Klinisk IT -organisation i Medicinsk Afdeling Opgavevaretagelse af Klinisk IT-kontor Medicinsk Afdeling tilknyttes Klinisk IT konsulent, sygeplejerske Dorthe Pilgaard fra det centrale KIT-kontor, som skal koordinere de lokale K-IT-løsninger i forhold til at sikre fælles HEV -løsninger. Konsulenten er s ressourceperson og sparringspartner på områder, der bl.a. vedrører standardisering af det faglige indhold, modellering, opsætning og konfiguration af EPJ samt i forhold til kommunikation omkring implementering af nye funktioner eller øvrige K-IT-projekter. Dorthe Pilgaard vil være involveret og deltage i de kvalitetsfora og lignende, der er i, der er relevante og vedrører EPJ og det omfang det er muligt. Opgavevaretagelse af Klinisk IT-kontor o være projektledelse og koordinator på nye IT-implementeringsprojekter o udarbejde hjælperedskaber til implementering af nyt IT i afdelingerne o supportering og vedligeholdelse af klinisk IT brugerorganisation herunder superbrugerorganisationen o medvirke til udvikling af den faglige kvalitet i den skriftlige dokumentationspraksis og den aktuelle registreringspraksis o medvirke til at sikre, at de fastlagte minimumskrav til dokumentations- og registreringspraksis i relation til anvendelsen af EPJ overholdes o i samarbejde med Kvalitets sikre den faglig kvalitet i den elektroniske kommunikation mellem hospitalet og praksissektor o sikre varetagelse af hospitalets interesser i de relevante EPJ fora i regionen o fungerer som ressource person og sparringspartner for afdelingernes Klinisk IT gruppe på områder der bl.a. vedrører standardisering af det faglige indhold o bistå afdelingerne og være sparringspartner for afdelingerne på områder vedr. det faglige indhold, modellering, opsætning og konfiguration af EPJ, således at det understøtter s arbejdsgange og speciale o bidrage til løsning af EPJ og øvrige Klinisk IT problemstillinger i afdelingerne, herunder support i forhold til problemstillinger, der ikke kan løses lokalt o teknisk tilpasning 1
Opgavevaretagelse af Medicinsk Afdeling Opgaver i : o indtil videre oppebærer s tidligere EPJ-konsulenter konfiguratorrollen, således ændringer af standardplaner, overblik m.m. samt bookingopgaver kan varetages i, dog med fokus på, at opgaver som er mere generelle og involverende andre afdelinger i HEV altid skal ske i samarbejde med K-IT konsulenten o formulere og beskrive s behov for nye eller ændrede standardplaner/sfi på speciale- /afdelingsniveau o løbende tilrette s arbejdsgange og retningslinjer i forhold til EPJ og krav fra DDKM o være med til at afdække og beskrive fejl, mangler eller nye ønsker til funktionalitet i EPJ o være ansvarlig for oplæring af nye ansatte i s dokumentations- og registreringspraksis o deltage i netværksorganisation med henblik på udveksling af erfaringer og diskussioner af fælles begrebsforståelse og brug af SFI i Hospitalsenheden Vest o videreformidling af information om EPJ eller andre IT projekter til superbrugere og brugere i egen afdeling o deltage i relevante tværgående fora internt i men også på tværs af afdelingerne o yde daglig support i forbindelse med anvendelsen af EPJ herunder med hensyn til problemer og fejl vedrørende registreringspraksis eller dokumentationspraksis o videreformidle information om EPJ til brugerne Varetagelse af Medicinsk Afdelings opgaver Der vil således være en række opgaver, som løbende vil skulle varetages, som i det væsentligste kan inddeles i tre overskrifter: Daglig drift Kvalificere fagligt indhold Implementere ny funktionalitet Klinisk IT-organisation i Medicinsk Afdeling Medicinsk Afdeling arbejder videre med en del af den organisation, som har fungeret under implementeringsfasen. I forhold til den fortsatte drift er det besluttet, at to medarbejdere i staben skal varetage koordineringen for Kliniske IT-opgaver. Der er således udpeget 1 Klinisk IT-ansvarlig samt 1 Klinisk IT-koordinator. Herunder beskrives deres arbejdsområder ligesom s organisation ridses op. 2
