Dato: 25-04-2016 Henvendelser vedrørende Vejle Kommune Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne, har fra dig og, der begge er medlemmer af kommunalbestyrelsen i Vejle Kommune, modtaget henvendelser om en sag om kommunens køb i sommeren 2013 af en ejerlejlighed beliggende i et multikulturhus i Jelling. Henvendelserne vedrører bl.a. spørgsmålet om sagsindsigt efter kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, herunder særligt i en nærmere bestemt mail, som Vejle Kommune efter det oplyste har slettet, og som kommunen ikke længere er i besiddelse af, og således ikke har meddelt jer sagsindsigt i. Det fremgår af sagen, at anmodningen om indsigt i den omhandlede mail er fremsat med henblik på en undersøgelse af, om kommunalbestyrelsens beslutning om købet af ejerlejligheden er udmøntet i overensstemmelse med sit indhold. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2014-206188 SAGSBEHANDLER: Lise Riddersholm Husted Telefon: 7256 7000 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Sagen har givet Statsforvaltningen anledning til at tage stilling til, om Vejle Kommunens håndtering af den omhandlede mail er i overensstemmelse med lovgivningen, herunder de kriterier, der gælder for sletning af dokumenter, der er sendt til en myndighed. Statsforvaltningen har ikke fundet anledning til at tage stilling til, om kommunalbestyrelsens beslutning om købet af ejerlejligheden de facto er udmøntet i overensstemmelse med sit indhold. Resumé Det er, som sagen foreligger oplyst for Statsforvaltningen, Statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Kommunes håndtering af den omhandlede mail ikke indebærer en tilsidesættelse af bestemmelsen i kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, om kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til sagsindsigt i dokumenter, 1
som i endelig form foreligger i kommunens administration. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Ved brev af 10. december 2013 rettede, medlem af kommunalbestyrelsen i Vejle Kommune, henvendelse til Statsforvaltningen vedrørende en sag, som blev behandlet i kommunalbestyrelsen på møde den 26. juni 2013. Sagen vedrørte kommunens køb i sommeren 2013 af en ejerlejlighed beliggende i et multikulturhus, Byens Hus, i Jelling, herunder betingelserne for kommunens køb af ejendommen. Ved brev af 9. januar 2014 rettede, ligeledes medlem af kommunalbestyrelsen i Vejle Kommune, henvendelse til Statsforvaltningen vedrørende sagen. Ved henvendelserne er vedlagt en række bilag, herunder beslutningsprotokol fra kommunalbestyrelsesmøde den 26. juni 2013, hvor kommunalbestyrelsen tog stilling til spørgsmålet om ejendomskøbet, herunder vilkårene herfor. Det fremgår af sagens akter, herunder ovennævnte beslutningsprotokol, at baggrunden for kommunens køb af den omhandlede ejendom, der udgør en af fire ejerlejligheder i multikulturhuset i Jelling- Byens Hus- var, at ejeren af den omhandlede ejendom, foreningen Gang i Midtbyen (herefter GIM), der sammen med Vejle Kommune gennem en årrække havde arbejdet for etableringen af Byens Hus, havde anmodet kommunen om at købe ejerlejligheden. Baggrunden for anmodningen var, at foreningen ikke havde mulighed for at forrente og afdrage på et byggelån, som foreningen i forbindelse med etableringen havde optaget i Den Jyske Sparekasse (herefter DJS). Uanset kommunens køb af ejendommen ville der dog fortsat bestå et økonomisk mellemværende mellem DJS og GIM for den resterende del af byggelånet, som ikke ville blive indfriet i forbindelse med handelen. Under hensyn til at foreningen fortsat skulle stå for driften af Byens Hus og i den forbindelse modtage driftstilskud fra kommunen, indgik det, jf. sagsfremstillingen for kommunalbestyrelsen i sagen, som en forudsætning for Vejle Kommunes køb af ejerlejligheden, "at Den Jyske Sparekasse samtidig afskriver et eventuelt økonomisk restkrav mod GIM... ". Herved ville kommunen undgå, at et fremtidigt driftstilskud fra kommunen til foreningen blot medgik til afvikling af en gæld til kreditor, som ellers af denne blot måtte afskrives. Statsforvaltningen har foruden ovennævnte henvendelser af 10. december 2013 og 9. januar 2014 senere modtaget supplerende henvendelser fra jer, herunder henvendelser, hvori l er fremkommet med bemærkninger til Vejle Kommunes nedennævnte udtalelse til Statsforvaltningen i sagen. 2
