Udbudsbetingelser Beskrivelser af CT-, MR- og røntgenundersøgelser, 2012. J.nr. 2012-154869

1 Udbudsbetingelser Beskrivelser af CT-, MR- og røntgenundersøgelser, 2012 J.nr. 2012-154869

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 OM REGION NORDJYLLAND 3 2 OM DETTE UDBUD 3 3 UDBUDSMATERIALET 4 4 GENERELLE UDBUDSBETINGELSER 4 5 TILBUDSFRIST 4 6 SPØRGSMÅL OG KONTAKTPERSON 5 7 TILBUDDENES BEHANDLING 5 8 VEDSTÅELSESFRIST 5 9 INDGÅELSE AF KONTRAKT OG FORHANDLING 5 10 UDVÆLGELSESKRITERIER 6 11 OPGAVEBESKRIVELSE 6 12 TILDELINGSKRITERIUM 7 13 DISPOSITION 7

3 Udbud af beskrivelser af CT-, MR- og røntgenundersøgelser Region Nordjylland annoncerer hermed følgende offentlige udbud af rammeaftale om beskrivelser af CT-, MR- og røntgenundersøgelser. Ordregiver er: Region Nordjylland CVR-nr. 29190941 Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst Danmark J.nr. edoc: 2012-154869 1 Om Region Nordjylland Region Nordjyllands somatiske sygehusvæsen består af 4 sygehuse. Ud af Region Nordjyllands 14.600 ansatte arbejder de 11.600 med forebyggelse og behandling. På Region Nordjyllands hjemmeside www.rn.dk/sundhedogsygehuse findes en uddybende beskrivelse af regionens sygehusvæsen, herunder de dele af regionens sygehusvæsen, der er ansvarlige for levering af de udbudte ydelser. 2 Om dette udbud Region Nordjylland overvåger løbende kapaciteten i regionens sygehus- og sundhedsvæsen. På baggrund heraf kan regionen konstatere, at der ikke for nuværende kan tilvejebringes den nødvendige speciallægekapacitet til at foretage diagnostiske beskrivelser af CT-scanninger, CTscanninger og konventionelle røntgenundersøgelser. Region Nordjylland udbyder derfor en rammeaftale om udførelse af beskrivelser af CT- og MRscanninger og konventionelle røntgenundersøgelser foretaget på regionens sygehuse. Der vil være tale om beskrivelser af rutineundersøgelser på hovedfunktionsniveau. Rammeaftalen omfatter ikke Kræftpakke- eller Hjertepakkepatienter, mammografier eller konventionelle angiografier. Se nærmere rammeaftalens afsnit 4. Rammeaftalen vil have en varighed på 12 måneder ( den ordinære kontraktperiode ), med option for Region Nordjylland på forlængelse af den/de udbudte aftaler yderligere 2 x 12 måneder ( optionsperioder ). Region Nordjylland forventer, at der i den ordinære kontraktperiode vil blive rekvireret op til 4.000 Beskrivelser. For en definition af Beskrivelser, se rammeaftalens punkt 4.3. Den absolut væsentligste andel af disse Beskrivelser vil blive rekvireret fra Aalborg Sygehus. For hver optionsperiode forventes der at blive rekvireret samme antal Beskrivelser som i den ordinære kontraktperiode, dog med en stigning på 10 % pr. år. Der udbydes ikke garanterede mængder. Rekvisitioner og beskrivelser vil blive udvekslet elektronisk via regionens RIS/PACS-system EasyViz. Leverandørens speciallæger og lægesekretærer får adgang til EasyViz gennem en Citrix-licens. Leverandøren har mulighed for at oprette et ubegrænset antal brugere og opnår i kontraktperioden ret til vederlagsfri etablering og opretholdelse af 15 samtidige bruere/licenser fordelt på sundhedspersoner og lægesekretærer efter Leverandørens valg. Regionens krav til leverandørens IT-systemer og netværksforbindelser fremgår af rammeaftalens Bilag 2.

