Effektive ledergrupper eller sorte huller fra top til front Claus Elmholdt og Thorkil Molly- Søholm Der er i disse år en øget erkendelse af ledergruppers betydning for organisationen. Tidligere var det individuelle ledelsesrum den afgørende performanceplatform for god ledelse. Hvis bare du havde styr på din egen butik, kunne du som regel slippe afsted med at fedtspille og nedprioritere arbejdet i ledergruppen. Og hvis organisationen valgte at skille sig af med en leder, var det typisk fordi, at lederen ikke præsterede godt nok i forhold til sit eget ansvarsområde. I fremtiden vil du i højere grad også blive målt på din evne til at bidrage konstruktivt til ledergruppens samlede resultatskabelse. Rationalet er, at hele butikken bliver mere og mere kompleks, og derfor bliver vi mere og mere afhængige af hinanden. Så hvis du ikke evner at være teamspiller i ledergruppen og tage medansvar for at optimere de tværgående værdikæder og de fælles strategiske indsatser, så udgør du en risiko og er i farezonen for at ryge ud. Ledergrupper er om noget den organisatoriske struktur og praksis, der kan binde en organisation effektivt sammen på kryds og tværs. Inden for forskningen kaldes dette adfærdsmæssig integration. Begrebet betegner ledergruppens evne til at træffe beslutninger i fællesskab, dele informationer og holdninger åbent og arbejde kollektivt koordineret (Hambrick,1995). Flere forskere fremhæver, at netop denne faktor indfanger essensen af ledergruppers effektivitet. Vores egen forskning med deltagelse af 76 danske ledergrupper fra 18 organisationer viser, at ledergrupper med høj adfærdsmæssig integration skaber de bedste resultater for organisationen, ledergruppen og den enkelte leder (Bang, Midelfart, Molly- Søholm og Elmholdt, 2015). Men ledergrupper kan også udvikle sig til sorte huller, der suger produktiv energi, trivsel og implementeringskraft ud af den enkelte leder og ud af organisationen. Sker det, har det vidtrækkende konsekvenser for beslutningskvalitet, implementeringskraft og kultur jo højere placeret ledergruppen er, desto større er den negative spredningseffekt i hele organisationen. Nyere forskning viser i tillæg hertil, at graden af adfærdsmæssig integration i topledergrupper ikke
bare har betydning for beslutningskvaliteten og implementeringskraften, men også påvirker organisationens produktive energi og medarbejdernes trivsel (Raes, Bruch og De Jongh, 2013). Vi kan således roligt konkludere, at det har stor betydning, hvordan organisationens ledergrupper spiller effektivt sammen fra top til front og om de leverer varen. I denne artikel vil vi derfor sætte fokus på organisationens samlede ledergruppestruktur, og hvordan man kan skabe optimale forudsætninger for, at ledergrupperne kan lykkes. Dette gøres med afsæt i effect- modellen for effektive ledergrupper (Bang, Midelfart, Molly- Søholm og Elmholdt, 2015) og med inspiration fra teorien om Leadership Pipeline (Charan, Drotter og Noel 2006; Dahl og Molly- Søholm, 2012). Grundpointen er, at det ikke er nok at få enkelte ledergrupper i organisationen til at fungere som high performance teams ; det handler om at få den samlede organisatoriske kæde af ledergrupper til at skabe resultater sammen. Effektive ledergrupper på tre organisatoriske niveauer Teorien om Leadership Pipeline (Charan, Drotter og Noel 2006; Dahl og Molly- Søholm, 2012) bygger på antagelsen om, at god ledelse afhænger af, hvad der skal ledes, og at dette er forskelligt på forskellige organisatoriske niveauer. Denne ledelsesforståelse kan bruges til at indkredse og definere den mest værdiskabende adfærd for