De henvendelser, som Statsforvaltningen har modtaget fra jer, omhandler efter Statsforvaltningens opfattelse i det væsentligste et spørgsmål om, hvorvidt Vejle Kommune har tilsidesat bestemmelsen i kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, idet kommunen ikke har givet her indsigt i en nærmere bestemt mail, som l specifikt havde udbedt jer, og som l mener at have krav på indsigt i. Det fremgår således af sagens akter, at l begge havde anmodet om sagsindsigt i kommunens sag vedr. kommunens køb af den omhandlede ejendom. Anmodningerne om sagsindsigt blev, som Statsforvaltningen forstår sagen, fremsat, fordi l ønskede belyst, om forudsætningen om, at DJS samtidig afskrev et økonomisk restkrav mod GIM, faktisk blev opfyldt. Det fremgår endvidere af sagens akter, at l begge specifikt har bedt om indsigt i en nærmere bestemt mail sendt fra DJS til kommunen den 3. juli 2013, idet denne mail efter jeres opfattelse, skulle have særlig betydning for en afklaring heraf. Der kan i den forbindelse bl.a. henvises til den korrespondance med forvaltningen i Vejle Kommune, som har vedlagt sit brev af 27. april 2014 til Statsforvaltningen. Der kan endvidere bl.a. henvises til den korrespondance med forvaltningen i Vejle Kommune, som har vedlagt sit brev dateret 7. april 2014 til Statsforvaltningen. Vejle Kommune har ved breve af 25. februar 2014 fremsendt udtalelser til Statsforvaltningen. Der er i den forbindelse oplyst om sagsforløbet vedr. den omhandlede ejendomshandel, herunder forudsætningerne for kommunens køb af ejendommen, jf. ovenfor om sagsfremstillingen for kommunalbestyrelsen vedr. dette punkt. Af kommunens udtalelser fremgår bl.a. følgende: "Ved mail af 3. juli 2013 til Vejle Kommune oplyste Den Jyske Sparekasse, at foreningen Gang i Midtbyens restgæld "samtidig akkorderes på nærmere vilkår," og "at GIM i henholdsvis 2014 og 2015 modtager et beløb stort kr. 100.000 ind. moms fra DJS og afskrives som led i akkorden samtidig med, at de udbetales." Foreningen Gang i Midtbyen bekræftede i mail af samme dag (3. juli 2013) den i mailen fra Den Jyske Sparekasse anførte aftale. Byrådsmedlem... [ ] har ønsket at se aftalen mellem Den Jyske Sparekasse og foreningen Gang i Midtbyen i sin fulde udstrækning med henblik på en vurdering af, om aftalen er i overensstemmelse med det Vejle Byråd i sit møde den 26. juni 2013 besluttede. Specielt har udvist interesse for en tilbagekaldt og slettet mail. Sagen om køb af ejerlejlighed nr. 2 og den opstillede forudsætning blev efter anmodning fra byrådsmedlem drøftet af Byrådet uden for dagsordenen i forlængelse af Vejle Byråds møde den 27. november 2013. Borgmester Arne Sigtenbjerggaard gav Byrådet en mundtlig redegørelse i sagen. Det blev i den forbindelse af borgmesteren præciseret, at der ifølge det oplyste fra både forening Gang i Midtbyen og Den Jyske Sparekasse samtidig med accepten af Vejle Kommunes købstilbud var indgået en 3
aftale, der indebar en 100% akkordering af sparekassens resttilgodehavende. Denne redegørelse blev af Byrådet taget til efterretning. Det må antages, at der er en saglig kommunal interesse i at sikre, at kommunale tilskud anvendes til formålet, i den konkrete sag til kulturelle aktiviteter, og dermed undgå, at driftstilskud til kulturelle aktiviteter ikke medgår til at forrente og afdrage en forenings gæld, der ellers måtte afskrives af kreditor. Dette lovlige kommunale formål blev opnået ved aftalen mellem foreningen Gang i Midtbyen og Den Jyske Sparekasse om en 100% akkordering af gælden. Udtrykket "samtidig" skal derfor forstås på den måde, at en aftale om akkordering skulle være en samlet aftale, der omfattede hele gælden, så sparekassen ikke efterfølgende kunne gøre noget krav gældende overfor foreningen. Til gengæld kan det ikke anses for en saglig kommunal interesse