Referat af ordinær generalforsamling tirsdag d. 13. maj 2014 Tilstede: 10 andelshavere + 7 fuldmagter Advokat Claus Hooge Revisor Carsten Creutz Hoff Referent; Martin Oksbjerg (sekretær) Punkt 1: Valg af dirigent Formand Lars Boye Hansen bød velkommen til årets generalforsamling og foreslog advokat Claus Hooge som dirigent for generalforsamlingen. Dette blev vedtaget uden protester. Claus Hooge (advokat) bød velkommen og konstaterede at der ingen protester var mod indkaldelsen til generalforsamlingens lovlighed. Efter optælling af andelshavere tilstede samt modtagne fuldmagter (se ovenfor), konstaterede Claus Hooge (advokat) at generalforsamlingen var beslutningsdygtig. Dette skal forstås således at, i og med at foreningen på nuværende tidspunkt bestod af 29 andelshavere, skulle der i henhold til de gældende vedtægters 19 være 10 fremmødte andelshavere og/eller fuldmagter (dvs. 1/3 af medlemmerne) for at regnskab og budget kunne godkendes. Der var dog ikke tilstrækkeligt fremmødte medlemmer til at der kunne foretages beslutningsdygtig afstemning af vedtægtsændringer beskrevet under punkt 5, Behandling af indkomne forslag, idet afstemning om vedtægtsændringer kræver repræsentation og flertal på baggrund af mindst 22 andelshavere (dvs. 3/4 af medlemmerne). Punkt 2: Årsberetning Lars Boye Hansen (formand) aflagde beretning for året 2013, se bilag 1. Herunder følger et kort referat. Der har været en rimelig stor udskiftning i foreningen med velgennemførte salg i løbet af året. Foreningens gode økonomi og vedtægtsændringer har været med til at foreningen vurderes godt af bankerne. Der er siden sidste års generalforsamling blevet handlet fem andele. Lejlighedsnummer Fraflytter Tilflytter 8 A 1.th Helle Bjarnø Charlotte Trane Perreux (1/2-2014) 16 B 1.tv Lasse Højer Pedersen Daniel Højgaard Wegener (1/3-2014)
23 - C st.th Kasper/Anne-Sofie Sasja Fie Andersen (15/8-2013) 25 C 1.th Marika Falk Kuehn Henrik Stig Wilhelm Bredberg Lilliehöök (1/3-2014) 32 - D 1.tv Mads/Tina Charlotte Bøjes (15/7-2013) Velkommen til de nye andelshavere. Sidste år blev gennemført nye regler om obligatorisk el- og VVS-tjek samt brug af ekstern vurderingsmand i forbindelse med salg af andele. Det er bestyrelsens vurdering, at de nye tiltag har betydet at problematiske forhold opdages i tide til at kunne indgå i forhandlingen om prisen. Sagen i opgang A er desværre endnu ikke helt afsluttet. Der har været en del udgifter til håndværkere allerede, og foreningen har deponeret et større beløb til den endelige lovliggørelse i 2014. Som det kan ses af det omdelte regnskab er foreningens økonomi fortsat rigtigt god. Effekten af sidste års låneomlægning begynder også at kunne ses, og vi kører fortsat med et stort overskud på driften. Årets resultat er dog ekstraordinært stort på grund af indfrielse af et lån som en tidligere andelshaver optog i foreningen i forbindelse med byfornyelsen som nu er blevet indfriet. Der var ingen protester til beretningen og Lars' (formand) beretning blev herefter enstemmigt godkendt. Punkt 3: Gennemgang af regnskab Regnskabet for år 2013 blev gennemgået punkt for punkt af revisor Carsten Hoff. Regnskabet er omdelt til samtlige andelshavere og kan desuden snarligt findes på foreningens hjemmeside på http://64ad.dk/. Carsten Hoff (revisor) gjorde opmærksom på at foreningens regnskab ser noget anderledes ud i forhold til tidligere år. Det skyldes at der er gennemført en ny lovgivning med udvidede informationskrav på baggrund af nogle få uheldige situationer med nødlidende andelsforeninger over de seneste år.
