Hovedudvalget Referat Mødedato: Tirsdag den 05-02-2013 Starttidspunkt for møde: 13:00 Mødelokale: Mødelokale 1 Deltagere: Jørgen Christiansen, Kurt Habekost, René Nielsen, Peter Slifsgaard, Anni Bagge Jensen, Leo Nielsen, Susanne Clausen, Alice Nielsen, Else Wolsgård, Finn Riis, Josephine Hansen, Kirsten Larsen, Kurt Karlsson, Sabine Christensen Bostan Bemærkninger: Else Wolsgård og Sabine Christensen Bostan deltog ikke i punkterne 9-11 Fraværende: : Anne-Lene Haveløkke, Mie Pedersen, Lene Pryds Andersen, Ulla
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Bemærkninger til referat fra seneste møde 1 2. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 1 3. Årshjul 1. kvartal 2013 1 4. Arbejdsmiljøredegørelse 2012 2 5. Mobbepolitik 3 6. Skema til MUS - udkast 4 7. Seniorjob i Langeland Kommune 4 8. Principper for stillingsopslag i forbindelse med personalereduktioner 5 9. Deltidsansattes adgang til højere timetal 7 10. Guide om ligestilling og ansættelse 8 11. Eventuelt 8 soversigt 9 Underskriftsside 10
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 1 1. Bemærkninger til referat fra seneste møde 13/1350 81.38.04P35 Åben sag Bemærkninger til referat fra møde den 4. december 2012 i Hovedudvalget. - 474139 Åben 04-12-2012 Leo Nielsen blev budt velkommen som medlem af udvalget. Ingen bemærkninger til referat fra seneste møde. 2. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 13/1351 87.00.00G01 Åben sag Der foreligger arbejdsskadestatistik for 1. november 2012 til 31. december 2012. - 502476 Åben Arbejdsskadestatistik 1. november 2012 til 31. december 2012 Statistikken taget til efterretning. 3. Årshjul 1. kvartal 2013 12/9480 81.38.04P21 Åben sag 1. APV Forslag om at HR og Kommunikation udarbejder mail til samtlige ledere om hvornår der senest er gennemført APV samt med ønske om tilbagemelding, når der gennemføres APV. Oplysningerne opdateres på intranettet. 2. Trivselsundersøgelse Forventes gennemført i 2014. HR og Strategi undersøger alternativer til
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 2 Trivselsmeter. 3. Overordnet sygefraværsstatistik Blev behandlet på møde den 4. december 2012 i Hovedudvalget. 4. Sygefravær Målsætning for nedbringelse af sygefravær det blev på møde den 4. december 2012 i Hovedudvalget godkendt, at det overordnede indsatsområde for det videre arbejde med arbejdsmiljø i 2013 er sygefravær med delområderne konflikt og mobning, tryghed i ansættelsen samt opkvalificering. 5. Planlægning af budgetprocedure Vil blive forelagt på mødet. - 502746 Åben Budgetprocessen 2014-2017.pdf Ad. 1 Godkendt at HR og Kommunikation udsender mail til ledere og beder dem om at melde ind, når der er gennemført APV. Der meldes ligeledes ind til HR og Kommunikation, når der er udarbejdet APV-handleplan. HR og Kommunikation lægger oplysningerne på intranettet. Udarbejdelse af APV-handleplaner bringes videre til Lederforum. Ad. 2 HR og Strategi undersøger alternativer til Trivselsmeter. Ad. 3 Til efterretning. Ad. 4 Til efterretning. HR og Strategi er i gang med at udarbejde oplæg til strategi vedr. sygefravær. Ad. 5 Budgetprocedure blev udleveret og gennemgået på mødet og vedhæftes endvidere som bilag til referatet. 4. Arbejdsmiljøredegørelse 2012
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 3 13/1971 87.00.00K07 Åben sag Hovedudvalget skal én gang årligt drøfte en arbejdsmiljøredegørelse for kommunen. I de tidligere år, har udvalget desuden på baggrund af denne redegørelse besluttet, hvilke særlige indsatsområder, der skal prioriteres i det følgende år. For 2013 godkendte Hovedudvalget på sit møde den 4. december 2012, at det overordnede indsatsområde for det videre arbejde med arbejdsmiljø i 2013 er sygefravær, med delområderne konflikt og mobning, tryghed i ansættelsen samt opkvalificering. Arbejdsmiljøredegørelsen vil blive eftersendt. - 507879 Åben Arbejdsmiljøredegrørelse 2012 Godkendt. 