at forsøge at regulere eller afdække mulige elementer i aftalen mellem Den Jyske Sparekasse og foreningen Gang i Midtbyen. Den saglige kommunale interesse kan således ikke som ønsket af byrådsmedlem [ ] udstrækkes til at omfatte et krav om indsigt i og kendskab til samtlige detaljer i aftalen. Den kommunale interesse i forudsætningen for køb af ejerlejlighed nr. 2 må anses for opfyldt ved en samlet aftale om 100% akkordering af gælden. Vejle Byråds beslutning af 26. juni 2013 er således bragt til udførelse i overensstemmelse med sit indhold. Af kommunens udtalelser fremgår om den mail, som spørgsmålet om sagsindsigt særligt omhandler, følgende: For så vidt angår spørgsmålet om den slettede mail, er det korrekt, at Den Jyske Sparekasse sendte en mail om aftalen mellem Den Jyske Sparekasse og foreningen Gang i Midtbyen om akkordering af foreningens gæld. Denne mail blev dog straks tilbagekaldt af den Jyske Sparekasse og erstattet af en mail af 3. juli 2013, der er journaliseret på sagen. Den første mail blev af Den Jyske Sparekasse anset som fremsendt ved en fejl og blev tilbagekaldt af sparekassen inden journalisering. Den jyske Sparekasse anmodede i den forbindelse om, at mailen blev slettet. Vejle Kommune slettede derfor mailen." Vejle Kommune anfører i sin udtalelse under henvisning til forskellig juridisk litteratur at det må anses til at være udtryk for gældende ret, at en mail, der er fremsendt ved en fejl, kan kaldes tilbage og slettes, når blot tilbagekaldelsen sker kort tid efter fremsendelsen, og inden eventuel journalisering har fundet sted. Det anføres, at indholdet af den tilbagekaldte mail således må anses for at være helt uden betydning for sagen og derfor ikke kan anses for at være af interesse for det efterfølgende forløb. Om den omhandlede mail og omstændighederne omkring kommunens modtagelse og DJS's tilbagekaldelse af mailen fremgår af jeres korrespondance med forvaltningen i Vejle Kommune, som er fremsendt til Statsforvaltningen ved jeres henvendelser dateret 7. april 2014 ( 4
) og 27. april 2014 ( ), bl.a., at l flere gange har rettet henvendelse til forvaltningen vedr. den omhandlede mail. Det fremgår videre, at forvaltningen over for bl.a. kommunens økonomiudvalg har oplyst, at tilbagekaldelsen og anmodning om sletning blev fremsat umiddelbart efter, at mailen var modtaget, og at tilbagekaldelsen blev begrundet med, at mailen var fremsendt ved en fejl. Videre fremgår af sagen, at tilbagekaldelsen skete telefonisk, og at der ikke er gjort notat om korrespondancen herom. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Spørgsmål om god forvaltningsskik er ikke omfattet af Statsforvaltningens kompetence. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Sagen har givet Statsforvaltningen anledning til at tage stilling til, om Vejle Kommunens håndtering af den omhandlede mail indebærer en tilsidesættelse af retten til sagsindsigt efter kommunestyrelseslovens 9, stk. 1. Det fremgår af sagens akter, at l under henvisning til kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, om kommunalbestyrelsesmedlemmers adgang til sagsindsigt har anmodet om sagsindsigt i en nærmere bestemt mail, som Vejle Kommune efter det oplyste ikke er i besiddelse af, idet mailen blev slettet umiddelbart efter modtagelsen. Det bemærkes, at mailen således heller ikke er forelagt for Statsforvaltningen i forbindelse med behandlingen af tilsynssagen. Bestemmelsen i kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, (lovbekendtgørelse nr. 769 af 9. juni 2015) lyder sådan: " 9. Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration." Social- og Indenrigsministeriet har som øverste kommunale tilsynsmyndighed ved flere lejligheder udtalt sig om retten til sagsindsigt, herunder ved brev af 8. december 2011 til en statsforvaltning 1. Af ministeriets udtalelse fremgår bl.a., at retten til sagsindsigt knytter sig til hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem, og at baggrunden for denne ret navnlig er, at kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed, jf. herved 2, stk. 1, i kommunestyrelsesloven, hvorefter kommunens anliggender styres af kommunalbestyrelsen. Retten til sagsindsigt har således til formål at give det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem den adgang til informationer om kommunens anliggender, som er nødvendige for, at den pågældende kan varetage sit hverv som kommunalbestyrelsesmedlem, herunder udfylde den kontrolfunktion, 1 Udtalelsen kan findes på Social - og Indenrigsministeriets hjemmeside under overskriften Resumédatabase. 5
