MAJ 2015 ESBJERG KOMMUNE ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014 RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)
ADRESSE COWI A/S Stormgade 2 6700 Esbjerg TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk MAJ 2015 ESBJERG KOMMUNE ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014 Rådgiverydelser 2015-2016 Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) PROJEKTNR. A048845 DOKUMENTNR. A048845-066 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 27.05.2015 UDARBEJDET JARY KONTROLLERET MAEA GODKENDT SNST
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 5 INDHOLD 1 Generel information 7 1.1 Projektet 7 1.2 Udbyder 8 1.3 Tilbudsgivere 8 1.4 Særlige udbudsbetingelser 9 2 Forudsætninger for at afgive tilbud 10 2.1 Vilkår for udbud 10 2.2 Kontrakttype og betalingsform 10 2.3 Fortrolighed 10 3 Udbudsmateriale 12 3.1 Udlevering af udbudsmateriale 12 3.2 Fortegnelse over udbudsdokumenter 12 4 Regler for afgivelse af tilbud 13 4.1 Spørgsmål fra tilbudsgiverne 13 4.2 Udformning af tilbud 13 4.3 Vedståelse 14 4.4 Afgivelse af tilbud 14 5 Tilbudsvurdering 15 5.1 Generelt 15 5.2 Åbning af tilbud 15 5.3 Vurdering af tilbud 15 6 Kontraktindgåelse 17 6.1 Tildeling af kontrakt 17
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 7 1 Generel information 1.1 Projektet 1.1.1 Generel beskrivelse Projektet er benævnt "Esbjerg Trafiksikkerhedsby 2014, Rådgiverydelser 2015-2016", og omfatter trafiksikkerhedsprojekter, som er indeholdt i bilagte Projektkatalog, januar 2015 for Esbjerg Trafiksikkerhedsby. Projektkataloget indeholder 23 projektblade med projekter inden for følgende kategorier: Rundkørsler i og omkring Esbjerg Bløde trafikanter i den centrale del af bymidten Fordelingsveje i boligområdet Indfaldsveje og skoleveje Nærværende projekt omfatter detailprojektering, udbud samt tilsyn med udførelse af følgende 13 af projektkatalogets 23 projekter: Gl. Vardevej/Spangsbjerg/Møllevej-Golfvej (1) Skolebakken/Baggesens Allé (2) Kjersing Ringvej/Storebæltsvej (4) Kirkegade/Nørregade (6) Skolegade/Kronprinsensgade (9) Kirkegade mellem Nørregade og Danmarksgade (10)
8 ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 Nørregade/Kronprinsensgade (11) Parkvej (13) Storegade/Søndergårds Allé (14) Storegade/Ingemanns Allé (15) Storegade/Skolebakken (16) Stormgade/Spangsbjerg Møllevej (17) Spangsbjerg Møllevej/Stengårdsvej (20) Nummeret i ( ) refererer til projektkatalogets nummerering. Overordnet tidsplan Esbjerg Kommune forudsætter følgende overordnede tidsplaner: Detailprojektering afsluttes senest den 27. september 2015 (bodsbelagt). Afholdelse af licitation for anlægsarbejder: medio oktober 2015. Anlægsperiode: ultimo oktober 2015 ultimo maj 2016. For en nærmere beskrivelse af opgavens indhold henvises til de særlige arbejdsbeskrivelser (SAB). 1.2 Udbyder Esbjerg Kommune Vej & Park Frodesgade 30 6700 Esbjerg Danmark Herefter kaldet "Esbjerg Kommune" eller "kommunen". Kontaktperson i tilbudsfasen er: Projektleder Jesper Pelck. E-mail: jepel@esbjergkommune.dk 1.3 Tilbudsgivere Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvor udbudsmaterialet (jf. pkt. 3.1) samt eventuelle rettelsesblade er tilgængeligt på Esbjerg Kommunes hjemmeside: http://www.esbjergkommune.dk/default.aspx?id=11422&purge=true
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 9 Vær dog opmærksom på de i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.3) opstillede mindstekrav. Tilbudsgivere, der ikke kan leve op til de stillede mindstekrav, anses som værende uegnede til at løse den udbudte opgave. Uegnede tilbudsgiveres tilbud afvises, og vil derfor ikke blive bedømt. 1.4 Særlige udbudsbetingelser Kontraktindgåelse og udarbejdelse af detailprojekter for de 13 udvalgte delprojekter er forudsat, at projektforslagene godkendes politisk samt, at der bevilges penge til udførelsen af projekterne.