ledere på forskellige ledelsesniveauer, og således skabe grundlag for bedre forventningsafstemning, skarpere feedback og kontinuerlig forbedring til gavn for bedre ledelsespræstationer. I vores studie af 76 danske ledergrupper har vi undersøgt om noget tilsvarende gør sig gældende for ledergrupper på forskellige organisatoriske niveauer. Vi stillede spørgsmålet: Er der forskel på de forudsætninger, processer og resultater, der karakteriserer henholdsvis topledergrupper, mellemledergrupper og frontledergrupper? Det viste sig, at det er der! Men lad os lige definere disse grupper fra hinanden før vi gennemgår forskellene på top-, mellem- og frontledergrupperne. I figuren nedenfor er gengivet en generisk ledergruppestreng med de tre ledergruppeniveauer topledergrupper, mellemledergrupper, frontledergrupper. Topledergrupper er strukturelt defineret som den gruppe, der refererer ind til organisationens øverste leder. Frontledergrupper er strukturelt defineret som ledergrupper, hvor medlemmerne af ledergruppen har
frontmedarbejdere i reference. Medlemmer af mellemledergrupper har ledere i reference, men kan også godt have ledelse for specialiserede stabsfunktioner med medarbejdere i reference. Der kan i meget store organisationer godt være flere niveauer af mellemledergrupper. Tidligere forskning i ledergrupper har primært fokuseret på at udlede generelle faktorer af betydning for ledergruppers effektivitet. I vores undersøgelse fandt vi ligeledes evidens for, at faktorerne i en generel effect- model har betydning for ledergruppers effektivitet. I undersøgelsen blev denne model (se figur nedenfor) operationaliseret i et forskningsbaseret profilredskab, der måler kvaliteten af ledergruppens resultater, og hvordan ledergruppen fungerer på 27 faktorer inddelt i tre kategorier: Inputfaktorer otte grundforudsætninger for effektivitet i ledergrupper Procesfaktorer elleve processer, der påvirker effektivitet i ledergrupper Outputfaktorer otte indikatorer på effektivitet i ledergrupper
De 27 faktorer i effect- modellen har dokumenteret betydning for ledergruppers effektivitet, men der er også nogen forskel på hvilke faktorer, der har størst betydning på de forskellige ledergruppeniveauer (Bang, Midelfart, Molly- Søholm og Elmholdt, 2015). I det følgende vil vi zoome ind på de tre ledergruppeniveauer og se på, hvad der adskiller dem. Vi ser på de resultater, som de forskellige typer ledergrupper skal lykkes med, de forudsætninger, de arbejder under, og de processer, der karakteriserer dem. Med afsæt i denne viden vil vi komme med nogle anbefalinger om, hvad man skal være særlig opmærksom på for at skabe en sammenhængende kæde af effektive ledergrupper på forskellige organisatoriske niveauer. Topledergrupper Det første kendetegn ved topledergrupper er, at de har et særligt ansvar for organisationens strategiske beslutninger (Selart, 2010). En af topledergruppens vigtigste ansvarsområder og opgaver er altså at sætte de overordnede strategiske pejlemærker som eksempelvis strategi for indtræden på nye markeder og hvilken slags kultur, der bør præge organisationen. Det andet karakteristika ved topledergrupper er, at de som regel er sammensat af personer, der har nogle bestemte egenskaber. De er ofte særdeles præstationsmindede, karrierebevidste og individualistisk orienterede (Katzenbach, 1998). Endvidere er de ofte udvalgt gennem en lang række forfremmelser på baggrund af gode individuelle præstationer, hvilket fører til en konkurrenceorientering, der kan have negativ indflydelse på evnen til at samarbejde godt med andre ledere i en gruppe (Nadler, 1998).
