Spørgsmål vedr. udbud 1. Der er 105 statsanerkendte og statslige museer på listen. Er det udelukkende disse museer, der skal afrapporteres på, dvs. 105 afdelingsrapporter? 2a. Enkelte af museerne har flere underafdelinger skal det eksplicit fremgå af rapportering og databehandling, hvilken underafdeling, der er tale om?, jf. spm 1 b. Og skal disse afrapporteres individuelt og have individuelt tilpassede skemaer? 3. I skriver: Indsamling af data skal som udgangspunkt være digital og foregå på alle statslige og statsanerkendte museer.. a. Har alle udstillingssteder adgang til internettet og råder de over devices, der gør det muligt at undersøgelsen udføres udelukkende online? det er derfor, der står som udgangspunkt. b. Hvis dette ikke er tilfældet, vil museerne så blive fritaget fra undersøgelsen? - det er obligatorisk for de statsanerkendte museer at deltage. c. Hvis der opstår uforudsete komplikationer eller udfordringer forbundet med museernes egnethed til digital dataindsamling, dækker Kulturstyrelsen så evt. ekstraomkostninger (Her tænkes konkret på f.eks. tryk og opsætning af papir skema og scanning heraf)
, men i udgangspunktet skal det være digitalt. 4. I kravsspecifikationen står: Leverandøren skal levere en beskrivelse af, hvordan prognoserene for antal indsamlede og besvarede skemaer sikres, når undersøgelsen er igangsat f.eks. i form af automatiserede rykkerbreve, opkald mv. til museerne.. a. Hvor ofte forventes det, at der skal rykkes på museerne, og har I et estimat over tidsforbruget ifht. opkald til museer (på baggrund af tidligere periode)? Skal afklares endeligt i processen som udgangspunkt rykkes 1 x i kvartalet af leverandøren Tidsforbrug fra SLKS side ift. opkald til museer mht. rykkere: Ca. 10 timer i kvartalet i gennemsnit b. Hvordan forholder vi os, hvis museerne ikke responderer, til trods for gentagne rykkerprocedurer? Slots- og Kulturstyrelsen kontakter de museer, der ikke har svaret på baggrund af 3 rykkere. 5. I kravsspecifikationen står: Leverandøren skal levere spørgeskemaer på relevante sprog, herunder som minimum dansk, engelsk og tysk. Oversættelse skal varetages af professionelle, og Slots- og Kulturstyrelsen skal godkende de oversatte skemaer. Spørgeskemaerne skal følge Slots- og Kulturstyrelsens til enhver tid gældende designmanualer. Disse leveres af Slots- og Kulturstyrelsen. a. Ved et digitalt set-up, skal den digitale version da også følge designskabelonen? retningslinjer fås i SLKS b. Hvis der ændres i spørgeskemaer i løbet af kontaktperioden, skal tilbudsgiver så også betale for oversættelse af ændringer?, kun hvis det skyldes deciderede fejl i de leverede skemaer fra leverandøren 6. Kulturstyrelsen ønsker at der evt. foretages Pilottest, som blandt andet afviger i Geografi. a. Er der udelukkende tale om test af skema eller gælder det også metodikken?
Begge dele b. Udvælger Kulturstyrelsen de pågældende museer og etablerer kontakten, eller varetages dette af leverandøren? Det sker i samarbejde mellem SLKS og leverandøren c. Hvordan forventes den geografiske spredning? Afklares endeligt sammen med SLKS men som udgangspunkt 1-2 museer på hhv. Sjælland, Fyn og i Jylland d. Kræver Pilottest, at leverandør skal rejse ud på de pågældende institutioner? Sandsynligvis e. Deadline for afrapportering på pilot-test er 15. november. Introduktionsmateriale og andet skal godkendes senest 1. november. Denne dato bliver vel justeret, hvis pilottesten giver anledning til justeringer af materiale? f. Skal dette materiale følge Slots- og Kulturstyrelsens vejledning, som kræver at det opsættes af en grafiker? Slots- og Kulturstyrelsen har en række retningslinjer for styrelsens design til tryk og web, som skal følges. Kontakt Thomas Rahbek i Slots- og Kulturstyrelsen for vejledninger, 33 92 62 60, trk@slks.dk Der kræves ikke opsætning af en grafiker.
