11.1 Behandling af indkomne ansøgninger - Kandidatlisten - Kandidatlisten Klik på projektets navn og følgende vindue åbner sig: WorkflowSteps Alle kandidater - viser alle kandidater i projektet, hvor de andre WorkflowSteps (se nedenfor) alene viser de kandidater, som befinder sig på det pågældende WorkflowStep. Klik på Alle kandidater, hvis du ønsker at se alle kandidater på projektet uafhængig af aktuel WorkflowStep-placering Løsningen indeholder seks standard WorkflowSteps: Ansøgningsmodtagelse Screening Personlighedstest Interview Referencekontrol Ansættelse Det er muligt at se kandidaterne i hver af de seks WorkflowSteps ved at klikke på WorflowStep-navnet øverst på siden Antal kandidater Viser antallet af kandidater i hver af de seks WorkflowSteps Opret ny kandidat Ved klik på Opret ny kandidat åbner følgende vindue sig:
Det er nu muligt manuelt at oprette en kandidat til et projekt Kandidatoplysninger E-mail-adresse (kandidatens e-mail-adresse indtastes her Bemærk, at det er muligt at oprette en kandidat uden e-mail-adresse. Såfremt dette gøres, bør kandidaten tildeles et ikon, f.eks. telefonikonet, således at man husker, at der ikke kan sendes e- mails til kandidaten Fornavn (kandidatens fornavn indtastes her) Efternavn (kandidatens efternavn indtastes her) Opret kandidat Klik på Opret kandidat og følgende vindue åbner sig: Det er nu muligt at indtaste de oplysninger, som svarer til Ansøgningsskemaet for det pågældende projekt. Når de ønskede oplysninger er indtastet, klikkes på Gem ændringer- knappen, og oplysningerne er nu gemt på kandidaten. Upload af dokumenter og filer foretager via fanebladet CV/andre bilag Hvis kandidaten allerede findes i løsningen, fremkommer følgende tekst: Hvis den fundne kandidat ønskes oprettet på projektet, klikkes der på Brug den fundne kandidat Kandidatens oplysninger overføres herefter til projektet Hvis den fundne kandidat ikke ønskes oprettet på projektet, klikkes der på Opret kandidat Fremgangsmåde vil herefter være som beskrevet ovenfor Opbygning og sorteringkandidatlisten viser 30 kandidater pr. side. Ved klik på tandhjulet til højre over kandidatlisten, er det muligt at få
visning af flere kandidater pr. side Afkrydsningsboks Ved markering via flueben kan kandidaten(erne) udvælges og herefter kan følgende muligheder anvendes: Toolbox, Email-ska beloner, SMS- skabeloner (ej standardfunktionalitet), Ændre status på valgte kandidater og Ændre rangering på valgte kan didater Kandidat-ID Kandidaten tildeles automatisk et ID-nummer, første gang kandidaten registrerer sig i HR Manager Talent Recruiter Ikonoversigt Her vises de ikoner, som er tildelt kandidaten. Ikoner tildeles dels automatisk, dels manuelt: Automatiske ikoner CV Kandidaten har vedhæftet et CV til sin ansøgning. Ved klik på ikonet åbner kandidatens CV sig i et nyt vindue Hus Kandidaten er en intern kandidat To grønne pile Kandidaten har tidligere søgt en anden stilling eller lagt sig i emnebanken. Ved placeringen af musen henover ikonet vises listen over alle de stillinger, som kandidaten tidligere har søgt Notat Ved placering af musen henover ikonet vises seneste notat på kandidaten Ur Ved placering af musen henover ikonet vises dato og tidspunkt for den fremtidige afsendelse af en e-mail-skabelon Kalender Ved placering af musen henover ikonet vises informationerne om det interview, som kandidaten er inviteret til Mannuelle ikoner HR Manager Talent Recruiter leveres med 35 ikoner, som efterfølgende kan kopieres, omdøbes og/eller slettes fra løsningen Egenoprettede ikoner Egne ikoner, med egendefineret betydning, som er oprettet under Administration, Ikoner og Rangeringer Eget ikon Ved placering af musen henover ikonet vises eventuel manuel tilføjet kommentar Efternavn Kandidatens efternavn Fornavn Kandidatens fornavn Alder Kandidatens alder Uddannelsesniveau Kandidatens uddannelsesniveau Titel på uddannelse Kandidatens uddannelsestitel Totalt antal års arbejdserfaring Kandidatens arbejdserfaring Registreringsdato
