Associeret valutakursbeløb Regul. valutakursbeløb Ass. regul. valutakursbeløb Fastsæt valutakursbeløb Beskrivelse Angiver valutakursen for den valuta, der er angivet i feltet Associeret Valutakode (hvis feltet er tomt anvendes regnskabsvalutaen). Felterne Valutakursbeløb og Associeret valutakursbeløb benyttes sammen ved registrering af transaktioner i valuta. Værdierne i de to felter fortæller systemet, hvordan beløb for den givne valuta skal omregnes. Angiver hvilken valutakurs, der skal benyttes for den givne valuta. Felterne Regul. valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb benyttes, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles. Angiver valutakursen for den valuta, der er angivet i feltet Associeret Valutakode (hvis feltet er tomt anvendes regnskabsvalutaen). Felterne Regul. valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb benyttes, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles. Angiver om valutakursbeløb eller associeret valutakursbeløb, der automatisk indsættes på fakturaer, kladdelinjer og kørsler, er faste eller kan ændres. Det, der vælges i feltet, vil være fast. Mulighederne er Valuta, Associeret valuta eller Begge. Opsætning af valutastyring for debitorer, kreditorer og bankkonti For at kunne foretage valutastyring af debitorer, kreditorer og bankkonti i Microsoft Dynamics NAV 5.0 må man igennem flere trin. Før håndtering af transaktioner for debitorer, kreditorer og bankkonti i anden valuta end regnskabsvalutaen skal der foretages opsætning vedrørende: Afrunding. Regler for hvornår udligning af poster i forskellig valuta kan foretages. Standardvaluta for debitorer, kreditorer og bankkonti. 9-9

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Valutakort og Valutakurser Det første trin indebærer opsætning i vinduerne Valutakort og Valutakurser. I vinduet Valutakurser : Værdierne i felterne Valutakursbeløb og Associeret valutakursbeløb benyttes til beregning af de løbende transaktioner i fremmed valuta. Værdierne i felterne Regul valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb benyttes af kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Kørslen afvikles periodisk for at beregne urealiserede valutakurstab og -gevinst på åbne poster. Se tidligere afsnit for mere information om opsætning i vinduerne Valutakort og Valutakurser. Regnskabsopsætning Vinduet Regnskabsopsætning indeholder felter, der bestemmer hvordan Microsoft Dynamics NAV 5.0 behandler afrundingsdifferencer. Vinduet Regnskabsopsætning åbnes ved at vælge Økonomistyring > Opsætning > Regnskabsopsætning. FIGUR 9.4 VINDUET REGNSKABSOPSÆTNING 9-10

Kapitel 09: Valutastyring Fanebladet Generelt indeholder følgende felter relateret til fakturaafrunding: Felt Fakturaafrundingspræcision-RV Fakturaafrundingsretning-RV Beskrivelse Angiver afrundingspræcisionen for regnskabsvalutaen på fakturaer. For eksempel kan fakturabeløb afrundes til nærmeste heltal. Angiver den benyttede afrundingsmetode for afrunding af fakturabeløb i regnskabsvalutaen. Mulighederne er Nærmeste, Op eller Ned. Afrundingsmetoden tager højde for indholdet af feltet Fakturaafrundingspræcision-RV. Bemærk: Feltet Regnskabsvalutakode i vinduet Regnskabsopsætning benyttes til at angive regnskabsvalutaen. På fanebladet Udligning i vinduet Regnskabsopsætning benyttes feltet Udlign. afrundingspræcision til at angive afrundingspræcisionen, når beløb i forskellig valuta udlignes mod hinanden. Bemærk: Det er valutakoden for den udlignende post, der bestemmer afrundingspræcisionen, når beløb i forskellig valuta udlignes mod hinanden. Afrundingsdifferencen bliver kun beregnet og bogført, når den udlignende post er en betaling. Tilgodehavender og gæld Når opsætningen i vinduet Regnskabsopsætning er gennemført, skal felterne Fakturaafrunding og Valutaudligning sættes op i vinduerne Salgsopsætning og Købsopsætning. Vælg Økonomistyring > Tilgodehavender > Opsætning > Salgsopsætning > fanebladet Generelt for at se felterne i salgsmodulet. 9-11

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Vælg Økonomistyring > Gæld > Opsætning > Købsopsætning > fanebladet Generelt for at se felterne i købsmodulet. FIGUR 9.5 VINDUET SALGSOPSÆTNING I begge vinduer markeres feltet Fakturaafrunding for at anvende afrunding af salgs- og købsfakturaer i regnskabsvalutaen. Afrundingsfunktionaliteten for fakturabeløb i regnskabsvaluta benytter indholdet af felterne Fakturaafrundingspræcision-RV og Fakturaafrundingsretning- RV fra vinduet Regnskabsopsætning, fanebladet Generelt. Valget i feltet Valutaudligning i vinduerne Salgsopsætning og Købsopsætning benyttes til at tillade udligning af beløb i forskellig valuta når: En debitor eller kreditor benytter mere end én valuta. Der modtages betaling i en anden valuta end den originale fakturavaluta. Mulighederne er: Ingen: Alle poster i en udligning skal være i samme valuta. EMU: Udligning mellem Euro og én af de tidligere nationale ØMUvalutaer tillades. Alle: udligning mellem alle valutaer tillades. Når ØMU eller Alle er valgt i feltet Valutaudligning, bliver afrundingspræcisionen bestemt af værdien i feltet Udlign. afrundingspræcision i vinduerne: Regnskabsopsætning for beløb i regnskabsvalutaen. Valutakort for beløb i fremmed valuta. 9-12

Kapitel 09: Valutastyring Se tidligere afsnit for mere information om feltet Udlign. afrundingspræcision i vinduerne Valutakort og Regnskabsopsætning. Bemærk: Det er valutakoden for den udlignende post, der bestemmer afrundingspræcisionen, når beløb i forskellig valuta udlignes mod hinanden. Afrundingsdifferencen bliver kun beregnet og bogført, når den udlignende post er en betaling. Afrundingsdifferencer bogføres på finanskontiene angivet i felterne Valutaudlign.afrnd.kto (deb.) og Valutaudlign.afrnd.kto (kre.) i vinduerne Kreditorbogføringsgrupper og Debitorbogføringsgrupper. Debitor-, kreditor- og bankkontokort Det næste trin i opsætning af valutastyring af debitorer, kreditorer og bankkonti består i at vælge standardvalutaen i feltet Valutakode på kontokortene. For debitorer, vælg Økonomistyring > Tilgodehavender> Debitorer > fanebladet Udenrigshandel. Følg denne fremgangsmåde for at tildele en standardvaluta til en debitor: 1. Klik Assistknappen i feltet Valutakode. 2. Find den ønskede valuta i vinduet Valutaer. 3. Klik OK. 4. Luk vinduet Debitorkort. Fremgangsmåden er den samme for kreditorer og bankkonti, kun stien er anderledes: Håndter salgs- og købsdokumenter Kreditorer: vælg Økonomistyring > Gæld > Kreditorer > fanebladet Udenrigshandel. Bankkonti: vælg Økonomistyring > Likviditetetsstyring > Bank > Bogføring. Når først opsætningen af valutastyring er foretaget, er oprettelse og bogføring af salgs- og købsdokumenter i fremmed valuta i al væsentlighed som håndtering af salgs- og købsdokumenter i regnskabsvalutaen. I forbindelse med denne håndtering har Microsoft Dynamics NAV 5.0 dog nogle yderligere funktionaliteter, der understøtter brugen af fremmed valuta i dokumenter, herunder: Ændring af Valutakode ved oprettelse af dokumenter. Ændring af Valutakurser, dog afhængig af opsætningen. 9-13

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Vise beløb i både fremmed valuta og regnskabsvalutaen i statistikvinduer. Se bogførte beløb i både fremmed valuta og regnskabsvalutaen. Demonstration: Håndter en købsfaktura Scenario: Kreditorbogholderen oprettede for nyligt kreditoren Mundersand Corporation. Mundersand fakturerer i valutaen CAD. Kreditorbogholderen skal nu håndtere den første købsfaktura fra Mundersand Corporation vedrørende en sideplade, varenr. 70000. Kreditorbogholderen ønsker at kontrollere om den korrekte valutakurs benyttes ved oprettelsen af købsfakturaen. Hun vil endvidere gennemse de kreditorposter, der dannes ved bogføringen. Trin Følg denne fremgangsmåde for at oprette og bogføre købsfakturaen: 1. Vælg Økonomistyring > Gæld > Fakturaer. 2. Tryk F3 og RETUR. 3. Klik på Assistknappen i feltet Leverandørnr. og vælg 01905283, Mundersand Corporation. 4. Tryk TAB eller RETUR. 5. Klik på fanebladet Udenrigshandel. 6. Bemærk at valutakoden fra kreditorkortet er kopieret ind i feltet Valutakode. Bemærk: I feltet Valutakode er der to AssistKnapper. Den ene er en AssistEditknap (med tre prikker) og den anden er en LookUpknap (pil der peger opad). LookUpknappen benyttes til at ændre valutakoden. AssistEditknappen benyttes til at gennemse eller ændre den valutakurs, der er aktuel på bogføringsdatoen. Følg denne fremgangsmåde for at se valutakursen: 1. Klik på AssistEditknappen i feltet Valutakode for at se vinduet Ret valutakurs. Bemærk, at den aktuelle valutakurs for 100 CAD er DKK 498,768. 2. Luk vinduet Ret valutakurs. Bemærk: Hvilke felter, der er editerbare, i vinduet Ret valutakurs afhænger af den valgte indstilling i feltet Fastsæt valutakurs i vinduet Valutakurser. Se afsnittet Valutakort og valutakurser for mere information. 9-14

