Forslag til ny organisering og ledelsesstruktur Notat januar 2013 1
Baggrund De nuværende opgaver og medarbejdere i på beskæftigelsesområdet samles fremadrettet med de opgaver og medarbejdere i Borgerservice, der arbejder med borgernes forsørgelsesydelser mv. På et lederseminar den 23. og 24. oktober 2012, har ledergruppen udarbejdet et forslag til en ny organisering og ledelsesstruktur. I nedenstående er givet et overblik over forslaget. 1. Forslag til organisering af beskæftigelsesområdet I dette afsnit er først oplistet de bærende principper og væsentlige hensyn der ligger bag forslaget til organisering af beskæftigelsesområdet. Derefter er forslaget til den nye organisering skitseret i et organisationsdiagram med tilhørende beskrivelse af de overordnede opgaver i de enkelte afdelinger. 1.1.Bærende principper og væsentlige hensyn Ledergruppen har formuleret et sæt af bærende principper og væsentlige hensyn, som de ønsker den fremtidige organisering skal designes ud fra og leve op til. Det drejer sig om, at ledergruppen ønsker en organisering, hvor der er: Klar opgave og -ansvarsplacering Den nye organisering skal sikre klarhed og entydighed i placering af opgaver, kompetencer, og ansvar herunder ansvaret for at tage initiativer på udpegede områder. Og samtidig skal organise-ringen understøtte et velfungerende samarbejde på tværs af enhederne. Klarhed for borgere og virksomheder Den nye organisering skal sikre, at der er størst mulig klarhed for borgere og virksomheder i kontakten med beskæftigelsesindsatsen i Ringsted Kommune. Der skal sikres klarhed om hvor borgere og virksomheder skal henvende sig i den nye organisering, og antallet af skift mellem enheder for borgere og virksomheder skal minimeres. Fleksibilitet og evne til omstilling Den nye organisering skal sikre fleksibilitet og evne til hurtig omstilling i opgaveløsningen. Beskæftigelsesindsatsen er præget af konstante forandringer og det er afgørende at organiseringen er gearet til at håndtere disse. Den nye organisering skal sikre mulighed for samarbejde og projektorganisering på tværs af de forskellige enheder den tværgående projektorganisering kan omfatte såvel mere permanente opgaver som midlertidige ad hoc opgaver. Sikker drift og udvikling skal gå hånd i hånd Den nye organisering skal understøtte gode rammer for sikker drift, hvor der er fokus på at levere en indsats der lever op til lovgivningen, budgettet samt lever op 2
til målene for resultater og kvalitet mv. Det kræver bl.a. klarhed om opgave- og ansvarsplacering og en vis stabilitet i indsatsen. Samtidig skal organiseringen understøtte, at der parallelt med sikker drift kan ske en videreudvikling af indsatsen og de metoder der anvendes i indsatsen. Herunder en udvikling af medarbejderne. 3
Godt arbejdsmiljø Den nye organisering skal understøtte et godt arbejdsmiljø, hvor alle medarbejdere får de bedst mulige og ensartede vilkår for løsning af deres respektive opgaver. Samtidig skal organiseringen understøtte, at der kan tænkes og løses opgaver på tværs af enhederne, og at det dermed bliver muligt at afhjælpe særlige akutte problemstillinger i en af enhederne. 1.2.Forslag til ny organisering af beskæftigelsesområdet Med afsæt i de bærende principper er der udarbejdet følgende forslag til fremtidig organisering. Den nye organisering består af de opgaver og medarbejdere, der tidligere har været placeret i henholdsvis jobcentret, projektafdelingen (MAC), ungeenheden samt de opgaver og medarbejdere i Borgerservice, der arbejder med borgernes forsørgelsesydelser mv. Den nye organisering dækker således den samlede beskæftigelsesindsats, forsørgelsesydelser til borgere samt indsatsen for de unge fra de forlader folkeskolen. Forslaget til ny organisering er bygget op omkring seks afdelinger / søjler (de grønne), tre tværgående indsatsområder (de lilla) og et sekretariat (lyseblå) jf. figuren. 4