Registreringsdatoen for kandidatens ansøgning Screeningsscore (%) %-vis screeningsscore for kandidaten Interview Antallet af interview Referencekontrol Antallet af referencekontroller Status Kandidatens status Rangering Kandidatens rangering Bemærk, at visningen af ovennævnte felter ( Efternavn til og med Rangering) gælder for standardopsætningen af løsningen. Det er muligt at opsætte visningen af felter individuelt for hver afdeling, underafdeling etc. - kontakt din konsulent, såfremt du ønsker at ændre på opsætningen. Ud over ovennævnte felter kan følgende felter vises: Titel Andet efternavn Adresse Adresse2 Postnr. By Land Nationalitet Køn Fødselsdato Brugernavn (e-mail-adresse) Privattelefon Mobiltelefon Arbejdstelefon Person-ID (CPR-nr.) Intern ansøger Antal års uddannelse ud over folkeskolen Nuværende stilling Nuværende arbejdsgiver Ansøgningssprog Dato for oprettelse i systemet Dato for ændring af ansøgningen Dato for kandidatens seneste log ind i systemet Valg: Vælg side Markerer alle kandidater på siden med et flueben i afkrydsningsboksen Fravælg side Fjerner fluebenet fra alle kandidater på siden Vælg alle Markerer alle kandidater på projektet med et flueben i afkrydsningsboksen Fravælg alle Fjerner fluebenet fra alle kandidater på projektet Klik her for at eksportere kandidatlisten til XML Klik her for at eksportere kandidatlisten til PDF Klik her for at eksportere kandidatlisten til MS Excel Sortér kandidatlisten Ved klik på Sortér kandidatlisten åbnes sorterings- og søgemulighederne som angivet under punktet Kandidatdatabase Toolbox Antallet af menupunkter i Toolbox'en afhænger af brugerens brugerrolle. Det er derfor ikke sikkert, at du har alle de menupunkter, som gennemgås nedenfor Send direkte e-mail Ved klik på Send direkte e-mail åbner følgende vindue sig:
Det er nu muligt at sende en direkte (ikke-e-mail-skabelon) e-mail til kandidaten Afsenderadresse E-mail-adressen på den bruger, som er logget ind i HR Manager Talent Recruiter Modtageradresse - ved flere separeres disse med et komma Den valgte kandidats e-mail-adresse er automatisk placeret i dette felt Personlig adressebog Det er muligt at vælge e-mail-adresser fra Personlig adressebog. Disse e-mail-adresser kan oprettes ved klik på Opret person i adressebogen: Opret person i din adressebog Fornavn Efternavn E-mail Opret person Cc: Carbon Copy-modtagere Bcc: Blind Carbon Copy-modtagere Emne Teksten for emnet for e-mailen. Denne tekst vises i modtagerens emnefelt Tekst Teksten for e-mailen Bilag Her kan du vedhæfte et eller flere bilag. For at vælge bilag klikker du på "Gennemse ". Når du har valgt filen, klikker du på "Tilføj bilag" for at gemme bilaget. Dette gentages for samtlige de filer, du ønsker at vedhæfte. Når du er færdig, klikker du på Se nd e-mail Send e-mail Klik Send e-mail og e-mailen afsendes Send direkte SMS (ikke standardfunktionalitet) Ved klik på Send direkte SMS åbner følgende vindue sig:
Det er nu muligt at sende en direkte (ikke SMS-skabelon) SMS til kandidaten Modtagers mobilnummer Modtagers mobilnummer vises her. Det er muligt at indtaste flere mobilnumre, disse skal dog separeres ved hjælp af et komma SMS-besked Tekstindholdet for SMS'en Antal karakterer Antal karakterer for SMS'en Antal SMS'er Antal SMS'er med baggrund i antallet af karakterer i SMS'en. Dette gør det muligt at sikre sig, at SMS'ens længde ikke overstiger antallet af karakterer for én SMS-besked Send SMS Ved klik på Send SMS afsendes SMS'en til den/de valgte modtagere Udskriv (via PDF-fil) Ved klik på Udskriv (via PDF-fil) åbner følgende vindue sig: Markér via flueben til venstre for teksten de oplysninger, som ønskes udskrevet Persondata Alle oplysninger på kandidatens Persondatabillede Ansøgningstekst Kandidatens ansøgningstekst til ansøgningen Screeningsresultater Kandidatens screeningssvar Interviewnotater