Beredskab Fyn Udbud af det operative beredskab i XXXXXXXX slukningsområde 1. Generelle udbudsbetingelser April 2016 Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 1 af 12
Indhold 1. Indledning... 3 1.1 Orientering om ydelsen... 3 2. Udbudsform og retsgrundlag... 3 3. Ordregiver... 3 4. Tidsplan... 3 5. Spørgsmål... 4 5.1 Spørgsmål og svar... 4 6. Udbuddets omfang... 4 7. Udelukkelse og udvælgelse... 4 7.1. Udelukkelse... 4 7.2 Udvælgelse:... 6 8. Konsortier... 7 9. Tilbud... 7 9.1 Tilbud på delaftaler... 7 9.2 Kontrolbud og annullation... 7 9.3. Alternative tilbud... 8 10. Tildelingskriterier... 8 10.1 Pris... 8 10.2 Kvalitet... 9 11. Afgivelse af tilbud...10 11.1 Tilbudsfrist...10 11.2. Vedståelsesfrist...10 11.3 Omkostninger ved tilbudsafgivelsen...11 12. Tilbuddets indhold...11 12.1 Tilbudsliste og løsningsbeskrivelse...11 12.2.Sprog...11 12.3. Forbehold...11 13. Forhandling...11 14. Tilbudsevaluering...12 15. Orientering om resultatet af udbuddet...12 16. Bilagsoversigt:...12 Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 2 af 12
1. Indledning 1.1 Orientering om ydelsen Beredskab Fyn udbyder brandslukningsydelsen i de 7 slukningsområder i Nordfyn, Svendborg og Nyborg, fordelt på delaftalerne 1-7. Slukningsområde, Svendborg, Gudme, Ørbæk, Nyborg, Søndersø, Otterup samt Bogense. Opgaverne for de 7 slukningsområder er indgående beskrevet i ydelsesbeskrivelsen for hver enkelt delaftale. Der skal afgives et samlet tilbud på brandslukningsydelsen og de anførte optioner, der er tilknyttet brandslukningsområdet under ydelsesbeskrivelsen, for hver af de delaftaler, som tilbudsgiver byder ind på. Beredskab Fyn forventer at give kontrolbud på en eller flere af de udbudte delaftaler. 2. Udbudsform og retsgrundlag Udbudsproceduren gennemføres i henhold til Udbudslovens afsnit III (Indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien). Der er tale om indkøb, hvor der skal afgives bindende tilbud på opgaven, men hvor ordregiver, jf. princippet i udbudslovens 66, stk. 1, for hver enkelt delaftale forbeholder sig retten til at indlede forhandlinger med de bydende, såfremt en sådan fremgangsmåde synes formålstjenlig baseret på indholdet af de indkomne tilbud. 3. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Beredskab Fyn Åsumvej 35 5240 Odense NØ Kontaktperson er Morten Holm 4. Tidsplan Offentliggørelse: mandag D. 11. april 2016 Spørgefrist: Mandag D. 2. maj 2016 Svarfrist: Onsdag D. 4. maj 2016 Tilbudsfrist: Fredag D. 13. maj kl. 12.00 Forventet offentliggørelse af udbudsresultatet: Uge 21 22 2016, herefter 10 dages standstill periode Leveringsstart: Uge 26-2016 Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 3 af 12
5. Spørgsmål 5.1 Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiverne er i tvivl om forståelsen af ydelsesbeskrivelsen, vilkår i aftalen eller materialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige, på dansk og stilles til BeredskabFyn@BeredskabFyn.dk, mærket i emnefelt med "Udbud brandslukningsydelser". Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Beredskabs Fyns hjemmeside www.beredskabsfyn.dk 6. Udbuddets omfang For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til ydelsesbeskrivelserne for hver enkelt delaftale. Der er tale om et udbud af 7 delaftaler, hver dækkende et af de 7 slukningsområder i henholdsvis Nordfyn, Svendborg og Nyborg. De udbudte delaftaler har alle en ordinær løbetid på 5 år med option på 2 års forlængelse, som i givet fald vil blive tilvalgt allerede i forbindelse med underskrivelse af kontrakten. Derudover vil der være option på forlængelse med yderligere 2x12 måneders løbetid, som hver skal tilvælges af ordregiver inden udløb af kontraktperioden med det i aftalen anførte varsel. 7. Udelukkelse og udvælgelse 7.1. Udelukkelse Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal vedlægge en udfyldt ESPD som beskrevet nedenfor og i vejledningen hertil. Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør: Tilbudsgiver skal udfylde ESPD del II.A og II.B med oplysninger om tilbudsgiveren og dennes kontaktperson. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 4 af 12