som er forbundet med, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem er medansvarligt for den kommunale forvaltning. Med hensyn til, hvilket materiale bestemmelsen giver adgang til, kan henvises til Kommunestyrelsesloven med Kommentarer, 2010, Hans B. Thomsen m.fl., s. 95 f. Det fremgår af note 65 i Karnov til bestemmelsen, at spørgsmålet om, hvorvidt materialet kan siges at foreligge i kommunens administration, må afgøres efter samme kriterier som efter offentlighedslovens 7, hvorefter dokumentet skal være indgået til eller oprettet af forvaltningsmyndigheden som led i administrativ sagsbehandling som led i dens virksomhed. Der henvises herved til notat af 26. marts 2014 fra det daværende Økonomi-og lndenrigsministerium 2. 3 Om denne betingelse er opfyldt, beror på, om dokumentet er tillagt eller kan tillægges betydning for myndighedens administrative virksomhed på området 4. Idet der efter kommunens oplysninger i sagen er tale om en mail "om aftalen mellem Den Jyske Sparekasse og foreningen Gang i Midtbyen om akkordering af foreningens gæld" og dermed en mail, som blev fremsendt i relation til kommunalbestyrelsens beslutning på mødet den 26. juni 2013, er det Statsforvaltningens opfattelse, at den omhandlede mail er modtaget af Vejle Kommune, og at det er sket som led i dennes administrative sagsbehandling. Der skal herefter tages stilling til, hvilken betydning det har for retten til sagsindsigt, at den omhandlede mail er slettet med henvisning til, at afsenderen har ønsket at tilbagekalde den, fordi fremsendelsen oplyses at være sket ved en fejl. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at dette må afgøres efter de kriterier, som indgår ved vurdering af dette spørgsmål i forhold til spørgsmål om ret til aktindsigt efter offentlighedsloven. Det følger af offentlighedslovens 7, stk. 2, nr. 1, at retten til aktindsigt (med de i 19-35 nævnte undtagelser) omfatter alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag. Spørgsmålet om, hvilken betydning det har, at et dokument er fremsendt til en offentlig myndighed ved en fejl eller, at den private part, som har fremsendt et dokument har fortrudt fremsendelsen, er behandlet forskellige steder i den juridiske litteratur. Hos Jon Andersen, Offentlighed i forvaltningen, DJØF, 2013, er spørgsmålet behandlet under behandlingen af dokumentbegrebet. På side 59 er anført følgende: 2 Notatet k an findes p å Social - og Indenrigsministeriets hjemmeside under overskriften Resumédatabase. 3 Det bemærkes, at 7, stk. 1, i offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) svarer til den dagældende lovs 4, stk. 1, 1, p kt., mens loven s 7, stk. 2, nr. 1, sv arer til den tidligere lovs 5, stk. 1, nr. 1. 4 Det fremgår af det omtalte notat, at dette kriterium fører til, at det typisk kun vil være dokumenter, hvis indhold er myndighedens almindelige løbende administrative virksomhed helt uvedkommende, der ville kunne undtages fra ak tindsigt med henvisning til, a t dokumentet ikke er indgået til myndigheden som led i administrativ sagsbehandling i forbindelsen med dens virksomhed. 6