Kapitel 09: Valutastyring Følg denne fremgangsmåde for at oprette en købsfakturalinje: 1. Klik på Assistknappen i feltet Type i linjerne og vælg Vare. 2. Indtast 70000 i feltet Nummer. 3. Indtast 1 i feltet Antal. 4. Tryk TAB eller RETUR. I feltet Købspris Ekskl. moms ses en købspris på 26,866. Dette er købsprisen i leverandørens valuta, der er CAD. Købsprisen er beregnet som Sidste købspris på 133,999 fra Varekortet divideret med den Associerede valutakurs på 4,98768. Det beregnede beløb er afrundet i overensstemmelse med valget i feltet Afrundingspræcision for CAD i vinduet Valutaer, hvilket giver en Købspris Ekskl. moms på 26,866. Følg denne fremgangsmåde for at se statistikvinduet og bogføre købsfakturaen: 1. Klik Faktura > Statistik for at se vinduet Købsstatistik - Faktura. Købsomkostningen vises i både fremmed valuta og regnskabsvalutaen. 2. Luk vinduet Købsstatistik - Faktura. 3. Klik på fanebladet Generelt. 4. Indtast CUR1 i feltet Kreditors fakturanr.. 5. Klik Bogføring > Bogfør. 6. Klik Ja for at bogføre fakturaen. 7. Luk vinduet Købsfaktura. Følg denne fremgangsmåde for at gennemse de bogførte kreditorposter: 1. Vælg Økonomistyring > Gæld > Kreditorer. 2. Find kreditor 01905283, Mundersand Corporation. 3. Bemærk beløbet 134,02 i feltet Saldo (RV). 4. Klik Kreditor > Poster for at se vinduet Kreditorposter. 5. Bemærk at beløb i felterne Oprindeligt beløb, Beløb og Restbeløb vises i den valuta, der blev brugt i købsdokumentet. 6. Klik Vis kolonne i menuen Vis. 7. Marker felterne Oprindeligt beløb (RV), Beløb (RV) og Restbeløb (RV) og klik OK. 8. Klik på Assistknappen i feltet Oprindeligt beløb for at åbne vinduet Detaljerede kreditorposter. Bemærk at beløb vises i både fremmed valuta og regnskabsvalutaen. 9. Luk vinduerne Detaljerede kreditorposter, Kreditorposter og Kreditorkort. 9-15

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Øvelse 9.1 - Håndter en salgsfaktura Scenario Du skal oprette en salgsfaktura til kunde 01121212, Spotsmeyer's Furnishings. Spotsmeyer's Furnishings er sat op med en Faktureres til kundenr., men denne faktura skal faktureres direkte til Spotsmeyer's Furnishings. Ordren består af 5 stk. Bundplader, varenr. 70001. Spotsmeyer's Furnishing faktureres i valutaen USD. Valutakursen per 01-01-08 for 100 USD er DKK 511,18. Da dette er den første transaktion med Spotsmeyer's Furnishing skal du efter bogføring kontrollere de bogførte beløb i fremmed valuta. Før du går i gang har du lavet nedenstående tabel med beregninger af de forventede kostbeløb. Valuta Salgspris (RV) jf. Varekort Valutakurs Matematisk beregning Salgsbeløb RV (DKK) 345,00 345,00 * 5 1.725,00 USD 345,00 5,1118 345,00 * 5,1118 * 5 337,46 Giv dig selv en udfordring 1. Opdater valutakursen. 2. Opret en salgsfaktura. 3. Gennemse de bogførte poster. Brug for hjælp? 1. Åbn vinduet Valutakurser. 2. Ret feltet Faktureres til kundenr. på fanebladet Fakturering på salgsfakturaen. 3. Åbn vinduet Debitorposter. 4. Gennemse de bogførte poster. Trin for trin 1. Vælg Økonomistyring > Kontoplan > Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer. 2. Find og klik i linjen for USD. 3. Klik Kurser. 4. Indtast 01-01-08 i feltet Startdato på en ny linje. 5. Indtast 511,18 i feltet Associeret valutakursbeløb. 6. Indtast 511,18 i feltet Ass. regul. valutakursbeløb. 7. Luk vinduerne Valutakurser og Valutaer. 9-16

Kapitel 09: Valutastyring 8. Vælg Økonomistyring > Tilgodehavender > Fakturaer. 9. Tryk F3 for at indsætte en ny faktura. 10. Indtast 01121212 i feltet Kundenr.. 11. Kontroller at Bogføringsdato er sat til 24-01-08. 12. Klik på fanebladet Fakturering. 13. Indtast 01121212 i feltet Faktureres til kundenr.. 14. Klik på fanebladet Udenrigshandel og kontroller at feltet Valutakode er sat til USD. 15. Vælg Vare i feltet Type på den første linje. 16. Indtast 70001 i feltet Nummer. 17. Vælg Blå i feltet Lokation. 18. Indtast 5 i feltet Antal. 19. Slet indholdet af feltet Linjerabatpct.. 20. Bemærk beløbet i feltet Linjebeløb Ekskl. moms. 21. Klik Faktura > Statistik. 22. Bemærk beløbene i felterne I alt Inkl. moms og Salg (RV). 23. Luk vinduet Salgsstatistik - Faktura. 24. Klik Bogføring > Bogfør. 25. Klik Ja for at bogføre fakturaen. 26. Luk alle vinduer. 27. Klik på Debitorer i Tilgodehavender-mappen. 28. Find debitor 01121212. 29. Bemærk beløbet i feltet Saldo (RV). 30. Klik Debitor > Poster. 31. Tilføj felterne Oprindeligt beløb (RV), Beløb (RV) og Restbeløb (RV) i vinduet Debitorposter. 32. Bemærk beløbene i felterne på linjen. 33. Luk alle vinduer. 9-17

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Håndter indbetalinger Brug af indbetalingskladden til transaktioner i fremmed valuta er i al væsentlighed som håndtering af beløb i regnskabsvaluta. Den primære forskel er bogføringsrestriktioner relateret til valutakoden. Muligheden for at bogføre en kladde er bestemt af forholdet mellem Valutakoden tildelt den benyttede bankkonto og Valutakoden på betalingslinjerne. Reglerne for at kunne bogføre indbetalingskladdelinjer i fremmed valuta er opsummeret i tabellen: Bankkonto valutakode Tom (RV) Udfyldt Valutakode Bogføringsregel Bogfør indbetalingskladdelinjer med hvilken som helst valutakode herunder RV. Bogfør kun indbetalingskladdelinjerne med samme valutakode som bankkontoen. Udover at kunne håndtere flere valutaer i fremmed valuta i samme indbetalingskladde, når bankkontoens valutakode er tom (RV), har man følgende muligheder: Indbetalinger i én valuta kan udligne poster i en anden valuta. Til eksempel kan en indbetaling i Euro udligne en faktura udstedt i Svenske Kroner. Indbetalinger i én valuta kan udligne flere fakturaposter i forskellige valutaer. Til eksempel kan en indbetaling i Euro udligne to fakturaer, én i Euro og én i Svenske Kroner. En anden forskel ved håndtering af transaktioner i fremmed valuta er de poster, der dannes ved bogføringen. Hvis der er involveret flere valutaer, dannes der (mindst) tre detaljerede debitorposter, når en indbetalinger bliver bogført og udlignet mod en debitorpost: En post, med Startpost som Posttype, indeholder betalingens beløb og valuta. Disse stemmer med enkeltposten i vinduet Debitorposter, hvor Betaling er Dokumenttype. En post, med Udligning som Posttype, er udligningen af fakturaens debitorpost. Posten har samme forfaldsdato og valuta som fakturaen, den udligner. Postens formål er at reducere feltet Restbeløb i fakturaens debitorpost. En post, med Udligning som Posttype, er udligningen af betalingens debitorpost. Posten har samme forfaldsdato og valuta som Startposten, men beløbet har modsat fortegn. Postens formål er at reducere feltet Restbeløb i betalingens debitorpost. 9-18

Kapitel 09: Valutastyring Demonstration: Håndter en indbetalingskladde Scenario: Debitorbogholderen har modtaget disse indbetalinger: Kundenavn Kundenr. Valuta Faktura Modtaget beløb Progressive Home Furnishings New Concepts Furniture 01445544 USD 103013 2.688,58 01454545 DKK (RV) 00-17 1.902.750,91 Klubben 47563218 NOK 103015 134.935,03 New Concepts Furniture handler normalt i USD. De har dog betalt denne faktura i DKK, der er regnskabsvalutaen i CRONUS Danmark A/S. Debitorbogholderen har indtastet indbetalingerne i indbetalingskladden med bankkontoen for kassekreditten i Konto Banken som modkonto. Bogføringsdatoen er 24-01-2008. Da debitorbogholderen ikke tidligere har håndteret indbetalinger i en valuta, der adskiller sig fra valutaen i den oprindelige faktura, vil han kontrollere debitorposterne for kundenr. 01454545 efter endt bogføring. Trin Følg denne fremgangsmåde for at udfylde den første linje i indbetalingskladden: 1. Vælg Økonomistyring > Likviditetsstyring > Indbetalingskladder. 2. Kontroller at kladdenavnet Bank benyttes. 3. Klik Vis kolonne i menupunktet Vis. 4. Marker feltet Valutakode. 5. Klik OK for at lukke vinduet Vis kolonne. 6. Kontroller at Bogføringsdato er sat til 24-01-2008. 7. Klik på Assistknappen i feltet Bilagstype og vælg Betaling. 8. Klik på Assistknappen i feltet Kontotype og vælg Debitor. 9. Indtast 01445544 i feltet Kontonr.. 10. Klik Funktion > Udlign... 11. Klik i linjen med Bilagsnr. 103013. 12. Klik Udligning > Sæt udlignings-id. 13. Klik OK. 14. Bemærk at beløbet i kladdelinjen er opgivet i fakturaens valuta, der her er USD, mens beløbsfelterne i bunden af vinduet Indbetalingskladde altid er i regnskabsvalutaerne. 9-19