Den nye organisering vil bestå af 6 ledere og 122 medarbejdere heraf 104 ansat under konto 6 og 18 ansat under konto 5. Alle opgaver og medarbejdere i den nye organisering placeres under en fælles arbejdsmarkedschef, der er leder for hele området og dermed for alle enheder i organisationen. Derudover vil ledergruppen bestå af 1 souschef, 3 afsnitsleder og 1 institutionsleder. I nedenstående er først givet et overblik over forslaget til hovedopgaver og teams i de enkelte afdelinger / søjler. Derefter gives et overblik over forslaget til de tværgående indsatsområder og til sidst er der en beskrivelse af opgaverne i sekretariatet. De 6 afdelinger / søjler: Sygedagpenge mv. Afdelingen vil bestå af to teams: 1 Et team der arbejder med opfølgning på sygedagpengesager 2 Et team der arbejder med ledighedsydelse, revalidering og diverse sager. Hovedopgaverne i overskrifter er: Modtagelse og matchkategorisering Samtaler og udarbejdelse af planer Afklaring, udredning og aktivering Opfølgning Ressourceprofiler Etablering af delvise raskmeldinger, fleksjob og kontakt til arbejdsgiver Samarbejde med eksterne samarbejdspartnere og leverandører Klagesager Rådgivning og vejledning af borgere uden ydelse (hjælpemidler, handicapindsats mv.) Kontanthjælp mv. Afdelingen vil bestå af tre teams: 1 Et team der arbejder med match 1 3 Et team der arbejder med match 2 4 Et team der arbejder med match 3 og ressourceforløb Udover de tre teams er integrationsindsatsen også placeret i afdelingen. Hovedopgaverne i overskrifter er: 5
Modtagelse og matchkategorisering Samtaler og udarbejdelse af planer Kontaktforløb og aktivering Opfølgning Ressourceprofiler Indsatsen for integrationsborgere danskuddannelse, samtaler, opfølgning mv. Etablering af praktik og løntilskud samt udplacering og opfølgning på forløb i virksomheder Samarbejde med eksterne samarbejdspartnere og leverandører Klagesager Ydelse mv. Afdelingen vil bestå af to teams og to medarbejdergrupper: 1 Et team der arbejder med ydelser knyttet til sygedagpengemodtagere 5 Et team der arbejder med ydelser knyttet til kontanthjælpemodtagere 6 En særlig økonomigruppe der står for betaling af godtgørelse. tilbud, løntilskud mv. 7 Modtagelsen i Jobcentret administrative medarbejdere Hovedopgaverne i overskrifter er: Alle forsørgelsesydelsesrelaterede opgaver Enkeltydelser Kontanthjælpsudbetaling Sygedagpengeudbetaling Klagesager Samarbejde med andre afdelinger på beskæftigelsesområdet Særlige opgaver herunder repatriering og garantistillelse Særlige opgaver der løses i økonomigruppen og hos de fire medarbejdere i fronten. Der udestår en endelig afklaring af, hvilke opgaver der kommer med fra Borgerservice. Forsikrede ledige a-dagpenge Hovedopgaverne i overskrifter er: Samtaler og udarbejdelse af jobplaner Kontaktforløb og aktivering Opfølgning Etablering af løntilskuds-, virksomhedspraktik- og voksenlærlingepladser mv. 6
Klagesager Samarbejde med eksterne samarbejdspartnere a-kasser og leverandører Ungeenheden Ungeenheden er en relativ nyoprettet organisatorisk enhed i Ringsted Kommune. Der er derfor ikke sket justeringer af denne enhed i forbindelse med overvejelserne om ny organisering mv. Projektafdeling / Institution - MAC Projektafdelingen er organiseret i tre enheder / projekter: 1 MB 12 der er målrettet match 2 ledige 8 Rikova der er målrettet udsatte grupper 9 Job og vejledning der er målrettet match 1 ledige Hovedopgaverne i overskrifter er: Aktivering af de forskellige målgrupper Afklaring og vejledning Opkvalificering og træning Udplacering Samarbejde med de øvrige afdelinger på beskæftigelsesområdet De tre tværgående indsatsområder Det foreslås, at der arbejdes med tre centrale indsatser, der går på tværs af flere afdelinger / søjler i den nye organisering. Det gælder rehabiliteringsindsatsen, virksomhedsindsatsen og de administrative opgaver. Det foreslås, at disse opgaver organiseres i en matrixorganisering, hvor opgaver og medarbejdere er