Et tredje kendetegn ved topledergrupper er, at de står over for særligt store udfordringer, da de er ansvarlige for alle de centrale grundvalg omkring organisationen strategi, struktur, kultur og styring. Det er topledergruppen, der tager alle grundvalgene omkring at bygge den bane, som de andre organisationsmedlemmer spiller på. For eksempel opgaven at sætte det samlede lederhold og sikre at samspillet i lederorganisationen fungerer godt fra top til bund og på tværs. Rammerne er ikke sat, de skal sættes, og det medfører at de opgaver, som topledergrupper håndterer, er meget komplekse og ustrukturerede, og samtidigt har de løsninger og beslutninger, som topledergruppen producerer, vidtrækkende konsekvenser for organisationen (Edmonson, Roberto og Watkins, 2003). Et fjerde kendetegn ved topledergruppers processer er, at de må evne at integrere og balancere en række ofte modstridende krav og forventninger fra bestyrelsen, ejerne, medarbejderne, andre ledere i organisationen, kunder og konkurrenter, og dette med et knivskarpt fokus på organisationens kort- og langsigtede resultater (Katzenbach, 1998). Denne særlige udfordring kan være vanskelig at håndtere og kan resultere i intense magtkampe om positioneringen i gruppen, som beskrevet i følgende citat fra lederen af en topledergrupper: Der er mange dagsordener. Der er ikke en fuld tillid til, at vi alle arbejder for organisationens samlede bedste, men en oplevelse flere steder rundt om bordet af, at man arbejder for sit eget områdes bedste. Der er for mange spil både på bordet og under bordet (Topledergruppe 2) Nedenstående tabel skitserer de særlige karakteristika for forudsætninger, processer og resultater i topledergrupper: Forudsætninger Processer Resultater Topleder- grupper Opgaveporteføljen er mangfoldig opgaverne er mere komplekse, varierede og ustrukturerede end på lavere ledergruppeniveauer Topledergrupper er typisk sammensat af stærkt præstationsmindede, karrierebevidste og individualistisk orienterede personer Må kunne træffe fælles forpligtende strategiske beslutninger på et ofte uklart grundlag i komplekse situationer Må mestre at navigere i et komplekst farvand med (ofte) modstridende krav og interesser Må kunne drive visions- Skal tage ansvar for organisationens overordnede strategiske beslutninger og strategiprocesser Skal sikre opbygning af struktur og organisering af en optimal koncernstyring Skal sikre
Stort ansvar og stor magt, fælles og modsatrettede interesser er et grundvilkår, som topledergrupper må lære at håndtere. og strategiprocesser og sætte scenen for den øvrige organisation eksekveringskraft gennem en stærk ledelsesorganisation, som hænger sammen horisontalt og vertikalt Med disse særligt komplekse og krævende forudsætninger for topledergruppers processer og resultatskabelse er det måske ikke så overraskende, at topledergrupper var overrepræsenterede blandt de mindst effektive ledergrupper i den danske undersøgelse (Bang, Midelfart, Molly- Søholm og Elmholdt, 2015). Men der var store forskelle imellem de forskellige topledergrupper. Her indikerer nyere forskning, at netop evnen til at skabe sammenhængskraft og adfærdsmæssig integration til trods for de særlige udfordringer er noget, der adskiller gennemsnitlige fra højtpræsterende topledergrupper (Carmeli og Schaubroeck, 2006). De topledergrupper, som lykkes med høj adfærdsmæssig integration, er karakteriseret ved at have intense opgavefokuserede drøftelser, åben videndeling, dialog, og træffer samarbejdsbaserede løsninger og beslutninger. De topledergrupper, som er karakteriseret ved synlig uenighed og splittelse, præsterede markant dårligere end dem, der var karakteriseret af adfærdsmæssig integration og synligt fælles fodslag (Bang, Midelfart, Molly- Søholm og Elmholdt, 2015). Der er altså god grund til