10 ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 2 Forudsætninger for at afgive tilbud 2.1 Vilkår for udbud For dette udbud gælder Udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004). Udbudsform: Offentligt udbud Al kommunikation vedr. udbuddet, herunder spørgsmål og tilbudsafgivelse skal foregå på dansk. Det forudsættes, at tilbudsgiveren har udarbejdet sit tilbud under hensyntagen til arbejdsmiljøloven og de i henhold hertil fastsatte bestemmelser om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Tilbudsgiveren kan finde oplysninger om Danmarks skatte- og afgiftsforhold på www.skat.dk, om miljøbeskyttelse på www.mst.dk og om sikkerhed på arbejdspladsen på www.at.dk. Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og eventuelle kontraktforhandlinger. 2.2 Kontrakttype og betalingsform Der udarbejdes en rådgiveraftale iht. Bilag 1, Udkast til "Aftale om teknisk rådgivning og bistand". Betalingsformen vil være fast pris iht. tilbudslistens enhedspriser/delsummer. Betaling fra Esbjerg Kommune sker i danske kroner (DKK) i Danmark. 2.3 Fortrolighed Dokumenter, som er afleveret af tilbudsgiveren i forbindelse med tilbuddet er fortrolige, indtil der er taget beslutning om endelig tildeling af kontrakten, eller udbuds-
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 11 processen inden da er afsluttet. Herudover kan oplysninger om tilbudsgiveres eller Esbjerg Kommunes forretningsmæssige forhold være fortrolige, hvis det kan antages, at tilbudsgiverne eller kommunen lider skade, hvis oplysningerne kommer til offentlighedens kendskab. Tilbudsgiverne opfordres til at angive i tilbuddet, hvis og i givet fald hvor tilbuddet indeholder forretningshemmeligheder; dette fritager dog ikke automatisk disse oplysninger fra at blive offentliggjort i tilfælde af, at der begæres aktindsigt.
12 ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 3 Udbudsmateriale 3.1 Udlevering af udbudsmateriale Udbudsmaterialet samt eventuelle rettelsesblade er tilgængeligt på Esbjerg Kommunes hjemmeside: http://www.esbjergkommune.dk/default.aspx?id=11422&purge=true 3.2 Fortegnelse over udbudsdokumenter Nedenstående dokumenter indgår i udbudsmaterialet: Tilbudsliste, 27. maj 2015 med tilhørende erklæring om gæld til det offentlige Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), maj 2015 med tilhørende bilag: Bilag 1, Udkast til "Aftale om teknisk rådgivning og bistand" Bilag 2, Erklæring fra sammenslutninger om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Særlige Betingelser for Rådgivning (SBR), maj 2015 Særlige ArbejdsBeskrivelser (SAB), maj 2015 Projektkatalog, januar 2015
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 13 4 Regler for afgivelse af tilbud 4.1 Spørgsmål fra tilbudsgiverne Spørgsmål vedr. udbudsmaterialet sendes elektronisk til: Jakob Rye, COWI E-mail: jary@cowi.dk Spørgsmål, der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Besvarelse af spørgsmål sker skriftligt via rettelsesblade, som vil være tilgængelige på samme hjemmeside som det øvrige udbudsmateriale. 4.2 Udformning af tilbud 4.2.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: Udfyldt Tilbudsliste for rådgivning og bistand. Tilbudslisten skal være udfyldt i sin helhed og afgives i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Ved tilbud fra sammenslutninger udfyldes og underskrives erklæring fra sammenslutninger om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (anvend evt. skabelon vedlagt som bilag til BUT). Beskrivelse af rådgiverorganisationen med angivelse af rollefordeling og kompetenceforhold. CV for projekteringsleder/projektleder, trafiksikkerhedsrevisor samt byggeleder og fagtilsyn. Det skal af CV erne fremgå, hvilken rolle personerne har haft i de sager, der fremhæves som værende særlig relevante i forhold til denne opgave.