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Følg denne fremgangsmåde for at udfylde de resterende indbetalingslinjer: 1. Klik i den næste linje. 2. Indtast 01454545 i feltet Kontonr.. 3. Slet indholdet af feltet Valutakode så det er tomt. 4. Indtast -1.902.750,91 i feltet Beløb. 5. Klik Funktion > Udlign... 6. Med cursor placeret i linjen med Bilagsnr. 00-17, klik Udligning > Sæt udlignings-id. 7. Klik OK. 8. Klik i den næste linje. 9. Indtast 47563218 i feltet Kontonr.. 10. Klik Funktion > Udlign... 11. Med cursor placeret i linjen med Bilagsnr. 103015, klik Udligning > Sæt udlignings-id. 12. Klik OK Følg denne fremgangsmåde for at bogføre kladden: 1. Klik Bogføring > Bogfør. 2. Klik Ja for at bogføre kladdelinjerne. 3. Klik OK. 4. Luk vinduet Indbetalingskladde. Følg denne fremgangsmåde for at gennemse debitorposterne for New Concepts Furniture: 1. Vælg Økonomistyring > Tilgodehavender > Debitorer. 2. Find kundenr. 01454545. 3. Klik Debitor > Poster. 4. Bemærk at den oprindelige fakturapost var i USD mens betalingsposten, der udlignede den, er i regnskabsvalutaen. 5. Klik på betalingslinjen. 6. Klik Naviger. 7. Klik i linjen Detaljeret debitorpost og klik Vis. 8. Bemærk, at der vises tre linjer: en Startpost og to poster af typen Udligning. 9. Gennemse linjerne for kundenr. 01454545. 10. Luk vinduerne Detaljerede debitorposter, Naviger, Debitorposter og Debitorkort. 9-20

Kapitel 09: Valutastyring Håndter udbetalinger Brug af udbetalingskladden til transaktioner i fremmed valuta er i al væsentlighed som håndtering af beløb i regnskabsvaluta. Som ved indbetalingskladden er der bogføringsrestriktioner relateret til valutakoden. Disse restriktioner begrænser også muligheden for at kunne udskrive checks fra udbetalingskladden. Muligheden for at udskrive checks og bogføre en kladde er bestemt af forholdet mellem Valutakoden tildelt den benyttede bankkonto og indholdet af feltet Bankbetalingstype. Reglerne for at kunne udskrive checks og bogføre udbetalingskladdelinjer i fremmed valuta er opsummeret i tabellen: Bankkonto valutakode Tom (RV) Indhold af feltet Bankbetalingstype Computercheck eller Manuel check Regler for bogførings og checkudskrivning Udskriv kun checks for udbetalingslinjer i RV; bogfør kun udbetalingslinjer i RV. Tom (RV) Tom Bogfør alle udbetalingslinjer uanset valutakode. Valutakode Computercheck eller Manuel check Udskriv kun checks for udbetalingslinjer med samme valutakode som bankkontoen; bogfør kun udbetalingslinjer med samme valutakode som bankkontoen. Valutakode Tom Bogfør kun udbetalingslinjer med samme valutakode som bankkontoen. Demonstration: Udskriv og bogfør checks Scenario: Kreditorbogholderen er blevet bedt om at udstede checks fra bankkontoen KB-USD til kreditorer, der fakturerer i USD. Fakturaer, der forfalder den 31-01-08 eller tidligere skal betales. Bankkontoen KB-USD er en nyåbnet konto for CRONUS Danmark A/S. Det første checknummer for kontoen er 10001. Kreditorbogholderen må først opdatere Bankkontokortet med nummeret på den sidst udstedte check, checknr. 10000. 9-21

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Da der ikke tidligere har været håndteret udbetalinger i USD, har regnskabschefen bedt kreditorbogholderen om at sikre, at finanskonto 9150 er anført i felterne Konv. RV afr. debetkonto og Konv. RV afr. kreditkonto. Efter endt bogføring gennemser kreditorbogholderen kreditorposterne for kreditornr. 01254796, Progressive Home Furnishings. Trin Følg denne fremgangsmåde for at opdatere Valuta- og Bankkonto-kortene: 1. Vælg Økonomistyring > Kontoplan > Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer. 2. Vælg linjen for USD. 3. Klik Valuta > Kort. 4. Klik på fanebladet Afrunding. 5. Indtast 9150 i feltet Konv. RV afr. debetkonto. 6. Indtast 9150 i feltet Konv. RV afr. kreditkonto. 7. Luk vinduerne Valutakort og Valutaer. 8. I Økonomistyrings-menuen, klik Likviditetsstyring > Bank. 9. Find bankkontoen KB-USD. 10. Klik på fanebladet Bogføring. 11. Indtast 10000 i feltet Sidste checknr.. 12. Luk vinduet Bankkontokort. Følg denne fremgangsmåde for at lave et betalingsforslag i udbetalingskladden: 1. Klik Udbetalingskladder i Likviditetsstyrings-mappen. 2. Klik på Assistknappen i feltet Kladdenavn og vælg KASSE. 3. Slet indholdet i feltet Bilagsnr. så feltet er tomt. 4. Klik OK. 5. Klik Betaling > Lav forslag... 6. Klik på Assistknappen i feltet under Betalingsformskode. 7. Vælg Valutakode og klik OK. 8. Indtast USD i Filter-feltet ud for Valutakode. 9. Klik på fanebladet Indstillinger. 10. Indtast 31-01-08 i feltet Sidste betalingsdato. 11. Klik på Assistknappen i feltet Modkontotype og vælg Bank. 12. Klik på Assistknappen i feltet Modkonto og vælg KB-USD. 13. Klik OK. 14. Klik på Assistknappen i feltet Bankbetalingstype og vælg Computercheck. 15. Klik OK. 16. Klik OK til meddelelsen om, at der kun er oprettet udbetalingslinjer for beløb i USD. 9-22

Kapitel 09: Valutastyring Udbetalingskladden er nu udfyldt med fakturaer, der skal betales. Følg denne fremgangsmåde for at udskrive checks og bogføre kladden: 1. Klik Betaling > Udskriv check... 2. Klik på fanebladet Indstillinger. 3. Klik på Assistknappen i feltet Bankkonto og vælg KB-USD. 4. Marker feltet En check pr. kreditor pr. bilagsnr.. 5. Klik Udskriv... 6. Marker feltet Skriv til fil. 7. Klik OK. 8. Indtast ck.prn i feltet Skriv til fil. 9. Klik OK. Udbetalingskladden er nu opdateret med de udskrevne checks (Feltet Check udskrevet er markeret). 10. Klik Bogføring > Bogfør. 11. Klik Ja for at bogføre kladdelinjerne. 12. Klik OK. 13. Luk vinduet Udbetalingskladde. Følg denne fremgangsmåde for at gennemse de bogførte poster for Progressive Home Furnishings: 1. I Økonomistyrings-menuen, klik Gæld > Kreditorer. 2. Find kreditornr. 01254796. 3. Klik Kreditor > Poster. 4. Kontroller at felterne Opr. beløb (RV) og Restbeløb (RV) er synlige. 5. Klik i betalingslinjen. 6. Klik Naviger. 7. Klik i linjen Detaljeret kreditorpost og klik Vis. 8. Gennemse de fire detaljerede kreditorposter. 9. Luk vinduerne Detaljerede kreditorposter, Naviger, Kreditorposter og Kreditorkort. Omregning af kladdelinjer til regnskabsvalutaen Når beløb i fremmed valuta indtastes i finanskladden: Omregner Microsoft Dynamics NAV 5.0 automatisk beløbene til regnskabsvalutaen (RV). Selvom kladdelinjerne stemmer i fremmed valuta kan omregning til RV og afrunding dog medføre, at linjerne i RV ikke stemmer. Det medfører, at en postering, der stemmer i fremmed valuta men ikke i RV, ikke kan bogføres. 9-23

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Benyt funktionen Indsæt konv. RV-afrund.linjer til at indsætte en korrigerende afrundingslinje i finanskladden. Denne afrundingskorrektion bringer RV-beløbene i balance, når beløbene i fremmed valuta stemmer. Før funktionen benyttes skal finanskonti til afrundingskorrektion angives. Angiv disse konti i felterne Konv. RV afr. debetkonto og Konv. RV afr. kreditkonto i vinduet Valuta. Demonstration: Funktionen Indsæt konv. RV-afrund.linjer Scenario: Bogholderen hos CRONUS Danmark A/S skal betale forskellige udgifter vedrørende lokaleudgifter. Det er aftalt, at udgifterne skal betales i Euro. Finanskonti og beløb inkl. moms er: Rengøring: EUR 5,056.50 El og varme: EUR 6,877.50 Reparation og vedligehold.: EUR 6,546.25 Før funktionen Indsæt konv. RV-afrund.linjer kan benyttes, skal den følgende opsætning ske: Trin Finanskonto 9150 skal tillade direkte bogføring. Felterne Konv. RV afr. debetkonto og Konv. RV afr. kreditkonto skal udfyldes med finanskonto 9150 for valutakoden EUR. Følg denne fremgangsmåde for at forberede finanskonto 9150 til postering af korrektion af valutaafrunding: 1. Vælg Økonomistyring > Kontoplan. 2. Vælg konto 9150. 3. Klik Konto > Kort. 4. Marker feltet Direkte bogføring. 5. Luk vinduerne Finanskort og Kontoplan. 6. I Finans-mappen, klik Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer. 7. Vælg linjen for EUR. 8. Indtast 9150 i feltet Konv. RV afr. debetkonto. 9. Indtast 9150 i feltet Konv. RV afr. kreditkonto. 10. Luk vinduet Valutaer. Følg denne fremgangsmåde for at indtaste finanskladdelinjerne: 1. I Finans-mappen, klik Finanskladder. 2. Klik på Assistknappen i feltet Kladdenavn og vælg STANDARD. 9-24