placeret i den enkelte afdeling / søjle, men samtidig er tilknyttet en tværgående organisering. Den tværgående organisering skal sikre fokus på delopgaven, optimal ressourceanvendelse, mindre sårbarhed samt fælles linje og ensartethed i indsats og metoder på tværs af afdelinger / søjler mv. Udover de tværgående områder er det generelt ambitionen at samarbejde på tværs af de enkelte afdelinger og teams. Eksempelvis vil der være fokus på et tæt samarbejde på tværs af teamet der arbejder med kontanthjælpsmodtagere match 1 og teamet der arbejder med de forsikrede ledige. Ligesom der planlægges et tæt samarbejde mellem Ydelse og Sygedagpengeafdelingen mv. I nedenstående er de tre tværgående indsatsområder beskrevet. Tværgående rehabiliteringsindsats Der er allerede i en periode arbejdet med etablering af en tværfaglig rehabiliteringsindsats. Det foreslås, at den tværgående rehabiliteringsindsats 7
fremadrettet går på tværs af sygedagpengeafdelingen, kontanthjælpsafdelingen (match 2 og 3) samt ungeenheden. Den tværgående rehabiliteringsindsats skal ses i sammenhæng med den nye førtidspensions- og fleksjobreform, hvor der bl.a. stilles krav om etablering af et tværfagligt rehabiliteringsteam bestående af repræsentanter fra beskæftigelses-, social-, sundheds- og ungeområdet m.fl. Det forventes, at den tværgående rehabiliteringsindsats i den nye organisering, vil blive bærende i forhold til etableringen af og arbejdet i det nye tværfaglige rehabiliteringsteam. Forslaget til placeringen af den tværgående rehabiliteringsindsats på tværs af de tre afdelinger, skal ses i sammenhæng med, at alle afdelinger vil have borgere, der har behov for og gavn af en tværfaglig indsats. Det foreslås derudover, at det fremadrettet ikke skal være muligt at visitere borgere til match 3 medmindre borgeren har været igennem rehabiliteringsindsatsen. Det ledelsesmæssige ansvar for den samlede rehabiliteringsindsats foreslås placeret hos Lisbeth Jeritslev. Dog vil Inge Filsøe indgå i de ledelsesmæssige overvejelser og beslutninger om videreudvikling af rehabiliteringsindsatsen. Tværgående administrativ opgaveløsning Det foreslås, at der etableres et tværgående administrativt team, der varetager en række forskellige administrative opgaver i de enkelte afdelinger / søjler og på tværs af organisationen. Det foreslås, at medarbejderne placeres i de enkelte afdelinger og refererer ledelsesmæssigt til deres respektive afdelingsledere. Formålet med det tværgående team er at sikre en optimal løsning af de administrative opgaver, minimere sårbarheden ved sygdom og ferie mv. samt sikre at de administrative medarbejdere har et fagligt tilhørsforhold og faglig sparring mv. Det foreslås, at der udpeges en koordinator, der står for at planlægge og koordinere den daglige opgaveløsning i teamet herunder at afvikle møder med teamet. Koordinatoren kommer fra sekretariatet og har ikke ledelsesbeføjelser. Tværgående virksomhedsindsats Det foreslås, at virksomhedsindsatsen og jobkonsulenterne placeres i de enkelte afdelinger / søjler i den nye organisering. Derved sikres det, at jobkonsulenterne er specialiserede i forhold til de målgrupper og opgaver der arbejdes med i de enkelte afdelinger / søjler. Jobkonsulenterne refererer til deres respektive afdelings- /søjleleder og indgår i møderne i afdelingerne mv. For at sikre en fælles linje i kontakten til og servicen overfor virksomhederne samt for at åbne mulighed for at prioritere ressourcer til at igangsætte særlige virksomhedsrettede kampagner mv. foreslås det, at der etableres en tværgående virksomhedsindsats. Det foreslås, at den tværgående virksomhedsindsats får til opgave at sikre: Fælles linje i service og kvalitet ift. virksomhederne Koordinering af virksomhedskontakten 8
Optimering af virksomhedskontakt Prioritering af kampagner og andre tværgående virksomhedsrettede aktiviteter Opfølgning på resultaterne af virksomhedsindsatsen Mv. Det foreslås, at der udpeges en koordinator for den tværgående virksomhedsindsats. 9