5. Mobbepolitik 11/10801 87.00.00P22 Åben sag Hovedudvalget godkendte på sit møde den 14. april 2012 udkast til Mobbepolitik. Efter drøftelse i Lederforum blev politikken behandlet på ny i Hovedudvalget, der den 26. juni 2012 besluttede følgende: Enighed i Lederforum om, at det er et lederansvar, at der ikke sker mobning på arbejdspladserne. Men objektiv, faglig og saglig kritik og debat skal accepteres. I Hovedudvalgets drøftelse blev der peget på, at man skal være opmærksom på den usynlige mobning f.eks. at medarbejdere ignoreres. Lederen har pligten til at drage de ansættelsesmæssige konsekvenser for den, der mobber. Er lederen den der mobber, har næste ledelsesniveau pligten til at handle. Politikken skal drøftes i de enkelte FMU er, lokaludvalg og personalemøder med MEDstatus. Mobbepolitikken har herefter været drøftet på møde i FMU for Børn og Unge den 25. september 2012, hvor udvalget besluttede, at sende sagen tilbage til Hovedudvalget med ønske om en præcisering af beslutningen om behandling i MED. Udvalget tilkendegav samtidig, at det ønsker, at de enkelte lokale MED-udvalg udarbejder retningslinjer vedr. håndtering af konflikter og mobning. Hovedudvalget ønsker mobbepolitikken drøftet i lokale MED-udvalg og på personalemøder med MED-status.
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 4 Lokale retningslinjer for mobbepolitik meldes ind og gøres tilgængelige på intranettet. Retningslinjer vedr. håndtering af situationer hvor en leder mobber. Det er et fælles ansvar at håndtere mobning. 6. Skema til MUS - udkast 11/10245 81.04.02G01 Åben sag Med baggrund i en henvendelse fra Lokal MED Ældre og Sundhed drøftede Hovedudvalget på sit møde den 21. august 2012 behovet for et nyt skema til brug for MUS-samtaler. Udvalget besluttede, at der skulle udarbejdes forslag til skema indeholdende obligatoriske spørgsmål og mulighed for tilføjelse af yderligere spørgsmål. På den baggrund har HR og Kommunikation udarbejdet et første udkast, der forelægges til drøftelse. - 502485 Åben Udkast til MUS skema Godkendt med følgende bemærkninger: Under Det forventes, at erstattes Lederen er opdateret på det sidste år med Lederen er opdateret på den seneste MUS-samtale De vigtigste pointer fra spørgsmålene opsamles i skemaet af leder og medarbejder i fællesskab i forbindelse med afslutning af samtalen 7. Seniorjob i Langeland Kommune 11/15457 15.28.00I00 Åben sag I henhold til Lov om seniorjob fra 1.januar 2008 med senere ændringer af 19. december 2012 har kommunen pligt til at ansætte ledige dagpengemodtagere i alderen 55-60 år når dagpengeperioden er udløbet.. Kommunen skal tilbyde fuld overenskomstmæssig ansættelse og arbejdstid 37 t/uge til
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 5 fuldtidsforsikrede, og deltid på 30 t/uge til deltidsforsikrede. Flytter en ansat i et seniorjob til en anden kommune har den ansatte ret til at fortsætte i sit seniorjob eller få et nyt seniorjob i bopælskommunen. Ansættelsen skal medføre en nettoudvidelse af arbejdsstyrken på den kommunale arbejdsplads, og må ikke være konkurrenceforvridende. Der gælder helt specifikke tidsfrister for ansættelse i seniorjob, og såfremt kommunen ikke overholder disse, skal den ledige udbetales en kompensation, som svarer til de arbejdsløshedsdagpenge personen modtog inden dagpengeperiodens udløb. Kommunen fastsætter seniorjobbets indhold og omfang efter samtale med ansøgeren og bl.a. under hensyn til vedkommendes kvalifikationer og interesser. Repræsentanter for de ansatte skal medvirke ved udformningen af jobbet for at sikre at jobbet har et rimeligt indhold, og at merbeskæftigelseskravet er opfyldt. Som ansat i et seniorjob skal man være registreret som arbejdssøgende i Jobcentret, og man har pligt til at stå til rådighed for formidlet ordinært arbejde. Ansættelsen skal ophøre når personen når efterlønsalderen, eller i tilfælde af at ansatte afslår et rimeligt tilbud om ordinært arbejde, eller ved manglende indbetaling til eller udmeldelse af arbejdsløshedskassen. I henhold til Vejledning til lov om seniorjob af hører