Kapitel 09: Valutastyring 3. Klik OK. 4. Slet eventuelle linjer i kladden. 5. I menupunktet Vis, klik Vis kolonne... 6. Vælg feltet Valutakode og klik OK. 7. Indtast 15-01-08 i feltet Bogføringsdato. 8. Indtast 8110 i feltet Kontonr. 9. Indtast EUR i feltet Valutakode. 10. Indtast 5056,25 i feltet Beløb. 11. Klik i den næste linje. 12. Indtast 8120 i feltet Kontonr. 13. Indtast EUR i feltet Valutakode. 14. Indtast 6877,25 i feltet Beløb. 15. Klik i den næste linje. 16. Indtast 8130 i feltet Kontonr. 17. Indtast EUR i feltet Valutakode. 18. Indtast 6546,25 i feltet Beløb. 19. Klik i den næste linje. 20. Indtast 2910 i feltet Kontonr. 21. Indtast EUR i feltet Valutakode. 22. Indtast -18479,75 i feltet Beløb (summen af de tre linjer i EUR). Selvom om modposten stemmer med de øvrige EUR-linjer, stemmer det omregnede RV-beløb ikke. Der er en afrundingsdifference på -0,01, hvilket fremgår af felterne Saldo og Total balance. Kladden skal stemme, før den kan bogføres. Følg disse trin for af benytte valutaafrundingsfunktionen og bogføre kladden: 1. Klik Funktion > Indsæt konv. RV-afrund.linjer. 2. En linje med afrundingsdifferencen i RV bliver automatisk indsat. Bemærk at: Feltet Valutakode er tomt, da linjen er i regnskabsvalutaen. Feltet Total Balance er 0,00. 3. Klik Bogføring > Bogfør. 4. Klik Ja for at bogføre kladdelinjerne. 5. Klik OK. 6. Luk vinduet Finanskladde. Følg denne fremgangsmåde for at gennemse de bogførte poster: 1. I Finans-mappen, klik Oversigt > Journaler. 2. Tryk CTRL+END for at gå til den sidste post. 3. Klik Journal > Finansposter. 9-25

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 4. Gennemse posterne. Bemærk at beløbene er posteret i regnskabsvalutaen og ikke i Euro. 5. Luk vinduet Finansposter. 6. Klik Journal > Momsposter. 7. Bemærk at momsposter er automatisk bogført. 8. Luk vinduerne Momsposter og Finansjournaler. 9-26

Kapitel 09: Valutastyring Øvelse 9.2 - Bogfør udgifter i fremmed valuta Scenario Som debitorbogholder hos CRONUS Danmark A/S, har du modtaget udgifterne vedrørende bildrift for januar 2008. Du skal nu bogføre udgifterne i EUR inkl. moms: Benzin og olie: EUR 178.53 Vægtafgift: EUR 342.32 Reparation og vedligehold.: EUR 107.34 Kontroller at følgende opsætning er foretaget: Finanskonto 9150 skal tillade direkte bogføring. Felterne Konv. RV afr. debetkonto og Konv. RV afr. kreditkonto skal være udfyldt med finanskonto 9150 for valutakoden EUR. Benyt finanskladden med kladdenavnet STANDARD til at bogføre udgifterne den 1. januar 2008 med kassebeholdnings-kontoen som modkonto. Hvis der opstår en valutaafrundingsdifference, skal denne rettes på en linje i kladden. Der er i denne øvelse ikke behov for at gennemse de bogførte poster efterfølgende. Giv dig selv en udfordring 1. Kontroller at den fornødne opsætning er foretaget. 2. Indtast og bogfør kladden. Brug for hjælp? 1. Kontroller at opsætningen for Euro i vinduet Valutaer. 2. Kontroller at Direkte bogføring ar tilladt i vinduet Finanskort for konto 9150. 3. Benyt funktionen Indsæt konv. RV-afrund.linjer til at håndtere eventuelle afrundingsdifferencer. Trin for trin 1. Vælg Økonomistyring > Kontoplan. 2. Vælg konto 9150. 3. Klik Konto > Kort. 4. Marker feltet Direkte bogføring. 5. Luk vinduerne Finanskort og Kontoplan. 6. I Finans-mappen, klik Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer. 7. Vælg linjen for EUR. 8. Kontroller at felterne Konv. RV afr. debetkonto og Konv. RV afr. kreditkonto er udfyldt med 9150. 9. Luk de åbne vinduer. 9-27

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 10. I Finans-mappen, klik Finanskladder. 11. Kontroller at feltet Kladdenavn viser STANDARD. 12. Indtast 01-01-08 i feltet Bogføringsdato. 13. Indtast 8510 i feltet Kontonr. 14. Indtast EUR i feltet Valutakode. 15. Indtast 178,53 i feltet Beløb. 16. Klik i den næste linje. 17. Indtast 8520 i feltet Kontonr. 18. Indtast EUR i feltet Valutakode. 19. Indtast 342,32 i feltet Beløb. 20. Klik i den næste linje. 21. Indtast 8530 i feltet Kontonr. 22. Indtast EUR i feltet Valutakode. 23. Indtast 107,34 i feltet Beløb. 24. Klik i den næste linje. 25. Indtast 2910 i feltet Kontonr. 26. Indtast EUR i feltet Valutakode. 27. Indtast -628,19 i feltet Beløb. 28. Klik Funktion > Indsæt konv. RV-afrund.linjer. 29. Klik Bogføring > Bogfør. 30. Klik Ja for at bogføre kladdelinjerne. 31. Klik OK. 32. Luk vinduet Finanskladde. 9-28

Kapitel 09: Valutastyring Kørslen Kursreguler valutabeholdninger Kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles for at opdatere beløb i RV på bogførte poster i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Kørslen Regulerer debitor-, kreditor- og bankposter så de afspejler ændringer i valutakurser, der er indtrådt efter bogføring. Regulering af valutakurser sker typisk i denne rækkefølge: 1. Indtast de nye valutakurser. 2. Sæt filtre for kørslen Kursreguler valutabeholdninger. 3. Kør kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Bemærk: Kørslen Kursreguler valutabeholdninger benyttes også til at regulere finansposters beløb i den ekstra rapporteringsvaluta. Trin 1: Indtast nye valutakurser Følg denne fremgangsmåde for at indtaste nye valutakurser: 1. Vælg Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer. 2. Vælg den ønskede valuta i vinduet Valutaer og klik Kurser. 3. Indtast kursen i felterne Associeret valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb. Afvikling af kørslen Kursreguler valutabeholdninger kan gentages om nødvendigt, for eksempel efter at kørslen blev afviklet med forkert indtastede valutakurser. Før kørslen gentages indtastes de korrekte kurser blot i felterne Associeret valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb. Microsoft Dynamics NAV 5.0 bogfører en ny regulering baseret på den allerede foretagne regulering. Trin 2: Sæt filtre for kørslen Kursreguler valutabeholdninger Følg denne fremgangsmåde for at sætte filtre for kørslen Kursreguler valutabeholdninger: 1. Vælg Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta > Kursreguler valutabeholdninger... 9-29

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 2. På fanebladet Valuta vælges valutakode(r) der skal reguleres af kørslen. 3. Klik på fanebladet Indstillinger. FIGUR 9.6 KØRSLEN KURSREGULER VALUTABEHOLDNINGER Fanebladet indeholder de følgende felter: Felt Startdato Slutdato Bogføringsbeskrivelse Bogføringsdato Bilagsnr. Beskrivelse Angiver den tidligste dato fra hvilken poster skal reguleres. Normalt er feltet tomt, så alle poster reguleres. Angiver den seneste dato frem til hvilken poster skal reguleres. Denne dato sættes normalt til bogføringsdatoen. Slutdatoen benyttes også til at bestemme hvilke af kurserne i vinduet Valutakurser, der skal benyttes af kørslen. Tekst til beskrivelse af de finansposter, der oprettes af kørslen. Som standard foreslås Kursregulering af %1 %2, hvor %1 erstattes af valutakoden, og %2 af det valutabeløb, der er reguleret, dvs. at teksten kunne være: Kursregulering af EUR 38.000. Angiver datoen, reguleringen ønskes bogført. Angiver bilagsnummer, der skal vises på de finansposter, der bliver oprettet af kørslen. 9-30

Kapitel 09: Valutastyring Felt Reguler debitor, kreditor og bankkonti Reguler finanskonti for ekstra rapp.valuta Beskrivelse Hvis markeret, bliver debitor-, kreditor- og bankposter reguleret for valutakursændringer. Hvis markeret bliver finansposter reguleret for valutakursændringer mellem regnskabsvalutaen og den ekstra rapporteringsvaluta. Trin 3: Afvikle kørslen Kursreguler valutabeholdninger Følg denne fremgangsmåde for at afvikle kørslen Kursreguler valutabeholdninger: 1. Kontroller at de ønskede filtre er sat. 2. Klik OK for at afvikle kørslen. Bemærk: Hvis valutakurser jævnligt opdateres, anbefales det at tilføje nye linjer i vinduet Valutakurser ved hver opdatering. Således vil dokumenter og kladder løbende blive bogført med valutakurser, der ikke er meget forældede i forhold til den aktuelle kurs. Derudover anbefales det, at én gang indtastede valutakurser ikke overskrives eller slettes fra vinduet Valutakurser. Ved at bevare historikken i vinduet forbedres sporbarheden af valutakursreguleringer over tid. I tilfælde af, at en valuta benyttes som den ekstra rapporteringsvaluta må ingen af denne valutas linjer i vinduet Valutakurser slettes. Fremgangsmåde for valutakursregulering af debitorer og kreditorer For debitorer og kreditorer vil kørslen Kursreguler valutabeholdninger: Regulere med den kurs, der er gældende på den bogføringsdato, der anvendes i kørslen. Beregne regulering af de enkelte åbne valutaposter. Bogføre reguleringerne på de finanskonti, der er angivet i felterne Urealiseret gevinstkonto og Urealiseret tabskonto i vinduet Valuta. Automatisk bogføre modposter hertil på Debitor- og kreditorsamlekontiene i kontoplanen. Kørslen gennemgår alle åbne debitor- og kreditorposter. Hvis der er en valutakursændring for en post, vil kørslen oprette en ny detaljeret debitor- eller kreditorpost, der afspejler reguleringen af debitor- eller kreditorposten. 9-31