g. Skal rapporten tælle som en levering og følge forskrifterne for rapportering, som det fremgår af kravsbeskrivelsen? 7a. I skriver, at der skal afholdes Introduktionsmøder er disse at sidestille med workshops, eller er de ud over? Vi skriver, Leverandøren skal i samarbejde med Slots- og Kulturstyrelsen sikre sig, at der skabes en fælles forståelse og vision for brugerundersøgelsen på museerne, herunder hvordan brugerundersøgelsen kan bruges som et strategisk værktøj for det enkelte museum. Det kan f.eks. ske på introduktionsmøder og ved udarbejdelse af materiale. Det er således op til leverandøren at komme med forslag til, hvordan introduktionen bedst kan ske. b. Hvor mange møder forventes uden for Region Hovedstaden? Hvis der vælges at blive holdt møder, så forestiller vi os 2 uden for Region Hovedstaden c.og vil der være omkostninger for leverandøren i forbindelse med transport? Til introduktionsmøder betaler SLKS for leverandørens deltagelse 8. I skriver Support skal foregå inden for almindelig kontortid (mandag - fredag kl. 9-16), men kan også indeholde support lokalt på museet. Leverandørens udgifter til support i hele projektperioden skal ind-regnes i leverancens samlede pris, og den skal være gratis for museerne. a. Med support lokalt på museet, forventes det da, at leverandøren skal tage rundt til op til 105 museer fordelt i landet, for at yde personlig support? Det kan forventes, at der skal være nogle besøg, men ikke til alle museer
b. Består support udelukkende i metodisk support? eller skal der også ydes teknisk support lokalt? Det består af metodisk support, der inkluderer support ift. adgang til link mv. 9. I skriver Leverandøren drøfter eventuelle ændringsforslag til procedurerne med Slots- og Kulturstyrelsen, hvorefter leverandøren og Slots- og Kulturstyrelsen i fællesskab træffer beslutning om, hvorvidt procedurerne skal justeres. Denne proces skal ske på de aftalte opfølgningsmøder mellem Slots- og Kulturstyrelsen og leverandøren a. Omfatter ændringsforslag også ændringer af skemaet, eller vil dette være uændret i hele perioden? Forventes uændret i hele perioden b. Og ved evt. ændringer afholder Kulturstyrelsen så de ekstra omkostninger, der er forbundet med de ændringer, der er vedtaget af Kulturstyrelsen? 10. I skriver Museerne skal kunne tilgå egne data på en platform, der er let forståelig og tilgængelig for museerne. Platformen skal kunne give mulighed for at krydse museets data. a. Hvad skal der være mulighed for at krydse data på? Der skal være mulighed for at krydse data på spørgsmålene b. Er det korrekt forstået, at denne digitale platform skal dække 105 afdelinger og ikke de enkelte udstillingssteder/ underafdelinger? som udgangspunkt c. Er det korrekt, at der kun skal leveres data/rapporter én gang årligt og udelukkende via en digital platform?