Sekretariatet Sekretariatets opgaver retter sig dels mod betjening af den politiske og administrative ledelse og dels mod at understøtte driften og de enkelte ledere i organisationen. Sekretariatet har følgende opgaver: Betjening af udvalg, LBR og direktion mv. Udarbejdelse af beskæftigelsesplan og resultatrevision Sekretær for MED Sagskontrol, sagsgangsbeskrivelser, tovholder på revisionen Personaleadministrative sager IT-systemansvarlige (tovholder på opgaven) Leverandørstyring udbudsforretninger (tovholder på opgaven) Ad hoc opgaver understøtning af ledergruppen på udvalgte opgaver Koordinator for det administrative team Postfordeling Medarbejderne i sekretariatet referer til arbejdsmarkedschefen, men kan på udvalgte områder referere fagligt og opgavemæssigt til en anden leder i organisationen. I forhold til en række opgaver vedrørende økonomi og analyser trækkes der på økonomistaben og i forhold til juridiske spørgsmål trækkes der på egen forvaltning. 1 Forslag til ny ledelsesstruktur på beskæftigelsesområdet Som nævnt ovenfor består den nye organisering af 6 ledere og 122 medarbejdere heraf 104 ansat under konto 6 og 18 ansat under konto 5. Ledergruppen består af 1 arbejdsmarkedschef, 1 souschef, 3 afsnitsleder og 1 institutionsleder. 1.3. Bærende principper og væsentlige hensyn Som et vigtigt element i beslutningsgrundlaget om ny ledelsesstruktur på beskæftigelsesområdet, har ledergruppen formuleret et sæt af bærende principper og væsentlige hensyn omkring den fremtidige fordeling af ledelsesopgaver og -ansvar. Ensartet byrdefordeling og brug af ledernes styrker Det skal tilstræbes, at der er en ensartet byrdefordeling på tværs af ledergruppen. Der skal sikres en vis ensartethed i antallet af medarbejdere og tyngde / kompleksitet i opgaverne på tværs af lederne. Det skal tilstræbes, at de enkelte leders styrker og kompetencer udnyttes optimalt i lederstrukturen. Alle ledere skal løse driftsopgaver og tværgående opgaver. 10
Klarhed i ledelsesstrukturen Der skal være klarhed over, hvem i ledergruppen der har hvilke opgaver og ansvarsområder samt hvilken kompetence den enkelte leder har på sine opgave- og ansvarsområder. Der skal være klarhed over opgaver og ansvar for lederne i de tværgående indsatsområder og opgaver. Fleksibilitet i lederstrukturen Alle ledere skal være parat til at påtage sig ad hoc opgaver og tværgående opgaver efter behov. Derudover skal lederne være parat til at hjælpe og understøtte hinanden i særligt situationer. Fokus på at udvikle lederrollen Der skal arbejdes med at skabe mere tid og rum til ledelse. Det kan eksempelvis gøres ved at ansætte koordinatorer på de tunge opgaveområder, uddelegere flere opgaver til medarbejderne, optimere ledernes tidsforbrug til interne og eksterne møder mv. Der skal arbejdes med at få ledergruppen til at fremstå som en samlet ledergruppe, der understøtter hinanden i løsningen af lederopgaverne. 2 Den videre proces og implementering I dette afsnit er oplistet en række punkter, som ledergruppen har aftalt at arbejde videre med i forbindelse med opstart og implementering af den nye organisering og ledelsesstruktur. Derefter er der oplistet en række opgaver og spor i implementeringen af den nye organisering og ledelsesstruktur. 1.4.Særlige punkter som ledergruppen skal arbejde videre med I nedenstående er oplistet en række særlige punkter, som ledergruppen vil arbejde videre med: 1. Der skal ske en nærmere drøftelse og afklaring af, hvilke opgaver der overføres fra Borgerservice til den nye organisering på Beskæftigelsesområdet. Herunder i hvilket omfang der følger ressourcer med der modsvarer opgavernes omfang og kompetencer mv. Drøftelsen forberedes og afvikles i dialog og samarbejde mellem Susanne og Tonie. 2. Ledergruppen vil arbejde videre med at formulere værdier for ledelse og et ledelsesgrundlag. Herunder skal der arbejdes med, hvordan der skal bedrives ledelse og hvad lederne skal bruge tid og ressourcer på mv. 3. Ledergruppen vil drøfte på, hvilke områder og til hvilke opgavetyper der kan udpeges særlige koordinatorer, der kan supplere og aflaste lederne. Herunder hvilke opgaver, roller og ansvar der kan placeres hos koordinatorer. 4. For at optimere samarbejdet og ressourceforbruget mest muligt placeres ydelsesafdelingen fysisk (lokalemæssigt) mellem sygedagpengeafdelingen og 11