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Fremgangsmåde for valutakursregulering af bankkonti For bankkonti vil kørslen Kursreguler valutabeholdninger: Regulere med den kurs, der er gældende på den bogføringsdato, der anvendes i kørslen. Beregne regulering for bankkonti, hvor feltet Valutakode er udfyldt, og bogføre reguleringen på de finanskonti, der er angivet i felterne Realiseret gevinstkonto og Realiseret tabskonto i vinduet Valuta. Automatisk bogføre modposter hertil på de finanskonti, der er angivet i den Bankbogføringsgruppe, der fremgår af bankkontokortene. Bogføre en post per valuta per bankbogføringsgruppe. Fremgangsmåde for valutakursregulering af finanskonti Hvis der benyttes en ekstra rapporteringsvaluta, markeres feltet Reguler finanskonti for ekstra rapp.valuta for at få oprettet nye finansposter for valutakursreguleringen mellem regnskabsvalutaen og den ekstra rapporteringsvaluta. Kørslen Kursreguler valutabeholdninger vil: Beregne reguleringen for hver finanspost. Regulere finansposten afhængig af indholdet af feltet Valutakursregulering på den enkelte finanskontos finanskontokort. Se senere afsnit for mere information om den ekstra rapporteringsvaluta. Kursreguleringsjournalen Kursreguleringsjournalen giver overblik over alle reguleringer foretaget med kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Vælg Økonomistyring > Kontoplan > Periodiske aktiviteter > Valuta > Kursregul.journaler. I vinduet Kursregul.journal bliver hver linje oprettet med felter, der viser: De regulerede posters type. Valuta og reguleringsgrundlag. Reguleringsbeløb. 9-32

Kapitel 09: Valutastyring Demonstration: Kursreguler valutabeholdninger Scenario: Regnskabschefen hos CRONUS Danmark A/S er ved at lukke regnskabsperioden januar 2008. Hun ønsker at regnskabet skal afspejle valutakursændringen mellem regnskabsvalutaen, DKK, og Euro. Valutakursen per 31-01-08 er 100 EUR = 743 DKK. Hun vil benytte kørslen Kursreguler valutabeholdninger til at regulere debitorer, kreditorer og bankkonti. Hun har valgt at følge systemets håndtering af faktura 10310 til kunden Antarticopy. Hun har derfor på forhånd beregnet den nuværende og forventede værdiansættelse således: Beløb - EUR (Vinduet Debitorposter Associeret valutakursbeløb (Vinduet Valutakurser ) Ass. regul. valutakursbeløb (Vinduet Valutakurser ) 2.962,42 7,4654 2.962,42 * 7,4654 Beregning Beløb (RV) - DKK (Vinduet Debitorposter) 22.115,65 2.962,42 7,43 2.962,42 * 7,43 22.010,78 På baggrund af sine beregninger forventer regnskabschefen altså, at kørslen Kursreguler valutabeholdninger vil bogføre et urealiseret tab på DKK 104,87 (22.115,65-22.010,78). Hun beslutter sig for at sammenligne den bogførte post med sine beregninger, når kørslen er afviklet. Trin Følg denne fremgangsmåde for at opdatere kursen for Euro i vinduet Valutakurser : 1. Vælg Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta > Valutaer. 2. Klik i linjen for EUR. 3. Klik Kurser. 4. Tryk F3 for at indsætte en ny linje. 5. Indtast 31-01-08 i feltet Startdato. 6. Indtast 1 i feltet Valutakursbeløb. 7. Indtast 7,43 i feltet Associeret valutakursbeløb. 8. Indtast 1 i feltet Regul. valutakursbeløb. 9. Indtast 7,43 i feltet Ass. regul. valutakursbeløb. 10. Luk vinduerne Valutakurser og Valutaer. 9-33

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Bemærk: Kørslen Kursreguler valutabeholdninger benytter felterne Regul. valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb til beregning af valutakurstab og -gevinst. Opdatering af feltet Associeret valutakursbeløb er ikke nødvendig for afvikling af kørslen. Det er dog normalt at opdatere felterne samtidigt. Følg denne fremgangsmåde for at afvikle kørslen Kursreguler valutabeholdninger: 1. Vælg Økonomistyring > Kontoplan > Periodiske aktiviteter > Kursreguler valutabeholdninger... 2. Indtast EUR i filter-feltet ud for feltet Kode på fanebladet Valuta. 3. Klik på fanebladet Indstillinger. 4. Lad feltet Startdato være tomt. 5. Indtast 31-01-08 i feltet Slutdato. 6. Accepter standardindstillinger i felterne Bogføringsbeskrivelse og Bogføringsdato. 7. Indtast KURSREG-0108 i feltet Bilagsnr.. 8. Kontroller at feltet Reguler debitor, kreditor og bankkonti er markeret. 9. Klik OK. Mens kørslen afvikles vises et statusvindue. Vinduet lukkes, når kørslen er afviklet. Følg denne fremgangsmåde for at gennemse debitorposter og detaljerede debitorposter for Antarcticopy: 1. Vælg Økonomistyring > Tilgodehavender > Debitorer. 2. Find debitornr. 32656565, Antarcticopy. 3. Klik Debitor > Poster. 4. Vælg Vis Kolonne i menuen Vis. 5. Marker felterne Oprindeligt beløb (RV), Beløb (RV) og Restbeløb (RV) og klik OK. 6. Kontroller at beløbene i felterne Oprindeligt beløb (RV) og Beløb (RV) stemmer med beregningerne i tabellen i scenariet. 7. Klik på Assistknappen i feltet Beløb (RV). 8. Bemærk at der er to poster i vinduet Detaljerede debitorposter: En for den oprindelige post, Startposten. En for det urealiserede tab. 9. Klik på tabsposten. 10. Klik Naviger. 11. Klik på linjen Finanspost. 12. Klik Vis. 9-34

Kapitel 09: Valutastyring 13. Gennemse posterne med beløbet 104,87: En debitering af konto 9320, Urealiseret tab valuta. En kreditering af konto 2310, Debitorer, indland. 14. Luk vinduerne Finansposter, Naviger, Detaljerede debitorposter, og Debitorposter. Følg denne fremgangsmåde for at gennemse kursreguleringsjournalen: 1. Vælg Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta > Kursregul.journaler. 2. Bemærk at der er poster for Bank, Debitor og Kreditor. Find linjen med reguleringsbeløbet DKK -104,87. 3. Luk vinduet Kursregul.journal. Resumé af vinduet Valutakurser Den følgende tabel giver et resumé af hvordan Microsoft Dynamics NAV 5.0 benytter værdierne i vinduet Valutakurser. Opgave Indsættelse af en standard-valutakurs i kladder og dokumenter Valutakursregulering af debitor-, kreditor-, bank- og finansposter. Benyttede felter fra vinduet Valutakurser (1) Valutakursbeløb (2) Associeret valutakursbeløb (3) Startdato (a) Regul. valutakursbeløb (b) Ass. regul. valutakursbeløb (c) Startdato Hvordan felterne benyttes Startdato sammenlignes med bogføringsdatoen på kladde eller dokument. Den seneste post hvor Startdato <= Bogføringsdato bestemmes og felterne (1) og (2) benyttes til at beregne standardvalutakursen. Startdato sammenlignes med Slutdato i kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Den seneste post hvor Startdato <= Slutdato bestemmes og felterne (a) og (b) benyttes til at beregne reguleringsvalutakursen 9-35

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Øvelse 9.3 - Opdater USD:DKK valutakursen Scenario I slutningen af januar 2008 er valutakursen mellem USD og RV: 100 USD = 550 DKK. Da der er debitorer og kreditorer, der benytter USD som standardvaluta skal du afvikle kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Da du har bogført transaktioner på deres konti i denne måned, ønsker du at kontrollere, hvilke reguleringer, der sker til Spotsmeyer's debitorposter. Giv dig selv en udfordring 1. Opdater valutakursen og kør kørslen Kursreguler valutabeholdninger. 2. Gennemse Spotsmeyer's debitorposter. Brug for hjælp? 1. Gennemse debitorposterne for Spotsmeyer's. 2. Opdater valutakursen ved hjælp af knappen Kurser fra vinduet Valutaer. 3. Kør kørslen Kursreguler valutabeholdninger, der findes her: Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta. 4. Gennemse de opdaterede debitorposter for Spotsmeyer's. Trin for trin 1. Vælg Økonomistyring > Tilgodehavender > Debitorer. 2. Find debitor 01121212, Spotsmeyer,. 3. Klik Debitor > Poster for at åbne vinduet Debitorposter. 4. Bemærk at beløbet i feltet Beløb (RV) er 1.315,01. 5. Luk alle åbne vinduer. 6. Vælg Økonomistyring > Opsætning > Generelt > Valutaer. 7. Klik i linjen med USD. 8. Klik Kurser. 9. Tryk F3 for at indsætte en ny linje. 10. Indtast 31-08-08 i feltet Startdato. 11. Indtast 100 i feltet Valutakursbeløb. 12. Indtast 550 i feltet Associeret valutakursbeløb. 13. Indtast 100 i feltet Regul. valutakursbeløb. 14. Indtast 500 i feltet Ass. regul. valutakursbeløb. 15. Luk alle vinduer. 16. Vælg Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta > Kursreguler valutabeholdninger... 17. Sæt et filter for USD på fanebladet Valuta. 18. Klik på fanebladet Indstillinger. 9-36

Kapitel 09: Valutastyring 19. Lad feltet Startdato være tomt. 20. Indtast 31-01-08 i feltet Slutdato. 21. Indtast REGUSD-0108 i feltet Bilagsnr.. 22. Kontroller at feltet Reguler debitor, kreditor og bankkonti er markeret. 23. Kontroller at feltet Reguler finanskonti for ekstra rapp.valuta ikke er markeret. 24. Klik OK. 25. Vælg Økonomistyring > Tilgodehavender > Debitorer. 26. Find debitor 01121212, Spotsmeyer. 27. Klik Debitor > Poster for at åbner vinduet Debitorposter. 28. Bemærk beløbet i feltet Beløb (RV). 29. Klik på Assistknappen i feltet for at åbne vinduet Detaljerede debitorposter. 30. Bemærk at der er en separat post for reguleringen af den oprindelige post. 31. Klik på den nye post. 32. Klik Naviger for at åbne vinduet Naviger. 33. Klik på linjen Finanspost og klik Vis. 34. Bemærk de to linjer vedrørende reguleringen af Spotsmeyer. 35. Luk alle vinduer. 9-37

