Samlet oversigt over registreringer, indberetninger, test mv. i folkeskolerne. Indhold PERSONALEADMINISTRATION... 2 STATISTIKKER OG UNDERSØGELSER... 6 ØKONOMI MV.... 10 ELEVADMINISTRATION... 14 TEST OG PRØVER... 23 AFVIKLING AF UNDERVISNINGEN... 24 KOMMUNIKATION INTERN/EKSTERN... 27 1
PERSONALEADMINISTRATION ADMINISTRATION AF PERSONALEFRAVÆR Registreringen er bestilt af UVM og forvaltningen (KL, Regeringen, Danmarks Statistik, region, interesseorganisation, forvaltning mv.) Der indberettes 210 gange om året Der anvendes i alt 12% af et årsværk på indberetningerne per skole Hvis nej begrundelse: Registreringen er datagrundlag for mange forskellige typer fravær med tilhørende refusioner. Datagrundlag for sygesamtaler og i sidste indstans afskedigelsessag (jf. Køge Kommunes personalepolitik) (fx pga. gældende lovgivning) Se ovenstående Indgår i forvaltningens ledelsestilsyn med skolerne. som hidtil, da data indgår også tværkommunalt i refusioner m.v. Skolerne har skærpet opmærksomhed på området pga. Sygefraværspolitikken, som har sat ekstra fokus på indberetningerne samt de detaljerede muligheder for refusioner ved barsel ol. 2
PERSONALEADMINISTRATION REFUSIONER Registreringen er bestilt af Lønkontoret (KL, Regeringen, Danmarks Statistik, region, interesseorganisation, forvaltning mv.) Der indberettes 12 gange om året Der anvendes i alt 2% af et årsværk på indberetningerne per skole Kan registreringen legalt/formelt udelades/tilpasses? ja Begrundelse: Skolen bruger meget tid på at følge op på om det er de rigtige beløb der kommer retur og det betyder meget for skolens budget. (fx pga. gældende lovgivning) Sikre at refusioner kommer rigtigt ind i skolens budget. Forvaltningen har ingen rolle her. Forslag om at skolen opkræver selv refusion direkte uden lønkontoret som mellemled. Samme tidsforbrug på skolen, men mindre behov for kontrol. Besparelsen vil ligge i lønkontoret og er ikke estimeret. Kan også forbedres ved en tydelig beskrivelse af arbejdsgang for samarbejdet med dagpengekontoret. 3
PERSONALEADMINISTRATION INDBERETNING AF TIMELØN Registreringen er bestilt af Forvaltningen (KL, Regeringen, Danmarks Statistik, region, interesseorganisation, forvaltning mv.) Der indberettes 210 gange om året Der anvendes i alt 30 min. per dag svarende til 6,2 % årsværk per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Datagrundlag for lønudbetaling (fx pga. gældende lovgivning) Nødvendig i forhold til at styre økonomien. Nødvendigt med timelønnede vikarer for den daglige drift. Ingen direkte betydning for fagforvaltningen men lønkontoret bruger data til lønudbetaling. 4
PERSONALEADMINISTRATION DIÆTER Registreringen er bestilt af: Forvaltningen Der indberettes 3 gange om året Der anvendes i alt 30 min. per gang svarende til 1,5 time per år per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Indgår som data til lønudbetaling (fx pga. gældende lovgivning) Se ovenstående punkt Intet direkte udbytte 5
STATISTIKKER OG UNDERSØGELSER TRIVSELSMÅLINGER (personale) Registreringen er bestilt af Forvaltningen Der indberettes 1 gange om året Der anvendes i alt 20 min per medarbejder. Der ud over 5 timer per skole svarende til i alt 0,22 årsværk på indberetningerne Kan registreringen legalt/formelt udelades/tilpasses? nej Ja/nej Hvis nej begrundelse: Kommunes personalegrundlag. (fx pga. gældende lovgivning) Arbejdsredskab for lederen Trivselsmålingen indgår som en parameter i forvaltningens tilsyn med skolerne. 6