De på kandidaten tilføjede interviewnotater eller indholdet af det udfyldte interviewskema Referencenotater De på kandidaten tilføjede referencenotater eller indholdet af det udfyldte referenceskema Kommunikation De e-mails og SMS'er, som er sendt til kandidaten Kalenderaftaler De kalenderaftaler, som kandidaten har været inviteret til Bilag De bilag som kandidaten har uploadet i forbindelse med ansøgningen til stillingen Generér PDF-fil Ved klik på Generér PDF-fil dannes en PDF-fil indeholdende de udvalgte oplysninger. Bemærk, at PDF-filen dannes som et baggrundsjob og sendes til dig via din e-mail-adresse
E-mail med PDF-fil Når PDF-filen er genereret, modtager du en e-mail med et link (URL) til PDF-filen Link (URL) til PDF-filen Klik på linket (URL'en) i e-mailen og følgende browser-vindue åbner sig Åbn PDF-filen Klik på Åbn for at åbne DPF-filen på skærmen
Gem PDF-filen Klik på Gem for at gemme PDF-filen på et valgfrit drev Annuller PDF-filen Klik på Annuller og dialogvinduet lukkes på skærmen
Eksport (PDF/XML/MS Excel/eksternt) Ved klik på PDF/XML/MS Excel/eksternt åbner undermenu sig: Ved klik på PDF kan kandidatlisten eksporteres til en PDF-fil. Såfremt ingen kandidater er valgt, eksporteres hele listen til PDF. Såfremt én eller flere kandidater vælges, vil det kun være denne eller disse, som eksporteres til PDF Ved klik på XML kan kandidatlisten eksporteres til en XML-fil. Såfremt ingen kandidater er valgt, eksporteres hele listen til XML. Såfremt én eller flere kandidater vælges, vil det kun være denne eller disse, som eksporteres til XML Ved klik på MS Excel kan kandidatlisten eksporteres til en MS Excel-fil. Såfremt ingen kandidater er valgt, eksporteres hele listen til MS Excel. Såfremt én eller flere kandidater vælges, vil det kun være denne eller disse, som eksporteres til MS Excel Ved klik på External (ikke standardfunktionalitet) kan data om kandidaten overføres til fx et HR-system eller et lønsystem via en XML-fil. Denne funktionalitet kræver specialopsætning. Kontakt din konsulent for yderligere information om denne funktionalitet Kopiér/ flyt kandidater Ved klik på Kopiér/flyt kandidater åbner følgende vindue sig:
Følgende kandidat(er) er valgt Viser den/de valgte kandidat(er) Projekt Vælg det projekt, som kandidaten(erne) skal kopieres/flyttes til. Ved klik på organisationsplanen kan der bladres i de enkelte afdelinger og underafdelinger og dermed kan det ønskede projekt findes og vælges Overførelsesmuligheder Medtag ansøgningstekst Ved markering medtages kandidatens ansøgningstekst Medtag ikoner Ved markering medtages de ikoner, som kandidaten er markeret med Medtag kandidatstatus Ved markering medtages den kandidatstatus, som kandidaten er markeret med Medtag notater Ved markering medtages de notater, som er skrevet på kandidaten Overførelsesmetode Kopiér Bemærk, at oplysningerne om kandidaten(erne) bibeholdes på det oprindelige projekt Kandidater, som kopieres fra ét projekt til et andet, vil blive markeret med status "Overført fra kandidatdatabase". Af kandidatens kommunikationslog vil det fremgå, hvilket projekt kandidaten blev kopieret fra, f.eks. "Kopieret fra projekt: "Projektnavn, projekt-id" Flyt Bemærk, at oplysningerne om kandidaten(erne)fjernes helt fra det oprindelige projekt. Kandidater, som flyttes fra ét projekt til et andet, vil blive markeret med status "Overført fra kandidatdatabase". Af kandidatens kommunikationslog vil det fremgå, hvilket projekt kandidaten blev flyttet fra, f.eks. "Flyttet fra projekt: "Proje ktnavn, projekt-id" Fortsæt >> Ved klik på Fortsæt vil Kandidatlisten for det valgte projekt åbne sig:
E-mail kandidatinformation Ved klik på E-mail kandidatinformation åbner følgende vindue sig: Markér via flueben til venstre for teksten de oplysninger, som ønskes udvalgt Persondata Alle oplysninger på kandidatens Persondatabillede Ansøgningstekst Kandidatens ansøgningstekst til ansøgningen Screeningsresultater Kandidatens screeningssvar Interviewnotater De på kandidaten tilføjede interviewnotater eller indholdet af det udfyldte interviewskema Referencenotater De på kandidaten tilføjede referencenotater eller indholdet af det udfyldte referenceskema Kommunikation De e-mails og SMS'er, som er sendt til kandidaten Kalenderaftaler De kalenderaftaler, som kandidaten har været inviteret til CV Det CV, som kandidaten har vedhæftet ansøgningen Andre bilag Det øvrige bilag, som kandidaten har vedhæftet ansøgningen Klik på Udfyld e-mail og følgende vindue åbner sig:
De udvalgte dokumenter/filer (CV og Andre bilag) er automatisk vedhæftet e-mailen For en forklaring af funktionaliteten i dette vindue, se venligst oven for under punktet Send e-mail Slet kandidater Ved klik på Slet kandidater åbner følgende vindue sig: Følgende kandidat(er) er valgt Navnet på den/de valgte kandidat(er) Valgmuligheder Slet kandidaten(erne) fra projektet "navn på projekt" Ved klik på OK slettes kandidaten(erne) fra det pågældende projekt Slet kandidaten(erne) fra systemet Ved klik på OK slettes kandidaten(erne) permanent fra HR ManagerTalent Recruiter* Generér dokumenter (ikke standardfunktionalitet) Ved klik på Generér dokumenter åbner følgende vindue sig: Gør det muligt at udskrive breve og/eller ansættelseskontrakter til kandidaten.
Opret en kalenderaftale Ved klik på Opret en kalenderaftale åbner følgende vindue sig:obs: Vælg ikke denne funktionalitet, såfremt du ønsker at invitere en kandidat til et interview (en samtale) - dette gøres via anvendelsen af de tre e-mail-skabeloner Invitation til interview 1 (via kalenderen), Invitation til interview 2 (via kalenderen) og Invitation til interview 3 (via kalenderen) Aftale Emne Emnet for aftalen Starttidspunkt Dato for starttidspunkt kan vælges via klik på kalenderen til højre for feltet. Klokkeslæt kan vælges via klik på uret til højre for kalenderen Sluttidspunkt Dato for sluttidspunkt kan vælges via klik på kalenderen til højre for feltet. Klokkeslæt kan vælges via klik på uret til højre for kalenderen Sted Lokation (sted) for aftalen Beskrivelse Kort beskrivelse af aftalen Interne kommentarer Egne, interne kommentarer for aftalen Kommentar Teksten for kommentaren Gem kommentar Klik på Gem kommentar for at gemme kommentaren Dato for kommentar Dato og klokkeslæt for indtastning af kommentaren Slet Ved klik på Slet slettes kommentaren Vælg projekt Projekt Navnet på det valgte projekt Vælg Klik på Vælg og følgende vindue åbner sig:
Det er nu muligt at bladre gennem Organisationsplanen og vælge det ønskede projekt Fortryd Ved klik på Fortryd slettes projektnavnet fra feltet Vælg deltagere Klik på Tilføj interne/eksterne deltagere og følgende vindue åbner sig: Det er nu muligt at bladre gennem listen over oprettede brugere og via flueben til venstre for brugernes navn vælge den eller de ønskede deltagere Klik på Tilføj kandidater og følgende vindue åbner sig:
Det er nu muligt at bladre gennem listen over kandidater til det valgte projekt og via flueben til venstre for kandidatens brugernavn vælge den eller de ønskede kandidater Deltager Navnet på den/de valgte deltager(e) Type Type af deltagere Intern bruger Ekstern bruger Kandidat Status Invitation ej afsendt Invitationen er endnu ikke afsendt til deltageren Invitation afsendt Invitationen er afsendt til deltageren Accepteret Invitationen er accepteret af deltageren Afslået Invitationen er afslået af deltageren Send e-mail-invitation Markér via flueben den eller de deltager(e), som der ønskes sendt en e-mail-invitation til og klik herefter på Send e-mail-invitation Det er muligt at ændre e-mail-skabelonen, før denne afsendes til modtagerne Drop invitationer Ved klik på Drop invitationer afsendes invitationen ikke Send invitationer Ved klik på Send invitationer afsendes e-mail-skabelonen til den/de valgte deltager(e) Send SMS-invitation Markér via flueben den eller de deltager(e), som der ønskes sendt en SMS-invitation til og klik herefter på Send SMS-invitation