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Ekstra rapporteringsvaluta Med Microsoft Dynamics NAV 5.0 er det muligt at registrere finansposter i såvel regnskabsvaluta (RV) som en ekstra rapporteringsvaluta. Det primære formål med at anvende den ekstra rapporteringsvaluta er muligheden for at kunne danne diverse rapporter i denne valuta. Når opsætning af den ekstra rapporteringsvaluta er fuldført, vil Microsoft Dynamics NAV 5.0 automatisk: Registrere beløb i både RV og den ekstra rapporteringsvaluta for alle finansposter og visse andre poster, f.eks. momsposter. Benytte informationen fra vinduet Valutakurser til at finde den aktuelle valutakurs til brug for registrering af beløb i den ekstra rapporteringsvaluta. Hvis den ekstra rapporteringsvaluta anvendes, vil afvikling af kørslen Kursreguler valutabeholdninger finde de poster, der påvirkes af ændringer i valutakursen på den ekstra rapporteringsvaluta. Kørslen afvikles normalt i slutningen af en måned. Kørslen: Finder den passende valutakurs i vinduet Valutakurser. Sammenligner beløbene i felterne Beløb og Ekstra valuta (beløb) på finansposter for at bestemme, om der har været valutakurstab eller -gevinst. Benytter valget i feltet Valutakursregulering på hver finanskontokort for at bestemme om regulering skal beregnes og bogføres. Bemærk: Funktionen Ekstra rapporteringsvaluta må IKKE bruges som grundlag for oversættelse af regnskabsopgørelser. Det er ikke et værktøj, som kan udføre oversættelse af udenlandske datterselskabers regnskabsopgørelser som en del af en virksomhedskonsolidering. Funktionen Ekstra regnskabsvaluta giver kun mulighed for at udarbejde rapporter i en anden valuta, som hvis den valuta var virksomhedens lokale valuta. Opsætning af ekstra rapporteringsvaluta Den nødvendige opsætning i forbindelse med den ekstra rapporteringsvaluta er som følger: Udvælg de finanskonti hvis finansposter i den ekstra rapporteringsvaluta, der skal valutakursreguleres. Angiv den ønskede metode til regulering af finanskontiene. Angiv den ønskede metode til regulering af momsposterne. Aktiver brug af den ekstra rapporteringsvaluta. 9-38

Kapitel 09: Valutastyring Angiv finanskonti til bogføring af valutakursreguleringer Finanskonti til bogføring af valutakursreguleringer angives på fanebladene Generelt og Bogføring på Valutakortet. For at åbne et Valutakort, vælg Økonomistyring > Opsætning > Generelt > Valutaer > Valuta. For den valuta, der anvendes som den ekstra rapporteringsvaluta, skal de følgende felter være udfyldt: Realiseret gevinstkonto Realiseret tabskonto Urealiseret gevinstkonto Urealiseret tabskonto Realiseret finansgevinstkonto Realiseret finanstabskonto Afrundingskonto (gevinst) Afrundingskonto (tab) Klik på Assistknappen i felterne for at angive de ønskede finanskonti. Felterne er tidligere gennemgået i afsnittet Valutakort og Valutakurser. Angiv metoden til valutakursregulering af finanskonti Hvis den ekstra rapporteringsvaluta anvendes, skal der for hver finanskonto foretages et valg i feltet Valutakursregulering. Valget bestemmer, hvordan beløbene på kontoens finansposter reguleres for valutakursændringer mellem RV og den ekstra rapporteringsvaluta, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles Følg denne fremgangsmåde for at foretage valget på finanskontiene: 1. Vælg Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 2. Find den ønskede finanskonto. 3. Klik Konto > Kort. 4. Klik på fanebladet Rapportering. 5. Klik på Assistknappen i feltet Valutakursregulering og vælg den ønskede metode. Mulighederne er: Ingen regulering: Dette er standardværdien. Der foretages ingen kursregulering af finanskontoen. 9-39

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Regul. beløb: Beløb i RV (feltet Beløb) reguleres for eventuelle kursgevinster eller -tab. Regul. ekstra valutabeløb: Beløb i den ekstra rapporteringsvaluta (feltet Ekstra valuta (beløb)) reguleres for eventuelle kursgevinster eller -tab. Bemærk: Valgmuligheden Ingen regulering benyttes, hvis valutakursen mellem RV og den ekstra rapporteringsvaluta skal forblive fast. Det er en normal situation for virksomheder, der forbereder et skifte til Euro og som har en ØMU-valuta som regnskabsvaluta og Euro som ekstra rapporteringsvaluta. Angiv metoden til valutakursregulering af momsposter Hvis den ekstra rapporteringsvaluta anvendes, benyttes feltet Valutakursregulering (moms) i vinduet Regnskabsopsætning til at bestemme hvordan momsposter for finanskontiene, der indgår i momsbogføringsopsætningen i vinduet Momsbogf.opsætning, skal valutakursreguleres. Regulering mellem regnskabsvalutaen og den ekstra rapporteringsvaluta beregnes, når kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles. Følg denne fremgangsmåde for at vælge metode til valutakursregulering af momskonti: 1. Vælg Økonomistyring > Finans > Opsætning > Regnskabsopsætning > Rapportering. 2. Klik på Assistknappen i feltet Valutakursregulering (moms) for at vælge metode. Valgmulighederne er de samme som for finanskonti, men dette valg vedrører reguleringen af momsposter. Mulighederne er: Ingen regulering: Dette er standard. Der foretages ingen kursregulering af momskontoen. Regul. beløb: Beløb i RV (feltet Beløb) på momskontoen reguleres for eventuelle kursgevinster eller -tab. Regul. ekstra valutabeløb: Beløb i den ekstra rapporteringsvaluta (feltet Ekstra valuta (beløb)) på momskontoen reguleres for eventuelle kursgevinster eller -tab. Når brugen af den ekstra rapporteringsvaluta aktiveres, afvikler Microsoft Dynamics NAV 5.0 en kørsel, der opdaterer de bogførte poster. Kørslen Reguler eks. rapport.valuta: Benytter valutakursen fra vinduet Valutakurser, der er gældende på arbejdsdatoen. Beregner beløbene i den ekstra rapporteringsvaluta på baggrund af de eksisterende beløb i RV. 9-40

Kapitel 09: Valutastyring Bogfører afrundingsdifferencer som følge af omregning af beløb i RV til den ekstrarapporteringsvaluta: På kontiene, der er angivet i felterne Afrundingskonto (gevinst) og Afrundingskonto (tab) i vinduet Valutaer. På bogførings- og bilagsdatoen fra den oprindelige finanspost. Bogfører en afrundingspost på lukkedatoen for hvert lukket regnskabsår på egenkapitalkontoen for overført resultat. Dette sikrer at resultatopgørelsen i lukkede år balancerer på 0 i både RV og den ekstra rapporteringsvaluta. Bemærk: For at aktivere brugen af den ekstra rapporteringsvaluta, skal Afrundingskonto (gevinst) og Afrundingskonto (tab) være angivet for valutaen. Følg denne fremgangsmåde for at vælge den ekstra rapporteringsvaluta: 1. Vælg Økonomistyring > Opsætning > Regnskabsopsætning. 2. Klik på fanebladet Rapportering. 3. Klik på Assistknappen i feltet Ekstra rapporteringsvaluta og vælg den ønskede valuta. 4. Klik OK. 5. Tryk TAB eller RETUR. 6. Klik Ja for at ændre den ekstra rapporteringsvaluta. Anfordringsvinduet for kørslen Reguler eks. rapport.valuta åbner herefter. FIGUR 9.7 KØRSLEN REGULER EKS. RAPPORT.VALUTA 9-41

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Anfordringsvinduet til kørslen Reguler eks. rapport.valuta indeholder disse felter: Felt Ekstra rapporteringsvaluta Bilagsnr. Resultatkonto Beskrivelse Udfyldes automatisk med valutakoden fra feltet Ekstra rapporteringsvaluta i vinduet Regnskabsopsætning. Hvis valutakursen, som bruges ved omregning af RV-beløb til den ekstra rapporteringsvaluta, ønskes ændret, klikkes på AssistEditKnappen i feltet. Angiver det bilagsnummer, som automatisk bliver kopieret til afrundede poster, hvis der ikke allerede findes et andet bilagsnummer. Kørslen opretter disse afrundede poster. Angiver egenkapitalkontoen for overført resultat, som, kørslen bogfører på. Kontoen skal være den samme som den konto, der bruges af kørslen Nulstil resultatopgørelse. Følg denne fremgangsmåde for at afvikle kørslen Reguler eks. rapport.valuta: 1. Indtast et bilagsnummer i feltet Bilagsnr.. 2. Klik på Assistknappen i feltet Resultatkonto og vælg en konto. 3. Klik OK for at afvikle kørslen. Efter afvikling af kørslen Reguler eks. rapport.valuta har følgende eksisterende poster nu beløbsværdier i felterne for RV såvel som den ekstra rapporteringsvaluta: Finansposter Momsposter Værdiposter Sagsposter Produktionsordrelinjer Herefter vil nye poster af ovennævnte typer oprettes med beløb i regnskabsvalutaen såvel som den ekstra rapporteringsvaluta. Bemærk: Den ekstra rapporteringsvaluta vil først være aktiveret efter at have klikket på knappen OK i vinduet til kørslen Reguler eks. rapport.valuta. 9-42