Efter Carsten Hoffs (revisor) gennemgang af regnskabet åbnede Claus Hooge (advokat) for spørgsmål. Martin Prip (opgang B 1. t.h.) spurgte hvad posten "småanskaffelser" indeholdte? Claus Hooge (advokat) sagde at dette var værktøj indkøbt til viceværten Lasse i forbindelse med hans arbejde for foreningen. Martin Prip (opgang B 1. t.h.) spurgte om foreningens "likvide beholdning" på omkring 1,9 mio. kr. konkret står på kontoer i banker? Carsten Hoff (revisor) svarede at det gør de jf. opgørelsen over foreningens konti i forskellige banker i årsregnskabet. Lars Boye Hansen (formand) påpegede at der jf. hans årsberetning er en række store udgifter i den kommende periode, som den likvide beholdning bl.a. skal bruges til, hvilket sparer foreningen for finansieringsudgifter. Charlotte Bøjes (opgang D 1. t.v.) spurgte om der er planer for at opgangene males? Lars Boye Hansen (formand) svarede at det har været planlagt i noget tid, men forsinket bl.a. på grund af oversvømningen. Charlotte Bøjes (opgang D 1. t.v.) spurgte hvad der er planlagt omkring problemer med fugt i opgang D? Lars Boye Hansen (formand) svarede, at det i en længere periode har været ønsket at få undersøgt og gjort noget ved dette, men det har været svært at få i gang fordi bestyrelsen er blevet brændt af af konsulenter. Søren Samuelsen (far til Sofie Samuelsen, opgang D, 2. t.v.) spurgte om hvad der i forlængelse med oversvømmelse, er gjort for at vandet ikke kommer op af kloakkerne? Lars Boye Hansen (formand) forklarede, at under oversvømmelsen kom vandet ikke ind gennem kloakkerne, men i stedet direkte fra gaden i og med at der var oversvømmelse på Godthåbsvej. Charlotte Bøjes (opgang D 1. t.v.) spurgte hvorfor administrationsomkostninger til bestyrelsesmøder i note 5 af regnskabet er steget? Lars Boye Hansen forklarede at det nok skyldes at der blev afholdt en bestyrelsesmiddag, hvor alle deltog. Claus Hooge (advokat) sagde at bespisning på gårddage og arbejdsweekend også faktureres under denne post. Punkt 4: Budget Carsten Hoff (revisor) tager ordet for at gennemgå budgettet. Budgettet er også blevet omdelt til alle andelshavere samt kan findes på foreningens hjemmeside på http://64ad.dk/. Bestyrelsen budgetterer med en løbende vedligeholdelsesudgift på 250.000 kr.
Martin Prip (opgang B 1. t.h.) spurgte hvorfor der var afsat 250.000 kr. til vedligeholdelse. Lars Boye Hansen (formand) sagde at beløbet var fastsat ved at tage de almindelige 150.000 kr. afsat til løbende vedligeholdelse samt ekstra 100.000 kr. til færdiggørelse af sagen i opgang A (jf. formandens beretning). Claus Hooge (advokat) spurgte om der var nogen protester, hvilket der ikke var. Dermed blev budgettet vedtaget. Punkt 5: Behandling af indkomne forslag Forslag om ændring af nuværende vedtægter. Næstformand Jes Hunsballe fremlagde, at bestyrelsen har fået Claus Hooge (advokat) til at lave en ny version af vedtægterne tæt op af Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentations (ABF) standardvedtægter dog med dog tilpasninger hvor nødvendigt. Formålet med ændringen af de nuværende vedtægter er at det var på tide med up-to-date bestemmelser i et forståeligt sprog. Resultatet er derfor også primært en lang række redaktionelle ændringer i opsætningen og modernisering af sproget. De nye vedtægter viderefører også sidste års ændringer med at banken kan udnytte evt. pant i ejendom ved at midlertidigt overtage ejendom ved tvangsauktion. Dette forbedrer beboernes mulighed for at få lån med pant i andelene. Claus Hooge (advokat), Carsten Hoff (revisor) og bestyrelse anbefaler alle et ja til forslaget, men Claus Hooge påpegede at afstemningen kun bliver vejledende på grund af for få tilstede (skal være flertal på baggrund af mindst 22 andelshavere, dvs. 3/4 af medlemmerne). Bestyrelsen kan således enten vælge at få vedtægtsændringer gennemført ved at holde en ekstraordinær generalforsamling eller vente til næste generalforsamling. I begge tilfælde skal til den tid kun finde et almindelig flertal af de fremmødte tilstede for at forslaget er vedtaget. Martin Prip (opgang B 1. t.h.) spørger til 16 om at foreningen giver garanti til bank for andelshavers lån i andelen. Claus Hooge (advokat) siger, at tidligere var foreninger ofte forpligtiget til at garantere banker for lån i andelen (andelen kautionerer mod lån). Dette står stadig i vedtægter for det tilfælde at sådanne situationer stadig findes fra tidligere tider. Lars Boye Hansen (formand) påpeger dog, at der i foreningen ikke længere findes sådanne forpligtigelser i foreningen. På den baggrund kan 16 droppes af det foreslåede forslag til vedtægter.