ansættelsen af personer i seniorjob under kommunen som arbejdsgiver, og kommunen tilrettelægger selv hvordan det skal ske. Kommunen kan derfor ikke lade Jobcentret varetage opgaven med at ansætte, matche eller formidle personer i seniorjob. Langeland Kommune har den 22. januar 2014 modtaget 17 ansøgninger fra personer som opfylder betingelserne for at blive ansat i seniorjob. Ansættelsesperioderne varierer fra 2 måneder til 7 år, alt efter personernes alder og det tidspunkt, hvor de har eller har haft mulighed for at gå på efterløn. Økonomiudvalget drøfter området på sit møde den 4. februar 2013. - 476992 Åben VS: seniorjob - seniorjob.doc Ønske om at tillidsrepræsentanten involveres tidligt i forløbet ved ansættelse af personer i seniorjob. Ønske om medinddragelse i opgaver til seniorjobbere. Hovedudvalget ønsker løbende opdatering vedr. seniorjobbere. MED-udvalg informeres om seniorjobordningen. 8. Principper for stillingsopslag i forbindelse med personalereduktioner 12/2446 81.36.00A26 Åben sag
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 6 Direktionen afholdt den 22. januar 2013 møde hvor blandt andet de personalemæssige konsekvenser af budgetreduktionerne blev behandlet. Der har ved de seneste vakante stillinger været gennemført interne opslag med henblik på at besætte disse stillinger via intern rokering. Forventningen til konsekvensen af den interne rokering er at skabe muligheden for at kunne nedlægge stillinger, således at der fremadrettet kan undgås uansøgte afskedigelser. Det er naturligvis ganske klart for Direktionen, at vakante stillinger og efterfølgende interne rokeringer ikke pr automatik skaber grundlaget for at kunne nedlægge stillinger, men det er samtidig direktionens holdning, at samtlige muligheder for at udnytte den naturlige omsætning blandt medarbejdere skal vurderes. Det blev på Direktionsmødet konkluderet, at der i forbindelse med interne opslag skal ske en prioritering blandt vakante stillinger således, at alene de stillinger der kan skabe grundlaget for en intern rokering skal opslås internt. Udgangspunktet for interne opslag er, at det er samtlige vakante stillinger, men det er forudsætningen at udarbejde en såkaldt negativ liste hvor specielle stillinger med et snævert kompetencekrav opføres som stillinger der opslås eksternt. Det er herudover aftalt, at Direktionen på næstkommende møde den 29. januar 2013 skal behandle et oplæg, hvor der er peget på de konkrete driftsområder, hvor der fremadrettet skal ske personalemæssige reduktioner. Det er således meningen, at der på disse områder skal ske en normeringsændring, når den naturlige personaleomsætning giver en mulighed for det. Det skal præciseres, at en sådan måde at håndtere den aktuelle rekrutteringsproces på vil indebære, at stillinger vil kunne blive nedlagt inden der budgetmæssigt er et samtidigt krav. Det er direktionens holdning, at denne ulempe opvejes af at kunne undgå uansøgte afskedigelser, når der budgetmæssigt vil opstå et krav til reduktion. Når Direktionen på næstkommende møde den 29. januar 2013 har behandlet forslaget vedrørende områderne, hvor der skal ske normeringsmæssige reduktioner og samtidig udarbejdet forslag til en negativliste, vil dette forslag naturligvis både blive meldt ud ligesom der skal ske en behandling i MED udvalg. Det er forudsætningen, at forslaget behandles i Økonomiudvalget den 4. februar 2013, i Hovedudvalget den 5. februar 2013 og i Kommunalbestyrelsen den 11. februar 2013. Indtil da er det stadig forudsætningen, at vakante stillinger uden specielle faglige kompetencekrav opslås internt således, at Langeland Kommunes nuværende medarbejdere først får muligheden for at søge dem. vil blive eftersendt efter den 29. januar 2013. - 507882 Åben Principper for gennemførelse af stillingsreduktion - 508845 Åben Notat vedr redktion i administrative stillinger.pdf Notat vedr. reduktion i antallet af administrative stillinger blev udleveret på mødet og vedlægges som bilag til referatet.