Kapitel 09: Valutastyring Se beløb i den ekstra rapporteringsvaluta i vinduer Felterne med den ekstra rapporteringsvaluta kan ses i flere vinduer, herunder: Kontoplan Kontoskemaoversigt Dimensionsanalyse Finans - saldi pr. dimension Til eksempel: åbn vinduet Kontoplan, vælg menupunktet Vis, klik Vis kolonne..., marker felterne Ekstra valuta (bevægelse), Ekstra valuta saldo til dato og Ekstra valuta (saldo). FIGUR 9.8 VINDUET KONTOPLAN MED KOLONNER FOR EKSTRA VALUTA I vinduerne Dimensionsanalyse og Kontoskemaoversigt: marker feltet Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta på fanebladet Indstillinger for at se beløb i den ekstra rapporteringsvaluta. Når beløbene vises i den ekstra rapporteringsvaluta, kan oplysningerne eksporteres til Microsoft Excel fra både vinduerne Dimensionsanalyse og Kontoskemaoversigt. Bemærk: Kørslen Reguler eks. rapport.valuta sletter analyseposter medmindre feltet Spærret i vinduet Analysekort er markeret før aktivering af den ekstra rapporteringsvaluta. Se beløb i den ekstra rapporteringsvaluta i rapporter Adskillige rapporter i Økonomistyrings-modulet tager udgangspunkt i finansposter. Mange af disse rapporter kan dannes i den ekstra rapporteringsvaluta, herunder rapporterne Kontoskema og Årsregnskab. For at vise beløb i den ekstra rapporteringsvaluta i disse rapporter, skal feltet Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta på fanebladet Indstillinger være markeret. 9-43

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Tilsvarende kan alle momsrapporter, herunder Momsangivelse, Moms - listeangivelse TS og Momsafregning, opgøres i den ekstra rapporteringsvaluta. Marker blot feltet Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta på fanebladet Indstillinger for den ønskede rapport. Daglig håndtering Der er ikke mange særlige opgaver i det daglige arbejde som konsekvens af at benytte den ekstra rapporteringsvaluta. Når den ekstra rapporteringsvaluta benyttes: Sørg for at opdatere valutakurserne i vinduet Valutakurser. Håndter alle transaktioner som normalt. Transaktioner registreres i RV. Systemet omregner beløb i RV til den ekstra rapporteringsvaluta ved hjælp af den kurs i vinduet Valutakurser, der er gældende på arbejdsdatoen. Kørslen Kursreguler valutabeholdninger Jævnligt, normalt ved udgangen af en måned, skal kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles for at registrere valutakursændringer mellem RV og den ekstra rapporteringsvaluta. Kørslen: Beregner reguleringen for hver enkelt finanskonto ved hjælp af oplysningerne om kursudviklingen i vinduet Valutakurser. Regulerer finanskontoen på baggrund af indholdet af feltet Valutakursregulering på finanskortet. Bemærk: Værdierne i felterne Regul. valutakursbeløb og Ass. regul. valutakursbeløb i vinduet Valutakurser benyttes af kørslen Kursreguler valutabeholdninger til at beregne tab og gevinst som følge af valutakursændringer mellem RV og den ekstra rapporteringsvaluta. Se afsnittet Kørslen Kursreguler valutabeholdninger for mere information om afvikling af kørslen. Konsolidering med flere valutaer Microsoft Dynamics NAV 5.0 understøtter konsolidering af regnskaber i forskellig valuta. Undervejs i konsolideringen kan angives ønskede valutakurser. Dette afsnit drejer sig specifikt om konsolidering, hvor flere valutaer er involveret. Se kapitlet om konsolidering for mere udførlig beskrivelse af konsolideringsprocessen. Bemærk: Før konsolidering påbegyndes, skal kørslen Kursreguler valutabeholdninger afvikles i alle regnskaber. 9-44

Kapitel 09: Valutastyring Opsætning af finanskonti I vinduet Finanskort i alle datterselskaber benyttes feltet Konsol. oversættelsesmetode til at angive, hvordan en given kontos poster skal omregnes til konsolideringsvalutaen. For at se feltet: Vælg Økonomistyring > Finans > Kontoplan > Konto > Kort > fanebladet Konsolidering. Følgende muligheder er til rådighed: Gennemsnitskurs (manuel) den gennemsnitlige kurs for konsolideringsperioden. Beregn enten gennemsnittet som et aritmetisk gennemsnit eller som et kvalificeret estimat, og angiv resultatet for hver koncernvirksomhed. Dette er standardværdien. Ultimokurs den gældende kurs på valutamarkedet på den dato, hvor balancen eller resultatopgørelsen udarbejdes. Angiv kursen for hver koncernvirksomhed. Historisk kurs den gældende valutakurs, da transaktionen fandt sted. Sammensat kurs beløbene i den aktuelle periode oversættes til gennemsnitskursen og føjes til den tidligere registrerede balance i det konsoliderede regnskab. Denne metode bruges typisk til resultatkonti, fordi disse omfatter beløb overført fra forskellige perioder og derfor er sammensat af beløb, der er oversat med forskellige valutakurser. Aktiekurs - svarer til Sammensat. Differencerne bogføres på separate finanskonti. Bemærk: For yderligere information om opsætning af andre konsolideringsfelter på finanskortet henvises til kapitlet om konsolidering. De forskellige valgmuligheder i feltet Konsol. oversættelsesmetode understøtter brugen af to omregningsprincipper for konsolidering af regnskaber i forskellig valuta: Temporalmetoden: bruges, når den udenlandske enhed betragtes som en integreret del af moderselskabets forretning. Nettoinvesteringsmetoden (slutkursmetoden): bruges, når den udenlandske enhed betragtes som uafhængig. 9-45

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Principperne implementeres ved at angive én af de fem metoder i feltet Konsol. oversættelsesmetode på finanskortene. Effekten af valutaomregning efter de to principper er: Temporalmetoden: Balancens monetære poster omregnes til balancedagens kurs, balancens ikke-monetære poster til historiske kurser og resultatopgørelsens poster til gennemsnitskurs. Nettoinvesteringsmetoden (slutkursmetoden): Balancens poster omregnes til balancedagens kurs og resultatopgørelsens poster til gennemsnitskurs. Tabellen nedenfor giver yderligere anvisninger i, hvordan feltet Konsol. oversættelsesmetode udfyldes for forskellige typer af finanskonti, alt efter hvilket omregningsprincip konsolideringen skal benytte. Finanskontotype Temporalmetoden Nettoinvesteringsmetoden (slutkursmetoden) Kassebeholdning og tilgodehavender Ultimokurs Ultimokurs Værdipapirbeholdning Ultimokurs Ultimokurs Lager, markedsværdi Ultimokurs Ultimokurs Lager, kostværdi Historisk kurs Ultimokurs Forudbetalte udgifter Historisk kurs Ultimokurs Grunde og bygninger Historisk kurs Ultimokurs Immaterielle aktiver Historisk kurs Ultimokurs Kortfristet gæld Ultimokurs Ultimokurs Modtagne forudbetalinger Historisk kurs Ultimokurs Langfristet gæld Ultimokurs Ultimokurs Nominel selskabskapital Historisk kurs Historisk kurs Overkurs ved emission Historisk kurs Historisk kurs Overført resultat Sammensat kurs Sammensat kurs Indtægter Gennemsnitskurs Gennemsnitskurs Udgifter Gennemsnitskurs Gennemsnitskurs Vareforbrug Historisk kurs Gennemsnitskurs Afskrivninger Historisk kurs Gennemsnitskurs Amortiseringer Historisk kurs Gennemsnitskurs 9-46

Kapitel 09: Valutastyring Bemærk: Hvis der vælges Funktion > Indlæs fil... fra vinduet Koncernvirksomhedskort for at indlæse en fil fra et datterselskab, skal der først for alle finanskort i moderselskabet (det konsoliderende regnskab) være foretaget et valg i feltet Konsol. oversættelsesmetode. Håndter konsolidering af regnskaber i forskellig valuta Konsolideringen foretages fra vinduet Koncernvirksomhedskort i moderselskabet. Vinduet åbnes ved at vælge Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Konsolidering > Koncernvirksomheder. FIGUR 9.9 VINDUET KONCERNVIRKSOMHEDSKORT De følgende feltbeskrivelser vedrører felter, der er specifikke for konsolidering af regnskaber i forskellig valuta. Feltet Valutakode angiver koncernvirksomhedens regnskabsvaluta (RV). Koden bestemmer, hvordan konsolideringsfunktionen indlæser konsolideringsfilen: Hvis koden er tom, anses beløbene i konsolideringsfilen som værende beløb i RV. Hvis der er angivet en kode, anses beløbene i konsolideringsfilen for værende opgivet i denne valuta. Hvis et udenlandsk datterselskab i konsolideringsfilen leverer et årsregnskab, der allerede er omregnet til moderselskabets regnskabsvaluta, skal feltet Valutakode være tomt. Konsolideringsfunktionen opfatter da korrekt beløbene som værende RV-beløb og undlader at omregne disse. 9-47

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Feltet Valutakurstabel angiver hvilken valutakurstabel Microsoft Dynamics NAV 5.0 skal benytte under indlæsning af konsolideringsoplysninger. Mulighederne er: Lokal: Valutakurstabellen i det aktuelle (lokale) regnskab benyttes. Koncernvirksomhed: Valutakurstabellen i koncernvirksomhedens regnskab benyttes Fanebladet Finanskonti indeholder flere felter til angivelse af finanskonti til brug for bogføring: Felterne Kursgevinstkonto og Kurstabskonto angiver hvilke finanskonti Microsoft Dynamics NAV 5.0 benytter til bogføring af valutakursgevinster og -tab. Felterne Komp. kursgevinstkonto og Komp. kurstabskonto angiver hvilke finanskonti Microsoft Dynamics NAV 5.0 benytter til bogføring af valutakursgevinster og -tab, når finanskontiene, der konsolideres, har værdien Sammensat kurs i feltet Konsol. oversættelsesmetode. Felterne Kursgevinstkt. for aktier og Kurstabskt. for aktier angiver hvilke finanskonti Microsoft Dynamics NAV 5.0 benytter til bogføring af valutakursgevinster og -tab, når finanskontiene, der konsolideres, har værdien Aktiekurs i feltet Konsol. oversættelsesmetode. Bemærk: Hvis felterne Komp. kursgevinstkonto og Komp. Kurstabskonto eller Kursgevinstkt. for aktier og Kurstabskt. for aktier er tomme, anvendes i stedet kontiene angivet i felterne Kursgevinstkonto og Kurstabskonto. Før indlæsning af konsolideringsoplysninger udføres skal valutakursoplysninger være kontrolleret og om nødvendigt opdateret. I vinduet Koncernvirksomhedskort klikkes på knappen Kurser for at vælge: Gennemsnitskurs (Manuel) Ultimokurs Sidste ultimokurs 9-48