"Er dokumenter blevet sendt til en myndighed ved en fejl og af den grund blevet sendt tilbage til den myndighed eller den borger, hvorfra de er kommet, antages de ikke at være dokumenter hos den modtagende myndighed. Det samme gælder, hvis det er åbenbart, at dokumenterne er sendt til myndigheden ved en fejl, men endnu ikke er blevet sendt retur. Dette sidste gælder formentlig kun, hvis ansøgningen om aktindsigt modtages kort efter, at dokumenterne er blevet modtaget og under forudsætning af, at dokumenterne sendes tilbage til afsenderen snarest efter. Hvis en borger har fortrudt at have sendt dokumenter til en myndighed og derfor tilbagekalder dem, antages det, at dokumenterne ikke er undergivet aktindsigt, med mindre sagens karakter eller dokumenternes indhold gør, at myndigheden har behov for at være i besiddelse af dokumenterne." l Offentlighedsloven med Kommentarer, Mohammad Ahsan, DJØF, 2014, er spørgsmålet behandlet på side 192 f., hvor bl.a. er referereret følgende om en sag, hvor en privat part fortryder fremsendelsen af et dokument: "Den omstændighed, at Dansk Flygtningehjælp havde fortrudt fremsendelsen af et dokument til Randers Kommune kunne ikke begrunde, at dokumentet kunne udgå af kommunens sagsbehandling, når der blev rejst sag om aktindsigt, idet det i øvrigt måtte lægges til grund, at dokumentet ikke var fremsendt ved en åbenbar fejltagelse. Det fremgik tværtimod af fremsendelsesskrivelsen, at det havde været afsenderens opfattelse, at dokumentet skulle indgå som led i kommunens behandling af en sag om tilvejebringelse af boliger til flygtninge. På den baggrund havde kommunen ikke haft grundlag for at returnere dokumentet uden at sikre sig kopi heraf eller i hvert fald i overensstemmelse med notatpligten efter 1985-lovens 6 at notere sig de oplysninger fra dokumentet, som måtte være af betydning for den igangværende sagsbehandling." På det anførte sted er endvidere behandlet spørgsmålet om en privatpersons adgang til at tilbagekalde et dokument. Herom fremgår følgende: "2.2. Privatpersons adgang til at tilbagekalde et dokument Det har i ældre praksis givet anledning til tvivl om, hvorvidt en privatperson kunne tilbagekalde et dokument. Folketingets Ombudsmand har i FOB 1982, side 134, nærmest givet udtryk for den opfattelse, at ansøgninger i hvert fald i visse tilfælde kan tilbagekaldes, med den virkning, at ansøgningen ikke længere kan betragtes som et dokument i sagen, og således at der herefter ikke foreligger noget spørgsmål om aktindsigt i ansøgningen. Dette spørgsmål er siden hen berørt i forarbejderne til 1985-loven, hvoraf følgende fremgår, jf. F.T. 1985-1986, tillæg A, sp. 213: "Tilbagekalder en privatperson f.eks. en ansøgning og anmoder om, at ansøgningen og eventuelt medsendte bilag returneres, må dette normalt kunne imødekommes, med mindre sagens karakter eller indholdets af dokumentet gør, at myndigheden har behov for at være i besiddelse af de pågældende oplysninger." Den anførte adgang for en privatperson til at tilbagekalde dokumenter der herefter ikke er omfattet af retten til aktindsigt kan ikke antages at være afgrænset til ansøgningssager, idet de nævnte forarbejder blot nævner "en ansøgning" som et eksempel. Hertil kommer 7
også, at spørgsmålet om aktindsigt fra en principiel betragtning er uafhængig af, om dokumenterne indgår i en ansøgningssag eller en anden type sag. At en privatperson kan tilbagekalde dokumenter i andet end ansøgningssager synes også forudsat i betænkning nr. 1510/2009, side 332 og side 474. Adgangen til at tilbagekalde et dokument kan i lyset af de anført forarbejder til 1985-loven ikke antages at være betinget af, at dokumentet er fremsendt til myndigheden ved en fejltagelse, men alene, at myndigheden ikke har behov for at være i besiddelse af dokumentet.... " Også spørgsmålet om betydningen af, at et dokument er sendt til en myndighed ved en fejltagelse er behandlet det pågældende sted. Herom fremgår bl.a. følgende: "2.3. Dokument sendt til en myndighed ved en fejltagelse Det forhold, at retten til aktindsigt alene omfatter dokumenter, der indholdsmæssigt vedrører sagen, indebærer, at dokumenter, der er sendt til en myndighed ved en fejltagelse, og som derfor er returneret til en privatperson eller en anden myndighed, ikke indgår i en sag (og derfor ikke vil være omfattet af retten til aktindsigt hos den returnerende myndighed). Det er dog en forudsætning, at dokumenterne ikke er indgået i myndigheden beslutningsgrundlag. Tvivl om aktindsigtens omfang kan imidlertid også opstå i tilfælde, hvor de dokumenter, der er medsendt ved