ESPD afsnit II.C skal udfyldes, hvis tilbudsgiver benytter andre enheders kapacitet. Tilbudsgivere, der benytter andre enheders kapacitet, dvs. en støttende enhed, skal vedlægge en særskilt ESPD indeholdende oplysningerne i del II. A og B samt del III for den pågældende enhed. Derudover skal del IV udfyldes for den støttende enhed, såfremt det er relevant, dvs. hvis tilbudsgiver baserer sig på den anden enheds kapacitet i forhold til alle eller dele af udvælgelseskriterierne, skal del IV også udfyldes for den støttende enhed. Ved fremsendelse af ESPD for den støttende enhed har tilbudsgiveren foreløbigt godtgjort, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over disse enheders tekniske og/eller økonomisk kapacitet, der er nødvendige for kontraktens udførelse. Ved tildeling kan ordregiver kræve en decideret erklæring fra de pågældende underleverandører, som dokumenterer, at de støtter tilbudsgiver med deres tekniske og/eller økonomisk kapacitet, ligesom en underleverandør, som støtter med sin økonomi vil skulle underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse med tilbudsgiver. Ordregiver har valgt at udelukke tilbudsgivere, der ikke opfylder de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 135-137. Del III: Udelukkelse: A: Grunde vedrørende straffedomme: Tilbudsgiver skal udfylde ESPD afsnit III.A, jf. overholdelse af de 6 obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. 135, stk.1og 2, så tilbudsgiver ikke ved endelig dom er dømt eller vedtaget bødeforlæg for: - Begået handling som led i kriminel organisation, jf. nr. 1 - Bestikkelse, jf. nr. 2 - Svig, jf. nr. 3 - Terrorhandlinger eller strafbare handlinger ifbm. terroraktivitet, jf. nr. 4 - Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, jf. nr. 5 - Børnearbejde eller andre former for menneskehandel, jf. nr. 6. Ordregiver udelukker tilbudsgivere, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde er foretaget af et medlem af tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, eller såfremt den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Tilbudsgiver skal angive i ESPD afsnit III.B, at denne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunden i 135, stk. 3, hvor tilbudsgiver ikke må have en ubetalt forfalden gæld på 100.000 DKK eller derover til offentlige myndigheder vedr. skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Såfremt tilbudsgiver er omfattet af 135, stk. 3 kan det påvises, at tilbudsgiver opfylder undtagelserne i 135, stk. 4, nr. 2 eller 3, hvorefter der enten er stillet sikkerhed for betaling af gælden eller der er indgået aftale med inddrivelsesmyndighed om en afviklingsordning. C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Tilbudsgiver skal i ESPD afsnit III.C oplyse, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en interessekonflikt, konkurrencefordrejning eller i det pågældende udbud har afgivet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdtoplysninger eller ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene, jf. udbudslovens 136. Tilbudsgiver skal i ESPD afsnit III.C oplyse, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de frivilligeudelukkelsesgrunde,jf. 137, hvorefter ordregiver ikke har/er - tilsidesat gældende forpligtelser indenfor det miljø-, sociale- eller arbejdsretlige område, jf. nr. 1 - erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling mv., jf. nr. 2 Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 5 af 12
- begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet, jf. nr. 3 - indgået aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4 - misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, forsyningsvirksomhedskontrakt eller koncessionskontrakt, og misligholdelsen har ført til ophævelse eller lignende sanktion, jf. nr. 5 - Uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregivers beslutningsproces ved modtagelse af fortrolige oplysninger eller opnåelse af uretmæssige fordele eller afgivet vildledende oplysninger, der har væsentlig indflydelse på de fastsatte krav, jf. nr. 6 - en ubetalt forfalden gæld på under 100.000 kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, jf. nr. 7. Tilbudsgiver har mulighed for at dokumentere pålidelighed (self cleaning), jf. udbudslovens 138, såfremt tilbudsgiver befinder sig i en udelukkelsesgrund. 7.2 Udvælgelse: Del IV: Udvælgelse: B: Økonomisk og finansiel formåen: Tilbudsgiver skal vedlægge en udfyldt ESPD afsnit IV.B. ESPD skal udfyldes som beskrevet nedenfor og i vejledningen hertil. Tilbudsgiverne skal i ESPD'en afsnit IV.B oplyse følgende økonomiske nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår; - Samlet årsomsætning for de seneste 3 afsluttede regnskabsår under "Samlet årsomsætning" - Egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår under "Finansielle nøgletal" - Størrelsen af tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring Mindstekrav: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver skal have en egenkapital på mindst kr. 15. mio. og en årlig omsætning på mindst kr. 10. mio. for de seneste 3 disponible afsluttede regnskabsår. Tilbudsgivers ansvarsforsikring skal dække op til min. kr. 10.000.000 ved personskade og kr. 10.000.000 ved tingskade pr. forsikringsbegivenhed, dog maksimalt 20 millioner kr. pr. år. C: Teknisk og faglig formåen: Tilbudsgiver skal i ESPD'en afsnit IV. C angive opfyldelse af følgende mindstekrav: Referencer på tjenesteydelser: Referenceliste over brandslukningsopgaver som indholdsmæssigt og i omfang svarer til den udbudte opgave, som tilbudsgiver har løst inden for de seneste fem år. Det er et mindstekrav, at en tilbudsgiver, som alene byder på én af delaftalerne, skal have leveret mindst en brandslukningsydelse, som indholdsmæssigt og i omfang svarer en af de udbudte delaftaler, i mindst 3 år inden for de seneste 5 år. Såfremt en tilbudsgiver byder på mere end én af delaftalerne, skal tilbudsgiver fremlægge mindst 2 af sådanne referencer. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 6 af 12
Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer: Chauffører skal kunne betjene køretøjer og materiel. Tilbudsgiver sørger for, at der er tilstrækkeligt mandskab med den nødvendige uddannelse for at kunne fungere som chauffør. Mindstekrav er 2/3 af det tilknyttede mandskabet til stationen skal kunne betjene og fremføre køretøjer og båd såfremt det forefindes i slukningsområdet. Værktøj, materiel og teknisk udstyr: Tilbudsgiver skal opfylde alle mindstekrav beskrevet i ydelsesbeskrivelsen. 8. Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 7 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring bilag C, hvori konsortiedeltagerne erklærer, at hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. 9. Tilbud 9.1 Tilbud på delaftaler Tilbudsgiver afgiver separate tilbud, jf. bilag A, på de enkelte delaftaler, som tilbudsgiver ønsker at komme i betragtning til. Der vil kunne tilbydes mængderabatter, som vil blive inddraget i evalueringen, hvis en tilbudsgiver tildeles mere end 1 delaftale, og som i så fald vil blive fratrukket den evalueringstekniske tilbudssum på den enkelte delaftale. Modellen for mængderabat på tværs af delaftalerne er beskrevet under pkt. 10.1. nedenfor 9.2 Kontrolbud og annullation Ordregiver har planlagt at afgive kontrolbud i henhold til kontrolbudsbekendtgørelsen på en eller flere af delaftalerne. Ordregiver og forbeholder sig ret til at annullere en, flere eller alle delaftaler i udbuddet på baggrund af det afgivne kontrolbud, hvis ordregiver på baggrund af den foretagne tilbudsvurdering foretrækker den interne opgaveløsning. Ordregiver vil herudover være berettiget til at annullere udbuddet på andet sagligt grundlag i overensstemmelse med gældende praksis. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 7 af 12
