Egebjerghavens Afdelingsbestyrelse, Egebjerg Bygade 2 Referat af det ordinære afdelingsmøde i afdeling 17.05 Egebjerghaven tirsdag den 13. september 2011 kl. 17.00 i afdelingens beboerlokaler Tårnet, Egebjerg Bygade 2 28. september 2011 Deltagere Afdelingsbestyrelsen: Formand Lars Andersen, Michael Jensen, Lars Hansen, Grete Kristiansen og Svend Vang Afdelingen: Almenbo: 21 lejemål samt ejendomsmester Allan Fabritius Bjarne Frølund (Almenbos bestyrelse), Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Dagorden 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Behandling af indkomne forslag 4. Status - ombygning af bofællesskabet Egebjerghaven 76 5. Energi og klima 6. Godkendelse af individuel overdækning af indgangspartier 7. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år 8. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter a. Valg af bestyrelsesmedlemmer b. Valg af suppleant 9. Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleant til Boligselskabet Kirstinevang a. Valg af tre repræsentantskabsmedlemmer for 1 år b. Valg af suppleant for 1 år 10. Eventuelt Formanden bød velkommen til årets ordinære afdelingsmøde. ad 1 - Valg af dirigent Bjarne Frølund blev valgt som dirigent og han konstaterede, at mødet var indkaldt med de lovmæssige varsler og derfor lovligt og beslutningsdygtigt. ad 2 - Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Beretningen var fremsendt skriftligt til beboerne senest 8 dage før mødet. Beretningen blev godkendt.
ad 3 - Behandling af indkomne forslag Forslag 1 Overdækning af sandkasse. Forslagsstiller Karina Gram Mortensen Sandkasse, vi er så heldige at have en rigtig dejlig legeplads i vores gård ved mig i nr. 142. De er også en lille sandkasse, som blandt andet min datter er meget glad for. Mit forslag er, at den lille trekant, der er med det fine sand, bliver dækket til med et net, så kattene (dem har vi nogle stykker af) ikke sætter sine spor der. Vi har nu 3 børn fra 5 til 15 mdr. og så børn, der er lidt ældre, så behovet er der Forslagsstiller forklarede uddybende, at det selvfølgelig var forældrenes ansvar, at nettet blev lagt på igen efter brug. Forslaget blev godkendt. Ejendomskontoret indkøber net og monterer dette. Forslag 2 Hyppigere rensning af container til husholdningsaffald. Forslagsstiller Karina Gram Mortensen Vores container til husholdningsaffald er nærmest skadelige at berøre med alt det restaffald, som sidder på dem. Det burde være muligt at få dem renset lidt hyppigere end de bliver nu. I nogle perioder kan man nærmest ikke finde et rent sted at tage på, når man skal smide noget ud. Forslagsstiller forklarede uddybende, at problemet til dels kan skyldes, at beboerne ikke lukker affaldsposerne, men at problemet også kan skyldes den måde, som containerne blev tømt på af renovationsfolkene. Ejendomsmesteren oplyste, at affaldscontainerne bliver renset to gange årligt. Næste rensning foretages den 19. september 2011. Afdelingsbestyrelsen oplyste, at den er i gang med at undersøge alternative løsninger til håndtering af dagrenovation. Det blev besluttet, at administrationen udsender en appel til afdelingens beboere om at lukke deres affaldsposer, inden disse kastes i affaldscontainerne. Forslag 3 Udvide cykelparkering. Forslagsstiller Karina Gram Mortensen Muligvis er det bare mig, som ikke er vågen, men det ser for mig ud som om der mangler plads til at stille sin cykel. Ved cykelskuret ved skur 138 er det rent kaos. Er der mulighed for, at man kan udvide noget cykelplads? Jeg ved jo, at det ikke er så lang tid siden, at der blev ryddet op i cykelbeholdningen, så det burde jo være alle cykler, der bliver brugt Forslagsstiller foreslog, at man f.eks. kan udnytte pladsen under trapperne. Administrationen undersøger, hvem der har råderet til arealet under trapperne. Det blev besluttet, at administrationen og afdelingsbestyrelsen undersøger mulighederne for etablering af yderligere cykelparkeringspladser. 2