, en gang årligt, men ikke udelukkende via en digital platform. Der skal leveres en rapport med årets hovedresultater til det enkelte museum. 11a. Når data er leveret til Kulturstyrelsen i forbindelse med den årlige rapportering, vil Kulturstyrelsen forestå alle henvendelser vedr. adgang til data samt evt. databearbejdning heraf? b. Eller forventes leverandøren også at skulle stå til rådighed for analyser og databehandling undervejs i perioden? 12. Afrapportering til museerne. I skriver: Leverandøren formidler undersøgelsens resultat for det enkelte museum i en samlet, kvalitetssikret, korrekturlæst og færdigredigeret rapport i en tilgængelig og pædagogisk tilrettelagt form. Rapporten skal gøres tilgængelig for det enkelte museum i elektronisk form i Word, som PDF eller PowerPoint. Slots- og Kulturstyrelsen forbeholder sig retten til at redigere i rapporterne.. a. Skal disse, ca. 105 lokal-rapporter være individuelt kommenterede og korrekturlæst, samt opsat grafisk (af en grafiker)? De skal være Individuelt kommenteret og korrekturlæst, men ikke opsat af en grafiker b. Dvs. skal der afsættes timer at skrive individuelle konklusioner i prosa samt individuel gennemlæsning/korrektur af alle rapporter, som skal have unikke og relevante nedbrud og kryds? Der skal afsættes timer til individuel konklusion ift. museernes individuelle spørgsmål c. Eller ville det være tilstrækkeligt at de 105 museer modtager en pædagogisk grafisk fremstilling af resultaterne efter en ensartet skabelon f.eks. i powerpoint?
Rapporten kan laves i powerpoint, der kan justeres ift. de individuelle spørgsmål d. Eller vil det være tilstrækkeligt at de 105 museer modtager et link til en portal, hvor de på en let og pædagogisk måde skal kan udarbejde de nødvendige kryds og analyser? e. I fald de enkelte 105 museer skal have en individuel kommenteret rapport (prosa), forventes der så en individuel dialog med hvert enkelt museum om, hvordan formuleringerne i rapporterne er? 13. I skriver Slots- og Kulturstyrelsen forbeholder sig retten til at redigere i rapporterne. a. Vil evt. redigering foregå uden at leverandør godkender? Leverandør vil blive gjort opmærksom på evt. ændringer b. Og afholder Slots- og Kulturstyrelsen omkostninger forbundet med redigering (korrektur, opsætning osv.)? afklares i processen c. Forventes det at tilbudsgiver afholder udgifter til grafiker, eller vil det være godt nok, hvis tilbudsgivers almindelige personale blot tilstræber at ramme designskabelonen? Det er fint hvis tilbudsgiver bruger designskabelonen d. Er det tilbudsgivers ansvar at formulere relevante konklusioner i rapporten eller vil Slots- og Kulturstyrelsen komme med krav om ændrede formuleringer mv. i materialet?
Se svar på 13 a 14a. Kan I uddybe, hvad I mener med skævhed blandt respondenter? At det beskrives, hvis der er bias, der gør sig gældende ift. besvarelserne. b. Når I skriver lokalt, er det så helt ned på museumsniveau I ønsker analysen, men ikke på enheder indenfor de forskellige museer? På museumsniveau c.hvad er den forventede længde af den samlede rapport/analyse? e. Årligt? Det er op til leverandøren det er ikke længden men indholdet, der er det vigtigste f. For hele perioden? Det er op til leverandøren det er ikke længden men indholdet, der er det vigtigste 15a. De seminarer/workshops, der skal afholdes hvordan vil de fordele sig geografisk? Bliver afklaret med SLKS i processen formodentlig et i København og et i Jylland eller på Fyn Står Kulturstyrelsen for leje af lokaler, forplejning, indkaldelse osv.?
16a. Når leverandøren leverer et datasæt forestår Kulturstyrelsen al korrespondance og videre databehandling af datasættet, således at leverandør kun foretager en databehandling og dataanalyse i forbindelse med den årlige afrapportering? b. Eller må der forventes flere leveringer? c. F.eks. i 2013 udgav Kulturstyrelsen en bog hvor resultaterne af brugerundersøgelsen indgik er det korrekt forstået, at det fremadrettet vil være leverandøren, der har ansvaret for at levere en årsrapport der indholdsmæssigt og grafisk lever op til denne standard? b. Eller vil leverandøren alene skulle levere et datatræk til Kulturstyrelsen? 17. I skriver: Et udkast til tids-, og aktivitetsplan med milepæle skal udarbejdes indenfor rammerne af det afgivne tilbud. I tids- og aktivitetsplanen skal leverandøren tilgodese tilpasning og udvikling af undersøgelseskonceptet inden for den 3-årige periode, således at erhvervede erfaringer indarbejdes i det videre forløb.. a. Er dette med henblik på ændringer efter denne periode, eller vil der komme justeringer/ændringer undervejs? Der kan forekomme ændringer undervejs b. Hvis der kommer justeringer undervejs, vil Kulturstyrelsen så dække de ekstraomkostninger der er ifht. scripting, overættelse og korrekturlæsning.?