kontanthjælpsafdelingen. Derudover igangsættes der et LEAN-projekt der fokuserer på at optimere opgaveløsningen og samarbejdet mellem ydelsesafdelingen og sygedagpengeafdelingen. 5. Der skal ske en nærmere drøftelse og afklaring af, hvordan diverse sager i sygedagpenge-afdelingen håndteres fremadrettet. Der er behov for at få drøftes og fastlagt en ny faglig linje på området. 6. Ledergruppen har som en del den ovenfor beskrevne organisering foreslået, at der kun kan ske visitation af borgere til match 3, hvis borgeren først går igennem rehabiliteringsindsatsen. Dette skal udmøntes i forbindelse med implementeringen af den nye organisering. 1.5.Opgaver og spor i implementeringen I nedenstående er oplistet centrale spor og aktiviteter i implementeringen af den nye organisering og ledelsesstruktur. Der planlægges efter, at den nye organisering og ledelsesstruktur er endelig på plads og fuldt implementeret 1. april 2013. Spor 1: Færdiggørelse og trykprøvning i ledergruppen Med afsæt i dette notat sker der en drøftelse og trykprøvning af forslaget til ny organisering og ledelsesstruktur i ledergruppen. Derudover drøfter og tager ledergruppen stilling til: Afklaring med Borgerservice om opgaver og ressourcer Normering af de enkelte afdelinger og teams Model for placering af de medarbejdere der skifter opgaver/placering mv. Overvejelse om betydningen af den nye FØP og fleksjob reform Samordning af åbningstider mv. Spor 2: Præsentation, høring og godkendelse mv: Forslaget til organisering og ledelsesstruktur skal igennem flere organer før det er godkendt og klar til implementering. Der er følgende trin: Præsentation for og godkendelse i direktionen Præsentation for medarbejderne på et personalemøde for alle 1. høring i MED Orientering og høring i OMU område MED Politisk behandling Endelig godkendelse i MED Spor 3: Medarbejderinddragelse Det er afgørende med inddragelse af medarbejderne i den endelige udmøntning af den nye organisering og ledelsesstruktur. Der skal derfor tilrettelægges en proces som åbner op for og giver tid til medarbejderinddragelse. 12
Ledergruppen pegede på følgende emner, hvor det vil være oplagt at sikre medarbejderinddragelse: Hvordan sikres en fælles kultur m.h.t. bl.a. traditioner, arbejdsform, møder mv. Arbejdsgrupper om særlige områder/snitflader i den nye organisation: o Koordinatorrollen for virksomhedsindsatsen o Nyt team med match 3 og ressourceforløb o Snitflade mellem ydelsesafdelingen og sygedagpengeafdelingen m.fl. o Økonomigruppen i ydelsesafdelingen o Mv. Lokaler, flytning, IT, telefoner mv. Udover disse emner skal der åbnes op for, at medarbejderne kan komme med yderligere forslag til arbejdsgrupper eller drøftelser mv. Spor 4: Implementeringsplan og kommunikationsplan mv. Der er behov for at få udarbejdet en mere detaljeret tids- og aktivitetsplan for implementeringen af ny organisering og ledelsesstruktur. I den forbindelse er det vigtigt at få nedbrudt implementeringen i en række faser og spor samt at få udpeget de centrale milepæle i implementeringen og en entydig ansvarsplacering af de forskellige opgaver i implementeringen. Derudover kan der med fordel udarbejdes en kommunikationsplan i ft. implementeringen. Herunder en plan for, hvem i ledergruppen der kommunikerer om hvad, hvordan der kommunikeres og hvornår det foregår mv. Spor 5: Åbningsarrangement Der skal tages initiativ til og planlægges et åbningsarrangement. 13