9.3. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 10. Tildelingskriterier Kontrakten på hver delaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det bedste tilbud baseret på følgende underkriterier med de angivne procentsatser (vægtning) Pris 60% Kvalitet 40% 10.1 Pris Ved vurdering af underkriteriet Pris vil der i hver delaftale blive lagt vægt på den samlede årlige tilbudte pris inklusiv samtlige de for hver delaftale beskrevne optioner. I tilfælde af tilbudte enhedspriser vil disse indgå i evalueringen med den af ordregiver estimerede årlige mængde, som alene er medtaget af evalueringstekniske årsager og derfor ikke kan tages til indtægt for et forventet træk på aftalen. Tilbudsgiver har mulighed for at tilbyde en lavere årlig pris, såfremt kontrakten fra starten udvides til at være 7 år frem for de ordinære 5 år. I tilbudslisten bilag A, skal der anføres en samlet årlig tilbudspris for såvel 5 års løbetid som 7 års løbetid omfattende samtlige poster og optioner for den delaftale, der afgives tilbud på. Den evalueringstekniske tilbudssum, som vil indgå i evalueringen af underkriteriet pris, er den vægtede årlige pris, som fremkommer ved at multiplicere den tilbudte årlige pris for 5 års løbetid med 5 og lægge denne sammen med den tilbudte årlige pris for 7 års løbetid multipliceret med 7. Det herefter fremkomne beløb vil herefter blive divideret med 12 for at afspejle "den vægtede årlige pris", som er det beløb, som tilbudsgiverne vurderes i forhold til hinanden på under evalueringen af hver enkelt delaftale. Udover ovennævnte reducerede årlige pris ved en ordinær aftaleperiode på 7 frem for 5 år har tilbudsgiver også mulighed for at tilbyde 2 mængderabatter baseret på antallet af delaftaler, som en tilbudsgiver får tildelt. Ordregiver har valgt at give tilbudsgiver mulighed for at tilbyde en rabat i tilfælde af, at tilbudsgiver får tildelt 2 til 4 delaftaler eller 5 til 7 delaftaler. Der kan tilbydes rabatsatser svarer til tildeling af henholdsvis 2 til 4 delaftaler eller 5 til 7 delaftaler. De tilbudte rabatter skal være de samme på tværs af alle delaftaler. Rabatsatsen skal afgives hhv. 5 års og 7 års drift. I relation til evalueringen vil de tilbudte rabatter fragå i de årlige priser på henholdsvis 5 og 7 år, som indgår i udregningen af "den vægtede årlige pris", jf. ovenfor, og herefter indgå i evalueringen af den enkelte delaftale for sig. Såfremt tilbudsgiver gennem sine rabatter ikke opnår tildeling af 2 til 4 delaftaler eller 5 til 7 delaftaler, vil evalueringen for hver enkelt delaftale og dermed tildelingen af den enkelt delaftale alene ske på baggrund af Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 8 af 12
den evalueringstekniske tilbudssum ("den vægtede årlige pris") uden eventuelle mængderabatter i kombination med den tilbudte kvalitet på hver enkelt delaftale. 10.2 Kvalitet Ved vurdering af underkriteriet Kvalitet lægges vægt på følgende delkriterier i ikke prioriteret rækkefølge. Vedlagte bilag D, SKAL anvendes til udfyldelse af kvalitetsparametrene. Såfremt Tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delaftaler kan de nedenfor anførte begrænsninger til beskrivelsernes omfang i sagens natur fraviges, såfremt Tilbudsgiver vælger at lave et samlet bilag D for de delaftaler, der afgives tilbud på. I dette tilfælde markeres det tydeligt i bilag D, hvilke del af beskrivelserne, der relaterer sig til visse/samtlige delaftaler, og hvilke dele, der måtte relatere sig alene til udførelsen af en eller flere delaftaler. Driftssikkerhed Tilbudsgiver skal i bilag D (Driftsikkerhed) beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre overholdelse af kravene til afgangstid og udrykningstid i hele kontraktperioden, jf. ydelsesbeskrivelsen. Tilbudsgiver skal i beskrivelsen heraf tage hensyn til picklisten, ydelsesbeskrivelsens bilag 2, for den enkelte delaftale. Indholdet af beskrivelsen skal gøre det muligt for Ordregiver at evaluere på det nedenfor anførte evalueringsparameter (kursiv), og Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen ikke overstiger 5 A4 sider. Det