Martin Prip (opgang B 1. t.h.) spørger hvordan reglerne for arbejdsweekenden administreres i og med at der ikke står noget om det i vedtægterne? Lars Boye Hansen (formand) svarede, at det er bestyrelsen som fastsætter reglerne om gårddag og arbejdsweekenden, hvilke er skrevet ned i foreningens husorden. Sofie Samuelsen (opgang D 2. t.v.) spurgte om man kunne flytte arbejdsweekenden een weekend fremad, så det passer med eksamensperioder? Lars Boye Hansen (formand) sagde, at det var en rigtig god ide, som bestyrelsen bør tage med i betragtning. Forslag om undersøgelse af ny tv- og internetløsning. Forslaget er stillet af Jes Hunsballe (opgang C 3. t.v.), som mener, at foreningens nuværende system til tv- og internet er meget bedaget og dyrt. Af den grund er en række andelshavere begyndt at betale for deres egne individuelle løsninger. Jes vil gerne undersøge muligheder for en mere tidssvarede og bedre løsning til tv- og internet, hvor der er mere valgfrihed omkring hvad andelshaverne kan købe. Daniel Højgaard Wegener (opgang B 1. t.v.) spurgte om der er undersøgt hvorvidt der kan installeres fiberforbindelser? Jes Hunsballe (opgang C 3. t.v.) svarede, at der allerede er fiberledning ude ved vejen. Lars Boye Hansen (formand) informerede om, at hvis en andelshaver ønsker at gå ud af den kollektive internetløsning skal man blot skrive til Claus Hooge (advokat) og CC'e bestyrelsen. Claus Hooge (advokat) konkluderede, at der var opbakning til forslaget. Punkt 6: Valg til bestyrelse Følgende poster var på valg: Formand, menigt bestyrelsesmedlem og suppleant. Claus Hooge (advokat) sagde, at foreningens mangeårige formand, Lars Boye Hansen, desværre forlader foreningen. Både Claus Hooge (advokat), Carsten Hoff (revisor) og resten af bestyrelsen har været meget glade for at arbejde sammen med Lars, og han ønskes alt godt fremover. Den nuværende sekretær i bestyrelsen Martin Oksbjerg (opgang B 3.) stiller op til formandsposten til ordinært valg. Der var ingen andre, som ønskede at stille op til valget. Martin Oksbjerg blev enstemmigt vedtaget som ny formand. Martin Oksbjergs (opgang b 3.) post vil være til genvalg om to år.
Pladsen til den menige bestyrelsespost til ordinært valg var fri efter at Helle Bjarnø (som havde overtaget posten efter tidligere at være suppleant) fraflyttede foreningen tidligere på året. Martin Prip (opgang B 1. t.h.) stillede op til den frie plads som ordinært medlem af bestyrelsen uden modstandere. Martin Prips (opgang B 1. t.h.) post vil være til genvalg om to år. Pladsen som suppleant til ordinært valg har også været fri efter at Helle Bjarnø overtog posten som menigt medlem i bestyrelsen. Charlotte Bøjes (opgang D 1. t.v.) stillede op til den frie plads som ordinært medlem af bestyrelsen uden modstandere. Charlotte Bøjes (opgang D 1. t.v.) post vil være til genvalg om to år. Oven på de ordinære valg manglede bestyrelsen en sekretær. Til ekstraordinært valg af sekretær stiller Andreas Brok (nuværende menigt bestyrelsesmedlem) op uden modstandere. Andreas Broks (opgang B 2.) post vil være til genvalg næste år. Nu manglede der et menigt medlem i bestyrelsen. Til ekstraordinært valg af menigt bestyrelsesmedlem stiller Søren Samuelsen (andelshaver og far til Sofie Samuelsen, opgang D 2. t.v.) op på den betingelse at hans datter Sofie Samuelsen (opgang D 2. t.v.) kan udføre hans arbejde på baggrund af en fuldmagt. Der var ingen andre kandidater, hvormed Søren Samuelsen (opgang D 2. t.v.) blev valgt. Søren Samuelsens (far til Sofie Samuelsen opgang D 2. t.v.) post vil være til genvalg næste år. Til at opsummere består bestyrelsen nu af følgende: Martin Oksbjerg (opgang B 3.) som formand. Jes Hunsballe (opgang C 3. t.v.) som næstformand. Andreas Brok (opgang B 2.) som sekretær. Martin Prip (opgang B 1. t.h.) som menigt medlem. Søren Samuelsen som menigt medlem, som giver Sofie Samuelsen (opgang D 2. t.v.) fuldmagt til at udføre hans opgaver. Charlotte Bøjes (opgang D 1. t.v.) som suppleant. Punkt 7: Evt. Under dette punkt er ordet frit.