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 7 Medarbejdersiden af Hovedudvalget gør klart, at der er fordele og ulemper ved hhv. intern og ekstern rekruttering, og der er ikke en klar holdning til hhv. den ene eller anden model. Det forudsættes dog, at der gennemføres intern rekruttering ved stillingsopslag, hvor kompetencerne er til stede i forhold til opgaveløsningen. 9. Deltidsansattes adgang til højere timetal 13/1382 81.03.00P00 Åben sag På møder den 12. december 2007 og 13. februar 2008 drøftede udvalget et oplæg til principper for deltidsansattes adgang til højere timetal. Baggrunden for denne drøftelse var, at der i trepartsaftalerne mellem regeringen, KL, Danske Regioner, LO, AC og FTF var blevet aftalt, at tjenestestedet skal have pligt til at tilbyde ledige timer til deltidsansatte medarbejdere, som ønsker en permanent forøgelse af arbejdstiden. Det blev i sagsfremstillingen til møderne påpeget, at det kan være vanskeligt at planlægge dette på områder som f.eks. ældreområdet, hvor der er mange deltidsansatte, der ønsker at bibeholde deres deltidsstillinger. Ligesom det fremadrettet vil være et problem, hvis man ikke tilpasser stillingerne til fuld tid, da det kan være svært at tiltrække medarbejdere her på Langeland, hvis man ikke kan tilbyde fuld tid. Det blev besluttet at sende forslaget til høring i alle Fælles MED-udvalg, hvorefter tilbagemeldingerne behandles i Hovedudvalget. Desværre er der ikke efter tilbagemeldingerne fra FMUerne foretaget nogen behandling i Hovedudvalget, desuden er aftalen mellem KL og KTO revideret med virkning fra 1. april 2011. På den baggrund forelægges sagen til fornyet drøftelse i Hovedudvalget. KTO har udgivet en vejledning, der kan findes på: http://www.kto.dk/media/8941/vejledning deltidsansattes_adgang ho ejere_timetal_kl.pdf Selve aftalen kan læses på: http://www.kl.dk/imagevault/images/id_34469/scope_0/imagevaulthan dler.aspx - 502548 Åben Notat fra ledelsen
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 8 Oplæg udarbejdes til næste møde i Hovedudvalget. Anni Bagge Jensen, Sabine Christensen Bostan 10. Guide om ligestilling og ansættelse 11/11246 81.00.15G01 Åben sag Ligestillingsudvalget har udarbejdet Guide om ligestilling og ansættelse for Langeland Kommune. Ligestillingsudvalget ønsker, at guiden fremsendes til orientering i MED-udvalgene og det politiske system. - 477663 Åben Guide om ligestilling og ansættelse Til orientering. Anni Bagge Jensen, Sabine Christensen Bostan 11. Eventuelt 13/1416 81.38.04P35 Åben sag MED-aftalen er sendt til Forhandlingsudvalget, som aftaler et møde. Punkt til næste møde: Frivillige - arbejdsret Anni Bagge Jensen, Sabine Christensen Bostan
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 9 soversigt Punkt nr. Tilgang Titel 1 Åben 04-12-2012 2 Åben Arbejdsskadestatistik 1. november 2012 til 31. december 2012 3 Åben Budgetprocessen 2014-2017.pdf 4 Åben Arbejdsmiljøredegrørelse 2012 6 Åben Udkast til MUS skema 7 Åben VS: seniorjob - seniorjob.doc 8 Åben Principper for gennemførelse af stillingsreduktion 8 Åben Notat vedr redktion i administrative stillinger.pdf 9 Åben Notat fra ledelsen 10 Åben Guide om ligestilling og ansættelse
Hovedudvalget, Tirsdag den 05-02-2013 10 Underskriftsside Jørgen Christiansen - Formand Alice Nielsen - Medlem Kurt Habekost - Medlem Else Wolsgård - Medlem René Nielsen - Medlem Finn Riis - Medlem Peter Slifsgaard - Medlem Josephine Hansen - Medlem Anni Bagge Jensen - Medlem Kirsten Larsen - Medlem Leo Nielsen - Medlem Kurt Karlsson - Medlem Susanne Clausen - Medlem Sabine Christensen Bostan - Medlem