vægtes positivt, at tilbudsgiver sandsynliggør, at kravene til afgangstid og udrykningstid vil blive overholdt i hele kontraktperioden, at tilbudsgiver herunder har forholdt sig til den konkrete pickliste for delaftalen, og bemanding her til. Fastholdelse og rekruttering af medarbejdere Tilbudsgiver skal i bilag D, (Fastholdelse og rekruttering af medarbejdere) beskrive, hvad tilbudsgiver vil gøre for at fastholde og rekruttere brandmandskab, jf. ydelsesbeskrivelsens punkt 12. Tilbudsgiver skal derudover beskrive, hvordan man agter at inddrage beskrivelser af et godt sammenhold i det enkelte slukningsområde som led i en succesfuld rekruttering. Indholdet af beskrivelsen skal gøre det muligt for Ordregiver at evaluere på det nedenfor anførte evalueringsparameter (kursiv), og Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen ikke overstiger 3 A4 sider. Det vægtes positivt, at tilbudsgiver beskriver en realistisk tilgang til fastholdelse og rekruttering af medarbejdere, som sandsynliggør en velegnet bemanding i hele kontraktperioden. Det vægtes herunder positivt, hvis tilbudsgiver i den henseende agter at deltage aktivt i kampagner og andre lignede tiltag, som tiltrækker og fastholder deltidsansatte brandmænd i Beredskabs Fyns slukningsområder, herunder promoverer et retvisende billede af det gode sammenhold. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 9 af 12
Køretøjer og materiel Tilbudsgiver skal i bilag D, (Køretøjer og materiel) beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at kravene til køretøjer og materiel overholdes i hele kontraktperioden. Med krav til køretøjer og materiel menes de fysiske krav til køretøjerne og materiellet, jf. ydelsesbeskrivelsens punkt 5. Indholdet af beskrivelsen skal gøre det muligt for Ordregiver at evaluere på det nedenfor anførte evalueringsparameter (kursiv), og Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen ikke overstiger 5 A4 sider. Det vægtes særligt positivt, at Tilbudsgivers beskrivelse giver en stor sikkerhed for, at kravene til køretøjer og materiel vil blive overholdt. Herunder vil det bl.a. vægte positivt, hvis der gennemføres månedlige eftersyn og funktionstests, samt at disse føres til log i det enkelte slukningsområde. Lige ledes vægtes det særligt positivt at tilbudsgiver beskriver, hvordan kravene til køretøjer og materiel overholdes ved servicevedligehold eller ved pludseligt opstået nedbrud. Arbejdsmiljø Tilbudsgiver skal i bilag D, (Arbejdsmiljø) beskrive, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at krav til arbejdsmiljøregler overholdes i hele kontraktperioden. Med krav til arbejdsmiljøregler menes krav til arbejdsstedet, jf. ydelsesbeskrivelsens punkt 4, krav til personlig udrustning, jf. ydelsesbeskrivelsens punkt 13 samt krav til sikkerhed og arbejdsmiljø, jf. ydelsesbeskrivelsens punkt 15. Ordregiver ser derudover gerne, at Tilbudsgiver beskriver sin proaktive tilgang til forbedring af såvel det fysiske som psykiske arbejdsmiljø i kontraktens løbetid. Indholdet af beskrivelsen skal gøre det muligt for Ordregiver at evaluere på det nedenfor anførte evalueringsparameter (kursiv), og Ordregiver ser gerne, at beskrivelsen ikke overstiger 5 A4 sider. Det vægtes positivt, at tilbudsgiver gennem beskrivelsen med stor sikkerhed sandsynliggør, at tilbudsgiver vil være i stand til at overholde de anførte krav, og at tilbudsgiver både for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø har en plan for, hvordan man proaktivt vil arbejde med og løbende forbedre dette gennem hele kontraktens løbertid. 11. Afgivelse af tilbud 11.1 Tilbudsfrist Tilbud skal være ordregiver i hænde senest den 13.05.2016. kl. 12.00. Tilbuddene skal afleveres ved Beredskab Fyn, Åsumvej 35, 5240 Odense NØ i et udprintet eksemplar samt et digitalt eksemplar på USB pind i lukket konvolut. Mærket: Udbud brandslukningsydelse. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen af tilbuddene. 11.2. Vedståelsesfrist Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 10 af 12
Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. 11.3 Omkostninger ved tilbudsafgivelsen Alle tilbudsgivers egne omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen og eventuelle kontrahering skal afholdes af tilbudsgiver. 12. Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde de af tilbudsgiver korrekt udfyldte bilag A og D, eventuelt bilag C samt ESPD. Såfremt ordregiver vælger at indlede forhandling med de bydende, jf. pkt. 13, vil formelle fejl og mangler samt forbehold, jf. pkt. 12.3, dog ikke være til hinder for, at Tilbudsgiver deltager i forhandlingen, forudsat at tilbuddet er modtaget på rette sted og i rette tid, jf. pkt. 11.1. Bemærk, at det er ordregiver, der træffer beslutning om, hvorvidt der skal forhandles, og dermed kan tilbudsgiver ikke være sikker på at få mulighed for at rette op på en eventuel ukonditionsmæssighed. 12.1 Tilbudsliste og løsningsbeskrivelse Tilbudslisten, bilag A, skal udfyldes og vedlægges tilbuddet. Alle felter i tilbudslisten skal udfyldes for at tilbuddet kan betragtes som konditionsmæssigt, jf. pkt. 12. Tilbudsgiver skal endvidere udfylde bilag D (et for hver delaftale, der bydes på, eller sammenskrevet med tydelig angivelse af eventuelle forskelle mellem de enkelte tilbud) med sine beskrivelser af tilbuddets opfyldelse af de 4 delkriterier til underkriteriet Kvalitet. 12.2.Sprog Tilbuddet skal være på dansk og afleveres jf. pkt. 11.1 Bilagsmateriale af generel karakter skal være på dansk. 12.3. Forbehold Tilbud, der indeholder forbehold, som er i strid med grundlæggende udbudsvilkår eller som indeholder forbehold, som ikke kan prissættes af ordregiver, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige, medmindre tilbudsgiver giver afkald på disse i en eventuel forhandling, jf. pkt. 13. Bemærk, at det er ordregiver, der træffer beslutning om, hvorvidt der skal forhandles, og dermed kan tilbudsgiver ikke være sikker på at få mulighed for at give afkald på eventuelle forbehold, der er i strid med grundlæggende udbudsvilkår eller som ikke kan prissættes af ordregiver. Tilbudsgiver, der tager sådanne forbehold, risikerer dermed at blive afvist som ikke-konditionsmæssige uden videre. 13. Forhandling Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 11 af 12
Ordregiver vil efter modtagelse af tilbuddene vurdere, om der er behov for et forhandlingsforløb. Såfremt der træffes beslutning om forhandling, vil ordregiver orientere de pågældende tilbudsgivere om tidspunkt og forhandlingsforløb. 14. Tilbudsevaluering Ordregiver vil indledningsvist vurdere, om tilbudsgiver har afleveret i overensstemmelse med tilbudsfristen og krav til format, jf. pkt. 11 samt vedlagt den krævede dokumentation. Vurderingen foretages på baggrund af de fremsendte egnethedsdokumenter, jf. pkt. 7 (og pkt. 8 hvis konsortium). Såfremt tilbudsgiver opfylder mindstekravene til egnethed, jf. pkt. 7, vil tilbuddet blive gennemgået for at konstatere, om det er konditionsmæssigt. De konditionsmæssige tilbud vil efterfølgende blive vurderet ift. tildelingskriterierne, herunder under inddragelse af mængderabatter ved tildeling af flere delaftaler til samme tilbudsgiver, jf. pkt. 10. 15. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Ordregiver forventer at underrette tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen i uge 21-22 2016. Tidspunktet er ikke bindende for ordregiver. Efter underretning om tildeling afholdes 10 dages standstill periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Som anført under pkt. 7.1 vil den vindende tilbudsgiver blive afkrævet dokumentation for sin egnethed i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel. Udbuddet er ikke afsluttet, før aftalen er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb. 16. Bilagsoversigt: Bilag A: Tilbudsliste Bilag B: Ydelsesbeskrivelse med tilhørende bilag xx-xx Bilag C: Konsortieerklæring Bilag D: Udfyldelse af kvalitetsparametre Bilag E: ABService Bilag F: ESPD Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 12 af 12