STATISTIKKER OG UNDERSØGELSER APV Registreringen er bestilt af: Arbejdstilsynet Der indberettes hvert andet år gange om året Der anvendes i alt 2 timer per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: lovkrav_ (fx pga. gældende lovgivning) Bruges i dialogen med arbejdsmiljørepræsentant og medarbejdergruppen om arbejdsmiljøet. 7
STATISTIKKER OG UNDERSØGELSER KOMPETENCEOVERSIGT Registreringen er bestilt af _UVM Der indberettes 1 gange om året Der anvendes i alt (når data ligger i puls) 1 1/2_time per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Obligatorisk indberetning (fx pga. gældende lovgivning) Bruges til fagfordelingen og som dokumentation til skolebestyrelsen Bruges til ledelsestilsynet med skolerne. - Når det digitale grundlag er på plads og opdatteret er opgaven overskuelig. 8
STATISTIKKER OG UNDERSØGELSER GRUNDSKOLEOPLYSNINGER Registreringen er bestilt af UVM Der indberettes 1 gang om året Der anvendes i alt 4 timer per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Obligatorisk indberetning_ (fx pga. gældende lovgivning) Bruges til opfølgning på om timetal i de enkelte fag overholdes. Indgår i kvalitetsrapporten og dermed i ledelsestilsynet med skolerne 9
ØKONOMI MV. ØKONOMIOPFØLGNING Registreringen er bestilt af Forvaltningen Der indberettes 12 gange om året Der anvendes i alt 8 timer om måneden per skole svarende til i alt 0,86 årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Indgår i det samlede økonomiske overblik og økonomistyring (fx pga. gældende lovgivning) Nødvendig for at følge op på eget budget. Nødvendig for løbende overblik over den samlede økonomi.. Forslag til forbedring: Tilpasning af budgettet månedsvis specielt for SFO. Fast økonomisk ramme fra årets start. (undgå at lægge midler ud i skolernes budget i løbet af året.) 10
ØKONOMI MV. INVENTARREGISTRERING Registreringen er bestilt af Forvaltningen (KL, Regeringen, Danmarks Statistik, region, interesseorganisation, forvaltning mv.) Der indberettes 12 gange om året Der anvendes i alt 5 timer om året per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: En del af grundlag for forsikringsdækning_ (fx pga. gældende lovgivning) Rigtig forsikringsdækning Overblik over inventar og andre resurser 11
ØKONOMI MV. REGISTRERING AF IT Registreringen er bestilt af forvaltningen Der indberettes 40 gange om året Der anvendes 40 timer per skole svarende til i alt 0,36 årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: nødvendig i forhold til forsikringsdækning hvis udstyret går i stykker og forældrene skal betale. (fx pga. gældende lovgivning Mulighed for at opkræve erstatning hos forældre. Overblik over udstyr og plan for genanskaffelse. Samlet overblik i forhold til at afsætter budget til nyanskaffelser. Fortsætte 12
ØKONOMI MV. ADMINISTRATION VEDR. UDVIKLINGSPROJEKTER Registreringen er bestilt af Forvaltning/UVM eller fonde (KL, Regeringen, Danmarks Statistik, region, interesseorganisation, forvaltning mv.) Der indberettes 4 gange om året Der anvendes i alt 4 timer per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Der er en forventning om at skolerne deltager i f.eks. kompetenceudvikling (fx pga. gældende lovgivning) Højne kvaliteten i undervisningen Nødvendigt for at højne den samlede kvalitet i skolevæsenet. 13
ELEVADMINISTRATION KØRSEL Registreringen er bestilt af: kontraktforhold med leverandør Der indberettes 200 gange om året Der anvendes i alt 30 min. per dag svarende til 5,9% af et årsværk per skole på indberetningerne (meget forskel fra skole til skole) Hvis nej begrundelse: nødvendigt for samarbejdet med leverandøren (fx pga. gældende lovgivning) Forpligtet til at tilbyde befordring jf. lovgivning på området. Se ovenstående 14
