Kompetenceplatformen

Kompetenceplatformen KOMPETENCEUDVIKLING MED STRATEGISK FOKUS Medarbejder vælger samtaleemner angiver kernekompetencer gør status på gamle aftaler Leder og medarbejder studerer samtaleskema Leder klikker på start-mus vælger samtaleemner sender mail til medarbejder MUS-dialog om valgte samtaleemner kernekompetencer aftaler knyttet til strategi Opfølgning på aftaler warning-mails til ansvarlig aftaler noteres som gennemført, aflyst eller udskudt gør status på gamle aftaler Resultat af MUS-dialog udviklingsplan med K-CV aftaleoversigt statistikker HR opretter virksomhedens samtaleemner kernekompetencer strategiske indsatsområder Ledelsesinfo strategisk prioritering kompetence-gab belastning 1

Hvad er strategisk kompetenceudvikling? Definition Strategisk kompetenceudvikling er en proces, der skal sikre, at en virksomhed til enhver tid har de kompetencer, som er nødvendige for at virksomheden kan nå sine mål på både kort og lang sigt. Det korte sigt På kort sigt handler strategisk kompetenceudvikling om to ting. For det første om, at medarbejderne har den viden, de færdigheder, holdninger og adfærd, der gør dem i stand til at løse deres opgaver. For det andet om, at medarbejderne arbejder med de rigtige opgaver. En medarbejder har ifølge lærebøgerne de rigtige opgaver, når medarbejderens kompetencer anvendes således, at de skaber mest værdi for virksomheden og når opgaverne samtidig udvikler medarbejderen. Det lange sigt På det lidt længere sigt skal strategisk kompetenceudvikling sikre, at virksomheden kan tiltrække tilstrækkelig kvalificeret arbejdskraft, og at alle medarbejdere har de kompetencer, som gør det muligt at følge den forretningsstrategi, der er lagt for virksomhedens udvikling. Den strategiske kompetenceudvikling skal således sikre, at der er en sammenhæng mellem virksomhedens strategi på den ene side og rekrutteringspolitikken samt medarbejdernes kompetenceudvikling på den anden side. Tre forudsætninger Strategisk kompetenceudvikling er med andre ord en kompleks proces. Det forudsætter: For det første at ledelsen til en hver tid har et opdateret overblik over medarbejdernes opgaver og kompetencer. For det andet at ledelsen får identificeret hvilke kernekompetencer, ledere og medarbejdere skal have for at virksomheden fremadrettet kan implementere sin strategi og nå sine mål. Endelig viser mange undersøgelser, at det er helt afgørende, at den enkelte medarbejder rent faktisk tager virksomhedens strategi til sig. Hvordan gør man i praksis? Strategisk kompetenceudvikling tager udgangspunkt i en virksomheds forretningsstrategi. Forretningsstrategien indeholder typisk mål for virksomhedens udvikling, 3-5 strategiske indsatsområder og en plan for de nye aktiviteter og arbejdsgange, der skal sættes i værk på indsatsområderne. Identifikation af kernekompetencer På baggrund af forretningsstrategien identificeres de kernekompetencer, som de forskellige faggrupper og enheder i virksomheden skal have for at kunne implementere de forskellige elementer i strategien. Det vil ofte være relevant også at definere et sæt kompetenceprofiler, der afspejler hvilke kompetencekrav forskellige faggrupper skal opfylde, for at virksomheden kan nå sine mål på kort og lang sigt. Kompetenceprofiler er et redskab til at målrette kompetenceudviklingen mod de forretningsmæssige indsatsområder og muliggør samtidig, at medarbejderne kan tilrettelægge deres kompetenceudvikling mod en bestemt karrierevej. MUS med fokus på virksomhedens strategi MUS-samtaler er centrale i strategisk kompetenceudvikling. MUS giver ledelsen en mulighed for at sætte virksomhedens strategi på dagordnen i dialogen mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder. På den måde kan man opnå, at den enkelte medarbejder reflektere over, hvordan han/hun kan bidrage til at føre virksomhedens strategi ud i livet. Det er endvidere vigtigt, at medarbejdernes kompetencer kortlægges, og at de aftaler, der indgås om medarbejderes udvikling og opgaver, tager afsæt i medarbejderens kompetenceudviklingsbehov og knyttes til virksomhedens strategiske indsatsområder. Kompetenceplatformen indeholder funktioner, som gør det muligt at indarbejde virksomhedens strategi i MUS-samtalen, at kortlægge medarbejdernes kompetencer og knytte indgåede aftaler til virksomhedens strategiske indsatsområder. Disse informationer samles i en MUS-regnskab med kompetencestatistikker, opgørelser over hvilke emner der har været drøftet til MUS og hvor mange aftaler der understøtter de enkelte strategiske indsatsområder. 2