Forslag 4 Ændring af arbejdsgangen for snerydning. Forslagsstiller Jarne Rasmussen Snerydningen er meget utilfredsstillende, da jeg flyttede ind i 126 B kørte der en traktor og ryddede vejene. En kørte fejemaskinen i gårdene og mesteren skovlede sne ind til hoveddørene og sneen blev ryddet ved flaske- og papircontainerne, så alt var i orden, men de sidste par år er alt blevet ringere, nu kører man kun med traktoren også i gårdene, der bliver kørt mellem fliserne og hækken, begge dele bliver beskadiget, man rammer også hjørnerne på skurene som også ødelægges, så vi beder om at holde den traktor ude fra gårdene, som det foregår nu, hvor man kun rydder sne med traktoren tager snerydningen dobbelt så lang tid. Endvidere må de stoppe med at starte snerydningen i midten af den runde parkeringsplads for at slutte af med at feje al sneen op over bilerne. Det resulterer i, at man skal skovle sneen tilbage på vejen igen for at komme ud, det kan ikke være rigtigt at det skal foregå på denne måde. Forslagsstiller var ikke til stede. Flere beboere var enige om, at snerydningen i de sidste par år ikke var så tilstrækkelig som tidligere år, mens andre roste snerydningen 2010/2011. Flere beboere mente, at Egebjerghavens område blev ryddet fint, men at sneen ikke blev fjernet tilstrækkeligt på kommunens områder. Ejendomsmesteren svarede, at det var på grund af de store mængder sne, der var kommet de sidste par år. Det blev foreslået at rette henvendelse til kommunen gennem Fællesvirket for en bedre kommunal snerydning. Afdelingsbestyrelsen svarede, at dette også var forsøgt sidste år. En beboer tilbød at sende et klagebrev til kommunen med underskrifter fra afdelingens beboere om den mangelfulde snerydning. Afdelingsbestyrelsen tog med tak mod tilbuddet. Afdelingsbestyrelsen vil arbejde på en løsning til anden håndtering af snerydning i gårdene, således at skader på arealet minimeres. Forslag 5 Etablering af cykelstativ i skralderum. Forslagsstiller Jarne Rasmussen Da der mangler cykelparkering, vil jeg foreslå, at man etablerer cykelstativ i skralderummene og anlægger en flisebelægning bag skurene til containerne, men så skal der selvfølgelig ryddes sne, så de også kan benyttes om vinteren. Forslagsstiller var ikke til stede. Det blev under forslag 3 besluttet, at administrationen og afdelingsbestyrelsen undersøger mulighederne for etablering af yderligere cykelparkeringspladser. Forslag 6 Stop for brug af vikarer. Forslagsstiller Jarne Rasmussen Endvidere vil jeg foreslå, at der bliver sat en stopper for al den brug af vikarer, da det koster mange penge og det er en mangelvare her i selskabet. 3
Forslagsstiller var ikke til stede. Det blev oplyst, at der ikke bruges vikarer i afdelingen, men at afdelingen i samarbejde med Ballerup Kommune tilbyder praktikpladser til mennesker i arbejdsprøvning. Dette er omkostningsfrit for afdelingen. Forslag 7 Genopfriskning af havereglement. Forslagsstiller Elin W.H. Genopfriskning af havereglementet for de små haver ved nogle af husene. Forslagsstiller ønskede at høre, hvem der var ansvarlig for vedligeholdelsen af haverne. Administrationen oplyste, at i henhold til beboernes kontrakter samt havereglementet er det beboerne i de omtalte lejemål, der selv skal stå for vedligeholdelsen af haverne. Såfremt haverne ikke vedligeholdes, bliver de ordnet på beboerens regning. Havereglementet er uddelt til alle beboere og nyindflyttere modtager reglementet sammen med deres lejekontrakter. Endvidere kan man finde reglementet på Egebjerghavens hjemmeside. Det er derfor ikke nødvendigt at genudsende reglementet, hvilket beboerne var enige i. ad 4 Status - ombygning af bofællesskabet Egebjerghaven 76 Administrationen oplyste, at såvel Kirstinevangs repræsentantskab som Teknik- og Miljøudvalget i Ballerup Kommune har godkendt projektet. Kommunens endelige godkendelse er modtaget den 16. september og arbejdet er igangsat og forventes afsluttet primo november 2011. ad 5 - Energi og klima Afdelingsbestyrelsen orienterede om de tiltag, som afdelingen kan foretage for at skåne miljøet og spare på energien. De områder der i første omgang kan arbejdes med er strøm (såvel fællesstrøm