Primære arbejdsområder Ilse Lauridsen (K-IT koordinator) Medicinmodul Rekvisition/Svar Klinisk Proces Systemisk anvendelse Britta Mørk (K-IT ansvarlig) PAS Booking Klinisk Proces Registrering, lister, InfoRM, aktivitet og DRG Ansvarlig for Inden for de primære arbejdsområder: kontakten mellem Medicinsk Afdeling og K-IT kontoret planlægning af implementering og information i oplæg til styregruppemøder uddelegering af K-IT opgaver Inden for de primære arbejdsområder: kontakten mellem Medicinsk Afdeling og K-IT kontoret planlægning af implementering og information i oplæg til styregruppemøder uddelegering af K-IT opgaver mødeplanlægning i Med.Afd. s K-IT organisation, tilretter, formidler, planlægger ift.: SFI Arbejdsgange DDKM Dokumentations- og registreringspraksis implementering og information i K-IT projekter SFI Arbejdsgange DDKM Dokumentations- og registreringspraksis implementering og information i K-IT projekter Andet Yder daglig support Yder daglig support K-IT nøglepersoner I afsnittene, ambulatorier eller områder har vi i implementeringsfasen haft nogle supportere, nogle af disse fungerer i dag som K-IT nøglepersoner. Nøglepersonerne har et grundigt kendskab til EPJ, og kan dermed være støttepersoner for deres kolleger. K-IT 3
nøglepersonerne er bindeled mellem brugerne og K-IT ansvarlig/k-it koordinator. Blandt nøglepersonerne vælges medlemmer til arbejdsgruppen. Nøglepersonerne har til opgave at: - opsamle ændringsønsker og bringe til repræsentanten i arbejdsgruppen - modtage information fra arbejdsgruppemøder, K-IT ansvarlig og K-IT koordinator - bringe information til kolleger i eget afsnit/område Tre gange om året afholder K-IT kontoret møder med K-IT nøglepersonerne i HEV, hvor Medicinsk Afdeling skal være repræsenteret med 1 fra hvert afsnit/område. Derudover afholder Ilse og Britta få møder om året med s K-IT nøglepersoner. K-IT styregruppe Afdelingsledelsen K-IT ansvarlig K-IT koordinator K-IT arbejdsgruppe K-IT ansvarlig K-IT koordinator 1 kvalitetskoordinator RHL o 1 K-IT nøgleperson fra sengeafsnit o 1 K-IT nøgleperson fra Dialysen o 1 K-IT nøgleperson fra ambulatorier/dagafsnit o 1 læge o 1 ledende lægesekretær RHE o 1 K-IT nøgleperson fra sengeafsnit o 1 K-IT nøgleperson fra MDA o 1 K-IT nøgleperson fra ambulatorier o 1 læge o 1 ledende lægesekretær Ad hoc andre ved specifikke udviklings-/implementeringsopgaver 4
Opgavevaretagelsen organiseres således: Opgave K-IT Ansvarlig K-IT oordinator K-IT nøglepers Afdelingsledelse Kvalitets- Formulere og beskrive s behov for nye eller ændret standardplan/sfi på speciale/afd.sniveau Løbende tilrette s arbejdsgange og retningslinjer i forhold til EPJ og krav fra DDKM Være med til at afdække og beskrive fejl, mangler eller nye ønsker til funktionalitet i EPJ Være ansvarlig for oplæring af nye ansatte i s dokumentations- og registreringspraksis i samarbejde med s dokumentations- og registreringsansvarlige Deltage i netværksorg. mhp. udveksling af erfaringer og diskussioner af fælles begrebsforståelse og brug af SFI i HEV Videreformidling af information om EPJ eller andre K-IT projekter til superbrugere og brugere i egen afdeling Deltage i relevante tværgående fora internt i afd. men også på tværs af afdelinger og hospitaler Yde daglig support i forbindelse med anvendelsen af EPJ herunder med hensyn til problemer og fejl vedrørende registreringspraksis eller dokumentationspraksis* Koordinerer sammen med afsnit/alle faggrupper Koordinerer. K-IT ansvarlig vedligeholder i samarb. m. K-IT koordinator underv.-plan. Ansvarlig for planlægning af implementering Formidler i afd. Livline for supportere Koordinerer sammen med afsnit/alle faggrupper Koordinerer K-IT ansvarlig vedligeholder i samarb. m. K-IT koordinator underv.-plan. Planlægger implementering Formidler i afd. Livline for supportere identificerer behov identificerer behov Hver faggruppe underviser sine nyansatte. Implementere/ informerer Daglig support koordinator identificerer behov Godkender Koordiner sammen med afsnit/alle faggrupper Strategi. Planlægger implementering. identificerer behov 5
* Tæt samarbejde mellem K-IT Ansvarlig, K-IT koordinator og sekretærerne, der er superbrugere for Bookplan, registrering og EPJ. Mødefora, deltagere HEV-kvalitetsråd o AL HEV-K-IT-styregruppe o AL Med.Afd.s kvalitetsudvalg o AL o K-IT konsulent o K-IT ansvarlig o K-IT koordinator K-IT Styregruppemøde o Styregruppen o Ad hoc Arbejdsgruppemøder o Generelle problemstillinger arbejdsgruppen o Fagspecifikke problemstillinger opdeles i læge- og pleje-gruppe, led. sekretærer samt kv.koordinator kan efter behov deltage begge steder 6