en fejltagelse, i og for sig vedrører den verserende sag, og hvor man på det tidspunkt, en anmodning om aktindsigt fremsættes, endnu ikke er blevet opmærksom på forholdet, og dokumenterne således fortsat beror hos myndigheden. Også i et sådant tilfælde kan dokumenterne dog unddrages aktindsigt under betingelse af, at det er åbenbart, at dokumenterne er fremsendt ved en fejltagelse, og at de pågældende dokumenter ikke har kunnet indgå som et element i grundlaget for sagens behandling. Der kan endvidere henvises til Forvaltningsloven med kommentarer, Niels Fenger, DJØF, 2013, hvor spørgsmålet indgår i behandlingen af forvaltningslovens 9 om ret til partsaktindsigt. På side 345 er bl.a. anført følgende: "5.2. Dokumenter sendt ved en fejltagelse Det forekommer, at der blandt de dokumenter, der fremsendes til brug for en forvaltningsmyndigheds behandling af en sag, også findes aktstykker, der helt åbenbart er medsendt ved en fejltagelse. l praksis klares den slags fejlekspeditioner normalt ved, at de pågældende aktstykker returneres, når man er blevet opmærksom på forholdet, og i så fald vil dokumenterne ikke være undergivet aktindsigt. Det er dog en forudsætning, at dokumenterne ikke i mellemtiden har indgået i myndighedens beslutningsgrundlag. Aktindsigtens omfang kan give anledning til tvivl i de tilfælde, hvor de fejlagtigt fremsendte aktstykker i og for sig vedrører den verserende sag, og hvor man på det tidspunkt, partens begæring om aktindsigt fremsættes, endnu ikke er blevet opmærksom på forholdet. Hvis der er tale om en egentlig fejlekspedition og de pågældende dokumenter således ikke er indgået som et element i grundlaget for sagens behandling må dokumenterne også i sådanne tilfælde kunne undtages fra aktindsigt. Det må imidlertid kræves, at der vitterligt er tale om fejlekspedition... " 8
Spørgsmålet om tilbagekaldelse er behandlet under pkt. 5.3. Tilbagekaldelse af ansøgninger. Som i Offentlighedsloven med kommentarer, jf. ovenstående citat, fremgår her, at adgangen hertil er meget begrænset. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at spørgsmålet om, hvilke kriterier, der indgår i vurderingen af, om en offentlig myndighed kan returnere eller slette et dokument med den virkning, at dokumentet ikke længere indgår i en sag hos myndigheden, afhænger af, om afsenderen har fortrudt fremsendelsen og derfor ønsker at tilbagekalde dokumentet, eller om der er tale om en fejl. Statsforvaltningen henviser herved til ovennævnte litteratur. Er der således tale om, at den private part ønsker at tilbagekalde et dokument, fordi vedkommende har fortrudt fremsendelsen, forudsætter dette, at der er tale om et dokument, som myndigheden ikke har behov for at være i besiddelse af. Er der tale om et dokument, hvorom det oplyses, at det er fremsendt ved en fejl, forudsætter returnering eller sletning, med den virkning, at dokumentet ikke længere indgår i en sag hos den offentlige myndighed, at det kan lægges til grund, at der er tale om en egentlig fejlekspedition, og at dokumentet ikke er indgået i myndighedens beslutningsgrundlag. Statsforvaltningen har noteret sig kommunens oplysninger om, at mailen omhandlede aftalen mellem DJS og GIM om akkordering af foreningens gæld, hvilket element indgik som en forudsætning for Vejle Kommunes køb af den omhandlede ejendom. Når mailen således vedrørte en verserende sag i kommunen, må der efter Statsforvaltningens opfattelse være snævre rammer for, at mailen kunne slettes med den virkning, at den ikke (længere) indgik i kommunens sag. Dette må efter Statsforvaltningens opfattelse for så vidt det i øvrigt må lægges til grund, at der er tale om en fejlekspedition forudsætte, at dokumentet ikke er indgået i kommunens beslutningsgrundlag, jf. ovenfor. Statsforvaltningen har noteret sig, at Vejle Kommune har betragtet mailen som afsendt af Sparekassen ved en fejl og derfor har håndteret mailen inden for de juridiske rammer, som efter kommunens opfattelse gælder for dokumenter, som ved en fejl er afsendt til en offentlig myndighed. Statsforvaltningen har således noteret sig