4 De første to måneder af kontraktperioden fungerer som prøveperiode. I prøveperioden tilbydes Leverandøren undervisning i brugen af EasyViz. Rammeaftalen vil blive baseret på den i Udbudsbilag B vedlagte Rammeaftale om beskrivelser af CT-, MR og røntgenundersøgelser, jf. nærmere nedenfor afsnit 11.3. 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende: Disse udbudsbetingelser (PDF) Udbudsbilag A: Tro- og loveerklæring til underskrift (MS Word) Udbudsbilag B: Rammeaftale om beskrivelser af CT-, MR- og røntgenundersøgelser (PDF) Bilag 1: Tilbudsskema (Word) Bilag 2: Tekniske krav, support og undervisning (PDF) Bilag 3: Skabelon for diagnostiske beskrivelser i EasyViz (PDF) Bilag 4: Databehandleraftale (PDF) Bilag 5: Sikkerhedsaftale (PDF) Udbudsmaterialet kan alene hentes elektronisk på udbuddets side på www.udbud.dk. Tilbudsgiver opfordres til omhyggeligt at kontrollere, at det komplette udbudsmateriale er hentet på www.udbud.dk i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår tillige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet, der efter datoen for annonceringen løbende vil blive offentliggjort på udbuddets side på www.udbud.dk, jf. nærmere nedenfor afsnit 6. 4 Generelle udbudsbetingelser Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle tilbudsgivere, der kan opfylde nedenstående udvælgelseskriterier, kan afgive bud på opgaven. De udbudte ydelser er sundhedsydelser, der er optaget i bilag II-B til EU s udbudsdirektiv (Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Udbuddet gennemføres efter reglerne i Tilbudslovens (lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter) afsnit 2 om annonceringspligt for vare og tjenesteydelseskontrakter. Ved udfærdigelsen af tilbuddet skal tilbudsgiver være særlig opmærksom på de i afsnit 11 (Opgavebeskrivelse) opstillede mindstekrav til løsning af opgaven. Såfremt tilbudsgivers tilbud ikke opfylder de angivne mindstekrav, eller såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor et mindstekrav, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt, og vil derfor blive udelukket af konkurrencen. Der kan ikke afgives alternative tilbud. 5 Tilbudsfrist Tilbud skal senest fredag den 9. november 2012 kl. 12.00 være modtaget af: Region Nordjylland Sundhed, Plan og Kvalitet Att.: Jacob Bertramsen

5 Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø Tilbud skal udfærdiges i 2 skriftlige eksemplarer og lægges i en lukket kuvert mærket Udbud af CT, MR- og røntgenbeskrivelser, 2012 må ikke åbnes ved poståbning. Tilbuddet bedes endvidere vedlagt i en elektronisk version på USB-nøgle, CD-rom eller lignende. Tilbud skal fremsendes pr. almindelig post eller afleveres personligt i Region Nordjyllands reception på ovennævnte adresse. Tilbud kan således ikke fremsendes pr. e-mail. Region Nordjylland bekræfter efter udløbet af tilbudsfristen modtagelsen af tilbud. 6 Spørgsmål og kontaktperson Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt og pr. e-mail til jacber@rn.dk. Spørgsmål skal være regionen i hænde senest torsdag den 1. november 2012 kl. 12.00. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, kan alene påregnes at blive besvaret, såfremt Ordregiver har mulighed for at besvare spørgsmålet senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Skriftlige spørgsmål og besvarelser i anonymiseret form vil løbende blive lagt ud på udbuddets side på www.udbud.dk markeret som Q&A. 7 Tilbuddenes behandling Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb, eller tilbud, der modtages på et andet sted end angivet, bliver ikke betragtet som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Tilbudsgiverne kan ikke overvære åbningen af tilbuddene. Region Nordjylland forventer i uge 47/2012 at kunne bekendtgøre, hvilken tilbudsgiver, der bliver tildelt rammeaftalen. 8 Vedståelsesfrist Ved indgivelse af tilbud i henhold til denne annonce accepterer tilbudsgiverne at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. 9 Indgåelse af kontrakt og forhandling Rammeaftaler vil blive indgået med den vindende tilbudsgiver på grundlag af Udbudsbilag B: Rammeaftale om CT-, MR- og røntgenbeskrivelser. Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktvilkårene. Såfremt en tilbudsgiver tager forbehold overfor rammeaftalens vilkår, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt, og vil derfor udgå af konkurrencen. Der bliver som udgangspunkt ikke afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger mellem Ordregiver og tilbudsgiver. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbuddet kan danne grundlag for underskrift af kontrakten uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Region