ikke som udgangspunkt 18. I skriver Leverandøren skal stå til rådighed for den nødvendige orientering af Slots- og Kulturstyrelsen om opgavens tilrettelæggelse, forløb og delresultater.. Ifht. afrapportering og databehandling. a. Forventer Kulturstyrelsen da løbende databearbejdning? omfang afklares i processen Optioner 19. Leverandøren skal som option udvikle en model for, hvordan museer én gang i løbet aftaleperioden kan få integreret stedspecifikke spørgsmål udover de allerede definerede spørgsmål, der skal indgå i undersøgelsen. Dette indebærer, at der kan indgå op til 5 spørgsmål, som museerne selv er med til at definere. a. Der kan forekomme op til 105 versioner af det endelige skema (oversat til de relevante sprog), som opsættes i Slots- og Kulturstyrelsens design. Det er kun de museer angivet på listen, og ikke underafdelinger, der kan bidrage med spørgsmål? b. Skal disse spørgsmål kunne komme på et hvilket som helst tidspunkt? c. Skal disse integreres i afrapportering? dvs. i de 105 individuelle rapporter?
d. Skal data herfra indgå samlet i datalevering til Kulturstyrelsen, hvilket giver op til 525 ekstra variable? e. Og skal disse også indgå i den samlede analyse? f. Skal data afleveres på forskellige tidpunkter, eller vil disse følge den årlige databehandling? Sandsynligvis 1x årligt, afklares endeligt i processen g. Hvem forestår evt. oversættelse til sprog på de individuelle spørgsmål? Leverandøren SLKS godkender h. Er det Slots- og Kulturstyrelsen der håndterer dialogen med museer om individuelle spørgsmål, eller er det leverandøren, der skal håndtere dette? Det vil foregå i et samarbejde i. Må der indføres egenbetaling for museerne i forbindelse med udviklingen af denne option?
20. Leverandøren skal som option udvikle et undersøgelsesdesign til at identificere ikke-brugere af museer. Undersøgelsen skal spille sammen med brugerundersøgelsen. Undersøgelsen af ikke-brugerne skal kunne gennemføres 1-3 gange i løbet af projektperioden. Det er op til leverandøren at forholde sig til frekvens, uddelingsmetode m.v. i forhold til ikkebrugerundersøgelsen. a. Hvordan definerer I en ikke-bruger? Som udgangspunkt, én der ikke kommer på museerne b. Hvordan forestiller Kulturstyrelsen sig at denne skal afrapporteres? Som en rapport jf. beskrivelse af rapport eller regulær data? Som rapport c. Skal den være på museumsniveau? ikke nødvendigvis d. Hvor omfattende (hvor mange spørgsmål) vil den være? Det afklares i samarbejde mellem leverandør og SLKS e. Kan den evt. gennemføres kvalitativt? eventuelt, men kvantitativt foretrækkes 21.Hvor mange henvendelser havde leverandøren i sidste periode fra museerne (hhv. telefonisk og på mail) i relation til den løbende support? I 2016 har leverandøren modtaget ca. 850 mails vedr. brugerundersøgelsen (fra museer og/eller interessenter) i 2016. Udover håndteringen af disse mails bruges der i snit 1 time om dagen på support (telefon-og opfølgning).
Men der er selvfølgelig store udsving fordelt over en sæson.