Elevadministration FRAVÆRSREGISTRERING Registreringen er bestilt af UVM og forvaltningen Der indberettes 12 gange om året. Der anvendes i alt 1 2/1 time pr. måned = 1,07% af et årsværk på indberetningerne per skole. Hvis nej begrundelse: Fraværsregistrering er et vigtigt redskab for skolen og forvaltningen i dialog med elev og forældre med henblik på, at sikre elevens trivsel og læring (fx pga. gældende lovgivning) Se ovenstående Se ovenstående :. Forvaltningen undersøger muligheder for et nyt it-system. En mulighed kunne være at systemet selv udsender advis ved manglende indberetning. 15
ELEVADMINISTRATION TEST Registreringen er bestilt af forvaltning og UVM Der indberettes 2 gange om året Der anvendes i alt 37 timer om året svarende til 0,02 årsværk på indberetningerne per skole. Hvis nej begrundelse: Politisk forventning og lovkrav (fx pga. gældende lovgivning) Lærerne får et billede af elevernes faglige udvikling. Indgår som en del af arbejdet med kvalitetsrapporter og forvaltningens tilsyn med skolerne. 16
ELEVADMINISTRATION EVALUERINGSSKEMAER/spørgeskemaundersøgelser for elever Registreringen er bestilt af forskellige statslige organer fx Danmarks Statistik. Der indberettes 1-2 gange om året Der anvendes i alt 8 timer per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Nødvendig for opfølgning på effekten af gældende lovgivning. (fx pga. gældende lovgivning) Mulighed for indirekte indflydelse De samlede konklusioner er nyttige for forvaltningen og det politiske niveau i forhold til at sætte retning. 17
ELEVADMINISTRATION ELEVPLANER Registreringen er bestilt af UVM Der indberettes gange om året Der anvendes i alt årsværk på indberetningerne. Kan registreringen legalt/formelt udelades/tilpasses? Hvis nej begrundelse: ja (fx pga. gældende lovgivning) Indgår i dialog med elever og forældre. Intet direkte udbytte Tilpasses. De traditionelle elevplaner erstattes af platformen Min Uddannelse hvor elevplanen genereres af de uddannelsesforløb som lærerne løbende skal oprette i platformen. Det er vanskeligt at estimere tidsforbruget (vil være højt i opstartsperioden) da kommunikationsaspektet betyder meget. 18
ELEVADMINISTRATION Uddannelses Paratheds (UPV) Registreringen er bestilt af UVM Der indberettes 1 gange om året Der anvendes i alt 10 timer per skole på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Lovpligtig (fx pga. gældende lovgivning) En forpligtigende dialog ml. UUV og skolen. Opfølgning på målet om at 95% skal gennemføre en ungdomsuddannelse. 19
ELEVADMINISTRATION VISITATIONSSKEMAER + HANDLEPLANER Registreringen er bestilt af Forvaltningen Der indberettes 1 gange om året per visiteret elev. Der anvendes 15 timer pr. skole pr. måned svarende til i alt 1,4 årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Grundlag for visitationsudvalgets afgørelse som skal kunne påklages til ankenævnet. dokumenteres (fx pga. gældende lovgivning) Dialogværktøj der sikre standpunkt, målfastsættelse og opfølgning. Grundlag for visitationsudvalgets arbejde. 20
ELEVADMINISTRATION TRIVSELSMÅLINGER (Elever) Registreringen er bestilt af UVM Der indberettes 1 gange om året Der anvendes i alt 0,004 årsværk på indberetningerne (selve afviklingen af målingen) Hvis nej begrundelse: Lovkrav (fx pga. gældende lovgivning) Systematisk overblik over elevernes trivsel. Systematisk overblik over elevernes trivsel på tværs af skoler. Fortsætte 21