kommunens oplysninger om forløbet vedr. modtagelsen og sletningen af den omhandlede mail, herunder at Den Jyske Sparekasse sendte en mail, at denne mail straks blev tilbagekaldt af sparekassen, at mailen af sparekassen blev anset som fremsendt ved en fejl og blev tilbagekaldt af denne inden journalisering, og sparekassen i den forbindelse anmodede om, at mailen blev slettet. Som sagen foreligger oplyst for Statsforvaltningen, har Statsforvaltningen ikke grundlag for at antage, at der ikke er tale om en fejlekspedition fra Sparekassens side, eller at anfægte, at kommunen har betragtet fremsendelsen som en fejlekspedition. Statsforvaltningen bemærker i den forbindelse, at Statsforvaltningen ikke er i besiddelse af den omhandlede mail, at korrespondancen mellem kommunen og Sparekassen om mailen efter det oplyste er foregået mundtligt, og at der ikke er gjort notat om kommunens samtale med 9
Sparekassen herom. Statsforvaltningen bemærker i den forbindelse, at det er Statsforvaltningens opfattelse, at sagen ikke har en karakter, der indebærer, at kommunen var forpligtet til at gøre notat om det omhandlede ekspeditionsskridt i medfør af den ulovbestemte retsgrundsætning om notatpligt, der efter ombudsmandspraksis er anvendt uden for afgørelsessager, hvor der er tale om traditionelle administrative sager, der har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren (se bl.a. Offentlighedsloven med kommentarer, s. 262). Endvidere bemærkes, at Statsforvaltningen ikke kan påse spørgsmål om notatpligt, der måtte følge af god forvaltningsskik. På baggrund af de foreliggende oplysninger må Statsforvaltningen være enig med kommunen i, at håndteringen af mailen må ske inden for de rammer, der gælder for dokumenter, som ved en fejl er afsendt til en offentlig myndighed, jf. ovenfor. Statsforvaltningen har noteret sig kommunens oplysninger om, at mailen efter kommunens opfattelse må anses for at være helt uden betydning for sagen og derfor ikke kan anses for at være af interesse for det efterfølgende forløb. Statsforvaltningen har i den forbindelse noteret sig kommunens oplysninger om, at den omhandlede mail senere er erstattet af en anden mail, som indgik i det videre forløb i kommunen. Statsforvaltningen må på den baggrund lægge til grund, at den omhandlede (slettede) mail ikke indgik i kommunens beslutningsgrundlag. Idet Statsforvaltningen herefter må lægge til grund, at den omhandlede mail var fremsendt til Vejle Kommune ved en fejl, og at mailen ikke indgik i det videre forløb i kommunen, er det Statsforvaltningens opfattelse, at det må lægges til grund, at mailen inden for lovgivningens rammer kunne slettes med den virkning, at den ikke indgik i kommunens sag og dermed ikke ville være omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven. Det er herefter Statsforvaltningens opfattelse, at den omhandlede mail hermed heller ikke længere i relation til kommunestyrelseslovens 9, stk. 1, kunne siges at foreligge i kommunens administration, som er en betingelse for meddelelse af sagsindsigt efter bestemmelsen. Det er på den baggrund Statsforvaltningens opfattelse, at Vejle Kommunes håndtering af den omhandlede mail ikke indebar en tilsidesættelse af bestemmelsen i kommunestyrelsesloven 9, stk. 1, om kommunalbestyrelsesmedlemmers ret til sagsindsigt i dokumenter, som i endelig form foreligger i kommunens administration. Statsforvaltningen bemærker afslutningsvis, at Statsforvaltningen ikke har fundet anledning til at undersøge, om kommunalbestyrelsens beslutning om købet af ejerlejligheden de facto er udmøntet i overensstemmelse med sit indhold. Statsforvaltningen har i den forbindelse lagt vægt på kommunens oplysninger om borgmesterens redegørelse over for kommunalbestyrelsen på møde den 27. november 2013, og på at denne redegørelse efter det oplyste blev taget til efterretning af kommunalbestyrelsen. 10
Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Vejle Kommune. Endvidere har kommunalbestyrelsesmedlem i dag modtaget et enslydende brev. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Lise Riddersholm Husted 11