6 Nordjylland. Region Nordjylland forbeholder sig dog ret til at forhandle med en eller flere tilbudsgivere efter tilbudsfristens udløb. Udvælgelse af tilbudsgivere til forhandling vil ske på baggrund af tilbuddenes rangering i henhold til det opstillede tildelingskriterium. Såfremt der indledes forhandlinger, vil tilbudsgiverne få nærmere besked herom. Endelig kontrakt anses først for indgået, når Region Nordjylland har underskrevet kontrakten. 10 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal med sit tilbud fremsende følgende oplysninger og dokumentation: 1. Tro- og loveerklæring (Udbudsbilag 1) 2. Oplysninger om virksomheden, inklusive virksomhedsform (A/S, ApS, I/S m.fl.) og CVR-nr., samt en generel beskrivelse af virksomhedsprofilen i forhold til opgaveløsningen, herunder en kort beskrivelse af virksomhedens forudsætninger for at løse opgaven (Angives i Bilag 1 Tilbudsskema, afsnit 1). 3. Kopi af den virksomhedsansvarlige læges autorisation. Se nærmere Bilag 1 Tilbudsskema, afsnit 1. Såfremt tilbudsgivers tilbud ikke er vedlagt ovennævnte oplysninger og dokumentation, vil tilbudsgiver blive udelukket fra den videre tilbudsvurderingsproces. 11 Opgavebeskrivelse 11.1 Kravspecifikation Se Rammeaftalens afsnit 4 ( Ydelser ). Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan udføre samtlige 5 ydelseskategorier indenfor de beskrevne opgaver. De tilbudte priser skal dække samtlige ydelser i tilknytning til en Beskrivelse, dvs. bl.a. udveksling, beskrivelse, diagnosticering m.v., jf. nærmere Rammeaftalens afsnit 4. Opmærksomheden henledes på, at der i prisen for en Beskrivelse tillige er indeholdt en forpligtelse til, at den beskrivende speciallæge inden for normal arbejdstid, og i rimeligt omfang, skal kunne kontaktes telefonisk af det rekvirerende sygehus med henblik på dialog om beskrivelsen. 11.2 Mængder Region Nordjylland anslår, at der i den ordinære kontraktperiode på 12 måneder vil blive rekvireret nedenstående antal Beskrivelser, fordelt forholdsmæssigt på de omfattede ydelseskategorier med følgende mængder: # Ydelseskategori Anslået antal rekvisitioner pr. 12 mdr. a CT-scanning med sammenligning 500 b CT-scanning uden sammenligning 1.100 c MR-scanning med sammenligning 500

7 d MR-scanning uden sammenligning 1.100 e Konventionel røntgenundersøgelse med 800 sammenligning I alt 4.000 For hver optionsperiode forventes der at blive rekvireret samme antal Beskrivelser som i den ordinære kontraktperiode, dog med en stigning på 10 % pr. år. Der udbydes ikke garanterede mængder. Såfremt Region Nordjylland vælger at udnytte de udbudte optioner på forlængelse af aftalen (2 x 12 måneder), vil regionen forud for påbegyndelse af hver optionsperiode oplyse det forventede antal rekvisitioner i optionsperioden. Se i øvrigt Rammeaftalen afsnit 4 ( Ydelser ) og afsnit 14 ( Kontraktperiode og optioner ). 11.3 Kontraktstruktur Rammeaftalen vil blive indgået på baggrund af den i Udbudsbilag B vedlagte Rammeaftale om beskrivelser af CT-, MR- og røntgenundersøgelser (også benævnt Rammeaftalen ). Til Rammeaftalen hører 5 kontraktbilag. Der vil alene blive indgået rammeaftale med én (1) leverandør. Ved rammeaftale forstås en kontrakt, der fastlægger vilkårene for levering, uden at der på forhånd er aftalt en bestemt mængde, der skal aftages under rammeaftalen. Regionen er derfor berettiget til, men ikke forpligtet til, at indkøbe et antal Beskrivelser, jf. rammeaftalens punkt 4.3, hos leverandøren til den pris og kvalitet, der er indgået aftale om. Opmærksomheden henledes på, at rammeaftalen både indeholder kvalitetskrav og juridiske krav til udførelsen af de udbudte ydelser. Samtlige bestemmelser i Rammeaftalen samt Bilag 2 (Tekniske krav, support og undervisning) og Bilag 3 (Skabelon for diagnostiske beskrivelser i EasyViz) er mindstekrav. Der kan således ikke tages forbehold overfor indholdet i disse dokumenter, ligesom eventuelle forbehold heroverfor vil medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiverne opfordres således til omhyggeligt at sikre sig, at de afgivne tilbud ikke indeholder tekst, der kan fortolkes som et forbehold overfor rammeaftalens eller bilagenes vilkår. 12 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen sker efter tildelingskriteriet laveste pris. Tilbudsgivernes priser vil blive beregnet på baggrund af de priser og mængder, der er angivet i Bilag 1 Tilbudsskema. 13 Disposition

8 Tilbudsgiver skal med sit tilbud fremsende: Udfyldt Udbudsbilag A Tro- og loveerklæring Udfyldt Bilag 1 Tilbudsskema Kopi af den virksomhedsansvarlige læges autorisation Beskrivelse af virksomhedsprofil m.v., jf. Bilag 1, afsnit 1.2