Hvilke fordele kan man opnå? Der er flere fordele ved at arbejde med strategisk kompetenceudvikling med en IT-understøttelse: Sikre strategiimplementering Ved at bruge MUS-samtale til en dialog om hvordan den enkelte medarbejder kan bidrage til at virksomheden når sine, og ved at knytte de aftaler, der indgås om kompetenceudviklingen og medarbejderens kommende arbejdsopgaver, direkte til virksomhedens strategiske indsatsområder sikrer ledelsen, dels at medarbejderne tager strategien til sig, dels et overblik over om de indgåede MUS-aftaler understøtter virksomhedens strategi. Kompetente medarbejdere Det kan sikres, at der er højt kvalificerede medarbejdere i alle afdelinger og faggrupper. På baggrund af den årlige dialog ved MUS om virksomhedens strategi og medarbejderne arbejdsopgaver og kompetencer udarbejdes en udviklingsplan, der sikrer, at den enkelte medarbejder opnår de kompetencer, der er nødvendige for at løse sine opgaver og bidrage til at virksomhedens strategi implementeres. Ved hjælp af warning-mails, når en aftales deadline nærmer sig, holdes fokus på at de aftale arbejdsopgaver og udviklingsaftaler gennemføres. Aktiv udvikling af fremtidens medarbejdere Medarbejdernes kompetenceudvikling tilrettelægges efter en række kompetenceprofiler, som gør, at medarbejderne kan honorere virksomhedens kompetencekrav ikke bare i dag, men i morgen, om 1 år og om 5 år. Forvaltning af talenter Det er muligt at spotte potentielle talenter, give dem særlige udfordringer og følge op på samt sikre deres udvikling. Det skan ske ved at oprette kompetenceprofiler bestående af faglige og personlige kompetencer og gennemføre en profilsøgning, der giver en liste over de medarbejdere, der matcher kompetenceprofilens krav. Fastholdelse og rekruttering af medarbejdere Der skabes grundlag for at sikre, at medarbejderne bliver stillet over for personlige og faglige udfordringer samt får udviklet og dokumenteret deres kompetencer. Det sikres, at forventningerne afstemmes, at der sker en jævnlig opfølgning af de aftalte udviklingsplaner og at der ikke er ledere, som blokerer for, at medarbejderne kan anvende deres kompetencer. Ved rekruttering af nye medarbejdere kan man bede disse om at notere angive deres kompetencer. Herefter kan man tjekke om ansøgernes kompetencemiks matcher den kompetenceprofil, som virksomheden har brug for. Identifikation af nøglemedarbejdere Den årlige kortlægning af medarbejdernes kompetencer gør det enkelt at finde nøglemedarbejdere med særlige kompetencer for eksempel i forbindelse med nedsættelse af projektgrupper eller løsning af særlige opgaver. Identifikation af kandidater til løntillæg Virksomheder, som inddrager medarbejdernes kompetenceudvikling som et element i lønfastsættelsen, kan bruge søgeprofilerne til at identificere kandidater til løntillæg. Benchmark af kompetencer Det er muligt at identificere afdelinger og faggrupper, hvor der er et behov for at gøre en særlig indsats, fordi der er et gab mellem kompetencekrav og kompetenceniveau. Det sker ved at definere en søgeprofil bestående af en række kompetencer med bestemte kompetenceniveauer. En benchmark af forskellige enheders kompetenceprofiler, kan også anvendes til at foretage organisationsændringer og af den vej sikre, at en enhed har det rigtige kompetencemiks. Dokumentation af MUS Resultatet af MUS-samtalen kan dokumenteres i: En udviklingsplan for den enkelte medarbejder. Et kompetence-cv, der angiver medarbejderens kompetencer og kompetenceniveauer. En samtalestatik, der viser hvilke samtaleemner, som medarbejderne har prioriteret at få en dialog om. En aftalestatistik, der viser i hvilken udstrækning de indgående aftaler understøtter virksomhedens strategiske indsatsområder. En aftaleoversigt, der viser indhold i samt deadline og ansvarlig for alle de aftaler om udviklingsaktiviteter og kommende arbejdsopgaver der er indgået under MUS. Kompetencestatistikker der viser kompetencedækningen og udviklingsbehovet i de forskellige faggrupper og enheder i virksomheden. 3