Charlotte Bøjes (suppleant) sagde at vaskemaskinerne i vaskerummet larmer meget, og hun spurgte om det var et problem for andelshaverne ovenover? Jes Hunsballe (næstformand) svarede, at bestyrelsen kan se, at der kommer klager såfremt der vaskes udenfor vasketiderne. På den baggrund konkluderer bestyrelsen, at der må være en vis gene fra vaskemaskinerne for de nærtliggende andelshavere. Bestyrelsen vil derfor igen opfordre alle til at holde sig til de aftalte vasketider. Mette Christoffersen (opgang B st. t.h.) bekræftede at larmen fra vaskemaskinerne er generende, og at det derfor er problematisk at nogle vasker udenfor deres vasketider. Charlotte Bøjes (suppleant) spurgte om bestyrelsen vidste noget omkring muligheden for at få altaner i foreningen? Martin Oksbjerg (formand) sagde, at han for kort tid siden havde et gratis besøg af en konsulent fra altan.dk til at komme ud og vurdere mulighederne får altaner. Hans vurdering understreger, at det ikke er alle som vil investere i en altan. Primært vil det være lejlighederne på 1. og 2. etage som har mindst to vinduer ind mod gården (hvor altanerne skulle være). Derudover kan det godt tænkes at nogle på 3. etage også kan få en mindre altan i forbindelse med konstruktionen omkring bagtrappen. Martin Oksbjerg (formand) vurderede umiddelbart at den bedste finansielle løsning ville være at altanerne finansieres gennem et lån i andelsforeningen, som ordnes således at de lejligheder som får en altan betaler af på dette lån udover deres boligydelse. Antages det, at en altan koster 150.000 kr. alt inklusiv vil det formentlig koste lidt under 1.000 kr. om måneden for de næste 30 år i de andele, som får altan. I og med at det er foreningens lån, vil en andelshaver ikke tage lånet med hvis denne flytter, men til gengæld skal den nye andelshaver fremover betale omkostningen. Såfremt at foreningen ønsker at gå videre med arbejdet for altaner, foreslog Martin Oksbjerg (formand) at der nedsættes en altangruppe, som undersøger nærmere. Der var ingen som ønskede at arbejde videre med altaner på nuværende tidspunkt. Tak for i dag. Formandens beretning v. Formand Lars Boye Hansen
Formandsberetning for år 2013. Jeg vil gerne på bestyrelsens vegne byde jer alle velkommen til generalforsamlingen i aften. Igen i år har der været en del udskiftning i foreningen. Salget af lejligheder i foreningen går rigtigt godt foreningen fremstår som en attraktiv og veldrevet foreningen og lejlighederne sælges til fornuftige priser og med generelt korte liggetider. De seneste års fokus på at få konsolideret foreningen med en sund økonomi er sandsynligvis en stor del af forklaringen; I forbindelse med et salg har vi således fået at vide at foreningen lå helt i top på en intern rangliste over foreninger i området. Der er siden sidste års generalforsamling blevet handlet fem andele: Lejlighedsnummer Fraflytter Tilflytter 8 A 1.th Helle Bjarnø Charlotte Trane Perreux (1/2-2014) 16 B 1.tv Lasse Højer Pedersen Daniel Højgaard Wegener (1/3-2014) 23 - C st.th Kasper/Anne-Sofie Sasja Fie Andersen (15/8-2013) 25 C 1.th Marika Falk Kuehn Henrik Stig Wilhelm Bredberg Lilliehöök (1/3-2014) 32 - D 1.tv Mads/Tina Charlotte Bøjes (15/7-2013) Velkommen til de nye andelshavere. En del handler går stadig gennem ejendomsmæglere mens selvsalg igen også er blevet muligt. I den forbindelse er der brug for en masse basisdokumenter og information, og i den forbindelse vil bestyrelsen igen gøre opmærksom på foreningens hjemmeside adressen kan findes opslået i opgangene. Sidste år fik vi vedtaget nye regler omkring obligatorisk el- og VVS-tjek samt brug af ekstern vurderingsmand