som enkeltstrøm), varmekilder, varmepumper, lyskilder, lygtetændingstid, lysbehov m.m. På sigt er oplagte emner f.eks. affaldshåndtering og toiletskyl med regnvand. Beboere med gode ideer eller som er interesseret i emnet, er meget velkomne til at kontakte afdelingsbestyrelsen. ad 6 - Godkendelse af individuel overdækning af indgangspartier Administrationen fremviste den løsning, som afdelingsbestyrelsen havde foreslået til omkring 4.000 kr. plus montering for enkeltdøre. Beboere, som er interesseret i en overdækning af indgangspartiet på havesiden, kan rette henvendelse til Almenbo eller afdelingsbestyrelsen. Opsætning af overdækningen er et forandringsarbejde, og der kan derfor ikke opnås godtgørelse ved fraflytning. Billeder af og brochure om overdækningen kan ses på http://www.balkon.dk/baldakinbrochure.pdf. ad 7 - Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år Beboerne havde før mødet modtaget budget 2012 for afdelingen, der anviser en lejeforhøjelse på 229.000 kr. svarende til 1,9 %. 4
Administrationen fremlagde den 5. og sidste udligning af huslejen, som for den gamle afdeling Egebjerghaven anviser en udligningslejenedsættelse på 0,6 % for familieboliger og 0,3 % for ungdomsboliger. Lejen i ældreboligerne fastholdes. For den gamle afdeling Egehøj anviser budgettet en udligningslejeforhøjelse på 0,3 % for familieboliger og 3,6 % for ungdomsboliger. Administrationen gennemgik budgettet og nævnte som det væsentligste: Prioritetsydelser stiger med 117.000 kr. som en følge af en indeksering på 2,3%. Offentlige og andre faste udgifter stiger med 119.000 kr., hvor to poster markerer sig. Det drejer sig om forsikringer, som skyldes en stigning i bygningsforsikringen samt administrationsbidraget, der er reguleret markant mere end tidligere år for fremadrettet at nedbringe og imødegå yderligere underskud i Almenbo. De variable udgifter markerer sig på renholdelsesudgiften med en stigning på 34.000 kr. som en følge af forventede overenskomststigninger. Der blev spurgt, hvorfor afdelingens lån ikke bliver omlagt til en billigere rente. Administrationen svarede, at i henhold til lovgivningen vedrørende den almene sektor er lån optaget ved opførelse af ejendommen inkonvertible. Vedrørende punktet skridsikring af udvendige trapper i PPV planen blev der spurgt hvilken af de udvendige trapper, der skridsikres. Administrationen svarede, at den mest belastede trappe, som ligger i det gamle Egehøj skridsikres i en prøveperiode. Hvis løsningen fungerer tilfredsstillende, vil øvrige trapper også blive behandlet. Afdelingens budget for 2012 blev herefter godkendt med en huslejeforhøjelse 1. januar 2012 på 1,9 %. Det endelige antennebudget er endnu ikke udarbejdet, idet vi afventer en eventuel varsling på prisstigning fra YouSee. Antennebudgettet varsles i november måned. ad 8 - Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter b. Valg af bestyrelsesmedlemmer Michael Jensen, Lars Hansen og Grete Kristiansen blev alle genvalgt som bestyrelsesmedlemmer. Afdelingsbestyrelsen består herefter af følgende medlemmer: Lars Andersen, formand (2012) Svend Vang (2012) Michael Jensen (2013) Lars Hansen (2013) Grete Kristiansen (2013) b. Valg af suppleant Jens Peter Sasserson blev genvalgt som suppleant. 5
ad 9 - Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleant til Boligselskabet Kirstinevang a. Valg af repræsentantskabsmedlemmer Michael Jensen, Grete Kristiansen og Lars Andersen blev genvalgt som repræsentantskabsmedlemmer. b. Valg af suppleant Svend Vang blev genvalgt som suppleant til repræsentantskabet. ad 10 - Eventuelt Der blev spurgt, om der var indgået aftaler med andelsboligforeningen siden de benyttede Egebjerghavens parkeringspladser. Afdelingsbestyrelsen lovede at rette henvendelse til andelsboligforeningens bestyrelse. En beboer oplyste, at træværket på hans altan mod vest ikke var blevet malet. Administrationen tager kontakt til beboeren for en besigtigelse af altanen. Mødet sluttede kl. 19.35. Referent Afdelingsformand Dirigent Lene Terpe Lars Andersen Bjarne Frølund 6