Kapitel 09: Valutastyring Hver af mulighederne åbner vinduet Ret valutakurs. Hvis muligheden Gennemsnitskurs (Manuel) vælges, ses vinduet som vist nedenfor: FIGUR 9.10 VINDUET RET VALUTAKURS Bemærk: Hvilke felter, der er editerbare i vinduet Ret valutakurs afhænger af, hvad der er valgt i feltet Fastsæt valutakursbeløb i vinduet Valutakurser. Se afsnittet Valutakurser for mere information om vinduet. Valutakurserne udfyldes således for de tre muligheder: Gennemsnitskurs (Manuel): Indtast valutakursen, der skal benyttes til omregning af finanskonti, der i feltet Konsol. oversættelsesmetode er sat til Gennemsnitskurs (Manuel). Valutakursen kan være et simpelt gennemsnit af regnskabsperiodernes valutakurs, et skøn, en gennemsnitskurs fra en autoritativ kilde eller lignende. Ultimokurs: Indtast valutakursen, der skal benyttes til omregning af finanskonti, der i feltet Konsol. oversættelsesmetode er sat til Ultimokurs. Valutakursen er typisk den aktuelle valutakurs på den sidste dag i en regnskabsperiode. Sidste ultimokurs: benyt valutakursen fra forrige regnskabsperiode til omregning af finanskonti, der i feltet Konsol. oversættelsesmetode er sat til Ultimokurs. Valutakursen er typisk den aktuelle valutakurs på den sidste dag i den foregående regnskabsperiode. Bemærk: Valutakursfeltet i forbindelse med muligheden Sidste ultimokurs udfyldes automatisk med kursen fra den seneste konsolidering. Det er derfor normal ikke nødvendigt at ændre kursen. Kursen skal dog ændres manuelt i de tilfælde, hvor en konsolidering for en given periode gennemføres på ny. Efter indtastning af valutakurserne gennemføres konsolideringen på samme måde som ved konsolidering af regnskaber i samme valuta. 9-49

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Ved afslutningen af konsolideringen bogføres eventuelle omregningsdifferencer således: Temporalmetoden: alle omregningsdifferencer bogføres på kontiene for urealiserede valutakurstab eller -gevinst i resultatopgørelsen. Nettoinvesteringsmetoden (slutkursmetoden): omregningsdifferencer bogføres under egenkapitalen i balancen som akkumulerede omregningsdifferencer. Dette kan om nødvendigt omposteres i en finanskladde. Konsolideringen kan gennemføres på ny, hvis påkrævet. Husk da blot at kontrollere og ændre valutakursen, når metoden Sidste ultimokurs benyttes. 9-50

Øvelse 9.4 - Tilføj den ekstra rapporteringsvaluta Scenario Kapitel 09: Valutastyring Du har fået til opgave at tilføje Euro (SEK) som den ekstra rapporteringsvaluta. Finanskonti til bogføring af valutakursreguleringer er som følger: Realiseret finansgevinstkonto: 9330 Realiseret finanstabskonto: 9340 Afrundingskonto (gevinst): 9330 Afrundingskonto (tab): 9340 Feltet Valutakursregulering på kontienes finanskort skal være udfyldt med Regul ekstra valutabeløb. Dertil kommer, at moms ikke skal reguleres. Til posteringen skal Bilagsnr. XTRA-SEK benyttes. Konto for Overført resultat er finanskontonr. 3120. TIP: For at ændre feltet Valutakursregulering på finanskonti kan funktionen Rediger > Erstat benyttes. Giv dig selv en udfordring 1. Tilføj Svenske kroner (SEK) som den ekstra rapporteringsvaluta med de krav, der fremgår af scenariet. 2. Vis kontoplanen på din skærm i både regnskabsvaluta og SEK. Brug for hjælp? 1. Finanskontiene, der benyttes til bogføring af valutakursreguleringer, angives på fanebladet Bogføring i vinduet Valutakort. 2. Brug et feltfilter og funktionen Erstat til at ændre feltet Valutakursregulering på alle finanskonti med kontotypen Konto til værdien Regul. ekstra valutabeløb.. 3. Brug af den ekstra rapporteringsvaluta aktiveres på fanebladet Rapportering i vinduet Regnskabsopsætning. Trin for trin 1. Vælg Økonomistyring > Opsætning > Generelt > Valutaer. 2. Klik i linjen for SEK. 3. Klik Valuta > Kort. 4. Klik på fanebladet Bogføring. 5. Indtast 9330 i feltet Realiseret finansgevinstkonto. 6. Indtast 9340 i feltet Realiseret finanstabskonto. 7. Indtast 9330 i feltet Afrundingskonto (gevinst). 8. Indtast 9340 i feltet Afrundingskonto (tab). 9-51

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 9. Luk alle vinduer. 10. Vælg Økonomistyring > Finans > Kontoplan. 11. Klik i linjen for konto 1110, Grunde og bygninger. Det er den første konto, hvor Kontotype er Konto. 12. Klik Konto > Kort. 13. Klik i feltet Kontotype. 14. Tryk F7 for at åbne vinduet Feltfilter. 15. Kontroller at filteret er sat til Konto og klik OK. 16. Klik på fanebladet Rapportering. Det eneste felt på dette faneblad er feltet Vaultakursregulering. 17. I menupunktet Rediger vælges Erstat. 18. Kontroller at feltet Find er sat til Ingen regulering. 19. Indtast Regul. ekstra valutabeløb i feltet Erstat med. 20. Klik Erstat alle. 21. Klik Ja for at gennemføre søg og erstat. 22. Klik OK til meddelelsen om at alle forekomster blev erstattet. 23. Luk alle vinduer. 24. Vælg Økonomistyring > Opsætning > Regnskabsopsætning. 25. Klik i fanebladet Rapportering. 26. Kontroller at feltet Valutakursregulering (moms) er sat til Ingen regulering. 27. Indtast SEK i feltet Ekstra rapporteringsvaluta. 28. Tryk TAB eller RETUR. 29. Klik Ja til at ændre den ekstra rapporteringsvaluta. 30. Indtast XTRA-SEK i feltet Bilagsnr.. 31. Indtast 3120 i feltet Resultatkonto. 32. Klik OK. 33. Luk alle vinduer. 34. Vælg Økonomistyring > Kontoplan. 35. I menupunktet Vis vælges Vis kolonne... 36. Marker felterne Ekstra valuta (bevægelse), Ekstra valuta saldo til dato og Ekstra valuta (saldo). 37. Klik OK for at lukke vinduet Vis kolonne. 38. Gennemse felterne og luk derefter vinduet Kontoplan. 9-52

Kapitel 09: Valutastyring Øvelse 9.5 - Opdater valutakursen for den ekstra regnskabsvaluta Scenario Du skal opdatere valutakursen for den ekstra rapporteringsvaluta, SEK, med kursen per 31-01-2008. Kursen i slutningen af denne periode er 100 SEK = 80 DKK. Giv dig selv en udfordring 1. Opdater valutakursen for den ekstra rapporteringsvaluta. 2. Kør kørslen Kursreguler valutabeholdninger for at opdatere den ekstra rapporteringsvaluta. Brug for hjælp? 1. Åbn vinduet Valutaer. 2. Vælg SEK. 3. Åbn vinduet Valutakurser. 4. Opdater kursen som beskrevet i scenariet. 5. Kør kørslen Kursreguler valutabeholdninger for at opdatere den ekstra rapporteringsvaluta. Trin for trin 1. Vælg Økonomistyring > Opsætning > Generelt > Valutaer. 2. Klik i linjen for SEK. 3. Klik Kurser. 4. Indtast 31-01-08 i feltet Startdato. 5. Indtast 100 i feltet Valutakursbeløb. 6. Indtast 80 i feltet Associeret valutakursbeløb. 7. Indtast 100 i feltet Regul. valutakursbeløb. 8. Indtast 80 i feltet Ass. regul. valutakursbeløb. 9. Luk alle vinduer. 10. Vælg Økonomistyring > Finans > Periodiske aktiviteter > Valuta > Kursreguler valutabeholdninger... 11. Sæt et filter på SEK i fanebladet Valuta. 12. Klik på fanebladet Indstillinger. 13. Lad feltet Startdato være tomt. 14. Indtast 31-01-08 i feltet Slutdato. 15. Indtast REGXTRA-0108 i feltet Bilagsnr.. 16. Fjern markeringen i feltet Reguler debitor, kreditor og bankkonti. 17. Marker feltet Reguler finanskonti for ekstra rapp.valuta. 18. Klik OK. 9-53

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Resumé Dette kapitel gennemgik den funktionalitet i Microsoft Dynamics NAV 5.0, der understøtter brugen af flere valutaer. Med Microsoft Dynamics NAV 5.0 kan virksomheder: Håndtere transaktioner for leverandører, kunder og bankkonti i fremmed valuta. Udpege en ekstra rapporteringsvaluta til brug i finansmodulet, herunder diverse rapporter. Konsolidere datterselskaber med regnskaber i anden valuta end moderselskabets regnskabsvaluta. Microsoft Dynamics NAV 5.0 giver fleksibilitet ved at understøtte tildeling af valutakurs til: De løbende transaktioner De åbne poster, når disse skal reguleres for valutakursudsving. Virksomheder, der arbejder internationalt, kan få gavn af funktionaliteten til håndtering af fremmed valuta i Microsoft Dynamics NAV 5.0. 9-54

Kapitel 09: Valutastyring Hurtig besvarelse Brug et øjeblik på at beskrive de tre vigtigste ting, du har lært af dette kapitel: 1. 2. 3. 9-55

Finans i Microsoft Dynamics NAV 5.0 9-56