Kompetenceplatformens elementer Plaformens funktioner Standardversionen af Kompetenceplatformen indeholder fem funktioner en MUS-funktion, et arkiv, et analysefunktion, et MUS-regnskab og et administrationsmodul. Kompetenceplatformen kan også leveres med en spørgeskemafunktion, der bl.a. gør det muligt at anvende Kompetenceplatformen til lederevalueringer, APV er samt trivsels- og motivationsmålinger m.m. Kompetenceplatformen oprettes med 3 brugergrupper: HR-medarbejdere, ledere og faglige medarbejdere. MUS-funktionen MUS-funktionen er platformens nerve. Processen indeholder tre til forberedelse til MUS, samtalen og opfølgning på indgåede aftaler og analyse af resultaterne. Kompetenceplatformen indstilles MUS-processen starter med, at HR indstiller Kompetenceplatformen, så medarbejderudviklingsaftalerne kan tage udgangspunkt i virksomhedens strategi og mål. HR: Skriver et forord til indkald-til-mus-mailen om virksomhedens fokus i det kommende år. Redigerer evt. spørgsmålene i det samtaleskema, som skal bruges. Rediger de kernekompetencer, som Kompetenceplatformen er født med. Opretter virksomhedens strategiske indsatsområder og/eller mål. Lederne indkalder til MUS Når Kompetenceplatformen er indstillet, kan lederne gå ind i deres MUS-oversigt, klikke på de medarbejdere, der skal til MUS. Lederne har mulighed for at tilføje kommentarer til den enkelte medarbejderens samtaleskema og på den måde adressere særlige forhold. Medarbejderens input Medarbejderen får en mail med et link til Kompetenceplatformen. Når medarbejderen er logget ind på Kompetenceplatformen, skal medarbejderen: Markere de spørgsmål i samtaleskemaet, som han/hun finder særlig vigtige at få en dialog om. Tilføje evt. kommentarer til en eller flere samtaleemner. Markere de kernekompetencer som han/hun har og vurdere sit kompetenceniveau. 4

Angive om de aftaler, der blev indgået ved forrige MUS er gennemført, udskud eller aflyst. Notere evt. ønsker til nye udviklingsaftaler. Samtaleskema Når medarbejderen har angivet samtaleemner, kompetencer og gjort status på forrige års aftaler, kan leder og medarbejder printe et samtaleskema, med begges input til samtalen. Samtaleskemaet kan også tilgås fra PC, tablet og smartphone. MUS-samtalen Leder og medarbejder afholder MUS med udgangspunkt i samtaleskemaet med begges kommentarer. Udviklingsplan med kompetence-cv Ved afslutning af samtalen skal lederen godkende medarbejdernes kompetencer og notere de aftaler, der er indgået. Der kan indgås: Aftaler om mål medarbejderen skal nå. Aftaler om ændringer i medarbejderens arbejdsopgaver og/eller arbejdsrammer. Aftaler om hvilke udviklingsaktiviteter medarbejderen skal deltage i. Ved indgåelsen af en udviklingsaftale noteres deadline, den ansvarlige for at aftalen føres ud i livet og hvilke strategiske indsatser/mål aftalen skal understøtte. Der kan også skrive et referat af samtalen. Aftaler og referat fra MUS-samtalen samles i en udviklingsplan bilagt et kompetence-cv der indeholder en oversigt over medarbejdernes faglige og personlige kompetencer, med angivelse af kompetenceniveau og anvendelse. Arkivet Arkivet indeholder alle medarbejderes udviklingsplaner bilagt deres kompetence-cv er. I arkivet kan medarbejderne finde og printe deres udviklingsplaner fra alle de MUS-samtaler, de har været til gennem årene. Lederne kan tilgå deres egne medarbejderes udviklingsplaner, og HR har adgang til alle medarbejderes udviklingsplaner. Når en medarbejder skal til MUS klikker medarbejder og leder typisk den seneste udviklingsplan frem på skærmen i forbindelse med forberedelsen til den nye samtale. Analysefunktionen Analysefunktionen er ledelsens værktøj til at hentestrategisk information om udviklingen af medarbejdere og virksomhedens enheder. Analysefunktionen indeholder dels statistikker dels muligheder for at benchmarke på tværs af faggrupper og organisatoriske enheder. Kompetencestatistikker Kompetencestatistikkerne gør det muligt at sammenligne de forskellige enheder og faggruppers kompetencer. Det er således muligt at sammenligne, hvor stor en del af medarbejderne, der besidder forskellige kompetencer fordelt på 5 kompetenceniveauer og i hvilken udstrækning kompetencerne anvendes. Planlægning af uddannelsesaktiviteter Kompetencestatistikkerne kan også anvendes til at planlægge fælles uddannelsesaktiviteter, idet statistikkerne også indeholder en oversigt over, hvor mange og hvilke medarbejdere, som har aftaler om at skulle gennemføre udvikling af konkrete kompetencer. Oversigterne viser, hvilket kompetenceniveau de medarbejdere, der skal udvikles, har. Fastholdelsesindeks Analysefunktionen