at investere tid og ressourcer i udvikling af en effektiv topledergruppe. Her kan man med fordel have et særligt udviklingsfokus på topledergruppens evne til: - At udvikle og sætte de overordnede strategiske pejlemærker for organisationen - At skabe teamplay imellem ambitiøse og præstationsorienterede individualister - At bygge den organisatoriske bane - strategiske mål, strukturen, kulturen og styringen. - At skabe adfærdsmæssig integration og synligt fælles fodslag igennem helhedsorienteret og opgavefokuseret drøftelse, åben videndeling, dialog og samarbejdsbaserede beslutninger. - At integrere modstridende krav og forventninger i en udvikling af organisationen, der både sikrer kort- såvel som langsigtede resultater Mellemledergrupper Når man går fra topledergruppen til mellemledergrupperne ændrer rollen og vilkårene sig fundamentalt. Den overordnede strategiske retning og målene er sat, og opgaven er nu at få dem
omsat og implementeret ned på de forskellige forretningsområder. Mellemledergrupper har således en særlig rolle som navigatør, oversætter og meningsskaber i det organisatoriske krydspres imellem topledelsens strategiske krav om udvikling, indtjening og effektivitet og frontlinjeledernes og medarbejderes krav om faglighed, trivsel og drift. Rolle- og opgavekonflikter og det at navigere i et spændingsfelt af modsatrettede interesser og logikker er et grundvilkår for mellemledergrupper (Floyd & Lane, 2000). Mellemledergrupperne skal altså lykkes med er at oversætte den strategiske retning til meningsfulde strategiplaner og mål for deres områdes udvikling og opgaveløsning. Derfor bliver de tekniske og faglige færdigheder mindre afgørende, mens procesledelsesfærdighederne og evnen til ledelse af ledere bliver vigtige. Endelig spiller mellemledergruppen en vigtig rolle ift. at sikre, at frontledergrupperne og deres medarbejdere skaber den nødvendige sammenhæng i de dele af opgaveløsningen, der går på tværs af deres organisatoriske ansvarsområder. Mellemledergrupper skal altså binde organisationen sammen indefra, hvilket kræver et skarpt fokus på sammenhæng. Men det er ikke altid let at få frontlinjeledergrupperne til at fokusere på at skabe den fornødne sammenhængskraft, da dette ofte undermineres af eksempelvis individuelle mål, resultatkontrakter og bonusordninger og manglende teammål (Longenecker & Neubert, 2000) Nedenstående tabel skitserer mellemledergruppens særlige forudsætninger, processer og resultater: Forudsætninger Processer Resultater Mellemleder- grupper Krydspres og modsatrettede krav og forventninger til ledergruppens resultater Skal lykkes med mere strategisk ledelse og mindre direkte faglig ledelse af frontmedarbejdernes opgaveløsning Har særligt ansvar og rolle i forhold til at sikre organisatorisk arkitektur og koordinering af den tværgående opgaveløsning Krydspreshåndtering oversættelse meningsskabelse op/ned Procesledelse og ledelse af ledere er afgørende Styre og understøtte frontledergruppernes varetagelse af den tværgående opgaveløsning og sammenhængskraft Strategiske intentioner omsat til konkrete implementeringsplaner Sætte strategisk retning, rammer og mål for det samlede områdes udvikling og opgaveløsning Sikre tværgående koordination og forpligtende fælles mål