Det er muligt at ændre SMS-skabelonen, før denne afsendes til modtagerne Drop invitationer Ved klik på Drop invitationer afsendes invitationen ikke Send invitationer Ved klik på Send invitationer afsendes SMS-skabelonen til den/de valgte deltager(e) Slet deltagere fra listen Markér via flueben den eller de deltager(e), som ønskes fjernet fra listen over valgte deltager og klik herefter på Slet deltagere fr a listen Vælg SMS-påmindelse (ej standardfunktionalitet) Det er muligt automatisk at udsende en SMS-påmindelse til de valgte deltagere i kalenderaftalen. Væg i dropdown- listen, hvor lang tid før kalenderaftalen SMS'en skal udsendes Yderligere valg Send e-mail-invitation Ved markering sendes en e-mail til hver valgt deltager. Se også under Status ovenfor Vælg type af offentliggørelse Bestemmer hvorledes modtagerens kalender skal behandle aftalen: Privat Projekt Offentlig Eksportér kalenderaftalen Eksportér kalenderaftalen til eget kalendersystem Ved klik på kalenderikonet til højre, kan aftalen eksporteres til alle kalendersystemer, som understøtter ical-standarden, f.eks. MS Outlook og Lotus Notes. Udseendet af det vindue, som åbner sig, vil afhænge af, hvilket kalendersystem, du anvender. Det samme gør sig gældende, hvad angår den funktionalitet, som vil være til rådighed Gem Ved klik på Gem gemmes aftalen i kalenderen Mail-skabeloner Send e-mail til valgte kandidater. Klik på Send til venstre for den e-mail-skabelon, som du ønsker at sende til kandidaten(erne) og følgende vindue åbner sig: Emne Ved klik på Redigér kan teksten i emnefeltet redigeres E-mail-indhold Ved klik på Redigér kan indholdet af e-mailen redigeres Fastsæt for senere afsendelse Ved klik på Fastsæt for senere afsendelse vises et kalenderikon og et urikon Dato Klik på kalenderikonet og vælg den dato, e- mail-skabelonen ønskes afsendt på
Tidspunkt Klik på urikonet og vælg det tidspunkt, e- mail-skabelonen ønskes afsendt på Fastsæt tidspunkt Klik på Fastsæt Tidspunkt og e-mail- skabelonen blive afsendt på den valgte dato og det valgte klokkeslæt. Den/de valgte kandidat(er) vil blive markeret med et urikon på Kandidatlisten Annullér Ved klik på Annullér afsendes e-mail-skabelonen ikke til kandidaten og Kandidatlisten åbner sig igen Send Ved klik på Send afsendes e-mail-skabelonen. Hvis der er valg Fastsæt for senere afsendelse, vil e-mail-skabelonen blive afsendt på den valgte dato og det valgte klokkeslæt SMS-skabeloner (ikke standardfunktionalitet) Send SMS til valgte kandidater Klik på Send til venstre for den SMS-skabelon, som du ønsker at sende til kandidaten(erne) og følgende vindue åbner sig: SMS-indhold Ved klik på Redigér kan indholdet af SMS'en redigeres Fastsæt for senere afsendelse Ved klik på Fastsæt for senere afsendelse vises et kalenderikon og et urikon Dato Klik på kalenderikonet og vælg den dato, SMS-skabelonen ønskes afsendt på Tidspunkt Klik på urikonet og vælg det tidspunkt, SMS-skabelonen ønskes afsendt på Fastsæt tidspunkt Klik på Fastsæt Tidspunkt og SMS- skabelonen blive afsendt på den valgte dato og det valgte klokkeslæt. Den/de valgte kandidat(er) vil blive markeret med et urikon på Kandidatlisten Annullér Ved klik på Annullér afsendes SMS-skabelonen ikke til kandidaten og Kandidatlisten åbner sig igen Send Ved klik på Send afsendes SMS-skabelonen. Hvis der er valg Fastsæt for senere afsendelse, vil SMS-skabelonen blive afsendt på den valgte dato og det valgte klokkeslæt Ændre status på valgte kandidater Vælg den ønskede status i dropdown-listen til højre for feltet og klik herefter på OK Den/de valgte kandidat(er) har nu fået tildelt den valgte status Ændre rangering på valgte kandidater Vælg den ønskede rangering i dropdown-listen til højre for feltet og klik herefter på OK Den/de valgte kandidat(er) har nu fået tildelt den valgte rangering