14 ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 4.3 Vedståelse Rådgiveren skal vedstå sit tilbud i 60 kalenderdage efter tilbudsperiodens udløb. 4.4 Afgivelse af tilbud Tilbud skal afgives elektronisk til Jakob Rye, COWI på e-mail: jary@cowi.dk, med følgende tekst i emnefeltet: "Tilbud, Esbjerg Trafiksikkerhedsby 2014, Rådiverydelser 2015-2016". Tilbud skal være modtaget inden tirsdag den 7. juli 2015 kl. 12.00. Tilbuddet skal være underskrevet af en på vegne af tilbudsgiver tegningsberettiget person. Alternative tilbud modtages ikke.
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 15 5 Tilbudsvurdering 5.1 Generelt Esbjerg Kommune har til hensigt at antage det økonomisk mest fordelagtige tilbud med hensyn til vurderingskriterierne som anført i punkt 5.3 nedenfor. 5.2 Åbning af tilbud Tilbuddene åbnes umiddelbart efter modtagelsen, hvorefter vurderingen påbegyndes. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 5.3 Vurdering af tilbud Indledningsvis vurderes, hvorvidt de indkomne tilbud er gyldige, herunder om de er bilagt de krævede dokumenter (se punkt 4.2). Gyldige tilbud vurderes herefter i henhold til princippet om økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af følgende kriterier og vægtfordeling: Tilbudssum: 50 % Rådgiverens organisation og bemandingens kompetencer og erfaring: 50 % 5.3.1 Tilbudssum "Tilbudssum" udgør tilbudsgiverens afgivne "Tilbudssum i alt kr. ekskl. moms" jf. tilbudsliste for rådgivning og bistand. Der gives point for prisen på en skala fra 0-10. Esbjerg Kommune lægger vægt på en lav pris.
16 ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 5.3.2 Rådgiverens organisation og bemandingens kompetencer og erfaring Vurderingen af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10. For at sikre, at der opstår et smidigt og konstruktivt samarbejde, som vil medføre en optimal udnyttelse af de involverede ressourcer i både rådgiverens og ordregivers projektorganisation, lægger ordregiver vægt på tydelig rollefordeling og klare kommandoveje. Desuden lægger ordregiver vægt på, at den foreslåede bemanding har den tilstrækkelige kompetence og erfaring fra lignende projekter til at varetage de arbejdsopgaver og funktioner, som de er tiltænkt, og dermed medvirke til at sikre løsningen af projektet. Vurdering af bemandingens kompetencer og erfaring sker ud fra de i tilbuddet præsenterede CV er.
ESBJERG TRAFIKSIKKERHEDSBY 2014, RÅDGIVERYDELSER 2015-2016 17 6 Kontraktindgåelse 6.1 Tildeling af kontrakt Efter den lovpligtige standstill-periode på 10 hele kalenderdage (regnet fra dagen efter at underretning om tildelingsbeslutningen er sendt) skal den tilbudsgiver, hvis tilbud antages, sammen med Esbjerg Kommune underskrive "Aftale om teknisk rådgivning og bistand". Når beslutning om tildeling af kontrakt foreligger, vil samtlige tilbudsgivere få meddelelse om valg af rådgiver med angivelse af begrundelse for dette.