ELEVADMINISTRATION SKOLEINDSKRIVNING Registreringen er bestilt af Skolen og forvaltningen (grundlag for budget) Der indberettes 1 gange om året Der anvendes 45 timer per skole svarende til i alt 0,4 årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Grundlag for budgetmodellen. Nødvendig for sagsbehandling af frit skolevalg (fx pga. gældende lovgivning) Overblik over antal nye elever Overblik over antal nye elever. 22
TEST OG PRØVER PRØVEAFVIKLING (afgangsprøver, terminsprøver, nationale test og dyslektiske test.) Registreringen er bestilt af UVM Der indberettes 6 gange om året Der anvendes i alt 0,3 årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Nødvendigt at planlægge gennemførelsen af eksamen og eleverne har krav på et afgangsbevis (fx pga. gældende lovgivning) Giver mulighed for at sammenligne elevernes niveau år efter år og på tværs af skoler samt identificere elever med behov for en særlig indsats. Giver mulighed for at sammenligne elevernes niveau år efter år og på tværs af skoler samt giver et billede at behov for særlige indsatser. 23
AFVIKLING AF UNDERVISNINGEN FAGFORDELING/OPGAVEOVERSIGT Registreringen er bestilt af Skolen i forhold til daglig drift og grundlag for grundskoleindberetningen til UVM og Danmarks Statistik. Samtidig et aftalegrundlag ml. leder og medarbejder om løn og ansættelsesvilkår Der indberettes 1 gang om året Der anvendes i alt 0,2_ årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: se ovenstående_(fx pga. gældende lovgivning) Vital del af daglig drift Skal følge op på mangelfuld grundskoleindberetning. AFVIKLING AF UNDERVISNINGEN 24
SKEMAÆNDRINGER Registreringen er bestilt af Skolen selv i forhold til daglig drift Der indberettes Grundskema 1-4 (3 dage), Løbende skemaændringer 3-4 (3dage) gange om året grundet ændringer i personalesammensætninger. Der anvendes i alt 0,4 årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: vital del af skolens drift. (fx pga. gældende lovgivning) Se ovenstående Giver mulighed for at forvaltningen kan trække på medarbejdere til fælles udviklingsprojekter. AFVIKLING AF UNDERVISNINGEN 25
MÅLSTYRET UNDERVISNING Registreringen er bestilt af UVM Der indberettes gange om året Der anvendes i alt årsværk på indberetningerne Hvis nej begrundelse: Lovkrav (fx pga. gældende lovgivning) Videndeling og ledelsmæssig opfølgning på kvaliteten af undervisningen. Opfølgning på kvaliteten af undervisningen på tværs af skoler. Overgangsfase på grund af opstart af platformen Min Uddannelse. Derfor er det vanskeligt at estimere tidsforbrug. 26
KOMMUNIKATION INTERN/EKSTERN AJORFØRING AF INTRA OG SKOLEPORTEN Registreringen er bestilt af Skolen / Forvaltningen Der indberettes 10+ gange om året Der anvendes i alt 0,08 årsværk på indberetningerne Kan registreringen legalt/formelt udelades/tilpasses? ja Hvis nej begrundelse: (fx pga. gældende lovgivning) Skoleporten er institutionens ansigt udadtil og kunne bruges mere strategisk end tilfældet er i dag. Både i forhold til rekruttering af medarbejdere og som formidling til nye forældre. Forvaltningen har en aktie i skolernes strategiske kommunikation generelt, men har ikke et specifikt behov for skoleporten. indtil der er et bedre alternativ. 27
KOMMUNIKATION INTERN/EKSTERN Udviklingsplaner Registreringen er bestilt af Forvaltningen Der indberettes fortløbende. Der anvendes i alt 0,27_ årsværk på indberetningerne Kan registreringen legalt/formelt udelades/tilpasses? ja Ja/nej Hvis nej begrundelse: (fx pga. gældende lovgivning) Sikre implementering af folkeskolereformen og øvrige udviklingstiltag på skolen. (afløser virksomhedsplanen) Dialogværktøj som sikrer opfølgning og sparring på vedtagne politikker og centrale beslutninger. Fortsætter 28