Mellemledergrupper skal altså lykkes, fra positionen midt i ledelseskæden, med at understøtte og koordinere frontlinjeledernes opgaveløsning. Mellemledergrupper skal mestre oversættelse af beslutninger nedad, feedback opad samt koordinering af arbejdet både vertikalt og horisontalt på tværs af enheder og afdelinger. Endvidere er det afgørende at kunne arbejde effektivt med strategiudvikling op imod topledelsen og samtidigt sikre strategiimplementering nedad. Endelig er det en afgørende kompetence at kunne lede igennem ledergrupperne, der er under en i ledelseshierarkiet, ved at uddelegere og understøtte dem i at få medarbejderne til lykkes. Når vi udvikler mellemledergrupper, skal vi samlet set have et særligt fokus på deres evne til: At lykkes som navigatør, oversætter og meningsskaber i det organisatoriske krydspres imellem topledelsens strategiske krav om udvikling, indtjening og effektivitet samt frontledernes og medarbejderes krav om faglighed, trivsel og drift. At oversætte den strategiske retning gennem stærke procesledelsesfærdigheder og evnen til ledelse af ledere til frontledernes og medarbejdernes daglige opgaveløsning. At sikre at frontledergrupperne og deres medarbejdere skaber den nødvendige sammenhæng i deres dele af opgaveløsningen. Frontledergrupper Frontledergruppernes opgaver er mere afgrænsede og specifikke end topledergruppens og mellemledergruppernes. KPI er og driftsmål er ofte tydeligt specificeret, og ledergruppen har derfor lettere adgang til et klart billede af ledergruppens formål og opgaver. En anden forskel mellem frontledere og de øvrige lederniveauer er, at frontledere ofte har en hurtigere og mere direkte eksekverende beslutningsstil end effektive mellem- og topledere (Brousseau, Driver, Hourihan og Larsson, 2006). En forskel, der meget vel kan tænkes også at gælde for frontledergrupper, der normalt arbejder med mere afgrænsede og specifikke opgaver end mellemleder- og topledergrupper.
Et andet særligt karakteristika for frontledergrupper er, at deres tekniske og faglige kompetencer er mere afgørende end på højere ledelsesniveauer (de Meuse et al, 2011), hvilket stemmer godt overens med vores oplevelse af, at frontledergrupperne har ansvaret for den daglige faglige ledelse, der skal understøtte medarbejderne i at eksekvere opgaveløsningen med effektivitet og kvalitet. Derudover er en central opgave for frontledergrupper, at de skal viderebringe informationer fra frontmedarbejderne og kunderne til de overordnede ledelsesniveauer, så disse kan kvalificere deres beslutninger. Nedenstående tabel skitserer mellemledergruppens særlige forudsætninger, processer og resultater: Forudsætninger Processer Resultater Frontleder- Grupper Har det direkte daglige ansvar for at skabe trivsel, kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen Må have god indsigt i kerneforretningen og den faglig- tekniske opgaveløsning Arbejder indenfor rammerne af udstukne strategier har ansvar for operationalisering og implementering af strategiske mål Må sikre meningsfuld oversættelse og nedbrydning af strategiske mål til konkrete indsatser og lokale delmål Må skabe effektiv koordinering af tværgående projekter og arbejdsprocesser Producere information til kvalificering af beslutninger på højere organisatoriske niveauer Tværgående koordinering af strategiimplementering og samarbejdsprocesser En frontledergruppe opererer helt tæt på kerneforretningen og medarbejderne, og har ansvar for målimplementering i forhold til medarbejderopgaver, hverdagspræstationer, trivsel og den faglig opgaveløsning. Frontledergrupper skal derfor mestre koordineret faglig ledelse og personaleledelse samt besidde en hurtig og kraftfuld beslutningsevne til at drive den daglige koordinering og sikre implementering af beslutninger og strategier i medarbejdernes opgaveløsning. Når vi udvikler frontledergrupper, skal vi samlet set have et særligt fokus på deres evne til:
At lykkes med at oversætte og nedbryde strategiske mål til konkrete meningsfulde indsatser og lokale delmål. At skabe stærk relationel koordinering af det tværgående samarbejde på tværs af afdelinger og faggrupper. At lede opad og bidrage til kvalificering af beslutninger på højere ledelsesniveauer. At udøve en effektiv og eksekverende daglig faglig ledelse med legimitet fra god indsigt i kerneforretningen og den faglig- tekniske opgaveløsning. Afslutning Lad os slutte med en gentagelse af artiklens hovedpointe. Ledergrupper, der fungerer som sorte huller, suger energi, effektivitet og trivsel ud af ikke bare ledergruppens medlemmer, men ud af organisationen jo højere placeret ledergruppe desto mere vidtrækkende konsekvenser. Derfor skal ledergrupper, der fungerer som sorte huller, identificeres og korrigeres hurtigst muligt. Men endnu mere interessant er det, hvis organisationen kan udvikle effektive ledergrupper fra top til front. Dette sker bedst ved at tage afsæt i en dyb forståelse af, om det er en topledergruppe, mellemledergruppe eller en frontledergruppe, man har med at gøre, og samtidig tage afsæt i effect- modellens viden om de forudsætninger, processer og resultatstyper, der generelt karakteriserer effektive ledergrupper. Fem råd til udvikling af en effektiv ledergruppepipeline: 1. Byg en organisatorisk infrastruktur, belønningssystemer og kultur, der understøtter disciplinen at sætte, drive og udvikle effektive ledergrupper 2. Skab tydelige forventninger til ledergruppernes formål, opgaver og resultater på forskellige organisatoriske niveauer 3. Stil tydelige krav og forventninger om teamplay, der understøtter ledergruppens samlede resultatskabelse synliggør og beløn den rette adfærd 4. Din ledergrupper bliver ikke effektiv uden en systematisk og fokuseret indsats etabler en åben og tillidsbaseret feedbackkultur for kontinuerlig teamlæring 5. Giv særlig opmærksomhed til topledergruppen det er den vigtigste og vanskeligste ledergruppe i organisationen, og det betaler sig at få den til at fungere effektivt
Litteratur Bang, H., Midelfart, T., Molly- Søholm, T. og Elmholdt, C. (2015). Effektive ledergrupper for bedre udvikling, implementering og tværgående sammenhæng. København: Dansk Psykologisk Forlag. Brousseau, K., Driver, M., Hourihan, G. og Larsson, R. (2006). The seasoned executive s decision- making style. Harvard Business Review, 84(2), 111-121. Carmeli, A., & Schaubroeck, J. (2006). Top management team behavioral integration, decision quality, and organizational decline. The Leadership Quarterly, 17(5), 441-453. Charan, R., Drotter, S., og Noel, J. (2010). The leadership Pipeline: How to build the leadership powered company (Vol. 391). John Wiley & Sons. Dahl, K., & Molly- Søholm, T. (2013). Leadership Pipeline i den offentlige sektor. Dansk Psykologisk Forlag. De Meuse, K. P., Dai, G., & Wu, J. (2011). Leadership skills across organizational levels. A closer examination. The Psychologist- Manager Journal, 14, 120-139. Edmondson, A. C., Roberto, M. A., & Watkins, M. D. (2003). A dynamic model of top management team effectiveness: Managing unstructured task streams. The Leadership Quarterly, 14(3), 297-325. Floyd, S.W. og Lane, P.M. (2000). Strategizing throughout the organization: Managing role conflict in strategic renewal. Academy of Management Review, 25, 154-177. Hambrick, D.C. (1995). Fragmentation and the other problems CEO s have with their top management teams. California Management Review, 37(3), 110-127. Katzenbach, J.R. (1998). Teams at the top. Unleashing the potential for both teams and individual leaders. Boston: Harvard Business School Press. Longenecker, C.O. og Neubart, M. (2000). Barriers and gateways to management cooperation and teamwork. Business Horizons, 43(5), 37-44. Nadler, D.A. (1998). Executive team effectiveness: teamwork at the top, in: D.A. Nadler & J. L. Spencer (eds), Executive Teams, Jossey- Bass, San Francisco, pp. 21-39 Raes, M.L., Bruch, H. og De Jong, S.B. (2013). How top management team behavioural integration can impact employee work outcomes: Theory development and first empirical tests. Human Relations, 66, 167-192. Selart, M. (2010). A leadership perspective on decision making. Oslo: Cappelen Damm.