indeholder også et fastholdelsesindeks, som på tværs af virksomheden synliggør, om der er medarbejdere, som har væsentlige kompetencer, som de ikke anvender i deres arbejde. Tilbydes sådanne medarbejdere ikke udfordringer, hvor de kan udnytte disse kompetencer, er der risiko for, at de forlader virksomheden. Kompetenceprofiler og -GAB Analysefunktionens store styrke ligger især i de dynamiske søgefunktioner, som gør det muligt at oprette kompetenceprofiler, der på tværs af virksomheden identificerer medarbejdere med særlige ansvarsområder og kompetencer. Det er muligt at se, om eventuelle GAB er knyttet til en bestemt aldersgruppe, til en faggruppe og/eller til en eller flere af virksomhedens enheder/teams. Kompetenceprofilerne kan bl.a. anvendes til at identificere talenter og specialister og til at sammensætte Oslo København Hovedbibliotek Berlin projektgrupper og teams. London Virksomheder, som inddrager kompetenceudvikling som et element i lønfastsættelsen, kan endvidere anvende kompetenceprofilerne til at identificere kandidater til løntillæg. Endeligt kan man holde øje 5

med, om virksomhedens kritiske kompetencer går på pension indenfor en kortere årrække og det derfor er afgørende at få sat fokus på intern sidemandsoplæring af de yngre medarbejdere. MUS-regnskab MUS-samtalerne dokumenteres i et MUS-regnskab. MUS-regnskabet indeholder, nedenstående ledelsesinformation. MUS-status En status for virksomhedens MUS-samtaler der giver svar på, om der holdes MUS til tiden og om der følges op på indgåede aftaler. Samtalestatistik En samtalestatistik over de samtaleemner medarbejderne har angivet som særlig vigtige. Statistikken giver viden, om hvad der på tværs af virksomheden optager medarbejderne. Belastning En graf, der viser udviklingsaftalernes fordeling hen over året, giver overblik over, om udviklingsaftalerne er placeret fornuftigt i forhold til arbejdsbelastningen. Strategisk prioritering Et strategidiagram, der viser hvor mange af de aftaler der er indgået under MUS, der er knyttet til virksomhedens strategiske indsatsområder. Strategidiagrammet giver information om, i hvilken udstrækning aftaler om ændringer i medarbejdernes opgaver og aftaler om deres udvikling understøtter de forskellige strategiske indsatsområder. Administrationsmodul Før Kompetenceplatformen kan benyttes, skal den indstilles så den indeholder de samtaleemner, de kernekompetencer og de strategiske indsatsområder som er relevante for den enkelte virksomhed. Platformen leveres med: Virksomhedens organisatoriske enheder og faggrupper. Et standard samtaleskema med brancherelevante spørgsmål. En række branchespecifikke faglige og personlige kompetencer. Det er herefter op til HR at oprette ledere og medarbejdere i de relevante enheder og at redigere det samtaleskema og de kompetencer, som platformen er født med. Platformen indeholder i sagens natur ingen foruddefinerede strategiske indsatsområder. HR skal derfor oprette de strategiske indsatsområder, som virksomheden har. Teknik og sikkerhed Webbaseret Kompetenceplatformen er webbaseret og benyttes via Internettet med en browser og kræver derfor ingen programinstallationer. Database Kompetenceplatformen er udviklet i Java og benytter sig af en Microsoft SQL server, som er en omfattende database platform med integrerede business intelligence værktøjer og enterprise data management. SQL databasen kombinerer det bedste i analyser, rapporter, integration og notifikation. Dette sikrer cost-effektive forretningsløsninger til webservices. Microsoft SQL er designet med et højt sikkerhedsniveau og har således databasekryptering, password, policyenforcement mv. Sikkerhed Kompetenceplatformen benytter SSL-kryptering (Secure Socket Layer) med128-bit kryptering. SSL er en kryptografiprotokol, der giver sikker kommunikation på Internettet. Layout og design Layout og design tilpasses i overensstemmelse med jeres virksomheds designprofil; logo, farver og skifttype. Integration Data kan importeres fra og eksporteres til jeres lønog personalesystemer. Tabeller kan også eksporteres til Excel, PDF eller som XML. Priser (ex. moms) Oprettelse af platform inkl. seminar for HR: 30.000 kr. Licens inkl. hosting og hotline for HR: 219 kr. pr. bruger pr. år (niveau januar 2013) Kontaktoplysninger Direktør Jan Buch E: jbu@competencehouse.dk T: 3838 0000 M: 4026 0661 Competencehouse A/S Fruebjergevej 3, 2100 København Ø 6