i forbindelse med salg af andele. Anledningen var en kedelig sag i opgang A hvor der efter salg blev konstateret flere problematiske forhold, som foreningen nødtvunget blev part i. Det er bestyrelsens vurdering, at de nye tiltag har betydet at problematiske forhold opdages i tide til at kunne indgå i forhandlingen om prisen. Derved bliver forholdene en sag mellem sælger og køber og altså ikke noget foreningen umiddelbart bliver part i. Det skal igen fremhæves, at det er den enkeltes andelshavers pligt og ansvar at sørge for, at alle forhold i lejligheden er lovlige og udført korrekt. Den oprindelige årsag til vedtægtsændringerne sagen i opgang A er desværre endnu ikke helt afsluttet. Der har været en del udgifter til håndværkere allerede, og foreningen har deponeret et større beløb til den endelige lovliggørelse. Det betyder en større udgift til foreningen nu og her, men hovedparten af beløbet kommer hjem igen ved næste salg af lejligheden i form af refusion af forbedringsudgifter efter afskrivninger.
2013 har været et år uden de store projekter for foreningen ejendommen har det generelt godt. Der er forskellige tiltag i gang omkring opgradering af el-anlæg i opgangene, vi skal have kigget på opgangene, dørtelefonerne er klar til udskiftning og så arbejdes der i øjeblikket på at få afklaret hvad der skal ske med den tilsyneladende øgede fugt lokalt i kælderen ved opgang D, samt mellem de to butikker med gaden. Der har her i foråret også været afholdt 5-års eftersyn efter byfornyelsen, og udbedring af fuger samt opretning af flisebelægningen i gården er netop afsluttet. Flisebelægningens forkerte hældning har tidligere været nævnt som en årsag til fugten i opgang D, så forhåbentlig vil udbedringen mindske problemet. Som det kan ses af det omdelte regnskab er foreningens økonomi fortsat rigtigt god. Effekten af sidste års låneomlægning begynder også at kunne ses, og vi kører fortsat med et stort overskud på driften. Årets resultat er dog ekstraordinært stort på grund af indfrielse af et lån som en tidligere andelshaver optog i foreningen i forbindelse med byfornyelsen som nu er blevet indfriet. Dette udgør ca. 188.000 kr. ud af årets resultat på ca. 507.000 kr. Det giver os en god frihed at vi fx kan finansiere alle de lige nævnte opgaver kontant og det sparer os for en del penge i sparede finansieringsudgifter, renter mm.. Årets arbejdsweekend havde fokus på diverse småreparationer og malearbejde. Bestyrelsen skal igen understrege vigtigheden af at andelshavere møder op og deltager aktivt i disse arrangementer, da det sparer foreningen for rigtigt mange penge. Vi håber derfor, at så mange som muligt vil møde op når der om ca. 14 dage igen afholdes arbejdsweekend. Da der igen i år har været stor relativ udskiftning i foreningen skal proceduren vedrørende viceværten igen nævnes. Viceværten Lasse kommer en gang om ugen (typisk fredag), og udfører de faste opgaver der hører til jobbet. Har man behov for vicevært-assistance, kan man enten kontakte Lasse ved at lægge en seddel i vicevært-postkassen i vaskekælderen, eller alternativt kontakte ham på det mobilnummer der står på postkassen. For akutte opgaver kan bestyrelsen kontaktes, og vi vil så koordinere med Lasse omkring evt. tilkaldelse af håndværkere. Med hensyn til viceværtarbejdet vil bestyrelsen igen i år gerne sige tak til Lasse for meget tilfredsstillende udført arbejde. Til sidst vil bestyrelsen takke for fortsat god ro og orden i 2013, og jeg vil personligt sige tak for kampen til de øvrige bestyrelsesmedlemmer for det foregående år på Godthåbsvej 64. Med venlig hilsen Bestyrelsesformand Lars Boye Hansen